XX科技公司管理制度智慧城市采購流程

XX智慧信息產(chǎn)業(yè)有限公司智慧城市采購流程文件編號版本號制 定審 核核 準(zhǔn)生效日期頁碼受控章Document NoEdition No.OriginatorExaminerApprovalEffectivepageControlled stampA09 /111.目的 1.1規(guī)定采購活動的職責(zé).工作程序和要求，以確保采購物資和設(shè)備適質(zhì)，適價，適時，適量和適法的滿足規(guī)定的要求。 1.2 規(guī)范物資和設(shè)備采購流程，確保供貨渠道和質(zhì)量的穩(wěn)定。2.范圍2.1適用于南昌歐菲智能科技有限公司/南昌歐菲智慧信息產(chǎn)業(yè)有限公司對外銷售的產(chǎn)品采購等其他采購活動的管理。3.職責(zé)3.1 采購部按需求及時安排采購計(jì)劃，對于采購數(shù)量與采購時間，盡量做到既不要過量又不要提前，能夠準(zhǔn)確及時地滿足需要。3.2 采購部負(fù)責(zé)根據(jù)銷售人員提交的正式銷售合同或無合同采購申請表，審核需要采購的設(shè)備清單，尋找供應(yīng)商進(jìn)行詢價和商務(wù)談判，并提供采購方案供管理層決策。3.3 采購部負(fù)責(zé)按照管理層審批通過的采購方案與供應(yīng)商簽訂和審核采購合同.督促供應(yīng)商發(fā)貨并向銷售人員反饋到貨信息，在貨物到達(dá)后督促客戶簽收貨物，并通知倉庫在系統(tǒng)里辦理出入庫手續(xù)。 3.4采購部根據(jù)實(shí)際到貨情況通知供應(yīng)商開箱驗(yàn)貨，督促供應(yīng)商貨者通知公司技術(shù)部門完成貨物的安裝，調(diào)試，驗(yàn)收等工作。3.5 采購部負(fù)責(zé)向供應(yīng)商跟催落實(shí)采購合同的發(fā)票。 3.6采購部根據(jù)采購合同執(zhí)行情況，每周安排付款計(jì)劃。在符合采購合同中付款條件的情況下，及時向供應(yīng)商完成相關(guān)采購合同的付款。3.7 采購部負(fù)責(zé)對供應(yīng)商進(jìn)行相關(guān)管理，包括供應(yīng)商的準(zhǔn)入和登記.供應(yīng)商的考核評估.對供應(yīng)商的異議和索賠.供應(yīng)商檔案管理等。3.8 采購部對采購過程中的各種文本進(jìn)行歸檔和整理，以及相關(guān)信息的及時登記和發(fā)布。4.工作程序 4.1有銷售合同的采購流程。4.1.1 銷售合同交接銷售合同簽訂后，銷售人員（銷售助理或合同專員）填寫合同交接表，將該表與銷售合同復(fù)印件提供給采購部，采購部根據(jù)銷售合同和合同交接表，審核銷售合同中所需交付的設(shè)備。4.1.2尋找供應(yīng)商和尋價采購部根據(jù)設(shè)備清單在合格供應(yīng)商名錄中尋找供應(yīng)商進(jìn)行尋價并收集供應(yīng)商的報(bào)價。對初次合作的供應(yīng)商，為降低風(fēng)險，應(yīng)對其各方面（資質(zhì)、服務(wù)能力、是否為知名企業(yè)等）進(jìn)行認(rèn)證，考察其實(shí)力，如有可能，可進(jìn)行實(shí)地考察。優(yōu)先選擇制造商，盡量選擇級別高的代理商。4.1.3商務(wù)談判并提供采購方案采購部在進(jìn)行商務(wù)談判前，應(yīng)充分利用市場信息，詳細(xì)了解貨物供應(yīng)情況，獲取各種背景資料，充分比較各種相關(guān)資料信息，根據(jù)各家供應(yīng)商的報(bào)價情況，確定最高及最低接受方案。采購部與各家供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，確定價格、賬期、付款方式、交貨日期、運(yùn)輸費(fèi)用、安裝、驗(yàn)收、維修等條款，盡量爭取最大利益，最少不突破最低方案。交貨日期、安裝、驗(yàn)收、維修等條款應(yīng)符合銷售合同的規(guī)定。