物資管理制度

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1、物資管理制度為了規(guī)范公司物資管理工作,滿足生產(chǎn)經(jīng)營、技改和新建工程建設(shè)的需要，增強物資采購計劃管理的嚴(yán)肅性、科學(xué)性和規(guī)范性，確保物資采購質(zhì)量，節(jié)省采購資金，避免物資流失、浪費，降低成本，追求效益最大化。結(jié)合公司生產(chǎn)經(jīng)營和工程建設(shè)的實際，制定本管理制度。第一條 物資采購計劃管理規(guī)定1、原油采購由供銷公司按生產(chǎn)需要的數(shù)量組織采購。2、生產(chǎn)用物資(輔助材料、化工三劑)采購計劃先由物資使用部門填報計劃轉(zhuǎn)倉庫平庫后,報生產(chǎn)部復(fù)核，生產(chǎn)部復(fù)核后匯總編報計劃報生產(chǎn)副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。3、工程物資、工程設(shè)備及專用配件采購計劃由工程技術(shù)部按工程項目設(shè)計圖紙和項目進(jìn)度編制物資采購計劃報總工程師審核，總經(jīng)理審

2、批。4、生產(chǎn)設(shè)備及專用配件由使用部門填報計劃轉(zhuǎn)倉庫平庫后, 報機動部復(fù)核，機動部復(fù)核后生產(chǎn)部匯總編報計劃報生產(chǎn)副總經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。5、基建物資采購計劃，不是雙包的材料，由工程技術(shù)部按工程項目設(shè)計圖紙和項目進(jìn)度編制物資采購計劃報總工程師審核，總經(jīng)理審批。6、勞保用品采購計劃 1 一般勞保用品包括棉、單工作服、手套、普通工鞋、雨衣、雨靴、毛巾、肥皂、洗衣粉由綜合辦編制購買計劃，轉(zhuǎn)倉庫平庫后，總經(jīng)理審批。 2 特殊勞保用品包括防毒、防塵、防酸堿、防輻射、防高溫、防噪聲、帶電作業(yè)、高空作業(yè)等，由安全環(huán)保部根據(jù)作業(yè)環(huán)境技術(shù)評價，編制購買計劃轉(zhuǎn)倉庫平庫后，報生產(chǎn)副總審核，總經(jīng)理審批。7、辦公用品采購

3、計劃由綜合辦編制購買計劃，總經(jīng)理審批。8、物資采購計劃提報單位按照供應(yīng)部采購人員分工及其物資采購類別相對應(yīng)填制物資采購計劃單。物資采購計劃單按月進(jìn)行編號，生產(chǎn)用物資由生產(chǎn)部長匯總統(tǒng)一編號，工程用物資由副總工程師按照工程項目分類統(tǒng)一編號。編號按照下列格式：部門簡稱/工程項目名稱月度計劃序號（共2位）采購人員序號（羅馬數(shù)字，共1位）物資類別序號（共2位）月度計劃匯總序號（共7位，前2位代表年、中間2位代表月份、最后3位代表計劃編號）。9、物資采購計劃單一式三聯(lián)，一聯(lián)由物資計劃單位保管，一聯(lián)由供應(yīng)部保管，一聯(lián)作為采購物資、辦理入庫和采購物資報銷的依據(jù)由財務(wù)部核查、存檔保管。10、物資采購計劃編制人按

4、規(guī)定程序辦理采購計劃、平庫、報批、采購計劃單交接、入庫查驗及領(lǐng)用手續(xù)。11、計劃提報時間年度需求計劃中的生產(chǎn)用原、輔料計劃提前60天提報，檢修物資提前120天提報，季度計劃提前30天提報，月度計劃提前15天提報，其中長周期關(guān)鍵設(shè)備應(yīng)根據(jù)合理的制造周期及早提報，追加計劃（包括急、緊急、特急三種）及時提報。12、提報的準(zhǔn)確率按月度、季度、年度分別達(dá)到95%、90%、85%以上，工程建設(shè)物資需求計劃按照施工網(wǎng)絡(luò)進(jìn)度控制圖相應(yīng)提前提報，準(zhǔn)確率達(dá)到95%以上。13、物資采購計劃，部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審核、審批各1個工作日，倉庫計劃平庫1個工作日。物資采購計劃必須辦理交接手續(xù)。14、提報計劃要嚴(yán)肅認(rèn)真，字跡

