電子表格處理軟件Excel.ppt

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第4章電子表格處理軟件Excel 學(xué)習(xí)目標(biāo)熟練掌握工作簿 工作表和單元格的操作熟練使用公式和函數(shù)進(jìn)行計(jì)算熟練掌握數(shù)據(jù)圖表化的方法熟練掌握數(shù)據(jù)的排序 篩選和分類(lèi)匯總的方法 了解數(shù)據(jù)透視表的應(yīng)用 4 1Excel2003應(yīng)用基礎(chǔ) 4 1 1Excel2003工作界面 4 1 2Excel的基本概念 工作簿工作表單元格以及單元格區(qū)域 4 1 3工作簿的基本操作包括新建 保存 打開(kāi)等 4 1 4工作表的基本操作在當(dāng)前工作表標(biāo)簽上單擊鼠標(biāo)右鍵 彈出有關(guān)工作表操作的快捷菜單 通過(guò)該菜單即可完成工作表的插入 刪除 移動(dòng) 復(fù)制等操作 4 1 5窗口操作1 拆分工作表2 凍結(jié)工作表窗格 4 2編輯工作表 4 2 1選定單元格4 2 2在單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)4 2 3插入行 列或單元格4 2 4刪除行 列或單元格4 2 5清除單元格內(nèi)容4 2 6移動(dòng)和復(fù)制單元格4 2 7查找或替換單元格內(nèi)容 4 3工作表的格式化 4 3 1設(shè)置單元格字符格式字符格式包括字符的字體 字號(hào) 顏色等 操作提示 單擊 格式 單元格 字體 選項(xiàng)卡 在其中設(shè)置字符格式的方法與在Word中類(lèi)似 設(shè)置的單元格字符格式只在單元格內(nèi)顯示 在編輯欄內(nèi)不顯示 4 3 2設(shè)置單元格數(shù)字格式Excel在 格式工具欄 中提供了幾個(gè)常用的數(shù)字格式設(shè)置按鈕 更多有關(guān)數(shù)值 時(shí)間 日期的格式需要單擊 格式 單元格 數(shù)字 在對(duì)話(huà)框中設(shè)置 對(duì)于貨幣格式和日期格式的數(shù)字 單元格中顯示 表示數(shù)據(jù)在單元格內(nèi)顯示不下 只要加寬該列就可以顯示完整 4 3 3設(shè)置對(duì)齊方式默認(rèn)情況下輸入時(shí) 文本沿單元格左邊界對(duì)齊 數(shù)值右對(duì)齊 如果需要對(duì)數(shù)據(jù)的對(duì)齊方式進(jìn)行修改 可以單擊 格式 單元格 對(duì)齊 在對(duì)話(huà)框中設(shè)置文本的水平對(duì)齊方式和垂直對(duì)齊方式以及文本的傾斜角度等 4 3 4添加邊框和底紋 單元格或單元格區(qū)域的邊框設(shè)置包括線(xiàn)條樣式和顏色 單擊 格式 單元格 邊框 單擊預(yù)置選項(xiàng) 預(yù)覽草圖以及邊框按鈕就可以為選定單元格區(qū)域添加選定顏色的各種邊框 底紋是指單元格區(qū)域的背景 包括類(lèi)型和顏色 單擊 格式 單元格 圖案 完成此項(xiàng)工作 4 3 5調(diào)整行高和列寬 在新創(chuàng)建的工作表中 每列的寬度及每行的高度都是一樣的 用戶(hù)可以根據(jù)自己的需要對(duì)行高和列寬進(jìn)行調(diào)整 簡(jiǎn)便的方法是將鼠標(biāo)指針指向要調(diào)整列寬 或行高 的列標(biāo) 或行號(hào) 分割線(xiàn)上 指針變?yōu)殡p向箭頭形狀時(shí)拖拽分割線(xiàn) 如果需要進(jìn)行精細(xì)調(diào)整 可以單擊 格式 行 行高 或 列 列寬 在對(duì)話(huà)框中輸入具體數(shù)值 4 3 6使用格式 1 自動(dòng)套用格式Excel2003內(nèi)置的工作表格式組合了數(shù)字 