在商務(wù)談判中，需要恰當(dāng)?shù)奶幚碣|(zhì)量與成本、服務(wù)等要素之間關(guān)系，減少不必要的質(zhì)量過剩，以降低成本，而如果貨物故障率太高，不僅增加服務(wù)成本，也會對用戶產(chǎn)生不良的影響。盡可能的從同一個供應(yīng)商采購不同種類的物品，可以節(jié)約管理費(fèi)用，與其發(fā)展更為密切的關(guān)系，以獲得更大的范圍的折扣。采購部根據(jù)商務(wù)談判的結(jié)果，填入采購計(jì)劃及分析表中，注明各家供應(yīng)商在商務(wù)條款上的優(yōu)缺點(diǎn)，匯總形成采購方案，并提出采購部的建議，在采購部內(nèi)部審核后，報(bào)管理層審批。4.1.4管理層審批管理層（公司總裁）根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價及采購計(jì)劃及分析表等進(jìn)行審批。經(jīng)一級或兩級管理層審批通過后，即與供應(yīng)商簽訂采購合同。4.1.5簽訂采購合同采購部在簽訂采購合同時，應(yīng)嚴(yán)格審查合同，盡量完善各項(xiàng)條款。交貨日期、安裝、驗(yàn)收、維修等條款應(yīng)符合銷售合同的規(guī)定。如有必要時，加入保險或者公證。合同簽訂后，進(jìn)入公司OA/Oracle系統(tǒng)完成該采購合同的輸入，合同原件留采購部存檔。4.1.6貨物簽收合同簽訂后，采購部督促并監(jiān)控供應(yīng)商發(fā)貨情況，供應(yīng)商將貨物發(fā)出后，采購部在當(dāng)日即通知銷售人員。貨物到達(dá)客戶指定地點(diǎn)后，采購部通知客戶收貨并取得客戶簽字確認(rèn)的貨物簽收單，如果無法取得貨物簽收單，由銷售人員進(jìn)行協(xié)調(diào)。采購部在客戶簽收貨物后，采購?fù)ㄖ獋}庫進(jìn)入公司OA/Oracle系統(tǒng)完成該合同的貨物出入庫。4.1.7 貨物安裝采購部根據(jù)銷售人員的安裝計(jì)劃，通知供應(yīng)商開箱驗(yàn)貨。如果安裝由我司負(fù)責(zé)，則通知公司技術(shù)部門進(jìn)行安裝，如果安裝由供應(yīng)商負(fù)責(zé)，則通知供應(yīng)商進(jìn)行安裝。安裝完畢后由銷售人員將安裝驗(yàn)收合格單復(fù)印一份提交給采購部。4.1.8 收集發(fā)票采購部根據(jù)采購合同規(guī)定，及時收集供應(yīng)商提供的發(fā)票，發(fā)票提交給財(cái)務(wù)部并由財(cái)務(wù)部簽收。4.1.9 報(bào)表發(fā)布采購部每周一發(fā)布采購統(tǒng)計(jì)表給財(cái)務(wù)部、管理層，反饋公司所有的銷售合同及無合同采購中設(shè)備的采購情況、交貨情況、付款情況等。4.1.10文檔整理采購部將以上流程涉及的文本歸檔。4.2無銷售合同的采購流程4.2.1 無合同采購的類型無合同采購包括以下三種情況下的采購：簽約前采購：可能簽約，為保證及時交貨，在合同簽訂之前提前下單采購；合同外增加：已簽定合同，增加合同配置以外的采購；非正式合同采購：雙方商定不需簽定正式合同，而以訂單或客戶正式郵件代替合同。4.2.2 提交無合同采購申請表及配置清單銷售人員必須在無合同采購申請表上完整填寫相關(guān)信息；如有特殊情況或風(fēng)險，必須注明。銷售人員將無合同采購申請表提交給產(chǎn)品中心審核配置清單及方案，審核通過后將無合同采購申請表提交給管理層（總裁）申請審核，審核通過后將無合同采購申請表提交給采購部，采購部只在表格中信息填寫完整，且產(chǎn)品中心和管理層（總裁）都審核通過的情況下才能執(zhí)行采購。如果在采購執(zhí)行后，發(fā)生了銷售人員在無合同采購申請表中未呈報(bào)的風(fēng)險，或收款延期，相關(guān)責(zé)任由銷售人員承擔(dān)。