《Excel與數(shù)據(jù)處理》PPT課件.ppt

第1章 Excel基礎(chǔ),Excel與數(shù)據(jù)處理 第3版,本章學(xué)習(xí)目標(biāo),認(rèn)識(shí)EXCEL的工作界面，窗口組成元素； 了解工作薄、工作表、單元格等基本概念； 掌握不同類型的數(shù)據(jù)輸入方法； 理解相對(duì)引用和絕對(duì)引用； 掌握公式輸入方法； 掌握工作表的刪除、插入、移動(dòng)、改名等操作 掌握單元格、行、列常用操作； 掌握sumcountif等簡(jiǎn)單函數(shù)的應(yīng)用方法,1.1 Excel操作基礎(chǔ),1啟動(dòng)Excel的方法 通過Windows任務(wù)欄選擇“開始”按鈕 通過Excel 快捷方式 雙擊xcel文件的名字或圖標(biāo) 、退出xcel的方法 單擊Excel 窗口右上角的關(guān)閉按鈕 選擇“文件”菜單中的“退出”菜單項(xiàng)。 按快捷鍵Alt+F4。,1.1 Excel操作基礎(chǔ),3、Excel界面,功能區(qū),工作表區(qū),1.1 Excel操作基礎(chǔ),功能區(qū)的主要控件 Excel 2007用功能區(qū)取代了早期版本中的菜單、工具欄和大部分任務(wù)窗格，包括按鈕、庫和對(duì)話框內(nèi)容。,功能區(qū)的主要控件,Office 按鈕 取代了早期版本中的“文件”菜單，單擊時(shí)，將彈出與Excel早期版本“文件”菜單相似的菜單項(xiàng)，它是Excel 2007中唯一的菜單，提供了常用的Excel文件操作功能，包括的菜單命令有“新建、打開、保存、另存為、打印、準(zhǔn)備、發(fā)送、發(fā)布、關(guān)閉”。 選項(xiàng)卡 功能區(qū)由“開始、插入、頁面布局、公式、數(shù)據(jù)”等選項(xiàng)卡組成。各選項(xiàng)卡是面向任務(wù)的，每個(gè)選項(xiàng)卡以特定任務(wù)或方案為主題組織其中的功能控件。 能區(qū)中的選項(xiàng)卡是動(dòng)態(tài)的，為了減少屏幕混亂，某些選項(xiàng)卡平時(shí)是隱藏的，在執(zhí)行相應(yīng)的操作時(shí)，它們會(huì)自動(dòng)顯示出來。 組 Excel 2007將以前版本中那些隱藏在菜單和工具欄中的命令和功能，以面向任務(wù)的方式放置在不同的邏輯組中，每個(gè)邏輯組能夠完成某種類型的子任務(wù)。 快速訪問工具欄 其中包含一組獨(dú)立于當(dāng)前所顯示的選項(xiàng)卡的命令，無論用戶選擇哪個(gè)選項(xiàng)卡，它將一直顯示，為用戶提供操作的便利。用戶可以根據(jù)需要設(shè)置其 中的工具按鈕.,1.1 Excel操作基礎(chǔ),工作表區(qū)的主要對(duì)象,1.1 Excel操作基礎(chǔ),工作表 就是人們常說的電子表格，是Excel 中用于存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的主要文檔。由一些橫向和縱向的網(wǎng)格組成，橫向的稱為行，縱向的稱為列。Excel 2007的一個(gè)工作表最多可有1,048,576 行、16,384 列數(shù)據(jù)（而Excel 2003的工作表最多有65 536行、256列）。當(dāng)前正在使用的工作表稱為活動(dòng)工作表。 工作表標(biāo)簽 每個(gè)工作表有一個(gè)名稱，體現(xiàn)在工作表標(biāo)簽上。單擊工作表標(biāo)簽按鈕可使對(duì)應(yīng)的工作表成為活動(dòng)工作表，雙擊工作表標(biāo)簽按鈕可改變它們的名稱。 插入工作表標(biāo)簽按鈕 在默認(rèn)情況下，Excel 只打開3個(gè)工作表：Sheet1，Sheet2，Sheet.單擊插入新工作表按鈕就會(huì)后面插入一個(gè)新工作表sheet4，再單擊一次就會(huì)插入新工作表sheet5,1.1 Excel操作基礎(chǔ),行號(hào)、列標(biāo)題 工作表由1048576行組成，每行的編號(hào)稱為行號(hào) 工作表的每列用英文字母標(biāo)志，稱為列標(biāo)題 單元格 工作表中的網(wǎng)格，它用列標(biāo)題和行號(hào)定位。如A1就表示列第行對(duì)應(yīng)的單元格 單元格區(qū)域 是指多個(gè)連續(xù)單元格的組合。表示形式如下： 左上角單元格:右下角單元格 例如A2:B3代表一個(gè)單元格區(qū)域，包括A2、B2、A3、B3 只包括行號(hào)或列號(hào)的單元格區(qū)域代表整行或整列。如，1:1表示第一行的全部單元格組成的區(qū)域，1:5則表示由第1到5行全部單元格組成的區(qū)域；A:A表示第一列全部單元格組成的區(qū)域，A:D則表由A、B、C、D四列的全部單元格組成的區(qū)域。,1.1 Excel操作基礎(chǔ),編輯欄 用于顯示、修改活動(dòng)單元格的內(nèi)容 全選按鈕 用于選定整個(gè)工作表所有的單元格。 工作表查看方式 工作表下邊框的右側(cè)提供的三個(gè)按鈕用于切換工作表的查看方式 工作表縮放,1.2 構(gòu)造第一個(gè)工作表,【例1.1】某單位的工資數(shù)據(jù)如下表所示，計(jì)算每個(gè)職工的總工資。假設(shè)個(gè)人所得稅的稅率為：收入1600以下，所得稅率為0%；收入16002500，所得稅率為5%；收入25003500，所得稅率為8%；收入35004500，所得稅率為12%；收入4500以上，所得稅率為15%。計(jì)算各位職工應(yīng)繳納的所得稅，以及繳稅后的實(shí)際收入。,1.2 構(gòu)造第一個(gè)工作表,在EXCEL中可以輕松制作出例1-1的報(bào)表，如圖所示,輸入A1：H9中的原始檔案數(shù)據(jù),1、在I2中輸入工資計(jì)算公式：=D2-E2-F2-G2+H2 2、向下復(fù)制此公式到I9,1、在H2中輸入計(jì)算公式：=I2-K2、 向下復(fù)制此公式到H9,1、在K2中輸入工資計(jì)算公式：=I2*J2 2、向下復(fù)制此公式到K9,輸入J列的稅率,1.3 工作薄和Excel文件管理,1.3.1 工作薄與工作表的關(guān)系 工作簿 在Excel中創(chuàng)建的文件叫做工作簿，擴(kuò)展名是.xlsx 工作薄由工作表組成，新建工作薄只有默認(rèn)的個(gè)工作表。但可以根據(jù)需要增加，個(gè)數(shù)不限。 新建第一個(gè)工作薄的默認(rèn)名：book1.xlsx。 工作表 由一些橫向和縱向的網(wǎng)格組成的表格。一個(gè)工作表最多有1,048,576行、16,384列。 工作表由工作表標(biāo)簽區(qū)別，如sheet1、sheet2,1.3.1 工作薄與工作表的關(guān)系,工作薄與工作表的關(guān)系,1.3.2 創(chuàng)建新工作薄,1、工作薄與模板 模板 模板即模型、樣板，是一種已經(jīng)建立好的特殊工作薄，已在其中的工作表中設(shè)計(jì)好了許多功能，如單元格中的字體、字型，工作表的樣式和功能（如財(cái)務(wù)計(jì)算，學(xué)生成績(jī)統(tǒng)計(jì)，會(huì)議安排等。 工作薄創(chuàng)建 Excel總是根據(jù)模板創(chuàng)建工作薄，創(chuàng)建的工作薄具有與模板結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和功能。在沒有指定建立工作薄模板的情況下，Excel會(huì)據(jù)默認(rèn)模板建立工作薄，這種工作薄在默認(rèn)情況下只有Sheet1、Sheet2和Sheet3三個(gè)工作表。,1.3.2 創(chuàng)建新工作薄,2、新建默認(rèn)的空工作薄，三種方法 啟動(dòng)Excel，Excel就會(huì)自動(dòng)建立一個(gè)名為Boolk1.xlsx; 在已啟動(dòng)Excel的情況下，按Ctrl+N； 單擊功能區(qū)左上角的Office 按鈕 ，然后從彈出的文件菜單中選擇“新建” ；,1.3.2 創(chuàng)建新工作薄,3、根據(jù)舊工作薄建立工作薄 （1）單擊Office 按鈕 ，從彈出的文件菜單中選擇“新建”。