5、工整清楚，并按物資類別注明名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、到貨時間、等級、質(zhì)量要求等。15、對審批不及時或把關(guān)不嚴(yán)，造成公司損失或物資積壓的應(yīng)追究責(zé)任。16、物資采購周期。正常物資采購計劃的采購期不得超過計劃提報的采購周期，急用物資、緊急用物資、特急用物資的采購期分別為7天、5天、3天。17、供應(yīng)部不按計劃采購或無正當(dāng)理由未在計劃規(guī)定時間內(nèi)組織采購，影響生產(chǎn)和技改工作的要追究供應(yīng)部責(zé)任。各部門編制采購計劃不嚴(yán)格，造成規(guī)格、型號不對，所提報的計劃不全造成誤購、漏購的要追究計劃編制人責(zé)任。18、供應(yīng)部每周應(yīng)編制物資采購報表，并將采購計劃完成情況反饋給生產(chǎn)部、工程技術(shù)部等相關(guān)部門。物資采購?fù)瓿珊?，提報計劃?/p>

6、門應(yīng)對計劃號作銷號處理，使用部門要及時反饋物資材料的質(zhì)量情況。19、公司績效考核領(lǐng)導(dǎo)小組按月對計劃提報單位提報的物資需求計劃的準(zhǔn)確性和及時性及供應(yīng)部物資采購計劃完成情況進(jìn)行考核。第二條 物資定貨合同管理規(guī)定1、物資定貨合同由相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行技術(shù)談判簽訂技術(shù)協(xié)議后由供應(yīng)部負(fù)責(zé)擬定合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括物資類別、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、到貨時間、材質(zhì)、技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和價格等，并對合同履行情況進(jìn)行跟蹤和督促。2、為使合同審批及簽訂更加合理、公正、準(zhǔn)確、透明，公司設(shè)立物資訂貨合同簽訂領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)合同的簽訂工作。3、合同簽訂領(lǐng)導(dǎo)小組由董事長、總經(jīng)理、財務(wù)副總、供銷公司經(jīng)理、供應(yīng)部長、財務(wù)部長、法律顧

7、問等組成。4、合同簽訂領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)1負(fù)責(zé)進(jìn)行商務(wù)洽談，審查合同內(nèi)容是否齊全，訂貨合同的依據(jù)是否符合規(guī)定，違約責(zé)任、結(jié)算方式是否清楚及供貨單位資信情況，審查比質(zhì)比價依據(jù)，定貨價格，收費標(biāo)準(zhǔn)，非定型產(chǎn)品的定價依據(jù)，質(zhì)量、技術(shù)要求。2根據(jù)物資需用計劃提供的規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求等進(jìn)行詢價、招標(biāo)，辦理合同審批手續(xù)。3審議物資采購市場價格，按市場經(jīng)濟(jì)規(guī)律運作，制定公司采購物資最高限價，適時調(diào)整采購價格。5、供應(yīng)部合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)貨物催交催運工作和物資驗收入庫的協(xié)調(diào)工作。6、合同一律采用書面形式，與合同有關(guān)的資料（如函，傳真等）隨合同由供應(yīng)部合同經(jīng)辦人交供應(yīng)部檔案管理員和公司檔案室存檔備查。7、簽訂合同必須填

