Word文字處理技巧.ppt

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中文Word2000 Wordxp Word2003 Word2007 word是Microsoftoffice 微軟公司的辦公軟件 中的字處理軟件 word生成的文檔的擴展名為 doc word介紹 word的主要功能 文字編輯功能文字校對功能圖文處理功能表格繪制功能幫助功能 涉及的基本概念 插入點段 段落標(biāo)志文檔當(dāng)前段落 活動窗口 活動文檔 第一部分 word文字編輯 一 啟動word 1 從開始菜單啟動 開始 程序 2 直接啟動文檔 找到驅(qū)動器 文件夾雙擊任何word文件 也可選中多個文檔 然后按下Enter鍵 或右擊選中的區(qū)域 在彈出的菜單中選擇 打開 3 利用常用文檔啟動 開始 文檔 命令 在子菜單中選擇要打開的文檔 二 文檔窗口 一 窗口介紹1 標(biāo)題欄2 菜單欄 工具欄3 標(biāo)尺 4 工作區(qū)5 滾動條6 狀態(tài)欄 二 窗口的操作1 窗口的拆分 窗口 拆分 2 窗口的移動拖動標(biāo)題欄 三 文檔的操作 啟動word 即已進入新文檔界面 默認文件名為 文檔1 將內(nèi)容輸入到打開的空文檔編輯區(qū)中 然后存盤 輸入文件名 這樣就建立了一個新文檔 進入word后 在工具欄中用 新建 按鈕 使用 文件 菜單中的 新建 命令 1 建立文檔 通過在磁盤上找到word文件 雙擊打開從 開始 展開的菜單中的 文檔 啟動word后 單擊工具欄上 打開 按鈕 使用 文件 菜單中的 打開 命令 Word2000 Wordxp Word2007可允許同時打開多個文件啟動word后 從 文件 菜單下的底部找到最近使用過的文檔 2 打開已有的文檔 打開文檔最快的方法 1 從word窗口 文件 菜單 底部找到最近使用過的文件名 單擊打開 默認為4個 可在工具 選項 常規(guī)在設(shè)置 2 從 開始 按鈕 選 文檔 包含用戶經(jīng)常使用的文檔 15個 3 文檔的保存與另存 一 同名保存文檔方法 1 文件 保存 命令 2 單擊工具欄上 保存 按鈕 二 另存文件用戶正編輯的是一個新文件 或一個舊文件但希望以不同的文件名存儲而不影響原來的文件 都可將文檔另存 方法 文件 另存為 4 WORD的退出 凡是修改過而沒保存的文檔 會彈出對話框提示該文檔尚未保存 文件 菜單下的 退出 或 關(guān)閉 點擊窗口右上角X 關(guān)閉并退出右擊任務(wù)欄的 關(guān)閉 單擊左上角控制菜單W 選 退出 快捷鍵ALT F4 四 往文檔中鍵入內(nèi)容 一段一個回車符小寫錄入漢字大小寫的切換是CapsLock中 英文的轉(zhuǎn)換是Ctrl 空格中文各輸入法的轉(zhuǎn)換是通過 Ctrl Shift 中 英文標(biāo)點符號的轉(zhuǎn)換是Ctrl 改寫 插入Ins 1 執(zhí)行 符號 命令插入非鍵盤字符 比如 插入 符號 或 插入 特殊符號 2 插入日期和時間 插入 日期和時間 3 插入數(shù)學(xué)公式 插入 對象 命令 Microsoft公式3 04 文字的校對 工具 拼寫和語法 5 字數(shù)統(tǒng)計 工具 字數(shù)統(tǒng)計 6 錯誤操作的處理 五 文本編輯 操作要點 先選中 后操作 1 選擇文本 選中一行 一段或整個文檔在文檔中移動插入點 Home End ctrl home ctrl end PgUp PgDn 單擊 雙擊 三擊 hift 2 復(fù)制與移動 移動文本 是將文本移動到新位置 原位置上不再保留該文本 剪切 粘貼 復(fù)制文本 是將文本復(fù)制到另外位置 原位置仍然保留該文本 復(fù)制 粘貼 