企業(yè)信用(合同)管理制度.doc

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. 企業(yè)信用（合同）管理制度 為提高企業(yè)信用（合同）管理水平，爭創(chuàng)A（AA）級“重合同守信用”企業(yè)，特制定如下信用（合同）管理制度： 一、信用（合同）管理機構及法律法規(guī)學習制度 企業(yè)設立信用（合同）管理機構，由 為分管負責人，組成人員有 、 等 人。 （一）、信用（合同）管理機構的職能 1. 宣傳合同法律法規(guī)，培訓信用（合同）管理人員和業(yè)務人員，依法保護本企業(yè)的合法權益。 2. 制定企業(yè)信用政策、信用管理制度，組織實施信用管理工作的考核。 3. 對客戶進行資信調查，建立客戶信用檔案，定期對客戶的信用狀況統(tǒng)計分析。 4. 客戶授信管理：進行客戶信用審批，跟蹤客戶，定期對客戶的信用狀況統(tǒng)計分析。 5. 應收賬款管理：控制應收賬款平均持有水平，日常監(jiān)督應收賬款的賬齡，隨時將潛在的不良賬款進行技術處理，防范逾期應收賬款的發(fā)生。 6. 商賬處理：建立標準的催賬程序和一支工作高效的追賬隊伍，及時制定對逾期應收賬款處理的方案，并組織有效的追賬。 7. 利用征信數據庫資源，幫助銷售部門開拓市場。 （二）、信用管理人員崗位責任制度 1、法定代表人的主要職責 l 加強信用管理工作，支持信用（合同）管理機構開展工作，解決信用管理工作中的重大問題； l 授權委托合同承辦人員對外簽訂合同； l 對企業(yè)合同承辦人員進行考核、獎懲； l 定期了解合同的簽訂、履行情況。 2、信用（合同）管理領導小組負責人的主要職責 l 組織合同法律法規(guī)的宣傳、培訓，組織信用管理研討會、案例評析會； l 制定企業(yè)信用政策、信用管理制度，組織實施信用管理工作的考核； l 統(tǒng)一辦理授權委托書，嚴格管理企業(yè)合同專用章的使用； l 制止企業(yè)或個人利用合同進行違法活動； l 日常監(jiān)督分析應收賬款的賬齡，防范逾期應收賬款的發(fā)生； l 建立標準的催賬程序； l 匯總、分析客戶信用數據，向有關部門提供咨詢服務； l 協(xié)調與供銷、財務、技術等部門的關系。 3、信用（合同）管理員的主要職責 l 協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂。 l 審查合同，防止不完善或不合法的合同出現，保管好合同專用章。 l 檢查合同履行情況，協(xié)助合同承辦人員處理合同執(zhí)行中的問題和糾紛。 l 登記合同臺帳，做好合同統(tǒng)計、歸檔工作，匯總合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況。 l 發(fā)現不符和法律規(guī)定的合同行為，及時向信用（合同）管理機構負責人報告。 l 參加對合同糾紛的協(xié)商、調解、仲裁、訴訟。 l 定期向信用（合同）管理負責人匯報信用管理情況。 l 負責客戶檔案管理與服務。 l 參與商賬追收。 l 配合有關部門共同搞好信用管理工作。 4、供銷部門的主要職責 l 依法簽訂、變更、解除本部門的合同。 l 嚴格審查本部門所簽訂的合同，重大合同提交有關方面會審。 l 對所簽合同，認真執(zhí)行，并定期自查合同履行情況。 l 在合同履行過程中，加強與其它各有關部門聯(lián)系，發(fā)生問題及時向信用（合同）管理機構信用（合同）管理員通報。 l 本部門合同的登記、統(tǒng)計、歸檔工作。 l 參加本部門合同糾紛的處理。 l 配合企業(yè)信用（合同）管理機構做好信用（合同）管理工作。 5、財務、技術部門的主要職責 l 加強與供銷等有關部門的聯(lián)系，及時通報合同履行中的應收應付情況。 l 做好與合同有關的應收應付款項的統(tǒng)計、分析，提出處理建議。 l 解決合同履行中有關技術方面的問題。 l 依法簽訂、變更、解決技術合同。 l 本部門合同的登記、統(tǒng)計和歸檔工作。 l 配合企業(yè)信用（合同）管理機構做好信用（合同）管理工作。 （三）、法律法規(guī)學習制度 1、定期組織企業(yè)中層以上人員進行合同法律法規(guī)學習，每季度學習計劃不少于一次，時間不少于2個小時。