北京華聯(lián)綜合超市盤點手冊 [超市連鎖 企劃方案 分析報告]

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1、北京華聯(lián)綜合超市營運規(guī)范 盤點手冊 二零零二年八月內(nèi)部資料 嚴禁外傳 編號：OPSM 10目 錄第一單元 前言第二單元 概述第三單元 盤點作業(yè)流程第四單元 盤點的組織及制度確立第五單元 盤點配置圖及其表格第六單元 盤點前的準備第七單元 盤點的具體操作第八單元 盤點結(jié)果的分析和處理第九單元 其它第一單元 前言一、 適用范圍本手冊供參加盤點員工和管理人員學(xué)習(xí)使用，并作為北京華聯(lián)綜合超市盤點系統(tǒng)的參考指南。二、目的本手冊作為盤點的標準作業(yè)程序，全面介紹盤點系統(tǒng)、要求及流程，旨在提高盤點的精確度，增進工作效率。三、益處 使用本手冊可提供以下主要益處：1 更短的培訓(xùn)時間2 更高的工作效率3 統(tǒng)一的專業(yè)術(shù)

2、語，便于溝通4 對于盤點系統(tǒng)的更好理解和實用操作5 了解盤點在商業(yè)體系中的重要性第二單元 概述一、什么是盤點所謂盤點就是定期或不定期地對店內(nèi)的商品進行全部或部分的清點，以確實掌握該期間內(nèi)的經(jīng)營業(yè)績，并因此加以改善，加強管理。二、為什么盤點 對每天林林總總、琳瑯滿目的商品，對摩肩接踵、川流不息、進進出出的顧客，員工忙里忙外，無非是令顧客滿意、企業(yè)興旺昌盛。然而，要知道是盈或是虧，光靠每天的報表，每天的業(yè)績，是無法準確知道的，目前的唯一辦法就是盤點，且通過盤點可以達到：1 確切掌握庫存量2 掌握損耗并加以改善3 加強管理，防微杜漸三、盤點要達成的目的 每次盤點皆需投入大量的人力、物力和時間，同時也

3、帶來一些負面影響，但它卻是一種非常重要的工作，因為它能達到下列目的：1 了解商店在一定階段的虧盈狀況2 了解目前商品的存放位置，缺貨狀況3 了解商店的存貨水平，積壓商品的狀況及商品的周轉(zhuǎn)狀況4 發(fā)掘并清除滯銷品、臨近過期商品，整理環(huán)境、清除死角5 根據(jù)盤點情況，可加強管理、防微杜漸，同時遏阻不軌行為第三單元 盤點作業(yè)流程一、 流程圖 盤點作業(yè)流程規(guī)劃的慎密與否，直接關(guān)系到盤點結(jié)果的真實性建立盤點制度及標準 進行組織落實 責(zé)任區(qū)域劃分盤點前的準備及培訓(xùn)盤點作業(yè)盤點結(jié)果重盤 重大差異 是追查責(zé)任、對策改進進行調(diào)整和結(jié)算 否二、作業(yè)流程管理1 盤點制度由總部統(tǒng)一制定。包括：盤點方法、盤點周期、帳務(wù)處

4、理、差異處理及獎懲規(guī)定；2 組織落實包括：全部盤點的組織落實和部分盤點的組織落實、區(qū)域劃分；3 盤點作業(yè)要劃分區(qū)域，落實到人；4 盤點前準備：主要有人員組織、工具、通告、商品和環(huán)境整理、工作分配與盤前培訓(xùn)、各種資料整理；5 盤點作業(yè)：主要有資料整理與分析、庫存調(diào)整、差異處理、獎懲實施。第四單元 盤點的組織及制度確立一、 盤點制度的確立盤點方法列表如下：實物和帳面區(qū)域時間段周期實物帳面全面盤點區(qū)域盤點營業(yè)中營業(yè)后定期不定期定義實際清點存貨數(shù)量的方法以書面記錄或電腦記錄進出帳的流動狀況而得到期末存貨余額或估算成本將店內(nèi)所有存貨區(qū)域進行盤點以類分區(qū)，依序盤點一定區(qū)域，如此周而復(fù)始盤點時商店仍對外營業(yè)

