廣東威凱電器 合同管理制度

廣東威凱電器有限公司廣東威凱電器有限公司 文件編號： 版次： 合同管理制度一 總則1、為依法維護廣東威凱電器有限公司（以下簡稱公司）的合法權(quán)益，規(guī)范合同管理、加強風(fēng)險防范，保證依法簽訂、履行、變更和解除合同，最終保障經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，依據(jù)中華人民共和國民法通則和中華人民共和國合同法等相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。2、本制度所稱合同是指公司和各分公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中與法人、自然人或其他經(jīng)濟組織之間發(fā)生的所有書面合同。3、合同管理應(yīng)遵循以下原則： 依法簽訂合同，保證合同的合法性； 切實履行合同，提高合同履約性； 及時處理合同糾紛，維護公司合法權(quán)益。4、加強合同管理，指定部門、落實人員專（兼）職負(fù)責(zé)合同管理工作，建立健全合同管理臺帳，完善合同管理制度，提高合同管理水平。二 合同管理部門及職責(zé)1、公司對合同實行綜合歸口、分類專項管理。 公司總經(jīng)辦是合同管理的綜合歸口部門，總經(jīng)辦主管負(fù)責(zé)合同檔案管理工作 ； 公司成立合同評審領(lǐng)導(dǎo)小組，組成人員是：總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門負(fù)責(zé)人；2、公司總經(jīng)辦作為合同管理的綜合歸口部門主要職責(zé)是： 宣傳貫徹執(zhí)行國家有關(guān)合同及合同管理的法律法規(guī)和規(guī)章； 承擔(dān)直接管理的有關(guān)業(yè)務(wù)工作； 審查合同，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)； 統(tǒng)一管理公司合同章； 制訂公司合同管理實施辦法，完善合同管理制度； 監(jiān)督、檢查有關(guān)公司簽訂、履行合同的情況，并定期向總裁匯報； 建立合同管理臺帳，將正式合同文本準(zhǔn)確歸檔； 參與合同糾紛的調(diào)解、仲裁或訴訟活動。3、合同管理員職責(zé) 協(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參加相關(guān)合同的談判、起草與簽訂； 審查合同，防止不完善或不合法合同出現(xiàn)； 檢查合同履行情況，協(xié)助合同承辦人員處理合同履行中出現(xiàn)的問題和糾紛； 會同合同承辦人員辦理有關(guān)合同文書，并負(fù)責(zé)建立合同檔案； 制止不符合法律、法規(guī)規(guī)定的合同行為，并及時向合同管理部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報告； 依法參加對合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟； 建立合同管理臺帳及統(tǒng)計報表，包括：（1）合同簽訂履行情況臺帳；（2）合同變更解除臺帳；（3）違約合同登記臺帳；（4）合同履行情況進(jìn)度表；（5）合同簽訂情況進(jìn)度表。4、合同承辦人員職責(zé) 對需要簽訂的合同項目或經(jīng)濟活動進(jìn)行可行性調(diào)查研究，重點調(diào)查考證對方當(dāng)事人的簽約資格和履約能力等； 提請公司合同評審領(lǐng)導(dǎo)小組、合同管理部門審查其經(jīng)辦的合同，檢查所簽訂合同的履行情況，及時向合同管理人員通報合同在履約過程中發(fā)生的問題，并同時提出解決問題的意見和建議，必要時可以直接向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，對所承辦的合同負(fù)有監(jiān)督履行責(zé)任； 對已簽訂的合同出現(xiàn)不履行、不能履行和不完全履行情況時，應(yīng)及時向公司合同管理部門報告，并會同有關(guān)業(yè)務(wù)部門研究提出解決問題的方法、建議，同時向總裁匯報； 依法參加對合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟； 保管好合同及與簽訂、履行、變更、解除合同等有關(guān)的文件和資料，及時交合同管理機構(gòu)歸檔。5、合同評審領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)合同評審領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對分公司、各部門擬簽訂的送審合同進(jìn)行有效審查，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)，其中，合同簽訂單位經(jīng)辦人擬稿初審、部門負(fù)責(zé)人全面復(fù)審；財務(wù) 負(fù)責(zé)人按財稅制度審核合同資金收支結(jié)算關(guān)；行政副總綜合審核合同文字和漏洞關(guān)；總經(jīng)理根據(jù)各方意見最后確定審批事宜。