3 將另一個文檔插入到活動文檔中 插入 菜單 文件 命令顯示 插入文件 對話框 六 格式化字符或格式化段落 1 格式化字符 字體 字型 字號 下劃線 字體顏色 字符間距 特殊效果 刪除線 上標(biāo) 下標(biāo) 動態(tài)效果等 方法 格式工具欄 格式 字體 格式工具欄的打開 視圖 工具欄 格式 2 格式化段落 對齊方式 段前間距 段后間距 行距 縮進格式 首行縮進和懸掛縮進 對齊方式 有左 右 居中 兩端 分散對齊 方法 標(biāo)尺 格式工具欄 格式 段落 最快速的方式是標(biāo)尺 操作要點 先選中 再操作 3 復(fù)制字符格式和段落格式 工具欄中的 格式刷 使用步驟 先選中具有需復(fù)制的格式的文字塊 單擊 格式刷 按鈕 準(zhǔn)備將選定格式復(fù)制到一個位置 雙擊 格式刷 將選定格式復(fù)制到多個位置 注意鼠標(biāo)指針形狀 移動它到要設(shè)置格式的文本塊 要進行多位置復(fù)制 則松開左鍵 再移到另一位置操作 全部完成 再單擊 格式刷 按鈕 或ESC 退出該狀態(tài) 4 查找 替換 定位 查找 無格式的查找方法 編輯 查找或替換 在 查找內(nèi)容 中輸入要找的文本 如 用戶 按下 高級 按鈕 在 搜索范圍 中 選整個文檔 還可區(qū)分全半角 大小寫 最后按 關(guān)閉 帶格式的查找方法 編輯 查找或替換 在 查找內(nèi)容 中輸入 用戶 按下 格式 按鈕 選 字體 查找字體格式 按下 確定 返回 查找與替換 對話框 查找特殊符號 例 計算機 替換成紅色 空心的 微機 替換 定位 七 文檔視圖 有四種 普通視圖頁面視圖大綱視圖Web版式視圖 第二部分 表格 一 創(chuàng)建表格 創(chuàng)建方法有三種 用 表格 菜單創(chuàng)建規(guī)則二維表格表格工具欄中 插入表格 按鈕手工繪制表格 二 編輯表格 內(nèi)容 單元格的選定 單元格的合并與拆分 表格的縮放和移動 表格的刪除 表格的插入 表格的屬性 行高 列寬 對齊方式 文字環(huán)繞 表格的邊框和底紋 三 表格和文本的轉(zhuǎn)換 表格轉(zhuǎn)換成文本 文本轉(zhuǎn)換成表格文本轉(zhuǎn)換成表格的步驟 1 用Tab鍵或通過逗號 來完成列的間隔處理 用段落標(biāo)記來表示分行 2 選定文本塊 3 在 表格 菜單中 使用 轉(zhuǎn)換 命令中的 文本轉(zhuǎn)換成表格 四 表格的計算 通過 表格 公式 命令來完成常見計算函數(shù) Sum 求和 average 求平均數(shù) 范圍 left right above格式 函數(shù) 范圍 例 sum left 對插入點左邊的數(shù)求和 表格可以進行排序 升序 降序可依據(jù)三個關(guān)鍵字排序 第三部分 word圖形制作編輯 對象的插入 一 編輯圖形 了解繪圖工具的使用 在封閉圖形中添加文字 選中圖形 用右鍵快捷菜單中選 添加文字 圖形的移動 復(fù)制和刪除 二 圖形效果處理 1 多個圖形對象的組合與疊放次序 2 圖形的顏色 邊框線條 填充效果 3 旋轉(zhuǎn)或翻轉(zhuǎn)圖形 4 設(shè)置圖形的陰影或三維立體效果 5 使文本環(huán)繞圖片 操作要點 1 先選中 后操作 被選中的圖形四周出現(xiàn)8個控制點 通過 設(shè)置圖片格式 中的 版式 改變環(huán)繞方式 來設(shè)置靈活多樣的排列方式 文字和圖片的排列方式有 圖片嵌入型 緊密型環(huán)繞及四周型環(huán)繞形式 圖片襯于文字下方和浮于文字上方 操作要點 2 多個對象的選中 用shift 鼠標(biāo)單擊各對象的方式進行選擇 也可用繪圖工具欄的 選擇對象 按鈕來進行選擇 3 常使用右鍵彈出的快捷菜單 