5、商店在關(guān)門后盤點每次盤點間隔期一致的盤點盤點間隔期不一致的盤點實用范圍及時間間隔商店實物盤點由電腦部和財務(wù)部進行一年二次周期性庫存區(qū)盤點銷售區(qū)域盤點全面盤點大家電、精品等，或突發(fā)事件、人事變動、經(jīng)營異常等說明：1 由于商業(yè)行業(yè)自身的特點，我們采用相應(yīng)交叉的盤點方法進行盤點。2 全面盤點由總部統(tǒng)一制定，區(qū)域盤點由店內(nèi)列出半年盤點計劃表，自行組織實施，并報總部營運總監(jiān)及財務(wù)部存查。3 如遇特殊情況，如門店的人事變動、意外事件發(fā)生（如水災(zāi)、火災(zāi)）、經(jīng)營異常等，必須另行組織盤點，至于全盤或區(qū)域盤點，則視情況而定。二、 帳務(wù)處理 由財務(wù)部制定執(zhí)行三、差異處理盤點可能出現(xiàn)重大差異。所謂重大差異即指：盤損率

6、大幅超過同行業(yè)標準或公司目標，以及毛利率遠低于同行業(yè)標準或公司目標。1盤損率是實際盤點庫存與電腦理論庫存的差異。一般而言盤損的原因有下列幾種：（1） 錯盤、漏盤（2） 計算錯誤（3） 偷竊（4） 收貨錯誤，或空收貨，結(jié)果帳多物少（5） 報廢商品未進行庫存更正（6） 對一些清貨商品，未計算降價損失（7） 生鮮品失重等處理不當(dāng)（8） 商品變價未登記和任意變價2若發(fā)生重大差異時，應(yīng)立即采取下列措施：（1） 重新確認盤點區(qū)域，看是否漏盤；（2） 檢查收貨，有無大量異常進貨，并且未錄入電腦；（3） 檢查有無大量異常退貨，并且未錄入電腦；（4） 檢查庫存更正及清貨變價表；（5） 檢查是否有新來生鮮處理員工

7、，技術(shù)不熟練；（6） 重新計算；3同時按規(guī)定程序進行庫存調(diào)整（第八單元有專門論述）4 商品盤損的多少，代表著管理人員的管理水平及責(zé)任感。只要結(jié)果在合理的范圍內(nèi)，均視為正常。同時有必要獎優(yōu)懲差，降低損耗。參照行業(yè)標準及華聯(lián)綜合超市的低成本損耗及責(zé)任落實到人的經(jīng)營理念，公司目前規(guī)定的量販店盤點損耗標準為：(1). 門店盤損率應(yīng)控制在銷售總金額的4-6。(2). 在4以下予以獎勵。(3). 在6-8之間應(yīng)視為低于標準水平，必須由店長負責(zé)尋找原因，提出整改措施。(4). 在8以上為不正常，須追尋有關(guān)經(jīng)營人員及員工的責(zé)任，并給予處罰。(5). 開店初期二個月的第一次盤點允許有較高的損耗率。5 盤點的組織