8、寫訂貨合同審批單，訂貨合同審批單一式兩份，訂貨合同要按洽談權(quán)限，由經(jīng)辦人、合同管理員、部門負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)參與，做到貨比三家，公開競爭。8、公司合同洽談、簽訂人員、采辦驗收和結(jié)算人員要根據(jù)職責(zé)分工密切配合，互相監(jiān)督，并切實做到：1不準(zhǔn)一個人洽談業(yè)務(wù)和簽訂合同。2不準(zhǔn)酒后洽談業(yè)務(wù)。3不準(zhǔn)泄漏商務(wù)，技術(shù)等公司秘密。4不準(zhǔn)收取回扣或者各種好處費。5不準(zhǔn)為親屬或親友聯(lián)系業(yè)務(wù)。6不準(zhǔn)對供貨商“冷、硬、頂、拖、推”，影響用戶關(guān)系和公司形象。7不準(zhǔn)讓非公司人員代替處理公務(wù)、匯報工作、傳遞票據(jù)等。8不準(zhǔn)違反請示、匯報及審批程序。9、公司生產(chǎn)經(jīng)營、技改、工程建設(shè)中的訂貨合同由總工程師組織相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行技術(shù)談判

9、后擬定技術(shù)協(xié)議，再由財務(wù)副總經(jīng)理、供銷公司經(jīng)理、供應(yīng)部長組織進(jìn)行商務(wù)洽談，形成合同報合同簽訂領(lǐng)導(dǎo)小組成員在訂貨合同審批單上會簽后，由授權(quán)人代表公司對外簽訂。10、訂貨合同業(yè)務(wù)談判盡可能安排在公司所在地進(jìn)行，需赴外地談判的合同必須辦理相關(guān)批準(zhǔn)手續(xù)。11、物資訂貨合同質(zhì)量條款必須要采用符合計劃和訂貨合同注明的標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量參數(shù)，必要時簽訂技術(shù)協(xié)議，作為合同附件。12、簽訂物資訂貨合同或技術(shù)協(xié)議的工作時間為3個工作日。第三條，物資采購管理規(guī)定一、供應(yīng)部物資采購人員按采購物資類別分工采購，并建立采購臺帳。1、物資采購嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的計劃和生效的合同執(zhí)行，嚴(yán)禁無計劃、無合同采購。2、選擇經(jīng)過長期合作的、信譽好

10、、具備相應(yīng)技術(shù)能力、質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)廠家為公司供貨網(wǎng)絡(luò)成員單位，按采購類別分類建立并保存所有供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案內(nèi)容詳見客戶信息表。供應(yīng)商需提供營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證、一般納稅人資格證、產(chǎn)品技術(shù)資料、經(jīng)營業(yè)績等證明材料復(fù)印件。提供兩人以上的通訊聯(lián)系方式。3、設(shè)備、化工助劑、新建項目、大宗物資采購供應(yīng)部必須提供5家以上經(jīng)審計確認(rèn)后的合格供應(yīng)商參與公司招投標(biāo)或比價采購，其他物資采購，供應(yīng)部采購人員必須選擇35家供應(yīng)商參與公司招投標(biāo)或比價采購，并按采購類別分類隨時備選23家供應(yīng)單位，以便優(yōu)選和更新供貨網(wǎng)絡(luò)成員單位需要。4、物資采購訂貨，除零星物資采購并即時結(jié)清貨款外，必須簽訂訂貨

11、合同。5、擅自越權(quán)簽訂的合同，財務(wù)部門拒絕付款。6、采購人員在收到物資采購計劃和生效的合同后，應(yīng)認(rèn)真審核有關(guān)內(nèi)容，確認(rèn)齊全準(zhǔn)確后，比價采購。7、供應(yīng)部采購人員每月對公司現(xiàn)有合格和備選供應(yīng)商進(jìn)行一次綜合評價，填寫月度采購一覽表，由供應(yīng)部會同生產(chǎn)使用部門、工程技術(shù)部、機動部、對供應(yīng)商進(jìn)行評價，對不符合標(biāo)準(zhǔn)的，取消其供應(yīng)商資格；達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的，給予續(xù)用；與我公司有長期合作關(guān)系的供應(yīng)商優(yōu)先參與招標(biāo)。實行動態(tài)管理，隨時確保合格供應(yīng)商達(dá)到規(guī)定數(shù)量。8、供應(yīng)部采購人員每月至少兩次到物資使用部門了解領(lǐng)用物料的使用情況，并做好記錄。9、各車間每月對領(lǐng)用的物料使用情況進(jìn)行評價，交生產(chǎn)部匯總后以書面的形式及時反饋給供應(yīng)