三 合同的簽訂和履行1、簽訂合同應(yīng)當(dāng)遵守國家法律法規(guī)，符合產(chǎn)業(yè)政策，遵循平等自愿、誠實信用、協(xié)商一致、互利有償?shù)脑瓌t。2、各單位（部門）簽訂合同應(yīng)當(dāng)使用合同專用章。3、合同專用章實行專人管理，嚴(yán)格執(zhí)行用印審批制度。4、公司對外簽訂的合同應(yīng)由公司法律顧問或行政副總 審核，總經(jīng)理或由總 經(jīng)理委托授權(quán)的代理人進(jìn)行審批；分公司對外簽訂的所有經(jīng)濟合同，審批程序按本制度規(guī)定執(zhí)行 。5、禁止無權(quán)代理。委托代理人簽訂合同的，必須由法定代表人簽發(fā)“法人授權(quán)委托書”。委托書中應(yīng)明確委托代理人的權(quán)限和期限等重要內(nèi)容，同時加蓋公章和法人代表私章生效。6、委托代理人代表公司簽訂的合同，必須是在授權(quán)范圍及有效期內(nèi)行使代理權(quán)，禁止濫用代理權(quán)，超越代理權(quán)。7、合同簽訂前，合同承辦人員要切實了解對方當(dāng)事人是否符合簽訂合同的主體資格，資信狀況是否良好，并驗證對方相關(guān)有效證件。8、簽訂重大經(jīng)濟合同前，合同承辦人員應(yīng)向公司總經(jīng)理報告,并會同有關(guān)部門對合同草案進(jìn)行評審。合同簽訂單位（部門）對涉及各自業(yè)務(wù)范圍內(nèi)相關(guān)合同條款的合法性、可行性和履約能力做出明確判斷；合同評審人員應(yīng)對合同的主體、內(nèi)容、形式是否合法，以及條款的完備性等提出書面意見并對此負(fù)責(zé)。9、所有合同的簽訂，應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)合同文本或公司統(tǒng)一制訂的合同文本形式。10、簽訂經(jīng)濟合同，除合同履行地在我方所在地外，簽約時應(yīng)力爭合同由我方所在區(qū)、市人民法院管轄。11、簽訂合同需要擔(dān)保時，應(yīng)當(dāng)簽訂書面擔(dān)保協(xié)議。擔(dān)保人必須是能夠承擔(dān)經(jīng)濟責(zé)任、具備法人資格的經(jīng)濟實體。對方以財產(chǎn)進(jìn)行抵押的，抵押物必須是抵押人的合法財產(chǎn)，并提供產(chǎn)權(quán)證明，按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。分公司（部門）不得對外提供合同擔(dān)保。12、依法應(yīng)當(dāng)公證的合同，應(yīng)及時到有關(guān)部門辦理相關(guān)法律手續(xù)。13、依法簽訂的合同，合同正本我方不能少于貳份，一份交公司總經(jīng)辦存檔備查，一份交本單位行政檔案室保管,另提供一份復(fù)印件給本單位財務(wù)作為收付款依據(jù)。14、分公司（部門）合同管理人員對已生效的合同，要及時建立合同管理臺帳及各類報表，實行分類管理，并于每月5日前將上月的合同整理后報送公司總經(jīng)辦備案。15、與合同有關(guān)的文書（圖紙、往來信函、電報、電傳、報告、批示等）應(yīng)當(dāng)附在合同卷內(nèi)存檔。合同履行終止后，統(tǒng)一存檔保管。16、合同生效后，應(yīng)當(dāng)全面履行。如因我方原因，合同不能履行，應(yīng)當(dāng)積極爭取補救措施，減少損失。遇有不可抗力等影響合同履行時，應(yīng)當(dāng)及時以書面形式通知對方，并注意保存有關(guān)證據(jù)。17、發(fā)現(xiàn)對方不履行或不完全履行合同時，合同承辦人員除催促對方繼續(xù)履行外，應(yīng)立即將對方不履行,或不完全履行合同的情況及時報告總經(jīng)理、本單位主要領(lǐng)導(dǎo)和公司合同管理部門。四 合同的變更和解除1、當(dāng)事人可依法變更合同。2、因我方發(fā)生需要變更合同的情況時，應(yīng)當(dāng)書面通知對方，并說明變更理由。3、我方在接到對方要求變更合同的通知時，應(yīng)當(dāng)立即審查對方的理由是否正當(dāng)。如果符合變更條件，或我方同意變更的，應(yīng)當(dāng)簽訂變更協(xié)議。因變更造成經(jīng)濟損失的，應(yīng)當(dāng)及時向?qū)Ψ教岢鏊髻r。4、當(dāng)事人可依法解除合同。5、因我方發(fā)生需要解除合同的情況時，應(yīng)當(dāng)書面通知對方，并說明理由。6、在接到對方解除合同的通知時，應(yīng)當(dāng)立即審查解除合同的理由是否正當(dāng)，如果因解除合同而損害了自身利益，應(yīng)當(dāng)及時向?qū)Ψ教岢鰰嫠髻r。五 合同糾紛的處理1、對外簽訂的合同在發(fā)生經(jīng)濟糾紛時，首先要協(xié)商解決，形成書面協(xié)議，并加蓋雙方單位公章后執(zhí)行。