采購部管理制度-2018.2.3.doc

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1、采購部規(guī)章制度一、 概述采購部在公司的統(tǒng)一管理下，根據(jù)實(shí)際工作要求，適時(shí)、適量、適價(jià)、經(jīng)濟(jì)合理的采購各部門所需的物料。確保公司經(jīng)營正常運(yùn)行及項(xiàng)目按時(shí)順利完成。 二、 組織結(jié)構(gòu)總經(jīng)理 總經(jīng)理助理 采購主管 庫管采購專員三、 采購部管理制度（一） 總則為加強(qiáng)采購工作的管理，提高采購工作效率，所有采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。（二） 采購部職責(zé)及管理制度：一、 采購部工作職能：1.采購職能1.制訂采購政策及制度。2.制訂采購計(jì)劃與預(yù)算。3.明確采購人員的任務(wù)和完成目標(biāo)。4.完成公司采購指標(biāo)，適時(shí)適量供應(yīng)物料。2.執(zhí)行職能1.執(zhí)行公司的采購理念和相關(guān)政策。2.執(zhí)行公司下達(dá)的采購任務(wù)。3

2、.選擇與評(píng)估供應(yīng)商。4.確定合理的庫存量，并對(duì)庫存量進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。5.采購談判管理。6.簽訂采購合同。7.執(zhí)行對(duì)需求部門所提采購需求的審核、對(duì)合同執(zhí)行的管控、對(duì)發(fā)起人付款計(jì)劃的審核。3.采購管理職能1采購部組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)與調(diào)整。2.采購人員的招聘與培訓(xùn)管理。3.采購績效考核管理。4.采購成本、庫存成本管理。5.審核需求部門的需求，明確采購合同的條款。6.審核發(fā)起部門的付款計(jì)劃。7.審核合同的簽訂。8.審核采購價(jià)格的確認(rèn)。9.審核供應(yīng)商的管理。4.采購支持職能1.為業(yè)務(wù)部、技術(shù)部、工程部提供最新的用料規(guī)格、性能、價(jià)格、供應(yīng)商等資料。2.為工程部適時(shí)、適量、適質(zhì)地提供物料。3.協(xié)助工程部、庫管進(jìn)行物

3、料驗(yàn)收。4.為業(yè)務(wù)部、預(yù)算部提供材料成本，協(xié)助業(yè)務(wù)部制定產(chǎn)品價(jià)格。5.為業(yè)務(wù)部、預(yù)算部提供采購成本信息，尋找降低采購成本的方法。6.為財(cái)務(wù)部提供付款計(jì)劃，合理控制資金流轉(zhuǎn)。二、采購部工作職責(zé)：1.制訂采購計(jì)劃1.編制年、月采購計(jì)劃。2.編制采購預(yù)算。3.分析采購需求。 2.市場調(diào)查1.調(diào)查采購市場，包括資源分布情況、供應(yīng)商情況、品種質(zhì)量、價(jià)格情況、運(yùn)輸情況等。2.尋求新材料，為改良產(chǎn)品尋找替代品。3.收集相關(guān)政策、法規(guī)。4.調(diào)查和掌握供應(yīng)渠道。5.撰寫調(diào)查報(bào)告。3.供應(yīng)商管理1.正確開發(fā)與選擇供應(yīng)商。2.供應(yīng)商的評(píng)估，對(duì)供應(yīng)商的價(jià)格、品質(zhì)、交期、交量等做出評(píng)估。3.對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，以作為管理

4、供應(yīng)商的依據(jù)。4.與供應(yīng)商洽談，建立供應(yīng)商檔案。5開發(fā)新供應(yīng)商，進(jìn)行尋價(jià)、比價(jià)功能。不斷尋求替代物料與降低采購價(jià)格。6.建立記好的供應(yīng)商合作關(guān)系。保證物料的及時(shí)供應(yīng)。4.庫存管理1.進(jìn)行物料驗(yàn)收入庫、保管和發(fā)貨。2.確定合理的庫存量，降低庫存成本。3.呆料與廢料的預(yù)防與處理4.與財(cái)務(wù)交接單據(jù)。5.組織采購1.根據(jù)物料需求，組織并實(shí)施采購計(jì)劃。2.采購談判管理包括確定價(jià)格，交貨期及付款方式等相關(guān)條件。3.詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、訂購及交貨的催促與協(xié)調(diào)。4.起草完整的采購合同并進(jìn)行合同評(píng)審。5采購訂單的制訂、發(fā)放、跟進(jìn)及保存。6.采購付款的申請及付款。7.物料品質(zhì)管理。6部門協(xié)作管理1.向業(yè)務(wù)部提供新產(chǎn)

5、品的詢價(jià)、比價(jià)并開發(fā)新供應(yīng)商。2.向工程部提供所需求物料的供應(yīng)，保證工程進(jìn)度的實(shí)施。3.向預(yù)算部提供所詢物料的最新、最低采購成本，以滿足成本核算要求。4.向財(cái)務(wù)部提供完整的票據(jù)、單據(jù)等資料信息，完善財(cái)務(wù)制度要求。5.完成公司其它需要采購部協(xié)作事宜。四、 采購工作制度及流程：需求申請需求單審批接收詢價(jià)比價(jià)議價(jià)商務(wù)談判確定供應(yīng)商合同審批合同簽訂合同執(zhí)行物料接收交驗(yàn)入庫(附：采購流程圖改.docx)1、 物料需求申請：（流程：申請人需求部門審核采購部）相關(guān)表格：項(xiàng)目用需求單庫存采購申請單1.各部門所需物料請購均必須填寫項(xiàng)目用需求單，并按流程完成審批，如只通過電話或紙條形式提出，采購部可拒絕采購。2.

