第八章 合同管理制度

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1、西藏現(xiàn)代城市百貨有限公司 合同管理制度 年 月 日 1、公司經(jīng)營管理過程中須訂立合同，其中額度低于1萬元的項目，可根據(jù)實際情況不簽訂合同。 2、合同管理的基本要求 2.1為保證經(jīng)營活動的有序和有效，所有對外合同及相關(guān)文件必須按規(guī)定進行分級審批管理；各級授權(quán)管理人員應(yīng)在其授權(quán)范圍內(nèi)開展對外談判、審批合同和簽訂合同； 2.2公司，在對外簽訂合同時，應(yīng)遵循以下原則： 2.2.1必須遵守國家法律法規(guī)和行政法規(guī)； 2.2.2必須貫徹平等互利、協(xié)商一致、等價有償?shù)脑瓌t； 2.2

2、.3不能超出公司的經(jīng)營范圍； 2.2.4必須保障公司的合法權(quán)益； 2.2.5不得違反公司的各項規(guī)章制度； 2.2.6各類合同，均禁止未簽訂合同即先行實施。 3、合同文本的采用 3.1公司已發(fā)布過標(biāo)準(zhǔn)化合同文本的，須首先采用標(biāo)準(zhǔn)化合同文本，不能采用時，應(yīng)先報公司對口部門負責(zé)人批準(zhǔn)； 3.2采用對方提供的標(biāo)準(zhǔn)化或非標(biāo)準(zhǔn)化合同文本的，在上報審批過程中一定要特別注明會給我方造成風(fēng)險的條款，并評估其嚴重程度； 3.3同一事項，持續(xù)發(fā)生5次以上的業(yè)務(wù)，必須由公司對口部門負責(zé)人牽頭制定標(biāo)準(zhǔn)化合同文本，標(biāo)準(zhǔn)化合同文本需報經(jīng)公司總經(jīng)理和法務(wù)審核后方可頒布使用； 3.4合同起草 合同應(yīng)包括但不限

3、于以下內(nèi)容： (1)當(dāng)事人的名稱或者姓名、住所、電話； (2)標(biāo)的； (3)數(shù)量； (4)質(zhì)量； (5)價款或酬金； (6)計價依據(jù)； (7)履行期限、地點和方式：經(jīng)濟合同以及其它涉及標(biāo)的轉(zhuǎn)讓（所有權(quán)、使用權(quán)或占有權(quán)轉(zhuǎn)讓）的合同，應(yīng)以公司所在地為合同履行地。在公司為付款方時，應(yīng)將付款時間與對方當(dāng)事人履行義務(wù)的時間相結(jié)合，若對方履行義務(wù)時間較長，就盡量選擇分期付款的方式； (8)違約責(zé)任：包括構(gòu)成違約的條件、不構(gòu)成違約的除外條件、承擔(dān)違約責(zé)任的方式等； (9)解決爭議的方法：一般應(yīng)選擇訴訟方式；公司與對方當(dāng)事人不在同一城市的，應(yīng)盡可能選擇公司所在地為訴訟管轄地。 4、合同文字

4、條款內(nèi)容的審核 4.1采用我司制定的標(biāo)準(zhǔn)化文本，則根據(jù)業(yè)務(wù)、財務(wù)的相關(guān)管理制度的要求，標(biāo)準(zhǔn)化文本空白處需填寫的內(nèi)容，尤其是商務(wù)條件獲得了有關(guān)部門、領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)后，由經(jīng)辦部門負責(zé)將獲批內(nèi)容填寫進標(biāo)準(zhǔn)合同文本的空白處，并將合同文本附上審批單，方可正式簽訂并用?。? 4.2采用的是非標(biāo)準(zhǔn)化文本的合同，其所有文字條款內(nèi)容除了要經(jīng)過公司相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門、領(lǐng)導(dǎo)審核外，還必須由公司法律顧問出具書面的審核意見，該意見要詳細注明合同中的風(fēng)險點，并評估其嚴重程度； 4.3非標(biāo)準(zhǔn)化合同的文字條款部分的審批權(quán)限是： 最終審批人：董事長 4.4合同經(jīng)辦人必須認真落實各部門及各位領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，確與對方無法達成一致

5、時，應(yīng)及時反饋給提出該條意見的人員或其主管領(lǐng)導(dǎo)，并獲得書面認可。 5、合同的簽訂 5.1所有合同均應(yīng)加蓋公司公章，并注明實際簽署時間； 5.2我方先蓋好章并簽署好的合同，若須轉(zhuǎn)交對方帶走蓋章和簽署的，必須保留一份原件，并由對方簽字確認以下內(nèi)容“已領(lǐng)取現(xiàn)代城市百貨蓋章、簽字的合同與此件內(nèi)容一致”，對方返還時，我司經(jīng)辦人員要確認相關(guān)內(nèi)容與留存原件一致； 5.3合同的簽約主體的名稱必須與所蓋公章、營業(yè)執(zhí)照及上報審批文件中的完全一致； 6、合同的保管 6.1我方留存的合同原件至少需要三份，業(yè)務(wù)主辦部門、財務(wù)部、行政部各留存一份（有特殊需求的合同除外），合同簽訂后三日內(nèi)保存到財務(wù)部； 6.

