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1、編寫者：審核人：批準人：簽名（日期）：XXX2016-10-19簽名（日期）：簽名（日期）：目 錄第一章 總則2第二章 會議管理部門2第三章 會議召集與通知2第四章 會議實施3第一節(jié) 會前準備3第二節(jié) 會間管理3第三節(jié) 會后管理3第五章 考核細則4第一節(jié) 會議考核4第二節(jié) 樂捐用途4第六章 附則42 考核細則第一章 總則第一條 目的為規(guī)范會議管理制度，提高會議管理效率,保證會議質量，更好地提升公司經營管理水平，特制定本辦法。第二條 適用范圍適用范圍：適用于XXXXXXX有限公司（以下簡稱“公司”）組織的會議。第三條 責任部門1 人力資源部負責本辦法的制定和完善、會議組織的監(jiān)督；2 各部門：按照
2、本辦法要求執(zhí)行；3 總經辦：對本辦法審批；對公司性會議檔案存檔管理。第二章 會議管理部門第四條 根據會議性質和組織方不同，會議管理部門也不同：1 公司高管、公司例會、總經辦組織會議的管理部門均為總經辦，責任人為總經理助理；2 其他部門組織的公司范圍、部門內會議，管理部門均為組織部門，責任人為該部門負責人第五條 會議組織部門的主要負責：1 會議的牽頭組織工作；2 會議議題確定、議程、會議通知；3 會議紀律、會議服務、會議效果評價和會議組合調整等工作；4 負責會議精神的宣傳工作；5 負責對會議室及相關道具使用申請、用后6S整頓。第六條 會議管理部門為總經辦，直接責任人為總經理助理，主要負責：1 對
3、使用部門申請的調配處理；2 負責會議道具、會議室設備的保管；3 例行會議體系的設計、管理和調整;4 做好會議室使用管理臺賬第七條 各會議組織部門負責各自會議的準備、會議過程管理、會議紀要、會議決議項調度等；相關跨部門會議議題、會議材料、會議紀要等報總經辦助理處備案。第八條 例行會議管理體系的設計和調整：1 由人力資源部負責定期對公司當前的會議設置情況及會議管理情況進行評審，分年度和半年度對公司會議管理體系進行優(yōu)化調整，各部門應嚴格按照公司設置的例行會議方案安排相關會議；2 會議安排表明確各類會議的召開時間、地點、參會人員、主持人等;3 會議時間原則上不作調整，若因特殊原因需調整后續(xù)例行會議的時
4、間、人員的，由會議組織部門提前向總經辦提報，總經理助理及時做出調整(固定性會議每半度更新會議安排表,同時在公告欄上發(fā)布)（參見附件1、2）。提報通過后，組織方須對調整的當期例會人員事先通知和說明。第三章 會議召集與通知第九條 會議按不同級別和性質采用不同的召集辦法：1 例行的固定性會議，不進行召集通知，各與會崗位人員按時參加；2 臨時性會議由組織者自行召集并確定出席及列席人選；3 凡涉及多個部門負責人參加的各種臨時性會議，均須于會議召開前二天通知與會方。第十條 會議通知的內容包括：會議的名稱、議題、時間、地點、參加人員、需準備資料，以及通知方法和途徑；重要會議應以書面通知的方法傳達。第十一條
5、會議應于會議通知約定的時間召開，如議題改變、改期或取消，會議組織方需提前通知，并根據本制度重新通知和布置。第四章 會議實施第1節(jié) 會前準備第十二條 會議通知及會議議題征集：會議組織部門確定會議具體時間、地點和參會人員, 根據會議類別提前14天下達正式參會通知，并同時向參會人員征集議題（適合臨時性會議，有固定議題的例會不用征集）。（參見附件3）第十三條 會議人員準備: 為確保會議能順利進行，由會議組織部門負責協(xié)調有關部門或人員準備好會場，提前協(xié)調好會議主席（會議把關點評）、主持人（議程串聯(lián)）、紀律員（紀律監(jiān)督）、計時員（時間監(jiān)督）、記錄員（會議記錄）。第十四條 會議內容準備：包括議題議程、主持人
6、、記錄人、安排與會人員座次、將要下發(fā)的文件、有準備的發(fā)言、對會議進程的預測和對策。第十五條 會議其他準備：會場布置、會議材料、用品準備和會后處置由會務組織方負責，會前會后保持整潔，所需儀器設備提前到位并調試正常及結束后正常歸整。第2節(jié) 會間管理第十六條 會議開始主持人須做會議議程宣講，介紹會議各分工責任人，并對各發(fā)言人之間發(fā)言進行串聯(lián)，征求點評人意見。第十七條 計時員須對各發(fā)言人發(fā)言時間進行控制和提醒。第十八條 記錄員記錄所有發(fā)言人及點評人會議發(fā)言事項。第十九條 紀律員監(jiān)督會場紀律情況，并跟進處罰。第二十條 會議紀律：1 參會人員因故不能按時參會應提前向會議組織部門和主持人請假，嚴禁無故曠會。