并結合黨委、政府中心工作安排學習內容。 2、企業(yè)負責人、各部門負責人要帶頭參加法律法規(guī)學習。信用（合同）專兼職管理人員需經過合同法規(guī)培訓和考核，取得合格證書。 3、分管信用（合同）工作的負責人和信用（合同）管理有關人員要定期組織活動，結合工作中碰到的實際問題，學習新法規(guī)，解決新問題。 二、法人委托書及合同專用章管理制度 （一）“法人委托書”申領的程序 1、凡申請持證者，先由申請部門向信用（合同）管理機構提出申請。 2、信用（合同）管理機構組織申請者參加工商部門舉辦的合同法規(guī)培訓班。 3、考試合格后，申請部門按信用（合同）管理機構要求填寫“法人委托書申請審批表”，并對其工作業(yè)績進行考核審查，再經企業(yè)人事部門和信用（合同）管理機構審核后報企業(yè)法定代表人批準，簽章頒發(fā)授權證書。 （二）“法人委托書”的管理 1、信用（合同）管理機構負責“法人委托書”的申請審核、證件辦理，變更、注銷登記和監(jiān)督檢查等管理工作。 2、“法人委托書”，采用由工商部門統(tǒng)一印制的“法人委托書”文本，在有效期限內可連續(xù)使用，但有效期限最長不得超過兩年。 3、因特殊情況需對外簽約者，由所在部門向信用（合同）管理機構提出申請，經法定代表人批準，可辦理一事一委托的臨時“法人委托證明”；未取得“法人委托書”及“法人委托證明”的其他人員一律不得對外簽訂合同。 4、凡持有“法人委托書”對外簽訂合同者，必須嚴格遵守企業(yè)制定的信用（合同）管理規(guī)定，做好合同臺帳記錄。 5、持證人必須嚴格按授權范圍和授權權限在有效期內簽訂合同，如因超越授權范圍和授權權限發(fā)生的糾紛，其經濟及法律責任由持證人承擔。 （三）合同專用章管理制度 簽訂合同，應當加蓋單位的合同專用章。嚴禁在空白合同文本上加蓋合同專用章。 1、各有關部門的合同專用章由信用（合同）管理機構統(tǒng)一歸口管理。信用（合同）管理機構負責申請報告的審批、合同專用章的登記、留樣、發(fā)放和監(jiān)督檢查等管理工作。 2、合同專用章的刻制由信用（合同）管理機構負責。任何部門不得擅自刻制合同專用章，凡需刻制合同專用章的部門，必須由申請部門提出書面申請報告，并由主管領導審批簽字，同時按工作的實際需要和用途提供合同專用章刻制的數量、要求和樣章草圖，交信用（合同）管理機構審查后統(tǒng)一辦理。 3、凡持有合同專用章的部門，應做到合法使用、專人保管。如遇工作需要，需攜帶外出，應事先辦理借用手續(xù)，用后立即歸還。 合同專用章不得代用，混用。 5、凡遇合同專用章遺失，應立即向本部門領導報告，并將本部門批示意見送信用（合同）管理機構備案，在當地市級報紙上刊登遺失聲明，辦理相關證明材料。 6、凡遇合同專用章變更，需重新刻制，其申請程序與手續(xù)與新申請相同，原合同專用章交還信用（合同）管理機構統(tǒng)一處理。 三、合同評審管理制度 合同簽訂前實行評審制度。合同評審機構設在信用（合同）管理機構內部，評審人員由信用（合同）管理機構分管領導、信用（合同）管理機構負責人、信用（合同）管理員、合同承辦人、供銷、財務部門負責組成。 （一）、合同評審程序 1、 合同承辦人將合同草本及相關資料交信用（合同）管理員初審； 2、 信用（合同）管理員填寫合同評審表中初審記錄交信用（合同）管理機構負責人審批，簽署審批意見。 3、 特殊合同（投資、聯(lián)營合同、涉外合同）、重大合同（訂立價款在 萬元以上的合同），由信用（合同）管理機構負責人組織有關部門進行會審，信用（合同）管理員匯總各部門會審意見后交信用（合同）管理機構負責人簽署意見，并報主管領導批準實施。 4、 信用（合同）管理員將合同評審表歸入該合同檔案。 （二）、評審內容 1、嚴格審查對方當事人的主體資格。 2、嚴格審查代理人的代理身份和代理資格。 3、嚴格審查對方當事人的履約能力。 4、仔細審查對方當事人提供的有關證明資料，必要時應到簽發(fā)部門進行驗證或進行實地考察，以防對方當事人偽造或變造證明材料。 四、合同簽訂、履行、變更制度 （一）、合同簽訂管理 1、合同承辦人簽約前必須對對方主體資格、代理身份、代理資格、履約能力及合同可行性進行審查，并收集整理相關資料，以備合同評審機構進行評審。 