第4模塊 書面溝通技能課件

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1、第第4 4模塊模塊 書面溝通技能書面溝通技能本章學習目標n1.1.了解書面溝通的特點。了解書面溝通的特點。n2.2.明確書面溝通的原則明確書面溝通的原則。n3.3.掌握掌握各種文書的寫作規(guī)范各種文書的寫作規(guī)范。n1.1.會寫企業(yè)的基本文書會寫企業(yè)的基本文書。n2.2.會寫求職信會寫求職信。n3.3.會會撰寫撰寫并撰寫履歷表并撰寫履歷表。n具備扎實的寫作基本功，能夠通具備扎實的寫作基本功，能夠通過書面方式與人溝通并實現(xiàn)溝通過書面方式與人溝通并實現(xiàn)溝通目標。目標。知識要求知識要求能力要求能力要求素質(zhì)要求素質(zhì)要求4.1 認識書面溝通n定義：定義：書面溝通書面溝通，就是利用，就是利用書面文字書面文字作

2、為主要的表作為主要的表達方式，在人們之間進行達方式，在人們之間進行信息傳遞與思想交流信息傳遞與思想交流。n書面溝通的形式：書面溝通的形式：n內(nèi)部：內(nèi)部：公司章程、規(guī)章制度、工作說明書、計劃、公司章程、規(guī)章制度、工作說明書、計劃、報表、匯報、報告、申請、通知等。報表、匯報、報告、申請、通知等。n外部：外部：財務(wù)報告、市場調(diào)研報告、商務(wù)信函、招投財務(wù)報告、市場調(diào)研報告、商務(wù)信函、招投標標書等。書等。4.1.1 書面溝通的特點n1 1）書面溝通的優(yōu)點）書面溝通的優(yōu)點n（1 1）可供閱讀，能長期保留，并可作為法律憑證。）可供閱讀，能長期保留，并可作為法律憑證。n（2 2）可使下屬放開思想，避免由于言辭

3、激烈而與上）可使下屬放開思想，避免由于言辭激烈而與上級發(fā)生正面沖突。級發(fā)生正面沖突。n（3 3）內(nèi)容易于復制，有利于大規(guī)模地傳播。）內(nèi)容易于復制，有利于大規(guī)模地傳播。n（4 4）講究邏輯性和嚴密性，說理性更強。）講究邏輯性和嚴密性，說理性更強。n（5 5）可以反復推敲、修改，直到滿意為止。）可以反復推敲、修改，直到滿意為止。n2 2）書面溝通的缺點）書面溝通的缺點n（1 1）耗費時間長）耗費時間長;n（2 2）容易產(chǎn)生溝通障礙；）容易產(chǎn)生溝通障礙；n（3 3）信息反饋速度慢）信息反饋速度慢;n（4 4）無法運用情景和非語言要素。）無法運用情景和非語言要素。14.1.2 書面溝通的原則4）書寫格

4、式清晰）書寫格式清晰3）內(nèi)容表達簡潔）內(nèi)容表達簡潔2）信息傳遞正確、完整）信息傳遞正確、完整1）書寫目的明確）書寫目的明確4.1.3 書面溝通的種類1 1）按照書面溝通的主體與客體分類按照書面溝通的主體與客體分類n（1 1）寫作）寫作n（2 2）閱讀）閱讀寫作是書面溝通主體將自己或自己所代表的團體的意志用文字表述寫作是書面溝通主體將自己或自己所代表的團體的意志用文字表述出來的一個創(chuàng)造性出來的一個創(chuàng)造性過程。過程。它包括它包括文學創(chuàng)作文學創(chuàng)作和和應(yīng)用寫作應(yīng)用寫作兩大內(nèi)容。前兩大內(nèi)容。前者強調(diào)的是者強調(diào)的是寫作主體的個性寫作主體的個性，可以根據(jù)作者，可以根據(jù)作者的主觀想象和感情虛構(gòu)的主觀想象和感情

5、虛構(gòu)故事情節(jié)，不必遵循規(guī)范格式；后者強調(diào)的是故事情節(jié)，不必遵循規(guī)范格式；后者強調(diào)的是團體意志和規(guī)范格式團體意志和規(guī)范格式。在管理溝通過程中，寫作是一種重要的溝通方式，可以起到傳遞信息、在管理溝通過程中，寫作是一種重要的溝通方式，可以起到傳遞信息、澄清事實、表達意志、說服他人以及交流感情的作用；任何企業(yè)都離不澄清事實、表達意志、說服他人以及交流感情的作用；任何企業(yè)都離不開寫作，無論是向上級請示、報告，還是日常管理中的信函、通知，都開寫作，無論是向上級請示、報告，還是日常管理中的信函、通知，都需要一定的寫作能力。需要一定的寫作能力。提高寫作能力，對個人來說意味著溝通能力的提提高寫作能力，對個人來說

6、意味著溝通能力的提高，對企業(yè)而言則意味著管理水平的提高。高，對企業(yè)而言則意味著管理水平的提高。對那些不善于言談的人來說，對那些不善于言談的人來說，寫作可以發(fā)揮他們利用文字表達思想與感情的特長，取得無聲勝有聲的寫作可以發(fā)揮他們利用文字表達思想與感情的特長，取得無聲勝有聲的效果。效果。4.1.3 書面溝通的種類l理解理解就是運用已有知識解釋詞、詞組、就是運用已有知識解釋詞、詞組、句子的含義及其相互的關(guān)系。句子的含義及其相互的關(guān)系。l想象想象就是在頭腦中浮現(xiàn)文字或其他信息符號所描繪的具體形象，以就是在頭腦中浮現(xiàn)文字或其他信息符號所描繪的具體形象，以加深對讀物思想內(nèi)容和藝術(shù)技巧的理解。加深對讀物思想內(nèi)

7、容和藝術(shù)技巧的理解。l思考思考就是對讀物進行分析、比較、抽象、綜合以及具體化，它伴隨就是對讀物進行分析、比較、抽象、綜合以及具體化，它伴隨著閱讀的整個過程。著閱讀的整個過程。l表達表達就是將閱讀結(jié)果用自己的語言予以再現(xiàn)，它既能夠加深對讀物就是將閱讀結(jié)果用自己的語言予以再現(xiàn)，它既能夠加深對讀物的理解，又能夠鍛煉表達能力。的理解，又能夠鍛煉表達能力。l記憶記憶就是儲存與再現(xiàn)信息，它不但可以積累信息，而且還能幫助閱就是儲存與再現(xiàn)信息，它不但可以積累信息，而且還能幫助閱讀者獲取更多的信息。沒有記憶的閱讀只能是無效閱讀。讀者獲取更多的信息。沒有記憶的閱讀只能是無效閱讀。l閱讀速度閱讀速度指的是快速閱讀的

8、能力，是閱讀者迅速捕捉所需信息的重指的是快速閱讀的能力，是閱讀者迅速捕捉所需信息的重要手段。要手段。1 1）按照書面溝通的主體與客體分類按照書面溝通的主體與客體分類n（2 2）閱讀：）閱讀：理解、想象、思考、表達、記憶和閱讀速度。理解、想象、思考、表達、記憶和閱讀速度。4.1.3 書面溝通的種類n2 2）按照書面溝通按照書面溝通所用的文體所用的文體分類分類n1 1行政公文行政公文行政公文指的是行政公文指的是國家機關(guān)、企事業(yè)團體在公務(wù)活動中所使用的各種應(yīng)國家機關(guān)、企事業(yè)團體在公務(wù)活動中所使用的各種應(yīng)用事務(wù)性文書形式用事務(wù)性文書形式。依據(jù)。依據(jù)20002000年年8 8月月2424日國務(wù)院發(fā)布的國

9、家行政機日國務(wù)院發(fā)布的國家行政機關(guān)公文處理辦法的規(guī)定，行政公文可以分為關(guān)公文處理辦法的規(guī)定，行政公文可以分為1313類，即命令、決定、類，即命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、函、意見、會公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、函、意見、會議紀要。議紀要。n2.2.計劃類文書計劃類文書當組織或部門要對當組織或部門要對未來一段時期的工作作出安排和打算未來一段時期的工作作出安排和打算時，就需要制時，就需要制訂計劃。計劃具有指導思想、統(tǒng)一認識、戰(zhàn)略部署、組織協(xié)調(diào)等重要訂計劃。計劃具有指導思想、統(tǒng)一認識、戰(zhàn)略部署、組織協(xié)調(diào)等重要作用，以整體性、全局性、方針性、指導性等為

