神州數(shù)碼檔案管理系統(tǒng)方案-100919.ppt

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失業(yè)保險處 2020年2月13日 方案提綱 1 公司簡介 神州數(shù)碼控股有限公司 以下簡稱 神州數(shù)碼 或 集團 股票代碼 00861 香港 是中國領(lǐng)先的整合IT服務(wù)提供商 集團由原聯(lián)想集團分拆而來 并于二零零一年六月一日在香港聯(lián)合交易所有限公司主板獨立上市 神州數(shù)碼致力于為中國用戶提供先進 適用的信息技術(shù)應(yīng)用 以科技驅(qū)動工作與生活的創(chuàng)新 推進數(shù)字化中國進程 為此 集團努力將自身打造成為中國最廣大用戶提供最為全面IT服務(wù)的首選供貨商 集團業(yè)務(wù)主要包括IT規(guī)劃 流程外包 應(yīng)用開發(fā) 系統(tǒng)集成 硬件基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù) 維保 硬件安裝 分銷及零售等八類業(yè)務(wù) 面向中國市場 為行業(yè)客戶 企業(yè)級客戶 中小企業(yè)與個人消費者提供全方位的IT服務(wù) 集團在全國19個主要城市設(shè)有區(qū)域中心 同超過100家全球頂尖IT品牌擁有良好的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系 覆蓋全國超過1萬家代理合作伙伴 為中國用戶提供最優(yōu)質(zhì)便捷的IT服務(wù) 集團依靠多年經(jīng)驗積累的行業(yè)應(yīng)用服務(wù)能力 在金融 電信 政府等行業(yè)的IT服務(wù)領(lǐng)域建立了領(lǐng)先優(yōu)勢 同時 神州數(shù)碼亦在IT產(chǎn)品分銷領(lǐng)域保持了多年市場第一的地位 1 核心業(yè)務(wù) 服務(wù)業(yè)務(wù) 主要面向行業(yè)客戶 主要為電信 金融 政府 稅務(wù)及制造業(yè)客戶提供全面的服務(wù) 運用在垂直產(chǎn)業(yè)鏈上及產(chǎn)品的深入行業(yè)知識 為客戶提供包括咨詢 應(yīng)用軟件開發(fā) 系統(tǒng)集成 培訓及IT外包服務(wù) 供應(yīng)鏈服務(wù)業(yè)務(wù) 主要面向高科技產(chǎn)業(yè)客戶 Targeting面向IT企業(yè) 垂直產(chǎn)業(yè)主要客戶及其他高價值產(chǎn)品制造商 提供一站式供應(yīng)鏈管理服務(wù) 包括物流 業(yè)務(wù)流程 資金流及信息流通等 全面落實各個供應(yīng)鏈的服務(wù)業(yè)務(wù) 系統(tǒng)業(yè)務(wù) 主要面向企業(yè)級客戶 本集團主要以增值分銷的系統(tǒng)業(yè)務(wù)覆蓋企業(yè)級客戶的IT需求 提供主機 網(wǎng)絡(luò)及存儲設(shè)備 套裝軟件等系統(tǒng)產(chǎn)品 并提供技術(shù)性解決方案 硬件保養(yǎng)及培訓等服務(wù) 09 10年度分部毛利港元 百萬 分銷業(yè)務(wù) 主要面向中小企業(yè)及消費客戶 本集團分銷IT產(chǎn)品種類廣泛 透過中國9 000個下游批發(fā)渠道及零售連鎖店 在內(nèi)地銷售包括計算機 服務(wù)器 儲存產(chǎn)品 計算機接口設(shè)備 網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品 移動辦公室器材 無線接駁器材及軟件等產(chǎn)品 1 系統(tǒng)目標及范圍 珍存企業(yè)記憶 提升企業(yè)價值 存儲各類檔案 