企業(yè)信用(合同)管理制度.doc

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. 企業(yè)信用（合同）管理制度 為提高企業(yè)信用（合同）管理水平，爭創(chuàng)A（AA）級“重合同守信用”企業(yè)，特制定如下信用（合同）管理制度： 一、信用（合同）管理機構(gòu)及法律法規(guī)學(xué)習(xí)制度 企業(yè)設(shè)立信用（合同）管理機構(gòu)，由 為分管負(fù)責(zé)人，組成人員有 、 等 人。 （一）、信用（合同）管理機構(gòu)的職能 1. 宣傳合同法律法規(guī)，培訓(xùn)信用（合同）管理人員和業(yè)務(wù)人員，依法保護本企業(yè)的合法權(quán)益。 2. 制定企業(yè)信用政策、信用管理制度，組織實施信用管理工作的考核。 3. 對客戶進行資信調(diào)查，建立客戶信用檔案，定期對客戶的信用狀況統(tǒng)計分析。 4. 客戶授信管理：進行客戶信用審批，跟蹤客戶，定期對客戶的信用狀況統(tǒng)計分析。 5. 應(yīng)收賬款管理：控制應(yīng)收賬款平均持有水平，日常監(jiān)督應(yīng)收賬款的賬齡，隨時將潛在的不良賬款進行技術(shù)處理，防范逾期應(yīng)收賬款的發(fā)生。 6. 商賬處理：建立標(biāo)準(zhǔn)的催賬程序和一支工作高效的追賬隊伍，及時制定對逾期應(yīng)收賬款處理的方案，并組織有效的追賬。 7. 利用征信數(shù)據(jù)庫資源，幫助銷售部門開拓市場。 （二）、信用管理人員崗位責(zé)任制度 1、法定代表人的主要職責(zé) l 加強信用管理工作，支持信用（合同）管理機構(gòu)開展工作，解決信用管理工作中的重大問題； l 授權(quán)委托合同承辦人員對外簽訂合同； l 對企業(yè)合同承辦人員進行考核、獎懲； l 定期了解合同的簽訂、履行情況。 2、信用（合同）管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人的主要職責(zé) l 組織合同法律法規(guī)的宣傳、培訓(xùn)，組織信用管理研討會、案例評析會； l 制定企業(yè)信用政策、信用管理制度，組織實施信用管理工作的考核； l 統(tǒng)一辦理授權(quán)委托書，嚴(yán)格管理企業(yè)合同專用章的使用； l 制止企業(yè)或個人利用合同進行違法活動； l 日常監(jiān)督分析應(yīng)收賬款的賬齡，防范逾期應(yīng)收賬款的發(fā)生； l 建立標(biāo)準(zhǔn)的催賬程序； l 匯總、分析客戶信用數(shù)據(jù)，向有關(guān)部門提供咨詢服務(wù)； l 協(xié)調(diào)與供銷、財務(wù)、技術(shù)等部門的關(guān)系。 3、信用（合同）管理員的主要職責(zé) l 協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參與重大合同的談判與簽訂。 l 審查合同，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)，保管好合同專用章。 l 檢查合同履行情況，協(xié)助合同承辦人員處理合同執(zhí)行中的問題和糾紛。 l 登記合同臺帳，做好合同統(tǒng)計、歸檔工作，匯總合同簽訂、履行以及合同糾紛處理情況。 l 發(fā)現(xiàn)不符和法律規(guī)定的合同行為，及時向信用（合同）管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人報告。 l 參加對合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。 l 定期向信用（合同）管理負(fù)責(zé)人匯報信用管理情況。 l 負(fù)責(zé)客戶檔案管理與服務(wù)。 l 參與商賬追收。 l 配合有關(guān)部門共同搞好信用管理工作。 4、供銷部門的主要職責(zé) l 依法簽訂、變更、解除本部門的合同。 l 嚴(yán)格審查本部門所簽訂的合同，重大合同提交有關(guān)方面會審。 l 對所簽合同，認(rèn)真執(zhí)行，并定期自查合同履行情況。 l 在合同履行過程中，加強與其它各有關(guān)部門聯(lián)系，發(fā)生問題及時向信用（合同）管理機構(gòu)信用（合同）管理員通報。 l 本部門合同的登記、統(tǒng)計、歸檔工作。 l 參加本部門合同糾紛的處理。 l 配合企業(yè)信用（合同）管理機構(gòu)做好信用（合同）管理工作。 