會議室管理使用

精品會議室管理制度一、制訂目的：為節(jié)約公司資源，提高各部門會議效率，保障會議室的正常使用狀態(tài)，人事行政 部現(xiàn)面向公司內(nèi)部實施會議室使用管理制度，具體事項如下。二、適用范圍：本制度適用于公司會議室的管理與使用。三、權(quán) 責：1 .人事行政部：全面負責會議室日常管理。了會議室使用接收、審核及相關(guān)協(xié)調(diào)工作；2會議室物資準備；（3會后會議室整理。2 .各部門：負責會議室的申請并遵循本規(guī)定規(guī)范使用會議室。會議室的及時申請；3 會議中會議室內(nèi)所有器材設(shè)備的保管與維護；三、具體流程:1.申請：各部門使用會議室，請指定專人，在人事行政處登記會議室使用申請表（附件1）。2.申請時間：因會議等級不同，需準備會議物資，請按照以下標準執(zhí)行：物資準備申請時限無需物資準備30分鐘前申請需提供純凈水擺放1小時前申請需準備電腦、投影設(shè)備、鮮花、水果、客餐等服務(wù)1個工作日前申請四、會議室使用規(guī)定1 .會議室均由行政人事部統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)安排使用，并負責衛(wèi)生、安全以及對 室內(nèi)設(shè)備物品的管理；2 .部門或個人需要使用會議室時，需提前半天向人事行政部行政人員提出申請并填 寫會議室使用申請表，經(jīng)人事行政部審核后方可使用。臨時性使用會議室，必須經(jīng) 人事行政部負責人同意后方可使用；3 .使用原則：先申請，后使用。沒有按規(guī)定申請的部門或個人，在沒有沖突的情況 下，補充相應(yīng)手續(xù)后可使用；但如有沖突，必需禮讓先申請使用會議室的部門或個人； 特殊情況下，經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。但人事行政部不負責協(xié)商，由使 用者自行協(xié)商；4 .遇公司層級的緊急及重要的會議時，已申請使用會議室的部門或個人，在不能調(diào) 換的情況下，部門或個人應(yīng)先讓公司層級的重要會議；5 .部門及個人需在所預(yù)約的時間到達會議室并開始使用。超過 10分鐘仍未到達會 議室的，人事行政部有權(quán)對會議室的使用另作安排；6 .部門及個人應(yīng)按預(yù)約的時間內(nèi)使用完畢， 不得超時使用。如需延長使用時間，需 及時通知人事行政部；7 .任何部門或個人在使用會議室期間，必須愛護會議室的設(shè)備設(shè)施并且安全使用。 嚴禁私自接拉電源，私自移動設(shè)備。如因個人原因造成設(shè)施設(shè)備損壞，須照價賠償；8 .會議室內(nèi)的所有設(shè)施設(shè)備，未經(jīng)允許，不得帶出會議室；9 .會議室使用期間，使用部門或個人自行負責會議的模式安排、 人員接待、會議記 錄等；10 .會議室使用期間，使用部門或個人需保持會議室的整潔。使用完畢后，務(wù)必將所有移動過的桌子、椅子、設(shè)施設(shè)備等還原，離開時需關(guān)閉空調(diào)、投影儀等電源設(shè)備；11 .如部門或個人臨時取消申請，再需使用時需重新申請。五、程序1. 申請流程1） 部門或個人到行政人員處查詢會議室的使用狀況；2）部門或個人向行政人員申請，申請中需包括使用時間、規(guī)模大小、擬用設(shè)備等情況；3）行政人員根據(jù)部門或個人的申請需求作出安排，并在會議室使用登記表上做記錄；4）部門或個人按時間使用會議室。2. 使用流程1） 部門或個人按會議室使用規(guī)定使用會議室；2）部門或個人自行指定人員安排會務(wù)工作。3. 交還流程1） 部門或個人使用完畢后，行政人員需檢查會議室，發(fā)現(xiàn)不按規(guī)定使用的，及時要求部門或個人改正；2）如部門或個人不改正，行政人員應(yīng)及時上報人事行政部負責人協(xié)調(diào)；3）如部門或個人拒絕改正，人事行政部將出處罰通告，對部門或個人作出處罰。六、注意事項：1 、會議室如需使用電腦請各部門自行準備，并請認真做好保密工作，嚴禁傳播、泄露公司商業(yè)秘密；2 、會議室使用人員須愛護設(shè)備和物品，人為損壞要按價賠償。 ；3、會議室使用遵循先全局后部門會議、先緊急后一般的原則，如遇到會議室占用,人事行政部將負責協(xié)調(diào)工作；4 .投影儀等設(shè)備有專門人員調(diào)試，未經(jīng)允許，不得隨意變動。如出 現(xiàn)故障，影響會議進行，可通知人事行政部。附件一會議室使用申請表會議室使用申請表申請部門申請時間年 月 日經(jīng)辦人參會人數(shù)會議時間年月日星期開始時間結(jié)束時間會議室口 號大會議室口2號會議室口3號會議室口5號會議室物資需求投影儀電腦純凈水水果客餐其它：申請部門負責人審核人事行政部審核備注會議室使用登記表使用日期使用時間使用部門會議室安排會議主題參會人數(shù)聯(lián)系人簽字可編輯