XX科技公司管理制度智慧城市采購(gòu)流程

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1、XX智慧信息產(chǎn)業(yè)有限公司智慧城市采購(gòu)流程文件編號(hào)版本號(hào)制 定審 核核 準(zhǔn)生效日期頁(yè)碼受控章Document NoEdition No.OriginatorExaminerApprovalEffectivepageControlled stampA09 /111.目的 1.1規(guī)定采購(gòu)活動(dòng)的職責(zé).工作程序和要求，以確保采購(gòu)物資和設(shè)備適質(zhì)，適價(jià)，適時(shí)，適量和適法的滿(mǎn)足規(guī)定的要求。 1.2 規(guī)范物資和設(shè)備采購(gòu)流程，確保供貨渠道和質(zhì)量的穩(wěn)定。2.范圍2.1適用于南昌歐菲智能科技有限公司/南昌歐菲智慧信息產(chǎn)業(yè)有限公司對(duì)外銷(xiāo)售的產(chǎn)品采購(gòu)等其他采購(gòu)活動(dòng)的管理。3.職責(zé)3.1 采購(gòu)部按需求及時(shí)安排采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)于

2、采購(gòu)數(shù)量與采購(gòu)時(shí)間，盡量做到既不要過(guò)量又不要提前，能夠準(zhǔn)確及時(shí)地滿(mǎn)足需要。3.2 采購(gòu)部負(fù)責(zé)根據(jù)銷(xiāo)售人員提交的正式銷(xiāo)售合同或無(wú)合同采購(gòu)申請(qǐng)表，審核需要采購(gòu)的設(shè)備清單，尋找供應(yīng)商進(jìn)行詢(xún)價(jià)和商務(wù)談判，并提供采購(gòu)方案供管理層決策。3.3 采購(gòu)部負(fù)責(zé)按照管理層審批通過(guò)的采購(gòu)方案與供應(yīng)商簽訂和審核采購(gòu)合同.督促供應(yīng)商發(fā)貨并向銷(xiāo)售人員反饋到貨信息，在貨物到達(dá)后督促客戶(hù)簽收貨物，并通知倉(cāng)庫(kù)在系統(tǒng)里辦理出入庫(kù)手續(xù)。 3.4采購(gòu)部根據(jù)實(shí)際到貨情況通知供應(yīng)商開(kāi)箱驗(yàn)貨，督促供應(yīng)商貨者通知公司技術(shù)部門(mén)完成貨物的安裝，調(diào)試，驗(yàn)收等工作。3.5 采購(gòu)部負(fù)責(zé)向供應(yīng)商跟催落實(shí)采購(gòu)合同的發(fā)票。 3.6采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)合同執(zhí)行情況

3、，每周安排付款計(jì)劃。在符合采購(gòu)合同中付款條件的情況下，及時(shí)向供應(yīng)商完成相關(guān)采購(gòu)合同的付款。3.7 采購(gòu)部負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行相關(guān)管理，包括供應(yīng)商的準(zhǔn)入和登記.供應(yīng)商的考核評(píng)估.對(duì)供應(yīng)商的異議和索賠.供應(yīng)商檔案管理等。3.8 采購(gòu)部對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的各種文本進(jìn)行歸檔和整理，以及相關(guān)信息的及時(shí)登記和發(fā)布。4.工作程序 4.1有銷(xiāo)售合同的采購(gòu)流程。4.1.1 銷(xiāo)售合同交接銷(xiāo)售合同簽訂后，銷(xiāo)售人員（銷(xiāo)售助理或合同專(zhuān)員）填寫(xiě)合同交接表，將該表與銷(xiāo)售合同復(fù)印件提供給采購(gòu)部，采購(gòu)部根據(jù)銷(xiāo)售合同和合同交接表，審核銷(xiāo)售合同中所需交付的設(shè)備。4.1.2尋找供應(yīng)商和尋價(jià)采購(gòu)部根據(jù)設(shè)備清單在合格供應(yīng)商名錄中尋找供應(yīng)商進(jìn)行尋價(jià)

