管理制度公司采購管理制度

管理制度 ) 公司采購管理制度采購管理制度1. 總則1.1 為規(guī)范公司商務(wù)采購工作，特制定本制度。1.2 本制度適用于公司的商務(wù)采購 / 招標(biāo)活動（含辦公用品、工程、設(shè)備設(shè)施 維修/維護等項目）。2. 采購/ 招標(biāo)原則2.1 嚴(yán)格執(zhí)行詢議價程序2.1.1 采購 / 招標(biāo)活動，必須由項目需求部門擬定工程、辦公用品、項目的 招標(biāo)書（含項目完成時間、質(zhì)量要求及驗收標(biāo)準(zhǔn)等） ；2.1.2 采購 / 招標(biāo)活動，必須有三家之上具備合法資質(zhì)的供應(yīng)商提供報價，同時應(yīng)圍繞供應(yīng)商資信情況進行背景調(diào)查，且如實記錄；2.1.3 于權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上，由管理部聯(lián)合采購項目需求部門、財務(wù)部進行綜合評估，且和供應(yīng)商進 壹步議定最終價格及采購 / 招標(biāo)要求；2.1.4 臨時性應(yīng)急采購 / 招標(biāo)的項目，須向公司領(lǐng)導(dǎo)電話匯報，經(jīng)授權(quán)確認(rèn)后，能夠先予實施，但應(yīng)于項目實施之日起五個工作日內(nèi)，補充完善關(guān)聯(lián)審批 程序。2.2 采購會審、合同會簽制度2.2.1 采購 / 招標(biāo)活動，必須各關(guān)聯(lián)部門共同參和，調(diào)研匯總各方意見，形 成書面的評估方案，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核，且確認(rèn)最終中標(biāo)單位；2.2.2 采購業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)采購項目招標(biāo)書關(guān)聯(lián)要求，擬定合作協(xié)議 ， 報公司領(lǐng)導(dǎo)審核；2.2.3 采購業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人和中標(biāo)單位溝通且確認(rèn)合作協(xié)議 ，報公司領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)后，予以執(zhí)行。2.3 職責(zé)分離2.3.1 采購人員不得單獨實施貨物、工程項目和服務(wù)的驗收；2.3.2 采購 / 招標(biāo)過程中，貨物質(zhì)量、數(shù)量、交貨等問題的解決，應(yīng)由管理 部、項目需求部門根據(jù)合同要求及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，和供應(yīng)商協(xié)商完成；2.3.3 財務(wù)部負(fù)責(zé)對項目采購 / 招標(biāo)過程中，關(guān)聯(lián)費用的審核及評估程序合 法性的監(jiān)控。2.4 壹致性原則2.4.1 采購人員采購的物品或服務(wù)必須和采購單所列要求規(guī)格、 型號、數(shù)量 相壹致；2.4.2 于市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下， 采購人員應(yīng) 及時反饋信息，由項目需求部門綜合評估，變更采購單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后， 再次向供應(yīng)商發(fā)出采購要約。2.5 廉潔制度所有采購人員必須做到：2.5.1 自覺維護公司利益，努力提高采購質(zhì)量，降低采購成本，提高采購效率；2.5.2 加強學(xué)習(xí)，提高認(rèn)識，增強法治觀念；2.5.3 廉潔自律，不能向供應(yīng)商索取或收受回扣；2.5.4 嚴(yán)格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督；2.5.5 工作認(rèn)真仔細(xì)，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失；2.5.6 努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，廣泛掌握和采購業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的新設(shè)備及市場信息。3. 采購程序3.1 供應(yīng)商的選擇3.1.1 供應(yīng)商必須具有合法資質(zhì) （供應(yīng)商評估過程中， 參和投標(biāo)單位應(yīng)提交 營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證明、組織機構(gòu)代碼證及其他專業(yè)資質(zhì)證明） ；3.1.2 對于經(jīng)常使用的商品或服務(wù)， 管理部應(yīng)較全面地了解掌握供應(yīng)商的管理情況、質(zhì)量控制、運輸、售后服務(wù)等方面的情況，建立供應(yīng)商檔案，做好記 錄，會同關(guān)聯(lián)部門對供應(yīng)商定期進行評估和審計；3.1.3 于選擇供應(yīng)商時， 必須進行詢議價程序和綜合評估； 供應(yīng)商為中間商時，應(yīng)調(diào)查其信譽、技術(shù)服務(wù)能力、資質(zhì)、以往的服務(wù)對象及客戶評價情況， 供應(yīng)商的報價不能作為唯壹決定的因素；3.1.4 為確保供應(yīng)渠道的暢通， 防止意外情況的發(fā)生， 應(yīng)有倆家或倆家之上 供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或于其間進行交互采購。3.2 采購程序3.2.1 固定資產(chǎn)及其他零星物品的申請，由各使用部門報管理部統(tǒng)壹申請。