Excel在財(cái)務(wù)中的實(shí)用技巧.ppt

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Excel在財(cái)務(wù)中的實(shí)用技巧 Excel在財(cái)務(wù)中的實(shí)用技巧 一 基本概述二 Excel的常用快捷鍵介紹三 Excel常用公式和函數(shù)的使用四 數(shù)據(jù)透視表的建立和應(yīng)用 一 基本概述 1 1Excel的初始設(shè)置 Excel選項(xiàng) 精度的設(shè)置 快速訪問欄的設(shè)置保存 選擇性粘貼為數(shù)值 選取可見單元格 1 2 工作簿和工作表的運(yùn)用 1 在屏幕上同時(shí)看到一個(gè)工作簿的多個(gè)工作表 比如sheet1和sheet2 只需打開該工作簿并且顯示其中一個(gè)工作表sheet1 然后 選擇 視圖 新建窗口 單擊新建窗口中的sheet2 然后選擇 窗口 重排窗口 選擇 水平平鋪 選項(xiàng)2 選取工作范圍在工作簿里 如果要選擇幾片不相連的區(qū)域或單元格 可以按住Ctrl鍵 再選擇單個(gè)或多個(gè)單元格即可選定所需的工作范圍 同樣適用于工作表間的選定 3 拆分和凍結(jié)工作表 1 3數(shù)據(jù)的快速填充及有限性 Ctrl Enter在多個(gè)單元格中輸入相同的數(shù)據(jù) 只需要在最后一個(gè)單元格輸入數(shù)據(jù) 復(fù)制后同時(shí)按下Ctrl Enter鍵即可 同樣也適用于某一區(qū)域內(nèi)的相同的公式填充 F4鍵重復(fù)上一次操作 例如 要將多個(gè)不連續(xù)的單元格改為填充綠色 可以選擇第一個(gè)單元格 設(shè)置填充綠色 然后依次選擇其余的單元格 每次按一下F4 1 3數(shù)據(jù)的快速填充及有限性 數(shù)據(jù)的有限性 限制數(shù)值的可輸入位數(shù)對(duì)于固定位數(shù)的數(shù)據(jù) 例如訂單號(hào) 身份證號(hào) 手機(jī)號(hào)等 可以設(shè)置該行的數(shù)據(jù)有限性 防止輸入的數(shù)字少一位或者多一位 選擇 數(shù)據(jù) 有效性 菜單 打開 數(shù)據(jù)有效性 對(duì)話框 在 設(shè)置 選項(xiàng)卡的有效條件 允許 處選擇 文本長(zhǎng)度 在出現(xiàn)的 數(shù)據(jù) 下面的方框中輸入數(shù)字 再選擇 出錯(cuò)警告 選項(xiàng)卡并設(shè)置一個(gè) 出錯(cuò)警告 確定返回 這樣 但輸入的號(hào)碼位數(shù)不正確時(shí) 系統(tǒng)會(huì)給出提示 限定輸入值的范圍 圈出指定數(shù)據(jù)實(shí)例描述 想把本公司員工考勤中屬于全勤的員工在Excel表格中用紅圈突出顯示出來(lái) 以方便查閱核對(duì) 首先 選中表格中考勤天數(shù)所在的單元格 如C2 C62 選擇 數(shù)據(jù) 有效性 菜單 在彈出的 數(shù)據(jù)有效性 對(duì)話框中 在 設(shè)置 選項(xiàng)卡的有效條件 允許 處選擇 小數(shù) 在數(shù)據(jù)處選擇 介于 然后在下面分別輸入最小值 1 和最大值 21 5 假設(shè)當(dāng)月全勤是22天 點(diǎn)擊確定 然后 單擊 圈釋無(wú)效數(shù)據(jù) 按鈕 這樣考勤天數(shù)績(jī)?cè)?1天以上的就被圈上了一個(gè)紅圈 起到了突出顯示的作用 二 Excel常用快捷鍵介紹 Shift F11新建空白的工作表 sheet1 SHIFT 空格鍵選定當(dāng)前單元格所在的整行Ctrl N新建工作簿 book1 Ctrl 1設(shè)置單元格格式Ctrl 2加粗Alt enter一個(gè)單元格里輸入兩行數(shù)據(jù) 換行 Alt 分號(hào) 定位于可見單元格 在篩選的狀態(tài)下刪除數(shù)據(jù)很方便 