6、需求單內(nèi)容須填寫完整，若信息不全無法采購的，采購部可拒收需求單。（如：項(xiàng)目部提需求單，項(xiàng)目經(jīng)理須對(duì)需求物料的品名、規(guī)格、品牌、單位、需求數(shù)量、要求到貨時(shí)間進(jìn)行詳細(xì)填寫；并對(duì)此項(xiàng)目的客戶名稱、施工地點(diǎn)、開工日期、竣工日期、項(xiàng)目方案簡介（施工內(nèi)容）、對(duì)物料的使用、質(zhì)量、包裝等要求、付款方式、與甲方賬期等詳細(xì)說明，以此作為采購與供應(yīng)商談判依據(jù)）。3.所有需求單均應(yīng)有需求部門審核和采購部審核后，采購人員方能接收。如因特殊情況有緊急采購的，需求人不能按流程審批，可先發(fā)郵件給采購部。先安排采購，后盡快補(bǔ)完手續(xù)。（發(fā)起人在發(fā)送郵件時(shí)應(yīng)同時(shí)抄送需求部門經(jīng)理、采購主管、采購專員、庫管4人）。4.需求部門負(fù)責(zé)人要

7、對(duì)需求單中物料內(nèi)容和項(xiàng)目概述進(jìn)行確認(rèn)，并保證信息的完整性。對(duì)所提需求物料的準(zhǔn)確性、項(xiàng)目概述內(nèi)容的真實(shí)性負(fù)責(zé)。5.庫管常用物料建立最低庫存量。低于庫存量時(shí)產(chǎn)生需求，由庫管按庫存采購申請單格式填寫，經(jīng)采購主管審核后采購。2、需求單接收、詢價(jià)比價(jià)議價(jià)及商務(wù)談判： (流程：需求單接收庫管確認(rèn)數(shù)量詢比議價(jià)主管審核談判合同起草)相關(guān)表格：詢價(jià)單比價(jià)單預(yù)算報(bào)價(jià)單1.采購部接到需求單后，應(yīng)在第一時(shí)間與庫管確認(rèn)庫存數(shù)量并給庫管留存一份需求單，確定最終采購數(shù)量后在進(jìn)行采購。如不用采購，應(yīng)由采購?fù)ㄖ枨蟛块T有庫存，可以領(lǐng)用。2.采購專員應(yīng)充分了解所提物料的品名、規(guī)格、質(zhì)量要求及其他特殊要求。如不明處應(yīng)與需求部門進(jìn)行

8、詳細(xì)溝通，明確物料的要求。保證一次采購合格率100%。3.采購部應(yīng)向供應(yīng)商詳細(xì)說明物料品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、交貨日期、交貨地點(diǎn)、付款方式及質(zhì)保條件等事宜。若無法按需求日采購回公司須與需求部門溝通協(xié)商，避免耽誤工期。4.同種產(chǎn)品供應(yīng)商至少對(duì)比三家，做三方比價(jià)單并需報(bào)價(jià)方蓋章將詢價(jià)比價(jià)結(jié)果作成產(chǎn)品價(jià)格對(duì)比表并匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，并表明意見，請領(lǐng)導(dǎo)審批。5.采購部就合同技術(shù)指標(biāo)和技術(shù)條件、設(shè)備圖紙、交貨時(shí)間地點(diǎn)等與項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)。6.采購部負(fù)責(zé)就采購價(jià)格與供應(yīng)商進(jìn)行談判并起草采購合同。7.對(duì)于勞務(wù)施工項(xiàng)目，應(yīng)由工程部進(jìn)行主導(dǎo)，提供至少3家施工方信息和報(bào)價(jià)。由工程部主導(dǎo)、采購部、預(yù)算員參與進(jìn)行評(píng)審，確定施工

9、方。7.1市場部應(yīng)與業(yè)主對(duì)項(xiàng)目施工內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，并與工程部交底，由工程部與施工方進(jìn)行施工交底。7.2工程部應(yīng)對(duì)施工方案中的工程項(xiàng)及工程量進(jìn)行審核并確認(rèn)。7.3預(yù)算部應(yīng)對(duì)施工方提供的報(bào)價(jià)明細(xì)進(jìn)行審核，并與項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行溝通確認(rèn)。7.4采購部起草合同，與法務(wù)溝通，與施工方談判，雙方簽訂合同。采購專員同時(shí)在T6系統(tǒng)中生成采購訂單。3、合同評(píng)審、簽署、歸檔（流程：合同起草發(fā)起人意見需求部門審核采購部審核法務(wù)審核財(cái)務(wù)部審核總經(jīng)理審批采購部行政蓋章）相關(guān)表格采購合同模板采購訂單合同審批單合同執(zhí)行臺(tái)賬用章申請表權(quán)限審批單1.采購部根據(jù)需求單內(nèi)容起草合同，合同模板應(yīng)嚴(yán)格按公司法務(wù)模板進(jìn)行，由采購部進(jìn)行合同審批流

