行政辦公管理工具大全（DOC 213頁）

目 錄第4章 行政辦公管理制度841 日常接待工作規(guī)范9411 客戶接待制度9412 參觀接待規(guī)范10413 前臺禮儀規(guī)范1242 行政會議管理制度14421 會議管理制度14422 會議室使用制度16423 會議設(shè)備管理制度1743 文件收發(fā)管理規(guī)范18431 收文操作規(guī)范18432 發(fā)文操作規(guī)范1944 員工出差管理規(guī)定20441 員工出差管理制度20442 出差報銷管理制度2145 印照使用與保管制度23451 印章保管使用制度23452 證照保管使用規(guī)定2646 車輛管理制度27461 車輛使用管理制度27462 車輛維修保養(yǎng)制度2847 檔案管理制度30471 公司檔案管理制度30472 檔案借閱管理制度3448 文書資料管理制度35481 公司文書管理制度35482 資料借閱管理規(guī)定38483 資料銷毀管理規(guī)定39484 資料保密管理規(guī)定40第5章 行政辦公管理圖表4351 日常接待管理圖表44511 日常接待事項圖44512 來訪客人登記表44513 接待工作日記表45514 客戶來電記錄表45515 來賓接待計劃表46516 公司參觀登記表46517 公司參觀許可證47518 公務(wù)接待審批表47519 商務(wù)接待安排表485110 接待宴請申請表495111 接待宴請記錄表505112 接待工作總結(jié)表5052 行政會議管理圖表51521 會議事項管理圖51522 年度會議計劃表51523 年度例會安排表52524 年度會議匯總表52525 會議方案審核表52526 會議安排計劃表53527 會議議程安排表54528 會議用品明細表55529 行政會議通知單565210 行政會議記錄表575211 行政會議紀要表585212 決議事項確認表585213 決議實施管理表595214 會議進行檢查表605215 會議散會檢查表605216 行政會議總結(jié)表615217 會議室使用申請表625218 會議室使用登記簿6253 文件管理圖表63531 文件管理事項圖63532 公文接收登記表63533 公文發(fā)放記錄表64534 文件目錄一覽表64535 文件印制申請單64536 復印文件登記表65537 資料存放記錄簿65538 文件督辦通知單65539 公文收發(fā)匯總表665310 公文收發(fā)會簽單665311 文件用印申請表675312 函件接收記錄表675313 函件寄送記錄表675314 圖書資料借閱卡685315 圖書借閱登記表685316 聲像材料送審表6854 差旅管理圖表69541 差旅事項管理圖69542 差旅事項說明表69543 年度出差計劃表70544 出差準備費用表71545 出境差旅申請表71546 出差申請審批表72547 員工出差登記表7255 印照管理圖表73551 印照風險管理圖73552 印章樣式標準表73553 印章刻制申請表74554 印章使用登記表74555 印章使用申請表75556 印章使用審批單75557 印章管理登記表75558 印章使用范圍表76559 印章銷毀申請表775510 執(zhí)照使用登記表7756 車輛管理圖表78561 車輛管理事項圖78562 車輛購入申請表78563 車輛使用申請表79564 車輛派出登記表80565 車輛行駛記錄表80566 車輛使用日志表81567 車輛維修申請表82568 車輛保養(yǎng)記錄表82569 車輛加油記錄表835610 車輛使用月報表835611 車輛違章記錄表8357 檔案管理圖表84571 檔案管理事項圖84572 檔案存放備查表84573 檔案備查索引表85574 檔案內(nèi)容登記簿85575 檔案存放明細表85576 檔案調(diào)閱申請單86577 檔案調(diào)閱記錄表86578 檔案調(diào)閱催還單87579 檔案移轉(zhuǎn)代理卡875710 作廢檔案焚毀單8758 資料安全管理圖表88581 資料安全事項圖88582 機密文件備查單88583 資料借閱申請單89584 資料借閱記錄表89585 公文簽辦權(quán)限表89586 資料丟失報告單9059 財產(chǎn)物資管理圖表91591 固定資產(chǎn)管理圖91592 低值易耗品管理圖91593 固定資產(chǎn)臺賬92594 固定資產(chǎn)申購表92595 