10、特點。計劃類文書溝作用，以整體性、全局性、方針性、指導性等為特點。計劃類文書溝通的問題往往與企業(yè)或組織的重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等有關(guān)。計劃類文通的問題往往與企業(yè)或組織的重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等有關(guān)。計劃類文書主要包括書主要包括工作計劃、戰(zhàn)略規(guī)劃、工作方案、工作安排工作計劃、戰(zhàn)略規(guī)劃、工作方案、工作安排等。等。報告類文書的寫作，首先要報告類文書的寫作，首先要確定調(diào)查的對象確定調(diào)查的對象，采用多種調(diào)查方，采用多種調(diào)查方法法收集資料收集資料，然后把收集來的資料進行，然后把收集來的資料進行分析研究分析研究，選出選出具有代具有代表性、典型性的材料作為表性、典型性的材料作為論據(jù)論據(jù)，說明、宣傳典型的經(jīng)驗與事跡，說

11、明、宣傳典型的經(jīng)驗與事跡，指出存在的指出存在的問題與不足問題與不足，提出改進的，提出改進的措施與方法措施與方法等。等。如調(diào)查報告、經(jīng)濟如調(diào)查報告、經(jīng)濟活動活動分析報告、可行性研究報告、納稅查賬分析報告、可行性研究報告、納稅查賬報告、述職報告等都屬于報告類文書。報告、述職報告等都屬于報告類文書。n3.3.報告類文書報告類文書n4.4.法律性文書法律性文書法律性文書是指企業(yè)在經(jīng)營管理過程中，法律性文書是指企業(yè)在經(jīng)營管理過程中，根據(jù)一定的約定根據(jù)一定的約定，達成某種協(xié)議，并達成某種協(xié)議，并共同遵守協(xié)議的條款共同遵守協(xié)議的條款，如果，如果違約違約，違約一，違約一方將給對方一定的方將給對方一定的經(jīng)濟補償

12、經(jīng)濟補償?shù)木哂械木哂蟹尚б娣尚б娴臅嫖臅问?。的書面文書形式。法律性文書包括合同書、協(xié)議書、訴訟書、招標書和投標書法律性文書包括合同書、協(xié)議書、訴訟書、招標書和投標書等。等。n5.5.新聞性文書新聞性文書新聞性文書指具有新聞性文書指具有公開宣傳公開宣傳與與傳播功能傳播功能的，借助的，借助報紙、雜志、報紙、雜志、書籍書籍等載體等載體向大眾進行報道向大眾進行報道，具有新奇性、推廣性、借鑒性等，具有新奇性、推廣性、借鑒性等特點的書面文書形式。特點的書面文書形式。主要有新聞、通訊、消息、廣告文案等。主要有新聞、通訊、消息、廣告文案等。n6.6.日常事務(wù)類文書日常事務(wù)類文書日常事務(wù)類文書是人們在日

13、常事務(wù)類文書是人們在處理日?；顒犹幚砣粘；顒舆^程中經(jīng)常采用的一種過程中經(jīng)常采用的一種書面溝通形式，主要包括信函類和條據(jù)類書面溝通形式，主要包括信函類和條據(jù)類。信函類文書信函類文書包括感謝信、慰問信、求職信、介紹信、證明信、包括感謝信、慰問信、求職信、介紹信、證明信、請柬、邀請函等。請柬、邀請函等。條據(jù)類文書條據(jù)類文書包括請假條、留言條、收條、票據(jù)等。包括請假條、留言條、收條、票據(jù)等。日常事務(wù)類文書形式固定，書寫簡單日常事務(wù)類文書形式固定，書寫簡單，陳述的事件單一，是人陳述的事件單一，是人們表達情感和進行溝通的常用文體。們表達情感和進行溝通的常用文體。案例n某天，我給新來的總經(jīng)理助理王小姐布置了

14、一個任務(wù)，要求她向各個部某天，我給新來的總經(jīng)理助理王小姐布置了一個任務(wù)，要求她向各個部門下發(fā)崗位職責空白表格，并要求各個部門在當天下午兩點之前上交總門下發(fā)崗位職責空白表格，并要求各個部門在當天下午兩點之前上交總經(jīng)辦。我問王小姐是否明白我的意思，她說完全明白，于是就去執(zhí)行。經(jīng)辦。我問王小姐是否明白我的意思，她說完全明白，于是就去執(zhí)行。n結(jié)果到了下午，事情出來了：到了規(guī)定的時間，技術(shù)部沒有按時上交。結(jié)果到了下午，事情出來了：到了規(guī)定的時間，技術(shù)部沒有按時上交。我問王小姐：我問王小姐：“你向技術(shù)部怎么傳達的你向技術(shù)部怎么傳達的？”王王小姐說小姐說：“完全按正確的完全按正確的意思傳達的。意思傳達的?！?/p>

15、我又問為什么技術(shù)部沒上交我又問為什么技術(shù)部沒上交?王王小姐說技術(shù)部就是沒上交，小姐說技術(shù)部就是沒上交，不知道為什么。不知道為什么。n我把王小姐和技術(shù)部都召集到總經(jīng)辦會議室，問這個事情。技術(shù)部負責我把王小姐和技術(shù)部都召集到總經(jīng)辦會議室，問這個事情。技術(shù)部負責人回答說，當時他沒有聽到王小姐傳達關(guān)于上交時間的要求。而王小姐人回答說，當時他沒有聽到王小姐傳達關(guān)于上交時間的要求。而王小姐說，自己確實傳達了說，自己確實傳達了。否則為什么公司否則為什么公司1212個部門就技術(shù)部沒聽清楚。技個部門就技術(shù)部沒聽清楚。技術(shù)部負責人說，確實沒有聽到。術(shù)部負責人說，確實沒有聽到。n到底是王小姐沒傳達，還是技術(shù)部沒聽到

16、？沒有書面的東西，說不清楚。到底是王小姐沒傳達，還是技術(shù)部沒聽到？沒有書面的東西，說不清楚。啟示：辦公人員在傳達文件的時候，一定要嚴格按照文件管啟示：辦公人員在傳達文件的時候，一定要嚴格按照文件管理標準的要求，一定要理標準的要求，一定要有有傳達的書面函件，該簽字傳達的書面函件，該簽字的的要求簽字，要求簽字，該署名的要求署名。否則，出現(xiàn)上述情況，該署名的要求署名。否則，出現(xiàn)上述情況，既既耽誤了工作，又耽誤了工作，又難以說清責任同時還反映了管理水平的落后和管理方式的不難以說清責任同時還反映了管理水平的落后和管理方式的不足。足。4.1.4 書面溝通的障礙n1 1）語言障礙）語言障礙在書面溝通過程中，

17、由于語言理解和表達能力存在差異，發(fā)送者和接收者常在書面溝通過程中，由于語言理解和表達能力存在差異，發(fā)送者和接收者常常出現(xiàn)理解與把握上的背離。而且由于各地風俗習慣和方言的不同，在常出現(xiàn)理解與把握上的背離。而且由于各地風俗習慣和方言的不同，在借助方言對書面材料進行解釋或傳遞時，往往也會影響溝通的效果。借助方言對書面材料進行解釋或傳遞時，往往也會影響溝通的效果。n2 2）知識障礙）知識障礙書面溝通涉及的內(nèi)容繁雜，范圍廣泛，包括經(jīng)濟學、管理學、統(tǒng)計學、市場書面溝通涉及的內(nèi)容繁雜，范圍廣泛，包括經(jīng)濟學、管理學、統(tǒng)計學、市場學、廣告學及法學等多種學科，溝通雙方對此都應(yīng)有所掌握。如果知識學、廣告學及法學等多

