辦公自動化運用管理規(guī)定.doc

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2 0 X XYOUR LOGOYour company name辦公自動化運用管理規(guī)定姓名：XXX部 門：XX部辦公自動化運用管理規(guī)定1.目的為了提高公司工作效率，有效降低和節(jié)約成本，加快辦公自動化建設(shè)，保障文件和各種信息傳遞快捷暢通，根據(jù)公司的實際，制定本規(guī)定。2.適用范圍2.1本規(guī)定適用于集團各部門、各控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）辦公自動化的管理。2.2OA系統(tǒng)用戶暫定為集團各部門、各銷售公司（物流中心）工作人員和各控參股企業(yè)管理人員。3.相關(guān)部門職責3.1集團辦公室負責文件的制作、發(fā)送、督辦和少量紙質(zhì)文件的存檔和上報。發(fā)出的電子公文必須具有符合規(guī)范的文件頭和文件主體。3.2集團人力資源部負責配合集團辦公室信息技術(shù)處進行OA用戶的注冊和注銷。3.3集團辦公室信息技術(shù)處負責OA系統(tǒng)操作技術(shù)的培訓，OA系統(tǒng)運行設(shè)備的維護、管理和電子文檔的保存。3.4各控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）的部門和人員職責可參照執(zhí)行。4.文件發(fā)送與接收4.1集團公司及各部門、各企業(yè)下發(fā)、上報的各類公文（包括文件、會議通知、公告、簡報、信息等）原則上統(tǒng)一采用辦公自動化系統(tǒng)（OA）發(fā)送，特殊情況需要打印紙質(zhì)文件的報集團或本分管領(lǐng)導批準。4.2集團公司的正式文件及其他需要簽發(fā)的公文，仍按原流程起草、審核、簽發(fā)，統(tǒng)一由辦公室編號、制作、掃描、使用OA發(fā)送至收文單位和個人，并根據(jù)實際需要打印若干份存檔和上報。4.3電子公文應做好登記，并由起草、審核、簽發(fā)人簽名。4.4所有OA用戶每天上、下午上班后都必須及時登錄OA系統(tǒng)查看文件，并始終使OA系統(tǒng)處于“在線”狀態(tài)，確保信息和聯(lián)絡(luò)暢通。如因出差或出差時間較長，須指定授權(quán)的公文代辦人代辦。4.5電子文件發(fā)送后，工作人員應根據(jù)公文的緩急程度對所發(fā)公文的接收情況進行檢查，催辦、督辦，發(fā)現(xiàn)問題及時與有關(guān)人員聯(lián)系。4.6集團各部門、各控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）要建立OA系統(tǒng)管理體制，指定專人負責OA系統(tǒng)文件的管理。5.用戶注冊和注銷5.1總部新進符合使用OA系統(tǒng)的人員，由人力資源部在一個工作日內(nèi)將人員的姓名、單位、崗位等基本資料送交集團辦公室信息技術(shù)處，信息技術(shù)處應在一周內(nèi)完成電腦配置和OA用戶注冊?？偛縊A用戶離職前，須到集團辦公室信息技術(shù)處辦理電腦移交及OA注銷手續(xù)后，方可辦理離職手續(xù)。5.2各控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）新進符合使用OA系統(tǒng)的人員，由控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）在兩個工作日內(nèi)將人員的姓名、單位、崗位等基本資料報集團人力資源部，人力資源部備案后送交集團辦公室信息技術(shù)處注冊。控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）OA用戶離職前，需報集團人力資源部備案，并由集團辦公室信息技術(shù)處辦理OA注銷手續(xù)后，方可辦理離職手續(xù)。5.3集團各部門、各控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）對沒配置專用電腦的OA用戶，要合理安排電腦共用。6.系統(tǒng)安全與維護6.1集團公司和各控參股企業(yè)、各銷售公司（物流中心）的網(wǎng)絡(luò)服務器在工作時間內(nèi)必須始終保持在線，OA系統(tǒng)始終保持正常的運行狀態(tài)。建立服務器的運行日志，并保存30天以上。6.2集團辦公室信息技術(shù)處須指定管理員專門負責文件上傳及系統(tǒng)維護。所有配置信息要由專人保管，注意保密。系統(tǒng)管理員應定期對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行殺毒，建立防火墻，防止黑客侵入，確保系統(tǒng)安全。6.3密級的文件不入OA系統(tǒng)，按照現(xiàn)有公文流轉(zhuǎn)方式處理；電子文件嚴格按發(fā)文范圍發(fā)送，發(fā)文范圍的審批仍按集團公司公文管理有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6.4所有OA系統(tǒng)應保管好用戶密碼口令，不得隨意泄漏給無關(guān)人員。7.文件共享與歸檔7.1集團辦公室應對公司成立以來的文件進行清理，剔除密級和失效文件外，將所有的實用文件在OA系統(tǒng)上發(fā)布，供用戶學習、使用。7.2集團辦公室對OA系統(tǒng)上電子公文每年整理一次，刻錄成光盤，存入集團檔案室。8.附則8.1本規(guī)定自年月日起試行，原有關(guān)規(guī)定同時廢止。8.2在試運行期間，公司除利用OA系統(tǒng)處理文件發(fā)送、信息溝通外，還將逐步推行自動化辦公流程，以期實現(xiàn)真正意義上的無紙辦公，加快公司的管理科學化和現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)。8.3集團各部門、各控參股企業(yè)、各銷售公司對在試行中遇到的問題和意見、建議，請及時向集團辦公室反映，以便對本規(guī)定進行修改。第 6 頁 共 6 頁THANKS謝謝您的閱覽僅供參考