10、程。同時(shí)在系統(tǒng)中錄入采購訂單。合同編號(hào)應(yīng)與系統(tǒng)中的采購訂單號(hào)保持一致。（年度合同除外）2.合同審批時(shí)應(yīng)附帶相對(duì)應(yīng)的需求單，根據(jù)合同審批單各部門審批內(nèi)容由相關(guān)人員對(duì)合同進(jìn)行評(píng)審，并在合同審批表上進(jìn)行簽字確認(rèn)并批復(fù)建議：2.1發(fā)起人應(yīng)對(duì)此合同的簽訂原因、簽訂合同的重要性、物料的簡要說明等進(jìn)行描述。2.2需求部門重點(diǎn)把握合同項(xiàng)目名稱與內(nèi)部立項(xiàng)表、圖紙名稱的準(zhǔn)確性和一致性、是否與需求單內(nèi)容一致、所訂物料性能及質(zhì)量是否能滿足需求部門要求、付款條件是否與項(xiàng)目要求保持一致、到貨日期是否能滿足項(xiàng)目進(jìn)度等，注明是否同意。2.3采購部應(yīng)對(duì)合同價(jià)格的合理性、簽約方資質(zhì)證明復(fù)印件加蓋公章是否齊全真實(shí)、寫明簽署該合同的

11、必要性，注明是否同意。2.4法務(wù)人員應(yīng)把控分析合同條款風(fēng)險(xiǎn)性及預(yù)防措施控制，注明是否同意。2.5財(cái)務(wù)部應(yīng)對(duì)合同付款金額、付款期限及付款方式是否合理，票據(jù)是否符合財(cái)務(wù)制度要求，注明是否同意。2.6最終按權(quán)限審批由總經(jīng)理或總經(jīng)理助理進(jìn)行審批。3.每一筆需求單均應(yīng)有采購合同及采購訂單，經(jīng)審批流程及審批權(quán)限批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。4.合同審批后，需向行政部提供合同審批單申請合同章，申請加蓋合同章時(shí)需根據(jù)行政部單據(jù)填寫齊全。5.對(duì)于審批蓋章后的合同，由采購部發(fā)與供應(yīng)商進(jìn)行蓋章并寄回。6.對(duì)于甲、乙雙方簽字蓋章的合同，需提交公司檔案室歸檔，提交時(shí)填好提交登記表，以便后續(xù)查閱相關(guān)信息。4、物料及發(fā)票接收：（流程：備

12、貨交貨方式確認(rèn)是否合格入庫接收發(fā)票登記財(cái)務(wù)交接、不合格退換貨法務(wù)流程）相關(guān)表格送貨單到貨單入庫單發(fā)票交接單對(duì)賬單1.供應(yīng)商按合同要求進(jìn)行物料的備貨，按收貨地點(diǎn)進(jìn)行發(fā)貨。2.物料由供應(yīng)商直發(fā)工程現(xiàn)場時(shí)，應(yīng)由需求單中的指定收貨人進(jìn)行物料的驗(yàn)收與確認(rèn)工作，經(jīng)確認(rèn)無誤后在送貨單中簽字確認(rèn)，返回公司時(shí)交于采購專員，采購專員接到現(xiàn)場送貨單后，在系統(tǒng)中錄入采購到貨單，通知庫管錄入檢驗(yàn)單和入庫單，庫管同時(shí)辦理出庫手續(xù)。3.物料由供應(yīng)商發(fā)到公司時(shí)，采購專員在接到物料后，應(yīng)第一時(shí)間通知需求人和庫管進(jìn)行物料的驗(yàn)收工作，確認(rèn)是否與需求單內(nèi)容相符。確認(rèn)無誤后，采購專員在系統(tǒng)中錄入采購到貨單，庫管錄入檢驗(yàn)單和入庫單，需求

13、部門辦理出庫。4.采購人員應(yīng)與需求部門、庫管對(duì)供應(yīng)商所提供物資進(jìn)行詳細(xì)檢驗(yàn)，確認(rèn)是否與需求單所列內(nèi)容一致，供應(yīng)商在送貨時(shí)應(yīng)附二聯(lián)送貨單。采購部留一份，庫管留一份。5.供應(yīng)商應(yīng)提供必要的合格證、檢測報(bào)告、使用說明等資料，提交采購部存檔。6.物料到貨驗(yàn)收無誤后由庫管辦理入庫手續(xù)，其中入庫單有1聯(lián)給采購部留存，采購專員在辦理發(fā)票交接時(shí)交予財(cái)務(wù)部。7. 在驗(yàn)收和使用材料時(shí)發(fā)生質(zhì)量、數(shù)量異常情況下，應(yīng)立即采取緊急措施，并與需求部門進(jìn)行協(xié)商處理，若不能使用應(yīng)盡快與供應(yīng)商協(xié)商確認(rèn)退換貨事宜。如造成公司損失，應(yīng)提交到法務(wù)流程進(jìn)行處理。8.已辦理合格入庫的物料，經(jīng)雙方核對(duì)無誤后，由供應(yīng)商開據(jù)相對(duì)應(yīng)的發(fā)票并提交采

