《商務英語寫作》期末復習直播課講稿.doc

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《商務英語寫作》期末復習直播課講稿（定稿） 中央電大外語部　楊啟寧 （ 2004年12月15日） 瀏覽人次393 崔松 同學們，老師們，大家好！這里是中央廣播電視大學直播課堂，今天我們要輔導的課程是開放教育?？啤吧虅沼⒄Z寫作”。 我是中央廣播電視大學外語部崔松。 今天與我一起來到直播課堂的是對外經濟貿易大學裘彤老師。 參與今天直播的還有北京廣播電視大學的學生，——歡迎大家。 裘彤 直播課堂還設有兩部熱線電話，號碼是 （010）66490577 （010）66419051 大家如果有什么問題，請打電話提問。 同時，本次直播還通過“電大在線”學習網同步播出， 網址是：www.open.edu.cn 歡迎大家登錄收看網上直播，進行在線交流。 崔松 今天的直播課有兩項主要內容： 一是對本學期的學習內容和學習方法進行介紹； 一是對考試內容的介紹。在今天的復習中，我們將把學習內容與復習內容穿插起來講。 裘老師，現(xiàn)在您給我們總結一下本學期的主要學習內容好嗎？ 裘彤 　 　 PPT1 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 好的。“商務英語寫作”本學期的主要學習內容共有兩部分，第一部分有7小節(jié)，第二部分共有16章，這也是我們期末考試所涵蓋的主要考試內容： PART ONE: BACK TO BASICS 　　　　 Layout 　　　　 Business Writing Style 　　　　 Tone in Business Writing 　　　　 Language Review 　　　　 Punctuation 　　　　 Spelling 　　　　 Planning & Checking Part Two: Business writing Enquiries Replies to Enquiries Sales Correspondence Orders Payment Demands Payment Complaints Replies to Complaints Job Applications Requests For References References Goodwill Correspondence Memoranda and e-mail Business Reports Minutes Notices 崔松 有同學提出在第一部分商業(yè)書信寫作基礎中，有些內容如關于書信格式、書信語氣等方面，已經從“商務交際英語”課程中學習了有關內容，那么在學習中同學們該如何處理這部分內容呢？ 裘彤 這部分屬于商業(yè)書信寫作的基礎知識，對第二部分各類書信的寫作都有著總的指導意義。建議同學們將這部分學習內容作為參考內容，在學習第二部分具體的商務信函寫作時參照學習。 崔松 　 　 本課程的學習和復習重點是第二部分：商業(yè)書信寫作 商業(yè)書信的寫作是有章可循的。對于我們專科學生的要求是能獨立撰寫一般的英語商務函件（包括電子郵件）和簡單的業(yè)務報告，意思表達清楚，用詞比較準確，無重大語法錯誤。 同學們在學習中要根據本課程的特點，把握“模擬”和“套寫”的學習方法，以掌握基礎的商務信函寫作方法。下面我們進入教材第二部分的學習。 裘彤 　 PPT2 　 　 　 　 　 我們首先來學習第二部分的寫作結構，以幫助我們更好地掌握這部分內容。它的每一章都由以下六部分組成： １．書信簡介 ２．個案研究 ３．書信范例 ４．書信的措辭和結構 ５．書信的寫作方法與策略 ６．練習 下面我們逐章進行復習。 第一章是查詢信（Enquiries）。查詢信的特點是開門見山、直截了當、格式簡單、易于回復。本章介紹了四種基本的查詢信：(1)要求提供服務；(2)要求提供建議；(3)要求報價和(4)要求提供文件。 崔松 　 　 　 PPT3 查詢信一般包括事由標題、提出問題、說明原因和表示感謝四部分。查詢信的結構簡單，正文部分一般由三段組成： 第一段提出你所需要查詢的資料是什么。常用的表達方式有： I should appreciate further details about…… In particular, I should like to know if …… Would it be possible for ……? Could you please send me ……? Would you please let us have a firm offer of ……? 裘彤 　 PPT4 正文的第一段咨詢結束后，第二段的主要內容是簡單說明寫信的原由，如： This company produces a large range of ……, and we are interested in ……. My current lighting system is ……, and I think ……. My company is planning to ……,and I would like to ……. 崔松 PPT5 查詢信的第三段是對收信人所能給予的幫助表示感謝。常用短語為： Thank you for ……. Thank you very much for ……. I should like to express my appreciation for ……. 下面我們進入第二章。第二章是復查詢信（Replies to Enquiries），顧名思義就是回答對方的詢問。要針對不同的查詢信提供相應的回答。與查詢信的結構一樣，復查詢信也有三個段落：說明來函已經收到、回答具體詢問并表達良好祝愿。對復查詢信的總的要求是： l　　 體現(xiàn)回信人對雙方業(yè)務關系的重視 l　　 及時主動熱情處理來函 l　　 回函信息要清楚明確 裘彤 　 PPT6 第一段要說明來函收悉。