ISO文件格式標(biāo)準(zhǔn)化講解課件

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1、單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,ISO文件格式標(biāo)準(zhǔn)化講解,教材編號(hào)：Audit-2015-01,版 本：A,制作單位：制度稽核,制作日期：3/24/2015,制 作 者：,本次講解內(nèi)容：,一、,ISO,文件格式制作,二,、文件與資料檔案管理,一、,ISO,文件格式制作,1.文件編寫(xiě)的基本要求,2.文件的編制框架,3.文件編制技巧,4.制流程圖-圖形形狀,5.文件格式注意事項(xiàng),1.格式基礎(chǔ)要求,標(biāo)準(zhǔn)用紙,標(biāo)準(zhǔn),A3、A4紙張，不可為二手紙。紙張一定要干凈

2、整潔。,版本,通常以阿拉伯?dāng)?shù)字,1-9做進(jìn)階管制，最初發(fā)行為1.0版，若內(nèi)容有任何大小變更，則需進(jìn)一階為1.1版，以此類(lèi)推。版本是控制該文件之修訂的管制，故只在封面中記錄之。,版序,通常以,A、B、C.順序編碼，最初發(fā)行為A版。若修正該頁(yè)，第一次修正則進(jìn)位到B版，第二次該頁(yè)修訂為C版，以此類(lèi)推，每次版本之變更可容許多頁(yè)版序同時(shí)進(jìn)位。,日期,第一次發(fā)行時(shí)撰寫(xiě)日期、版序日期、變更日期這三個(gè)日期須一致，如第二次發(fā)行時(shí)只須變更版序日期及變更日期，撰寫(xiě)日期不管發(fā)行到第幾次都不能更改。當(dāng)版之發(fā)行日期由文管中心填寫(xiě)。,1.ISO文件撰寫(xiě)使用微軟Word、Excel,2.文件抬頭放在視圖/頁(yè)眉功能中。,3.中

3、文中文字體統(tǒng)一為宋體，封面字體大小如附圖，內(nèi)文字體為14#，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)為全角，凡引述名稱(chēng)一律用書(shū)名號(hào)（）表示、引述表單名稱(chēng)則以上下引號(hào)（）表示，流程圖及判斷性文字（YES/NO）可視頁(yè)面大小自行調(diào)整，但不得小于8#字。,4.版面設(shè)定之左邊界為1.5cm；右邊界為1.5cm；上邊界為1.5cm；下邊界為1.5cm。,5.正文格式之段落的間距中為固定值24磅；與前段距離0.5行，后段距離為0。,6.會(huì)簽至相關(guān)單位，以最新組織架構(gòu)為準(zhǔn),1.格式基礎(chǔ)要求,1.格式基礎(chǔ)要求,1.文件撰寫(xiě)各段落及其分點(diǎn)說(shuō)明皆以阿拉伯?dāng)?shù)字表示并以點(diǎn)（.）分出其層次，如5.0。,2.各段落及各階分點(diǎn)說(shuō)明，須上、下對(duì)齊并于每段敘

4、述結(jié)尾以句號(hào)（。）作為該段落之結(jié)束。,3.分點(diǎn)說(shuō)明最多至第四階，如6.1.4.3。,4.寫(xiě)內(nèi)容若超過(guò)四階或?yàn)榕e例項(xiàng)時(shí)則不用分點(diǎn)說(shuō)明而一律以左右括號(hào)含阿拉伯?dāng)?shù)字如（1）表示；再下階則以左右括號(hào)含阿拉伯?dāng)?shù)字如（1）表示；再下階則以左右號(hào)含英文大寫(xiě)字母如（A）表示。,二階文件之架構(gòu),1.0,目的：說(shuō)明為什么開(kāi)展該項(xiàng)活動(dòng)。,2.0,范圍：說(shuō)明活動(dòng)涉及的（產(chǎn)品、項(xiàng)目、過(guò)程、活動(dòng)）范圍。,3.0,職責(zé)：說(shuō)明活動(dòng)的管理和執(zhí)行、驗(yàn)證人員的職責(zé)。,4.0,定義：說(shuō)明文件中使用的專(zhuān)有之名詞、縮寫(xiě)。,5.0,作業(yè)內(nèi)容：流程步驟的詳細(xì)文字說(shuō)明。,6.0,流程圖：使用統(tǒng)一的符號(hào)，以圖解方式說(shuō)明流程。,7.0,參考文件：