固定資產(chǎn)驗收單93596 固定資產(chǎn)統(tǒng)計表93597 固定資產(chǎn)變動表94598 固定資產(chǎn)減損單95599 固定資產(chǎn)管理卡965910 固定資產(chǎn)調(diào)撥單975911 固定資產(chǎn)盤點表975912 固定資產(chǎn)報修單985913 固定資產(chǎn)停用報告995914 固定資產(chǎn)報廢詳表1005915 低值易耗品臺賬1015916 低值易耗品需求表1015917 低值易耗品申購單1015918 低值易耗品申領(lǐng)表1025919 低值易耗品盤點表1025920 低值易耗品損耗表102510 辦公用品管理圖表1035101 辦公用品管理圖1035102 辦公用品需求表1035103 辦公用品請購單1045104 辦公用品申領(lǐng)單1055105 辦公用品發(fā)放表1055106 辦公用品盤點表106511 提案管理圖表1065111 提案管理事項圖1065112 員工提案建議表1075113 員工項目提案表1075114 公司會議提案表1085115 員工提案匯總表1085116 提案效果評定表1095117 重大提案實施評分表1105118 優(yōu)秀提案審核基準表111512 公關(guān)管理圖表1125121 公關(guān)管理事項圖1125122 公關(guān)活動策劃表1125123 公關(guān)工作計劃表1135124 公關(guān)計劃檢查表1145125 公關(guān)活動預算表1155126 公關(guān)費用申請表1155127 公關(guān)實力調(diào)查表1165128 公關(guān)危機調(diào)查表1175129 公關(guān)危機分析表11751210 公關(guān)危機預警對策表11851211 公關(guān)危機預防責任表119513 法務(wù)管理圖表1195131 法務(wù)管理事項圖1195132 法務(wù)服務(wù)申請表1195133 法律事務(wù)登記表1205134 合同審定批準表1205135 合同風險評估表121514 總務(wù)后勤管理圖表1235141 總務(wù)后勤管理事項圖1235142 員工住宿申請表1235143 住宿員工登記表1245144 員工宿舍值班表1245145 宿舍衛(wèi)生評定表1255146 餐廳衛(wèi)生檢查表1265147 餐廳衛(wèi)生考核表1265148 餐廳餐具盤點表127515 環(huán)境衛(wèi)生管理圖表1285151 環(huán)境衛(wèi)生管理事項圖1285152 綠化區(qū)域劃分表1285153 綠化項目計劃表1285154 綠化質(zhì)量巡查表1295155 衛(wèi)生區(qū)域劃分表1295156 衛(wèi)生狀況檢查表1305157 衛(wèi)生檢查評分表130516 消防安全管理圖表1315161 消防安全管理事項圖1315162 消防器械檢查記錄表1315163 消防設(shè)備檢查記錄表1325164 突發(fā)災害報告書1325165 安全檢查事項表1335166 安全事故報告表1345167 賠償調(diào)查報告表1345168 值班管理排班表1355169 值班交接記錄表13551610 值班管理日志表135517 行政人事管理圖表1365171 行政人事管理事項圖1365172 招聘費用估算表1375173 人員招聘申請表1375174 應聘人員登記表1385175 招聘錄用通知書1395176 員工培訓申請表1405177 員工培訓計劃表1405178 培訓費用預算表1415179 員工考勤匯總表14251710 違紀處分通知單14251711 員工休假申請表142第6章 行政辦公管理方案14461 日常接待與招待管理方案145611 重要客人接待方案145612 外地到訪接待方案14662 辦公設(shè)備與用品采購方案148621 供應商選擇與確定方案148622 辦公設(shè)備采購招標方案15063 員工提案管理方案152631 提案評估方案152632 提案獎勵方案15464 媒體公關(guān)管理方案157641 危機公關(guān)方案157642 公關(guān)策劃方案15965 總務(wù)后勤管理方案163651 餐卡發(fā)放使用方案163652 宿舍衛(wèi)生檢查方案164第7章 行政辦公費用全面控制16671 