Excel 將彈出“新建工作薄”對(duì)話框。 （2）單擊“根據(jù)已有內(nèi)容新建”，然后在彈出的“根據(jù)現(xiàn)有工作薄新建”對(duì)話框找到并選擇已有工作薄的名稱，單擊該對(duì)話框中的“新建”按鈕。,1.3.2 創(chuàng)建新工作薄,4、根據(jù)模板建立工作薄 Excel 2007模板類型 已安裝的模板：安裝Excel時(shí)安裝在本地計(jì)算機(jī)中的模板； 我的模板：用戶自已創(chuàng)建的模板； 在線模板：微軟公司網(wǎng)站上的在線工作薄模板，在用這類模板創(chuàng)建新工作薄時(shí)，Excel會(huì)自動(dòng)從微軟的網(wǎng)站中下載相關(guān)模板到用戶的本地計(jì)算機(jī)中，并用它創(chuàng)建新工作薄。當(dāng)然，前提是用戶計(jì)算機(jī)與Internet網(wǎng)絡(luò)相連接（即Online，在線）。,1.3.2 創(chuàng)建新工作薄,5、在線模板示例 下面的圖表是用Microsoft Office Online”中的“預(yù)算”模板類中的“商務(wù)旅行預(yù)算”模板建立的工作薄。在該工作薄中，只需要輸入D列的費(fèi)用和F列的數(shù)字，Excel就會(huì)自動(dòng)計(jì)算出H列的費(fèi)用，這一功能是由“商務(wù)旅行模板”提供的。,1.3.2 創(chuàng)建新工作薄,5、在線模板示例 下圖是用“Microsoft Office Online”中的“庫存控制”模板類中的“設(shè)備資產(chǎn)清單”模板建立的工作薄。在該工作薄中預(yù)設(shè)了許多功能，在L、N、P、Q、R列中都預(yù)設(shè)了計(jì)算公式，只要填定了其余列的數(shù)據(jù)，Excel就會(huì)自動(dòng)計(jì)算出這些列的數(shù)據(jù)。,1.3.2 創(chuàng)建新工作薄,5、在線模板的建立方法 (1) 確定計(jì)算機(jī)已連接上了Internet網(wǎng)絡(luò) (2) 單擊“Office按鈕”新建Microsoft Office Online.將連接到微軟的在線模板網(wǎng)站。 (3)從微軟網(wǎng)站的在線模板網(wǎng)站中選擇需要的模板，就會(huì)從網(wǎng)站中將選擇的模板下載到本機(jī)中，同時(shí)將應(yīng)用。,1.3.3 保存和打開工作薄文件,1、保存文件 方法一 單擊“快速訪問工具欄”中的 按鈕保存文件。 方法二 單擊Office 按鈕，從彈出的文件菜單， 選擇“另存為”菜單項(xiàng)，然后在“另存為”對(duì)話框中輸入文件名。 2、打開文件 單擊Office 按鈕，從彈出的文件菜單， 選擇“打開”菜單項(xiàng)，然后在“打開”對(duì)話框中選擇要打開文件的名稱。,1.3.4 文件格式與兼容性,1、Excel 2007的文件格式 Microsoft Office 2007引入了一種基于XML的新文件格式：Microsoft Office Open XML Formats，適用于2007版的Word、Excel和PowerPoint。 Office XML Formats有許多優(yōu)點(diǎn)： 其一，文件自動(dòng)壓縮。某些情況下文檔最多可縮小 75% 其二，Office XML Formats格式以模塊形式組織文件結(jié)構(gòu)，是如果文件中的某個(gè)組件（如圖表）受到損壞，文件仍然能夠打開 其三，更強(qiáng)的安全性。Office XML Formats格式支持以保密方式共享文檔，可避免用文檔檢查器工具獲取信息。 其四，更好的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成性和互操作性。在 Office 中創(chuàng)建的信息容易被其他業(yè)務(wù)應(yīng)用程序所采用，只需一個(gè) ZIP 工具和 XML 編輯器就可打開和編輯 Office 文件。,1.3.4 文件格式與兼容性,2、Excel 2007的文件擴(kuò)展名和文件兼容性,1.4 公式和單元格引用,、公式的概念 Excel的公式由運(yùn)算符、數(shù)值、字符串、變量和函數(shù)組成。 公式必須以等號(hào)“=”開頭，即在Excel的單元格中，凡是以等號(hào)開頭的輸入數(shù)據(jù)都被認(rèn)為是公式。在等號(hào)的后面可以跟數(shù)值、運(yùn)算符、變量或函數(shù)，在公式中還可以使用括號(hào)。 例如： =10+4*6/2+(2+1)*50 就是公式，可以在任何單元格中輸入此公式Excel會(huì)把公式的計(jì)算結(jié)果顯示在相應(yīng)的單元格中,1.4 公式,2、運(yùn)算符 在xcel公式中可以使用運(yùn)算符。,1.4 公式,3、說明 括號(hào)的運(yùn)算級(jí)別最高，在Excel的公式中只能使用小括號(hào)，無中括號(hào)和大括號(hào)。小括號(hào)可以嵌套使用，當(dāng)有多重小括號(hào)時(shí)，最內(nèi)層的表達(dá)式優(yōu)先運(yùn)算。同等級(jí)別的運(yùn)算符從左到右依次進(jìn)行。 “&”為字符連接運(yùn)算，其作用是把前后的兩個(gè)字符串連接為一串。 例如，“ABC“&“DEF“的結(jié)果為“ABCDEF”，“財(cái)務(wù)“&“經(jīng)濟(jì)“的結(jié)果為“財(cái)務(wù)經(jīng)濟(jì)”。,1.4.2 引用,1、引用的概念 引用即在公式中用到了其他單元格在表格中的位置。引用的作用在于標(biāo)識(shí)工作表中的單元格或單元格區(qū)域，并指明公式中所使用的數(shù)據(jù)的單元格位置。 引用不同工作簿中的單元格稱為鏈接。 2、引用的類型 A1引用 R1C1引用,1.4.2 引用,3、相對(duì)引用 相對(duì)引用也稱為相對(duì)地址引用，是指在一個(gè)公式中直接用單元格的列標(biāo)與行號(hào)來取用某個(gè)單元格中的內(nèi)容。,1.4.2 引用,相對(duì)引用的例子 【例1.2】某班某次期末考試成績(jī)?nèi)鐖D1.13所示，計(jì)算各同學(xué)的總分，即F列的數(shù)據(jù)。,在F2計(jì)算公式 =C2+D2+E2 然后向下復(fù)制該公式！,1.4.2 引用,4、絕對(duì)引用 絕對(duì)引用總是在指定位置引用單元格。如果公式所在單元格的位置改變，絕對(duì)引用保持不變。 絕對(duì)引用的形式是在引用單元格的列號(hào)與行號(hào)前面加“$”符號(hào)。 比如，$A$1就是對(duì)A1單元格的絕對(duì)引用。,1.4.2 引用,絕對(duì)引用案例 【例1.3】某品牌皮鞋批發(fā)商3月份的銷售數(shù)據(jù)如圖所示，每雙皮鞋的單價(jià)相同，計(jì)算各皮鞋代銷商場(chǎng)應(yīng)支付的總金額， 。,在D6輸入公式： =$c$3*C6 然后向下復(fù)制此公式！,1.4.2 引用,5、混合引用 混合引用具有絕對(duì)列和相對(duì)行，或是絕對(duì)行和相對(duì)列。比如，$A1、$B1 案例,1.4.2 引用,6、三維引用 4、三維引用 對(duì)同一工作薄內(nèi)不同工作表中相同引用位置的單元格或區(qū)域的引用稱為三維引用。引用形式為： Sheet1:Sheetn!單元格（區(qū)域） 例如，Sheet1:sheet8!C5和Sheet1:Sheet8!B2:D6都是三維引用，前者包括Sheet1sheet8這8個(gè)工作表中每個(gè)工作表的C5單元格，后者包括此8個(gè)工作表中每個(gè)工作表的B2:D6區(qū)域。,1.4.2 引用,6、內(nèi)部引用與外部引用 1）引用相同工作表中的單元格，例： =G3+G5+G10*10 2）引用同一工作簿不同工作表中的單元格，例 =Sheet1!G3+Sheet2!G5+Sheet2!E27 3）引用已打開的不同工作簿中的單元格，例： =Book1Sheet1!$IL$4+Book2Sheet2!$E$7 4）引用未打開的不同工作薄中的單元格，例如： =C:dkBook1.xlsxSheet2!$B$4+C:dkBook1.xlsxSheet1!