18、種學科，溝通雙方對此都應(yīng)有所掌握。如果知識面不夠廣，就會構(gòu)成書面溝通中的知識障礙，從而影響書面溝通的準確面不夠廣，就會構(gòu)成書面溝通中的知識障礙，從而影響書面溝通的準確性。有時由于溝通者文化、地域或宗教信仰的不同，也會造成溝通障礙。性。有時由于溝通者文化、地域或宗教信仰的不同，也會造成溝通障礙。n3 3）人為障礙）人為障礙發(fā)文者的語氣、強調(diào)重點、表達特色，以及發(fā)文的目的經(jīng)常被忽略而使理解發(fā)文者的語氣、強調(diào)重點、表達特色，以及發(fā)文的目的經(jīng)常被忽略而使理解有誤。有誤。信息及含意會隨著信息內(nèi)容所描述的情況，以及發(fā)文和收文時的信息及含意會隨著信息內(nèi)容所描述的情況，以及發(fā)文和收文時的部門而有所變更。部門而

19、有所變更。討論書面溝通是一種非常重要的溝通方式，請大家交流書面溝通是一種非常重要的溝通方式，請大家交流一下，在什么情況下適合書面溝通，并舉出相應(yīng)一下，在什么情況下適合書面溝通，并舉出相應(yīng)的例子。的例子。4.1.5 書面溝通技巧n1 1）書寫的一般要求書寫的一般要求n2 2）書寫的原則書寫的原則n3 3）書寫的過程書寫的過程n4 4）影響書寫過程的因素影響書寫過程的因素1）書寫的一般要求n1.1.文字書寫要規(guī)范、清楚、工整文字書寫要規(guī)范、清楚、工整：錯字、別字、筆畫錯字、別字、筆畫n2.2.正確使用標點符號正確使用標點符號：點號、標號點號、標號n3.3.行款格式符合要求行款格式符合要求：標題、正

20、文、圖表、注釋、參考文獻標題、正文、圖表、注釋、參考文獻n行文中容易出現(xiàn)的問題：行文中容易出現(xiàn)的問題：l標題：標點、空行、副標題標題：標點、空行、副標題l數(shù)字的表示：世紀、年代、生辰、年齡用阿拉伯數(shù)字，歷史朝代、年數(shù)字的表示：世紀、年代、生辰、年齡用阿拉伯數(shù)字，歷史朝代、年號、專用名詞、成語等用漢字。號、專用名詞、成語等用漢字。l序碼：漢字和阿拉伯數(shù)字。序碼：漢字和阿拉伯數(shù)字。l圖表注釋：表上、圖下。圖表注釋：表上、圖下。2）書寫的原則（4C）n（1 1）正確（正確（CorrectCorrect）n正確就是要求寫出的文書數(shù)據(jù)要真實可靠，觀點要正確無誤，語言要恰正確就是要求寫出的文書數(shù)據(jù)要真實可

21、靠，觀點要正確無誤，語言要恰如其分。尤其是對文書主旨的把握，在寫作前一定要下一番工夫。只有如其分。尤其是對文書主旨的把握，在寫作前一定要下一番工夫。只有充分明確寫作的意圖，才能正確地傳遞想要傳達的信息，從而實現(xiàn)有效充分明確寫作的意圖，才能正確地傳遞想要傳達的信息，從而實現(xiàn)有效的溝通。的溝通。n（2 2）清晰（清晰（ClearClear）n（3 3）完整（完整（CompleteComplete）n（4 4）簡潔（簡潔（ConciseConcise）3）書寫的過程準備階段準備階段主題、組織材料、篩選材主題、組織材料、篩選材料、安排文章結(jié)構(gòu)。料、安排文章結(jié)構(gòu)。創(chuàng)作創(chuàng)作階段階段形成觀點、轉(zhuǎn)化文字形成觀

22、點、轉(zhuǎn)化文字修改修改階段階段凝練主題、增刪材料、調(diào)凝練主題、增刪材料、調(diào)整結(jié)構(gòu)、推敲文字。整結(jié)構(gòu)、推敲文字。4）影響書寫過程的因素n1.1.作者自身的素質(zhì)作者自身的素質(zhì)n2.2.寫作時間與主題寫作時間與主題n3.3.寫作的環(huán)境寫作的環(huán)境4.2 企業(yè)基本文書寫作技巧n定義：計劃，定義：計劃，就是企業(yè)對就是企業(yè)對未來生產(chǎn)經(jīng)營活動未來生產(chǎn)經(jīng)營活動及所需的各及所需的各種種資源資源在在時間、空間時間、空間上所作出的上所作出的具體安排具體安排和和部署部署。n計劃的別稱：計劃的別稱：4.2.1 事務(wù)類文書的寫作1）工作規(guī)劃n工作規(guī)劃具體有以下工作規(guī)劃具體有以下特點特點：時間時間跨度一般都要在跨度一般都要在三

23、五年以上三五年以上；內(nèi)容大都是；內(nèi)容大都是全局性工作全局性工作或或涉及面較涉及面較廣廣的重要工作項目；的重要工作項目；在寫法上比較概括在寫法上比較概括。n規(guī)劃規(guī)劃是為了對是為了對全局或長遠工作全局或長遠工作作出作出統(tǒng)籌部署統(tǒng)籌部署，相，相對其他計劃類公文而言，規(guī)劃帶有對其他計劃類公文而言，規(guī)劃帶有方向性、戰(zhàn)略方向性、戰(zhàn)略性、指導性性、指導性的意味，因而其內(nèi)容往往要更具有的意味，因而其內(nèi)容往往要更具有嚴嚴肅性、科學性和可行性肅性、科學性和可行性。1）工作規(guī)劃n格式：格式：“標題標題+正文正文”，不需要落款與成文時間。，不需要落款與成文時間。n標題標題（“四要素四要素”寫法寫法）：“主體名稱主體名

24、稱+期限期限+內(nèi)容內(nèi)容+類類別別（規(guī)劃）（規(guī)劃）”，如東風汽車公司如東風汽車公司2005-20102005-2010年戰(zhàn)略發(fā)展年戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃。規(guī)劃。n正文：正文：l前言：前言：起因、背景起因、背景l(fā)指導思想和目標指導思想和目標要求要求：綱領(lǐng)、原則綱領(lǐng)、原則l具體任務(wù)和具體任務(wù)和政策、政策、措施：措施：做什么、怎樣做做什么、怎樣做l結(jié)尾：結(jié)尾：遠景展望、號召激勵遠景展望、號召激勵2 2）工作方案）工作方案n包含指導思想、主要目標、工作重點、實施步驟、政策、措包含指導思想、主要目標、工作重點、實施步驟、政策、措施、具體要求等項目。施、具體要求等項目。n格式：格式：“標題標題+正文正文+成文時間成文

25、時間”，不需要落款。，不需要落款。n標題：標題：“三要素三要素”寫法：寫法：“發(fā)文機關(guān)發(fā)文機關(guān)+方案內(nèi)容方案內(nèi)容+文種文種”；“兩要素兩要素”寫法：寫法：“方案內(nèi)容方案內(nèi)容+文種文種”。n正文：正文：l常規(guī)寫法：常規(guī)寫法：指導方針指導方針+主要目標主要目標（重點）（重點）+實施步驟實施步驟+政策政策+措措施施+要求，適合于一般常規(guī)性的單項工作。要求，適合于一般常規(guī)性的單項工作。l變項寫法：變項寫法：根據(jù)實際需要加項或減項，適合于特殊性的單項根據(jù)實際需要加項或減項，適合于特殊性的單項工作。工作。3 3）工作計劃）工作計劃n一年左右，局部的，具體的一年左右，局部的，具體的n格式：格式：“標題標題+

26、正文正文+時間時間”。n標題標題（“四要素四要素”寫法）寫法）：“主體名稱主體名稱+期限期限+內(nèi)容內(nèi)容+類別類別（計劃）（計劃）”，如神力公司如神力公司20002000年培訓計劃。年培訓計劃。n正文：正文：l開頭：開頭：依據(jù)、目的依據(jù)、目的l主體：主體：核心內(nèi)容，包括核心內(nèi)容，包括“做什么做什么”（目標和（目標和任務(wù)任務(wù)）、“做做到什么程度到什么程度”（要求要求）、“怎么做怎么做”（措施措施和辦法）三項內(nèi)和辦法）三項內(nèi)容。容。l結(jié)尾：結(jié)尾：強調(diào)有關(guān)事項、突出重點強調(diào)有關(guān)事項、突出重點4 4）工作安排）工作安排n（1 1）發(fā)文方式。）發(fā)文方式。沒有受文單位。沒有受文單位。l上級對下級：上級對下級