辦公費控制方案與工具167711 辦公費控制關(guān)鍵點167712 辦公費用控制方案16772 差旅費控制方案與工具169721 差旅費控制關(guān)鍵點169722 差旅費用控制方案170第9章 行政人員能力素質(zhì)模型與測評17491 行政人員能力素質(zhì)模型175911 行政人員勝任素質(zhì)分級定義175912 總經(jīng)辦人員勝任素質(zhì)模型184913 行政部人員勝任素質(zhì)模型186914 前臺接待人員勝任素質(zhì)模型189915 辦公事務(wù)人員勝任素質(zhì)模型191第10章 各類行政辦公人員績效考核195101 各類行政辦公人員績效考核量表1961011 總經(jīng)辦各崗位績效考核量表1961012 行政部各崗位績效考核量表1991013 前臺接待各崗位績效考核量表2021014 辦公事務(wù)各崗位績效考核量表2041015 車輛管理各崗位績效考核量表207附：弗布克已出版圖書書目209第4章 行政辦公管理制度41 日常接待工作規(guī)范411 客戶接待制度制度名稱客戶接待制度受控狀態(tài)編 號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 目的為規(guī)范接待工作，提高接待水平，本著“熱情周到、規(guī)范、節(jié)約”的原則，特制定本制度。第2條 客戶接待分類標準1A類：公司貴客，指對公司高層的重要客人的接待。2B類：貴賓接待，指對公司重要客戶的接待。3C類：業(yè)務(wù)接待，指對營銷客戶的接待。4D類：普通接待，指對一般來客的接待。第3條 管理部門1行政管理部是公司接待客戶的主管部門，負責協(xié)調(diào)公司的客戶接待活動。2公司其他職能部門的客戶接待活動，由所在部門自行承辦，行政部予以必要的協(xié)助。第2章 客戶接待管理第4條 接待人員要求接待人員需真誠熱情，注重文明用語，做到規(guī)范化服務(wù)。前臺人員應配合部門業(yè)務(wù)人員提供周到的服務(wù)，原則上根據(jù)具體業(yè)務(wù)事項由相關(guān)業(yè)務(wù)負責人接待。第5條 接待場地環(huán)境標準1物品擺放整齊，且表面無灰塵。2地面干凈無污物，空氣流通清新。3室溫適宜，燈光合適。第6條 接待用品管理1接待用品由部門經(jīng)理負責把關(guān)。2接待用品采購依照公司的物資管理制度進行，由行政部具體實施。第7條 接待費用控制事項1接待規(guī)格：根據(jù)客戶的分類，安排相應的接待方式。詳情如下表所示?？蛻艚哟M用標準表客戶類型接待人員接待費用標準A類客戶公司高層_元/人B類客戶部門總監(jiān)_元/人C類客戶部門經(jīng)理_元/人D類客戶部門主管或業(yè)務(wù)負責人_元/人注：銷售部門客戶接待費用由本部門負責；企業(yè)客戶接待需填寫“業(yè)務(wù)接待申請單”2接待費的使用遵循勤儉節(jié)約，效能優(yōu)先的原則。3接待人員在完成招待任務(wù)之后須及時（_小時之內(nèi)）憑“請款單”和接待費用的正式發(fā)票到財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。第3章 附則第8條 行政部對本制度擁有解釋權(quán)。第9條 本制度自公布之日起實施。修訂記錄修訂標記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字412 參觀接待規(guī)范制度名稱參觀接待規(guī)范受控狀態(tài)編 號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條 目的為規(guī)范參觀接待工作，保證參觀接待工作有序進行，特制定本規(guī)范。第2條 參觀接待種類參觀接待可以分定時接待和臨時接待兩類，詳情如下圖所示。 先以公文或電話預先約定參觀的時間與范圍定時接待 因業(yè)務(wù)關(guān)系需臨時決定來公司參觀臨時接待團體參觀貴賓參觀普通參觀參觀接待種類第3條 參觀接待人員要求1接待人員必須使用文明、規(guī)范的語言，以友好的態(tài)度對待來訪人員。2接待人員必須了解企業(yè)文化，熟悉公司的發(fā)展狀況。3接待人員應儀表整潔、著裝職業(yè)。第4條 參觀接待程序規(guī)定1凡欲參觀公司者，需事先和本公司行政部取得聯(lián)系，并填寫“參觀申請表”。