5、,列出該文件內(nèi)所提到作業(yè)應(yīng)參考使用這其他文件名稱(chēng)與編號(hào)，以及文件所定義或參考之文件表單名稱(chēng)與編號(hào)。,8.0,附件：,列出文件所提應(yīng)參閱之附件之名稱(chēng)、標(biāo)簽、用章等。,2.文件的編制框架,2.文件的編制框架,三階文件：（其他項(xiàng)目之架構(gòu)）,（如作業(yè)規(guī)范、編號(hào)原則、名冊(cè)等）,1.0目的：該WI之目的。,2.0范圍：該WI所涵蓋之部分。,3.0組織與權(quán)責(zé)：簡(jiǎn)述該文件相關(guān)部門(mén)之組織結(jié)構(gòu)及其應(yīng)負(fù)之職責(zé)。,4.0名詞解釋?zhuān)簩?zhuān)有名詞說(shuō)明。,5.0作業(yè)流程圖；說(shuō)明各項(xiàng)作業(yè)之流程圖。,6.0作業(yè)說(shuō)明：作業(yè)說(shuō)明可依需要分類(lèi)撰寫(xiě)。,7.0注意事項(xiàng)：特別說(shuō)明之部分。,8.0參考文件：列出該文件內(nèi)所提到作業(yè)應(yīng)參考使用之其他

6、文件名稱(chēng)與編號(hào)及文件所定義之表單名稱(chēng)與編號(hào)。,9.0附件：列出文件所定義標(biāo)簽、用章等。,2.文件的編制框架,三階文件：檢驗(yàn)（測(cè)試、試驗(yàn)）規(guī)范之架構(gòu),1.0目的：為該檢測(cè)規(guī)范之目的。,2.0范圍：受檢測(cè)物所涵蓋之范圍。,3.0組織與權(quán)責(zé)：簡(jiǎn)述該文件相關(guān)部門(mén)之組織結(jié)構(gòu)及其應(yīng)負(fù)之職責(zé)。,4.0名詞解釋?zhuān)簩?zhuān)有名稱(chēng)說(shuō)明。,5.0作業(yè)流程圖：說(shuō)明各項(xiàng)作業(yè)之流程。,6.0作業(yè)說(shuō)明：檢測(cè)步驟說(shuō)明。,7.0使用設(shè)備：檢測(cè)中所需使用之儀器設(shè)備及工具名稱(chēng)。,8.0環(huán)境規(guī)定：檢測(cè)環(huán)境如溫度、濕度等之規(guī)定。,9.0抽樣基準(zhǔn)：受檢測(cè)樣本之選取方式。,10.0判定標(biāo)準(zhǔn)：檢測(cè)合格與不合格之基準(zhǔn)。,11.0注意事項(xiàng)：特別說(shuō)明之

7、部分。,12.0圖示：可依需要圖示說(shuō)明。,13.0附件：列出文件所定義之標(biāo)簽、用章等。,2.文件的編制框架,三階文件：設(shè)備（儀器）使用保養(yǎng)規(guī)范之架構(gòu),1.0目的：為該操作規(guī)范之目的。,2.0范圍：為該操作規(guī)范所涵蓋或適用之范圍。,3.0項(xiàng)目：所需操作之項(xiàng)目說(shuō)明。,4.0名詞解釋?zhuān)簩?zhuān)有名詞說(shuō)明。,5.0環(huán)境規(guī)定：作業(yè)環(huán)境如溫度、濕度等之規(guī)定。,6.0輔助器材或工具。,7.0程序：操作步驟說(shuō)明。,8.0注意事項(xiàng)：特別說(shuō)明之部分。,9.0圖示：可依需要圖示說(shuō)明。,10.0附件：列出文件所定義標(biāo)簽、用章等。,2.文件的編制框架,三階文件：校正規(guī)范之架構(gòu),1.0目的：為該校正規(guī)范之目的。,2.0范圍：為

