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1、上海智富企業(yè)發(fā)展（集團）有限公司 會議管理制度培訓課程 目錄第一章 總則第二章 管理內容第三章 處理及申訴第四章 附則 第一章 總則目的 為提高上海智富企業(yè)發(fā)展（集團）有限公司( 以下簡稱：集團) 各類會議的效率，規(guī)范會議的組織工作和議事程序，特制定本制度。 第一章 總則適用范圍 本制度適用于集團各中心、區(qū)域公司、事業(yè)部、經(jīng)理部（項目公司、項目部）（以下簡稱：成員單位）。 各成員單位可根據(jù)本制度，結合自身實際情況編制本單位會議管理實施細則，報集團行政人事中心審批后組織實施。 集團行政人事中心為集團層面會議的歸口管理部門，負責會議的組織和管理；其他單位行政人事部門為本單位會議的歸口管理部門。 本
2、制度中的會議主要是指工作例會、員工大會（工作總結會、年會、論壇）及其他由集團組織或各中心、事業(yè)部組織的重大事項的專題、專項會議。（召開頻率詳見表一：會議類型一覽表）第二章 管理內容-會議類型 會議類型一覽表 會議類型 工作例會 員工大會 專題會議指依據(jù)約定的慣例每隔一定期限舉行一次的會議。主要包括總裁辦公會、集團管控高階例會、集團生產(chǎn)工作例會、集團各中心工作例會、集團業(yè)務及職能條線工作例會、成員單位總裁/總經(jīng)理辦公會等。 指集團及其各成員單位在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中，對重要的計劃、規(guī)劃、方案、合同、制度流程建設等專題材料，組織有關人員、專家進行評估、論證或審定的會議。專題會議為不定期會議，通常
3、以一案一會為原則。指集團成員單位全體管理人員參加的各類會議。主要包括智富論壇、年會、半年度工作會議、新春茶話會、重要報告及培訓等，以及其他重要會議。 工作例會按照具體相關通知要求上報工作總結及計劃；行政人事部門根據(jù)會議發(fā)起單位要求，發(fā)布會議通知。如會議需要使用 電腦、投影儀、錄音筆等設備，由會議組織單位向行政人事或后勤管理部門提出申請，行政人事部門負責落實。會議過程中的茶水供應等服務工作，由行政人事部門安排專人負責。會議組織單位須做好與會人員的落實、會議簽到表、會議書面材料、會議紀要等相關工作。專題會議由會議組織單位至少提前1個工作日擬定會議內容，將會議內容上傳至本單位行政人事部門。會議內容要
4、明確會議基本信息，如：時間、地點、主持人、參加人員、議程、會議要求等，如有內容需在會議中討論決定的，要在內容中予以注明。行政人事部門負責擬定會議通知并發(fā)布；會議規(guī)范會前準備 會議規(guī)范會議紀律與會人員應在收到會議通知后第一時間向會議組織單位反饋能否參會的準確信息，如需請假應在接到通知后的1個工作日辦理請假手續(xù)，在征得同意后，指定人員代為參加會議并及時傳達會議內容；請假未獲批準的，不得缺席會議。 會議期間，與會人員須將個人通訊設備調至靜音狀態(tài)，不得在會議室接打電話。在室外接聽電話須長話短說（原則上不得超過2分鐘），及時回到會議當中，以避免錯過會議重要事項； 會議期間應保持會場安靜，不得喧嘩、竊竊私
5、語、各自交流； 會議規(guī)范會議紀律會議人員在發(fā)言時，其他人員不得打斷、或者擅自插言，如有緊急需要溝通的事項，須向主持人 示意，由主持人明確表示后方可進行發(fā)言； 4會議期間，如發(fā)表不同意見或建議時須圍繞會議主題發(fā)言，不講與會議無關的話題，發(fā)言時請注意語言及語氣，嚴禁在會議中出現(xiàn)人身攻擊或其他攻擊性的激烈言語； 5注意會議內容的保密，會議內容需要傳達的，通過單位行政人事部門在指定范圍內進行傳達，嚴禁擅自傳達會議內容； 6會議嚴格按照會議類型的規(guī)定時間內結束，無特殊情況，不得超時。 7 會務管理（一）各成員單位每周五須將本單位下一周會議計劃匯總后，報至集團行政人事中心（提交時間為周五下午14時前）。集