常用短語有： Thank you for your fax of ……enquiring about ……. I have received your letter of ……requesting information about ……. I was very pleased to receive your fax of ……regarding ……. It was a pleasure to hear from you again. 崔松 　 PPT7 第二段要回答對方的詢問。如： If it is possible, we should like to ……. If you wish, you can …… (回復要求提供服務) It might be that ……. (回復要求提供建議) You can see in the enclosed catalogue that ……. (回復要求提供文件) The above prices include …….( 回復要求提供報價) 裘彤 　 PPT8 最后一段應表達良好祝愿。常用表達方式有： I hope that the information enclosed will prove useful to you. I now look forward to ……. I hope that the enclosed advice will help you to ……. Please do not hesitate to contact me again if ……. 崔松 　 　 　 下面我們進入第三章。第三章是推銷信(Sales correspondence)。推銷信分三類：直銷信（郵購）、零售信和促銷信。推銷信通常使用“問句－陳述－建議－說明”的模式。寫作推銷信時，要注意： l　　　 仔細推敲安排推銷信的格式和內容 l　　　 考慮問題從對方的興趣出發(fā) l　　　 語氣要顯得既友好又不能過于親密 l　　　 要使對方易于做出反應 裘彤 　 PPT9 　 　 　 PPT10 第一段可以用疑問句開頭來引起對方的興趣。如： Have you ever thought about ……? Would you be interested in ……? 也可以使用陳述的語氣。如： Living without ……could be pretty difficult for you. Now there’s an even better reason to buy……. You may not know that ……. 崔松 　 PPT11 　 　 　 　 PPT12 你還可以使用建議的語氣。如： Consider the benefits of ……. Spend a few minutes reading the brochure, and you will see ……. 　 此外，還要做一些必要的說明。如： 　 Don’t send any money with your order. Send off the enclosed ……today. Fill in the attached form, and fax it off to us. 　 崔松 　 　 　 　 PPT13 下面是第四章訂購信（Orders）。一般規(guī)模較小的公司撰寫訂購信。標準的訂購信包括三小段：提及此前的聯(lián)系－列出訂購貨物的各項細節(jié)－注明付款條件及折扣率。 第一段要提及此前的聯(lián)系。常用短語有： Thank you for your quotation of……. Thank you for showing me ……/ Many thanks for the demonstration of your……. Thank you for sending me ……. Further to our telephone conversation this morning I should like to ……. 崔松 　 PPT14 第二段要列出訂購貨物的各項細節(jié)?？梢赃@樣開頭： I have pleasure in ordering the following goods: I should like you to send me the following items: Please send me the following: Please supply the following goods mentioned in your quotation: 裘彤 　 PPT15 最后應注明付款條件及折扣率。如： We agree to your quoted prices, and anticipate receiving the goods on or before ……. Please charge this order to our charge account, number……. We look forward to receiving…… by 23 August. As agreed, payment will be ……. 同學們寫信時要注意結構和策略，這本教材和其他商業(yè)書信教材有些不同，它不僅介紹了主要的書信類型，而且更多地講解了寫作的技巧。 崔松 　 　 對。這本教材的特點就是它不只是簡單地教我們撰寫各類書信，更重要的是告訴我們怎樣適當?shù)乇磉_，從而在商業(yè)事務中制勝。好，下面我們接著來看第五章催款信（Payment demands）。催款信的目的是為了追回過期未付的款項。它包括三個要素：擺明事實、要求付款和催促付款。催款信的語氣要堅決、有說服力，卻又不失禮貌、親切且公正有理，不能使用粗魯無理，嘲諷或帶侮辱性的語言。 裘彤 　 PPt16 　 　 　 　 　 PPT17 　 　 PPT18 PPT19 首先要擺明事實。