2行政部對“參觀申請表”進行審核，經(jīng)批準后由行政部或承辦部門安排專人負責參觀接待工作。（1）貴賓參觀及團體參觀接待：由公司核準，并于參觀前 日將“參觀通知單”填送交各部門，作為辦理接待的憑證，如事出緊急可先以電話通知后補“通知單”。（2）普通參觀接待：由各部門經(jīng)理核準，并于參觀前 日將“參觀通知單”送各部門，作為辦理接待的憑證。（3）臨時參觀接待：由各部門經(jīng)理核準，并于參觀前 小時以電話通知各部門安排好接待事宜。 3對于未經(jīng)核準的參觀人員，一律謝絕參觀。第5條 本規(guī)范由公司行政部負責解釋。第6條 本規(guī)范自 年 月 日起實施。修訂記錄修訂標記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字413 前臺禮儀規(guī)范制度名稱前臺禮儀規(guī)范受控狀態(tài)編 號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 目的為規(guī)范前臺接待的職業(yè)形象，充分發(fā)揮前臺接待的窗口展示作用，維護良好的公司形象，特制定本規(guī)范。第2條 適用范圍本規(guī)范適用于前臺接待禮儀管理。第2章 儀容規(guī)范第3條 要求員工頭發(fā)梳理整齊，面部保持清潔；男員工不留長發(fā)，女員工不化濃妝；保持口氣清新，以適合近距離交談；手部干凈，指甲修剪整齊，男員工不留長指甲，女員工不涂抹鮮艷的指甲油；宜使用清新、淡雅的香水。第4條 員工服飾禮儀要求參照公司員工著裝管理規(guī)定。第3章 電話接聽禮儀規(guī)范第5條 電話接聽1.接電話中，要勤說“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞。2.在電話鈴響后的第二、第三聲的時候接起電話。接起電話首先要說“您好，×××(公司名稱，如果公司名稱較長，應用簡稱)”，如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。對知道分機號碼或者轉(zhuǎn)至具體人員的電話，可以禮貌地說“請稍等”，并馬上轉(zhuǎn)接過去。第6條 代接電話1.代接電話時，對方如有留言，應用紙筆記錄。2.電話接聽完畢之前，不要忘記復誦一遍來電的要點，防止因記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會。第7條 做好電話記錄前臺工作人員在接電話時，要隨時記錄電話內(nèi)容，這些記錄應簡潔完整，最好具備以下六點內(nèi)容：何時、何人、何地、何事、為什么、如何進行。第8條 禮貌掛斷電話通話完畢后，可以詢問對方：“還有什么事嗎？”或者“還有什么要吩咐嗎？”既表示尊重對方，也是提醒對方。談話結(jié)束時，要表示感謝，并讓對方先掛斷電話。第4章 來訪接待禮儀規(guī)范第9條 接待預約來訪人員時應禮貌大方、熱情周到。第10條 客人到來進行來訪登記后，要立即通知被訪者，如需前臺接待人員引導，則應使用正確的引導方法和引導姿勢。第11條 為來訪人員安排接待地點時，應遵循以下原則。1.對于普通來賓，一般安排在公司會議室內(nèi)接待。2.對于貴賓來訪，根據(jù)接見對象級別安排接待地點。3.對于面試人員，在會議室允許的條件下，盡量安排在會議室內(nèi)接待。4.對于來公司學習培訓的人員，由行政部協(xié)助相關(guān)部門進行接待。第12條 預約人員到達后，若公司已預約人員由于種種原因不能馬上接見時，一定要說明理由與等待時間，若來訪人員愿意等待，則應向其提供飲料和雜志，如果可能，還應該不時為來訪人員更換飲料。第13條 如果預約來訪人員要找的負責人不在，要明確告知預約人員的去向及回公司的時間。請來訪人員留下電話、地址，并明確是來訪人員再次來公司，還是由本公司人員到來訪者單位。第14條 未進行預約人員來訪時，應首先明確對方姓名，婉轉(zhuǎn)詢問對方來意。前臺人員經(jīng)過初步判斷后，并不能直接回答“在”或“不在”，而應使用“讓我看看他是否在”等言辭，及時與相關(guān)人員進行溝通，最后決定是否安排被訪者進行接待。第5章 附則第15條 本規(guī)范的最終解釋權(quán)歸行政部。第16條 本規(guī)范自年月日起實施。