管理制度公司采購管理制度

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1、管理制度 ) 公司采購管理制度采購管理制度1. 總則1.1 為規(guī)范公司商務采購工作,特制定本制度。1.2 本制度適用于公司的商務采購 / 招標活動(含辦公用品、工程、設備設施 維修/維護等項目)。2. 采購/ 招標原則2.1 嚴格執(zhí)行詢議價程序2.1.1 采購 / 招標活動,必須由項目需求部門擬定工程、辦公用品、項目的 招標書(含項目完成時間、質量要求及驗收標準等) ;2.1.2 采購 / 招標活動,必須有三家之上具備合法資質的供應商提供報價,同時應圍繞供應商資信情況進行背景調查,且如實記錄;2.1.3 于權衡質量、價格、交貨時間、售后服務、資信、客戶群等因素的基礎上,由管理部聯(lián)合采購項目需求

2、部門、財務部進行綜合評估,且和供應商進 壹步議定最終價格及采購 / 招標要求;2.1.4 臨時性應急采購 / 招標的項目,須向公司領導電話匯報,經(jīng)授權確認后,能夠先予實施,但應于項目實施之日起五個工作日內,補充完善關聯(lián)審批 程序。2.2 采購會審、合同會簽制度2.2.1 采購 / 招標活動,必須各關聯(lián)部門共同參和,調研匯總各方意見,形 成書面的評估方案,經(jīng)公司領導審核,且確認最終中標單位;2.2.2 采購業(yè)務負責人根據(jù)采購項目招標書關聯(lián)要求,擬定合作協(xié)議 , 報公司領導審核;2.2.3 采購業(yè)務負責人和中標單位溝通且確認合作協(xié)議 ,報公司領導批 準后,予以執(zhí)行。2.3 職責分離2.3.1 采購

3、人員不得單獨實施貨物、工程項目和服務的驗收;2.3.2 采購 / 招標過程中,貨物質量、數(shù)量、交貨等問題的解決,應由管理 部、項目需求部門根據(jù)合同要求及有關標準,和供應商協(xié)商完成;2.3.3 財務部負責對項目采購 / 招標過程中,關聯(lián)費用的審核及評估程序合 法性的監(jiān)控。2.4 壹致性原則2.4.1 采購人員采購的物品或服務必須和采購單所列要求規(guī)格、 型號、數(shù)量 相壹致;2.4.2 于市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下, 采購人員應 及時反饋信息,由項目需求部門綜合評估,變更采購單,經(jīng)公司領導確認后, 再次向供應商發(fā)出采購要約。2.5 廉潔制度所有采購人員必須做到:2.5.1 自覺維

4、護公司利益,努力提高采購質量,降低采購成本,提高采購效率;2.5.2 加強學習,提高認識,增強法治觀念;2.5.3 廉潔自律,不能向供應商索取或收受回扣;2.5.4 嚴格按采購制度和程序辦事,自覺接受監(jiān)督;2.5.5 工作認真仔細,不出差錯,不因自身工作失誤給公司造成損失;2.5.6 努力學習業(yè)務,廣泛掌握和采購業(yè)務關聯(lián)的新設備及市場信息。3. 采購程序3.1 供應商的選擇3.1.1 供應商必須具有合法資質 (供應商評估過程中, 參和投標單位應提交 營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證明、組織機構代碼證及其他專業(yè)資質證明) ;3.1.2 對于經(jīng)常使用的商品或服務, 管理部應較全面地了解掌握供應商的管理情況、質

5、量控制、運輸、售后服務等方面的情況,建立供應商檔案,做好記 錄,會同關聯(lián)部門對供應商定期進行評估和審計;3.1.3 于選擇供應商時, 必須進行詢議價程序和綜合評估; 供應商為中間商時,應調查其信譽、技術服務能力、資質、以往的服務對象及客戶評價情況, 供應商的報價不能作為唯壹決定的因素;3.1.4 為確保供應渠道的暢通, 防止意外情況的發(fā)生, 應有倆家或倆家之上 供應商作為后備供應商或于其間進行交互采購。3.2 采購程序3.2.1 固定資產(chǎn)及其他零星物品的申請,由各使用部門報管理部統(tǒng)壹申請。根據(jù)采購申請流程,由各關聯(lián)部門審核,且經(jīng)公司領導批準后,方可交管理部 采購人員實施采購。3.2.2 采購