5、財務(wù)、技術(shù)部門的主要職責(zé) l 加強與供銷等有關(guān)部門的聯(lián)系，及時通報合同履行中的應(yīng)收應(yīng)付情況。 l 做好與合同有關(guān)的應(yīng)收應(yīng)付款項的統(tǒng)計、分析，提出處理建議。 l 解決合同履行中有關(guān)技術(shù)方面的問題。 l 依法簽訂、變更、解決技術(shù)合同。 l 本部門合同的登記、統(tǒng)計和歸檔工作。 l 配合企業(yè)信用（合同）管理機構(gòu)做好信用（合同）管理工作。 （三）、法律法規(guī)學(xué)習(xí)制度 1、定期組織企業(yè)中層以上人員進行合同法律法規(guī)學(xué)習(xí)，每季度學(xué)習(xí)計劃不少于一次，時間不少于2個小時。并結(jié)合黨委、政府中心工作安排學(xué)習(xí)內(nèi)容。 2、企業(yè)負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人要帶頭參加法律法規(guī)學(xué)習(xí)。信用（合同）專兼職管理人員需經(jīng)過合同法規(guī)培訓(xùn)和考核，取得合格證書。 3、分管信用（合同）工作的負(fù)責(zé)人和信用（合同）管理有關(guān)人員要定期組織活動，結(jié)合工作中碰到的實際問題，學(xué)習(xí)新法規(guī)，解決新問題。 二、法人委托書及合同專用章管理制度 （一）“法人委托書”申領(lǐng)的程序 1、凡申請持證者，先由申請部門向信用（合同）管理機構(gòu)提出申請。 2、信用（合同）管理機構(gòu)組織申請者參加工商部門舉辦的合同法規(guī)培訓(xùn)班。 3、考試合格后，申請部門按信用（合同）管理機構(gòu)要求填寫“法人委托書申請審批表”，并對其工作業(yè)績進行考核審查，再經(jīng)企業(yè)人事部門和信用（合同）管理機構(gòu)審核后報企業(yè)法定代表人批準(zhǔn)，簽章頒發(fā)授權(quán)證書。 （二）“法人委托書”的管理 1、信用（合同）管理機構(gòu)負(fù)責(zé)“法人委托書”的申請審核、證件辦理，變更、注銷登記和監(jiān)督檢查等管理工作。 2、“法人委托書”，采用由工商部門統(tǒng)一印制的“法人委托書”文本，在有效期限內(nèi)可連續(xù)使用，但有效期限最長不得超過兩年。 3、因特殊情況需對外簽約者，由所在部門向信用（合同）管理機構(gòu)提出申請，經(jīng)法定代表人批準(zhǔn)，可辦理一事一委托的臨時“法人委托證明”；未取得“法人委托書”及“法人委托證明”的其他人員一律不得對外簽訂合同。 4、凡持有“法人委托書”對外簽訂合同者，必須嚴(yán)格遵守企業(yè)制定的信用（合同）管理規(guī)定，做好合同臺帳記錄。 5、持證人必須嚴(yán)格按授權(quán)范圍和授權(quán)權(quán)限在有效期內(nèi)簽訂合同，如因超越授權(quán)范圍和授權(quán)權(quán)限發(fā)生的糾紛，其經(jīng)濟及法律責(zé)任由持證人承擔(dān)。 （三）合同專用章管理制度 簽訂合同，應(yīng)當(dāng)加蓋單位的合同專用章。嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋合同專用章。 1、各有關(guān)部門的合同專用章由信用（合同）管理機構(gòu)統(tǒng)一歸口管理。信用（合同）管理機構(gòu)負(fù)責(zé)申請報告的審批、合同專用章的登記、留樣、發(fā)放和監(jiān)督檢查等管理工作。 2、合同專用章的刻制由信用（合同）管理機構(gòu)負(fù)責(zé)。任何部門不得擅自刻制合同專用章，凡需刻制合同專用章的部門，必須由申請部門提出書面申請報告，并由主管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字，同時按工作的實際需要和用途提供合同專用章刻制的數(shù)量、要求和樣章草圖，交信用（合同）管理機構(gòu)審查后統(tǒng)一辦理。 3、凡持有合同專用章的部門，應(yīng)做到合法使用、專人保管。如遇工作需要，需攜帶外出，應(yīng)事先辦理借用手續(xù)，用后立即歸還。 合同專用章不得代用，混用。 5、凡遇合同專用章遺失，應(yīng)立即向本部門領(lǐng)導(dǎo)報告，并將本部門批示意見送信用（合同）管理機構(gòu)備案，在當(dāng)?shù)厥屑増蠹埳峡沁z失聲明，辦理相關(guān)證明材料。 