$C$6 5）同一公式中存在幾中不同的引用，例： =Book1Sheet1!$A$4+Sheet1!G7+F9,1.5 函數(shù)簡(jiǎn)介,1、函數(shù)的概念 函數(shù)是Excel已經(jīng)定義好了的一些特殊公式，它們可以對(duì)一個(gè)或多個(gè)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算，然后把計(jì)算的結(jié)果存放在某個(gè)單元格中。 2、Excel函數(shù)類型 工作表函數(shù)、財(cái)務(wù)函數(shù)、日期函數(shù)、時(shí)間函數(shù)、數(shù)學(xué)與三角函數(shù)、統(tǒng)計(jì)類函數(shù)、數(shù)據(jù)庫管理函數(shù)、文本函數(shù)及信息類函數(shù)等。,1.6.1 常用工作表函數(shù),1、SUM和Average 用法： sum(x1,x2,x3x255) Average (x1,x2,x3x255) 其中，x1,x2 x255可以是數(shù)字，單元格或單元格區(qū)域的引用，也可以是表達(dá)式。 功能： sum求所有參數(shù)x1,x2 x255的總和 Average求所有參數(shù)x1,x2 x255的平均值,1.6.1 常用工作表函數(shù),Sum和Average的應(yīng)用案例 某單位的工資數(shù)據(jù)如下圖所示，已知基本工資、獎(jiǎng)金、水費(fèi)、電費(fèi)，計(jì)算總額、總計(jì)與平均數(shù),1.6.1 常用工作表函數(shù),、max和min 用法： max(x1,x2,x3x255) min (x1,x2,x3x255) 其中，x1,x2 x255可以是數(shù)字，單元格或單元格區(qū)域的引用，也可以是表達(dá)式。 功能： max求所有參數(shù)x1,x2 x255的最大值 min求所有參數(shù)x1,x2 x255的最小值,1.6.1 常用工作表函數(shù),、count 用法：count(x1,x2,x3x255) 其中，x1,x2 x255可以是數(shù)字，單元格或單元格區(qū)域的引用，也可以是表達(dá)式。 功能： 統(tǒng)計(jì)x1,x2 x255中數(shù)字的個(gè)數(shù) 4、countif 用法： COUNTIF(單元格區(qū)域, “條件”) 其中條件可以是比較式，但必須用雙引號(hào)括起來如“90”，“=60” 功能: 統(tǒng)計(jì)指定單元格區(qū)域中滿足條件的數(shù)字的個(gè)數(shù),1.6.1 常用工作表函數(shù),、IF 用法 IF(條件, 表達(dá)式1, 表達(dá)式2) 其中表達(dá)式可以是數(shù)字、函數(shù)、單元格或單元格區(qū)域。 功能 條件成立時(shí)，函數(shù)結(jié)果為表達(dá)式的值；條件不成立時(shí)，函數(shù)的結(jié)果為表達(dá)式的值,1.6.1 常用工作表函數(shù),案例 某班期末考試成績(jī)表如下圖所示，統(tǒng)計(jì)每位同學(xué)的總分，考試人數(shù)，最高和最低總分，以及不及格人數(shù)。,1.6 定制工作環(huán)境,1、選項(xiàng)對(duì)話框：?jiǎn)螕?Office 按鈕Excel選項(xiàng)，E彈出圖示的Excel選項(xiàng)對(duì)話框。,通過“工具”|“自定義”菜單完成,通過此對(duì)話框可以定義Excel的工作環(huán)境：定制快整訪問工具條；設(shè)置工作表中的字體、字形、色彩；設(shè)置受信任的工作目錄；設(shè)置新工作薄中默認(rèn)的工作表個(gè)數(shù)；設(shè)置工作薄文件的保存位置、自動(dòng)保存時(shí)間,1.6 定制工作環(huán)境,2、定制快速訪問工具欄 快速訪問工具欄相當(dāng)于以前Excel版本中的工具欄，它會(huì)一直顯示在那里，不會(huì)因?yàn)楣δ苓x項(xiàng)卡的切換而隱藏。在默認(rèn)情況下，快速訪問工具欄顯示在功能區(qū)的左上角，其中只有保存、撤銷和恢復(fù)幾個(gè)命令按鈕。 可定制其中的工具按鈕，方法如下： （1） 選擇“Excel選項(xiàng)”“自定義”“從下列位置選擇命令”“所有命令”； （2）從“所有命令”的列表中，選中需要添加到快速訪問工具欄中的命令，然后單擊對(duì)話框中的”添加”按鈕。,1.6 定制工作環(huán)境,2、定制快速訪問工具欄,定制后的快速訪問工具欄,1.7 Excel幫助系統(tǒng),1、關(guān)于EXCEL幫助系統(tǒng) Excel的幫助系統(tǒng)非常完善，其中不但有對(duì)Excel 2007的新增功能和新技術(shù)的介紹，而且涉及到了Excel的方方面面。包括工作表數(shù)據(jù)輸入方法，工作表打印的各類疑難問題，各種Excel函數(shù)的功能介紹和應(yīng)用舉例，各種不同版本的文件格式和兼容性問題。 一言概之，Excel的幫助系統(tǒng)詳盡地介紹了Excel的每一個(gè)技術(shù)問題，小到標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的應(yīng)用說明也能找到。 幫助系統(tǒng)是微軟公司提供給Excel用戶的一個(gè)不可多得的寶貴資源，或許它比任何一本Excel著作都詳盡和全面。 2、訪問幫助系統(tǒng)的方法 按F1。,謝謝大家！,第2章工作表數(shù)據(jù)輸入,Excel與數(shù)據(jù)處理 第3版,第2章工作表數(shù)據(jù)輸入,概述 數(shù)據(jù)輸入是很實(shí)際的問題，許多工作人員不得不面對(duì)它。針對(duì)不同規(guī)律的數(shù)據(jù)，采用不同的輸入方法，不僅能減少數(shù)據(jù)輸入的工作量，還能保障輸入數(shù)據(jù)的正確性。 如果不了解掌握不同類型數(shù)據(jù)的輸入方法，可能就要成天座在電腦前，一五一十地輸入數(shù)據(jù)，輸完了還要檢查。某些人要幾天才能輸入完成的數(shù)據(jù)，但有的人幾分鐘就完成了，而且數(shù)據(jù)不會(huì)出錯(cuò)！ 這就是學(xué)習(xí)EXCEL數(shù)據(jù)輸入方法的原因！,學(xué)習(xí)目標(biāo),1、了解Excel的數(shù)據(jù)類型 2、掌握不同類型數(shù)據(jù)的輸入方法 3、掌握復(fù)制公式輸入數(shù)據(jù)的方法 4、掌握大批量相同數(shù)據(jù)的輸入方法 5、掌握通過自定義格式簡(jiǎn)少數(shù)據(jù)輸入的方法 6、掌握用IF、Vlookup等函數(shù)查找輸入數(shù)據(jù)的方法 7、掌握用Rand和int函數(shù)產(chǎn)生大量模擬數(shù)據(jù)的方法。,2.1 Excel的數(shù)據(jù)類型,1、Excel的常見數(shù)據(jù)類型 數(shù)字型、日期型、文本型、邏輯型數(shù)據(jù) 數(shù)字型表現(xiàn)形式多樣：貨幣、小數(shù)、百分?jǐn)?shù)、科學(xué)計(jì)數(shù)法、各種編號(hào)、郵政編碼、電話號(hào)碼等多種形式,2.1 Excel的數(shù)據(jù)類型,2、Excel2007數(shù)值型數(shù)據(jù)的取值范圍,2.2 基本數(shù)據(jù)的輸入,數(shù)據(jù)輸入并非易事，請(qǐng)看下面的例子 【例2.2】某電信公司有用戶檔案如圖2.2所示。如果不講技巧，一字不誤的輸入，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。,本章將介紹一些數(shù)據(jù)輸入技術(shù)，應(yīng)用這些技術(shù)可以減少數(shù)據(jù)輸入過程的不少麻煩,2.2 基本數(shù)據(jù)的輸入,1、數(shù)據(jù)輸入的一般過程 （1）選定要輸入數(shù)據(jù)的單元格。 （2）從鍵盤上輸入數(shù)據(jù)。 （3）按Enter鍵后 2、輸入數(shù)值 （1）正數(shù)的輸入：+234，13,333,333，12E3 （2）負(fù)數(shù)的輸入： -234，(234)，-12e2 （3）分?jǐn)?shù)的輸入: 2 2/3, 0 3/4 （4）貨幣數(shù)據(jù)的輸入:￥123，$21,2.2 基本數(shù)據(jù)的輸入,3、輸入文本 字符文本應(yīng)逐字輸入 數(shù)字文本以開頭輸入，或用=“數(shù)字”方式輸入。 輸入文本32，可輸入： =“32” 或輸入：32 文本形式的公式，要通過“插入”選項(xiàng)卡“文本”組中的“對(duì)象”命令 如,2.2 基本數(shù)據(jù)的輸入,4、輸入日期 以yy-mm-dd形式，或mm-dd形式輸入 通過格式化得到其它形式的日期，這樣可減少輸入 在“開始”選項(xiàng)卡“數(shù)字”組卡，單擊其中的箭頭，E彈出圖示的“單元格格式”設(shè)置對(duì)話框,2.2 基本數(shù)據(jù)的輸入,5、輸入公式 公式是對(duì)工作表中的數(shù)值進(jìn)行計(jì)算的等式。公式要以等號(hào)（）開始。 例如在A3輸入：=5+2*3，結(jié)果等于 2 乘 3 再加 5。A3中將顯示11,2.3 相同數(shù)據(jù)的輸入,1、復(fù)制相同數(shù)據(jù) 建立具有相同數(shù)據(jù)的不同工作表，可用復(fù)制方法。 某班主任建立相同的成績(jī)表頭 ，可用此法。,復(fù)制一班表頭,2.3 相同數(shù)據(jù)的輸入,2、填充復(fù)制相同數(shù)據(jù) 設(shè)要建立下圖所示“學(xué)生檔案”表。其中入學(xué)時(shí)間、班級(jí)、系都是相同數(shù)據(jù)。,（1）在G2中輸入“計(jì)算機(jī)通信”，然后Enter。 （2）單擊G2，G2右下角會(huì)出現(xiàn)黑色小方塊，它就是填充柄。 （3）向下拖動(dòng)填充柄，拖過的單元格都被填入了“計(jì)算機(jī)通信” 。,雙擊此填充柄可自動(dòng)復(fù)制生成G列數(shù)據(jù),2.3 相同數(shù)據(jù)的輸入,3、用Ctrl+Enter輸入相同數(shù)據(jù) 設(shè)要建立下圖所示“學(xué)生檔案”表。其中入學(xué)時(shí)間、班級(jí)、系都是相同數(shù)據(jù)。,（1）選中F2：F11 （2）輸入：JK001 （3）按Ctrl+Enter,可用同樣方法輸入C、G列數(shù)據(jù),2.4 編號(hào)的輸入,1、復(fù)制輸入連續(xù)的編號(hào) 連續(xù)編號(hào)（或等差、等比性質(zhì)的數(shù)據(jù)）應(yīng)該采用復(fù)制或序列填充的方式進(jìn)行輸入。 比如公職或單位的職工編號(hào)、電話號(hào)碼、手機(jī)號(hào)碼、零件編號(hào)等。 輸入右圖A列的學(xué)號(hào),（1）在A2輸入 1003020101 在A3輸入1003020101 （2）選中A2：A3 （3）向下拖動(dòng)A3單元格的填充柄。,2.4 編號(hào)的輸入,2、填充產(chǎn)生連續(xù)編號(hào) 填充序列方式適用于輸入較多的連續(xù)編號(hào)數(shù)據(jù)。 比如要輸入電話號(hào)碼：663321240663328000，如右圖所示，方法如下。 在第一個(gè)單元格中輸入起始號(hào)碼 在 “開始”選項(xiàng)的“編輯”組，單擊該組中填充控件右側(cè)的下三角形。 彈出“序列”對(duì)話框，在Excel彈出的“序列”對(duì)話框中指定“列” 在步長(zhǎng)中輸入1 在終止值中輸入最后一個(gè)號(hào)碼。,2.4 編號(hào)的輸入,3、利用自定義格式產(chǎn)生特殊編號(hào) 人們常會(huì)遇到各種具有一定規(guī)則的特殊格式的編號(hào)。如右圖的保險(xiǎn)號(hào)。,1、選中要輸入保險(xiǎn)號(hào)的區(qū)域 2、在“開始”選項(xiàng)卡中，單擊數(shù)字組右邊的箭頭， Excel會(huì)彈出單元格格式設(shè)置對(duì)話框， 。 3、選中“自定義” 4、輸入自定格式： p00-000-0000,2.4 編號(hào)的輸入,4.用自定義格式輸入大數(shù)字編號(hào) 當(dāng)在單元格中輸入一個(gè)位數(shù)較多的數(shù)值時(shí)（比如超過15位的整數(shù)），Excel會(huì)自動(dòng)將輸入的數(shù)據(jù)顯示為科學(xué)記數(shù)法，這可能并不符合我們的需要。 產(chǎn)生這種問題的原因是數(shù)值精度問題，Excel的默認(rèn)精度是15位，如果一個(gè)數(shù)值的長(zhǎng)度超過15位，則15位之后的數(shù)字都被視為0。 這種位數(shù)較多的大數(shù)字編號(hào)，可以用自定義格式進(jìn)行輸入,或者用文本形式輸入,2.4 編號(hào)的輸入,4.用自定義格式輸入大數(shù)字編號(hào) 建立右圖所示的商場(chǎng)用戶檔案，其中客戶編號(hào)為21位，且前18位全部相同。 若直接輸入，不僅數(shù)據(jù)多，且要出錯(cuò)，比如在A3輸入：356800993102155129001,Excel會(huì)顯示為3.57E20 解決方法是定義G列保存身份證號(hào)的單元格的自定義格式為： “356800993102155129“000,設(shè)置自定義格式后，只需要輸入身份證的最后4位編號(hào),2.4 編號(hào)的輸入,選中A3單元格，單擊 “開始”選項(xiàng)卡“數(shù)字”組右下功的下箭頭，彈出設(shè)置單元格格式對(duì)話框 “類型”文本框中輸入： “356800993102155129“000,2.5 用&組合多個(gè)單元格數(shù)據(jù),1、用&運(yùn)算符組合數(shù)據(jù) “&”為字符連接運(yùn)算，其作用是把前后的兩個(gè)字符串（也可以是數(shù)值）連接為一個(gè)字符串。如“ADKDKD”&“DKA”的結(jié)果為ADKDKDDKA。123&45&678的結(jié)果為“12345678” 設(shè)下圖E列數(shù)據(jù)由C、D列數(shù)據(jù)組合而成。 在E3中輸入公式=C3&D3，然后向下復(fù)制！,2.5用&組合多個(gè)單元格數(shù)據(jù),2、用&和文本函數(shù)的結(jié)合 &常和文本函數(shù)left、right、mid等合用，這幾個(gè)函數(shù)都很簡(jiǎn)單，其調(diào)用語法如下： left(text,n) right(text,n) mid(text n1,n2) 其中： left截取text文本左邊的n個(gè)字符；比如left(“1234“,2)= “12 “ right截取text文本右邊的n個(gè)字符；比如right(“1234“,2)= “34 “ mid從text的第n1字符開始，取n2個(gè)字符； 比如MID(“1234“,2,2)= “23“,2.5用&組合多個(gè)單元格數(shù)據(jù),3、用&和文本函數(shù)的結(jié)合案例 某電話公司的繳費(fèi)帳號(hào)由身份證號(hào)的后15位（全長(zhǎng)18位），后接電話號(hào)碼構(gòu)成。如下圖所示。用&和文本函數(shù)可以很快建立繳費(fèi)帳號(hào)。 在I3輸入公式“=Right(G3,17)&H3” ，然后向下填充復(fù)制該公式到I列的其余單元格,2.6 采用下拉列表進(jìn)行數(shù)據(jù)選擇,1、下拉列表的適用范圍 項(xiàng)目個(gè)數(shù)少而規(guī)范的數(shù)據(jù)，比如職稱、工種、單位及產(chǎn)品類型等，這類數(shù)據(jù)適宜采用Excel的“數(shù)據(jù)有效性”檢驗(yàn)方式，以下拉列表的方式輸入 。 例如：,某校教師檔案如右圖所示，其中的職稱列數(shù)據(jù)只能從“講師、教授、副教授、助教”中選擇。這類數(shù)據(jù)用下拉列表輸入，方便而準(zhǔn)確。,2.6 采用下拉列表進(jìn)行數(shù)據(jù)選擇,2、下拉列表建立方法 （1）選中要建立下拉列表的單元格區(qū)域。 （2）然后選擇功能區(qū)中的“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，單擊“數(shù)據(jù)工具”組中的“數(shù)據(jù)有效性”控件 （3）選擇“設(shè)置”標(biāo)簽，然后從“允許”下拉列表中選擇“序列”選項(xiàng)。 （4）在“來源”文本框中輸入職稱名字“助教,講師,副教授,教授”,2.7 利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,1、查找輸入的意義 如果表格中的不同數(shù)據(jù)列之間存在一定的依賴關(guān)系，那么用IF公式進(jìn)行數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換輸入是一種效率較高的輸入方法。 如果某些數(shù)據(jù)已經(jīng)在其它數(shù)據(jù)表中建立好了，查詢輸入可以提高效率，且能減少輸入錯(cuò)誤。,2.7 利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,2、IF函數(shù)的應(yīng)用 IF函數(shù)又稱為條件函數(shù)，它能夠?qū)o出的條件進(jìn)行判斷，并根據(jù)判斷結(jié)果的正誤執(zhí)行不同的運(yùn)算。 IF函數(shù)的調(diào)用形式如下： IF(條件式,條件正確時(shí)函數(shù)的取值,條件錯(cuò)誤時(shí)函數(shù)的取值) 比如， IF(32,“right”,“error”)”的結(jié)果是“right”， 而IF(32是正確的，函數(shù)的結(jié)果就是“條件正確時(shí)的取值”。與之相對(duì)應(yīng)，而32是錯(cuò)誤的，所以。,2.7 利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,IF函數(shù)可以嵌套使用，即在IF函數(shù)中還可以使用IF函數(shù)，最多可以嵌套7層。比如： IF(A289,“A”,IF(A279,“B”)， 如果A2等于93，則該函數(shù)的結(jié)果是“A”； 如果A2等于80，則函數(shù)的結(jié)果是內(nèi)層IF(A279,“B”)的結(jié)果，顯然8079，所以結(jié)果為“B”； 如果A2等于65呢？函數(shù)的結(jié)果就是IF(A279,“B“)不成立時(shí)的取值，這時(shí)該函數(shù)的結(jié)果就是一個(gè)空值，因?yàn)镮F(A279,“B“)沒有給出A279不成立時(shí)的取值，在這種情況下，Excel將返回一個(gè)空值（即什么結(jié)果都沒有！）給該函數(shù)。,2.7 利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,3、IF函數(shù)查找轉(zhuǎn)換案例 【例2.10】某學(xué)校年度獎(jiǎng)金如下圖所示，獎(jiǎng)金根據(jù)職稱確定。教授：2000元，副教授：1500，講師：1000，助教：是500元。 在F3輸入公式：=IF(E3=“教授“,2000,IF(E3=“副教授“,1500,IF(E3=“講師“,1000,IF(E3=“助教“,500),2.7 利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,公式含義分析,2.7 利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,4、Vlookup函數(shù)查找 Vlookup函數(shù)能夠從其它工作表（或本工作表）將某數(shù)據(jù)列中的數(shù)據(jù)查找出需要的數(shù)據(jù)。 VLOOKUP函數(shù)的用法如下： VLOOKUP（x, table, n, r） 其中，x是要查找的值，table是一個(gè)單元格區(qū)域（即由工作表的1列或多列組成）。Excel將在table的第一列查找有無x這樣的值（只在table的第1列查找有無x） n是table中待返回的匹配值的列序號(hào)。 r可以取0或1，當(dāng)r為0時(shí)，該函數(shù)將進(jìn)行精確匹配查找； 當(dāng)r=1時(shí)，table的第一列應(yīng)按升序排列，否則找到的結(jié)果可能不正確，r=1表示Excel實(shí)行的是近似值查找,2.7 利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,5、Vlookup函數(shù)查找案例 （1）問題描述：某移動(dòng)公司更換了新系統(tǒng)，使原有的部分電話號(hào)碼不能使用，同時(shí)又新增加了許多電話號(hào)碼。系統(tǒng)變化后，大部分用戶仍然使用原來的用戶檔案（電話號(hào)碼和繳費(fèi)合同號(hào)都沒有改變），而那些不能使用的電話號(hào)碼和新增加的電話號(hào)碼則需要重新建立用戶檔案,2.7 利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,（2）帳號(hào)查找過程 在需要提取帳號(hào)的新號(hào)碼工作表的B3輸入查找公式，并向下復(fù)制此公式。 =VLOOKUP(D2,$A$2:$B$18,2,0),E列是從舊帳號(hào)的B列找到的數(shù)據(jù)，#N/A表示D列的帳號(hào)在A列不存在,2.7 利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,在實(shí)際工作中，不同類型的數(shù)據(jù)往往存儲(chǔ)在不同的工作表中，這就需要在不同工作表中進(jìn)行跨表數(shù)據(jù)查找。 【例2.12】某超市將其產(chǎn)品單價(jià)和產(chǎn)品銷售匯總表分別保存在兩個(gè)工作表中，如圖2.21所示。在產(chǎn)品的單價(jià)表中包括有該商場(chǎng)大約幾百種產(chǎn)品的單價(jià)，銷售匯總表每月統(tǒng)計(jì)一次，現(xiàn)在要計(jì)算每種產(chǎn)品的銷售總額。,2.7 利用公式與函數(shù)進(jìn)行查找輸入,在C3單元格中輸入公式： =VLOOKUP(A3,產(chǎn)品!$B$3:$D$16,3,0) 然后向下復(fù)制此公式到C列其他單元格,2.8 利用填充序列輸入數(shù)據(jù),1、數(shù)據(jù)序列的含義 序列就是一組數(shù)據(jù)，這組數(shù)據(jù)有先后順序，內(nèi)容固定，在應(yīng)用中常常以一組數(shù)據(jù)的整體形式出現(xiàn)。 2、Excel內(nèi)置序列 對(duì)于經(jīng)常使用的一些數(shù)據(jù)序列，比如月份、星期、季度等，Excel已經(jīng)將它們內(nèi)置在系統(tǒng)中，在輸入這些數(shù)據(jù)時(shí)，只需要輸入第一個(gè)數(shù)據(jù)，其余的可以采用填充復(fù)制的方法由Excel自動(dòng)產(chǎn)生。,2.8 利用填充序列輸入數(shù)據(jù),3、自定義序列 用戶可以將經(jīng)常使用的數(shù)據(jù)序列添加到Excel系統(tǒng)中，該序列就會(huì)擁有與Excel內(nèi)置序列相同功能。比如，輸入該序列的第一項(xiàng)內(nèi)容后，其后各項(xiàng)都可以通過填充復(fù)制產(chǎn)生。 案例 【例2.14】某大學(xué)有“計(jì)算機(jī)學(xué)院，通信學(xué)院，經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，法律學(xué)院，中藥學(xué)院，電子技術(shù)學(xué)完”等多所學(xué)院，學(xué)校辦公室經(jīng)常要用到這些學(xué)院名稱?，F(xiàn)以此為例說明Excel自定義序列的建立方法。,2.8 利用填充序列輸入數(shù)據(jù),建立方法 （1）單擊Office按鈕“Excel選項(xiàng)” “常用” “編輯自定義列表”。彈出圖示的“自定義序列”對(duì)話框。 （2）在 “輸入序列”中依次輸入序列內(nèi)容。,（3）建立輸入序列后，輸入第一項(xiàng)，即“計(jì)算機(jī)學(xué)院”后，通過填充復(fù)制就能產(chǎn)生其它各項(xiàng)內(nèi)容。