14、購專員進(jìn)行合同臺(tái)賬歸檔，采購專員應(yīng)把相對(duì)應(yīng)的需求單、送貨單、入庫單、發(fā)票同時(shí)交接給財(cái)務(wù)進(jìn)行認(rèn)證工作。并同時(shí)通知需求部門進(jìn)行登記。9.需求部門在接到發(fā)票信息后，應(yīng)對(duì)合同臺(tái)賬進(jìn)行登記。以便掌握合同執(zhí)行情況。5、付款計(jì)劃及付款流程：（付款計(jì)劃流程：項(xiàng)目經(jīng)理作出付款計(jì)劃需求部門審核采購部審核財(cái)務(wù)部審核總經(jīng)理審批申請人填寫付款申請單部門經(jīng)理審核會(huì)計(jì)審核財(cái)務(wù)經(jīng)理確認(rèn)總經(jīng)理審批出納辦理）相關(guān)表格付款計(jì)劃表付款申請單項(xiàng)目結(jié)算通知單1.項(xiàng)目竣工后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)匯總和整理項(xiàng)目執(zhí)行過程中的（工程項(xiàng)和量的確認(rèn)單、初驗(yàn)、終驗(yàn)報(bào)告）、物料的使用（使用過程中是否有質(zhì)量問題）、資料匯總（與施工方的相關(guān)確認(rèn)單據(jù)、驗(yàn)收證明、竣工報(bào)

15、告）等相關(guān)資料進(jìn)行匯總，并提交采購部1份存檔，并由項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)起項(xiàng)目結(jié)算通知單（由項(xiàng)目部提出），同時(shí)提交到市場部、財(cái)務(wù)部和采購部，市場部以此依據(jù)與業(yè)主進(jìn)行結(jié)算；采購部以驗(yàn)收報(bào)告和項(xiàng)目結(jié)算通知單等資料作為給供應(yīng)商進(jìn)行付款依據(jù)。財(cái)務(wù)部以此作為項(xiàng)目回款和付款依據(jù)。采購部按照財(cái)務(wù)要求于每月20日前做出下月付款計(jì)劃并進(jìn)行審批通過后提交到財(cái)務(wù)部。2.工程部門負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目結(jié)算通知單中的項(xiàng)目執(zhí)行資料、驗(yàn)收資料等內(nèi)容進(jìn)行審核確認(rèn)，保證項(xiàng)目內(nèi)容的真實(shí)性。3.采購專員以項(xiàng)目結(jié)算通知單為依據(jù)作出付款計(jì)劃并提交采購主管審核。4.采購部負(fù)責(zé)人對(duì)付款計(jì)劃的發(fā)票情況（未開票不付款）、付款單價(jià)、數(shù)量、付款情況進(jìn)行審核，保證付款金

16、額的準(zhǔn)確性。5.財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人對(duì)付款計(jì)劃的金額、項(xiàng)目內(nèi)容、付款日期進(jìn)行審核。6.最終由總經(jīng)理或總經(jīng)理助理審批同意后到付款流程執(zhí)行。7.付款計(jì)劃確定后由采購專員按財(cái)務(wù)要求的付款申請單格式填寫相關(guān)內(nèi)容，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。8.部門經(jīng)理審核完后，提交到財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)進(jìn)行確認(rèn)：核對(duì)付款申請單與付款計(jì)劃中的付款內(nèi)容、項(xiàng)目內(nèi)容、付款金額、付款方式、付款信息等。如果此合同是初次付款，采購專員在提交財(cái)務(wù)前應(yīng)先由合同歸檔部門進(jìn)行合同確認(rèn)。9.會(huì)計(jì)確認(rèn)無誤后交于財(cái)務(wù)經(jīng)理審核、總經(jīng)理或總經(jīng)理助理審批，無誤后交于財(cái)務(wù)出納辦理付款。6、關(guān)于公司新開發(fā)項(xiàng)目詢價(jià)流程：（流程：需求部門工程部作方案采購部、預(yù)算員采購詢價(jià)比價(jià)議價(jià)、預(yù)

17、算員對(duì)工程量進(jìn)行報(bào)價(jià)交于預(yù)算員匯總預(yù)算員編制報(bào)價(jià)單總經(jīng)理審批預(yù)算員提交需求部門）相關(guān)表格：新開發(fā)市場詢價(jià)申請單詢價(jià)議價(jià)單預(yù)算報(bào)價(jià)單6.1公司有新開發(fā)的項(xiàng)目需要公司進(jìn)行報(bào)價(jià)時(shí)，須由需求部門填寫新開發(fā)市場詢價(jià)申請單，發(fā)與工程部，由工程部先期作出方案并交于采購部和預(yù)算員。6.2工程部在接到申請單后，應(yīng)先明確需求詢價(jià)工程的技術(shù)服務(wù)要求、施工要求、質(zhì)量要求等，以便進(jìn)行工程方案的擬定。6.3采購部在接到申請單后，應(yīng)先明確需求詢價(jià)產(chǎn)品的相關(guān)信息，以便尋找合適供應(yīng)商進(jìn)行溝通，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)流程。6.4預(yù)算員在接到申請單后，應(yīng)先明確需求工程量及人工工時(shí)，以便進(jìn)行價(jià)格核算。6.5其它相關(guān)部門進(jìn)行配合工作。6

18、.5采購部對(duì)于價(jià)格信息進(jìn)行審核后提交于預(yù)算員，由預(yù)算員進(jìn)行成本價(jià)格的匯總分析，按公司統(tǒng)一對(duì)業(yè)主報(bào)價(jià)單格式進(jìn)行填寫，并交于總經(jīng)理審批。6.6總經(jīng)理批準(zhǔn)后由預(yù)算員交于需求部門，需求部門接到報(bào)價(jià)單后與業(yè)主進(jìn)行溝通確認(rèn)工作。6.7各部門在新項(xiàng)目詢價(jià)過程中一定要注意業(yè)主信息的保密工作。增加項(xiàng)目保護(hù)意識(shí)。五、關(guān)于審批權(quán)限的確定：根據(jù)導(dǎo)出的年度采購數(shù)據(jù)分析了各階段金額出現(xiàn)比例。授權(quán)金額最高上限為20，000元人民幣。合同簽訂權(quán)限審批單付款合同需求部門經(jīng)理采購部經(jīng)理財(cái)務(wù)部經(jīng)理總經(jīng)理助理總經(jīng)理金額20000元20000元金額年度合同（須附報(bào)價(jià)單）說明：為提高公司辦公效率，特制定此采購作業(yè)簽訂權(quán)限審批表。1、單筆