根據(jù)采購申請流程，由各關(guān)聯(lián)部門審核，且經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可交管理部 采購人員實施采購。3.2.2 采購 / 招標(biāo)活動，應(yīng)嚴(yán)格遵循采購申請流程及標(biāo)準(zhǔn)要求，由各關(guān)聯(lián)部 門審批。項目采購申請中如果要素不明確者，應(yīng)予退回。3.2.3 采購詢價、綜合評估、會簽合同，由管理部協(xié)調(diào)財務(wù)及采購 / 招標(biāo)項 目需求部門共同完成，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。項目需求部門負(fù)責(zé)采購物品的功能及 適用性（必要時可商請外部關(guān)聯(lián)專業(yè)人士予以協(xié)助）檢查；3.2.4 財務(wù)部門負(fù)責(zé)預(yù)算控制、價格調(diào)查、 合同付款條款的審核，管理部負(fù) 責(zé)合同風(fēng)險條款的審查、合同條款的談判，付款申請、索賠、采購檔案的建立， 市場信息的收集。同時，和供方和生產(chǎn)廠聯(lián)系貨物接送的時間、方式、到貨情 況、質(zhì)量反饋及確認(rèn)售后服務(wù)事宜。3.2.5 采購過程中發(fā)生變化時， 項目需求部門出具采購變更申請， 由公司領(lǐng) 導(dǎo)簽字確認(rèn)后，交管理部采購人員執(zhí)行。3.2.6 采購/ 招標(biāo)項目需求部門、管理部負(fù)責(zé)出具接收方案。3.2.7 關(guān)聯(lián)表格后附。3.3 付款程序3.3.1 管理部根據(jù)付款計劃提出申請， 根據(jù)財務(wù)付款申請流程， 由部門負(fù)責(zé) 人簽字，后附付款明細(xì)單據(jù)、 合作協(xié)議，交給財務(wù)部審核，且經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn)后，由財務(wù)部辦理付款手續(xù)；3.3.2 大宗采購行為（采購 / 招標(biāo)單價于 500 元之上），應(yīng)要求供應(yīng)商提供 開戶行及銀行賬號信息，優(yōu)先考慮銀行轉(zhuǎn)賬支付，原則上不予現(xiàn)金結(jié)算；3.3.3 付款前， 必須向供應(yīng)商索要發(fā)票， 核對發(fā)票內(nèi)容是否和合同壹致，且 填寫發(fā)票明細(xì)單，部門負(fù)責(zé)人簽字，財務(wù)部審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由財務(wù)部 核銷4. 違約處理4.1 采購人員應(yīng)積極跟進項目采購 / 招標(biāo)項目，確認(rèn)項目交付期，如可能出現(xiàn) 延期，管理部應(yīng)及時通知關(guān)聯(lián)部門；4.2 貨物出現(xiàn)質(zhì)量問題后，由使用者提出書面意見，報部門負(fù)責(zé)人審核，交管理部處理。管理部接到意見后，將情況上報公司領(lǐng)導(dǎo)，且按投訴做緊急處理， 及時以書面形式報給供應(yīng)商，且電話通知， 要求供應(yīng)商換貨、 退貨或變更服務(wù)；4.3合作協(xié)議中，應(yīng)明確合作雙方權(quán)利、義務(wù)、違約責(zé)任，及仲裁和解約 條款；4.4 管理部和供應(yīng)商協(xié)商不成的，或造成損失的，由財務(wù)部核算損失，管理 部負(fù)責(zé)追索；追索不成，由法院裁決。5. 審計監(jiān)督5.1 財務(wù)部負(fù)責(zé)對采購全過程進行財務(wù)監(jiān)督、核查和審計；5.2 于采購詢價、議價、合同簽訂、合同執(zhí)行和采購結(jié)算過程中，除有管理 部、采購項目需求部門及關(guān)聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)參和外，財務(wù)部門要全程參和；5.3 采購人員要自覺接受審計及針對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢；對采購人員于 采購過程發(fā)生的違犯廉潔制度的行為， 將按公司有關(guān)制度予以制裁； 情節(jié)嚴(yán)重， 觸犯法律者，移送公安機關(guān)處理管理部2010-7-20附表壹、合同報批表：合同報批表（付款類）合同類別：付款類申報類別：申報時間：合同編號：寫稱 名 同 合要 提 容 內(nèi)的 標(biāo) 同 合價格比較壹 價 報 考 參二 價 報 考 參三 價 報 考 參簽約對方合洽談人姓名職務(wù)電話業(yè)務(wù)情況資信情況合同責(zé)任人簽名：年月日以下由各部門責(zé)任人和公司領(lǐng)導(dǎo)簽署意見使用部門意見簽名：年月日管理部意見簽名：年月日總經(jīng)理意見簽名：年月日注：本表須附以下材料壹且報送有關(guān)部門：1、簽約對方單位營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、關(guān)聯(lián)資質(zhì)證明、許可證復(fù)印件等：2、合同對方洽談人法人授權(quán)委托書。附件二、項目 /工程采購申請單：深圳市湘勞人力資源開發(fā)服務(wù) XX 公司財務(wù)管理制度SHENZHENXIANGLAORENLIZIYUANGONGSICAIWUGUANLI項目 / 工程采購申請單申請部門申請人申請時間申請事由編號項目名稱規(guī)格 / 型號數(shù)量/ 單位單價總金額需求時間備注12345678910金額總計（元）部門負(fù)責(zé)人意見管理部意見財務(wù)部意見總經(jīng)理意見備注：1 、項目采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格履行“先申請，后采購”的原則，未經(jīng)授權(quán)的采購行為，由采購人員承擔(dān)全部責(zé)任；2 、費用報銷時，應(yīng)將本表單作為附件，附于費用報銷單后，否則不予報銷。