4、并收集供應(yīng)商的報(bào)價(jià)。對(duì)初次合作的供應(yīng)商，為降低風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)對(duì)其各方面（資質(zhì)、服務(wù)能力、是否為知名企業(yè)等）進(jìn)行認(rèn)證，考察其實(shí)力，如有可能，可進(jìn)行實(shí)地考察。優(yōu)先選擇制造商，盡量選擇級(jí)別高的代理商。4.1.3商務(wù)談判并提供采購(gòu)方案采購(gòu)部在進(jìn)行商務(wù)談判前，應(yīng)充分利用市場(chǎng)信息，詳細(xì)了解貨物供應(yīng)情況，獲取各種背景資料，充分比較各種相關(guān)資料信息，根據(jù)各家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)情況，確定最高及最低接受方案。采購(gòu)部與各家供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，確定價(jià)格、賬期、付款方式、交貨日期、運(yùn)輸費(fèi)用、安裝、驗(yàn)收、維修等條款，盡量爭(zhēng)取最大利益，最少不突破最低方案。交貨日期、安裝、驗(yàn)收、維修等條款應(yīng)符合銷(xiāo)售合同的規(guī)定。在商務(wù)談判中，需要恰當(dāng)?shù)奶?/p>

5、理質(zhì)量與成本、服務(wù)等要素之間關(guān)系，減少不必要的質(zhì)量過(guò)剩，以降低成本，而如果貨物故障率太高，不僅增加服務(wù)成本，也會(huì)對(duì)用戶(hù)產(chǎn)生不良的影響。盡可能的從同一個(gè)供應(yīng)商采購(gòu)不同種類(lèi)的物品，可以節(jié)約管理費(fèi)用，與其發(fā)展更為密切的關(guān)系，以獲得更大的范圍的折扣。采購(gòu)部根據(jù)商務(wù)談判的結(jié)果，填入采購(gòu)計(jì)劃及分析表中，注明各家供應(yīng)商在商務(wù)條款上的優(yōu)缺點(diǎn)，匯總形成采購(gòu)方案，并提出采購(gòu)部的建議，在采購(gòu)部?jī)?nèi)部審核后，報(bào)管理層審批。4.1.4管理層審批管理層（公司總裁）根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)及采購(gòu)計(jì)劃及分析表等進(jìn)行審批。經(jīng)一級(jí)或兩級(jí)管理層審批通過(guò)后，即與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。4.1.5簽訂采購(gòu)合同采購(gòu)部在簽訂采購(gòu)合同時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格審查合同，

6、盡量完善各項(xiàng)條款。交貨日期、安裝、驗(yàn)收、維修等條款應(yīng)符合銷(xiāo)售合同的規(guī)定。如有必要時(shí)，加入保險(xiǎn)或者公證。合同簽訂后，進(jìn)入公司OA/Oracle系統(tǒng)完成該采購(gòu)合同的輸入，合同原件留采購(gòu)部存檔。4.1.6貨物簽收合同簽訂后，采購(gòu)部督促并監(jiān)控供應(yīng)商發(fā)貨情況，供應(yīng)商將貨物發(fā)出后，采購(gòu)部在當(dāng)日即通知銷(xiāo)售人員。貨物到達(dá)客戶(hù)指定地點(diǎn)后，采購(gòu)部通知客戶(hù)收貨并取得客戶(hù)簽字確認(rèn)的貨物簽收單，如果無(wú)法取得貨物簽收單，由銷(xiāo)售人員進(jìn)行協(xié)調(diào)。采購(gòu)部在客戶(hù)簽收貨物后，采購(gòu)?fù)ㄖ獋}(cāng)庫(kù)進(jìn)入公司OA/Oracle系統(tǒng)完成該合同的貨物出入庫(kù)。4.1.7 貨物安裝采購(gòu)部根據(jù)銷(xiāo)售人員的安裝計(jì)劃，通知供應(yīng)商開(kāi)箱驗(yàn)貨。如果安裝由我司負(fù)責(zé)，則通