6、/ 招標活動,應嚴格遵循采購申請流程及標準要求,由各關聯(lián)部 門審批。項目采購申請中如果要素不明確者,應予退回。3.2.3 采購詢價、綜合評估、會簽合同,由管理部協(xié)調財務及采購 / 招標項 目需求部門共同完成,報公司領導批準。項目需求部門負責采購物品的功能及 適用性(必要時可商請外部關聯(lián)專業(yè)人士予以協(xié)助)檢查;3.2.4 財務部門負責預算控制、價格調查、 合同付款條款的審核,管理部負 責合同風險條款的審查、合同條款的談判,付款申請、索賠、采購檔案的建立, 市場信息的收集。同時,和供方和生產(chǎn)廠聯(lián)系貨物接送的時間、方式、到貨情 況、質量反饋及確認售后服務事宜。3.2.5 采購過程中發(fā)生變化時, 項目

7、需求部門出具采購變更申請, 由公司領 導簽字確認后,交管理部采購人員執(zhí)行。3.2.6 采購/ 招標項目需求部門、管理部負責出具接收方案。3.2.7 關聯(lián)表格后附。3.3 付款程序3.3.1 管理部根據(jù)付款計劃提出申請, 根據(jù)財務付款申請流程, 由部門負責 人簽字,后附付款明細單據(jù)、 合作協(xié)議,交給財務部審核,且經(jīng)公司領導批 準后,由財務部辦理付款手續(xù);3.3.2 大宗采購行為(采購 / 招標單價于 500 元之上),應要求供應商提供 開戶行及銀行賬號信息,優(yōu)先考慮銀行轉賬支付,原則上不予現(xiàn)金結算;3.3.3 付款前, 必須向供應商索要發(fā)票, 核對發(fā)票內容是否和合同壹致,且 填寫發(fā)票明細單,部門

8、負責人簽字,財務部審核,公司領導批準后,由財務部 核銷4. 違約處理4.1 采購人員應積極跟進項目采購 / 招標項目,確認項目交付期,如可能出現(xiàn) 延期,管理部應及時通知關聯(lián)部門;4.2 貨物出現(xiàn)質量問題后,由使用者提出書面意見,報部門負責人審核,交管理部處理。管理部接到意見后,將情況上報公司領導,且按投訴做緊急處理, 及時以書面形式報給供應商,且電話通知, 要求供應商換貨、 退貨或變更服務;4.3合作協(xié)議中,應明確合作雙方權利、義務、違約責任,及仲裁和解約 條款;4.4 管理部和供應商協(xié)商不成的,或造成損失的,由財務部核算損失,管理 部負責追索;追索不成,由法院裁決。5. 審計監(jiān)督5.1 財務

9、部負責對采購全過程進行財務監(jiān)督、核查和審計;5.2 于采購詢價、議價、合同簽訂、合同執(zhí)行和采購結算過程中,除有管理 部、采購項目需求部門及關聯(lián)領導參和外,財務部門要全程參和;5.3 采購人員要自覺接受審計及針對采購活動的監(jiān)督和質詢;對采購人員于 采購過程發(fā)生的違犯廉潔制度的行為, 將按公司有關制度予以制裁; 情節(jié)嚴重, 觸犯法律者,移送公安機關處理管理部2010-7-20附表壹、合同報批表:合同報批表(付款類)合同類別:付款類申報類別:申報時間:合同編號:寫稱 名 同 合要 提 容 內的 標 同 合價格比較壹 價 報 考 參二 價 報 考 參三 價 報 考 參簽約對方合洽談人姓名職務電話業(yè)務情

10、況資信情況合同責任人簽名:年月日以下由各部門責任人和公司領導簽署意見使用部門意見簽名:年月日管理部意見簽名:年月日總經(jīng)理意見簽名:年月日注:本表須附以下材料壹且報送有關部門:1、簽約對方單位營業(yè)執(zhí)照復印件、關聯(lián)資質證明、許可證復印件等:2、合同對方洽談人法人授權委托書。附件二、項目 /工程采購申請單:深圳市湘勞人力資源開發(fā)服務 XX 公司財務管理制度SHENZHENXIANGLAORENLIZIYUANGONGSICAIWUGUANLI項目 / 工程采購申請單申請部門申請人申請時間申請事由編號項目名稱規(guī)格 / 型號數(shù)量/ 單位單價總金額需求時間備注12345678910金額總計(元)部門負責人意見管理部意見財務部意見總經(jīng)理意見備注:1 、項目采購過程中,應嚴格履行“先申請,后采購”的原則,未經(jīng)授權的采購行為,由采購人員承擔全部責任;2 、費用報銷時,應將本表單作為附件,附于費用報銷單后,否則不予報銷。

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