27、：“標題標題+正文正文”。l單位內(nèi)部：單位內(nèi)部：“標題標題+正文正文+落款及時間落款及時間”。n（2 2）標題：）標題：l“三要素三要素”寫法：寫法：“主體名稱主體名稱+內(nèi)容內(nèi)容+文種（安排）文種（安排）”，例如出版例如出版杜關(guān)于出版經(jīng)濟管理系列叢書的工作安排；杜關(guān)于出版經(jīng)濟管理系列叢書的工作安排；l“兩要素兩要素”寫法：寫法：“內(nèi)容內(nèi)容+文種（安排）文種（安排）”，例如關(guān)于出版經(jīng)濟管理系例如關(guān)于出版經(jīng)濟管理系列叢書的工作安排。列叢書的工作安排。n（3 3）正文：）正文：l開頭：開頭：依據(jù)、目的依據(jù)、目的l主體：主體：核心內(nèi)容，包括核心內(nèi)容，包括任務(wù)、要求、任務(wù)、要求、步驟、步驟、措施措施。l

28、 結(jié)尾結(jié)尾：5 5）工作總結(jié)）工作總結(jié)n工作總結(jié)工作總結(jié)是組織、部門或個人對過去一個時期內(nèi)的工作活動是組織、部門或個人對過去一個時期內(nèi)的工作活動作出系統(tǒng)的作出系統(tǒng)的回顧、歸納、分析、評價回顧、歸納、分析、評價，并從中得出規(guī)律性認，并從中得出規(guī)律性認識，用以識，用以指導今后工作指導今后工作的事務(wù)性文書。的事務(wù)性文書。n標題：標題：l文件性標題：文件性標題：“單位名稱單位名稱+時限時限+內(nèi)容內(nèi)容+文種名稱文種名稱”：20102010年年T953-2T953-2班團班團支部工作總結(jié)支部工作總結(jié)l文章式標題：文章式標題：概括主要內(nèi)容或基本觀點，不出現(xiàn)概括主要內(nèi)容或基本觀點，不出現(xiàn)“總結(jié)總結(jié)”字樣字樣l

29、雙行式標題：雙行式標題：知名教授上講臺知名教授上講臺 教書育人放異彩教書育人放異彩大學德育工作大學德育工作總結(jié)總結(jié)n正文：正文：l前言前言：工作背景、基本概況、總結(jié)主旨等。工作背景、基本概況、總結(jié)主旨等。l主體：主體：核心內(nèi)容核心內(nèi)容，包括主要工作內(nèi)容和成績，包括主要工作內(nèi)容和成績、工作目標及任務(wù)的完成情工作目標及任務(wù)的完成情況況、經(jīng)驗和體會、問題或教訓等。經(jīng)驗和體會、問題或教訓等。l結(jié)尾：結(jié)尾：歸納總結(jié)，表決心或信心。歸納總結(jié)，表決心或信心。l落款：落款：署名，正文右下方。署名，正文右下方。課堂互動：n1.1.請你用表格的方式制定出本學期的學習計劃，計劃中要請你用表格的方式制定出本學期的學習

30、計劃，計劃中要有目標、時間、內(nèi)容、要求、措施辦法等。有目標、時間、內(nèi)容、要求、措施辦法等。n2.2.你因某種原因不能按時上課（上班），請你向老師（上你因某種原因不能按時上課（上班），請你向老師（上級）寫一份請假條。級）寫一份請假條。n3.3.請你指出下面會議通知中的錯誤，并加以改正。請你指出下面會議通知中的錯誤，并加以改正。會議通知會議通知各部門有關(guān)領(lǐng)導：各部門有關(guān)領(lǐng)導：經(jīng)公司領(lǐng)導研究決定，于經(jīng)公司領(lǐng)導研究決定，于2008年年10月月18日召開會議，請各部日召開會議，請各部門提前做好準備，保證按時參加會議。凡不能參加會議的人員門提前做好準備，保證按時參加會議。凡不能參加會議的人員必須提前請假，

31、無故不得缺席。必須提前請假，無故不得缺席。特此通知。特此通知。4.2.2 報告的寫作n所謂所謂報告報告是一種是一種搜集、研究事實的人搜集、研究事實的人與由于某種目的而要與由于某種目的而要求求看報告的人看報告的人之間的信息或建議的之間的信息或建議的交流形式交流形式。n1 1）調(diào)查報告）調(diào)查報告n2 2）工作報告）工作報告n3 3）述職報告）述職報告1 1）調(diào)查報告）調(diào)查報告n調(diào)查報告調(diào)查報告是為是為解決解決某些某些問題問題而而調(diào)查分析實際情況調(diào)查分析實際情況、研究對策研究對策，然后向然后向有關(guān)部門和上級領(lǐng)導有關(guān)部門和上級領(lǐng)導所作的報告。所作的報告。n主動報告與被動報告主動報告與被動報告兩種兩種n

32、向上匯報、對下指導、平級交流向上匯報、對下指導、平級交流n標題：標題：文章式標題與公文式標題文章式標題與公文式標題n正文：正文：l前言：前言：調(diào)查目的、時間、范圍、方法等。調(diào)查目的、時間、范圍、方法等。l事實：事實：調(diào)查的主要內(nèi)容：事實、數(shù)據(jù)、材料等調(diào)查的主要內(nèi)容：事實、數(shù)據(jù)、材料等l分析：分析：分析論證、實踐例證、揭示實質(zhì)等分析論證、實踐例證、揭示實質(zhì)等l對策和建議：對策和建議：可操作的、具體的。可操作的、具體的。調(diào)研報告與調(diào)查報告的區(qū)別n廣義上說廣義上說，所有的調(diào)查報告都或多或少帶有某種研究性質(zhì)所有的調(diào)查報告都或多或少帶有某種研究性質(zhì),都是調(diào)研報告。都是調(diào)研報告。而狹義的調(diào)研報告指的是以研

33、究為目的寫出的調(diào)查報告而狹義的調(diào)研報告指的是以研究為目的寫出的調(diào)查報告，它不包括它不包括反映反映特定情況、介紹工作經(jīng)驗、揭露特殊問題特定情況、介紹工作經(jīng)驗、揭露特殊問題的專題報告的專題報告，但它又包含這幾但它又包含這幾方面的內(nèi)容。方面的內(nèi)容。n調(diào)查報告?zhèn)戎卣{(diào)查過程調(diào)查報告?zhèn)戎卣{(diào)查過程，而調(diào)研報告?zhèn)戎赜谘芯颗c結(jié)果而調(diào)研報告?zhèn)戎赜谘芯颗c結(jié)果，是以調(diào)查為前是以調(diào)查為前提提，以研究為目的以研究為目的，研究始終處于主導的、能動的地位研究始終處于主導的、能動的地位，它它是調(diào)查與研是調(diào)查與研究的辯證統(tǒng)一究的辯證統(tǒng)一，充分反映調(diào)查研究的結(jié)果。充分反映調(diào)查研究的結(jié)果。n調(diào)研報告的寫作要抓好三個主要環(huán)節(jié)調(diào)研報告的

34、寫作要抓好三個主要環(huán)節(jié):調(diào)查、研究、報告調(diào)查、研究、報告。這三個環(huán)節(jié)中。這三個環(huán)節(jié)中，調(diào)查是基礎(chǔ)調(diào)查是基礎(chǔ)，研究是關(guān)鍵研究是關(guān)鍵，調(diào)研報告的寫作是把調(diào)查獲得的材料所形成調(diào)研報告的寫作是把調(diào)查獲得的材料所形成的觀點的觀點,通過布局安排、語言調(diào)遣組織成文章。調(diào)查的目的通過布局安排、語言調(diào)遣組織成文章。調(diào)查的目的,在于掌握大在于掌握大量、真實、全面的客觀事實和具體數(shù)據(jù)量、真實、全面的客觀事實和具體數(shù)據(jù),對基本情況有一個系統(tǒng)的了解對基本情況有一個系統(tǒng)的了解；研究的目的是對已經(jīng)獲取的材料進行分析、研究研究的目的是對已經(jīng)獲取的材料進行分析、研究,探索事物的本質(zhì)和規(guī)律探索事物的本質(zhì)和規(guī)律；報告則是在調(diào)查、研