6、2財務(wù)部負責(zé)留存的合同文本不得外借； 6.3成本管理部、合同經(jīng)理、財務(wù)部門立即依據(jù)合同原件建立合同臺帳。 7、合同履行 7.1合同生效后，各部門應(yīng)盡力保障合同的履行，不得擅自變更和解除合同。如實際履行或全面履行確實存在難以克服的困難，或履行合同后將給公司造成經(jīng)濟損失而需要變更或解除合同時，經(jīng)辦人或經(jīng)辦部門應(yīng)在法律規(guī)定的有效期限內(nèi)，與對方當(dāng)事人進行協(xié)商，并及時上報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。合同的變更或解除手續(xù)應(yīng)根據(jù)《中華人民共和國合同法》及有關(guān)規(guī)定辦理。變更或解除合同必須采用書面形式，并重新辦理合同的審批手續(xù)； 7.2簽訂合同的部門負責(zé)人是負責(zé)合同履行的主要責(zé)任人，相關(guān)人員應(yīng)隨時掌握合同的履行情況，

7、合同履行中出現(xiàn)分歧時，應(yīng)及時與對方協(xié)商處理，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，必要時應(yīng)邀請律師參與； 7.3合同簽訂后3日內(nèi)需送達財務(wù)部，財務(wù)部和相關(guān)部門負責(zé)建立各類合同臺帳，并跟蹤監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，各經(jīng)辦部門應(yīng)配合收集、整理和及時提交合同執(zhí)行的相關(guān)資料。 8、合同續(xù)簽與解除 8.1商品合同的續(xù)簽 8.1.1合同到期提示，商品部品類經(jīng)理及財務(wù)部結(jié)算經(jīng)理應(yīng)定期關(guān)注合同的到期情況，在合同到期前一個月應(yīng)與供應(yīng)商確認合同是否續(xù)簽，決定續(xù)簽的合同，按照7.2執(zhí)行； 8.1.2如果合同不再續(xù)簽或者中途終止合同，由商品部向供應(yīng)商和財務(wù)部發(fā)出（（終止合作通知書》，財務(wù)部接到《終止合作通知書》后，要對供應(yīng)商進行清場

8、結(jié)算，詳見《供應(yīng)商貨款結(jié)算流程》。 8.2其他類合同的續(xù)簽 滿足續(xù)簽條件的合同續(xù)簽報批時，須按合同審批的要求同時上報續(xù)簽合同的審批條件。 8.3合同解除 8.3.1正常合同到期解除 不符合或放棄續(xù)簽條件的，按合同規(guī)定時間通知對方本合同期中止合作關(guān)系，并做好代替的相關(guān)方聘請的準(zhǔn)備工作； 8.3.2非正常合同期內(nèi)解除 若因一方違反合同，根據(jù)合同約定在合同期內(nèi)非正常解除合同，須注意避免合同解除對百貨經(jīng)營管理的風(fēng)險，做好相關(guān)應(yīng)急措施； 8.3.3合同解除期間，須做好業(yè)務(wù)正常過渡及物資保全工作。 表1：百表合同N01：合同管理制度摘要 百表合同N01： 合同管理制度摘要

9、 序號 分類 合同文本審批 審批事項 限額劃分 最終審批人 審批流程 1 采購＼直 接委托 標(biāo)準(zhǔn)版 標(biāo)準(zhǔn)版合同頒布 主管法律事務(wù)副總裁 成本管理部→主管成本副總→百貨總部總經(jīng)理→主管百貨副總裁→綜合管理部總經(jīng)理→主管法律事務(wù)副總裁 合同條款簽批 額度超過100（含）萬元 主管百貨副總裁 執(zhí)行集團法律事務(wù)管理制度中規(guī)定的審批流程 額度低于100萬元 總部成本部總經(jīng)理 非標(biāo)準(zhǔn)版 合同條款簽批 額度超過100（含）萬元 主管百貨副總裁 法律顧問 額度50（含）—100萬元 百貨總部總經(jīng)理 成本管理部→外聘律師→各店總經(jīng)理→總部成本管理部總經(jīng)

10、理→主管成本副總→法務(wù)專員→百貨總部總經(jīng)理 額度30（含）—50萬元 百貨主管成本副總 成本管理部→外聘律師→各店總經(jīng)理→總部成本管理部總經(jīng)理→主管成本副總→法務(wù)專員 額度10（含）—30萬元 百貨成本部總經(jīng)理 成本管理部→外聘律師→各店總經(jīng)理→總部成本管理部總經(jīng)理→法務(wù)專員 額度10萬元以下 各地店總經(jīng)理 成本管理部→外聘律師→各店總經(jīng)理 2 招商＼租 賃經(jīng)營 ＼聯(lián)營 ＼代銷 標(biāo)準(zhǔn)版 標(biāo)準(zhǔn)版合同頒布 戰(zhàn)略合作協(xié)議 百貨總部總經(jīng)理 商品部→主管商品部副總→法務(wù)專員→百貨總部總經(jīng)理 聯(lián)營＼租賃＼代銷 合同條款審批 戰(zhàn)略合作協(xié)議 聯(lián)

11、營＼租賃＼代銷 各店總經(jīng)理 商品部→主管商品部副總→外聘律師→各店總經(jīng)理 非標(biāo)準(zhǔn)版 合同條款審批 戰(zhàn)略合作協(xié)議 百貨總部總經(jīng)理 商品部→主管商品部副總→法務(wù)專員→百貨總部總經(jīng)理 聯(lián)營＼租賃＼代銷 總部主管商品部副總經(jīng)理 商品部→主管商品部副總→外聘律師→各店總經(jīng)理→總部商品部總經(jīng)理→總部商品部主管副總經(jīng)理→法務(wù)專員 3 物業(yè)＼房屋租賃 標(biāo)準(zhǔn)版及合同條款審批 主管百貨副總裁 職能部門→直接主管副總→財務(wù)部總經(jīng)理→主管財務(wù)副總→總經(jīng)理→主管百貨副總裁→綜合管理部總經(jīng)理 4 其他 標(biāo)準(zhǔn)版及合同條款審批 執(zhí)行相關(guān)規(guī)定 注：集團法律事務(wù)管理制度關(guān)于合同會簽審批流程另有規(guī)定的，從其規(guī)定。