構(gòu)建知識平臺 定位 總體目標 在企業(yè)范圍內(nèi)建設(shè)集中統(tǒng)一的檔案管理平臺 實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效集成 制訂統(tǒng)一的檔案管理標準規(guī)范 整體提升檔案管理能力通過建設(shè)集中統(tǒng)一的檔案信息資源共享平臺 在保證信息安全的前提下 提高檔案的利用率和使用價值 遠景目標 從技術(shù)的角度 實現(xiàn)由檔案管理系統(tǒng)向內(nèi)容管理系統(tǒng)的過渡從應(yīng)用的角度 逐步實現(xiàn)由檔案管理向知識管理的轉(zhuǎn)變最終建立起企業(yè)的電子檔案憑證中心和知識中心 1 編制原則 強調(diào)對電子文件的管理和利用 同時兼容和改進對實體檔案的管理支持充分利用計算機的優(yōu)勢 降低業(yè)務(wù)人員工作量歸檔工作由歸檔部門完成 檔案部門負責檔案歸檔審核 保管和利用統(tǒng)一各部門的檔案管理方式 同時允許一定程度的個性化充分考慮檔案全生命周期的安全 建立嚴格的權(quán)限控制機制 擁有檔案的單位可完全控制和查看檔案的權(quán)限設(shè)置情況 2 發(fā)展趨勢 檔案管理業(yè)務(wù) 國內(nèi)情況加大數(shù)字化力度通過系統(tǒng)管理檔案提倡知識管理國外情況國家化資源化集成化標準化 2 發(fā)展趨勢 檔案管理規(guī)范 國際標準 ElectronicRecordsManagementSoftwareApplicationsDesignCriteriaStandard DoD5015 02 信息與文件 文件管理 ISO15489 信息與文獻 文件管理流程 文件元數(shù)據(jù) 總則 ISO23081 1 信息與文獻 文件管理流程 文件元數(shù)據(jù) 概念與實施問題 ISO23081 2 空間數(shù)據(jù)和傳輸系統(tǒng) 開放檔案信息系統(tǒng) 參考模型 ISO14721 信息技術(shù) 元數(shù)據(jù)元素的規(guī)范與標準化 ISO11179國內(nèi)標準實體檔案 企業(yè)文件材料歸檔辦法 企業(yè)檔案管理規(guī)定 電子文件 電子文件元數(shù)據(jù)標準 征求意見稿 電子文件管理細則 征求意見稿 電子公文歸檔管理暫行辦法 關(guān)于加強企業(yè)檔案信息化建設(shè)的意見 電子文件管理辦法 征求意見初稿 2 發(fā)展趨勢 應(yīng)用系統(tǒng) 通用應(yīng)用系統(tǒng)面向過程 面向?qū)ο?面向組件 面向集成 面向服務(wù)檔案管理系統(tǒng)企業(yè)內(nèi)容和知識管理平臺強大的全文檢索能力全面的數(shù)據(jù)安全保障高效的海量數(shù)據(jù)存儲 2 差距分析 檔案管理差距 缺乏統(tǒng)一的電子文件管理規(guī)范和標準分類標準 全宗 檔號規(guī)則 著錄項 歸檔范圍無統(tǒng)一規(guī)定密集劃分不嚴格歸檔流程各異手工勞動過多文檔一體化程度低缺乏全生命周期的管理未與產(chǎn)生電子文件的相關(guān)系統(tǒng)進行集成電子與實體管理脫節(jié)檔案價值利用不夠充分紙質(zhì)借閱率較低 基本無法進行電子借閱編研工作量大 素材收集不全面統(tǒng)計工作繁重 2 差距分析 應(yīng)用系統(tǒng)差距 檔案信息化標準體系建設(shè)滯后 已有檔案管理系統(tǒng)差異大 無統(tǒng)一的管理平臺 形成了多個信息孤島無法對檔案管理工作進行全面的支持僅停留在條目級管理無法進行全文查詢速度慢不提供離線支持集成性差未與相關(guān)系統(tǒng)對接安全性差缺乏有效的權(quán)限控制機制未對檔案密集進行關(guān)注 2 差距分析 