,2.9行列轉(zhuǎn)置輸入,某些時(shí)候需要將工作表的行數(shù)據(jù)作為列數(shù)據(jù)輸入，或?qū)⒘袛?shù)據(jù)作為新表的行數(shù)據(jù)。這樣的工作表數(shù)據(jù)可通過行列轉(zhuǎn)置快捷生成。 【例2.15】某品牌電視2008年的銷售統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)如圖2.25所示。其中的A、B兩列數(shù)據(jù)是以前輸入在工作表中的各省銷售排名，在A列中包括有中國全部省份的名稱?，F(xiàn)在要構(gòu)造D1：AA16的統(tǒng)計(jì)表,2.9行列轉(zhuǎn)置輸入,1、選中A列的省份名稱所在的單元格區(qū)域A4:A34。 2、在“開始”選項(xiàng)卡上的“剪貼板”組中，單擊“復(fù)制”按鈕。 3、單擊E4單元格 4、在“開始”選項(xiàng)卡上的“剪貼板”組中，單擊下面的三角形，然后從彈出的快捷菜單中選擇“轉(zhuǎn)置”，這樣就完成了E4:AA4中的省份名稱的輸入。,2.9行列轉(zhuǎn)置輸入,【例2.16】矩陣涉及到較多的數(shù)據(jù)，它由緊密相連的一組單元格區(qū)域構(gòu)成，矩陣的運(yùn)算比較復(fù)雜，Excel提供了一組矩陣運(yùn)算的函數(shù)。建立圖2.26中A2:D8區(qū)域的行列轉(zhuǎn)換矩陣。,1、選中A2:D8。 2、在“開始”選項(xiàng)卡上的“剪貼板”組中，單擊“復(fù)制”按鈕。 3、單擊G3單元格 4、在“開始”選項(xiàng)卡上的“剪貼板”組中，單擊下面的三角形，然后從彈出的快捷菜單中選擇“轉(zhuǎn)置”，這樣就完成了G3:M6中的矩陣輸入。,2.9 限定輸入數(shù)據(jù)的長(zhǎng)度，顯示提示和出錯(cuò)信息,對(duì)輸入到單元格中的數(shù)據(jù)進(jìn)行一定程度的限制，比如限制小數(shù)位數(shù)、日期和時(shí)間的范圍、字符的個(gè)數(shù)等。 當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)不符合限定規(guī)則時(shí)，Excel就顯示一些警告信息，并且不接受輸入的數(shù)據(jù)。 如果工作表的數(shù)據(jù)是由其他人輸入的，則有必要在別人輸入數(shù)據(jù)時(shí)給出一些簡(jiǎn)要的提示信息，或?qū)?shù)據(jù)輸入的規(guī)則作些說明,2.10 限定輸入數(shù)據(jù)的長(zhǎng)度顯示提示和出錯(cuò)信息,【例2.17】圖2.27左圖是某俱樂部的會(huì)員檔案表，A列的用戶編號(hào)不超過4個(gè)字符，希望對(duì)此限制，當(dāng)用戶輸入此列數(shù)據(jù)時(shí)，為他顯示編號(hào)的規(guī)則和限制說明，如圖2.27左圖所示。,2.11利用RAND和INT函數(shù)產(chǎn)生大批量的仿真數(shù)據(jù),1、Rand 函數(shù) 又稱為隨機(jī)函數(shù)，它產(chǎn)生一個(gè)介于01之間小數(shù) 。 對(duì)Rand函數(shù)的結(jié)果進(jìn)行放大，能產(chǎn)生任意范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)。如： RAND()*100 ：可以產(chǎn)生0100之間的數(shù)據(jù) RAND()*50+50 ：可以產(chǎn)生50100之間的數(shù)據(jù)。 2、Int函數(shù) 又稱取整函數(shù)，將數(shù)字向下舍入到最接近的整數(shù)。 比如：INT(8.9) 的結(jié)果是8 INT(-8.9) 的結(jié)果 是-9,2.10用RAND和INT函數(shù)產(chǎn)生仿真數(shù)據(jù),案例 【例2.18】建立如圖2.29所示的仿真成績(jī)表，A列數(shù)據(jù)可以通過填充復(fù)制產(chǎn)生，B列數(shù)據(jù)需要輸入，第1行數(shù)據(jù)需要輸入，但其中的成績(jī)卻不必逐個(gè)輸入，可以用INT函數(shù)和RAND函數(shù)產(chǎn)生。 (1)選中 C2:G11區(qū)域 (2)輸入公式：=10+int(rand()*90 (3)按Ctrl+Enter,說明：用rand產(chǎn)生的數(shù)據(jù)會(huì)隨時(shí)發(fā)生變化，可將它貼粘為數(shù)據(jù)，它就不會(huì)發(fā)生變化了。其方法是： （1）選中用隨機(jī)函數(shù)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)區(qū)域，如圖2.28中的C2:J11。然后單擊“開始”選項(xiàng)卡中“剪貼板”組中的復(fù)制按鈕。 （2）在“開始”選項(xiàng)卡上的“剪貼板”組中，單擊下面的三角形，從彈出的快捷菜單中選擇“粘貼值”。,The End,謝謝大家！,第3章 工作表的日常操作,Excel與數(shù)據(jù)處理 第3版,本章學(xué)習(xí)目標(biāo),掌握工作表的刪除、插入、移動(dòng)、改名等操作 掌握單元格、行、列的刪除、插入、復(fù)制、貼補(bǔ)、剪切、移能及單元格的合并與拆分等操作 掌握為單元格添加批注的方法 掌握查看工作表數(shù)據(jù)的不同方式 設(shè)置打印的標(biāo)題、頁腳、紙張大小及頁面邊距和 工作表打印,3.1 最小化功能區(qū),1、Excel 2007功能區(qū)的利與弊 好處是直接、功能按鈕操作方便 缺點(diǎn)是功能區(qū)占用屏幕空間較大，不便小屏幕電腦操作；功能按鈕分布較散亂，某些選項(xiàng)卡只中特定條件下才顯示出來，易給初學(xué)者造成功能不及早期版本完善的錯(cuò)覺；與當(dāng)前仍處于主流的菜單操作方式并不完全融洽。 2、最小化功能區(qū) 小屏幕電腦最佳方式是最小化功能區(qū)，在熟悉功能區(qū)各控件的分布后，最小化后不影響EXCEL的任何操作。當(dāng)要執(zhí)行某項(xiàng)操作時(shí)，單擊任一選項(xiàng)卡就會(huì)顯示出正常化的EXCEL操作界面，選擇相能的功能后，又會(huì)返回到最小化功能區(qū)狀態(tài)。,3.1 最小化功能區(qū),右擊功能區(qū)中的任一選項(xiàng)卡將彈出此快捷菜單,選擇“功能區(qū)域最小化”,最小化功能區(qū)后的操作界面,3.2 工作表操作,3.2.1 工作表常見操作 1工作表的切換 2工作表選擇 3插入工作表 4刪除工作表 5移動(dòng)工作表 6修改工作表標(biāo)簽的名字 7復(fù)制工作表 8 修改新工作簿的默認(rèn)工作表個(gè)數(shù),3.2 工作表操作,3.2.2 工作表行、列操作 選擇行、列 選擇單行：用鼠標(biāo)單擊要選擇的行號(hào) 連接多行：按住Shift，然后單擊第1和最后兩個(gè)行號(hào) 不連接多行：按住Ctrl，依次單擊要選擇的行號(hào) 列的選擇方法同行的選擇法。,按住Shift單擊行號(hào)2、3就選中了！,3.2 工作表操作,刪除行、列 插入行、列 調(diào)整行高 調(diào)整列寬,把鼠標(biāo)移到行號(hào)3的下邊線上，當(dāng)指針變成一個(gè)黑色“十字架”時(shí)，按下并拖動(dòng)鼠標(biāo)左鍵，就可增、減該行的行高,把鼠標(biāo)移到G列的右邊線上，當(dāng)指針變成一個(gè)黑色“十字架”時(shí)，雙擊鼠標(biāo)左鍵，G列的寬度就會(huì)自動(dòng)進(jìn)行調(diào)整以顯示出那些被遮住的字,3.3 單元格操作,1、選擇單元格 單個(gè)、連續(xù)與不連續(xù)的多個(gè)單元格的選擇 2、清除單元格內(nèi)容 3、刪除單元格 注意單元格清除與刪除的區(qū)別 4、插入單元格 5、移動(dòng)單元格 6、復(fù)制單元格 7、單元格合并與取消,3.4 編輯工作表數(shù)據(jù),3.3.1 使用快捷鍵,3.3.1 使用快捷鍵 見Page57,3.3.2 復(fù)制、剪切、移動(dòng)、粘貼、撤消、恢復(fù),【例3.1】某商場(chǎng)在工作表中保存每天的銷售記錄，同一工作表中可能保存多天的銷售記錄，如Page 58圖3.10所示。