8、 盤點作業(yè)人員組織，一般由各店自己負責(zé)落實，若為全面盤點，應(yīng)由總部營運部、電腦部、財務(wù)部、采購部在各門店進行盤點時分頭指導(dǎo)和監(jiān)督盤點，并由營運部總監(jiān)統(tǒng)籌安排。由各店長負責(zé)并具體落實到各部門和人。盤點作業(yè)是商店人員投入最多的作業(yè)，所以要求全員參加盤點。一般是每個部門為一個小組。全面盤點組織構(gòu)架圖（如下圖）若為區(qū)域盤點，則由樓面各部門，根據(jù)盤點計劃自己組織落實，同時由ALC配合操作第五單元 盤點配置圖及其表格一、盤點配置圖開業(yè)初的全店配置圖可做盤點配置圖之用。一般而言，盤點配置圖上除包括賣場的冷凍柜、冷藏柜、貨架、大陳列區(qū)之外，還應(yīng)包括后場的倉庫區(qū)、冷庫等，只要是商品儲存、陳列之處均要標明。為便于

9、掌握整體態(tài)勢及規(guī)劃，盤點圖必須將通道及陳列架標示編號，并將此編號作成貼紙，粘貼于陳列架右上角，這樣既可周詳?shù)胤峙湄?zé)任區(qū)域，盤點者又可明了自己的工作范圍。同時，也可在此圖上掌握全局，合理調(diào)配，互相援助.。盤點配置圖如下：盤點配置圖：蔬菜庫I1冷藏庫I2BA6A4A2AA11A9A5A7A3A1CDEFB8B6C7C5BC4BC3B4B29C3C1BD2BC1C8C6D7D5CD4CD3C4C2D3D1CD2CD1D8D6E7E5DF4DF3D4D2E3E1DF2DF1E8E6F7F5EF4EF3E4E2F3F1EF2EF1冷藏庫K1冷凍庫K2GH4H3H2H1G12G10G6G8G4G2F8F6

10、G7G5FG4FG3F4F2G3G1FG2FG1庫 房 L盤點用表格（附后）1 盤點表2 盤點責(zé)任區(qū)分配表（小組用）3 小組盤點安排計劃表4 支援盤點人員安排計劃表5 盤點培訓(xùn)計劃表附1：填寫說明：1 按部門填寫2 設(shè)定編號3 設(shè)定編號4 清點日期，按年、月、日各兩位填寫5 本店名稱6 商品6位貨號7 電腦確認的商品名稱8 按售賣單位清點的數(shù)量9 清點人簽字 注：此表共三種，第一種黑色線（初點）、第二種藍色線（復(fù)點）、 第三種紅色線（抽點）附2：盤點責(zé)任區(qū)分配表（小組用）部門 日期 姓名盤點類別區(qū)域編號盤點單編號備注起迄張數(shù)填表人： 批準人： 附3： 組盤點安排計劃表所屬部門： 主管姓名： 日

11、期 員工姓名職位盤點時間安排盤點內(nèi)容參加盤點步驟加班時數(shù)初點復(fù)點抽點部門經(jīng)理： 店長： 附4：支援組盤點人員安排計劃表門店 時間 姓名所屬部門職位盤點時間安排盤點內(nèi)容參加盤點步驟加班時數(shù)初點復(fù)點抽點制表： 店長 附5：盤點培訓(xùn)計劃表 門店 日期 部門組別本部門參加培訓(xùn)人員其它部門培訓(xùn)人員培訓(xùn)時間指導(dǎo)人員生鮮肉類、水產(chǎn)、蔬果熟食日配組干貨食品糧油、罐頭干貨煙酒飲料沖調(diào)飲品糖果餅干百貨電器日化家紡文化家居 精品合計制表 批準 店長 第六單元 盤點前的準備自古兵家 “不打無準備之仗”，事前準備愈周密愈詳細，盤點工作進展就能愈順利，盤點結(jié)果就會愈準確。一、 人的安排1原則上，盤點當(dāng)日，應(yīng)停止任何休假，