12、部。每月生產(chǎn)部與供應(yīng)部對有關(guān)情況至少進(jìn)行2次溝通和交流，并做好記錄。10、采購物資在使用過程中出現(xiàn)質(zhì)量問題，經(jīng)相關(guān)專業(yè)人員檢查確認(rèn)為供應(yīng)商的責(zé)任，供應(yīng)部負(fù)責(zé)采購的業(yè)務(wù)人員應(yīng)立即通知供應(yīng)商處理。11、建立市場價格信息網(wǎng)絡(luò)，廣泛收集國內(nèi)相同物資同期價格，確定合理采購價格。供應(yīng)部物資采購人員每周收集國內(nèi)相同物資同期價格和價格變化趨勢一次，并做好記錄。12、供應(yīng)部物資采購人員、檔案管理員和庫房應(yīng)分別建立物資價格臺賬，月末編制記載有本月價格差、同期價格差、季度價格差、年度價格差等內(nèi)容的物資價格報表，匯總報財務(wù)部和財務(wù)副總作為物資采購報銷的比價依據(jù)。13、對常規(guī)批量物資采購必須在經(jīng)過確定的供貨網(wǎng)絡(luò)單位采購

13、；臨時需用或特殊的物資，可在非指定或臨時選定的廠家采購。14、物資采購工作流程采購計劃匯總 招標(biāo)或詢價 供應(yīng)價格比對 庫房價格比對 填報物資采購審批單 簽訂購貨合同 采購物資 物資交驗 辦理入庫手續(xù) 開具增值稅發(fā)票采購物資必須填制物資采購審批單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)審核后，交財務(wù)副總審批。15、物資采購人員在收到經(jīng)批準(zhǔn)的物資采購計劃后，按物資采購流程組織物資采購，物資到貨后，經(jīng)辦人必須依據(jù)合同和采購計劃，負(fù)責(zé)組織物資采購計劃編制人，庫房保管、相關(guān)專業(yè)人員到現(xiàn)場驗貨入庫。保管員、質(zhì)檢人員要比照到貨清單認(rèn)真審核無誤后方可辦理正式入庫手續(xù)。質(zhì)量必須符合計劃和定貨合同注明的標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量參數(shù)。 16、供應(yīng)部每

14、月應(yīng)兩次在工作早會上通報物資采購計劃執(zhí)行情況。第四條，物資入庫管理規(guī)定物資到廠時供應(yīng)部采購經(jīng)辦人應(yīng)向倉庫提交送貨清單或發(fā)票，清單上需載明品名、規(guī)格型號、質(zhì)檢報告（合格證）、材質(zhì)證明書、數(shù)量、單價和價款等，凡未載明單價和價款的物料倉庫不得辦理入庫。1、質(zhì)量檢驗管理規(guī)定（1）采購物資必須質(zhì)檢，未經(jīng)質(zhì)檢不準(zhǔn)入庫和發(fā)放。（2）對合同中要求中間驗收或出廠前驗收的訂貨合同約定，由合同經(jīng)辦人報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，指定專業(yè)技術(shù)人員或委托權(quán)威專業(yè)機構(gòu)驗收，對于經(jīng)過一定運轉(zhuǎn)周期才能發(fā)現(xiàn)問題的物資設(shè)備，只做外觀檢查，實行質(zhì)量反饋。（3）質(zhì)量驗收由物資采購人員、倉庫保管員、采購計劃申請單位人員，2名以上相關(guān)專業(yè)人員組成。（