檔案數(shù)據(jù)和數(shù)字化差距 檔案數(shù)據(jù)差距數(shù)據(jù)標準和格式未統(tǒng)一歷史數(shù)據(jù)質(zhì)量較差數(shù)字化差距整體數(shù)字化程度低缺乏數(shù)字化標準 3 業(yè)務(wù)范圍 業(yè)務(wù)范圍 開發(fā)利用 收集 鑒定 統(tǒng)計 利用 整理 保管 文書檔案類 市場檔案類 流動人員類 設(shè)備儀器類 榮譽類 科學技術(shù)研究類 建設(shè)項目檔案類 會計檔案類 聲像類 職工檔案類 檔案類型 14 3 傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù) 檔案利用 檔案歸檔 檔案管理 檔案入庫 檔案系統(tǒng)業(yè)務(wù) 檔案收集 ERMS 系統(tǒng)自動歸檔 手工錄入 檔案利用 檔案入庫 移交清單 檔案管理人員 電子檔案 實物檔案 組織范圍 組織范圍 3 檔案業(yè)務(wù)流程 總體業(yè)務(wù)流程 3 功能設(shè)計 3 技術(shù)方案 3 系統(tǒng)架構(gòu) 3 信息架構(gòu) 支持各種常用電子文件格式 包括Office CAD PDF等文檔格式以及壓縮文件 音頻和視頻文件等通過加密 索引 數(shù)字簽名 RMS等技術(shù)保證電子文件的安全性以及可用性結(jié)合國內(nèi)通過認證的安全加密產(chǎn)品 進行加密 解密 達到控制數(shù)據(jù)安全的作用 22 3 系統(tǒng)接口 對于企業(yè)重要信息系統(tǒng)所產(chǎn)生的有歸檔價值的電子文件 將通過接口平臺建立收集通道 實現(xiàn)核心信息資源的有效集成 與企業(yè)其它信息系統(tǒng)對接 3 安全架構(gòu) 1 WEB虛擬服務(wù)器2 統(tǒng)一身份認證3 RMS數(shù)字版權(quán)管理4 基于角色的權(quán)限控制5 數(shù)字證書驗證 1 容災(zāi)保護2 存儲庫加密3 備份安全管理 1 遵照企業(yè)文檔安全相關(guān)規(guī)定2 滿足國家對檔案加密傳輸?shù)囊?檔案系統(tǒng)功能簡介 信息收集 信息整理 重點功能架構(gòu) 檔案鑒定 檔案保管 檔案統(tǒng)計 檔案利用 數(shù)據(jù)遷移 數(shù)字化 3 檔案收集 豐富的檔案收集功能 在保證原有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)收集的同時 打開前端有效數(shù)據(jù)采集量 并強化其他收集通道 保證檔案資源的有效利用 人事 文書 離線客戶端 其他應(yīng)用系統(tǒng) 檔案管理系統(tǒng) 用戶 硬件加密 硬件加密 權(quán)限管理 3 檔案整理 檔案整理不僅是對檔案實物進行整理 分類 同時也是對檔案的編目和標引 從而形成檔案管理的目錄信息 使整理出的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌 便于保管和利用 檔案格式轉(zhuǎn)換功能 歸檔實時格式轉(zhuǎn)換 歸檔后定時批量格式轉(zhuǎn)換 檔案利用的實時格式轉(zhuǎn)換 系統(tǒng)上線初期 電子檔案利用較少時 采用檔案利用時的實時格式轉(zhuǎn)換方式 系統(tǒng)使用較為成熟 電子檔案利用較多 且存儲壓力得到緩解的基礎(chǔ)上 實現(xiàn)實時格式轉(zhuǎn)換或批量格式轉(zhuǎn)換 系統(tǒng)需提供多種轉(zhuǎn)換模式的靈活設(shè)置功能 4 檔案鑒定 檔案鑒定是通過甄別檔案的價值 確定其保管期限 把已失去價值的檔案剔除銷毀 使館藏得到優(yōu)化 提高檔案管理和利用效率的工作 