12、特別是全面盤點至少應(yīng)于兩周前安排妥當(dāng)，包括加班、延長時間等，應(yīng)由門店各部門寫出組盤點安排計劃表（見前表3），并呈報店長批準。2責(zé)任區(qū)落實到人，明確范圍，采用“互換法”，即商品部的作業(yè)人員盤點商品部的作業(yè)區(qū)，防止“自盤自”造成不實情況發(fā)生。3支援各部門盤點的員工，由合理調(diào)配，同時填寫支援組盤點人員安排計劃表（見附表4），并呈報店長批準。二、 告知1 通知顧客 若營業(yè)中盤點而影響顧客購物則通過廣播形式告知顧客，以取得諒解：“尊敬的顧客朋友，您好，我們的盤點給您購物造成了不便，請您諒解，順祝您購物愉快！” 若停業(yè)盤點則應(yīng)提前三天，以廣播方式及公告方式，通知顧客，避免顧客徒勞往返，公告形式如下（見下頁

13、）：注意：華聯(lián)超市不做停業(yè)盤點，如有特殊情況需停業(yè)盤點，必須有營運總監(jiān)的許可，并制定專門計劃。停業(yè)盤點通知尊敬的會員朋友，您好！本店因業(yè)務(wù)需要，定于 年 月 日 點至 年 月 日 點，進行內(nèi)部總盤點。盤點時間內(nèi)，恕不對外營業(yè)。若因此而造成您購物上的不便，敬希見諒。同時感謝您于盤點后，繼續(xù)給予支持和惠顧。 量 販 店 店 長敬 上 年 月 日2、通知廠商 盤點前，由采購員在訂貨時注明，或以 告知，或發(fā)函通知，避免廠商于盤點時段送貨，并在收貨處提前一個星期貼出通知。三、盤點前培訓(xùn)、 盤點前兩個星期內(nèi)進行盤點模擬培訓(xùn)，講解注意事項，務(wù)使失誤降至最低、 模擬培訓(xùn)，按實際盤點步驟進行講解，具體由店長及樓

14、面經(jīng)理安排實施，并由填寫盤點培訓(xùn)計劃表（見前5），呈店長批準、 盤點人員進行逐一操作演習(xí)、 各部門主管須進行標準操作示范、 盤點工具盤點表（一式三聯(lián)黑、蘭、紅），小張自粘貼紙，紅藍圓珠筆等。四、工作分配初點工作由指定員工實施，抽點、復(fù)點工作由部門主管或后勤人員來執(zhí)行。五、商品整理，環(huán)境整理 實際盤點前兩天對商品進行整理，使盤點工作更有序、有效，及早清除不良商品，其整理的重點是：、 檢查貨架或冷凍、冷藏價格卡是否與商品陳列位置一致，不一致時，要將其調(diào)整一致或更換新卡；、 將商品陳列整齊，以利于清點數(shù)量，象陳列端頭、陳列架、附壁陳列架、隨機陳列架、堆頭等；、 清除壞品、退貨商品，該報廢的報廢，該退

15、貨的退到收貨區(qū)，包裝破損商品要及時處理；、 清除賣場及作業(yè)場死角，檢查維修檢測區(qū)、收貨區(qū)、結(jié)帳區(qū)等是否有滯留商品；、 將各項設(shè)備、備用品、工具存放整齊；、 庫存商品的整理要注意兩點：一是把小箱子放在大箱前；二是避免商品數(shù)量不足整箱的當(dāng)作整箱計算；、 盤點前最后整理： 一般在盤點前兩小時，對商品進行最后整理，主要是陳列架上的商品。順序絕對不能改變，否則盤點時會對不上號。六、資料單據(jù)整理為避免出現(xiàn)虛假現(xiàn)象，有關(guān)盤點的資料要整理:、 聯(lián)營式自營商品的單據(jù)整理；、 報廢品單據(jù)匯總；、 贈品單據(jù)匯總；、 改包裝單位的商品單據(jù)匯總；、 收貨資料的匯總。七、 注意事項、 盤點前各主管須核查前三日的退貨情況，

