公司會議管理制度 (2)

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1、 《公司各項(xiàng)會議管理制度》 （審議稿） 第一條 目的 為進(jìn)一步規(guī)范公司各項(xiàng)會議的內(nèi)容和程序，加強(qiáng)會議管理，規(guī)范議事日程，提高會議質(zhì)量和效率，提升公司總體運(yùn)營管理水平，特制訂本制度。 第二條 基本原則 各項(xiàng)會議均應(yīng)堅(jiān)持會前通知、會時簽到、會中記錄、會后落實(shí)、過程監(jiān)管的原則，以結(jié)果導(dǎo)向?yàn)槟康摹? 1、會議應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要召開，著眼于有效溝通和協(xié)調(diào)內(nèi)部各方面關(guān)系、解決問題、安排部署工作。 2、注重會議質(zhì)量，提高效率。會前應(yīng)做好充分準(zhǔn)備，對議而不決的事項(xiàng)提出解決的原則與方法；各類會議力求精干、高效，工作進(jìn)展和安排應(yīng)明確、具體、量化，杜絕空談和形式主義。 3、講求實(shí)效，針對會議

2、議定的事項(xiàng)、布置的工作任務(wù)、提出的辦法措施，與會人員要按照職責(zé)分工傳達(dá)、貫徹和落實(shí)，必須取得具體成果或階段性成果。 4、嚴(yán)格會議紀(jì)律，會議組織單位應(yīng)加強(qiáng)會議管理，做好會議安排，認(rèn)真準(zhǔn)備準(zhǔn)時參會。 第三條 適用范圍 本制度適用于公司及各中心和部門的各項(xiàng)工作會議及臨時性會議。 第四條 會議類型 根據(jù)公司實(shí)際情況將主要會議歸納為以下五種類型： 1、總經(jīng)理辦公會：由總經(jīng)理或副總經(jīng)理根據(jù)需要召開，主要研究公司重大事項(xiàng)及決策的會議。 2、公司例會：由公司定期召集各職能中心、部門召開，主要制定及落實(shí)工作計(jì)劃，協(xié)調(diào)和落實(shí)公司日常工作的會議，包括晨曦會、周例會、月度例會、月度績效會議、月度人才分

3、析會議、季度總結(jié)會、年中總結(jié)會和年終總結(jié)大會等。 3、專項(xiàng)會議：是由相關(guān)中心及部門負(fù)責(zé)人組織的針對專項(xiàng)問題召開的辦公會議。 4、內(nèi)部例會：是由各職能中心、部門自行組織召開的內(nèi)部會議，包括各職能中心、部門的例會及晨曦會、培訓(xùn)會議等。 5、臨時性會議：是由公司或各職能中心、部門自行組織召開的臨時性各種會議。 在各類會議的安排上應(yīng)遵循小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會的原則。各類會議的優(yōu)先順序?yàn)椋嚎偨?jīng)理辦公會、公司臨時會議、公司例會、職能中心或部門例會和專項(xiàng)會議。（因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受本規(guī)定限制） 第五條 總經(jīng)理辦公會議 1、組織單位：總經(jīng)理辦公室 2、會議時間

4、：不定期，由總經(jīng)理或副總經(jīng)理根據(jù)需要確定。 3、參加人員：公司中高層管成員，或根據(jù)會議議題確定的相關(guān)職能中心、部門人員參會。 4、主持人：總經(jīng)理或副總經(jīng)理 5、記錄人：總經(jīng)辦（在總經(jīng)辦的工作職能尚未確定之前，先由公司常務(wù)中心代辦，以下類同）指派專人記錄 6、會議內(nèi)容 議題可由公司中高管成員書面提出，或由公司各職能中心、部門相關(guān)人員提出書面建議后，由總經(jīng)理或副總經(jīng)理確定；公司領(lǐng)導(dǎo)成員對議題如有意見或建議，亦可書面在會議上提出。 主要內(nèi)容包括： （1）審議公司的發(fā)展戰(zhàn)略、中長期規(guī)劃、年度計(jì)劃，審批重大投資項(xiàng)目、資產(chǎn)重組和對外合作項(xiàng)目等； （2）審議決定公司年度財(cái)務(wù)預(yù)決算和內(nèi)部利潤分