對于通過鑒定需要銷毀的檔案數(shù)據(jù) 此次建設(shè)的檔案系統(tǒng)將提供 不可恢復(fù)性銷毀 功能 4 檔案保管 檔案庫房管理和檔案活動管理等功能 實現(xiàn)對物理檔案的快速定位 支持通用的二維碼管理接口 4 檔案統(tǒng)計 目前存在的報表類型有如下兩種 檔案統(tǒng)計工作作為揭示檔案和檔案工作有關(guān)情況的基礎(chǔ)統(tǒng)計工作 是檔案系統(tǒng)中非常重要的功能 系統(tǒng)在統(tǒng)計功能方面首先要保證統(tǒng)計報表的規(guī)范性和數(shù)據(jù)實時性 同時保證統(tǒng)計報表及功能的靈活定制和便捷發(fā)布 4 檔案利用 提高檔案利用率及通過各種方式向用戶提供需要的檔案和有關(guān)資料 是此次系統(tǒng)建設(shè)非常重要的環(huán)節(jié) 在新建的檔案管理系統(tǒng)中 應(yīng)突出 輕松找 方便用 安全管 多渠道發(fā)布 等四個方面 提高檔案利用率 安全技術(shù) 采用DRM數(shù)字版權(quán)保護技術(shù) 數(shù)字水印等先進安全技術(shù) 防止檔案信息非授權(quán)拷貝和拷屏 離線借閱時 文檔需執(zhí)行安全保護策略 保證檔案借閱后的安全性 編研利用 可對設(shè)定的主題進行聚類編研 能對多媒體檔案進行專業(yè)編研工作 智能搜索 提供自然語言搜索和相似性搜索 并可對設(shè)定的主題 進行相關(guān)信息的聚類 信息發(fā)布 通過企業(yè)信息門戶 電子郵件推送等多渠道實現(xiàn)檔案信息發(fā)布 4 檔案數(shù)字化 提供大批量導入和海量存儲的功能 幫助各所屬單位在今后的館藏數(shù)字化工作中 可以方便的將數(shù)據(jù)放入系統(tǒng)中 分步驟建設(shè)檔案數(shù)字化加工中心 實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的專業(yè)化處理多媒體檔案管理平臺 本項目建設(shè)范圍 未來工作考慮 4 實施效果 通過檔案管理系統(tǒng)項目的實施 建立起 4 對環(huán)境的需求 硬件需求推薦使用至強四核核處理器10G內(nèi)存2T硬盤存儲操作系統(tǒng)Windowsserver2003以上數(shù)據(jù)庫sqlserver2005 5 安全性需求分析 數(shù)據(jù)傳輸安全專用上傳 下載客戶端插件遵從石油內(nèi)部網(wǎng)統(tǒng)一安全設(shè)計數(shù)據(jù)存儲安全硬件存儲設(shè)備存儲軟件數(shù)據(jù)讀取數(shù)據(jù)應(yīng)用安全統(tǒng)一身份認證權(quán)限控制級別系統(tǒng)審計事故應(yīng)急機制 6 服務(wù)承諾 誠信服務(wù)雙贏共享 我們一直和用戶保持著密切聯(lián)系 隨時準備為用戶提供新的服務(wù) 軟件維護實行 貼切維護 階段性的升級 終生技術(shù)咨詢 我公司的檔案管理系統(tǒng)軟件 實行一年維護 包括上門服務(wù) 階段性的軟件升級 不再收取任何 軟件用戶化實施費 和 數(shù)據(jù)庫建設(shè)費 等其他費用 終生技術(shù)咨詢 保證用戶合理的實際需求得到滿足 保證用戶長期穩(wěn)定運行 充分保護用戶的投資利益 保持用戶的使用的軟件系統(tǒng)的先進性 服務(wù)方式 7X24小時的服務(wù)保障上門服務(wù)互聯(lián)網(wǎng)遠程服務(wù) 使用國際專業(yè)的遠程服務(wù)系統(tǒng)RemoteCall5 0 如工作人員親臨現(xiàn)場一樣 保證出現(xiàn)故障時在1小時內(nèi)電話 網(wǎng)絡(luò)響應(yīng) 24小時內(nèi)響應(yīng)解決 謝謝