常用短語有： Further to your letter of ……, ……. May we draw your attention to the fact that ……? We cannot understand why ……. 下一步是要求對方付款?？梢赃@樣寫： We expect to receive payment within ……. We should be grateful if you could……. 接著是催促付款。我們可以通過提出其他付款方法來解決問題。如： In the light of ……, we are prepared to accept an immediate payment of …… with the balance being settled over……. 有時需要提出進一步采取措施的警告。如： If you are unable to ……, I am afraid we will be forced to ……. Unfortunately, I shall be compelled to……. I greatly regret that I shall be obliged to ……. 崔松 　 　 PPT20 　 　 PPT21 接下來是第六章付款信（Payment）。付款信是有些賬款支付時所附的信函。它通常都很簡短，包括兩個部分。先簡單提及付款原由?？梢赃@樣寫： We have received and checked your statement. Thank you for your invoice dated ……. 然后說明支付細節(jié)。常用短語有： We enclose our cheque for…… in payment for our order, no. ……. Enclosed please find our cheque in the sum of …… in full settlement of your invoice, no. ……. 裘彤 　 　 PPT22 第7章投訴信（Complaints）。投訴信包含四個要素：擺明事實、提起投訴、提出解決辦法、表明立場。首先是擺明事實。如： Last month, we ordered ……from you. We have just received ……. The above shipment of …… was delivered today, and was checked on delivery. 崔松 　 PPt23 第二部分是提起投訴。常用表達方式有： I cannot possibly use …….（貨物受損） We have still not received the goods which we ordered on …….( 延誤交貨) There is a mistake in your invoice of …….( 單據有誤) I really must complain about the quality of …….( 質量未達到要求) Unfortunately, you have sent us the wrong items. (交貨有誤) 裘彤 　 PPT24 　 　 PPt25 下一部分是提出解決辦法。常用短語有： We should be obliged if you would……. We should appreciate your doing……. 有時有必要表明立場，提出警告。如： Further delays in …… might result in ……. If you do not ……, we shall have no choice but to ……. 崔松 　 　 PPT26 　 　 PPT27 　 第8章是復投訴信（Replies to complaints）。復投訴信一般包括以下四部分內容：告知投訴信的收悉；已采取的行動；你的決定；給予賠償或提出折衷方案。第一段很短，告知投訴信已收悉。常用短語有： Thank you for bringing this matter to our attention. We appreciate your bringing this matter to our attention. 接著要說明你已采取了行動?？梢赃@樣表達： According to our records, ……. Having checked with ……, it is clear that……. The delay was due to ……. 裘彤 　 PPT28 　 　 　 PPT29 接下來要告訴對方你的決定。如果你決定承擔責任，可以這樣寫： I hope you have not been too inconvenienced. I really must apologize for ……. We assure you that ……. 如果你拒絕承擔責任，可以這樣寫： I regret to inform you that ……. Unfortunately I must inform you that we are not responsible for……. I am afraid …… was due to ……. 崔松 下面我們看第九章求職信(Job applications)。求職信有兩種：自薦求職信和應聘求職信。由于求職信主要介紹個人的情況，所以內容和形式都相對來說更自由一些。請同學們參照教材第九章進行復習。 裘彤 　 　 　 PPT30 　 　 下面我們看第10章查證信（Requests for references）。查證信是一種查詢資料的信函，請求對方對求職者做出評價。查證信的第一部分應先說明查證的原因。