5、配方案及彌補(bǔ)虧損方案等； （3）審議公司業(yè)績考核、薪酬分配方案和基本工資制度等； （4）研究公司內(nèi)部管理體制、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置與調(diào)整方案等； （5）研究公司重大改革方案和部署等； （6）審議通過公司重要規(guī)章制度等； （7）研究決定公司經(jīng)營和管理中的重大問題等； （8）討論公司年中/年度工作報(bào)告，聽取公司各職能中心、部門的工作匯報(bào)； （9）總經(jīng)理或副總經(jīng)理認(rèn)為應(yīng)研究審議的其他問題等。 7、組織流程 （1）會議通知 根據(jù)總經(jīng)理或副總經(jīng)理意見，總經(jīng)辦起草“會議通知單”，明確會議時間、地點(diǎn)、參會人員、會議議題、所需材料等內(nèi)容，經(jīng)總經(jīng)理或副總經(jīng)理簽字確認(rèn)后，由總經(jīng)辦提前三天將“會議通知

6、單”發(fā)至各參會人員，需參會人員討論的文件材料，總經(jīng)辦將其附于“會議通知單”后送予參會人員閱研。 （2）材料收集 各職能中心、部門應(yīng)根據(jù)“會議通知單”的要求，整理本職能中心、部門會議材料，并按時報(bào)送至總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦整理匯總，形成會議材料呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。 （3）會議紀(jì)要 由總經(jīng)理或副總經(jīng)理指派專人進(jìn)行記錄，議定事項(xiàng)形成《總經(jīng)理辦公會紀(jì)要》，經(jīng)總經(jīng)理或副總經(jīng)理簽字確認(rèn)后，由總經(jīng)辦下發(fā)至相關(guān)職能中心、部門相關(guān)人員處。 第六條 公司例會 1、召開周期：每周/月各召開一次 2、組織單位：總經(jīng)辦 3、會議時間：周例會固定于每周二上午十點(diǎn)（節(jié)假日順延），月例會召開時間為次月3日（特殊原因或

7、遇節(jié)假日順延，將作另行通知）。每年7月為公司年中工作總結(jié)會議，次年一月為公司全年工作總結(jié)大會。 4、參加人員：會議將分為常務(wù)會議及擴(kuò)大會議兩種，其中常務(wù)會議參加人員為公司各職能中心及各部門第一負(fù)責(zé)人；擴(kuò)大會議包括公司及各部門管理人員。（會議通知中將列明會議類別及參會人員） 5、主持人：公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理 6、記錄人：總經(jīng)辦派專人記錄。 7、會議內(nèi)容 （1）主持人傳達(dá)公司及中心和部門有關(guān)文件精神，通報(bào)重要事項(xiàng)。 （2）各中心、部門負(fù)責(zé)人對照本周/月工作計(jì)劃及完成情況，逐項(xiàng)檢查計(jì)劃完成情況，就未完成事項(xiàng)進(jìn)行匯報(bào)分析其未完成的原因，提出解決辦法并確定完成時間。 （3）各中心、部門負(fù)

8、責(zé)人就本周/月工作計(jì)劃及完成情況提出本中心、部門下周/月工作計(jì)劃安排，并在會議期間進(jìn)行確認(rèn)或調(diào)整；同時提出各項(xiàng)計(jì)劃需要公司或其他中心、部門協(xié)調(diào)解決的事項(xiàng)和工作建議。 （4）就本周/月資金計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行說明，對超出預(yù)算部分進(jìn)行說明，并確認(rèn)下周/月資金計(jì)劃。 （5）公司領(lǐng)導(dǎo)分別對各中心、部門本周/月的工作情況逐一進(jìn)行點(diǎn)評，并提出該中心、部門下月的工作重點(diǎn)及相關(guān)要求。 （6）討論其他有關(guān)事項(xiàng)； （7）會議主持人安排和部署下周/月公司整體工作并宣布議定事項(xiàng)。 8、組織流程 （1）會議通知 周例會按照固定時間召開，月例會前三天由總經(jīng)辦通知，以公司內(nèi)部網(wǎng)公告或其他形式發(fā)布會議通知，并要求參

9、會人員在會議前兩天提供會議材料，總經(jīng)辦通知參會人員，其中，年中工作會及年底工作會將提前一周發(fā)布會議通知。 （2）材料收集 本周/月及下周/月工作計(jì)劃及完成情況以ppt形式做好例會基本會議材料，在下周一上報(bào)公司總經(jīng)辦，各中心、部門如有其它材料需在會議召開前兩天送至總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦匯總、整理，形成例會材料呈報(bào)公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理，若未能按時送達(dá)，則視為未能完成上周/月全部工作；周/月計(jì)劃要嚴(yán)格根據(jù)年中/度計(jì)劃基礎(chǔ)上分解制定。 此外，周/月資金計(jì)劃（本周/月資金計(jì)劃執(zhí)行情況及下周/月資金計(jì)劃）也作為例會上報(bào)送材料。由財(cái)務(wù)管理中心在會前兩個工作日統(tǒng)一報(bào)送總經(jīng)辦，并針對公司及各部門提供的資金計(jì)劃提