7、知公司技術(shù)部門(mén)進(jìn)行安裝，如果安裝由供應(yīng)商負(fù)責(zé)，則通知供應(yīng)商進(jìn)行安裝。安裝完畢后由銷(xiāo)售人員將安裝驗(yàn)收合格單復(fù)印一份提交給采購(gòu)部。4.1.8 收集發(fā)票采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)合同規(guī)定，及時(shí)收集供應(yīng)商提供的發(fā)票，發(fā)票提交給財(cái)務(wù)部并由財(cái)務(wù)部簽收。4.1.9 報(bào)表發(fā)布采購(gòu)部每周一發(fā)布采購(gòu)統(tǒng)計(jì)表給財(cái)務(wù)部、管理層，反饋公司所有的銷(xiāo)售合同及無(wú)合同采購(gòu)中設(shè)備的采購(gòu)情況、交貨情況、付款情況等。4.1.10文檔整理采購(gòu)部將以上流程涉及的文本歸檔。4.2無(wú)銷(xiāo)售合同的采購(gòu)流程4.2.1 無(wú)合同采購(gòu)的類(lèi)型無(wú)合同采購(gòu)包括以下三種情況下的采購(gòu)：簽約前采購(gòu)：可能簽約，為保證及時(shí)交貨，在合同簽訂之前提前下單采購(gòu)；合同外增加：已簽定合同，增

8、加合同配置以外的采購(gòu)；非正式合同采購(gòu)：雙方商定不需簽定正式合同，而以訂單或客戶(hù)正式郵件代替合同。4.2.2 提交無(wú)合同采購(gòu)申請(qǐng)表及配置清單銷(xiāo)售人員必須在無(wú)合同采購(gòu)申請(qǐng)表上完整填寫(xiě)相關(guān)信息；如有特殊情況或風(fēng)險(xiǎn)，必須注明。銷(xiāo)售人員將無(wú)合同采購(gòu)申請(qǐng)表提交給產(chǎn)品中心審核配置清單及方案，審核通過(guò)后將無(wú)合同采購(gòu)申請(qǐng)表提交給管理層（總裁）申請(qǐng)審核，審核通過(guò)后將無(wú)合同采購(gòu)申請(qǐng)表提交給采購(gòu)部，采購(gòu)部只在表格中信息填寫(xiě)完整，且產(chǎn)品中心和管理層（總裁）都審核通過(guò)的情況下才能執(zhí)行采購(gòu)。如果在采購(gòu)執(zhí)行后，發(fā)生了銷(xiāo)售人員在無(wú)合同采購(gòu)申請(qǐng)表中未呈報(bào)的風(fēng)險(xiǎn)，或收款延期，相關(guān)責(zé)任由銷(xiāo)售人員承擔(dān)。4.2.3 執(zhí)行采購(gòu)執(zhí)行采購(gòu)的流

9、程與本采購(gòu)管理規(guī)定的4.1.2條款-4.1.10條款相同。此處省略。4.3付款流程4.3.1采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)合同執(zhí)行進(jìn)度，每周一發(fā)布每周付款計(jì)劃表給財(cái)務(wù)部、管理層，財(cái)務(wù)部根據(jù)付款計(jì)劃做好付款準(zhǔn)備。當(dāng)采購(gòu)合同中的付款條件滿(mǎn)足后（例如臨近付款截止日期、已取得發(fā)票、已取得驗(yàn)收合格憑證等等），采購(gòu)部安排付款。4.4供應(yīng)商管理流程4.4.1供應(yīng)商準(zhǔn)入和登記采購(gòu)部根據(jù)銷(xiāo)售合同中所確定的產(chǎn)品品牌、型號(hào)等，尋找相應(yīng)的生產(chǎn)廠家或產(chǎn)品代理商為公司的供應(yīng)商并進(jìn)行認(rèn)證，從注冊(cè)資本、公司規(guī)模、資質(zhì)認(rèn)證、是否知名企業(yè)等方面考察其實(shí)力，如有可能，可進(jìn)行實(shí)地考察。由供應(yīng)商提交供應(yīng)商（登記、變更）申請(qǐng)表。采購(gòu)部收集并登記入合格供

