會議管理制度

上海智富企業(yè)發(fā)展（集團(tuán)）有限公司 會議管理制度培訓(xùn)課程 目錄第一章 總則第二章 管理內(nèi)容第三章 處理及申訴第四章 附則 第一章 總則目的 為提高上海智富企業(yè)發(fā)展（集團(tuán)）有限公司( 以下簡稱：集團(tuán)) 各類會議的效率，規(guī)范會議的組織工作和議事程序，特制定本制度。 第一章 總則適用范圍 本制度適用于集團(tuán)各中心、區(qū)域公司、事業(yè)部、經(jīng)理部（項目公司、項目部）（以下簡稱：成員單位）。 各成員單位可根據(jù)本制度，結(jié)合自身實際情況編制本單位會議管理實施細(xì)則，報集團(tuán)行政人事中心審批后組織實施。 集團(tuán)行政人事中心為集團(tuán)層面會議的歸口管理部門，負(fù)責(zé)會議的組織和管理；其他單位行政人事部門為本單位會議的歸口管理部門。 本制度中的會議主要是指工作例會、員工大會（工作總結(jié)會、年會、論壇）及其他由集團(tuán)組織或各中心、事業(yè)部組織的重大事項的專題、專項會議。（召開頻率詳見表一：會議類型一覽表）第二章 管理內(nèi)容-會議類型 會議類型一覽表 會議類型 工作例會 員工大會 專題會議指依據(jù)約定的慣例每隔一定期限舉行一次的會議。主要包括總裁辦公會、集團(tuán)管控高階例會、集團(tuán)生產(chǎn)工作例會、集團(tuán)各中心工作例會、集團(tuán)業(yè)務(wù)及職能條線工作例會、成員單位總裁/總經(jīng)理辦公會等。 指集團(tuán)及其各成員單位在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動中，對重要的計劃、規(guī)劃、方案、合同、制度流程建設(shè)等專題材料，組織有關(guān)人員、專家進(jìn)行評估、論證或?qū)彾ǖ臅h。專題會議為不定期會議，通常以一案一會為原則。指集團(tuán)成員單位全體管理人員參加的各類會議。主要包括智富論壇、年會、半年度工作會議、新春茶話會、重要報告及培訓(xùn)等，以及其他重要會議。 工作例會按照具體相關(guān)通知要求上報工作總結(jié)及計劃；行政人事部門根據(jù)會議發(fā)起單位要求，發(fā)布會議通知。如會議需要使用 電腦、投影儀、錄音筆等設(shè)備，由會議組織單位向行政人事或后勤管理部門提出申請，行政人事部門負(fù)責(zé)落實。會議過程中的茶水供應(yīng)等服務(wù)工作，由行政人事部門安排專人負(fù)責(zé)。會議組織單位須做好與會人員的落實、會議簽到表、會議書面材料、會議紀(jì)要等相關(guān)工作。專題會議由會議組織單位至少提前1個工作日擬定會議內(nèi)容，將會議內(nèi)容上傳至本單位行政人事部門。會議內(nèi)容要明確會議基本信息，如：時間、地點、主持人、參加人員、議程、會議要求等，如有內(nèi)容需在會議中討論決定的，要在內(nèi)容中予以注明。行政人事部門負(fù)責(zé)擬定會議通知并發(fā)布；會議規(guī)范會前準(zhǔn)備 會議規(guī)范會議紀(jì)律與會人員應(yīng)在收到會議通知后第一時間向會議組織單位反饋能否參會的準(zhǔn)確信息，如需請假應(yīng)在接到通知后的1個工作日辦理請假手續(xù)，在征得同意后，指定人員代為參加會議并及時傳達(dá)會議內(nèi)容；請假未獲批準(zhǔn)的，不得缺席會議。 會議期間，與會人員須將個人通訊設(shè)備調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會議室接打電話。在室外接聽電話須長話短說（原則上不得超過2分鐘），及時回到會議當(dāng)中，以避免錯過會議重要事項； 會議期間應(yīng)保持會場安靜，不得喧嘩、竊竊私語、各自交流； 會議規(guī)范會議紀(jì)律會議人員在發(fā)言時，其他人員不得打斷、或者擅自插言，如有緊急需要溝通的事項，須向主持人 示意，由主持人明確表示后方可進(jìn)行發(fā)言； 4會議期間，如發(fā)表不同意見或建議時須圍繞會議主題發(fā)言，不講與會議無關(guān)的話題，發(fā)言時請注意語言及語氣，嚴(yán)禁在會議中出現(xiàn)人身攻擊或其他攻擊性的激烈言語； 5注意會議內(nèi)容的保密，會議內(nèi)容需要傳達(dá)的，通過單位行政人事部門在指定范圍內(nèi)進(jìn)行傳達(dá)，嚴(yán)禁擅自傳達(dá)會議內(nèi)容； 6會議嚴(yán)格按照會議類型的規(guī)定時間內(nèi)結(jié)束，無特殊情況，不得超時。 7 會務(wù)管理（一）各成員單位每周五須將本單位下一周會議計劃匯總后，報至集團(tuán)行政人事中心（提交時間為周五下午14時前）。集團(tuán)行政人事中心將各成員單位會議計劃匯總后，報集團(tuán)總裁審閱。如總裁需要參加某個會議，由集團(tuán)行政人事中心負(fù)責(zé)通知相應(yīng)的成員單位，并做好協(xié)調(diào)工作。 會務(wù)管理-會議紀(jì)要1、紀(jì)要整理。會議組織單位在會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，應(yīng)當(dāng)及時整理會議紀(jì)要，并按照會議紀(jì)要查閱權(quán)限，做好紀(jì)要的傳閱和報備工作。