字體 對(duì)齊方式 邊框 行高及列寬等屬性 選定需要自動(dòng)套用格式的單元格區(qū)域 單擊 格式 自動(dòng)套用格式 在彈出的對(duì)話(huà)框中選擇某種格式 2 使用條件格式 條件格式是指選定單元格中數(shù)值滿(mǎn)足特定條件時(shí)所應(yīng)用的底紋 字體 顏色等格式 一般在需要突出顯示公式的計(jì)算結(jié)果或監(jiān)視單元格內(nèi)容變化時(shí)應(yīng)用條件格式 4 4公式與函數(shù) 使用公式和函數(shù) 可以完成一般的運(yùn)算 還可以完成復(fù)雜的財(cái)務(wù) 統(tǒng)計(jì)及科學(xué)計(jì)算 公式中可以包含數(shù)值 文本 運(yùn)算符 函數(shù)及單元格引用 其中函數(shù)是Excel預(yù)先定義好的一些能完成特殊運(yùn)算的公式 輸入公式時(shí)是以等號(hào) 開(kāi)始 然后輸入公式的表達(dá)式 輸入公式后 單元格中顯示的是公式的計(jì)算結(jié)果 而在編輯欄顯示輸入的公式 4 4 1運(yùn)算符 4 4 2單元格引用 1 相對(duì)引用相對(duì)引用指向相對(duì)于公式所在單元格某一位置處的單元格 當(dāng)該公式被復(fù)制時(shí) Excel將根據(jù)新的位置自動(dòng)更新引用的單元格 2 絕對(duì)引用絕對(duì)引用指向工作表中固定位置處的單元格 它的位置與包含公式的單元格的位置無(wú)關(guān) 在固定單元格的列標(biāo)字母和行號(hào)數(shù)字前加上 符號(hào)即表示絕對(duì)引用單元格 3 混合引用混合引用是指在公式中對(duì)單元格的引用既包括相對(duì)引用 又包括絕對(duì)引用 復(fù)制這樣的公式時(shí) 相對(duì)引用的部分隨公式位置的變化而變化 絕對(duì)引用的部分則保持不變 4 4 3函數(shù) Excel2003提供了強(qiáng)大的函數(shù)功能 包含數(shù)學(xué)與三角函數(shù) 統(tǒng)計(jì)函數(shù) 財(cái)務(wù)函數(shù) 時(shí)間與日期函數(shù)等十大類(lèi)400多個(gè)函數(shù) 函數(shù)由函數(shù)名和參數(shù)組成 函數(shù)名表示函數(shù)的功能 如SUM函數(shù)表示求和運(yùn)算 參數(shù)是函數(shù)的運(yùn)算對(duì)象 可以包含常量 單元格引用 也可以包含函數(shù) 各函數(shù)的參數(shù)數(shù)量及類(lèi)型依具體函數(shù)而定 多個(gè)參數(shù)之間用逗號(hào)分開(kāi) 所有參數(shù)放在小括號(hào)內(nèi) 常用函數(shù)使用舉例 條件函數(shù)IF根據(jù)對(duì)條件的判斷返回不同的結(jié)果 例題7在例題6的工作表中 根據(jù)針刺前后痛閾的變化在第D列單元格中輸入 下降 或 上升 操作提示 1 選中D3單元格 2 單擊 插入 函數(shù) 打開(kāi) 插入函數(shù) 對(duì)話(huà)框并選擇IF函數(shù) 3 參照?qǐng)D4 13輸入?yún)?shù)后 在單元格及編輯欄顯示函數(shù)的表達(dá)式 4 拖拽填充柄復(fù)制D3單元格的內(nèi)容到D4 D11 即可給出每名受試者痛閾的變化狀態(tài) 圖4 13 4 5數(shù)據(jù)的圖表化 使用圖表可以將數(shù)據(jù)顯示成圖表格式 從而更清晰 直觀(guān)地反映數(shù)據(jù)之間的關(guān)系 圖表與工作表中的數(shù)據(jù)相連接 并隨工作表中數(shù)據(jù)的變化而變化 4 5 1創(chuàng)建圖表 例題9對(duì)例題6中的數(shù)據(jù)用柱形圖表示 操作提示 1 選定B2 C11單元格區(qū)域 2 單擊 插入 圖表 打開(kāi) 圖表向?qū)?