《會議管理制度》doc版

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1、文件名稱會議管理制度部 門發(fā)布日期文件編號版本號0次1編制:審核:批準(zhǔn)：共 10頁第一章 總 則第一條 為規(guī)范會議程序，提高公司總體決策管理能力和辦事效率，更好地協(xié)調(diào)工作，研究落實重大事項的對策措施和尋求解決有關(guān)問題的方法，預(yù)防和糾正工作中存在的問題，順利完成公司預(yù)算考核目標(biāo)，并保證公司各項管理工作規(guī)范、高效、有序，特制定本制度。第二條 公司對各級管理者貫徹充分授權(quán)管理的指導(dǎo)思想，采用誰主管誰決策、誰主管誰管理的管理思路。第三條 與會人員應(yīng)對會議的各自的表決意見及有關(guān)保密內(nèi)容嚴(yán)格保密，并嚴(yán)格遵守執(zhí)行會議的各項決定。第四條 會議按類別、內(nèi)容不同由相關(guān)部門組織，并做好會議管理。第五條 本制度適用于

2、公司所屬部門。第二章 會議類別第六條 本制度所指的會議包括公司總經(jīng)理辦公會議、中層干部會議、經(jīng)濟(jì)分析會、經(jīng)營分析會議、專題會議、部門日常管理例會和接待會議等。第七條 專題會議指公司生產(chǎn)管理、經(jīng)營管理、安全管理、工程管理、合同評審等會議。第二章 會議的組織管理第一節(jié) 總經(jīng)理辦公會第八條 總經(jīng)理辦公會是對公司發(fā)展和管理中的重大事項的研究與決策。內(nèi)容包括但不限于組織實施公司董事會的決議、分解落實公司年度計劃、討論確定公司發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)和投融資計劃；對公司生產(chǎn)經(jīng)營中的重大事項進(jìn)行分析、研究、決策；討論公司重要人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置以及制度審議等。第九條 總經(jīng)理辦公會議原則上每半月召開一次。特殊情況可臨時召開

3、。第十條 總經(jīng)理辦公會議由公司總經(jīng)理主持，公司副總經(jīng)理、董事長助理等成員參加，參加會議的人員應(yīng)積極發(fā)言、明確表態(tài)?？偨?jīng)理辦公會研究討論專題問題時，如有必要可通知相關(guān)部門負(fù)責(zé)人列席。第十一條 總經(jīng)理辦公會由公司辦公室通知、記錄和整理紀(jì)要。第二節(jié) 中層干部會議第十二條 中層干部會議是公司圍繞戰(zhàn)略發(fā)展、重大決策和重大事項等工作而適時召開的會議。月度、季度、年度經(jīng)濟(jì)分析會議是其中一項重要會議。會議傳達(dá)、落實公司管理理念、思想、重大決策、決定。通報公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理和發(fā)展情況，總結(jié)工作情況，表揚先進(jìn)、批評落后，統(tǒng)一思想、明確責(zé)任。激發(fā)中層干部的工作積極性，提高凝聚力、戰(zhàn)斗力和工作效率。第十三條 召開中層

4、干部會議由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，參加人員原則上為公司各部門副職及以上人員。第十四條 公司中層干部會議的組織單位由公司辦公室通知、記錄和整理紀(jì)要。第三節(jié) 經(jīng)濟(jì)分析會第十五條 經(jīng)濟(jì)分析會是公司對月（季）度生產(chǎn)經(jīng)營完成情況進(jìn)行總結(jié)分析、查找問題、制定措施并解決問題的會議。會議聽取各部門有關(guān)上月工作匯報和總結(jié)，由會議主持人對此作出明確的評價，針對存在的問題分析原因，指出計劃完成較差或執(zhí)行不力的責(zé)任部門或人員，提出解決辦法，分析、研究和落實改進(jìn)方案，明確提出并責(zé)成相關(guān)部門按照會議要求保質(zhì)保量完成規(guī)定的任務(wù)。第十六條 經(jīng)濟(jì)分析會原則上每月的第一個周二召開，特殊情況可臨時召開。第十七條 召開經(jīng)濟(jì)分析會議由公司總經(jīng)