19、采購作業(yè)及訂單金額小于或等于20000元，最終于總經(jīng)理助理審批后蓋章可執(zhí)行；2、單筆采購作業(yè)及訂單大于20000元及年度合同，最終由總經(jīng)理審批方可執(zhí)行?？偨?jīng)理助理：總經(jīng)理：六、供應(yīng)商管理規(guī)定1.新供應(yīng)商開發(fā)需求1.1當(dāng)出現(xiàn)下列情況時(shí)，供應(yīng)商管理人員進(jìn)行新供應(yīng)商開發(fā)：1） 新產(chǎn)品設(shè)計(jì)、產(chǎn)品更改需要增加新的供方時(shí)；2） 量產(chǎn)產(chǎn)品由于成本壓力、公司策略需要開發(fā)新的供方時(shí)；3） 現(xiàn)有供方因出現(xiàn)以下情況，產(chǎn)品供應(yīng)發(fā)生困難或存在潛在危機(jī)時(shí):l 發(fā)生產(chǎn)品質(zhì)量事故l 3次及以上不能及時(shí)交付產(chǎn)品l 現(xiàn)有的工藝手段已不能滿足公司技術(shù)文件所規(guī)定的規(guī)范l 其供貨價(jià)格已明顯失去競爭優(yōu)勢l 售后服務(wù)態(tài)度惡劣等4） 因內(nèi)部

20、自制加工能力受限，需委外協(xié)作或采購時(shí)。1.2設(shè)備類及臨時(shí)性固定資產(chǎn)類采購，供應(yīng)商不納入供應(yīng)商開發(fā)流程。2.供應(yīng)商資料收集2.1技術(shù)相關(guān)部門制定采購物資技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)其對(duì)最終產(chǎn)品性能的影響程度，將采購物資分為如下三類：1） 重要物資：直接影響最終產(chǎn)品的壽命、性能，可能導(dǎo)致顧客投訴物資為“A類物資”，包括相關(guān)外協(xié)加工物資等。2） 一般物資：對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量有重要影響的物資為“B類物資”。3） 輔助物資：包裝材料以及生產(chǎn)過程中起輔助作用的物資為“C類物資”。2.2根據(jù)采購物資分類標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行供方及采購物資分類：1） A類物資：直接構(gòu)成產(chǎn)品，對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量有重大影響的。2） B類物資：直接構(gòu)成產(chǎn)品，對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量

21、有一定的影響。3） C類物資：不直接構(gòu)成產(chǎn)品，對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量基本沒有影響的。3.供方信息來源主要有以下幾個(gè)途徑：1） 現(xiàn)有合格供方；2） 相關(guān)部門、及有關(guān)人員推薦；3） 通過各種媒體收集的相關(guān)企業(yè)信息；4） 企業(yè)自薦；5） 通過公開招錄而獲取的相關(guān)企業(yè)信息；6） 顧客指定的供應(yīng)商；7） 其他途徑。4.供應(yīng)商管理人員根據(jù)新供應(yīng)商開發(fā)需求對(duì)供應(yīng)商資料進(jìn)行收集，編制供應(yīng)商調(diào)查表，包含以下內(nèi)容：1） 營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證副本、一般納稅人資格證； 2） 企業(yè)簡介（企業(yè)宣傳材料）；3） 公司及各個(gè)部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理聯(lián)系方式；4） 質(zhì)量體系證書；5） 生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)； 6） 公司生產(chǎn)設(shè)備、檢

22、驗(yàn)設(shè)備明細(xì)；7） 第三方出具的產(chǎn)品質(zhì)量報(bào)告；8） 給其他廠家配套證明，其他配套方授予的優(yōu)秀證書； 9） 有關(guān)質(zhì)量保證、質(zhì)量改進(jìn)方面的證明文件。5.確定潛在供應(yīng)商5.1供應(yīng)商負(fù)責(zé)填寫供應(yīng)商調(diào)查表，供應(yīng)商管理人員根據(jù)供應(yīng)商調(diào)查表對(duì)供應(yīng)商資料進(jìn)行評(píng)價(jià)，確定潛在供應(yīng)商。5.2潛在供方選擇原則1） 始終貫徹公開評(píng)審、多部門參與的原則；2） 在研發(fā)能力、質(zhì)量保證能力滿足要求的前提下，堅(jiān)持價(jià)格低者優(yōu)先的原則；3） 根據(jù)實(shí)際需要，遵循地域就近，服務(wù)上乘，信譽(yù)可靠等原則。5.3準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)1） 有較強(qiáng)的生產(chǎn)能力；2） 已建立有效的質(zhì)量管理體系；3） 有較強(qiáng)的產(chǎn)品開發(fā)和可靠性試驗(yàn)?zāi)芰Γ?） 有完善的技術(shù)服務(wù)體系，能及