對(duì)話(huà)框 選擇圖表類(lèi)型為 柱形圖 3 單擊 下一步 查看圖表預(yù)覽 4 單擊 下一步 在 圖表標(biāo)題 處輸入 9名受試者針刺膻中穴前后痛閾值 5 完成所有圖表設(shè)置后 單擊 完成 圖表將插入到工作表中 4 5 2圖表格式化 對(duì)圖表的格式化操作包括修改圖表區(qū)格式 繪圖區(qū)格式 網(wǎng)格線(xiàn)格式 數(shù)據(jù)系列格式 標(biāo)題及圖例格式 坐標(biāo)軸格式以及設(shè)置三維格式等 例題10將例題9生成的圖表格式化為課本圖4 17所示的格式 操作提示 雙擊圖表中的空白區(qū)域 打開(kāi) 圖表區(qū)格式 對(duì)話(huà)框 在 圖案 選項(xiàng)卡中設(shè)置淺黃色填充色及填充效果為水平底紋樣式 雙擊繪圖區(qū)的空白位置 在 繪圖區(qū)格式 對(duì)話(huà)框的 區(qū)域 中選擇 無(wú) 雙擊網(wǎng)格線(xiàn) 在 網(wǎng)格線(xiàn)格式 對(duì)話(huà)框中選擇網(wǎng)格線(xiàn)的線(xiàn)條樣式為點(diǎn)劃線(xiàn) 雙擊表示針刺前數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)系列 在 數(shù)據(jù)系列格式 對(duì)話(huà)框中單擊 填充效果 在 圖案 選項(xiàng)卡中選擇 寬上對(duì)角線(xiàn) 圖案 雙擊需要修改格式的標(biāo)題或圖例進(jìn)行修改 雙擊數(shù)值軸 Y軸 在 坐標(biāo)軸格式 對(duì)話(huà)框中選擇 刻度 選項(xiàng)卡 將Y軸的刻度單位改為300 4 6數(shù)據(jù)的管理和分析 Excel2003提供了強(qiáng)大的數(shù)據(jù)排序 篩選 分類(lèi)匯總和數(shù)據(jù)透視等功能 用戶(hù)利用這些功能可以方便地管理數(shù)據(jù) 從不同的角度觀(guān)察和分析數(shù)據(jù) 從數(shù)據(jù)中挖掘更多的信息 Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)管理和分析是針對(duì)數(shù)據(jù)清單的 數(shù)據(jù)清單是指包含標(biāo)題及一組相關(guān)數(shù)據(jù)的一系列工作表數(shù)據(jù)行 其中的行表示記錄 列表示字段 第一行的列標(biāo)志則是數(shù)據(jù)庫(kù)中字段的名稱(chēng) 課本圖4 2中的數(shù)據(jù)就可以認(rèn)為是一個(gè)數(shù)據(jù)清單 它共有22條記錄 6個(gè)字段 4 6 1數(shù)據(jù)排序 數(shù)據(jù)排序是指把數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)按一定的順序要求重新排列 排序時(shí)依據(jù)的字段稱(chēng)為關(guān)鍵字 Excel最多可以有三個(gè)關(guān)鍵字 排序時(shí) 數(shù)值按數(shù)字大小排列 文本及數(shù)字文本按0 9 a z A Z的順序排列 日期和時(shí)間按前后順序排列 漢字可以按拼音字母順序或筆畫(huà)順序排列 排序分按升序排序和按降序排序 簡(jiǎn)單排序可以按數(shù)據(jù)清單中某一列的數(shù)據(jù)對(duì)整個(gè)數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序 單擊此列中任一單元格 然后單擊常用工具欄中的 升序排序 或 降序排序 