5、理批準(zhǔn)，分管經(jīng)營的副總經(jīng)理主持，參加人員原則上為公司各部門副職及以上人員。第十八條 公司經(jīng)濟(jì)分析會議的組織單位由公司辦公室通知、記錄和整理紀(jì)要。第四節(jié) 生產(chǎn)經(jīng)營分析會議第十九條 生產(chǎn)經(jīng)營分析會是公司逐項檢查本期制定的各項計劃完成情況和制度執(zhí)行情況；分析生產(chǎn)各項指標(biāo)、技術(shù)改造、市場動態(tài)、產(chǎn)品價格、客戶管理情況以及存在問題，通過分析比較，找出差距，落實整改，不斷提升公司管理水平和經(jīng)濟(jì)效益；研究解決公司生產(chǎn)經(jīng)營過程中存在的問題，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系；對總經(jīng)理辦公會、經(jīng)營分析會各項決議進(jìn)行貫徹落實的會議。第二十條 生產(chǎn)經(jīng)營分析會議原則上每半個月召開一次。第二十一條 生產(chǎn)經(jīng)營分析會議由公司分管經(jīng)營的

6、副總經(jīng)理主持，公司經(jīng)營等相關(guān)部門全體人員參加。 第二十二條 生產(chǎn)經(jīng)營分析會議由公司經(jīng)營部門通知、記錄和整理紀(jì)要。第六節(jié) 專題會議第二十三條 公司專題會議是分析、研究近期成本管理、經(jīng)營管理、預(yù)算管理、合同評審等方面存在的突出問題，提出解決辦法，明確并責(zé)成相關(guān)部門按照會議要求保質(zhì)保量完成規(guī)定的任務(wù)的會議。第二十四條 公司有關(guān)生產(chǎn)、安全、經(jīng)營、安全、設(shè)備、預(yù)算等方面的專題會議每月至少召開一次。第二十五條 專題會議由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，分管的副總經(jīng)理（董助）主持，公司各車間及職能部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人參加。 第二十六條 專題會議由所屬分管部門組織并承辦通知、記錄和整理紀(jì)要，辦公室協(xié)調(diào)安排會議室。第二十七條 專題

7、會議結(jié)束后1個工作日內(nèi)，由承辦部門將此方面的專題會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核簽發(fā)后執(zhí)行，同時報送上級組織備案。第七節(jié) 部門日常管理例會第二十八條 公司所有部門必須有效地召開部門日常管理例會，并保證做到會議的質(zhì)量達(dá)到公司規(guī)定的目的。公司辦公室負(fù)責(zé)對各車間、部門的會議質(zhì)量、會議時間、會議效果等進(jìn)行過程抽查或評估。第二十九條 部門日常管理例會至少涵蓋如下內(nèi)容：傳達(dá)貫徹公司會議、文件及領(lǐng)導(dǎo)指示精神；了解本部門及下屬本期工作完成情況，總結(jié)存在的問題，提出相應(yīng)的處理意見；制訂下期工作計劃，糾正不正確的工作方法和工作行為；利用科學(xué)的分析方法進(jìn)行研究分析部門開展各項工作過程中存在的問題，確定改進(jìn)辦法，制訂有效的預(yù)

8、防措施；分析部門員工提出的工作問題并討論研究相關(guān)解決辦法和改進(jìn)措施；以恰當(dāng)?shù)男问介_展批評和自我批評，融洽成員之間的關(guān)系，營造團(tuán)結(jié)進(jìn)取的氛圍；安排專題培訓(xùn)等。第三十條 部門日常管理例會原則上每周召開一次，由部門負(fù)責(zé)人主持，必要時邀請分管領(lǐng)導(dǎo)參加。第三十一條 公司所有部門必須保存完整的部門日常管理例會原始簽到記錄和會議記錄，保存期為1年。第八節(jié) 對外接待會議第三十二條 對外接待會議主要包括政府機(jī)關(guān)和上級領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查、指導(dǎo)工作的匯報會議。第三十三條 對外接待會議視來賓級別和來訪目的由公司總經(jīng)理或相關(guān)的分管副總經(jīng)理（董助）接待，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加；屬于業(yè)務(wù)對接的由公司分管副總經(jīng)理（董助）和指定人員接