2、訂立合同的主體，必須是法人或者是取得營業(yè)執(zhí)照的非法人經濟組織。 3、對外簽訂合同，應由法定代表人或法定代表人授權的代理人進行。未經授權，任何人不得對外簽訂合同。 4、除及時清結者外，合同應當采用書面形式，合同文本國家或省已經發(fā)布示范文本的，應當采用合同示范文本。各部門所需的合同文本由信用（合同）管理員統(tǒng)一購買或定制。 5、各部門的合同都應按統(tǒng)一規(guī)則編號。 6、合同及其有關的書面材料，應當語言規(guī)范，字跡清晰，條款完整，內容具體，用語準確。 7、訂立依法可以設定擔?；蛘邔Ψ疆斒氯说穆募s能力沒有把握的合同，應當要求對方當事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應形式的有效擔保。 對方當事人提供的保證人，必須是法律許可的具有代為清償債務能力的法人、其他組織或者自然人。對對方當事人的保證人的主體資格和清償債務能力要參照本制度的規(guī)定進行審查。 8、法定代表人或合同承辦人應當親自在合同文本上簽名蓋章。 9、簽訂合同，應當加蓋單位的合同專用章。嚴禁在空白合同文本上加蓋合同專用章。 10、合同承辦人應將合同的副本一份及時送交本單位財務部門備案，作為財務部門收付款物的依據。 （二）、合同履約管理 1、法定代表人全面負責合同的履行。合同承辦單位、部門和人員具體負責其訂立合同的履行。 2、在履行合同過程中，根據情況的變化，應當對對方當事人的履行能力進行跟蹤調查。如發(fā)現問題，合同承辦人要及時處理，必要時經單位負責人同意，可實地調查合同標的情況和對方當事人的履約能力。 3、接收標的必須經過嚴格的驗收或商檢程序。對不符合制度的標的應在法定期限內及時提出書面異議。 4、合同結算必須通過本單位財務部門進行。對合法有效的合同，財務部門必須在合同約定的期限內結算。對未經合法授權或超權限簽訂的合同，財務部門有權拒絕結算。 5、凡與合同有關的來往文書、電報、電傳、信函、電話記錄都應作為履約證據留存。 對我方當事人的履約情況，除妥善保存有關收付憑證外，還要做好履約記錄。 6、信用（合同）管理員負責監(jiān)督檢查合同履行情況，按時間順序及時建立合同簽訂與履行情況臺帳。 （三）、合同的變更和解除 1、合同的變更與解除由合同承辦人以書面形式報合同評審機構審核，批準后，盡快與對方簽訂變更或解除協(xié)議。 2、我方當事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時，應當及時收集有關證據，并立即以書面形式通知對方當事人，同時積極采取補救措施，減少損失。 3、發(fā)現對方當事人不履行或不完全履行合同時，合同承辦人應當催促對方當事人采取有效補救措施，收集、保存對方當事人不履行合同的有關證據，及時向信用（合同）管理機構報告。 4、我方當事人因故變更或解除合同，應當及時以書面形式通知對方當事人，說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答復的期限，盡快與對方當事人達成變更或解除合同的協(xié)議。 五、企業(yè)授信評價管理制度 1、信用（合同）管理機構應加強與各業(yè)務部門的聯(lián)系溝通，及時掌握客戶的信用信息，對客戶實行分級管理，將客戶的信用等級分為A、B、C、D四級，分別制訂不同信用等級所對應的信用額度、信用期限、信用折扣。 2、信用（合同）管理機構負責建立每位客戶包括名稱、住所、法定代表人、注冊資金、電話、信用標準（對客戶資信情況進行要求的最低標準）、信用等級內容的表單，并及時進行動態(tài)更新。 3、信用（合同）管理機構負責制定客戶信用申請表、客戶調查表、客戶信用審批表、回復客戶的標準信函等表格；受理客戶信用申請；采用對客戶進行走訪、調查、向有關部門收集客戶資信狀況資料等方式掌握客戶信息，填寫客戶調查表，對客戶進行信用評級，確定信用等級，并及時回復客戶。 4、對客戶實行跟蹤管理，補充客戶信用信息，每年末對客戶的信用狀況進行匯總分析，形成書面的年審評價報告，并根據年審報告及時調整客戶信用等級與授信額度。 5、對延遲付清款物的客戶，視情節(jié)輕重給予信用等級的降級處理；對惡意拖欠款物的客戶授信額度為0，要求采用即時清結的方式或列入黑名單，拒絕業(yè)務往來。 