23、時(shí)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；5） 具有一定行業(yè)知名度和良好信譽(yù)。6.供應(yīng)商評(píng)價(jià)6.1技術(shù)/工程/采購人員根據(jù)供應(yīng)商資料、樣品檢驗(yàn)結(jié)果、審核結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)。6.2供應(yīng)商評(píng)價(jià)項(xiàng)目包括：1） 供應(yīng)商的生產(chǎn)能力；2） 供應(yīng)商的價(jià)格；3） 供應(yīng)商可接受的付款周期；4） 供應(yīng)商的技術(shù)水平；5） 供應(yīng)商質(zhì)量管理體系水平；6） 質(zhì)量保證能力；7） 供貨能力。7.報(bào)價(jià)7.1供應(yīng)商管理人員根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果通知通過評(píng)價(jià)的潛在供方報(bào)價(jià)，所選擇的供應(yīng)商需要按照公司要求的報(bào)價(jià)方式進(jìn)行報(bào)價(jià)。7.2供應(yīng)商對(duì)產(chǎn)品報(bào)價(jià)時(shí)，應(yīng)提供完整的價(jià)格細(xì)分資料（單價(jià)、成本構(gòu)成等）。（視具體情況而定）。7.3采購人員負(fù)責(zé)填寫產(chǎn)品價(jià)格對(duì)比表。7.4報(bào)價(jià)審批

24、產(chǎn)品價(jià)格對(duì)比表由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。7.5必要時(shí)采購部可組織工程部相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商現(xiàn)場進(jìn)行實(shí)地考察，并填寫供應(yīng)商現(xiàn)場評(píng)審報(bào)告，最終確定由哪家供應(yīng)商進(jìn)行樣品試制。并填寫樣品評(píng)審表。7.6如果供應(yīng)商連續(xù)2次樣品檢驗(yàn)不合格，可取消其供應(yīng)商資格。7.7樣品檢驗(yàn)合格后，工程部應(yīng)對(duì)樣品進(jìn)行封存。供應(yīng)商管理人員可填寫新供應(yīng)商建立申請表并經(jīng)采購部主管確認(rèn)后在系統(tǒng)中建立合格供應(yīng)商信息。8.供方業(yè)績評(píng)價(jià)8.1供應(yīng)商評(píng)審可以通過以下過程績效指標(biāo)對(duì)主要供應(yīng)商的供貨績效進(jìn)行日常監(jiān)控與管理，并建立供應(yīng)商交付業(yè)績統(tǒng)計(jì)表1) 價(jià)格、2）品質(zhì)、3）交期、4）綜合配合度。8.2供應(yīng)商管理人員收集各部門關(guān)于供應(yīng)商供貨物資的質(zhì)量表

25、現(xiàn)，以供方評(píng)審表的形式促進(jìn)供應(yīng)商改進(jìn)其制造過程的業(yè)績。1) 工程部反饋所收集的生產(chǎn)使用過程的供貨物資的質(zhì)量表現(xiàn)。2) 庫管匯總到貨檢驗(yàn)情況、進(jìn)廠檢驗(yàn)合格率。3) 采購部統(tǒng)計(jì)供方的交付及時(shí)性、價(jià)格調(diào)整等。8.3評(píng)審結(jié)果1) 從質(zhì)量、成本、交付、服務(wù)等幾個(gè)方面，并結(jié)合第三方認(rèn)證辦法，做到公平、公正、公開，對(duì)供方業(yè)績進(jìn)行評(píng)價(jià)；采用定量打分的方式（滿分100分），由供應(yīng)商管理人員根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)供方按優(yōu)秀（A級(jí)）、良好（B級(jí)）、合格（C級(jí)）、基本合格（D級(jí)）、不合格（E級(jí)）進(jìn)行分級(jí)排序，實(shí)行等級(jí)管理。2) 依據(jù)評(píng)價(jià)得分對(duì)供方等級(jí)劃分AE級(jí)等級(jí)ABCD分值A(chǔ)8584B7069C6059 D8.4評(píng)價(jià)后處理

26、方案1) 針對(duì)A級(jí)供應(yīng)商，更新合格供方名錄，調(diào)整其供貨份額且新產(chǎn)品配套、財(cái)務(wù)結(jié)算等方面予以優(yōu)先；2) 針對(duì)B級(jí)供應(yīng)商，暫停供貨，要求其進(jìn)行整改，并提交整改報(bào)告，供應(yīng)商管理人員負(fù)責(zé)對(duì)整改情況進(jìn)行驗(yàn)證，必要時(shí)可安排綜合小組進(jìn)行現(xiàn)場審核，如果驗(yàn)證通過則保留其供貨資格，如果驗(yàn)證未通過，取消其合格供方資格，保留資料；3) 針對(duì)C/D級(jí)供應(yīng)商，直接取消其合格供方資格，保留資料。8.5資料歸檔采購人員對(duì)各階段工作資料進(jìn)行收集和歸檔，確保過程資料的完整。七、 庫房管理規(guī)定：1.物料收貨及報(bào)檢：1.1采購應(yīng)提前通知庫管貨物到達(dá)時(shí)間，以便庫管合理安排時(shí)間。供應(yīng)商在送貨時(shí)應(yīng)附送貨單，物料和單據(jù)到庫管后，庫管應(yīng)及時(shí)安