2、紀(jì)要分類。分為A、B、C、D四個等級，該等級由 會議主持或與會最高領(lǐng)導(dǎo)確定紀(jì)要查閱權(quán)限分類僅允許各單位總裁/總經(jīng)理級別查閱 A級僅限部門經(jīng)理（含副經(jīng)理）以上級別人員查閱 B級僅限相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)指定人員查閱 C級全體員工均可查閱 D級 會務(wù)管理會場整理由會議主辦部門負(fù)責(zé)通知行政人事或后勤管理部門及時清理會議現(xiàn)場。 集團(tuán)總部會議管理（一）需要使用會議室的會議組織單位應(yīng)在會前通過 OA 系統(tǒng)按流程申請會議室，將擬召開會議的名稱、規(guī)格、時間、人數(shù)及相關(guān)要求提前通知行政人事部門。如需使用信息設(shè)備，要聯(lián)系戰(zhàn)略企劃中心信息管理部。 （二）行政人事部門根據(jù)各單位預(yù)約的會議申請次序，結(jié)合會議時間、規(guī)格、人數(shù)等因素，進(jìn)行統(tǒng)籌安排，合理調(diào)配，并將確定的會議室地點及時通知會議組織單位。 （三）如遇臨時或突發(fā)情況，造成會議時間和場地沖突，行政或后勤管理部門，應(yīng)及時通知會議室申請單位，并及時做好協(xié)調(diào)工作，按照申請會議室的先后時間、會議的重要程度（視參加會議領(lǐng)導(dǎo)級別而定）、緩急（由集團(tuán)總裁本人或其授權(quán)者臨時或緊急召開的有集團(tuán)外嘉賓參加的會議）為順序來協(xié)調(diào)會議室。 （四）會議組織單位在會前須聯(lián)同行政人事部門、戰(zhàn)略企劃中心信息管理部，根據(jù)會議需要對相關(guān)設(shè)備進(jìn)行配置、調(diào)試，如：會議桌椅、電腦設(shè)備、視聽設(shè)備、飲水設(shè)施、空調(diào)及電話等； 集團(tuán)總部會議管理（五）會議室應(yīng)根據(jù)具體會議的規(guī)格、性質(zhì)和需要進(jìn)行環(huán)境布置； （六）參加會議的單位及員工，應(yīng)正確使用并愛護(hù)會議室的設(shè)施設(shè)備，發(fā)生問題應(yīng)及時與行政人事部門、戰(zhàn)略企劃中心信息管理部聯(lián)系，不得擅自處理設(shè)備故障。與會人員應(yīng)自覺保持會議室的整潔，不亂丟紙 屑、雜物等。 （七）會議過程中如需用餐，按照集團(tuán)工作餐標(biāo)準(zhǔn)提供餐飲。 第三章 處理及申訴無故缺席會議且未辦理請假手續(xù)者，副經(jīng)理及以上人員扣除1000元；副經(jīng)理以下人員扣除500元；副經(jīng)理及以上人員未能參加會議又不指定人員代為參加會議的，扣除300元； 一二三四 會議期間在會場內(nèi)吸煙者且不聽勸阻的，視具體情況，扣除 200-300元 參加會議無故遲到者，副經(jīng)理以上人員扣除200元，副經(jīng)理以下人員扣除100元；會議期間在會場內(nèi)接打電話者且不聽勸阻的，視具體情況，扣除200-300元； 七八九六五會議中隨意喧嘩、打斷他人發(fā)言者，影響會議進(jìn)行的，視情節(jié)輕重情況，扣除300500元； 會議期間發(fā)生口角或出言不遜帶有人身攻擊、惡劣語言者，造成惡劣影響的，扣除2000元； 參會人員違反公司保密制度，將會議保密事項外傳，情節(jié)較輕的，扣除2000-5000元；因其泄密行為給集團(tuán)造成惡劣影響或經(jīng)濟(jì)損失的，終止勞動關(guān)系，并視具體情況必要時追究其經(jīng)濟(jì)與法律責(zé)任；會議組織單位未按要求及時上報會議紀(jì)要的，對相關(guān)責(zé)任人扣除1000元； 成員單位未按時間節(jié)點上報下一周會議安排匯總表的，對相關(guān)責(zé)任人扣除500元； 第三章 處理及申訴 第三章 處理及申訴上述（一）至（七）條違反會議規(guī)定的行為，由會議組織單位做好記錄，并由單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，形成書面處罰意見，報行政人事部門處理；第（八）、（九）條由行政人事部門考核。 以上所有扣款由行政人事部門將書面明細(xì)報至本單位財務(wù)，從責(zé)任人績效工資或獎金中直接扣除。所扣除的款項均作為集團(tuán)公益活動經(jīng)費。 申訴因違反本制度被處罰的，如當(dāng)事人不服處罰，可在3個工作日內(nèi)向集團(tuán)內(nèi)控審計中心提出申訴。集團(tuán)內(nèi)控審計中心，在接到申訴后15個工作日內(nèi)，對事實情況進(jìn)行調(diào)查了解，根據(jù)事實，結(jié)合本制度規(guī)定，作出維持或撤消處罰決定。 第四章 附則本制度自發(fā)布之日起施行。原有的相關(guān)會議制度與本制度沖突的，參照本制度執(zhí)行。 集團(tuán)行政人事中心擁有對本制度的最終解釋權(quán)。本制度由集團(tuán)行政人事中心起草和修訂，經(jīng)由集團(tuán)各中心、事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)會簽意見后，報集團(tuán)總裁審批后發(fā)布；