10、出意見。 （3）會議紀(jì)要 公司例會由總經(jīng)辦指派專人進(jìn)行記錄，當(dāng)日議定事項(xiàng)形成《公司月例會會議紀(jì)要》，經(jīng)總經(jīng)辦審核，總經(jīng)理或副總經(jīng)理簽字確認(rèn)后由總經(jīng)辦下發(fā)至各參會人員處。 第七條 專項(xiàng)會議 1、組織單位：公司高管成員或各中心、部門第一負(fù)責(zé)人 2、會議時間：不定期，由組織單位根據(jù)需要確定。 3、參加人員：由組織單位根據(jù)需要確定。 4、主持人：組織單位第一負(fù)責(zé)人。 5、記錄人：組織單位指派專人記錄。 6、會議內(nèi)容：針對就組織單位提出的專項(xiàng)問題進(jìn)行討論、研究、確定等。 7、組織流程 （1）會議通知 由會議組織單位提前與需參會人員溝通，并以“會議通知單”的形式至少提前一天下發(fā)至各

11、參會人員處，同時將“會議通知單”抄送總經(jīng)辦備案。 （2）材料收集 專項(xiàng)會議所需相關(guān)材料由會議組織單位在“會議通知單”中注明，并收集匯總。 （3）會議紀(jì)要 會議議定事項(xiàng)形成《專項(xiàng)會議紀(jì)要》，由會議組織單位起草，各參會主要人員簽字確認(rèn)后下發(fā)，同時將一份副本送總經(jīng)辦統(tǒng)一歸檔備查。 第八條 內(nèi)部例會 1、組織單位：各部門第一負(fù)責(zé)人 2、會議時間：原則上每天/周一次，具體由各中心、部門負(fù)責(zé)人確定，不得與公司會議相沖突。 3、參加人員：各部門全體或主要人員。 4、主持人：各中心、部門第一負(fù)責(zé)人。 5、記錄人：各中心、部門指派專人記錄。 6、會議內(nèi)容 （1）中心或部門負(fù)責(zé)人傳達(dá)公司會

12、議精神，通報(bào)公司近期總體工作安排和面臨的問題； （2）員工匯報(bào)昨日/上周工作情況，提出工作中遇到的困難和問題、解決建議和當(dāng)日/本周工作安排； （3）與會人員討論有關(guān)事項(xiàng)； （4）中心及部門負(fù)責(zé)人提出部門當(dāng)日/本周工作要點(diǎn)、具體安排和有關(guān)要求等。 7、組織流程 （1）會議通知 部門例會時間相對固定，可不做另行通知，如出現(xiàn)會議時間調(diào)整等情況，則由各部門負(fù)責(zé)人自行協(xié)調(diào)處理。 （2）材料收集 中心、部門例會會議材料以各中心或部門員工個人工作總結(jié)及工作計(jì)劃為主，由部門負(fù)責(zé)人組織對相關(guān)材料的收集和整理。 （3）會議紀(jì)要 中心、部門例會則由其負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)記錄、整理，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字

13、確認(rèn)后，由本部門指派專人負(fù)責(zé)日常歸檔、保管。 第九條 會議準(zhǔn)備 1、會議組織單位應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議材料（如會議議程議題、提案、匯報(bào)材料、計(jì)劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交的資料等）；落實(shí)并布置會場，準(zhǔn)備好會議所需的各種設(shè)施、用品等。 2、公司召開的會議其務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸總經(jīng)辦負(fù)責(zé)，各中心部門召開的會議會務(wù)服務(wù)則由召開單位負(fù)責(zé)。 3、各部門召開會議需使用公司會議室的，應(yīng)向總經(jīng)辦書面提出，由總經(jīng)辦統(tǒng)籌安排。 第十條 相關(guān)規(guī)定 1、準(zhǔn)時到會，并在《會議簽到表》上簽到； 2、會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題及時間的把控； 3、遵循會議主持人對議程控制的要求； 4、屬工作布署性質(zhì)內(nèi)容，原則上不