如協(xié)商不成，應(yīng)完整保存協(xié)商時的各種資料，報告公司領(lǐng)導(dǎo)研究決策，采取必要的有效措施。2、需要向仲裁機構(gòu)或人民法院遞交仲裁申請書、起訴書或答辯書的，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由公司法律顧問全權(quán)代理。六 合同的監(jiān)督檢查1、合同監(jiān)督檢查是合同管理的重要內(nèi)容之一。2、公司總經(jīng)辦組織合同管理人員、合同承辦人員，定期（每半年）到相關(guān)部門檢查合同的執(zhí)行情況。發(fā)現(xiàn)問題，及時報告，并提出處理意見。同時注意保存書面紀(jì)錄和證據(jù)，盡量減少或避免損失。3、公司根據(jù)工作發(fā)展需要，可以成立合同監(jiān)督檢查小組。在未正式成立合同監(jiān)督檢查小組之前，由公司總經(jīng)辦和分公司（部門）合同管理人員共同履行其職責(zé)。4、合同監(jiān)督檢查的主要內(nèi)容有： 合同管理臺帳及報表建立情況； 合同的簽訂和履行情況； 合同糾紛的處理情況； 合同管理人員的教育培訓(xùn)情況； 對于在簽訂、履行和管理經(jīng)濟合同中，因違反合同管理制度，造成重大經(jīng)濟損失的人員的責(zé)任追究情況。5、合同管理部門履行監(jiān)督檢查職責(zé)時，相關(guān)人員應(yīng)積極配合，如實提供與檢查事項有關(guān)的文件、資料，并對有關(guān)檢查事項涉及的問題做出解釋和說明。6、檢查小組或檢查人員應(yīng)在結(jié)束檢查后十天內(nèi)向受檢單位（部門）送達(dá)檢查意見書。檢查意見書要核明檢查人員姓名和職務(wù)，提出被檢單位（部門）合同管理的基本做法、存在問題及需加強對合同管理的意見等。7、合同管理部門根據(jù)檢查情況，可以向被檢部門提出如下意見： 對于未按規(guī)定執(zhí)行合同管理制度，或者落實制度有重大漏洞的，責(zé)令限期改正； 對于在簽訂、履行合同中，因違反合同管理制度，造成重大經(jīng)濟損失的部門或者個人，建議追究其相關(guān)法律責(zé)任； 對于在合同管理工作中成績顯著，為企業(yè)避免或者挽回經(jīng)濟損失的部門和個人，建議給予表彰或獎勵。8、被檢單位（部門）應(yīng)當(dāng)自收到檢查意見書之日起一周內(nèi)將落實整改情況書面報告合同管理部門。七 獎勵與懲罰1、合同管理部門及承辦人員有下列表現(xiàn)的，應(yīng)視不同情況給予表彰、記功和獎勵： 盡職盡責(zé)，使所在單位訂合同得以全面履行，為公司取得重大經(jīng)濟效益，成績顯著的； 在處理合同糾紛過程中，起到重大作用，為公司獲得較大經(jīng)濟效益或免受重大經(jīng)濟損失的； 按合同管理部門的要求,定期上報公司合同管理資料，在合同檔案管理工作中表現(xiàn)突出的； 所保管的合同清晰明了、全面整潔、無損，無任何遺失的。2、合同管理部門及承辦人員有以下情況之一的，視情節(jié)輕重，分別給予不同的行政處分、或無任何經(jīng)濟補償解除勞動合同關(guān)系，構(gòu)成犯罪的移交司法機關(guān)處理： 在以法人名義進(jìn)行的經(jīng)濟活動中，應(yīng)簽訂書面經(jīng)濟合同而沒有簽訂，給公司造成經(jīng)濟損失的； 合同承辦人員在簽訂、履行合同過程中未盡職盡責(zé)，造成經(jīng)濟損失或違反法律法規(guī)導(dǎo)致合同糾紛的； 丟失、擅自銷毀、涂改合同文件造成經(jīng)濟損失的； 失職、瀆職、玩忽職守，造成經(jīng)濟損失的； 被追究違約責(zé)任，造成重大經(jīng)濟損失的； 收受賄賂、內(nèi)外勾結(jié)，造成重大經(jīng)濟損失的。八 附則1、本管理制度中所指的“合同承辦人員”是指除法定代表人，總經(jīng)理外，在授權(quán)范圍內(nèi)直接承辦并參與合同簽訂、變更、解除的經(jīng)辦人員。2、公司“法人授權(quán)委托書”中的說明構(gòu)成本管理制度的一部分。3、本制度自 年 月 日起實施。4、本制度由公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。5、合同管理流程附后?？偛繖?quán)限外合同管理流程確定合同意向財務(wù)負(fù)責(zé)人、行政副總審核合同總經(jīng)理或授權(quán)代理人審批合同簽訂合同公證合同變更合同完成合同糾紛合同執(zhí)行合同歸檔（并按規(guī)定時間移交總公司）合同解除分公司權(quán)限內(nèi)合同管理流程確定合同意向部門經(jīng)理審核經(jīng)營者審批合同簽訂合同變更合同公證合同糾紛合同執(zhí)行合同歸檔（并按規(guī)定時間移交總公司）合同解除合同完成 總經(jīng)理審批行政副總審核財務(wù)負(fù)責(zé)人意見復(fù)核經(jīng)辦人意見合同起草分公司合同評審流程行政副總審核經(jīng)營者意見經(jīng)辦人意見合同起草財務(wù)負(fù)責(zé)人審核復(fù)核總經(jīng)理審批