15、4）采購物資到公司后要求即到即檢，不得以任何理由拖延，質(zhì)量驗收領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人要認(rèn)真做好人員統(tǒng)籌安排，積極配合供應(yīng)部采購人員和庫管人員進(jìn)行驗收工作，并在入庫單上簽字確認(rèn)。（5）對確需送樣到權(quán)威質(zhì)檢機構(gòu)進(jìn)行質(zhì)量檢驗或復(fù)檢的物資，負(fù)責(zé)質(zhì)檢和提報計劃的部門應(yīng)在到貨前一個星期提出方案報公司審批。（6）質(zhì)量驗收領(lǐng)導(dǎo)小組由總工程師和供應(yīng)部、機動部、安全環(huán)保部驗收代表及設(shè)備、電氣、儀表、工藝工程師等相關(guān)專業(yè)人員組成，總工程師任組長。采購物資入庫前質(zhì)量檢驗工作職責(zé)分工附表物資編號類別檢驗標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要求質(zhì)量檢驗責(zé)任部門1鋼材按技術(shù)協(xié)議和合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檢查合格證、質(zhì)檢報告等機動部2設(shè)備按技術(shù)協(xié)議和合同約定的質(zhì)量標(biāo)

16、準(zhǔn)檢查合格證、質(zhì)檢報告等機動部3備品配件按技術(shù)協(xié)議和合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檢查合格證、質(zhì)檢報告等機動部4閥門管件按技術(shù)協(xié)議和合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檢查合格證、質(zhì)檢報告等工程技術(shù)部5電器按技術(shù)協(xié)議和合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檢查合格證、質(zhì)檢報告等工程技術(shù)部6儀表按技術(shù)協(xié)議和合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檢查合格證、質(zhì)檢報告等工程技術(shù)部7建筑材料按技術(shù)協(xié)議和合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檢查合格證、質(zhì)檢報告等工程技術(shù)部8防腐保溫材料按技術(shù)協(xié)議和合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檢查合格證、質(zhì)檢報告，說明書等工程技術(shù)部9化工三劑按技術(shù)協(xié)議和合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檢查合格證、質(zhì)檢報告，說明書等生產(chǎn)部10易耗品按技術(shù)協(xié)議和合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檢查合格證，質(zhì)檢報告、

17、說明書等生產(chǎn)部11五金工具按技術(shù)協(xié)議和合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檢查合格證、質(zhì)檢報告等生產(chǎn)部12安全勞保用品按技術(shù)協(xié)議和合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檢查合格證、質(zhì)檢報告等質(zhì)量安全環(huán)保部13辦公用品按技術(shù)協(xié)議和合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檢查合格證、質(zhì)檢報告、說明書等綜合辦合格證、質(zhì)檢報告、說明書等物資質(zhì)量驗證資料由庫房保管備查。2、計量管理規(guī)定。（1）采購物資必須檢驗計量，未經(jīng)計量不準(zhǔn)入庫和發(fā)放，檢驗計量以國家法定計量單位為準(zhǔn)。（2）使用檢斤計量的設(shè)施、器具，工具必須定期檢驗，檢驗不合格的不準(zhǔn)使用。（3）以件（臺）數(shù)為計量單位的應(yīng)逐一清點，以重量為計量單位的應(yīng)檢斤；以長度、面積、體積為計量單位的應(yīng)逐一量度和計算，必要時進(jìn)

18、行理論換算，收入發(fā)出口徑一致。（4）各類物資檢驗計量由保管員負(fù)責(zé)，并建立檢斤、檢尺記錄，作為驗收依據(jù)。3、物資入庫驗收，保管員必須要見物后按程序辦理驗收手續(xù)，不見物不準(zhǔn)驗收，驗收入庫的物資應(yīng)存放在倉庫或料場。因客觀條件所限，不能入庫確需到達(dá)現(xiàn)場的外購大型設(shè)備、生產(chǎn)經(jīng)營、工程建設(shè)需用量大、便于監(jiān)管的物資。經(jīng)工程項目經(jīng)理或用料單位負(fù)責(zé)人提出申請，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)和倉庫主管領(lǐng)導(dǎo)同意，報常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)，現(xiàn)場查驗無誤辦理驗收手續(xù)后，可以卸貨于施工或生產(chǎn)現(xiàn)場。4、外購物資必須憑簽訂的購貨合同或物資采購審批單和采購計劃方可入庫。5、外購物資需在驗收單上載明品名、規(guī)格型號、質(zhì)檢報告（合格證）、材質(zhì)證明書、數(shù)量、單