常用短語有： We have received an application from the above for a position at this company. The above-named has applied for a position as …with this company. Ms Chen has given me your name as a referee in her application for the post as …… at this company. 崔松 PPT31 第二段通常要向對方正式請求提供資料。常見短語有： I am writing to ask if you would be so kind to ……. I should be grateful for any information you can provide about……. 裘彤 　 PPT32 最后一段要做出對資料保密的保證。如： I can assure you that any information you provide will be treated as strictly confidential. I should like to point out that the information you provide will be treated in the strictest confidence. 崔松 　 　 PPT33 　 　 　 　 PPT34 下一章是證明信（References）。證明信的結構與復查詢信相似，也由三部分組成。第一段先說明來函收悉。如： I have received your letter of …… requesting a reference for ……. Thank you for your letter dated …… regarding ……. 第二段證明求職者符合其應聘職位的要求。如： I can recommend …… without the slightest hesitation. I can confidently recommend …… to you. I can recommend …… with every confidence. 最后一段對自己的意見作一總結，也可表達一下對被推薦人的不舍之情。 　 裘彤 　 　 　 PPT35 　 PPt36 　 PPT37 　 下面我們看第12章社交信（Goodwill correspondence）。社交信包括感謝信、祝賀信、邀請信和慰問信。社交信對發(fā)展良好的業(yè)務關系十分重要，有利于人際間交往。我們首先看感謝信。感謝信通常可以分三部分。第一部分為首次致謝。常用短語為： Thank you so much for your…… I enjoyed visiting your …… last week. 第二部分表達一下你的個人感受。如： I was very impressed with ……. I do appreciate your thoughtfulness. 最后在信尾再次道謝。如： Once again let me express my thanks to you for ……. Your …… will not be forgotten. 崔松 　 PPT38 　 　 　 PPT39 　 PPT40 再來看祝賀信。祝賀信也可分為三部分。第一段首先表示祝賀。如： Please accept my congratulation on ……. Congratulation on your ……. I was really happy to hear that ……. 第二段表達一下你的個人感受。如： I am sure there’s no stopping you now. With all the hark work you have put in in recent months, this promotion is all you deserve. 最后一段可以展望一下未來。如： I am sure that the future will hold much more for you. If we can be of any help, please let us know. 裘彤 　 PPT41 　 　 　 PPT42 再來看邀請信。邀請信一般分為三部分。第一部分發(fā)出邀請。常用短語有： I take great pleasure in inviting you to ……. I should like to invite you to ……. Please come to ……. 接下來說明邀請的具體內容，包括時間、地點等等。 最后表明希望對方出席的愿望。如： RSVP We look forward to seeing you there. 崔松 　 PPT43 　 　 　 PPT44 最后是慰問信。慰問信的第一段應表示同情和慰問。如： I was saddened to hear of ……. I should like to extend my deepest sympathy to you. I was sorry to hear that ……. 第二段表達一下你的個人感受。最后一段表明你愿意提供幫助的愿望。如： I wish you a very speedy recover. Meanwhile, if there is anything I can do for you, please let me know. 學生丙 老師，通過對這部分的學習，我對商務往來中常見書信的寫作要求有了比較清楚的了解，寫起信來也有方向有信心多了。我看到教材上有很多的書信范例，我們在學習這些范例時應該從哪些方面入手呢？ 裘彤 　 PPT45 書信范例的學習也非常重要。大家學習書信范例可以從以下幾個方面入手： l　　　 書信的寫作格式 l　　　 書信中常用的表達方式(包括用詞、常用套語與語法) l　　　 措辭與結構 l　　　 方法策略的應用 l　　　 注意與中文譯文相對照 崔松 　 剛才我們總結的書信類型主要是給客戶和顧客的信函。