即可按指定列進(jìn)行相應(yīng)方式的排序 復(fù)雜排序則可按多列數(shù)據(jù)進(jìn)行排序 例題11對(duì)圖4 2中的數(shù)據(jù)清單依次按患者所在組的升序 透析前數(shù)據(jù)的升序 透析后2個(gè)月的數(shù)據(jù)的降序排列 操作提示 1 單擊數(shù)據(jù)清單中的任一單元格 2 單擊 數(shù)據(jù) 排序 打開(kāi) 排序 對(duì)話(huà)框 選擇關(guān)鍵字及排列方式 確定 4 6 2數(shù)據(jù)篩選 例題12對(duì)圖4 2中的數(shù)據(jù)清單 只顯示透析前數(shù)值小于4的數(shù)據(jù)行 操作提示 1 單擊數(shù)據(jù)清單中的任一單元格 2 單擊 數(shù)據(jù) 篩選 自動(dòng)篩選 則在數(shù)據(jù)清單中每個(gè)字段名的右側(cè)出現(xiàn)一個(gè)篩選箭頭 3 單擊 透析前 旁的篩選箭頭 選擇 自定義 在 自定義自動(dòng)篩選方式 對(duì)話(huà)框中輸入篩選條件 見(jiàn)課本圖4 20 則得到課本圖4 21所示的結(jié)果 4 再次單擊 數(shù)據(jù) 篩選 自動(dòng)篩選 退出自動(dòng)篩選狀態(tài) 4 6 3分類(lèi)匯總 分類(lèi)匯總是指按照某一字段的取值對(duì)數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi) 分別計(jì)算每一類(lèi)某項(xiàng)匯總指標(biāo) 例題13對(duì)圖4 2中的數(shù)據(jù)清單 按患者所在組分別計(jì)算透析前后的平均值 操作提示 1 對(duì)分類(lèi)字段 所在組 排序 使分類(lèi)字段取值相同的記錄集中在一起 圖4 22 分類(lèi)匯總 對(duì)話(huà)框 2 選擇 數(shù)據(jù) 分類(lèi)匯總 打開(kāi)如圖4 22所示的 分類(lèi)匯總 對(duì)話(huà)框 3 設(shè)置分類(lèi)匯總的有關(guān)選項(xiàng) 分類(lèi)字段 中選擇 所在組 匯總方式 中選擇 平均值 選定匯總項(xiàng) 中選擇 透析前 透析后2月 透析后4月 透析后6月 4 6 4數(shù)據(jù)透視表 1 建立數(shù)據(jù)透視表例題14對(duì)圖4 24中的數(shù)據(jù)清單創(chuàng)建顯示兩名醫(yī)生對(duì)良惡性腫瘤診斷結(jié)果的數(shù)據(jù)透視表 操作提示 1 選定數(shù)據(jù)清單中的任意單元格 2 單擊 數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖 打開(kāi)向?qū)?duì)話(huà)框 3 前兩步驟選擇建立數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源區(qū)域 4 在步驟3中單擊 布局 打開(kāi)圖4 25所示對(duì)話(huà)框 其中頁(yè)字段為數(shù)據(jù)透視表中指定不同數(shù)據(jù)透視表源數(shù)據(jù)表中的字段 拖拽 醫(yī)生 到頁(yè)字段處 行字段為數(shù)據(jù)透視表中指定不同行的源數(shù)據(jù)表中的字段 拖拽 病理結(jié)果 到行字段處 列字段為數(shù)據(jù)透視表中指定不同列的源數(shù)據(jù)表中的字段 拖拽 診斷 到列字段處 數(shù)據(jù)字段為含有數(shù)據(jù)的源數(shù)據(jù)表的字段項(xiàng) 拖拽 例數(shù) 到數(shù)據(jù)字段處 5 完成整個(gè)向?qū)н^(guò)程 6 單擊頁(yè)字段 行字段和列字段旁的篩選按鈕可以有選擇地顯示需要的內(nèi)容 