19、價及價款等，隨成套設(shè)備的配件，其價款已計入設(shè)備應(yīng)予以注明。6、倉庫收到購貨發(fā)票，按上述規(guī)定審核無誤后，辦理驗收入庫單。第五條 物資材料款的支付1、需要預(yù)付資金時，由供應(yīng)部提供合同書，出具請款單據(jù)，交供銷公司經(jīng)理和財務(wù)部長審核無誤后，報財務(wù)副總審批執(zhí)行。2、結(jié)算辦理程序（1）物資材料到貨辦理入庫手續(xù)后，財務(wù)部必須審核發(fā)票、購貨合同、驗收報告、入庫單等資料，按財務(wù)制度相關(guān)規(guī)定，確定無誤后，進(jìn)行掛帳處理。（2）按照合同約定具體支付時，由供應(yīng)部填寫請款單，交供銷公司經(jīng)理和財務(wù)部長審核后，報財務(wù)副總審批。（3）支付應(yīng)付物資材料貨款時，其原則必須是目前已掛帳金額。物資材料貨款分別于每月16、26日由財務(wù)部

20、長統(tǒng)一平衡資金后，交財務(wù)副總審批執(zhí)行。（4）供應(yīng)部物資采購經(jīng)辦人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)(預(yù)付全款一月內(nèi))及時將發(fā)票交公司財務(wù)部審核，逾期未交所造成的損失由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)賠償，經(jīng)辦人所提供購貨發(fā)票的供應(yīng)商與實際采購商必須一致，如與實際的不一致，財務(wù)部門有權(quán)拒絕付款，采購人員承擔(dān)全部責(zé)任。第六條 物資采購檔案管理規(guī)定1、供應(yīng)部設(shè)立專職檔案員，負(fù)責(zé)供應(yīng)部所有檔案的整理、保管、記錄工作。2、檔案員要嚴(yán)格遵守物資采購保密制度，未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得擅自向供應(yīng)商提供所有信息。3、檔案員負(fù)責(zé)按采購類別分類保存所有供應(yīng)商檔案（包含名稱、資質(zhì)證明、企業(yè)性質(zhì)、經(jīng)營業(yè)績、物資供應(yīng)類別或品名、聯(lián)系人資料等）。4、檔案員負(fù)責(zé)按采購類

21、別分類保存所有供貨協(xié)議和采購合同，按類別編號存檔并編制電子文檔，進(jìn)行記錄和統(tǒng)計。5、檔案員按采購類別、規(guī)格型號對物資采購價格、歷史價格進(jìn)行對比記錄和統(tǒng)計。在采購前對采購價格與倉庫或本部門的價格進(jìn)行復(fù)核好對比，按規(guī)定報批后方可購買。7、檔案員按月向主管領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)指定的相關(guān)部門提供月采購明細(xì)和匯總，體現(xiàn)價格差異性。按領(lǐng)導(dǎo)要求每月備份所有資料到相關(guān)部門匯總。8、檔案員按類別收集供應(yīng)部采購人員負(fù)責(zé)的采購資料并作相應(yīng)記錄檔案。9、供應(yīng)部采購人員在采購和驗收后3天內(nèi)向檔案員提供所有原始資料，在按要求查閱和借閱相應(yīng)資料時按要求做相應(yīng)登記。10、檔案員需設(shè)立檔案明細(xì)如下：1） 按類別保存所有供應(yīng)商資料并編號。

22、2）按類別保存所有技術(shù)協(xié)議并編號。3） 按類別保存所有采購計劃并編號。4） 按類別保存所有采購合同并編號。5）按類別保存所有供應(yīng)商報價單并編號。6） 按類別保存所有驗收憑證并編號。7） 按類別保存所有請款憑證并編號。8）按類別用電子文檔將上述檔案資料編制成相應(yīng)表格記錄。記錄要標(biāo)明編號并利于領(lǐng)導(dǎo)查詢。9）用電子文檔編制同類物資的相應(yīng)歷史對比檔案。10） 用電子文檔編制部門采購檔案。11）用電子文檔編制項目采購檔案。12）用電子文檔編制時間采購檔案。13）所有檔案需制作最少三個備份（檔案員備份一份，部門領(lǐng)導(dǎo)備份一份，相關(guān)指定領(lǐng)導(dǎo)備份一份），并按月將所有備份更新。10、庫房保管員應(yīng)按月、季、年制作電