14、在會上進(jìn)行討論性發(fā)言； 5、遵守會議紀(jì)律； 6、做好本人相關(guān)的會議紀(jì)錄。 第十一條 會后跟進(jìn) 1、會議決議、決策事項(xiàng)需要會后跟進(jìn)落實(shí)的，按照各部門職責(zé)分工由組織單位跟進(jìn)落實(shí)，會議主持人另有指定的，由主持人指定； 2、會議跟進(jìn)的依據(jù)則以會議決議、紀(jì)要、會議原始記錄及《工作計(jì)劃及完成情況一覽表》為準(zhǔn)； 3、總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司級會議議定事項(xiàng)的督辦和監(jiān)管，定期檢查會議決議、紀(jì)要及會議記錄的落實(shí)情況，并以此作為考核當(dāng)事人工作的重要依據(jù)； 4、各部門會議、專項(xiàng)會議的跟進(jìn)落實(shí)、督促檢查工作由各部門或會議組織單位自行安排，相關(guān)的職能中心則對其工作進(jìn)行定期檢查。 第十二條 會議的保密 1、與會

15、人員要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，除按規(guī)定履行的職責(zé)需要外，不得隨意泄露會議內(nèi)容、討論和議決等。 2、會議紀(jì)要為公司的機(jī)密檔案，保管人員不得擅自外泄，其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格按照《公司文件管理制度》和《保密制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 3、對故意泄漏、傳播會議有關(guān)情況的，將視負(fù)面影響的大小對責(zé)任人做出相應(yīng)處罰。 第十三條 會議紀(jì)律 1、會議的組織單位負(fù)責(zé)會議紀(jì)律的維護(hù)，準(zhǔn)備簽到表，組織參會人員簽到，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。 2、參會人員提前5分鐘到達(dá)會場進(jìn)行簽到；會議開始時，組織人收回簽到表；會后，組織人在簽到表上標(biāo)注遲到（注明到會時間）、未到和早退人員并送人資部做績效考核。 3、參會人員如不能按時

16、出席，需至少提前一天以書面形式向組織會議單位請假，公司例會需向總經(jīng)理或副總經(jīng)理請假，否則會議組織單位應(yīng)對其進(jìn)行相應(yīng)處罰。 4、公司例會需各職能中心總監(jiān)、部門經(jīng)理理參加，如職能中心總監(jiān)、部門經(jīng)理因故不能出席，需指派本職能中心、部門其他人員代替，并提前通知總經(jīng)辦。 5、遲到、早退、缺席 （1）遲到：參會人員在會議規(guī)定召開時間后到達(dá)的，計(jì)為遲到。 （2）早退：凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議結(jié)束前提前離開會場的，計(jì)為早退。 （3）缺席：凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準(zhǔn)而不參加會議的，計(jì)為缺席。 無正當(dāng)理由缺席會議的每次罰款500元；遲到或早退的每次罰款300元。

17、凡因通知原因造成應(yīng)參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達(dá)人承擔(dān)。 6、會場紀(jì)律 （1）、與會人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守會場紀(jì)律： （2）、與會期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)至振動或關(guān)機(jī)，不得在會議期間接打電話，如必須接聽，需向會議主持人請示，在得到允許后移步至?xí)鐾饨勇牐? （3）、會場不得隨意走動，如有特殊情況需要離開，須向會議主持人請假并得到批準(zhǔn)； （4）、會議召開期間若發(fā)表不同意見時，應(yīng)本著對工作負(fù)責(zé)的態(tài)度進(jìn)行提出，不得進(jìn)行人身攻擊； （5）、參會者應(yīng)暢所欲言、各抒己見，允許持有不同觀點(diǎn)和保留意見；若會上一旦形成決議，無論是否同意，都應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行； 第十四條 會議效果的考核 1、考核范圍

18、公司例會只針對各職能中心總監(jiān)、部門第一負(fù)責(zé)人進(jìn)行考核；僅限于總經(jīng)理辦公會及公司級例會。 2、考核內(nèi)容 對公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理組織的總經(jīng)理辦公會、公司例會、專題會的會議決議執(zhí)行情況進(jìn)行考核。 3、考核依據(jù) 考核依據(jù)為會議紀(jì)要、周/月工作計(jì)劃及完成情況（匯報(bào)材料上的相關(guān)內(nèi)容）。 4、考核人 由公司總經(jīng)辦、行政部及人力資源部三部門聯(lián)合進(jìn)行考核。 5、績效管理 會議考核結(jié)果將作為公司各職能中心及部門的績效考核依據(jù)之一。 第十五條 附則 　　本制度由公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)編制并監(jiān)督執(zhí)行 本制度自頒發(fā)之日起三日后實(shí)施 總經(jīng)理辦公室 年 月 日