35、究的基礎(chǔ)上報告則是在調(diào)查、研究的基礎(chǔ)上，用書面形式說明結(jié)果。因此用書面形式說明結(jié)果。因此，可以說可以說“調(diào)查調(diào)查”是是“研究研究”的事實基礎(chǔ)的事實基礎(chǔ)，“研究研究”是是“報告報告”的理論依據(jù)的理論依據(jù)，“報告報告”是調(diào)查、研究的具體體現(xiàn)。是調(diào)查、研究的具體體現(xiàn)。n概念：工作報告概念：工作報告就是將就是將最近最近發(fā)生、發(fā)展與變動的各種發(fā)生、發(fā)展與變動的各種工作工作情況情況寫出來反映給寫出來反映給有關(guān)部門和上級領(lǐng)導有關(guān)部門和上級領(lǐng)導的一種文體，屬于的一種文體，屬于組織內(nèi)部反映情況的一種公文。其一個顯著特點就是組織內(nèi)部反映情況的一種公文。其一個顯著特點就是時間時間要比一般公文要求要高。要比一般公文要

36、求要高。n內(nèi)容簡介：內(nèi)容簡介：說明主題、目的、信息獲取方式、概要結(jié)論。說明主題、目的、信息獲取方式、概要結(jié)論。l正文：正文：闡述事實、分析事實闡述事實、分析事實l結(jié)尾：結(jié)尾：結(jié)論、建議結(jié)論、建議2 2）工作報告）工作報告n概念：概念：述職報告述職報告是是管理者管理者向向所屬部門和員工以及上級組織所屬部門和員工以及上級組織和領(lǐng)導和領(lǐng)導對自己在對自己在一定時期內(nèi)一定時期內(nèi)的的任職情況任職情況進行進行自我評述自我評述性質(zhì)性質(zhì)的報告。的報告。n格式：格式：“標題標題+受文對象受文對象+正文正文+署名署名+日期日期”n（1 1）標題的寫法）標題的寫法文種文種式式標題標題：述職報告述職報告公文式標題：姓名

37、公文式標題：姓名+任職期限任職期限+所任職務(wù)所任職務(wù)+文種文種：20092009年年-2020-2020年年任崇左市副市長的述職報告任崇左市副市長的述職報告新聞式標題（正副標題配合）：新聞式標題（正副標題配合）：抓好經(jīng)濟建設(shè)，提高人民生活水抓好經(jīng)濟建設(shè)，提高人民生活水平平崇左市財政局局長的述職報告崇左市財政局局長的述職報告3 3）述職報告）述職報告n（2 2）正文的內(nèi)容）正文的內(nèi)容任職概況：任職概況：任職時間、工作變動、目標、個人評估。任職時間、工作變動、目標、個人評估。盡職情況：盡職情況：工作實績、經(jīng)驗、問題以及認識，突出重大問題和突發(fā)事工作實績、經(jīng)驗、問題以及認識，突出重大問題和突發(fā)事件處

38、理，表現(xiàn)個人管理能力和領(lǐng)導素質(zhì)。件處理，表現(xiàn)個人管理能力和領(lǐng)導素質(zhì)。今后的設(shè)想和決心：今后的設(shè)想和決心：戰(zhàn)略規(guī)劃、盡職態(tài)度。戰(zhàn)略規(guī)劃、盡職態(tài)度。n（3 3）署名及日期：）署名及日期：標題下或正文后標題下或正文后n（4 4）寫作的）寫作的要求要求思路清晰思路清晰以責任為中心以責任為中心，業(yè)績要典型業(yè)績要典型問題要具體問題要具體態(tài)度要誠懇態(tài)度要誠懇，語言要平實語言要平實n概念：概念：公文，即公務(wù)文書，又稱文件。公文，即公務(wù)文書，又稱文件。是是國家機關(guān)及其他國家機關(guān)及其他社會組織社會組織在行使職權(quán)和實施管理的過程中所形成的在行使職權(quán)和實施管理的過程中所形成的具有法具有法定效力與規(guī)范格式定效力與規(guī)范格

39、式的文書，是傳達政令，指導、布置和商的文書，是傳達政令，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況，聯(lián)系公務(wù)、洽工作，請示和答復問題，報告和交流情況，聯(lián)系公務(wù)、記載工作活動的重要工具。記載工作活動的重要工具。n狹義的公文，即法定公文，專指黨和國家行政機關(guān)在處理狹義的公文，即法定公文，專指黨和國家行政機關(guān)在處理公務(wù)時使用的公文。公務(wù)時使用的公文。n廣義的公文，是指黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位在處廣義的公文，是指黨政機關(guān)、社會團體、企事業(yè)單位在處理公務(wù)活動中形成的各類文字材料。理公務(wù)活動中形成的各類文字材料。4.2.3 公務(wù)類文書的寫作1 1）通知）通知涵義涵義發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，批轉(zhuǎn)下級

40、機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員特點特點1.1.發(fā)布性發(fā)布性2.2.批示性批示性3.3.中轉(zhuǎn)性中轉(zhuǎn)性4.4.廣泛性廣泛性5.5.告之性告之性種類種類1.1.指示性通知指示性通知 2.2.發(fā)布性通知發(fā)布性通知 3.3.批轉(zhuǎn)性通知批轉(zhuǎn)性通知 4.4.轉(zhuǎn)發(fā)性通知轉(zhuǎn)發(fā)性通知 5.5.告知類通知告知類通知 6.6.任免聘用通知任免聘用通知 7.7.一一般性通知般性通知格式格式標題、受文單位、正文、落

41、款、日期標題、受文單位、正文、落款、日期（1）轉(zhuǎn)發(fā)性通知n標題的寫法：標題的寫法：“發(fā)文機關(guān)發(fā)文機關(guān)+轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)+被轉(zhuǎn)文件的標題（通知之外的文被轉(zhuǎn)文件的標題（通知之外的文種）種）+通知通知”“發(fā)文機關(guān)發(fā)文機關(guān)+轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)+被轉(zhuǎn)文件的標題被轉(zhuǎn)文件的標題”n正文的寫法正文的寫法（2）事項性通知n標題的寫法：標題的寫法：“發(fā)文機關(guān)發(fā)文機關(guān)+事由事由+文種文種”“事由事由+文種文種”“文種文種”n正文的寫法：正文的寫法：原由：原由：說明依據(jù)、目的和意義說明依據(jù)、目的和意義事項：事項：目的、要求、措施、辦法目的、要求、措施、辦法結(jié)語：結(jié)語：“特此通知特此通知”、“請遵照（研究、參照）

42、執(zhí)行請遵照（研究、參照）執(zhí)行”n請示是適用于向上級機關(guān)請求指示、批準的公文。請示是適用于向上級機關(guān)請求指示、批準的公文。n用途：用途：當下級機關(guān)在工作中遇到問題，雖有解決的辦法，但由于職權(quán)、條件限當下級機關(guān)在工作中遇到問題，雖有解決的辦法，但由于職權(quán)、條件限制，沒有權(quán)力和能力實施這些辦法，需要請求上級幫助時；制，沒有權(quán)力和能力實施這些辦法，需要請求上級幫助時；遇到新情況、新問題，政策、方針不明白時。遇到新情況、新問題，政策、方針不明白時。n上行文、期復性公文上行文、期復性公文n格式：格式：“標題標題+主送機關(guān)主送機關(guān)+正文正文+發(fā)文機關(guān)發(fā)文機關(guān)+日期日期”n標題：標題：“發(fā)文機關(guān)發(fā)文機關(guān)+事由