Ctrl 減號(hào) 刪除某一行或某一列 先選擇后按快捷鍵Ctrl 移動(dòng)到當(dāng)前數(shù)據(jù)區(qū)域的邊緣Ctrl X剪切選定的單元格Ctrl Z撤銷上一次操作Ctrl A選定整張工作表 Ctrl PageDown移動(dòng)到工作簿中的下一張工作表Ctrl PageUp移動(dòng)到工作簿中的上一張工作表Ctrl shift L篩選 再用一次取消篩選其他常用快捷鍵 Windows D顯示桌面Windows E打開 計(jì)算機(jī) Windows F在 計(jì)算機(jī) 里搜索ALT Tab切換不同窗口 三 Excel常用公式與函數(shù)的使用 1 公式的引用 F4鍵 1 相對(duì)引用 2 絕對(duì)引用 3 混合引用2 運(yùn)算符 1 算術(shù)運(yùn)算符 2 比較運(yùn)算符 3 文本運(yùn)算符 4 引用運(yùn)算符 3 函數(shù)的使用 3 1數(shù)學(xué)與三角函數(shù)Sum number1 number2 求和Round number 小數(shù)位數(shù) 將參數(shù)引用的數(shù)舍入到指定的小數(shù)位數(shù)如 round 123 456 1 3 2統(tǒng)計(jì)函數(shù)Average number1 number2 求平均值Count value1 value2 返回參數(shù)中數(shù)字的個(gè)數(shù)3 3文本函數(shù)Concatenate text1 text2 返回將給出的幾個(gè)字符串合并的一個(gè)字符串Value text 將以文本形式輸入的數(shù)字轉(zhuǎn)換成數(shù)值 Len text 返回輸入項(xiàng)中的字符個(gè)數(shù) 文字或者數(shù)值的長(zhǎng)度 3 5查找及引用函數(shù) Vlookup 查找所構(gòu)造的表格中存放的信息Vlookup lookup value table array col index num range lookup lookup value需要以它為索引的數(shù)值table array查找范圍col index num查找值所在列號(hào)range lookup查找時(shí)是精確匹配還是近似匹配 0 精確匹配 1 近似匹配 3 6財(cái)務(wù)中常用的公式函數(shù)運(yùn)用 1 個(gè)稅計(jì)算公式ROUND MAX A1 3500 0 03 0 1 0 2 0 25 0 3 0 35 0 45 0 105 555 1005 2755 5505 13505 0 2 A1為應(yīng)發(fā)工資扣除五險(xiǎn)一金后的工資余額2 隱藏身份證信息 電話信息具體方式如下 第一步 先將身份證信息輸入到sheet1的單元格A1中 第二步 在sheet2中A1單元格輸入下面公式 隱藏中間四位 CONCATENATE LEFT A1 7 REPT 1 RIGHT A1 7 隱藏前四位 CONCATENATE REPT 1 RIGHT A1 14 隱藏后四位 CONCATENATE LEFT A1 14 REPT 1 第三步 將sheet1隱藏 選中此表點(diǎn)擊右鍵進(jìn)行操作即可 第四 避免在數(shù)據(jù)清單中出現(xiàn)合并單元格 第五 避免在單元格的開始和末尾輸入空格 第六 盡量避免在一張工作表中建立多個(gè)數(shù)據(jù)清單 每張工作表最好僅使用一個(gè)數(shù)據(jù)清單 第七 工作表的數(shù)據(jù)清單應(yīng)與其他數(shù)據(jù)之間至少留出一個(gè)空列和一個(gè)空行 以便于檢測(cè)和選定數(shù)據(jù)清單 在制作數(shù)據(jù)透視表之前 應(yīng)該按照以上7點(diǎn)來(lái)檢查數(shù)據(jù)區(qū)域 如果不滿足上面的要求 需要先進(jìn)行整理工作表數(shù)據(jù)從而使之規(guī)范