27、排收貨工作。1.2庫管收貨時(shí)應(yīng)先檢驗(yàn)物料的包裝情況，確認(rèn)是否有損壞。如有損壞，應(yīng)第一時(shí)間通知采購到現(xiàn)場。采購應(yīng)先與供應(yīng)商進(jìn)行溝通確認(rèn)后是否決定開箱驗(yàn)收。送貨單必須有采購提供的采購訂單號(hào)及項(xiàng)目編號(hào)，否則拒絕收貨。1.3庫管人員負(fù)責(zé)確認(rèn)送貨單的數(shù)量和實(shí)物，如不符由采購人員聯(lián)系供應(yīng)商處理，并由庫管人員在送貨單簽字確認(rèn)實(shí)收數(shù)量。1.4采購人員對(duì)已直發(fā)到施工現(xiàn)場的物料，采購專員接到現(xiàn)場送貨單后，在系統(tǒng)中錄入采購到貨單，通知庫管錄入檢驗(yàn)單和入庫單，庫管同時(shí)辦理出庫手續(xù)。1.5庫管確定送檢單反饋給采購人員，合格的辦理入庫手續(xù)。對(duì)不合格物料進(jìn)行不合格品處理。不合格物料絕對(duì)不允許入庫。1.6庫管原則上當(dāng)天送來的

28、物料當(dāng)天處理完畢，如有特殊最遲不得超過2天。1.7庫管對(duì)已入庫的物料進(jìn)行分區(qū)分類擺放，不得隨意堆放。對(duì)于項(xiàng)目用料，原則上按項(xiàng)目名稱歸類存放，并明確標(biāo)識(shí)內(nèi)容。物料卡1.8庫管對(duì)不合格的物料放在指定的退貨區(qū)，由采購與供應(yīng)商確定退貨。2.物料出庫：2.1庫管的物料出庫依據(jù)是需求部門提供的需求單，并由需求部門審批確認(rèn)。2.2庫管把所出庫之物料備好，并與領(lǐng)料單確認(rèn)后，由領(lǐng)料相關(guān)人簽名確認(rèn)后方可讓物料出庫。領(lǐng)料時(shí)，非庫管管理人員不能進(jìn)入庫房（特殊情況除外）。2.3庫管出庫物料的原則是同一物料做到先進(jìn)先出。2.4庫管無權(quán)給沒有辦理相關(guān)手續(xù)的物料出庫。如須緊急領(lǐng)用物料，需求部門應(yīng)填寫緊急放行物料申請表，并經(jīng)采

29、購部主管審批后庫管方可放行。物料放行后，需求部門應(yīng)在2日內(nèi)補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)，否則不予辦理其它領(lǐng)用工作。3.不合格品物料的處理：3.1庫管或工程人員對(duì)采購來的不良物料需要及時(shí)通知采購部，填寫不合格品處置記錄，不合格品先暫放庫房并進(jìn)行不合格品標(biāo)識(shí)。3.2庫管負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)和管理不合格品，填寫不合格品統(tǒng)計(jì)表，于每天上報(bào)采購專員和采購部負(fù)責(zé)人。3.3采購人員接到不合格品處置記錄后，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系處理方式，解決不合格品問題。（原則上應(yīng)在2天之內(nèi)處理完成，視具體情況而定）4.不合格品處理：4. 1 采購人員經(jīng)與需求部門確認(rèn)后，不影響正常使用情況下，可以辦理讓步接收，在不合格品處置記錄中填寫處置情況，交與庫管辦理

30、入庫手續(xù)；并通知供應(yīng)商進(jìn)行整改。4.2如物料確認(rèn)不可使用，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商聯(lián)系，及時(shí)辦理退、換貨手續(xù)，應(yīng)保證不能影響工程進(jìn)度。5.物料報(bào)廢：5.1報(bào)廢原因：5.1.1庫管的：1）變質(zhì)的（生銹、霉變、蟲啃、鼠咬等）； 2）超過使用壽命的；3）已不再使用的（呆滯物料）； 5.1.2使用過程中的：1）因無法維修或無維修價(jià)值的； 2）使用過程中人為損壞的，確認(rèn)無法再用的；5.1.3其它部門：1）因業(yè)主更改升級(jí)而造成報(bào)廢的；2）已購買，但工程部、市場部更改滯后，經(jīng)協(xié)調(diào)無法退回的；3）己購物料，在使用時(shí)發(fā)現(xiàn)為不良，經(jīng)采購人員與供應(yīng)商協(xié)商不可退換的；5）在發(fā)貨運(yùn)輸中損壞退回的； 6） 現(xiàn)場退回已無法使用的

31、。5.2物料報(bào)廢流程：5.2.1庫管人員統(tǒng)計(jì)庫存所需報(bào)廢的物料，由相關(guān)責(zé)任部門出具呆、廢物料處理申請表，由工程部出具檢測結(jié)果、采購部核準(zhǔn)后，呈報(bào)公司總經(jīng)理審批予以報(bào)廢；5.2.2物料報(bào)廢注意事項(xiàng)：所有已辦理報(bào)廢手續(xù)的物料歸庫管保管；（需要區(qū)別分開庫存物料報(bào)廢、來料不良品的物料，并且分開保管）。6.庫房物料管理：6.1庫管人員應(yīng)對(duì)物料的品質(zhì)進(jìn)行維護(hù)：物料在包裝、收貨、點(diǎn)數(shù)、入庫、搬運(yùn)、擺放、歸位、儲(chǔ)存、發(fā)貨過程中遵守安全原則，做到防損、防水、防蛀、防曬等安全措施。6.2物料的儲(chǔ)存保管，以物料的屬性、特點(diǎn)和用途規(guī)劃設(shè)置庫管，并根據(jù)庫管的條件劃區(qū)分工。同類物料存放。重貨及體積大的物料落地堆放，輕貨或