從下一章起我們要涉及的內容主要是內部文件的寫作，包括便箋和電子郵件、業(yè)務報告、會議記錄及通告。這部分內容在同學們已經學過的“商務交際英語（1）”中專門作過討論, 這里我們不再一一重復，請同學們結合每一章的寫作要求進行學習。 裘彤 　 PPT46 大家要在上學期學習的基礎上繼續(xù)熟悉這些內部文件的寫作，我們的教學要求是： l　　　 了解、理解內部文件的措辭與結構、方法與策略，能獨立撰寫電子郵件和簡單的業(yè)務報告 l　　　 重點掌握、學會給客戶和顧客的信函的寫作 崔松 　 PPT47 　 　 　 　 　 　 PPT48 以上我們把第二部分的教學內容給同學們梳理了一下。同學們在學完本學期教學內容后，應該做到： 1. 熟悉常用商務英語文體。 2．能熟練掌握英語書信等商務文件的寫作格式。 3．能較熟練地運用英語商務書信中常用的表達方式。 4．能結合各種實際情況，撰寫用詞語氣都能較清楚表達寫作者意圖的一般商業(yè)書信等商務文件。 現(xiàn)在本學期的學習內容總結完了，下面我們進入今天直播課堂的第二個內容：關于考試。 按照本課程考核說明的要求，前面我們將需要掌握的知識按“了解”、“理解”、“掌握”和“學會”四個層次進行了歸納。這里解釋一下，屬于了解層次的，考試時所占份量較輕；屬于理解、掌握和學會的內容是考試的重點，在學習中要深入理解、重點掌握。同學們應在認真完成教材練習和形成性考核冊練習的基礎上，對本課程進行全面復習。 同學們可能已經知道本課程考試的命題原則：根據教材所涵蓋的有關內容寫作技能以及與教材難度相當?shù)恼Z言材料命題，涉及教材的內容不少于50%。 崔松 PPT49 我們這門課程的考核采取兩種形式： 一是形成性考核 二是課程終結考試 總成績以百分制計：形成性考核占30%，課程終結考試占70%。 形成性考核是對學生學習過程和階段性學習效果的綜合評價，包括學生參與各項教學活動和自主學習活動的情況以及階段性的學習進展情況。本課程的形成性考核內容和方式嚴格按照“形成性考核冊及學習檔案”的具體要求實施。 形成性考核冊滿分100分，占課程總成績的30%。 所以，完成本門課程的形成性考核冊，也是一個重要的學習內容。 裘彤 　 　 　 　 　 　 　 　 　 PPT50 （圖） 本課程的終結考試形式為筆試，閉卷。 試卷由中央電大統(tǒng)一命題，在同一時間進行全國統(tǒng)一考試，考試時間為120分鐘（兩個小時）。 試卷分為六部分，卷面分值為100分： 第一、二部分為語言知識，占20分，主要考查學生對商務英語寫作基礎知識的掌握； 第三、四部分為寫作基礎，占30分，主要考查學生運用所學知識解決問題的能力； 第五部分為翻譯，占10分，主要考查學生將商務文件譯成漢語的能力； 第六部分為英語信函寫作，占40分，主要考查學生用英語寫作商務信函的能力。 考試部分 考試內容 考試題型 分值 時間 一 語言知識 填空 10分 10分鐘 二 語言知識 多項選擇 10分 10分鐘 三 寫作基礎 配對/改錯 10分 10分鐘 四 寫作基礎 排序/造句 20分 25分鐘 五 翻譯 英譯漢 10分 15分鐘 六 商務信函寫作 寫作 40分 50分鐘 　 崔松 下面，請裘彤老師根據上面這個表，給同學們具體介紹一下模擬試題，希望這部分內容能為同學們的學習和復習起到一定作用。 裘彤 PPT51 　 　 PPT52 我們今天主要根據模擬題對考試內容和要求做一個介紹。 第一、二部分為語言知識，占20分，主要考查學生對商務英語寫作基礎知識的掌握。 現(xiàn)在我們看第一部分： 第一部分由兩小段信函組成。題目給出了10個詞，要求在空白處選詞填空，每個單詞使用一次，10個空，10分。 現(xiàn)舉第（1）小題為例： satisfactory, orders, miss, regret, promotion, demand, sincere, catalogue, visit, owing to (1) Dear Sir Would you please send us a copy of your ___1____ and the latest price list for “Forever” bicycles? We are very interested in bicycles both for men and women. There is considerable ___2____for bicycles in this city, where cycling has become very popular. ___3____ the high price of petrol, it is likely that more people will use bicycles instead of cars. If the quality of your bicycles proves ___4____and the prices are competitive, we expect to place regular ___5____ for fairly large numbers. We look forward to your early reply. Yours faithfully 崔松 　 　 PPT53 同學們做題時要先讀懂全文，再填詞。現(xiàn)在我們把參考答案給在屏幕上。注意紅字為答案。 (1) Dear Sir Would you please send us a copy of your _ catalogue _ and the latest price list for “Forever” bicycles? We are very interested in bicycles both for men and women. There is considerable __demand_ for bicycles in this city, where cycling has become very popular. _Owing to_ the high price of petrol, it is likely that more people will use bicycles instead of cars. If the quality of your bicycles proves _satisfactory_ and the prices are competitive, we expect to place regular _orders_ for fairly large numbers. We look forward to your early reply. Yours faithfully 裘彤 　 PPT54 第二部分是多項選擇。我們以第１題為例： 1.　　　 I was really delighted that you _______ to the Board of Directors at Aston Engineering. a. have elected　　 　　　　 　　 b. have been elected　　　 c. have been electing 崔松 答案應該是b，對嗎？ 裘彤 　 　 　 PPT55 是的?？瞻滋幨潜粍诱Z態(tài)的含義，所以另外兩個選項都不正確。 第三大題是配對題，有１０對，共１０分。每配對一對得１分，配錯一對扣１分。我們來看第一組題： 1)　　 The PCB may be faulty. 2)　　 The computer appears to be over-heating. 3)　　 The cassette recorder mechanism is malfunctioning because of the humidity. 4)　　 The television voltage selector may be incorrectly set. 5)　　 You may not be following the operating instructions correctly. a)　　　　 You must keep the cassette recorder in a dry place. b)　　　 You need to make sure that you set the voltage selector correctly. c)　　　　 You should follow the instructions exactly. d)　　　 You should replace the PCB. e)　　　　 You ought not to use the computer for long periods. 崔松 這個題型很容易回答，它其實是讓你把意義相關的兩組句子搭配在一起。這五道題的答案分別是: 1. d　 2. e　 3.a　 4.b　 5.c。 裘彤 　 　 　 PPT56 第四大題是排序，共20分。有兩組句子，每組有５段句子打亂順序排列在一起。要求你把每組句子重新排序成若干個段落，組成一篇措辭和結構合理的書信。每正確排列一處得２分。現(xiàn)在以第一組句子為例： 1.　　 However, we regret that if we do not hear from you within the next seven days, we shall be obliged to call in a collection agency to collect this sum. 2.　　 I was disappointed to discover yesterday that we have still not received a cheque from you for the overdue amount. 3.　　 I expect to hear from you within the next week. 4.　　 We understand that it is sometimes difficult to meet debts, so if you can make an immediate payment of HK$ 2,000 with the balance being settled over the next two months, we should be happy to discuss the matter with you. 5.　　 I recently sent you a letter in which I mentioned that your account has an outstanding balance of HK$10,000. 崔松 這道題的答案是para.1：5，2 para2： 4　　 para.3：1 　　para：4，3 裘彤PPT57 第五大題是段落翻譯，有１－２段書信短文，共10分，全部取材于課外材料。 崔松 PPt58 最后一個大題是寫作，分２小題，要求寫作的文體類型都是我們學過的內容，主要是寫給客戶和顧客的信函，共40分。 裘彤 PPT59 第六大題的詳細內容是： 第1小題根據提示寫一封商務信函； 第2小題根據提示為所給書信寫一封回信。 每題20分，其中內容12分；語法、拼寫等4分；文體與語氣4分。 崔松 同學們做這部分寫作題時，要看清要求，注意格式和內容的正確，注意段落之間的銜接，內容上可以根據提示稍加變化就行。 裘彤 在今天的課程結束之前，我們再總結一下今天直播課的主要內容： 一是對本學期的學習內容和學習方法進行介紹； 一是對考試內容的介紹。 崔松 好了。我們今天的期末復習直播課就講到這里。大家可以根據今天講的要點進行復習，并根據模擬題做一些相關練習，鞏固所學的知識，增進用英文寫作商務文件的技能。 最后，非常感謝電視機前的同學們和在座的北京電大同學們的參與。 今天的直播課就上到這里。祝同學們學習愉快，考試成績滿意，——再見！ 裘彤 謝謝。再見！