會(huì)議室管理使用

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1、精品會(huì)議室管理制度一、制訂目的：為節(jié)約公司資源，提高各部門會(huì)議效率，保障會(huì)議室的正常使用狀態(tài)，人事行政 部現(xiàn)面向公司內(nèi)部實(shí)施會(huì)議室使用管理制度，具體事項(xiàng)如下。二、適用范圍：本制度適用于公司會(huì)議室的管理與使用。三、權(quán) 責(zé)：1 .人事行政部：全面負(fù)責(zé)會(huì)議室日常管理。了會(huì)議室使用接收、審核及相關(guān)協(xié)調(diào)工作；2會(huì)議室物資準(zhǔn)備；（3會(huì)后會(huì)議室整理。2 .各部門：負(fù)責(zé)會(huì)議室的申請(qǐng)并遵循本規(guī)定規(guī)范使用會(huì)議室。會(huì)議室的及時(shí)申請(qǐng)；3 會(huì)議中會(huì)議室內(nèi)所有器材設(shè)備的保管與維護(hù)；三、具體流程:1.申請(qǐng)：各部門使用會(huì)議室，請(qǐng)指定專人，在人事行政處登記會(huì)議室使用申請(qǐng)表（附件1）。2.申請(qǐng)時(shí)間：因會(huì)議等級(jí)不同，需準(zhǔn)備會(huì)議物資

2、，請(qǐng)按照以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行：物資準(zhǔn)備申請(qǐng)時(shí)限無(wú)需物資準(zhǔn)備30分鐘前申請(qǐng)需提供純凈水?dāng)[放1小時(shí)前申請(qǐng)需準(zhǔn)備電腦、投影設(shè)備、鮮花、水果、客餐等服務(wù)1個(gè)工作日前申請(qǐng)四、會(huì)議室使用規(guī)定1 .會(huì)議室均由行政人事部統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用，并負(fù)責(zé)衛(wèi)生、安全以及對(duì) 室內(nèi)設(shè)備物品的管理；2 .部門或個(gè)人需要使用會(huì)議室時(shí)，需提前半天向人事行政部行政人員提出申請(qǐng)并填 寫會(huì)議室使用申請(qǐng)表，經(jīng)人事行政部審核后方可使用。臨時(shí)性使用會(huì)議室，必須經(jīng) 人事行政部負(fù)責(zé)人同意后方可使用；3 .使用原則：先申請(qǐng)，后使用。沒有按規(guī)定申請(qǐng)的部門或個(gè)人，在沒有沖突的情況 下，補(bǔ)充相應(yīng)手續(xù)后可使用；但如有沖突，必需禮讓先申請(qǐng)使用會(huì)議室的部門或

3、個(gè)人； 特殊情況下，經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。但人事行政部不負(fù)責(zé)協(xié)商，由使 用者自行協(xié)商；4 .遇公司層級(jí)的緊急及重要的會(huì)議時(shí)，已申請(qǐng)使用會(huì)議室的部門或個(gè)人，在不能調(diào) 換的情況下，部門或個(gè)人應(yīng)先讓公司層級(jí)的重要會(huì)議；5 .部門及個(gè)人需在所預(yù)約的時(shí)間到達(dá)會(huì)議室并開始使用。超過 10分鐘仍未到達(dá)會(huì) 議室的，人事行政部有權(quán)對(duì)會(huì)議室的使用另作安排；6 .部門及個(gè)人應(yīng)按預(yù)約的時(shí)間內(nèi)使用完畢， 不得超時(shí)使用。如需延長(zhǎng)使用時(shí)間，需 及時(shí)通知人事行政部；7 .任何部門或個(gè)人在使用會(huì)議室期間，必須愛護(hù)會(huì)議室的設(shè)備設(shè)施并且安全使用。 嚴(yán)禁私自接拉電源，私自移動(dòng)設(shè)備。如因個(gè)人原因造成設(shè)施設(shè)備損壞，須照價(jià)賠償

4、；8 .會(huì)議室內(nèi)的所有設(shè)施設(shè)備，未經(jīng)允許，不得帶出會(huì)議室；9 .會(huì)議室使用期間，使用部門或個(gè)人自行負(fù)責(zé)會(huì)議的模式安排、 人員接待、會(huì)議記 錄等；10 .會(huì)議室使用期間，使用部門或個(gè)人需保持會(huì)議室的整潔。使用完畢后，務(wù)必將所有移動(dòng)過的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等還原，離開時(shí)需關(guān)閉空調(diào)、投影儀等電源設(shè)備；11 .如部門或個(gè)人臨時(shí)取消申請(qǐng)，再需使用時(shí)需重新申請(qǐng)。五、程序1. 申請(qǐng)流程1） 部門或個(gè)人到行政人員處查詢會(huì)議室的使用狀況；2）部門或個(gè)人向行政人員申請(qǐng)，申請(qǐng)中需包括使用時(shí)間、規(guī)模大小、擬用設(shè)備等情況；3）行政人員根據(jù)部門或個(gè)人的申請(qǐng)需求作出安排，并在會(huì)議室使用登記表上做記錄；4）部門或個(gè)人按時(shí)間使

5、用會(huì)議室。2. 使用流程1） 部門或個(gè)人按會(huì)議室使用規(guī)定使用會(huì)議室；2）部門或個(gè)人自行指定人員安排會(huì)務(wù)工作。3. 交還流程1） 部門或個(gè)人使用完畢后，行政人員需檢查會(huì)議室，發(fā)現(xiàn)不按規(guī)定使用的，及時(shí)要求部門或個(gè)人改正；2）如部門或個(gè)人不改正，行政人員應(yīng)及時(shí)上報(bào)人事行政部負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)；3）如部門或個(gè)人拒絕改正，人事行政部將出處罰通告，對(duì)部門或個(gè)人作出處罰。六、注意事項(xiàng)：1 、會(huì)議室如需使用電腦請(qǐng)各部門自行準(zhǔn)備，并請(qǐng)認(rèn)真做好保密工作，嚴(yán)禁傳播、泄露公司商業(yè)秘密；2 、會(huì)議室使用人員須愛護(hù)設(shè)備和物品，人為損壞要按價(jià)賠償。 ；3、會(huì)議室使用遵循先全局后部門會(huì)議、先緊急后一般的原則，如遇到會(huì)議室占用,人事行政部將負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)工作；4 .投影儀等設(shè)備有專門人員調(diào)試，未經(jīng)允許，不得隨意變動(dòng)。如出 現(xiàn)故障，影響會(huì)議進(jìn)行，可通知人事行政部。附件一會(huì)議室使用申請(qǐng)表會(huì)議室使用申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)時(shí)間年 月 日經(jīng)辦人參會(huì)人數(shù)會(huì)議時(shí)間年月日星期開始時(shí)間結(jié)束時(shí)間會(huì)議室口 號(hào)大會(huì)議室口2號(hào)會(huì)議室口3號(hào)會(huì)議室口5號(hào)會(huì)議室物資需求投影儀電腦純凈水水果客餐其它：申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人審核人事行政部審核備注會(huì)議室使用登記表使用日期使用時(shí)間使用部門會(huì)議室安排會(huì)議主題參會(huì)人數(shù)聯(lián)系人簽字可編輯