16、看是否錄入電腦；、 主管核對報廢商品是否及時進行庫存更正；、 主管檢查破包商品是否整理；、 銷售區(qū)域的盤點必須在當(dāng)天營業(yè)結(jié)束后進行；、 電腦部必須在營業(yè)結(jié)束以后，開始盤點以作庫存鎖庫；、 收貨部門在盤點當(dāng)日：（可依實際情況而定），必須停止所有數(shù)據(jù)資料的錄入；、 未錄入的商品，必須貼上“未錄入不需盤點”的標記。第七單元 盤點的具體操作一、 盤點作業(yè)流程圖 鎖庫 進行初點填寫盤點表填黑色聯(lián)，初點交表復(fù)點填寫盤點表蘭色聯(lián) ALC錄入電腦 ALC錄入 打印初點報表列印差異表第三次填紅色聯(lián)至盤點無差異 差 異 是 否 抽 點 是 差異 否店長簽核調(diào)整庫存 結(jié)束和電腦庫存對照 否是 差異 二、盤點的規(guī)定1

17、初點規(guī)定(1). 先點倉庫（庫存區(qū)）、冷凍庫、冷藏庫，再點賣場(2). 盤點貨架或冷凍柜、冷藏柜時，依序由左而右，由上而下如圖示：(3). 每一貨架或冷凍柜、冷藏柜均視為獨立單位，使用單獨的盤點表。若盤點表不足，則繼續(xù)使用下一張。初點盤點表為黑色；(4). 兩人一組，一人點，一人寫；將數(shù)量寫在自粘貼紙上，放置在商品的前方；(5). 盤點單上的數(shù)字填寫要清楚，不可潦草讓人混淆；(6). 數(shù)字寫錯，要涂改徹底；(7). 清點時，一定要按最小單位清點，不夠一個單位的忽略不計，同時取出歸入待處理品堆放處；(8). 盤點時，順便查看商品的有效期，過期商品應(yīng)隨即取下歸入待處理品堆放處；(9). 店長要掌握

18、盤點進度，調(diào)度機動人員支援，巡視各部門盤點區(qū)域，發(fā)掘死角及易漏盤區(qū)域；(10). 對無法查知商品編號或商品售價的商品，就立即取下，稍后追查歸屬；(11). 盤點注意大分類和小分類，注明該分類商品所在的貨架號碼。2復(fù)點作業(yè)規(guī)定(1). 復(fù)點時要先檢查盤點配置圖與實際現(xiàn)場是否一致，有否遺漏區(qū)域；(2). 巡視有無遺漏標示小粘紙的商品；(3). 復(fù)點在初點進行一段時間后進行，用藍色一聯(lián)；(4). 復(fù)點無誤后將小粘紙拿下。抽點作業(yè)規(guī)定(1). 對整個區(qū)域的抽點視同復(fù)點；(2). 抽點商品要選擇賣場內(nèi)的死角，或體積小、單價高、量多的商品；(3). 抽點用紅色盤點表，注明為抽點；(4). 抽點是對初點和復(fù)

19、點無差異商品的抽驗。差異處理此處講的差異是初點和復(fù)點不一樣及抽點與初點、復(fù)點的結(jié)果不一樣。（數(shù)據(jù)差異的調(diào)整，見第八單元庫存調(diào)整）(1). 初點和復(fù)點不一樣，應(yīng)由主管或其指定的不同員工去第三次點，填寫紅色單，注明第三次盤點。若還有差異則由不同的人重復(fù)上述動作，并注明是第幾次盤點，直至正確、電腦沒有差異報表出現(xiàn)為止；(2). 抽點若發(fā)生與前述盤點有差異，按上述動作進行，直至正確；(3). 若無差異則須主管簽名，由進行“確認”動作。注意事項(1). 每份盤點報表必須由部門經(jīng)理以上人員簽名；(2). 主管在簽核報表時，對其數(shù)量的總和應(yīng)再核對一次，以確保無誤；(3). 主管必須檢視每位員工負責(zé)的盤點區(qū)域