10、應(yīng)商名錄。在供應(yīng)商準(zhǔn)入時(shí)，應(yīng)慎重選擇供應(yīng)商，應(yīng)了解供應(yīng)商的資信及抗風(fēng)險(xiǎn)的能力。加強(qiáng)過(guò)程跟蹤，發(fā)生問(wèn)題及時(shí)處理。4.4.2供應(yīng)商的考核評(píng)估采購(gòu)部日常收集各地的貨物維修信息，登記入供應(yīng)商質(zhì)量問(wèn)題記錄。根據(jù)該記錄，每半年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行一次考核評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括：是否能保證供貨質(zhì)量、是否能保證供貨時(shí)間、價(jià)格是否優(yōu)惠、付款條件是否優(yōu)惠、是否保證服務(wù)質(zhì)量、是否提供售前和售后支持。評(píng)估結(jié)果登記入供應(yīng)商調(diào)查及評(píng)價(jià)表，對(duì)產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量差的供應(yīng)商，擬予從合格供應(yīng)商名錄中除名。采購(gòu)部根據(jù)評(píng)估結(jié)果發(fā)布新的合格供應(yīng)商名錄。4.4.3 對(duì)供應(yīng)商的異議和索賠采購(gòu)部接到質(zhì)量異議通知后，全面了解質(zhì)量異議的性質(zhì)、損失程度（本企業(yè)、

11、用戶(hù)）、供應(yīng)商的基本情況、有無(wú)保險(xiǎn)、適用法規(guī)、制度、條款。為提出爭(zhēng)議做好文字及實(shí)物準(zhǔn)備。采購(gòu)部在接到發(fā)生合同違約或者重大質(zhì)量事故后，收集充分的證據(jù)，在充分考慮到本企業(yè)（及用戶(hù)）利益的同時(shí)，也要平衡與供應(yīng)商的關(guān)系，采取恰當(dāng)?shù)姆绞教岢鏊髻r。索賠的基本原則是：有理、有據(jù)、有節(jié)。態(tài)度積極、索賠金額合理。4.4.4 供應(yīng)商檔案管理采購(gòu)部將以上流程涉及的文本歸檔。5.業(yè)務(wù)流程 5.1有銷(xiāo)售合同的采購(gòu)流程圖流程圖責(zé)任單位相關(guān)說(shuō)明相關(guān)表單方案和產(chǎn)品討論供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商尋找供應(yīng)商開(kāi)發(fā)供應(yīng)商詢(xún)價(jià)項(xiàng)目評(píng)估項(xiàng)目投標(biāo)報(bào)價(jià) 成功銷(xiāo)售合同交接提供采購(gòu)方案采購(gòu)方案審批簽訂采購(gòu)合同同通知發(fā)貨，虛擬入庫(kù)，驗(yàn)收收集發(fā)票，對(duì)

12、賬，制定提交付款計(jì)劃財(cái)務(wù)部安排付款產(chǎn)品中心（總監(jiān)），采購(gòu)部采購(gòu)部產(chǎn)品中心（總監(jiān)），采購(gòu)部，財(cái)務(wù)部，經(jīng)管部，法務(wù)部，資金部項(xiàng)目管理部（經(jīng)理）項(xiàng)目管理部（經(jīng)理）采購(gòu)部采購(gòu)部，產(chǎn)品中心（總監(jiān) ）采購(gòu)部，法務(wù)部，財(cái)務(wù)部，管理層（總裁）采購(gòu)部，倉(cāng)庫(kù)，項(xiàng)目管理部（經(jīng)理）采購(gòu)部財(cái)務(wù)部對(duì)整個(gè)項(xiàng)目做大致成本核算確定方案的可行性，成本，利潤(rùn)，風(fēng)險(xiǎn)等。采購(gòu)部，財(cái)務(wù)部，經(jīng)管部，法務(wù)部，資金部五大部門(mén)長(zhǎng)會(huì)簽項(xiàng)目意見(jiàn)書(shū)后報(bào)董事長(zhǎng)審批項(xiàng)目經(jīng)理向采購(gòu)簽貨物簽收單，項(xiàng)目經(jīng)理、供應(yīng)商、客戶(hù)三方簽客戶(hù)驗(yàn)收單，倉(cāng)庫(kù)系統(tǒng)做虛擬入庫(kù)，現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助驗(yàn)收，并將“安裝驗(yàn)收合格單”交給采購(gòu)部財(cái)務(wù)部按照采購(gòu)部提交的付款計(jì)劃安排走付款流程項(xiàng)目意見(jiàn)書(shū)合同