23、子文檔編制物資統(tǒng)計報表（載明物質(zhì)名稱、規(guī)格型號、采購價格、對比價格、價格差異等內(nèi)容。第六條 庫存物資管理規(guī)定1、庫存物資保管必須按技術(shù)保管規(guī)程執(zhí)行，做到數(shù)量相符，質(zhì)量不變，分類保管，保持原有使用價值。2、設(shè)備保管實行配套管理，主附機（附件）工具必須隨機保管，不準(zhǔn)拆件發(fā)放。3、倉庫安全、防火、排水、危險品、毒品存放，必須按國家和公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4、根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營、工程建設(shè)需要，分別由生產(chǎn)部、機動部、工程技術(shù)部制定物資儲備定額。5、有儲存期限的物資，要標(biāo)明出廠日期，保管日期，設(shè)置明顯標(biāo)志，分批存放，先進(jìn)先發(fā)，限期發(fā)出。6、根據(jù)物資的不同特性，采取除銹清洗、涂油、刷油、防潮、防塵、防霉、防蟲、防變形

24、、防揮發(fā)、通風(fēng)等措施，隨時做好保養(yǎng)工作；在料場存放的物資，要經(jīng)常檢查，妥善保管。7、對相互能發(fā)生作用和互有影響的產(chǎn)品，應(yīng)隔離儲存。8、待驗收和代保管物資，應(yīng)視同庫存物資作好保養(yǎng)工作。9、庫存物資實行永續(xù)盤存制和定期盤點，確保庫存物資數(shù)量準(zhǔn)確，質(zhì)量完好。10、生產(chǎn)、工程建設(shè)中產(chǎn)生的剩余積壓物資或回收的廢舊物資要存放在庫內(nèi)、料場。并落實積壓物資跟蹤責(zé)任制，防止產(chǎn)生物資積壓，并建立臺帳。11、公司物資原則上不予出租、出借，確需出租、出借的，必須編制物資出租、出借報批單一式三份，經(jīng)倉庫主管部門領(lǐng)導(dǎo)、公司分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批，辦理租借手續(xù)，明確租借時間和歸還責(zé)任人，繳納押金后，倉庫方可發(fā)放物資。倉庫必須

25、建立出租、出借物資臺賬，并將物資出租、出借報批單交財務(wù)部備查。對到期未歸還出租、出借物資要催促歸還責(zé)任人歸還，歸還時發(fā)現(xiàn)出租、出借物資造成損壞的，倉庫應(yīng)立即報告主管部門領(lǐng)導(dǎo)處理。第七條 物資領(lǐng)發(fā)管理規(guī)定1、物資領(lǐng)發(fā)的原則是誰提報采購計劃購買的物資歸誰領(lǐng)用。領(lǐng)用物資時，倉庫保管員編(填)制領(lǐng)（發(fā)）料單，標(biāo)明領(lǐng)用物資名稱、數(shù)量、規(guī)格型號、用途、單價、金額等，報相關(guān)審批人員批準(zhǔn)后倉庫保管發(fā)料。2、物資領(lǐng)發(fā)審批規(guī)定（1）車間領(lǐng)用生產(chǎn)用原料、輔助材料，維修用的配件、管件、閥門、緊固件等物資，由領(lǐng)料單位負(fù)責(zé)人簽署意見，報生產(chǎn)部核批。（2）成套設(shè)備、工具、用具由領(lǐng)料單位負(fù)責(zé)人簽署意見，生產(chǎn)部負(fù)責(zé)人核實，報生