7、會議組織部門在會議開始前，應首先檢查和核對與會人員，并將到會（未到會）人員情況簡要告知會議主持人。2 與會人員應提前2分鐘到會，到會后不得喧嘩及來回走動，不得無故遲到、早退。如有特殊情況延時到會或要提前離會，應提前向會議召集人闡明情況方可。3 遲到、中途離席者應輕聲入、出席，不得干擾會議進行；與會人員應坐姿（站姿）端正，將手機關閉或調至振動狀態(tài)（中途不得隨意接看、打電話），禁止交頭接耳開小會。認真聽取會議內容并做好記錄。4 與會者到會必須有準備，均應保持良好的會風，注意言談舉止，發(fā)言力求言簡意賅。不可無故打斷他人的發(fā)言，不可對發(fā)言者吹毛求疵。第二十一條 涉及到秘密事項的會議，與會人員負有保密義
8、務，禁止外泄。人資部/總經辦負責對相關各種類型會議的執(zhí)行與保密事項進行監(jiān)督檢查。第二十二條 會議記錄：會議組織部門要安排專人做好會議記錄，對于重要會議應做好詳細記錄，必要時可用錄音設備錄制會議召開過程及重要發(fā)言材料。（參見附件4）第3節(jié) 會后管理第二十三條 會議紀要：會議結束后，會議組織部門要在24小時內形成會議紀要，會議紀要要求言簡意賅、討論主題不漏項，并提煉出其中會議決議項目; 會議紀要經會議主持人審核、簽發(fā)后要及時發(fā)放有關部門和人員.有關會議紀要格式見（參見附件5）。第二十四條 會議資料匯總與歸檔：會議結束后，會議組織部門要及時把會議文件收集齊全，并定期存檔（跨部門及公司會議由總經辦助理
9、處歸檔），歸檔文件包括會議議程、會議材料、會議記錄、會議紀要、簽到表等。第二十五條 會議宣貫: 會議結束時，組織部門應針對會議特點、會議類型提出傳達貫徹的具體布置及要求。與會者也應準確、及時的做好相關會議的宣貫、學習工作。第二十六條 會議決議事項催辦：為落實會議決定，各會議決議項責任人應嚴格按會議要求、時間進度完成會議決議，因特殊原因不能按時完成應提前向檢視人/會議組織部門及項目指令人反饋；檢視人/會議組織部門也應及時對會議決議項進行催辦、調度，并在項目到期前將會議決議項目完成情況進行匯總、報指令人審定。(有關會議決議項目調度反饋單格式見附件6)第五章 考核細則第1節(jié) 會議考核第二十七條 不按
10、公司統(tǒng)一設計的會議管理體系和會議召開計劃安排或組織召開會議，且組織方未提前通知修改日程的，各與會方可拒絕參會，同時會議組織負責人樂捐日清C/次。第二十八條 因會議準備不充分，影響會議效果，達不到會議目的時，每次會議組織部門樂捐日清C/次。第二十九條 參會人員特殊原因不能參會或延時時，應向會議主持人及組織部門請?zhí)崆罢埮?，有未提前申請而遲到者(15分鐘）或中途離席者/提前離會者樂捐日清C/次，曠會者樂捐2倍日清C/次。第三十條 會議期間未關閉通訊工具或調為靜音的，視為擾亂會議秩序，樂捐日清C/次。第三十一條 會議決議項不能按期完成，又無延期申請時，責任人樂捐日清C/次，并責令限期完成，繼續(xù)延誤的則
11、日清C/天。第三十二條 與會者與會資料準備不充分、言談舉止不當、無故打斷他人的發(fā)言、對發(fā)言者吹毛求疵、不尊重會議紀律或不符合員工日常行為規(guī)范的樂捐日清C/次；會見挑釁、批判他人者，樂捐2倍日清C/次。第三十三條 泄露涉及到秘密事項的與會人員，樂捐日清C/次，若給公司造成損失的，全額索賠。第三十四條 會后清理工作未按規(guī)定要求執(zhí)行，會議組織方責任人樂捐樂捐日清C/次第三十五條 為便于管理，各部門應嚴格按本次會議管理制度規(guī)定的模板、格式組織相關會議，包括會議通知、會議記錄、會議紀要、會議決議項調度單等，有違反者責任部門領導樂捐樂捐日清C/次。第三十六條 以上考核標準詳見績效管理制度。第2節(jié) 樂捐用途第三十七條 會議所有樂捐均納入公共活動基金中，不作為公司對員工的懲罰。第六章 附則第三十八條 本制度由人資部負責解釋，如有未盡事宜，由人資部修訂并呈總經辦核準后發(fā)布。修訂時亦同。第三十九條 本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行，此前公司下發(fā)的有關會議管理辦法同時廢止。第四十條 附件：附件1：公司公司例行會議管理體系圖附件2：公司級會議設置及議事范圍附件3：會議通知及議題征集單附件4：會議記錄附件5：會議紀要附件6：會議決議項目跟蹤單附件7：會議臺帳管理4
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