13、交接表采購(gòu)方案簽核表合同審批表貨物簽收單客戶(hù)驗(yàn)收合格單排款表 5.2無(wú)銷(xiāo)售合同的采購(gòu)流程流程圖責(zé)任單位相關(guān)說(shuō)明相關(guān)表單方案和產(chǎn)品討論供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商尋找供應(yīng)商開(kāi)發(fā)供應(yīng)商詢(xún)價(jià)項(xiàng)目評(píng)估項(xiàng)目投標(biāo)報(bào)價(jià) 成功提交無(wú)合同采購(gòu)申請(qǐng)及需求清單無(wú)合同采購(gòu)申請(qǐng)審批提供采購(gòu)方案采購(gòu)方案審批簽訂采購(gòu)合同同通知發(fā)貨，虛擬入庫(kù)，驗(yàn)收收集發(fā)票，對(duì)賬，制定提交付款計(jì)劃財(cái)務(wù)部安排付款采購(gòu)部，產(chǎn)品中心（總監(jiān)）采購(gòu)部產(chǎn)品中心（總監(jiān)），采購(gòu)部，財(cái)務(wù)部，經(jīng)管部，法務(wù)部，資金部項(xiàng)目管理部（經(jīng)理）項(xiàng)目管理部（經(jīng)理）產(chǎn)品中心(總監(jiān))/管理層 （總裁）采購(gòu)部采購(gòu)部，產(chǎn)品中心（總監(jiān) ）采購(gòu)部，法務(wù)部，財(cái)務(wù)部，管理層（總裁）采購(gòu)部，倉(cāng)庫(kù)，

14、項(xiàng)目管理部（經(jīng)理）采購(gòu)部財(cái)務(wù)部確定方案的可行性，成本，利潤(rùn)，風(fēng)險(xiǎn)等。采購(gòu)部，財(cái)務(wù)部，經(jīng)管部，法務(wù)部，資金部五大部門(mén)長(zhǎng)會(huì)簽項(xiàng)目意見(jiàn)書(shū)后報(bào)董事長(zhǎng)審批項(xiàng)目經(jīng)理向采購(gòu)簽貨物簽收單，項(xiàng)目經(jīng)理、供應(yīng)商、客戶(hù)三方簽客戶(hù)驗(yàn)收單，倉(cāng)庫(kù)系統(tǒng)做虛擬入庫(kù)，現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助驗(yàn)收，并將“安裝驗(yàn)收合格單”交給采購(gòu)部財(cái)務(wù)部按照采購(gòu)部提交的付款計(jì)劃安排走付款流程項(xiàng)目意見(jiàn)書(shū)無(wú)合同采購(gòu)申請(qǐng)表采購(gòu)方案簽核表合同審批表貨物簽收單客戶(hù)驗(yàn)收合格單排款表5.3付款流程圖流程圖責(zé)任單位相關(guān)說(shuō)明相關(guān)表單制定付款計(jì)劃并提交財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)部根據(jù)付款計(jì)劃做付款申請(qǐng)付款申請(qǐng)單審核供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商尋找供應(yīng)商資金部付款結(jié)束采購(gòu)部財(cái)務(wù)部采購(gòu)部，財(cái)務(wù)部，管理層（總裁）資金部排款表付款申請(qǐng)單5.4供應(yīng)商管理流程圖流程圖責(zé)任單位相關(guān)說(shuō)明相關(guān)表單供應(yīng)商評(píng)估和導(dǎo)入供應(yīng)商管理和考核對(duì)供應(yīng)商的異議和索賠供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商尋找供應(yīng)商供應(yīng)商檔案管理結(jié)束采購(gòu)部，產(chǎn)品中心（總監(jiān)）采購(gòu)部采購(gòu)部，財(cái)務(wù)部，其他管理層采購(gòu)部供應(yīng)商開(kāi)發(fā)表