26、產(chǎn)副總審批。（3）工程技改物資的審批。由工程計劃人員填寫工程建設(shè)材料發(fā)放計劃單，項目經(jīng)理、工程項目負(fù)責(zé)人審批后，倉庫憑審批后的工程建設(shè)材料發(fā)放計劃單編(填)制領(lǐng)（發(fā)）料單，交施工單位授權(quán)代表簽字后發(fā)料。（4）非生產(chǎn)、工程、技改物資的領(lǐng)用，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（5）勞保用品領(lǐng)用審批。一般勞保用品領(lǐng)用由綜合辦審核并登記，特殊勞保用品領(lǐng)用由安全環(huán)保部審核并登記，公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3、租用、借用公司物資需簽訂租借用合同。4、檢修材料、工具、用具、勞保用品交舊領(lǐng)新，當(dāng)月更換下來的設(shè)備、配件、材料、閥門等由相關(guān)專業(yè)人員檢查，對有修復(fù)利用價值的物資，由生產(chǎn)部在月度內(nèi)安排機修、儀表、電氣修復(fù)合格后入庫，辦理入

27、庫手續(xù)。裝置大檢修交舊設(shè)備、配件、閥門、材料較多要制定修復(fù)計劃，限期完成。5、未辦理領(lǐng)料手續(xù)，未經(jīng)庫管人員同意，擅自提取物資的，按盜竊論處。6、工程施工中的邊角余料、廢料每月采取集中、定點方式回收，未按規(guī)定及時繳庫的，倉庫嚴(yán)禁發(fā)放下批次材料物資。7、因施工方案或設(shè)計調(diào)整需要更換物資名稱、規(guī)格、型號的，應(yīng)將領(lǐng)出的材料物資退庫后，再辦理領(lǐng)發(fā)手續(xù)。 8、工程項目材料領(lǐng)發(fā)要根據(jù)施工進(jìn)度核發(fā)，工程施工現(xiàn)場嚴(yán)禁物資積壓。9、庫房應(yīng)按各施工隊單獨設(shè)立賬本,并對同一施工隊的不同施工項目分開記賬。 10、庫房保管員填制的領(lǐng)料單必須連續(xù),不能缺頁,作廢料單要保留,并注明作廢。11、庫房應(yīng)按月對各施工隊各項工程所發(fā)

28、材料進(jìn)行匯總。 12、庫房應(yīng)對各施工隊的每項工程所退回材料分類記賬,按可利用的和不可利用分開記賬,按月匯總。第八條 廢舊材料管理規(guī)定 1、廢舊物資是公司生產(chǎn)經(jīng)營、技改、工程建設(shè)過程中所產(chǎn)生的邊角余料及已失去原有使用價值的不污染廢舊物。2、廢舊材料包括：廢鋼鐵、廢閥門、廢舊包袋物、廢舊儀表件、廢配件、廢催化劑及其它廢舊材料。3、廢舊物資采取先回收后確認(rèn)，分類處理的原則。4、各部門產(chǎn)生的廢舊物資分類清理后要及時繳庫，由倉庫派人回收后出據(jù)廢料繳庫單。5、檢修期間的廢舊材料每月采取集中、定點的方式回收，由各部門安排繳庫，并由倉庫出據(jù)繳庫手續(xù)6、廢舊物資入庫由倉庫啟填 “廢料繳庫單”， 憑廢料繳庫單作為入賬依據(jù)。7、公司所有廢舊物資統(tǒng)一由倉庫回收，任何單位無權(quán)處理廢舊的物資。8、公司購買物資的包袋物一律回收，各部門領(lǐng)用時，由倉庫登記。包裝物損壞或未如期退還，在部門獎金發(fā)放時扣發(fā)，施工單位在工程結(jié)算款中扣除。9、回收的廢舊物資由倉庫分類、篩選，并妥善保管，采取優(yōu)先利用的原則；經(jīng)整理后的廢舊材料，邊角余料，廢舊包裝物，經(jīng)相關(guān)專業(yè)人員確認(rèn)無利用價值的，由供應(yīng)部核實，報供銷副總批準(zhǔn)后，變賣處理。第九條、違反物資管理規(guī)定，擅自越權(quán)簽訂合同購買物資的，倉庫拒絕驗收入庫，財務(wù)拒付貨款。并按公司相關(guān)管理規(guī)定對責(zé)任人和主管領(lǐng)導(dǎo)給予處罰。