圖中A1:E13是2009年4月18日的銷售記錄，H1:I13是2009年4月19日的銷售記錄。,這些數(shù)據(jù)都可以通過復(fù)制產(chǎn)生,3.3.2 復(fù)制、剪切、移動(dòng)、粘貼、撤消、恢復(fù),1、復(fù)制和粘貼 2、剪切和移動(dòng) 3、在剪貼板上收集多個(gè)復(fù)制項(xiàng)目 這些操作都在“開始”選項(xiàng)卡的“剪貼板”,3.3.2 復(fù)制、剪切、移動(dòng)、粘貼、撤消、恢復(fù),4、選擇性粘貼 單元格或單元格區(qū)域具有許多內(nèi)容如字體、字型、邊框、色彩、單元格中的值、公式及有效性驗(yàn)證等，當(dāng)對(duì)單元格進(jìn)行復(fù)制和粘貼時(shí)，操作的是單元格或區(qū)域的全部?jī)?nèi)容。 單元格的各個(gè)單項(xiàng)內(nèi)容可以通過選擇性粘貼進(jìn)行單項(xiàng)粘貼，這項(xiàng)功能非常實(shí)用，也常用到！,字型,字體,邊框,色彩,公式,底紋,3.3.2 復(fù)制、剪切、移動(dòng)、粘貼、撤消、恢復(fù),1、粘貼值、字體、格式等單項(xiàng)內(nèi)容,D列的產(chǎn)品單價(jià)是用RANDBETWEEN隨機(jī)函數(shù)生成的20100之間的隨機(jī)數(shù)； C列是RANDBETWEEN產(chǎn)生的20500之間的隨機(jī)數(shù)； 當(dāng)任一單元格的數(shù)據(jù)有變化時(shí)，隨機(jī)數(shù)都會(huì)發(fā)生變化！ 通過復(fù)制和粘貼值可將區(qū)域C3:D13粘貼為純數(shù)字，這些數(shù)值就不會(huì)變化了！,3.3.2 復(fù)制、剪切、移動(dòng)、粘貼、撤消、恢復(fù),選擇性粘貼 以粘貼上屏C3:D13區(qū)域中的隨機(jī)數(shù)公式為值的例，方法如下： （1）選擇C3:D13區(qū)域，再單擊“開始” “剪貼板”復(fù)制工具按鈕； （2）單擊“開始”“剪貼板”下面的三角形選擇性粘貼。,應(yīng)該注意，本對(duì)話框中的內(nèi)容都是每個(gè)單元格具有的，可以將其中的任何一個(gè)單項(xiàng)復(fù)制粘貼到其它單元格或自身中！,3.3.2 復(fù)制、剪切、移動(dòng)、粘貼、撤消、恢復(fù),2、粘貼運(yùn)算,1、復(fù)制A2:I2,2、選中A4:I4,3、“選擇性粘貼”運(yùn)算中的“乘”運(yùn)算后，A4：I4的結(jié)果,3.3.2 復(fù)制、剪切、移動(dòng)、粘貼、撤消、恢復(fù),3、粘貼鏈接 鏈接即連接，它不是將源單元格或區(qū)域中的數(shù)據(jù)或公式復(fù)制到目標(biāo)單元格或區(qū)域中，而是建立兩者之間的鏈接，并通過鏈接在目標(biāo)單元格或區(qū)域中顯示源單元格或區(qū)域中的內(nèi)容。當(dāng)鏈接源單元格或區(qū)域中的數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，目標(biāo)單格或區(qū)域中的數(shù)據(jù)也會(huì)發(fā)生變化。 在企業(yè)數(shù)據(jù)的分析過程中，可能會(huì)涉及到多個(gè)用戶或部門的提交的不同工作簿，需要對(duì)這些工作薄中的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，并將相關(guān)的數(shù)據(jù)集成在一個(gè)匯總工作簿中，應(yīng)用鏈接來實(shí)現(xiàn)這樣的操作非常有效。因?yàn)橥ㄟ^鏈接形成的匯總報(bào)表，當(dāng)源工作簿發(fā)生更改時(shí)，鏈接匯總工作簿中的數(shù)據(jù)會(huì)被Excel自動(dòng)修改，使之與源工作薄中的數(shù)據(jù)同步。,粘貼鏈接,【例3.2】某電視機(jī)廠將2009年每個(gè)季度的銷售數(shù)據(jù)保存在一個(gè)工作表中，如Page61圖3.13（a）所示。在年末時(shí)需要制作匯總表，將每個(gè)季度的數(shù)據(jù)匯總在一個(gè)表中，并統(tǒng)計(jì)出年度銷售總數(shù)，如圖3.13（b）所示。,鏈接,鏈接,鏈接,鏈接,鏈接,3.3.3 編輯欄,編輯欄具可顯示、編輯、修改和輸入數(shù)據(jù)，實(shí)時(shí)顯示活動(dòng)單元格中的內(nèi)容。當(dāng)需要在單元格中輸入長(zhǎng)公式、修改字符數(shù)目較多的單元格內(nèi)容時(shí)，在編輯欄中更方便和直觀。 【例3.3】某學(xué)校按職稱為教師發(fā)放獎(jiǎng)金，教授2000元，副教授1500元，講師1000元，助教500元。,3.3.4 自動(dòng)更正、單詞翻譯、漢字繁簡(jiǎn)轉(zhuǎn)換,1、自動(dòng)更正,1、當(dāng)在單元格中輸入錯(cuò)誤的符號(hào)、單詞時(shí)，Excel將按此處列出內(nèi)容進(jìn)行更正。 2、用戶可將自定義更正方案添加到此對(duì)話框中。 3、顯示出此對(duì)話框的方法： 單擊Office按鈕“Excel選項(xiàng)”“校對(duì)” “自動(dòng)更正選項(xiàng)”,3.3.4 自動(dòng)更正、單詞翻譯、漢字繁簡(jiǎn)轉(zhuǎn)換,2、單詞翻譯(Page63) Excel2007可以實(shí)現(xiàn)多種不同語言的詞匯翻譯。,3.3.4 自動(dòng)更正、單詞翻譯、漢字繁簡(jiǎn)轉(zhuǎn)換,3、漢字簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換,3.3.5 斜線表頭,【例3.4】某茶葉公司將2000-2004年的茶葉銷售數(shù)據(jù)存放在Excel工作表中，為了清晰地達(dá)表格數(shù)據(jù)的含義，需要繪制斜線表頭，如Page64圖3.18所示.,3.3.5 斜線表頭,1、調(diào)整單元格到合適大小,3、選擇Excel2007“插入”形狀”文本框，輸入文本內(nèi)容并旋轉(zhuǎn)文本框。,4 、 結(jié)過前面操作之后，單元格的大小和直線長(zhǎng)短位置常常還會(huì)重新調(diào)整。比較麻煩,3.3.6 單元格批注,批注是為單元格添加注釋，以便說明單元格數(shù)據(jù)或公式的意義。 【例3.5】某班某次期末考試的成績(jī)表如Page65圖3.21所示，其中有三位同學(xué)沒有成績(jī)，為了避免時(shí)間長(zhǎng)了忘記他們無成績(jī)的原因，在其對(duì)應(yīng)的單元格中添加了批注。,3.5 查看工作表數(shù)據(jù),3.5.1 全屏幕觀察工作表數(shù)據(jù),選擇“視圖”選項(xiàng)卡中“工作薄視圖”組中的”全屏顯示”按鈕,就會(huì)見到全屏幕視圖,如圖示,3.5 查看工作表數(shù)據(jù),3.5.2 按比例查看工作表數(shù)據(jù) 在Excel 2007中可以按任何比例查看工作表,3.5.3 按打印的頁面布局查看工作表數(shù)據(jù),【例3.6】某公司的訂單保存在Excel 的工作表中，有幾百行數(shù)據(jù)，如圖3.24所示。,對(duì)于這種類型的大型工作表，如果要將其打印在紙質(zhì)報(bào)表中，在打印之前很有必要在頁面布局視圖中調(diào)整紙張的邊距、添加頁眉（即每頁的標(biāo)題）及頁腳（顯示在每頁底部的標(biāo)識(shí)，如頁碼）等內(nèi)容。如不作這些工作，很有可能打印出一大堆費(fèi)紙（如將最右邊的一列或最下邊的一行數(shù)據(jù)打印在一紙新的打印紙上，但通過頁邊距調(diào)整就能夠在一張紙上打印出來）。,3.5.3 按打印的頁面布局查看工作表數(shù)據(jù),在Excel 2007的“頁面布局”視圖中見到的工作表近似于在打印紙中顯示工作表。