6、凡遇合同專用章變更，需重新刻制，其申請程序與手續(xù)與新申請相同，原合同專用章交還信用（合同）管理機構(gòu)統(tǒng)一處理。 三、合同評審管理制度 合同簽訂前實行評審制度。合同評審機構(gòu)設(shè)在信用（合同）管理機構(gòu)內(nèi)部，評審人員由信用（合同）管理機構(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)、信用（合同）管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人、信用（合同）管理員、合同承辦人、供銷、財務(wù)部門負(fù)責(zé)組成。 （一）、合同評審程序 1、 合同承辦人將合同草本及相關(guān)資料交信用（合同）管理員初審； 2、 信用（合同）管理員填寫合同評審表中初審記錄交信用（合同）管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人審批，簽署審批意見。 3、 特殊合同（投資、聯(lián)營合同、涉外合同）、重大合同（訂立價款在 萬元以上的合同），由信用（合同）管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人組織有關(guān)部門進行會審，信用（合同）管理員匯總各部門會審意見后交信用（合同）管理機構(gòu)負(fù)責(zé)人簽署意見，并報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)實施。 4、 信用（合同）管理員將合同評審表歸入該合同檔案。 （二）、評審內(nèi)容 1、嚴(yán)格審查對方當(dāng)事人的主體資格。 2、嚴(yán)格審查代理人的代理身份和代理資格。 3、嚴(yán)格審查對方當(dāng)事人的履約能力。 4、仔細(xì)審查對方當(dāng)事人提供的有關(guān)證明資料，必要時應(yīng)到簽發(fā)部門進行驗證或進行實地考察，以防對方當(dāng)事人偽造或變造證明材料。 四、合同簽訂、履行、變更制度 （一）、合同簽訂管理 1、合同承辦人簽約前必須對對方主體資格、代理身份、代理資格、履約能力及合同可行性進行審查，并收集整理相關(guān)資料，以備合同評審機構(gòu)進行評審。 2、訂立合同的主體，必須是法人或者是取得營業(yè)執(zhí)照的非法人經(jīng)濟組織。 3、對外簽訂合同，應(yīng)由法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進行。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得對外簽訂合同。 4、除及時清結(jié)者外，合同應(yīng)當(dāng)采用書面形式，合同文本國家或省已經(jīng)發(fā)布示范文本的，應(yīng)當(dāng)采用合同示范文本。各部門所需的合同文本由信用（合同）管理員統(tǒng)一購買或定制。 5、各部門的合同都應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)則編號。 6、合同及其有關(guān)的書面材料，應(yīng)當(dāng)語言規(guī)范，字跡清晰，條款完整，內(nèi)容具體，用語準(zhǔn)確。 7、訂立依法可以設(shè)定擔(dān)?；蛘邔Ψ疆?dāng)事人的履約能力沒有把握的合同，應(yīng)當(dāng)要求對方當(dāng)事人依法提供保證、抵押、留置、定金等相應(yīng)形式的有效擔(dān)保。 對方當(dāng)事人提供的保證人，必須是法律許可的具有代為清償債務(wù)能力的法人、其他組織或者自然人。對對方當(dāng)事人的保證人的主體資格和清償債務(wù)能力要參照本制度的規(guī)定進行審查。 8、法定代表人或合同承辦人應(yīng)當(dāng)親自在合同文本上簽名蓋章。 9、簽訂合同，應(yīng)當(dāng)加蓋單位的合同專用章。嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋合同專用章。 10、合同承辦人應(yīng)將合同的副本一份及時送交本單位財務(wù)部門備案，作為財務(wù)部門收付款物的依據(jù)。 （二）、合同履約管理 1、法定代表人全面負(fù)責(zé)合同的履行。合同承辦單位、部門和人員具體負(fù)責(zé)其訂立合同的履行。 2、在履行合同過程中，根據(jù)情況的變化，應(yīng)當(dāng)對對方當(dāng)事人的履行能力進行跟蹤調(diào)查。