20、是否確實完整地盤點；(4). 在盤點前該盤點品項的銷售區(qū)域應(yīng)維持適當(dāng)?shù)陌踩珟齑媪浚?5). 主管須負責(zé)對盤點過程中匯集的待處理品（如破損、變質(zhì)商品、過保質(zhì)期商品、無商標商品等做出相應(yīng)處理（如報損、重新包裝等）。打印實際盤點報表 經(jīng)主管核查無誤后，并由部門經(jīng)理以上人員簽字后，由打印實際盤點報表。第八單元 盤點結(jié)果的分析和處理盤點作業(yè)結(jié)束后，實際庫存和電腦庫存相核對，若有差異要追查原因，堵疏防漏。一、 追查差異原因（差異原因如第四單元所述）二、 庫存調(diào)整1庫存更正流程圖主管填寫庫存更正表經(jīng)本部門經(jīng)理簽字核實交店長批準由ALC調(diào)整歸檔留底至下一期盤點(1). 此時產(chǎn)生的差異，經(jīng)部門經(jīng)理簽核后，以盤點

21、實際庫存量作為正確數(shù)據(jù)；(2). 店長簽字后，方可作“確認”工作；(3). 總公司營運部于各品項盤點后將視情況予以抽查；(4). 報表保存至該品項下次盤點后，方可銷毀；(5). 帳務(wù)調(diào)整，由財務(wù)部完成；(6). 盤點電腦系統(tǒng)流程，參照電腦部相關(guān)程序。2資料整理(1). 店長要確認盤點單是否全部收回，同時要有簽名；(2). 復(fù)印留底，原件送財務(wù)部核算；(3). 財務(wù)部在收到盤點資料后 ，2日內(nèi)提出盤點結(jié)果報告；(4). 各部門做盤點實施情況報告，以作為以后改善、參考之依據(jù)。盤點報告 部門: 日期: 執(zhí)行情況 問題 改善對策初盤復(fù)盤抽盤主管: 三、游離商品的處理1盤點通常會發(fā)生下列特殊情況（1）有

22、貨號，無品名或錯品名 其原因有：l 貨號錯誤l 貨號已淘汰，但商品仍在銷售l 套號（廠商濫用已有貨號，套用新產(chǎn)品）（2）有品名，無貨號其原因有：l 條碼脫落，又無據(jù)可查l 店內(nèi)自購，還沒有編號2處理程序：(1) 進行清查：在可能的情況下須確認貨號（條碼），同時輸入庫存記錄(2) 清查后仍無法找出原籍的商品一方面要列清單送采購部確認，一方面將其集中以便處理(3) 采購仍無法確認的商品，可以用下列方式處理：l 退回廠商l 如果無條碼有商標的商品，在品質(zhì)仍完好的情況下由店長決定酌情作清倉處理l 報損(4) 屬未經(jīng)許可引進之商品，則追究責(zé)任(5) 注意：不可將不合格產(chǎn)品，過期或變質(zhì)商品銷售給顧客第九單元 其它一、其他盤點在進行商品盤點同時，要經(jīng)常對備用品、設(shè)備進行盤點二、結(jié)論 通過以上的學(xué)習(xí)，可知盤點的重要，它不僅是我們在一段經(jīng)營期內(nèi)經(jīng)營業(yè)績的反映，同時也代表著對我們自身“管理品質(zhì)”與“品德操守”的考驗。 有人把商店開門營業(yè)視為“攻城掠地” ，盤點視為“清查戰(zhàn)果”，由此可以看出“攻守”的重要。盤點是展示我們平時努力工作的績效的重要方法，是對我們“戰(zhàn)果”的清點。借此不僅可以領(lǐng)略我們的工作成績，同時也會發(fā)現(xiàn)我們的不足之處。發(fā)現(xiàn)問題，解決問題；獎勵優(yōu)異，加強管理；不斷完善，推進銷售；通過盤點發(fā)展完善是我們的根本目的。