同時(shí)，“頁面布局”視圖提供了水平和豎直方向上的標(biāo)尺，使用標(biāo)尺可以測(cè)量數(shù)據(jù)的寬度和高度，快速調(diào)整工作表內(nèi)容在打印輸出時(shí)的紙張邊距；在頁面布局視圖中還可以方便地更改頁面方向，添加或更改頁眉和頁腳，設(shè)置打印邊距以及隱藏或顯示行標(biāo)題與列標(biāo)題；更改數(shù)據(jù)的布局和格式。,3.5.3 按打印的頁面布局查看工作表數(shù)據(jù),（1）單擊“視圖”“工作薄視圖”組“頁面布局”按鈕。,3.4.4 按打印的分頁預(yù)覽視圖查看工作表數(shù)據(jù),分頁預(yù)覽能夠顯示要打印的區(qū)域和分頁符（在一個(gè)分頁符后面的表格內(nèi)容將被打印到下一張打印紙上）位置。要打印的區(qū)域顯示為白色，自動(dòng)分頁符顯示為虛線，手動(dòng)分頁符顯示為實(shí)線。 在分頁預(yù)覽視圖中可以調(diào)整當(dāng)前工作表的分頁符 。還可以調(diào)整打印區(qū)域 （打印區(qū)域：不需要打印整個(gè)工作表時(shí)，打印的一個(gè)或多個(gè)單元格區(qū)域。如果工作表包含打印區(qū)域，則只打印打印區(qū)域中的內(nèi)容）的大小。 選擇“視圖”選項(xiàng)卡中的“分頁預(yù)覽”命令，Excel就將以分頁預(yù)覽的方式顯示工作表。,3.5.4 按打印的分頁預(yù)覽視圖查看工作表數(shù)據(jù),選擇“視圖”|“分頁預(yù)覽”命令 打印之前，用這種查看方式能發(fā)現(xiàn)一些打印問題。,3.5.6 在多窗口查看數(shù)據(jù),1、單擊“視圖”“窗口”組中“新建窗口”按鈕 2、單擊“視圖”“窗口”組中“并排查看”按鈕 若不滿意“并排查看”，可以選擇其它查看方式。,3.5.7 在拆分窗口中查看數(shù)據(jù),1、單擊要進(jìn)行窗口分隔的單元格位置 2、單擊“視圖”“窗口”組中“拆分”按鈕 若不滿意“拆分”，可以拖動(dòng)分隔線重新定位分隔位置。,3.4.7 凍結(jié)行列標(biāo)題查看數(shù)據(jù),單擊要凍結(jié)行下邊，要凍結(jié)列右邊的交叉點(diǎn)單元格。 單擊“視圖”“窗口”組“凍結(jié)窗格”，然后在彈出的菜單中選擇“凍結(jié)拆分窗格”。,3.5 工作表打印,1、打印紙及頁面設(shè)置 進(jìn)行正式打印之前要確定的幾件事情： 打印紙的大小； 打印的份數(shù)； 是否需要頁眉 是打印指定工作表，還是整個(gè)工作簿，或某個(gè)工作表的單元格區(qū)域。 這些問題可以通過頁面設(shè)置解決。,3.5 工作表打印,2、Excel 2007 的打印設(shè)置相關(guān)功能,3.5 工作表打印,頁面設(shè)置對(duì)話框的方法 單擊“頁面設(shè)置”、“調(diào)整為合適大小”或“工作表選項(xiàng)”組右邊的箭頭,3.5 工作表打印,2、打印預(yù)覽 （1）打印預(yù)覽的意義 打印預(yù)覽是打印稿的屏幕預(yù)顯，其效果與最終的打印效果沒有什么區(qū)別。 在進(jìn)行工作表的正式打印之前，有必要進(jìn)行打印預(yù)覽。以便及早發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)行頁面和紙張的重新設(shè)置，避免打印出無用的表格。 （2）方法 單擊Office按鈕，從彈出的“文件”菜單列表中選擇“打印預(yù)覽”菜單命令,3.5 工作表打印,打印預(yù)覽,3.5 工作表打印,3、縮放打印比例以適應(yīng)打印紙大小 比較糟糕的打印情況： 只有一兩行（列）的內(nèi)容被打印到了另一頁上！ 打印內(nèi)容不足一頁，整張打印紙內(nèi)容較少，頁面難看。,這些情況可通過打印縮放解決！,3.5 工作表打印,4、打印標(biāo)題或頁碼 進(jìn)入頁面設(shè)置對(duì)話框 單擊“自定義頁眉”可輸入頁眉或頁腳的文字。也可以選擇頁碼或日期 等,3.5 工作表打印,5、標(biāo)題在工作表的首行 如果工作表的首行是標(biāo)題，而且工作表內(nèi)容較多，可能打印多頁?？梢酝ㄟ^頁面設(shè)置，將首行指定為標(biāo)題。,3.5 工作表打印,6、打印整個(gè)工作簿或指定工作表區(qū)域 如果需要打印工作簿中的全部工作表，或打印一個(gè)工作表的指定區(qū)域 ，單擊Office按鈕，選擇“文件” “打印”菜單命令，彈出“打印內(nèi)容”對(duì)話框。,謝謝大家！,第4章 數(shù)據(jù)格式化,Excel與數(shù)據(jù)處理 第3版,本章學(xué)習(xí)目標(biāo),通過格式化能夠突出顯示重要的數(shù)據(jù)，添加提示信息，增加工作表的整體結(jié)構(gòu)和組織性，美化工作表，使工作表數(shù)據(jù)的含義更加清晰。本章主要掌握以下內(nèi)容： 1、了解Excel格式化的意義 2、掌握套用表格式和自定義格式化方法 3、掌握應(yīng)用主題格式化工作表的方法 4、掌握文本格式化的方法 5、掌握數(shù)據(jù)格式化的方法 6、了解自定義格式化數(shù)據(jù)的方法和意義 7、掌握日期格式化方法 8、掌握條件格式的應(yīng)用和規(guī)則管理方法,4.1 工作表的格式化,4.1.1、自動(dòng)套用表格式 表是Excel 2007中的一種特殊表格，Excel為表預(yù)定義了許多樣式，這些樣式布局美觀，色彩搭配合理，具有不同類型的網(wǎng)格線設(shè)置，用戶可在工作表中直接套用這些樣式，多快好省地設(shè)計(jì)出精美的工作表。 下圖是一個(gè)剛建立的普通的工作表,該表存在以下問題: 1、表名不醒目。 2、表的標(biāo)題不太醒目。 3、當(dāng)學(xué)生較多，科目成績(jī)較多時(shí)，看數(shù)據(jù)較困難。 4、整個(gè)成績(jī)表不太美觀。,4.1.1自動(dòng)套用表格式,解決方法對(duì)工作表進(jìn)行格式化 套用的Excel內(nèi)置某種表格式后的工作表,套用表格式后，設(shè)置標(biāo)題居中，并加大了字號(hào),2、套用表格式的過程 （1）單擊要格式化的工作表中的任一單元格或選中要格式化的單元格區(qū)域。 （2）單擊“開始”“樣式”組“套用表格格式”按鈕，顯示出表格式對(duì)話框。,4.1.1自動(dòng)套用表格式,表格式選擇對(duì)話框,這些都是表格式，可以選擇其中的任何一種應(yīng)用于當(dāng)前的工作表中,4.1.1自動(dòng)套用表格式,3、表工具 當(dāng)激活表中的任一單元格后（單擊表中的任一單元格），Excel在就會(huì)在功能區(qū)中顯示出“表工具|設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡（此選項(xiàng)卡平時(shí)處于隱藏不顯狀態(tài)）,表工具的設(shè)計(jì)選項(xiàng)卡中有許多格式化表的功能按鈕,鑲邊行、列即將表的奇數(shù)據(jù)行列設(shè)置為一種色彩，偶數(shù)行列設(shè)置為另一色彩,刪除重復(fù)行可輕松去掉表中的重復(fù)數(shù)據(jù) 。 轉(zhuǎn)換為區(qū)域?qū)⒈磙D(zhuǎn)換為普通工作表,4.1.2 應(yīng)用主題格式化工作表,主題 主題是Office 2007新采用的一套統(tǒng)一的設(shè)計(jì)元素和配色方案，是為文檔提供的一套完整的格式集合。其中包括主題顏色（配色方案的集合）、主題文字（標(biāo)題文字和正文文字的格式集合）和相關(guān)主題效果（如線條或填充效果的格式集合）。 利用文檔主題，可以非常容易地創(chuàng)建具有專業(yè)水準(zhǔn)、設(shè)計(jì)精美、時(shí)尚的文檔。,4.1.2 應(yīng)用主題格式化工作表,【例4.2】有學(xué)生成績(jī)表如圖4.5所示，應(yīng)用主題對(duì)該工作表進(jìn)行格式化。,主題位于“頁面布局”選項(xiàng)卡中,這些都是主題，將鼠標(biāo)指向它，就會(huì)實(shí)時(shí)看見將它應(yīng)用于當(dāng)前表格的效果。,4.1.3應(yīng)用單元格樣式格式化工作表,1、關(guān)于單元格樣式 Excel 2007設(shè)計(jì)好了許多單元格樣式，并將它們內(nèi)置在Excel中，在進(jìn)行工作表的格式化工作時(shí)，可以直接應(yīng)用這些樣式來格式化單