如發(fā)現(xiàn)問題，合同承辦人要及時處理，必要時經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意，可實地調(diào)查合同標(biāo)的情況和對方當(dāng)事人的履約能力。 3、接收標(biāo)的必須經(jīng)過嚴(yán)格的驗收或商檢程序。對不符合制度的標(biāo)的應(yīng)在法定期限內(nèi)及時提出書面異議。 4、合同結(jié)算必須通過本單位財務(wù)部門進行。對合法有效的合同，財務(wù)部門必須在合同約定的期限內(nèi)結(jié)算。對未經(jīng)合法授權(quán)或超權(quán)限簽訂的合同，財務(wù)部門有權(quán)拒絕結(jié)算。 5、凡與合同有關(guān)的來往文書、電報、電傳、信函、電話記錄都應(yīng)作為履約證據(jù)留存。 對我方當(dāng)事人的履約情況，除妥善保存有關(guān)收付憑證外，還要做好履約記錄。 6、信用（合同）管理員負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查合同履行情況，按時間順序及時建立合同簽訂與履行情況臺帳。 （三）、合同的變更和解除 1、合同的變更與解除由合同承辦人以書面形式報合同評審機構(gòu)審核，批準(zhǔn)后，盡快與對方簽訂變更或解除協(xié)議。 2、我方當(dāng)事人遇有不可抗力或者其他原因無法履行合同時，應(yīng)當(dāng)及時收集有關(guān)證據(jù)，并立即以書面形式通知對方當(dāng)事人，同時積極采取補救措施，減少損失。 3、發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時，合同承辦人應(yīng)當(dāng)催促對方當(dāng)事人采取有效補救措施，收集、保存對方當(dāng)事人不履行合同的有關(guān)證據(jù)，及時向信用（合同）管理機構(gòu)報告。 4、我方當(dāng)事人因故變更或解除合同，應(yīng)當(dāng)及時以書面形式通知對方當(dāng)事人，說明變更或解除合同的原因和請求對方書面答復(fù)的期限，盡快與對方當(dāng)事人達成變更或解除合同的協(xié)議。 五、企業(yè)授信評價管理制度 1、信用（合同）管理機構(gòu)應(yīng)加強與各業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系溝通，及時掌握客戶的信用信息，對客戶實行分級管理，將客戶的信用等級分為A、B、C、D四級，分別制訂不同信用等級所對應(yīng)的信用額度、信用期限、信用折扣。 2、信用（合同）管理機構(gòu)負(fù)責(zé)建立每位客戶包括名稱、住所、法定代表人、注冊資金、電話、信用標(biāo)準(zhǔn)（對客戶資信情況進行要求的最低標(biāo)準(zhǔn)）、信用等級內(nèi)容的表單，并及時進行動態(tài)更新。 3、信用（合同）管理機構(gòu)負(fù)責(zé)制定客戶信用申請表、客戶調(diào)查表、客戶信用審批表、回復(fù)客戶的標(biāo)準(zhǔn)信函等表格；受理客戶信用申請；采用對客戶進行走訪、調(diào)查、向有關(guān)部門收集客戶資信狀況資料等方式掌握客戶信息，填寫客戶調(diào)查表，對客戶進行信用評級，確定信用等級，并及時回復(fù)客戶。 4、對客戶實行跟蹤管理，補充客戶信用信息，每年末對客戶的信用狀況進行匯總分析，形成書面的年審評價報告，并根據(jù)年審報告及時調(diào)整客戶信用等級與授信額度。 5、對延遲付清款物的客戶，視情節(jié)輕重給予信用等級的降級處理；對惡意拖欠款物的客戶授信額度為0，要求采用即時清結(jié)的方式或列入黑名單，拒絕業(yè)務(wù)往來。 6、各業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時收集客戶信息并向信用（合同）管理機構(gòu)反饋；信用（合同）管理機構(gòu)應(yīng)定期將客戶信用狀況評價結(jié)果反饋公司各相關(guān)部門。 六、應(yīng)收賬款與商賬追收管理制度 1、建立應(yīng)收賬款賬目，明確應(yīng)收貨款，分期應(yīng)收賬款和應(yīng)收票據(jù)的數(shù)額、期限、應(yīng)付款人等內(nèi)容。 2、建立應(yīng)收賬款賬齡分析分級表，將應(yīng)收賬款按賬齡分為合同期內(nèi)、進入預(yù)警期內(nèi)、到期、逾期、進入最后通牒期，進入專業(yè)追賬期、付諸法律期和壞賬期八級，制訂相應(yīng)的催收措施。 