4.2.3 執(zhí)行采購執(zhí)行采購的流程與本采購管理規(guī)定的4.1.2條款-4.1.10條款相同。此處省略。4.3付款流程4.3.1采購部根據(jù)采購合同執(zhí)行進(jìn)度，每周一發(fā)布每周付款計(jì)劃表給財(cái)務(wù)部、管理層，財(cái)務(wù)部根據(jù)付款計(jì)劃做好付款準(zhǔn)備。當(dāng)采購合同中的付款條件滿足后（例如臨近付款截止日期、已取得發(fā)票、已取得驗(yàn)收合格憑證等等），采購部安排付款。4.4供應(yīng)商管理流程4.4.1供應(yīng)商準(zhǔn)入和登記采購部根據(jù)銷售合同中所確定的產(chǎn)品品牌、型號等，尋找相應(yīng)的生產(chǎn)廠家或產(chǎn)品代理商為公司的供應(yīng)商并進(jìn)行認(rèn)證，從注冊資本、公司規(guī)模、資質(zhì)認(rèn)證、是否知名企業(yè)等方面考察其實(shí)力，如有可能，可進(jìn)行實(shí)地考察。由供應(yīng)商提交供應(yīng)商（登記、變更）申請表。采購部收集并登記入合格供應(yīng)商名錄。在供應(yīng)商準(zhǔn)入時，應(yīng)慎重選擇供應(yīng)商，應(yīng)了解供應(yīng)商的資信及抗風(fēng)險的能力。加強(qiáng)過程跟蹤，發(fā)生問題及時處理。4.4.2供應(yīng)商的考核評估采購部日常收集各地的貨物維修信息，登記入供應(yīng)商質(zhì)量問題記錄。根據(jù)該記錄，每半年對供應(yīng)商進(jìn)行一次考核評估，評估內(nèi)容包括：是否能保證供貨質(zhì)量、是否能保證供貨時間、價格是否優(yōu)惠、付款條件是否優(yōu)惠、是否保證服務(wù)質(zhì)量、是否提供售前和售后支持。評估結(jié)果登記入供應(yīng)商調(diào)查及評價表，對產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量差的供應(yīng)商，擬予從合格供應(yīng)商名錄中除名。采購部根據(jù)評估結(jié)果發(fā)布新的合格供應(yīng)商名錄。4.4.3 對供應(yīng)商的異議和索賠采購部接到質(zhì)量異議通知后，全面了解質(zhì)量異議的性質(zhì)、損失程度（本企業(yè)、用戶）、供應(yīng)商的基本情況、有無保險、適用法規(guī)、制度、條款。為提出爭議做好文字及實(shí)物準(zhǔn)備。采購部在接到發(fā)生合同違約或者重大質(zhì)量事故后，收集充分的證據(jù)，在充分考慮到本企業(yè)（及用戶）利益的同時，也要平衡與供應(yīng)商的關(guān)系，采取恰當(dāng)?shù)姆绞教岢鏊髻r。索賠的基本原則是：有理、有據(jù)、有節(jié)。態(tài)度積極、索賠金額合理。4.4.4 供應(yīng)商檔案管理采購部將以上流程涉及的文本歸檔。5.業(yè)務(wù)流程 5.1有銷售合同的采購流程圖流程圖責(zé)任單位相關(guān)說明相關(guān)表單方案和產(chǎn)品討論供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商尋找供應(yīng)商開發(fā)供應(yīng)商詢價項(xiàng)目評估項(xiàng)目投標(biāo)報(bào)價 成功銷售合同交接提供采購方案采購方案審批簽訂采購合同同通知發(fā)貨，虛擬入庫，驗(yàn)收收集發(fā)票，對賬，制定提交付款計(jì)劃財(cái)務(wù)部安排付款產(chǎn)品中心（總監(jiān)），采購部采購部產(chǎn)品中心（總監(jiān)），采購部，財(cái)務(wù)部，經(jīng)管部，法務(wù)部，資金部項(xiàng)目管理部（經(jīng)理）項(xiàng)目管理部（經(jīng)理）采購部采購部，產(chǎn)品中心（總監(jiān) ）采購部，法務(wù)部，財(cái)務(wù)部，管理層（總裁）采購部，倉庫，項(xiàng)目管理部（經(jīng)理）采購部財(cái)務(wù)部對整個項(xiàng)目做大致成本核算確定方案的可行性，成本，利潤，風(fēng)險等。