6、各業(yè)務人員應及時收集客戶信息并向信用（合同）管理機構反饋；信用（合同）管理機構應定期將客戶信用狀況評價結果反饋公司各相關部門。 六、應收賬款與商賬追收管理制度 1、建立應收賬款賬目，明確應收貨款，分期應收賬款和應收票據的數額、期限、應付款人等內容。 2、建立應收賬款賬齡分析分級表，將應收賬款按賬齡分為合同期內、進入預警期內、到期、逾期、進入最后通牒期，進入專業(yè)追賬期、付諸法律期和壞賬期八級，制訂相應的催收措施。 3、對應收賬款加強日常監(jiān)督，根據實際情況每周或每月打印出會計賬上全部接近到期的應收賬款記錄進行分析和診斷，對每筆賬款作出處理意見。 4、制訂商賬（逾期應收賬款）追收辦法，培訓催收、追收人員。 5、設計商賬追收工作流程，包括內勤提示、外勤催收、委托專業(yè)信用管理公司追收、法律訴訟。 七、失信違法行為追究制度 1、對方發(fā)生失信違法行為，可采取下列措施： l 取消賒銷條件； l 停止供貨； l 取消供貨資格； l 訴諸法律。 2、本企業(yè)發(fā)生失信違法行為的可能表現形式與糾正措施： 表現形式： l 個人擅自以企業(yè)名義對外簽訂合同并違約或騙取款物； l 產品合格率未達標； l 拖欠貨款； l 其他。 糾正措施：及時書面告知對方，說明原由；依法賠償對方損失；撤消過錯當事人的職務、開除直至依法追究其法律責任。 3、合同糾紛處理 l 發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門、人員應立即報告分管領導或法定代表人，并通報信用（合同）管理機構，提供材料。 l 為解決合同糾紛所采取的措施，必須在法定的訴訟時效內進行。 l 合同糾紛發(fā)生后，可以通過協(xié)商、調解、仲裁、訴訟等方式解決。合同承辦部門、人員應配合好信用（合同）管理機構參加仲裁或訴訟。 l 發(fā)現對方當事人利用合同進行詐騙等犯罪活動時，應當立即向單位負責人報告并向公安機關報案。 l 合同發(fā)生糾紛后，需要委托代理人參加仲裁或訴訟活動的，應當及時委托有資質的代理人參與處理糾紛。 l 解決合同糾紛的申請書、起訴書、答辯書、協(xié)議書、調解書、仲裁書、裁定書、判決書的副本或正本復印件，自發(fā)出或收到之日起十日內，由承辦人送交信用（合同）管理機構備案。 l 在處理合同糾紛過程中，對于可能因對方當事人的行為或者其他原因，使判決不能執(zhí)行或者難以執(zhí)行的案件，應當及時向法院申請財產保全。 八、企業(yè)信用檔案管理制度 1、建立完整的合同檔案。檔案資料包括以下內容： ◆ 談判記錄、可行性研究報告和報審及批準文件； ◆ 對方當事人的法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復印件； ◆ 對方當事人履約能力證明資料復印件； ◆ 對方當事人的法定代表人或合同承辦人的職務資格證明、個人身份證明、介紹信、授權委托書的原件或復印件； ◆ 雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料； ◆ 合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議； ◆ 標的驗收記錄； ◆ 交接、收付標的、款項的原始憑證復印件。 2、所有合同都必須按部門編號。信用（合同）管理員負責建立和保存合同管理臺帳。 3、合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續(xù)后一個月內，應將合同檔案資料移交信用（合同）管理員。 信用（合同）管理員對合同檔案資料核實后一個月內移交檔案室歸檔。 4、建立完整的客戶信用資料，包括客戶信用申請表、客戶調查表、客戶信用審批表、回復客戶的標準函、客戶信用表單、授信資料、年審評價報告等，并附客戶概況、付款習慣、財務狀況、商賬追討記錄、往來銀行、經營狀況等調查原始資料。 5、客戶信用檔案的查閱需填寫查閱申請單標明查閱人、查閱客戶名稱、查閱用途，由檔案管理員填寫借閱時間、歸還日期。信用檔案的缺失以及涉及商業(yè)秘密內容的泄漏要追究相關當事人的責任。 6、檔案管理員必須經過企業(yè)信用管理專業(yè)知識培訓，考核合格后上崗。 企業(yè)名稱（蓋章）： 合同范本整理編輯版