8、該校正規(guī)范所涵蓋或適用之范圍。,3.0項(xiàng)目：所需校正之項(xiàng)目說(shuō)明。,4.0使用設(shè)備：校正作業(yè)所需之儀器、設(shè)備或工具。,5.0名詞解釋?zhuān)簩?zhuān)有名詞說(shuō)明。,6.0環(huán)境規(guī)定：校正環(huán)境如溫度、濕度等。,7.0程序：校正之程序。,8.0注意事項(xiàng)：特別說(shuō)明之部分。,9.0附件：列出文件所定義標(biāo)簽、用章等。,3.文件編制技巧,確定過(guò)程的涉及部門(mén)及職責(zé)。,先繪制流程圖。首先確保流程正確。,結(jié)合ISO要求和實(shí)際工作，確定流程圖應(yīng)涉及的內(nèi)容。,根據(jù)流程圖的步驟及內(nèi)容編寫(xiě)程序作業(yè)說(shuō)明。,4.制流程圖圖形形狀,1.繪制流程圖時(shí)，應(yīng)將事物之單位順序排列以減少線(xiàn)的交叉，使流程簡(jiǎn)潔明白；流程之走向?yàn)橛勺蠖遥缮隙?，并需注?/p>

9、此流程所涉及之表單及文件。,2.由一符號(hào)連至另一符號(hào)時(shí)，必須使用箭線(xiàn)。,3.流程之進(jìn)同需以作業(yè)、判斷、存檔或終（節(jié)）點(diǎn)為起迄，或是從箭線(xiàn)本身進(jìn)出，但須考慮其美觀(guān)性。,4.流程圖所使用之標(biāo)題應(yīng)以括號(hào)包含名稱(chēng)，（如文管）表示,4.制流程圖圖形形狀,4.制流程圖圖形形狀,（列圖）,5.格式注意事項(xiàng),1.使用部門(mén)名稱(chēng)應(yīng)統(tǒng)一會(huì)簽。,2.在ISO文件或流程圖中所引用的文件名稱(chēng)或記錄、表單的名稱(chēng)亦應(yīng)正確統(tǒng)一。,3.會(huì)簽之前請(qǐng)以E-mail的形式傳電子檔先給到DCC初審文件格式。,4.ISO文件撰寫(xiě)完成后需附上新/修訂文件(表單)審查申請(qǐng)單(QP-001-FM01)傳簽。,5.各相關(guān)單位在進(jìn)行文件資料(記錄)

10、會(huì)簽/核準(zhǔn)時(shí)，會(huì)簽及核準(zhǔn)人員必須采用手簽的方式進(jìn)行簽名（中文名）和填寫(xiě)日期，不可以采用蓋章的方式。,6.文件傳至與該程序文件相關(guān)之執(zhí)行配合單位的一系列簽核作業(yè)，審核及核準(zhǔn)權(quán)限可依文件（QP-001）文件與資料控制程序3.3 之內(nèi)容作業(yè)。,7.會(huì)簽欄位以最新的組織架構(gòu)去會(huì)簽各單位。,8.文件每次撰寫(xiě)的最新日期與發(fā)行日期之間的時(shí)間間隔不可超過(guò)1個(gè)月。,9.受控文件在發(fā)行后，如工作需要在復(fù)印件上進(jìn)行內(nèi)容修改時(shí)，請(qǐng)責(zé)任單位半個(gè)月內(nèi)必須重新變更內(nèi)容版本升級(jí)，會(huì)簽完后到文管發(fā)行。,10.受控文件不得私自影印，相關(guān)單位有需求時(shí)可填文件申請(qǐng)單（QP-001-FM04）申請(qǐng)。,二、文件與資料檔案管理,1.,文件

11、與資料管理的重要性,2.,文件處理流程,3.,檔案管理,1.,文件,與資,料管理的重要性,文件管理人員的工作就像一部機(jī)器的小螺絲釘，如果掉了或放的位置不對(duì)，這部機(jī)器就沒(méi)辦法運(yùn)作的好。,2.,文件處理流程,文件的分發(fā)及傳閱的登記工作往往被忽視，主辦人員認(rèn)為自己經(jīng)手的工作處理的很清楚，勿需注明。但,實(shí)際,上時(shí)間一長(zhǎng)便會(huì)記不清情況，或是有相關(guān)人員提取,資,料會(huì)不知從何查起，工作交接人員也會(huì)因不了解過(guò)去的狀況而造成文件找不到或丟失！,2.,文件,處,理流程,收文處理,簽收 登記 傳閱歸檔,1,、文件的簽收，應(yīng)建立文件簽收單,2,、文件的登記,2.,1,、收文登記的項(xiàng)目；,(,收文日期、收文編號(hào)、來(lái)文單