2 編輯數(shù)據(jù)透視表 數(shù)據(jù)透視表的編輯操作包括修改布局 添加或刪除字段 復(fù)制或刪除數(shù)據(jù)透視表 格式化表中數(shù)據(jù)等 在數(shù)據(jù)透視表中可以通過(guò)拖拽的方法交換行字段與列字段 從而查看源數(shù)據(jù)的不同匯總結(jié)果 生成數(shù)據(jù)透視表后 將自動(dòng)顯示 數(shù)據(jù)透視表字段列表 面板 利用該面板通過(guò)拖拽鼠標(biāo)可以方便的添加和刪除數(shù)據(jù)透視表中的字段 3 自動(dòng)套用數(shù)據(jù)透視表格式 對(duì)于數(shù)據(jù)透視表 Excel2003提供了10種帶縮進(jìn)格式的報(bào)表格式和10種非縮進(jìn)的交叉表格式 用于對(duì)數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行整體的格式化 同時(shí)將行字段與列字段作適當(dāng)調(diào)整 單擊數(shù)據(jù)透視表區(qū)域中的任意單元格 單擊 格式 自動(dòng)套用格式 彈出 自動(dòng)套用格式 對(duì)話(huà)框 在對(duì)話(huà)框中選擇希望應(yīng)用的格式即可 4 更新數(shù)據(jù)透視表 數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)不能被直接修改 而且即便源數(shù)據(jù)區(qū)域中的數(shù)據(jù)被修改 數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)也不會(huì)自動(dòng)更新 這時(shí)可通過(guò) 數(shù)據(jù) 刷新數(shù)據(jù) 命令 或 數(shù)據(jù)透視表 工具欄中的刷新數(shù)據(jù)按鈕來(lái)完成 4 7打印工作簿 4 7 1頁(yè)面設(shè)置頁(yè)面設(shè)置用于控制打印工作表的外觀(guān)或版面 包括頁(yè)面方向 紙張大小 頁(yè)邊距 頁(yè)眉和頁(yè)腳等 功能與Word中的頁(yè)面設(shè)置類(lèi)似 而Excel所特有的是 工作表 選項(xiàng)卡 4 7 2添加頁(yè)眉和頁(yè)腳 頁(yè)眉頁(yè)腳就是在文檔的頂端和底端添加的附加信息 它們可以是文本 日期和時(shí)間 圖片等 單擊 視圖 頁(yè)眉和頁(yè)腳 頁(yè)面設(shè)置 選項(xiàng)卡 打開(kāi)的 頁(yè)眉和頁(yè)腳 對(duì)話(huà)框如圖4 31所示 在對(duì)話(huà)框中可以選擇系統(tǒng)提供的常用頁(yè)眉和頁(yè)腳 也可以單擊 自定義頁(yè)眉 或 自定義頁(yè)腳 根據(jù)需要添加任意內(nèi)容的頁(yè)眉和頁(yè)腳 4 7 3設(shè)置分頁(yè) 1 插入分頁(yè)符2 刪除分頁(yè)符3 調(diào)整分頁(yè)符 4 7 4打印工作簿 1 打印預(yù)覽在打印輸出之前 可以使用打印預(yù)覽功能在屏幕上查看打印的效果 對(duì)不滿(mǎn)意的地方做最后的調(diào)整和修改 單擊 文件 打印預(yù)覽 切換到打印預(yù)覽窗口 其中的 頁(yè)邊距 用于顯示或隱藏代表頁(yè)邊距和頁(yè)眉頁(yè)腳位置的虛線(xiàn)及操作柄 如圖4 33所示 通過(guò)拖拽操作柄或虛線(xiàn)可以調(diào)整頁(yè)邊距 頁(yè)眉和頁(yè)腳邊距以及列寬 2 打印 單擊 文件 打印 彈出 打印 對(duì)話(huà)框 需要在 打印內(nèi)容 選項(xiàng)區(qū)指定是打印工作簿里的全部工作表 當(dāng)前工作表 默認(rèn) 還是工作表中的選定區(qū)域