對象格式 版式 三 在文檔中插入圖形文件 一 插入剪貼畫和插入來自文件的圖片 插入來自文件的圖片步驟 a 光標(biāo)定位在文檔要插入圖片的位置 b 打開 插入 選 圖片 c 選 來自文件 出現(xiàn) 插入圖片 對話框 d 指定選擇圖形所在的驅(qū)動器 目錄及文件名 e 單擊所需的圖形文件名 f 按 確定 二 圖形的操作1 調(diào)整圖形大小步驟 單擊圖形 選中 出現(xiàn) 八個控制點 鼠標(biāo)移到邊框 拖動控制點 精確調(diào)整大小 格式 圖片 或 對象 出現(xiàn) 設(shè)置圖片格式 對話框 在 大小 選項卡中調(diào)整圖片的大小 同樣可以使用快捷菜單來實現(xiàn) 2 裁剪圖片通過 圖片工具欄 操作恢復(fù)圖片 重設(shè)圖片 3 圖片的移動 復(fù)制 刪除單擊選中要處理的圖片圖片的移動 用鼠標(biāo)拖動到適當(dāng)位置 圖片的復(fù)制 Ctrl 拖動到適當(dāng)位置 圖片的刪除 按Del 四 藝術(shù)字 對藝術(shù)字的設(shè)置 藝術(shù)字字庫 樣式 藝術(shù)字格式 藝術(shù)字形狀及藝術(shù)字與文字的環(huán)繞形式 容易忽視的問題 混淆藝術(shù)字的樣式和藝術(shù)字的形狀 藝術(shù)字的版式 五 文本框 文本框有 橫排文本框 和 豎排文本框 兩種 可以設(shè)置文本框邊線的顏色和形狀 可以改變位置和大小 可以填充底紋等 注意文本框與文字加邊框不同 方法 插入 菜單 文本框 繪圖工具欄的文本框 文本框連接 1 Ctrl shift 同時選定文本框 2 右鍵產(chǎn)生組合 右鍵產(chǎn)生組合3 在文本框中輸入文字 第四部分 word版面設(shè)計及輸出 一 建立多欄版式 方法 格式 分欄 難點 1 分欄寬的設(shè)置 如分欄對話框默認的長度單位為 字符 而要求是按 厘米 進行欄寬的設(shè)置 方法 工具 中 選項 命令2 分欄的效果只有在頁面視圖或打印預(yù)覽看見 二 首字下沉 格式 菜單中的 首字下沉 注意 選擇 下沉行數(shù) 三 項目符號和編號 1 項目符號的設(shè)置選定要設(shè)的段 打開 格式 項目符號和編號 項目符號 卡 2 編號的設(shè)置選定要設(shè)的段 打開 格式 項目符號和編號 編號 卡 3 容易忽視的問題 項目符號和編號的區(qū)別 四 邊框和底紋 在 格式 菜單下的 邊框和底紋 命令中進行設(shè)置 1 為表格加邊框和底紋2 頁面邊框和底紋3 文字邊框和底紋4 段落加邊框和底紋容易忽視的問題 設(shè)置時要針對要求 注意選擇 應(yīng)用范圍 中的 文字 或 段落 整篇文檔 等 五 文字方向 文字方向是針對整篇文檔而言 六 頁眉頁腳 視圖 菜單中的 頁眉和頁腳 命令容易忽視的問題 頁眉 頁腳只能出現(xiàn)在 頁面視圖 方式和打印的文檔中刪除頁眉和頁腳 七 插入頁碼 方法 插入 菜單中的 頁碼 視圖 菜單中的 頁眉和頁腳 命令 八 頁面設(shè)置 包括 頁邊距 紙張類型 還可以自定義 版式 文檔網(wǎng)格 九 打印文檔 打印預(yù)覽打印設(shè)置 第五部分 word樣式和模板 一 樣式 一 使用已有的樣式方法有三 使用 格式 菜單 選擇 樣式和格式 命令 使用格式工具欄的 樣式 下拉列表框 使用常用工具欄的 格式刷 按鈕 二 創(chuàng)建樣式通過 格式 菜單的 樣式 命令 打開 樣式 對話框 新建 樣式 二 模板 模板是一個特殊的文檔 模板的擴展名為 dot方法 文件 菜單下的 新建 命令 并在新建文檔對話框中選新建 模板 選項 即可創(chuàng)建新模板 還可使用模板向?qū)?chuàng)建模板 并將模板保存 注意保存類型為 文檔模板