采購部，財(cái)務(wù)部，經(jīng)管部，法務(wù)部，資金部五大部門長會簽項(xiàng)目意見書后報(bào)董事長審批項(xiàng)目經(jīng)理向采購簽貨物簽收單，項(xiàng)目經(jīng)理、供應(yīng)商、客戶三方簽客戶驗(yàn)收單，倉庫系統(tǒng)做虛擬入庫，現(xiàn)場協(xié)助驗(yàn)收，并將“安裝驗(yàn)收合格單”交給采購部財(cái)務(wù)部按照采購部提交的付款計(jì)劃安排走付款流程項(xiàng)目意見書合同交接表采購方案簽核表合同審批表貨物簽收單客戶驗(yàn)收合格單排款表 5.2無銷售合同的采購流程流程圖責(zé)任單位相關(guān)說明相關(guān)表單方案和產(chǎn)品討論供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商尋找供應(yīng)商開發(fā)供應(yīng)商詢價項(xiàng)目評估項(xiàng)目投標(biāo)報(bào)價 成功提交無合同采購申請及需求清單無合同采購申請審批提供采購方案采購方案審批簽訂采購合同同通知發(fā)貨，虛擬入庫，驗(yàn)收收集發(fā)票，對賬，制定提交付款計(jì)劃財(cái)務(wù)部安排付款采購部，產(chǎn)品中心（總監(jiān)）采購部產(chǎn)品中心（總監(jiān)），采購部，財(cái)務(wù)部，經(jīng)管部，法務(wù)部，資金部項(xiàng)目管理部（經(jīng)理）項(xiàng)目管理部（經(jīng)理）產(chǎn)品中心(總監(jiān))/管理層 （總裁）采購部采購部，產(chǎn)品中心（總監(jiān) ）采購部，法務(wù)部，財(cái)務(wù)部，管理層（總裁）采購部，倉庫，項(xiàng)目管理部（經(jīng)理）采購部財(cái)務(wù)部確定方案的可行性，成本，利潤，風(fēng)險等。采購部，財(cái)務(wù)部，經(jīng)管部，法務(wù)部，資金部五大部門長會簽項(xiàng)目意見書后報(bào)董事長審批項(xiàng)目經(jīng)理向采購簽貨物簽收單，項(xiàng)目經(jīng)理、供應(yīng)商、客戶三方簽客戶驗(yàn)收單，倉庫系統(tǒng)做虛擬入庫，現(xiàn)場協(xié)助驗(yàn)收，并將“安裝驗(yàn)收合格單”交給采購部財(cái)務(wù)部按照采購部提交的付款計(jì)劃安排走付款流程項(xiàng)目意見書無合同采購申請表采購方案簽核表合同審批表貨物簽收單客戶驗(yàn)收合格單排款表5.3付款流程圖流程圖責(zé)任單位相關(guān)說明相關(guān)表單制定付款計(jì)劃并提交財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)部根據(jù)付款計(jì)劃做付款申請付款申請單審核供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商尋找供應(yīng)商資金部付款結(jié)束采購部財(cái)務(wù)部采購部，財(cái)務(wù)部，管理層（總裁）資金部排款表付款申請單5.4供應(yīng)商管理流程圖流程圖責(zé)任單位相關(guān)說明相關(guān)表單供應(yīng)商評估和導(dǎo)入供應(yīng)商管理和考核對供應(yīng)商的異議和索賠供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商供應(yīng)商尋找供應(yīng)商供應(yīng)商檔案管理結(jié)束采購部，產(chǎn)品中心（總監(jiān)）采購部采購部，財(cái)務(wù)部，其他管理層采購部供應(yīng)商開發(fā)表