43、事由+文種文種”n主送機關(guān)：主送機關(guān)：僅有一個；只能上級機關(guān)；不能越級請示。僅有一個；只能上級機關(guān)；不能越級請示。n正文：正文：開頭開頭+主體部分主體部分+結(jié)語結(jié)語發(fā)文機關(guān)和日期：發(fā)文機關(guān)和日期：2 2）請示）請示n行文關(guān)系的定義：行文關(guān)系的定義：是指發(fā)文機關(guān)單位和收文機關(guān)單位之間是指發(fā)文機關(guān)單位和收文機關(guān)單位之間的關(guān)系，亦即由組織系統(tǒng)、領(lǐng)導關(guān)系和職權(quán)范圍所確定的的關(guān)系，亦即由組織系統(tǒng)、領(lǐng)導關(guān)系和職權(quán)范圍所確定的機關(guān)單位之間的公文授受關(guān)系。機關(guān)單位之間的公文授受關(guān)系。n下行文：下行文：處于領(lǐng)導、指導地位的上級機關(guān)向被領(lǐng)導、指導處于領(lǐng)導、指導地位的上級機關(guān)向被領(lǐng)導、指導的下級機關(guān)主送下行文；的下

44、級機關(guān)主送下行文；n上行文：上行文：被領(lǐng)導、指導的下級機關(guān)應(yīng)向上級領(lǐng)導、指導機被領(lǐng)導、指導的下級機關(guān)應(yīng)向上級領(lǐng)導、指導機關(guān)主送上行文；關(guān)主送上行文；n平行文：平行文：具有平行關(guān)系或不相隸屬關(guān)系的機關(guān)之間相互主具有平行關(guān)系或不相隸屬關(guān)系的機關(guān)之間相互主送平行文。送平行文。n會議記錄是指在正式會議進行過程中的記錄，通常在會后會議記錄是指在正式會議進行過程中的記錄，通常在會后形成相應(yīng)的文件。形成相應(yīng)的文件。n正式會議記錄包括以下基本要素：正式會議記錄包括以下基本要素：l會議名稱、會議召開的時間、地點及會議的主持人會議名稱、會議召開的時間、地點及會議的主持人l所有出席會議者及缺席人員所有出席會議者及缺

45、席人員l討論過的議程和議題，制定的所有決策討論過的議程和議題，制定的所有決策l會議結(jié)束時間會議結(jié)束時間l下次會議的安排，包括日期、時間、地點、主題。下次會議的安排，包括日期、時間、地點、主題。3 3）會議記錄）會議記錄n概念：協(xié)議書概念：協(xié)議書是社會組織或個人之間對是社會組織或個人之間對某一問題或事項某一問題或事項經(jīng)經(jīng)過協(xié)商，取的一致意見后，過協(xié)商，取的一致意見后，共同訂立共同訂立的明確相互權(quán)利、義的明確相互權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的務(wù)關(guān)系的契約性文書契約性文書。n格式：格式：“標題標題+立約當事人立約當事人+正文正文+生效標識生效標識”n（1 1）標題：協(xié)議書性質(zhì)）標題：協(xié)議書性質(zhì)+“+“協(xié)議書協(xié)議書

46、”n（2 2）立約當事人）立約當事人n（3 3）正文）正文n（4 4）生效標識）生效標識4 4）協(xié)議書）協(xié)議書協(xié)議書與合同的區(qū)別n合同即經(jīng)濟合同，是平等民事主體的法人、其他經(jīng)濟組合同即經(jīng)濟合同，是平等民事主體的法人、其他經(jīng)濟組織、個體工商戶、農(nóng)村承包經(jīng)營戶相互之間為實現(xiàn)一定織、個體工商戶、農(nóng)村承包經(jīng)營戶相互之間為實現(xiàn)一定經(jīng)濟目的，明確相互權(quán)利和義務(wù)關(guān)系的文書。經(jīng)濟目的，明確相互權(quán)利和義務(wù)關(guān)系的文書。因此，合因此，合同和協(xié)議書兩者沒有本質(zhì)的區(qū)別，在明確同和協(xié)議書兩者沒有本質(zhì)的區(qū)別，在明確貿(mào)易雙方的權(quán)貿(mào)易雙方的權(quán)益和義務(wù)益和義務(wù)方面，二者要求是完全一致的，在保證雙方實方面，二者要求是完全一致的，在

47、保證雙方實現(xiàn)各自的經(jīng)濟目的方面，兩者具有現(xiàn)各自的經(jīng)濟目的方面，兩者具有同等法律效力同等法律效力，如果，如果一方違背協(xié)議或合同，另一方完全可以依據(jù)協(xié)議或合同一方違背協(xié)議或合同，另一方完全可以依據(jù)協(xié)議或合同提出異議、索賠，甚至申請仲裁。提出異議、索賠，甚至申請仲裁。n但是合同與協(xié)議書之間還是有一定區(qū)別的，主要表現(xiàn)在但是合同與協(xié)議書之間還是有一定區(qū)別的，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：以下幾個方面：n（1 1）合同適用于生產(chǎn)、購銷等具體環(huán)節(jié)，而協(xié)議書則常常用于合同適用于生產(chǎn)、購銷等具體環(huán)節(jié)，而協(xié)議書則常常用于技術(shù)、貿(mào)易合作等方面的總體構(gòu)想，以及處理交易過程中出現(xiàn)的技術(shù)、貿(mào)易合作等方面的總體構(gòu)想，以及處理交易

48、過程中出現(xiàn)的非常規(guī)性專門問題非常規(guī)性專門問題。n（2 2）合同的合同的訂約主體訂約主體是平等民事主體，包括法人、其他經(jīng)濟組是平等民事主體，包括法人、其他經(jīng)濟組織、個體工商戶、農(nóng)村承包經(jīng)營戶等，有較為嚴格的限制。而協(xié)織、個體工商戶、農(nóng)村承包經(jīng)營戶等，有較為嚴格的限制。而協(xié)議書的訂約主體卻沒有統(tǒng)一的限制。議書的訂約主體卻沒有統(tǒng)一的限制。n（3 3）合同合同內(nèi)容內(nèi)容相對比較單一，相對比較單一，形式形式也比較規(guī)范。國家頒布的有也比較規(guī)范。國家頒布的有關(guān)合同的法律，以及政府機關(guān)頒布的有關(guān)合同的各種規(guī)章，組成關(guān)合同的法律，以及政府機關(guān)頒布的有關(guān)合同的各種規(guī)章，組成了嚴格完善的法律法規(guī)體系。協(xié)議書雖然也在個

49、別法律法規(guī)中有了嚴格完善的法律法規(guī)體系。協(xié)議書雖然也在個別法律法規(guī)中有所涉及，但總體上沒有合同的規(guī)范化程度高。所涉及，但總體上沒有合同的規(guī)范化程度高。n（4 4）合同的合同的時效期時效期一般不長，時效最長的經(jīng)濟合同不過幾年，一般不長，時效最長的經(jīng)濟合同不過幾年，而協(xié)議書的時效長短變化卻很大，有的協(xié)議書時效長達幾十年之而協(xié)議書的時效長短變化卻很大，有的協(xié)議書時效長達幾十年之久。久。n寫作技巧：寫作技巧：l要把寫信當面談要把寫信當面談l開頭的技巧開頭的技巧l結(jié)尾的技巧結(jié)尾的技巧l書寫字體書寫字體l信函禮貌信函禮貌l信封書寫信封書寫n種類：種類：肯定性信函肯定性信函、說明性信函說明性信函、負面性信函

50、負面性信函、勸說性信勸說性信函函。5 5）商務(wù)信函）商務(wù)信函肯定性信函n向讀者提供好消息，便于讀者正確理解，消除負面影響，向讀者提供好消息，便于讀者正確理解，消除負面影響，即你同意做某事，答應(yīng)某個要求，如發(fā)送貨物、提供服即你同意做某事，答應(yīng)某個要求，如發(fā)送貨物、提供服務(wù)、支付款項、出席會議等務(wù)、支付款項、出席會議等n確認信，致謝信，祝賀信，含有好消息的投訴回復信等確認信，致謝信，祝賀信，含有好消息的投訴回復信等n基本結(jié)構(gòu)：基本結(jié)構(gòu)：l 告知好消息，綜述要點告知好消息，綜述要點l 列出細節(jié)和背景資料列出細節(jié)和背景資料l 積極說出可能的消極因素積極說出可能的消極因素l 闡明讀者受益處闡明讀者受益處