32、周轉(zhuǎn)量小的物料用貨架存放。6.3物料堆放的原則：根據(jù)物料特點(diǎn)，必須做到過目有數(shù)，檢點(diǎn)方便，成行成列，文明堆齊。6.4 對(duì)于庫房內(nèi)的物料，相對(duì)照應(yīng)有物料卡，內(nèi)容明確。庫管應(yīng)保持物料的正確標(biāo)識(shí)，對(duì)于錯(cuò)誤標(biāo)識(shí)及時(shí)更正。6.5當(dāng)月物料的單據(jù)、賬目由庫管把電子檔和手工單據(jù)于次月1日匯總一同交到財(cái)務(wù)。存檔單據(jù)由其分類保管好，原則上單據(jù)保管3年，在此期間不得銷毀。做到賬、物一致。7.物料的盤點(diǎn)：7.1 貨物盤點(diǎn)分為定期盤點(diǎn)與不定期盤點(diǎn)：7.1.1定期盤點(diǎn)即指每月底最后一個(gè)工作日進(jìn)行一次全面的盤點(diǎn)，參與部門為財(cái)務(wù)部、采購部、庫管。7.1.2不定期盤點(diǎn)即指公司對(duì)庫房進(jìn)行不定期的抽查。7.1.3貨物盤點(diǎn)的主要內(nèi)容

33、：檢查貨物的賬面數(shù)量與實(shí)存數(shù)量是否相符；檢查貨物的收發(fā)情況；檢查貨物的堆放及維護(hù)情況；檢查各種貨物有無超儲(chǔ)積壓及損壞。填寫盤點(diǎn)卡。7.1.4對(duì)貨物的盤點(diǎn)一般采用實(shí)地盤點(diǎn)法，盤點(diǎn)時(shí)采購、庫管進(jìn)行盤點(diǎn)，財(cái)務(wù)進(jìn)行抽盤檢查。7.1.5 盤點(diǎn)過程中需要其他相關(guān)部門予以配合，需入庫和發(fā)料應(yīng)在盤點(diǎn)前一天進(jìn)行領(lǐng)出。7.1.6 盤點(diǎn)時(shí)保證做到盤點(diǎn)數(shù)量的準(zhǔn)確性、公正性，嚴(yán)禁弄虛作假、虛報(bào)數(shù)據(jù)。盤點(diǎn)過程中嚴(yán)禁更換不同的盤點(diǎn)人員，以免少盤、多盤、漏盤等。7.1.7盤點(diǎn)分初盤、復(fù)盤，但所有的盤點(diǎn)數(shù)據(jù)都需盤點(diǎn)人員簽名確認(rèn)。7.1.8盤點(diǎn)后如有盤盈或不可避免的虧損情形時(shí)，應(yīng)由庫管呈報(bào)采購部經(jīng)理，經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后由庫管和財(cái)務(wù)進(jìn)

34、行調(diào)整。盤盈盤虧處理申請表八、供應(yīng)部文案、數(shù)據(jù)管理細(xì)則1、單據(jù)與細(xì)則序號(hào)單據(jù)名稱細(xì)則1需求單需求單按照相關(guān)格式內(nèi)容由需求部門填寫，由庫管確認(rèn)庫存數(shù)量；采購專員按需求單號(hào)進(jìn)行排序。2合同采購員擬定好采購合同，并進(jìn)行合同審批流程。雙方蓋章后的合同，采購部留存合同復(fù)印件，原件交公司內(nèi)勤登記并存檔。3送貨單、入庫單供應(yīng)商在送貨時(shí)應(yīng)附帶送貨單2聯(lián)。庫管及采購各1聯(lián)。庫管人員在入庫單中需注明對(duì)應(yīng)的采購合同號(hào)或訂單號(hào)，負(fù)責(zé)按入庫單號(hào)順序存檔。入庫單一式3聯(lián)，（采購1聯(lián)與發(fā)票同時(shí)交與財(cái)務(wù)）。庫管2聯(lián)（庫管于每月1日匯總上月入庫單1聯(lián)提交財(cái)務(wù)，另1聯(lián)庫管留存）4發(fā)票簽收單接到發(fā)票要在發(fā)票簽收單上登記并準(zhǔn)備相應(yīng)的

35、入庫單和合同交由領(lǐng)導(dǎo)審批。財(cái)務(wù)在發(fā)票簽收單上簽字。5付款申請單采購按付款計(jì)劃在系統(tǒng)中進(jìn)行付款申請作業(yè)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)付款，財(cái)務(wù)把付款底單交由采購內(nèi)勤登記做賬務(wù)核銷處理。6合同臺(tái)賬由部門采購專員負(fù)責(zé)錄入，作為部門內(nèi)部數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與付款依據(jù)。并且依據(jù)此表采購每月20日前出具下月度采購金額、月度付款額、合同總欠款、票到欠款等數(shù)據(jù)。7項(xiàng)目物料到貨時(shí)間表由采購員與供應(yīng)商確定具體交貨時(shí)間，并且簽字確認(rèn)，部門存檔。此表給工程以便合理安排進(jìn)度。8月度付款計(jì)劃表每月20日前做好下月付款需求計(jì)劃，讓財(cái)務(wù)有充足的資金準(zhǔn)備時(shí)間，減少財(cái)務(wù)付款壓力。項(xiàng)目臨時(shí)物料不在付款計(jì)劃內(nèi)。9供貨周期一覽表有利于工程計(jì)劃的準(zhǔn)確制定與實(shí)施。 完結(jié)