3、對應(yīng)收賬款加強日常監(jiān)督，根據(jù)實際情況每周或每月打印出會計賬上全部接近到期的應(yīng)收賬款記錄進行分析和診斷，對每筆賬款作出處理意見。 4、制訂商賬（逾期應(yīng)收賬款）追收辦法，培訓(xùn)催收、追收人員。 5、設(shè)計商賬追收工作流程，包括內(nèi)勤提示、外勤催收、委托專業(yè)信用管理公司追收、法律訴訟。 七、失信違法行為追究制度 1、對方發(fā)生失信違法行為，可采取下列措施： l 取消賒銷條件； l 停止供貨； l 取消供貨資格； l 訴諸法律。 2、本企業(yè)發(fā)生失信違法行為的可能表現(xiàn)形式與糾正措施： 表現(xiàn)形式： l 個人擅自以企業(yè)名義對外簽訂合同并違約或騙取款物； l 產(chǎn)品合格率未達標(biāo)； l 拖欠貨款； l 其他。 糾正措施：及時書面告知對方，說明原由；依法賠償對方損失；撤消過錯當(dāng)事人的職務(wù)、開除直至依法追究其法律責(zé)任。 3、合同糾紛處理 l 發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門、人員應(yīng)立即報告分管領(lǐng)導(dǎo)或法定代表人，并通報信用（合同）管理機構(gòu)，提供材料。 l 為解決合同糾紛所采取的措施，必須在法定的訴訟時效內(nèi)進行。 l 合同糾紛發(fā)生后，可以通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決。合同承辦部門、人員應(yīng)配合好信用（合同）管理機構(gòu)參加仲裁或訴訟。 l 發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人利用合同進行詐騙等犯罪活動時，應(yīng)當(dāng)立即向單位負(fù)責(zé)人報告并向公安機關(guān)報案。 l 合同發(fā)生糾紛后，需要委托代理人參加仲裁或訴訟活動的，應(yīng)當(dāng)及時委托有資質(zhì)的代理人參與處理糾紛。 l 解決合同糾紛的申請書、起訴書、答辯書、協(xié)議書、調(diào)解書、仲裁書、裁定書、判決書的副本或正本復(fù)印件，自發(fā)出或收到之日起十日內(nèi)，由承辦人送交信用（合同）管理機構(gòu)備案。 l 在處理合同糾紛過程中，對于可能因?qū)Ψ疆?dāng)事人的行為或者其他原因，使判決不能執(zhí)行或者難以執(zhí)行的案件，應(yīng)當(dāng)及時向法院申請財產(chǎn)保全。 八、企業(yè)信用檔案管理制度 1、建立完整的合同檔案。檔案資料包括以下內(nèi)容： ◆ 談判記錄、可行性研究報告和報審及批準(zhǔn)文件； ◆ 對方當(dāng)事人的法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照、事業(yè)法人執(zhí)照的副本復(fù)印件； ◆ 對方當(dāng)事人履約能力證明資料復(fù)印件； ◆ 對方當(dāng)事人的法定代表人或合同承辦人的職務(wù)資格證明、個人身份證明、介紹信、授權(quán)委托書的原件或復(fù)印件； ◆ 雙方簽訂或履行合同的往來電報、電傳、信函、電話記錄等書面材料和視聽材料； ◆ 合同正本、副本及變更、解除合同的書面協(xié)議； ◆ 標(biāo)的驗收記錄； ◆ 交接、收付標(biāo)的、款項的原始憑證復(fù)印件。 2、所有合同都必須按部門編號。信用（合同）管理員負(fù)責(zé)建立和保存合同管理臺帳。 3、合同承辦人辦理完畢簽訂、變更、履行及解除合同的各項手續(xù)后一個月內(nèi)，應(yīng)將合同檔案資料移交信用（合同）管理員。 信用（合同）管理員對合同檔案資料核實后一個月內(nèi)移交檔案室歸檔。 4、建立完整的客戶信用資料，包括客戶信用申請表、客戶調(diào)查表、客戶信用審批表、回復(fù)客戶的標(biāo)準(zhǔn)函、客戶信用表單、授信資料、年審評價報告等，并附客戶概況、付款習(xí)慣、財務(wù)狀況、商賬追討記錄、往來銀行、經(jīng)營狀況等調(diào)查原始資料。 5、客戶信用檔案的查閱需填寫查閱申請單標(biāo)明查閱人、查閱客戶名稱、查閱用途，由檔案管理員填寫借閱時間、歸還日期。信用檔案的缺失以及涉及商業(yè)秘密內(nèi)容的泄漏要追究相關(guān)當(dāng)事人的責(zé)任。 6、檔案管理員必須經(jīng)過企業(yè)信用管理專業(yè)知識培訓(xùn)，考核合格后上崗。 企業(yè)名稱（蓋章）： 合同范本整理編輯版