51、l 結(jié)尾充滿友善、積極、關(guān)懷和期待結(jié)尾充滿友善、積極、關(guān)懷和期待尊敬的王茵女士：尊敬的王茵女士：您好！您好！據(jù)我們藍航餐飲部主任李波報告說，在您據(jù)我們藍航餐飲部主任李波報告說，在您6 6月月1919日乘坐我公司航班從日乘坐我公司航班從上海飛往昆明途中，您的餐盤中發(fā)現(xiàn)了一只蟑螂。對此請接受我公司對您上海飛往昆明途中，您的餐盤中發(fā)現(xiàn)了一只蟑螂。對此請接受我公司對您的最誠摯的歉意，我真心希望我們不會因此而失去一個像您這樣寶貴的顧的最誠摯的歉意，我真心希望我們不會因此而失去一個像您這樣寶貴的顧客?？汀：翢o疑問，這件事引起了有關(guān)機場和部門的高度重視。盡管我們盡一毫無疑問，這件事引起了有關(guān)機場和部門的高度

52、重視。盡管我們盡一切努力避免類似事情的發(fā)生，但是可能由于我們質(zhì)檢程序的偶爾疏忽造成切努力避免類似事情的發(fā)生，但是可能由于我們質(zhì)檢程序的偶爾疏忽造成了這次事件。了這次事件。我們非常感謝您在這一事件中所表現(xiàn)出的豁達態(tài)度，并且希望這件事我們非常感謝您在這一事件中所表現(xiàn)出的豁達態(tài)度，并且希望這件事不會破壞您對藍航公司的良好印象。感謝您乘坐我公司的航班。不會破壞您對藍航公司的良好印象。感謝您乘坐我公司的航班。此致此致 康曉東康曉東 客戶關(guān)系部經(jīng)理客戶關(guān)系部經(jīng)理 2005 2005年年8 8月月7 7日日說明性信函n向讀者說明情況，便于讀者了解有關(guān)信息。既不肯定，向讀者說明情況，便于讀者了解有關(guān)信息。既不

53、肯定，也不否定，許多商務(wù)信函均可歸入此類也不否定，許多商務(wù)信函均可歸入此類n組織的內(nèi)部文件，評估信，個人證明，推薦信，資質(zhì)證組織的內(nèi)部文件，評估信，個人證明，推薦信，資質(zhì)證明等明等n基本結(jié)構(gòu)：基本結(jié)構(gòu)：l 陳述主要觀點陳述主要觀點l 提供背景資料提供背景資料l 列舉有關(guān)細節(jié)列舉有關(guān)細節(jié)l 結(jié)尾表明友善及樂意提供幫助結(jié)尾表明友善及樂意提供幫助尊敬的凌先生：尊敬的凌先生：您好！您好！現(xiàn)答復貴公司現(xiàn)答復貴公司7 7月月4 4日的來函。我們一直認為金誠公司是日的來函。我們一直認為金誠公司是一家很可靠的公司，多年來，我們一直為該公司提供貨物。一家很可靠的公司，多年來，我們一直為該公司提供貨物。事實上，我

54、們所收到的很多訂單都大大超過事實上，我們所收到的很多訂單都大大超過500500萬美元。因萬美元。因此，我們覺得為該公司提供此，我們覺得為該公司提供500500萬美元的信用幾乎沒有什么萬美元的信用幾乎沒有什么風險。風險。如果您需要任何細節(jié)材料，請再與我方聯(lián)系。如果您需要任何細節(jié)材料，請再與我方聯(lián)系。此致此致 焦曉康焦曉康 信用控制部經(jīng)理信用控制部經(jīng)理 2005 2005年年8 8月月7 7日日負面性信函n在信函中不得不拒絕某人或某事，或者提出批評在信函中不得不拒絕某人或某事，或者提出批評，告知讀告知讀者壞消息，讓讀者閱讀、理解并接受該消息，同時保持組者壞消息，讓讀者閱讀、理解并接受該消息，同時保

55、持組織或撰寫者已有的良好形象和信譽織或撰寫者已有的良好形象和信譽n否定信，拒絕信，紀律警告或處分信，不良業(yè)績評估信，否定信，拒絕信，紀律警告或處分信，不良業(yè)績評估信，解雇信，開除信等解雇信，開除信等n基本結(jié)構(gòu)：基本結(jié)構(gòu)：l 緩沖語開頭緩沖語開頭l 令人信服的理由令人信服的理由l 明確而婉轉(zhuǎn)的陳述明確而婉轉(zhuǎn)的陳述l 有益的、友好的、積極的結(jié)尾有益的、友好的、積極的結(jié)尾l 緩沖語包括謝意、贊揚、同意、理解緩沖語包括謝意、贊揚、同意、理解對對讀讀者者的的影影響響為壞消息為壞消息設(shè)置背景設(shè)置背景引向引向壞消息壞消息提及壞消息提及壞消息中積極方面中積極方面減少壞消息減少壞消息影響的陳述影響的陳述提及壞消

56、息提及壞消息并作出解釋并作出解釋結(jié)尾段結(jié)尾段開頭段開頭段中間段中間段尊敬的田波先生：尊敬的田波先生：您好！您好！我對于貴公司在今年我對于貴公司在今年5 5月份即將舉辦的公司交流研討會的計劃非常感興月份即將舉辦的公司交流研討會的計劃非常感興趣，同時我相信這一倡議一定會得到各公司的廣泛支持和歡迎。趣，同時我相信這一倡議一定會得到各公司的廣泛支持和歡迎。也非常感謝您邀請我作大會演講。不過十分遺憾的是，今年也非常感謝您邀請我作大會演講。不過十分遺憾的是，今年5 5月份我將月份我將出訪歐洲考察，因此屆時我不能出席研討會。出訪歐洲考察，因此屆時我不能出席研討會。我可否推薦我的同事張陽，他將是另一個理想的發(fā)

57、言者。他在人力資我可否推薦我的同事張陽，他將是另一個理想的發(fā)言者。他在人力資源部已任職源部已任職8 8年，在此期間，他曾親自組織了數(shù)次頗為成功的活動。我相信，年，在此期間，他曾親自組織了數(shù)次頗為成功的活動。我相信，如果時間允許的話，他會很樂意參加此次研討會，并作大會發(fā)言。是否采如果時間允許的話，他會很樂意參加此次研討會，并作大會發(fā)言。是否采納我的建議，請告知。如果可以的話，我將讓他與您聯(lián)系。納我的建議，請告知。如果可以的話，我將讓他與您聯(lián)系。預祝研討會圓滿成功！預祝研討會圓滿成功！張曉怡張曉怡 2005 2005年年8 8月月7 7日日勸說性信函n讓讀者采取一定的行動，提供讀者采取行動所需的足

58、夠信讓讀者采取一定的行動，提供讀者采取行動所需的足夠信息，消除所有阻礙行動的反對意見息，消除所有阻礙行動的反對意見，努力改變讀者的態(tài)度，努力改變讀者的態(tài)度，使其從不感興趣或漠不關(guān)心到產(chǎn)生興趣，最終做你所希望使其從不感興趣或漠不關(guān)心到產(chǎn)生興趣，最終做你所希望的。的。n催款信，推薦信，建議書，推銷信等催款信，推薦信，建議書，推銷信等n基本結(jié)構(gòu)：基本結(jié)構(gòu)：l吸引注意力吸引注意力l激發(fā)興趣激發(fā)興趣l闡明益處闡明益處l明確行動步驟明確行動步驟l友善結(jié)尾友善結(jié)尾友情提醒友情提醒尊敬的住戶：尊敬的住戶：貴單元電表今日已抄，請根據(jù)您用電的情況于貴單元電表今日已抄，請根據(jù)您用電的情況于1515日內(nèi)到工日內(nèi)到工商

59、銀行繳費存單中備足存款，并于商銀行繳費存單中備足存款，并于7 7天后向工商銀行索要收費天后向工商銀行索要收費發(fā)票。如無發(fā)票，可能是由于存款金額不足，不夠扣除電費，發(fā)票。如無發(fā)票，可能是由于存款金額不足，不夠扣除電費，請抓緊補足存款，以免引起不必要的麻煩。請抓緊補足存款，以免引起不必要的麻煩。謝謝合作！謝謝合作！聯(lián)系電話：聯(lián)系電話：5800203358002033 XX XX市供電公司電費組市供電公司電費組 2005 2005年年8 8月月7 7日日n求職信求職信是畢業(yè)生向用人單位自我推薦的書面材料，是畢業(yè)是畢業(yè)生向用人單位自我推薦的書面材料，是畢業(yè)生所有求職材料中至為關(guān)鍵的文字材料。生所有求職