6、團行政人事中心將各成員單位會議計劃匯總后，報集團總裁審閱。如總裁需要參加某個會議，由集團行政人事中心負責通知相應的成員單位，并做好協(xié)調工作。 會務管理-會議紀要1、紀要整理。會議組織單位在會議結束后2個工作日內，應當及時整理會議紀要，并按照會議紀要查閱權限，做好紀要的傳閱和報備工作。2、紀要分類。分為A、B、C、D四個等級，該等級由 會議主持或與會最高領導確定紀要查閱權限分類僅允許各單位總裁/總經(jīng)理級別查閱 A級僅限部門經(jīng)理（含副經(jīng)理）以上級別人員查閱 B級僅限相關領導指定人員查閱 C級全體員工均可查閱 D級 會務管理會場整理由會議主辦部門負責通知行政人事或后勤管理部門及時清理會議現(xiàn)場。 集團
7、總部會議管理（一）需要使用會議室的會議組織單位應在會前通過 OA 系統(tǒng)按流程申請會議室，將擬召開會議的名稱、規(guī)格、時間、人數(shù)及相關要求提前通知行政人事部門。如需使用信息設備，要聯(lián)系戰(zhàn)略企劃中心信息管理部。 （二）行政人事部門根據(jù)各單位預約的會議申請次序，結合會議時間、規(guī)格、人數(shù)等因素，進行統(tǒng)籌安排，合理調配，并將確定的會議室地點及時通知會議組織單位。 （三）如遇臨時或突發(fā)情況，造成會議時間和場地沖突，行政或后勤管理部門，應及時通知會議室申請單位，并及時做好協(xié)調工作，按照申請會議室的先后時間、會議的重要程度（視參加會議領導級別而定）、緩急（由集團總裁本人或其授權者臨時或緊急召開的有集團外嘉賓參加
8、的會議）為順序來協(xié)調會議室。 （四）會議組織單位在會前須聯(lián)同行政人事部門、戰(zhàn)略企劃中心信息管理部，根據(jù)會議需要對相關設備進行配置、調試，如：會議桌椅、電腦設備、視聽設備、飲水設施、空調及電話等； 集團總部會議管理（五）會議室應根據(jù)具體會議的規(guī)格、性質和需要進行環(huán)境布置； （六）參加會議的單位及員工，應正確使用并愛護會議室的設施設備，發(fā)生問題應及時與行政人事部門、戰(zhàn)略企劃中心信息管理部聯(lián)系，不得擅自處理設備故障。與會人員應自覺保持會議室的整潔，不亂丟紙 屑、雜物等。 （七）會議過程中如需用餐，按照集團工作餐標準提供餐飲。 第三章 處理及申訴無故缺席會議且未辦理請假手續(xù)者，副經(jīng)理及以上人員扣除10
9、00元；副經(jīng)理以下人員扣除500元；副經(jīng)理及以上人員未能參加會議又不指定人員代為參加會議的，扣除300元； 一二三四 會議期間在會場內吸煙者且不聽勸阻的，視具體情況，扣除 200-300元 參加會議無故遲到者，副經(jīng)理以上人員扣除200元，副經(jīng)理以下人員扣除100元；會議期間在會場內接打電話者且不聽勸阻的，視具體情況，扣除200-300元； 七八九六五會議中隨意喧嘩、打斷他人發(fā)言者，影響會議進行的，視情節(jié)輕重情況，扣除300500元； 會議期間發(fā)生口角或出言不遜帶有人身攻擊、惡劣語言者，造成惡劣影響的，扣除2000元； 參會人員違反公司保密制度，將會議保密事項外傳，情節(jié)較輕的，扣除2000-50
10、00元；因其泄密行為給集團造成惡劣影響或經(jīng)濟損失的，終止勞動關系，并視具體情況必要時追究其經(jīng)濟與法律責任；會議組織單位未按要求及時上報會議紀要的，對相關責任人扣除1000元； 成員單位未按時間節(jié)點上報下一周會議安排匯總表的，對相關責任人扣除500元； 第三章 處理及申訴 第三章 處理及申訴上述（一）至（七）條違反會議規(guī)定的行為，由會議組織單位做好記錄，并由單位負責人簽字確認，形成書面處罰意見，報行政人事部門處理；第（八）、（九）條由行政人事部門考核。 以上所有扣款由行政人事部門將書面明細報至本單位財務，從責任人績效工資或獎金中直接扣除。所扣除的款項均作為集團公益活動經(jīng)費。 申訴因違反本制度被處罰的，如當事人不服處罰，可在3個工作日內向集團內控審計中心提出申訴。集團內控審計中心，在接到申訴后15個工作日內，對事實情況進行調查了解，根據(jù)事實，結合本制度規(guī)定，作出維持或撤消處罰決定。 第四章 附則本制度自發(fā)布之日起施行。原有的相關會議制度與本制度沖突的，參照本制度執(zhí)行。 集團行政人事中心擁有對本制度的最終解釋權。本制度由集團行政人事中心起草和修訂，經(jīng)由集團各中心、事業(yè)部領導會簽意見后，報集團總裁審批后發(fā)布；
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