9、待。第三十四條 對外接待會議屬公司層面的由公司辦公室負(fù)責(zé)聯(lián)系和組織；屬于業(yè)務(wù)對接和專題內(nèi)容的由公司對接部門負(fù)責(zé)聯(lián)系和組織，公司辦公室可協(xié)調(diào)會議室安排接待等工作。第九節(jié) 其他會議第三十五條 公司股東會、董事會、監(jiān)事會等其他會議，可根據(jù)實際或部門職責(zé)由公司有關(guān)部門對應(yīng)組織。第三章 會議的組織、管理和服務(wù)第一節(jié) 會議的組織第三十六條 會議的批準(zhǔn)（一）臨時召開的公司級內(nèi)部小范圍會議須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，公司級大型會議須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）本制度已列出的會議按照規(guī)定程序批準(zhǔn)。第三十七條 涉及公司多個部門共同召開并有公司領(lǐng)導(dǎo)參加的會議，由會議主要牽頭部門與辦公室聯(lián)系，備案會議情況；需辦公室協(xié)調(diào)安排的，由辦公室

10、統(tǒng)一安排。第三十八條 會議組織包括但不限于會議通知、會議時間、會議地點、會議主持人、參會人員、會場安排、會場布置、會議設(shè)施準(zhǔn)備、會議材料擬稿和發(fā)放、會議記錄、會議錄音錄像攝影、會議紀(jì)要以及會場橫幅、會議宣傳等。第三十九條 會議通知（一）會議需提前通知，一般會議應(yīng)提前半個工作日以電話或其他方式通知，大型會議需至少提前2個工作日下發(fā)正式書面通知。（二）會議通知包括但不限于會議時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容和要求等。第四十條 會議的準(zhǔn)備（一）做好會議通知。確保應(yīng)到人員按時參會。（二）做好會場的落實和安排，包括會場環(huán)境的布置和設(shè)施檢查及服務(wù)。人員和服務(wù)用品。（三）做好參會人員的引導(dǎo)和組織。（四）重要接

11、待會議應(yīng)制定會議及接待方案，方案內(nèi)容包括但不限于接機(jī)接站、車輛調(diào)度、餐飲、住宿、橫幅、席卡、攝影攝像、公共活動等安排。第二節(jié) 會議室的管理與服務(wù)第四十一條 公司會議室由公司辦公室負(fù)責(zé)日常管理。第四十二條 會議室的日常管理包括但不限于會議室的安排使用、環(huán)境保潔、設(shè)施管理、會議服務(wù)等。第四十三條 會議室要做到會議召開前30分鐘各項工作準(zhǔn)備結(jié)束，會后30分鐘會場清潔工作結(jié)束，特殊情況根據(jù)實際情況另行安排。第四十四條 公司各部門召開會議需要借用其他部門管理的會議室的，由會議主辦單位提前2小時與會議室管理部門聯(lián)系安排。使用時，務(wù)必保持環(huán)境整潔和設(shè)施安全。第四十五條會議室重要會議的服務(wù)，由辦公室根據(jù)實際情

12、況安排。其他日常及業(yè)務(wù)會議由會議組織部門安排服務(wù)。第四章 會議資料管理第一節(jié) 會議紀(jì)要的整理與印發(fā)第四十六條 會議紀(jì)要的整理和會議以其他形式公開內(nèi)容由會議組織部門負(fù)責(zé)擬寫和下發(fā)。（一）總經(jīng)理辦公會議、中層干部會議、經(jīng)濟(jì)分析會、生產(chǎn)經(jīng)營分析會議、議須整理會議紀(jì)要，會議紀(jì)要具有與公司規(guī)章制度具有同等的效力。（二）專題會議根據(jù)安排整理會議紀(jì)要。（三）其他各類會議可視情況整理成會議紀(jì)要和其他形式的簡報等。第四十七條 會議紀(jì)要的簽發(fā) 總經(jīng)理辦公會議、中層干部會議、經(jīng)濟(jì)分析會結(jié)束后，公司辦公室及時整理會議紀(jì)要，報公司總經(jīng)理審核、簽發(fā)后印發(fā)。其他會議紀(jì)要由會議組織部門及時整理，報分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)后印發(fā)。會議