60、材料中至為關(guān)鍵的文字材料?！耙环鉀]有自薦信的簡歷，就像一位沒有開口說話的銷售一封沒有自薦信的簡歷，就像一位沒有開口說話的銷售員站在你的門前。如果你想讓一位陌生人走進你的屋子，員站在你的門前。如果你想讓一位陌生人走進你的屋子，你至少要看一看他的證件。這正是自薦信所要做的，你至少要看一看他的證件。這正是自薦信所要做的，它把你，一位完完全全的陌生人，介紹給對方。它必須引它把你，一位完完全全的陌生人，介紹給對方。它必須引人入勝，個性化，而且簡短。它還需針對你所應(yīng)聘的職位，人入勝，個性化，而且簡短。它還需針對你所應(yīng)聘的職位，逐一陳述。記住，你只有八秒種的時間能說服你的讀者。逐一陳述。記住，你只有八秒種的

61、時間能說服你的讀者。4.3 求職信與履歷表4.3.1 求職信中華英才網(wǎng)的網(wǎng)上調(diào)查表明中華英才網(wǎng)的網(wǎng)上調(diào)查表明n 34%34%參與調(diào)查的人事經(jīng)理表示非常重視求職信；參與調(diào)查的人事經(jīng)理表示非常重視求職信；n 54%54%的人事經(jīng)理表示將求職信作為重要參考；的人事經(jīng)理表示將求職信作為重要參考；n 只有只有11%11%的人事經(jīng)理是根本不看求職信。的人事經(jīng)理是根本不看求職信。n1 1）求職信的分類）求職信的分類n（1 1）根據(jù)）根據(jù)有無正確求職目的有無正確求職目的進行劃分：進行劃分：l高度針對性，針對某單位的某一具體職位而言；高度針對性，針對某單位的某一具體職位而言；l普遍適用性。普遍適用性。n（2 2

62、）根據(jù)）根據(jù)有無實踐經(jīng)驗有無實踐經(jīng)驗進行劃分：進行劃分：l畢業(yè)者求職（初次就業(yè)）畢業(yè)者求職（初次就業(yè)）l有工作經(jīng)驗者求職（跳槽或再就業(yè)）有工作經(jīng)驗者求職（跳槽或再就業(yè)）n（3 3）根據(jù)）根據(jù)求職者是否獲得了招聘信息求職者是否獲得了招聘信息的角度進行劃分：的角度進行劃分：l自薦性質(zhì)；自薦性質(zhì)；l根據(jù)用人單位的招聘廣告，謀求某一特定職位。根據(jù)用人單位的招聘廣告，謀求某一特定職位。n（4 4）根據(jù)）根據(jù)求職的方式求職的方式進行劃分：進行劃分：l托人求職信托人求職信l求職推薦信求職推薦信n2 2）求職信的基本結(jié)構(gòu)）求職信的基本結(jié)構(gòu)n求職信一般分為求職信一般分為標題標題、稱呼稱呼、正文正文、附件附件和和

63、落款落款五部分。五部分。n（1 1）標題）標題標題要醒目、簡潔、莊雅。用較大字體在上方標注標題要醒目、簡潔、莊雅。用較大字體在上方標注“求職信求職信”或或“自薦信自薦信”。n（2 2）稱呼稱呼用人單位明確，可直接寫上單位名稱，用用人單位明確，可直接寫上單位名稱，用“尊敬的尊敬的”加以修加以修飾，后以領(lǐng)導職務(wù)或統(tǒng)稱飾，后以領(lǐng)導職務(wù)或統(tǒng)稱“領(lǐng)導領(lǐng)導”落筆。落筆。單位不明確，則用統(tǒng)稱單位不明確，則用統(tǒng)稱“尊敬的貴單位（公司或?qū)W校）領(lǐng)導尊敬的貴單位（公司或?qū)W校）領(lǐng)導”領(lǐng)起。領(lǐng)起。n（3 3）正文正文正文是自薦信的核心，正文是自薦信的核心，開頭語應(yīng)表示向?qū)Ψ降膯柡蛑乱?。主體開頭語應(yīng)表示向?qū)Ψ降膯柡蛑乱狻?/p>

64、主體部分一般包括部分一般包括等等內(nèi)容。內(nèi)容。第一部分開頭語，應(yīng)該說明你所應(yīng)聘的具體職位，得到職位信第一部分開頭語，應(yīng)該說明你所應(yīng)聘的具體職位，得到職位信息的途徑。息的途徑。例如：例如：“尊敬的人事經(jīng)理，我近日在智聯(lián)招聘網(wǎng)上獲悉貴公司正在招聘技術(shù)尊敬的人事經(jīng)理，我近日在智聯(lián)招聘網(wǎng)上獲悉貴公司正在招聘技術(shù)部項目經(jīng)理一職，特寄上簡歷敬請斟酌。部項目經(jīng)理一職，特寄上簡歷敬請斟酌?！焙喗榘ê喗榘ㄗ运]人姓名、性別、民族、年齡、籍貫、政治面貌、文化程自薦人姓名、性別、民族、年齡、籍貫、政治面貌、文化程度、校系專業(yè)、家庭住址、任職情況等要素。度、校系專業(yè)、家庭住址、任職情況等要素。自我介紹自我介紹，說明你

65、為什么適合申請該職位，提出你能為未來雇主做些，說明你為什么適合申請該職位，提出你能為未來雇主做些什么。突出你的相關(guān)實力，強調(diào)你所受過的培訓、你的經(jīng)歷、技能和成就。什么。突出你的相關(guān)實力，強調(diào)你所受過的培訓、你的經(jīng)歷、技能和成就。n（3 3）正文正文第二部分：描述部分，說明求職者對所申請職位性質(zhì)的理解，第二部分：描述部分，說明求職者對所申請職位性質(zhì)的理解，對招聘公司的了解，說明你的應(yīng)聘優(yōu)勢。對招聘公司的了解，說明你的應(yīng)聘優(yōu)勢。比如挑選簡歷中與所應(yīng)聘職位最相關(guān)的部分，促使招聘者想進比如挑選簡歷中與所應(yīng)聘職位最相關(guān)的部分，促使招聘者想進一步閱讀你的簡歷并有較強的針對性。一步閱讀你的簡歷并有較強的針對

66、性?！拔?是 一 個 成 功 的 銷售人員。在我 是 一 個 成 功 的 銷售人員。在 公司任公司任 職位的職位的3 3年期間，曾數(shù)次因工作的主動性與創(chuàng)造性而受到獎年期間，曾數(shù)次因工作的主動性與創(chuàng)造性而受到獎勵。我負責的勵。我負責的 區(qū)域的區(qū)域的 產(chǎn)品銷售市場產(chǎn)品銷售市場占有率一直保持在占有率一直保持在 以上。我相信我在以上。我相信我在 領(lǐng)域里的市場銷售經(jīng)驗完全能夠勝任貴公司一職。領(lǐng)域里的市場銷售經(jīng)驗完全能夠勝任貴公司一職?！笔亲运]信的關(guān)鍵內(nèi)容，主要應(yīng)寫清自己的才能和特長。是自薦信的關(guān)鍵內(nèi)容，主要應(yīng)寫清自己的才能和特長。n從從基本條件基本條件和和特殊條件特殊條件兩個方面解決憑什么求的問題。兩個方面解決憑什么求的問題。n基本條件基本條件應(yīng)寫清應(yīng)寫清政治表現(xiàn)政治表現(xiàn)和和學習活動學習活動兩方面內(nèi)容。兩方面內(nèi)容。n政治表現(xiàn)政治表現(xiàn)要從活動和績效方面寫實，如黨校學習、參加活動、敬要從活動和績效方面寫實，如黨校學習、參加活動、敬業(yè)態(tài)度、奉獻精神、合作意識等方面，并佐以獲獎和資格證書。業(yè)態(tài)度、奉獻精神、合作意識等方面，并佐以獲獎和資格證書。n學習經(jīng)歷學習經(jīng)歷要寫清主、輔修專業(yè)課程及成績狀況，對于英語