12、位、文件緩急程度、標(biāo)題及內(nèi)容摘要、份數(shù)、附件、處理狀況,),2.,2,、收文登記力求及時(shí)、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)便、易查找等。,3、文件的借閱登記,3.1登記清冊(cè)借閱部門(mén)、姓名、工號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間，以便文件的追蹤。,2.,文件處理流程,文件的送簽,1,、如有與來(lái)文相關(guān)的資料或需參照的資料可一并附上。,2,、文件的裝訂。,3,、文件的簽辦及傳簽，可充分利用卷宗或文件夾等工具。,4,、注意區(qū)分文件的審核會(huì)簽及知會(huì)，減少大量的會(huì)簽動(dòng)作，加強(qiáng)文件時(shí)效。,5,、把關(guān)文件品質(zhì),(,內(nèi)容及附件是否齊全，,字跡,是否清晰,),6,、文件會(huì)簽方式，由文件傳送人員傳快遞會(huì)簽。,2.,文件,處,理流程,文件的分發(fā)、傳閱,1

13、,、認(rèn)夫閱讀文件，了解文件內(nèi)容，準(zhǔn)確劃分文件類(lèi)型，把握輕重緩急，避免將需簽辦的文件作為知會(huì)文件貽誤工作，或?qū)⒅獣?huì)文件作為簽辦文件處理，給上司和辦理部門(mén)不必要的工作。,2,、熟悉了解各部職掌，減少不必要的周轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，以求文件及時(shí)準(zhǔn)確傳送。,3,、做好分發(fā)、傳閱文件的登記，有據(jù)可查，便于追蹤。,4,、文件傳簽單的利用。,5,、傳閱文件為非辦理性文件，應(yīng)合理調(diào)度、分清主次，與主題相關(guān)性較大的優(yōu)先傳閱。,6、各單位需指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件的收發(fā)及保管，使文件迅速準(zhǔn)確傳遞，確保文件之整潔、完整，不得于管制文件上隨意書(shū)寫(xiě)涂改，亦不得丟失。版本更新時(shí)，配合舊版資料及時(shí)回收作業(yè)，防止誤用。,3.,檔案管理,檔案管理十

14、項(xiàng)注意：,1,、每個(gè)文件柜應(yīng)建立文件夾目錄導(dǎo)卡,(,排列及編號(hào),),；,2,、,每天的首件工作是文件,歸檔,，,確,保最新文件入檔；,3,、,檔案資料應(yīng)分類(lèi)按順序排列，並編制目錄索引；,4,、,文件裝訂及打孔要一致，使文件存放平整；,5,、,去掉所有文件的回型針，必須放在一起的文件用訂書(shū),針訂,好。否則散,頁(yè)會(huì)誤,入其他文件，按時(shí)間順序分類(lèi)入卷，把最新文件放在最上面或前面；,6,、,對(duì)文件夾中被取走的文件或作廢的文件要在目錄索引中說(shuō)明,備注,；,7,、,及時(shí)清理裝滿(mǎn)的文件，糾正分類(lèi)不正確的文件，作分類(lèi)轉(zhuǎn)移或區(qū)隔；,8,、,文件索引需使用方便及隨時(shí)更新；,9,、,及時(shí)仔細(xì)歸檔將大大提高辦公效率；,10,、,下班前鎖好文件柜。,3.,檔案管理,文件歸檔,文件是作業(yè)的記錄與依據(jù)，所以在歸檔的時(shí)候既要保證文件品質(zhì)，又要做好檢索工具,(,文件目錄、資料清單等,),，以利于相關(guān)人員快速查找。,檔案專(zhuān)人保管,分類(lèi)文件保存期限并區(qū)隔，注意防潮、防火、防盜等，并建立查閱制度。,確保文件整潔、完整，不得于文件上隨意書(shū)寫(xiě)標(biāo)示及涂改，并要時(shí)常留意文管每日發(fā)文、核對(duì)文件是否為最新版，將文件編列索引一覽表列冊(cè)至存檔文件夾，以便識(shí)別文件是否為最新版本。,利用電子工具進(jìn)行檔案管理將更安全、準(zhǔn)確、迅速、方便！并定期備份電子檔案。,交 流 時(shí) 間,