13、紀(jì)要的發(fā)放范圍是參加會議的領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)的部門。第四十八條 會議紀(jì)要整理和印發(fā)應(yīng)在2個工作日內(nèi)完成，特殊情況除外；若會議紀(jì)要決定、事項涉及保密內(nèi)容，應(yīng)派人直接送達(dá)簽收。第二節(jié) 會議紀(jì)要的格式第四十九條 各種會議紀(jì)要行文的印制格式原則上要求按照公司統(tǒng)一要求制作，主要包含以下基本要點：（一）文本全部使用A4型紙。（二）文頭用“某某公司某某會議紀(jì)要(可分兩行排列)”的指定標(biāo)題，用小一號宋體套黑字，正文部分用四號仿宋體非套黑字。（三）如需要標(biāo)識秘密等級或緊急程度，以三號黑字體頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如兩類標(biāo)識需要同時標(biāo)識，秘密等級頂格標(biāo)識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識在版心右上角

14、第2行。（四）發(fā)文字號由年份和序號組成，在發(fā)文機(jī)構(gòu)標(biāo)識下空2行，用小四號宋體非套黑字，居中排版，年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號“”括入，如200920號。（五）成文時間用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫作“”。（六）頁碼用4號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，空白頁不標(biāo)識頁碼。（七）會議紀(jì)要需有“抄報”或“發(fā)”，左空兩格用3號宋體字標(biāo)識“抄報”，后標(biāo)全角冒號；抄送機(jī)關(guān)間用頓號隔開，回行時與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊，在最后一個抄送機(jī)關(guān)標(biāo)句號。第三節(jié) 會議資料的存檔第五十條 各類會議資料必須存檔?？偨?jīng)理辦公會議、中層干部會議、經(jīng)濟(jì)分析會和公司級專題、接待等會議資料由辦

15、公室負(fù)責(zé)按季度分類分次存檔。按年度移交公司檔案室；其他會議資料由各承辦部門自行存檔。第五十一條 公司重大會議等會議資料存檔實行一會一存。存檔內(nèi)容包括會議通知、會議記錄、文字和宣傳資料、影像錄音資料、圖片及會議紀(jì)要等。第五章 會議精神的督辦第五十二條 公司辦公室負(fù)責(zé)對總經(jīng)理辦公會議、中層干部會議、經(jīng)濟(jì)分析會及有關(guān)專題會議的重大決定事項進(jìn)行督辦。第五十三條 對會議的決議和明確的內(nèi)容，責(zé)任部門和人員必須認(rèn)真履行，按照會議要求的時間完成，相關(guān)部門、人員予以支持、配合。第五十四條 公司辦公室負(fù)責(zé)對會議決定事項進(jìn)行分類整理，按照會議要求的時間以督辦提示函和督辦通知書對有關(guān)責(zé)任人和責(zé)任部門進(jìn)行逐項督辦，并定

16、期整理督辦報告向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。第六章 會議紀(jì)律和要求第五十五條 會議開始前必須由本人簽到，如不能到會應(yīng)向會議主持人履行請假手續(xù)。第五十六條 不允許遲到、早退，中間有急事需離開會場應(yīng)向會議主持人請假。 第五十七條 會議期間應(yīng)將移動通訊工具關(guān)機(jī)或置于振動位置，如遇緊急事情應(yīng)到會場外接聽。 第五十八條 會議發(fā)言要言簡意賅，按照規(guī)定時間發(fā)言。第五十九條 會議務(wù)求精簡高效，嚴(yán)肅認(rèn)真，若無特殊情況，會議時間應(yīng)控制在120分鐘內(nèi)。各級會議主持人應(yīng)主動接受監(jiān)督。第六十條 會議期間與會人員注意傾聽他人發(fā)言，積極參與討論，充分尊重他人，不提倡對某一問題無休止地爭論。第六十一條 做好會議保密工作。密級會議原則上禁止撥打手機(jī)或錄音。參會人員禁止傳播密級會議內(nèi)容。