修訂記錄修訂標記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字42 行政會議管理制度421 會議管理制度制度名稱會議管理制度受控狀態(tài)編 號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 目的為規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量和效率，實現(xiàn)會議管理的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。第2條 適用范圍公司召開的各種會議均應參照本制度進行管理。第2章 會議組織第3條 公司級會議，是指公司員工大會、全公司技術(shù)人員大會及各種代表大會，應由總經(jīng)理批準，各相關(guān)部門組織召開，公司領(lǐng)導參加。第4條 專業(yè)會議，是指公司的技術(shù)、業(yè)務(wù)綜合會議，由分管公司領(lǐng)導批準，主管業(yè)務(wù)部門負責組織召開。第5條 各車間、部門召開的工作會議由各車間、部門領(lǐng)導決定并負責組織。第6條 班組(小組)會議由各班組長決定并主持召開。第7條 上級或外單位在公司召開的會議(如現(xiàn)場會、報告會、辦公會等)或公司之間的業(yè)務(wù)會(如聯(lián)營洽談會、用戶座談會等)一律由公司組織安排，相關(guān)部門協(xié)助做好會務(wù)工作。第3章 會議安排第8條 為避免會議過多或重復，公司一律將正常性的會議納入例會制，原則上要按照例行規(guī)定的時間、地點和內(nèi)容組織召開。第9條 凡涉及多部門負責人參加的會議，均需于會議召開前日經(jīng)部門或分管公司領(lǐng)導批準后，報辦公室匯總，并由公司辦公室統(tǒng)一安排方可召開。第10條 行政部每周六應召開全公司例會和各種臨時會議，統(tǒng)一編制會議計劃并裝訂，分發(fā)到公司相關(guān)部門。第11條 對于已列入會議計劃的會議，如需改期或遇特殊情況需安排其他會議時，召集部門應提前天報請公司行政部，并經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導同意。第12條 對于參加人員相同、內(nèi)容接近、時間相適的幾個會議，公司有權(quán)安排合并召開。 第13條 對于準備不充分、重復性或無多大作用的會議，行政部有權(quán)拒絕安排。第14條 各部門會期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門會議不應安排在與公司例會同期召開(與會人員不發(fā)生時間沖突的除外)，應堅持小會服從大會、局部服從整體的原則。第4章 會場紀律第15條 開會前分鐘與會人員必須到達會場，同時將手機調(diào)到振動狀態(tài)或關(guān)閉。第16條 會場內(nèi)嚴禁吸煙，未經(jīng)批準，不得在會議期間進行私自討論。第17條 與會人員因為特殊原因不能按時出席會議的，須在會前向會議組織部門請假，并以書面形式說明不能按時出席會議的原因(特殊情況可以采取口頭形式請假)，得到組織部門批準后才能請假。第18條 會議中途與會人員如有急事需離開，要向會議主持人提出申請，得到批準后方可離開。第5章 會議室管理第19條 會議室由行政部指定專人負責管理，各部門如因會議需要使用會議室，須事先向行政部提出申請，由行政部統(tǒng)籌安排。第20條 會議室的衛(wèi)生由行政部安排人員維護，在每次會議召開前后均要進行打掃，并做好日常保潔工作。第21條 會議室電子設(shè)備的管理、使用和維護由專人負責，其他人不得隨意操作，否則如造成設(shè)備損壞應按價賠償。第6章 附則第22條 行政部負責本制度的起草工作。第23條 總經(jīng)理負責本制度的核準工作。第24條 本制度自發(fā)布之日起實行。修訂記錄修訂標記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字422 會議室使用制度制度名稱會議室使用制度受控狀態(tài)編 號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條為加強會議室的規(guī)范化管理，確保會議室合理有效使用，特制定本制度。第2條公司會議室的使用與管理均應參照本制度執(zhí)行。第3條會議室使用應遵循先全局后部門、先緊急后一般的原則。如遇會議室被占用，行政部將負責協(xié)調(diào)。第4條會議室由行政部派專人管理。各部門若需使用，需提前向行政部提交申請，由行政部統(tǒng)一安排。第5條一般情況下，會議室按照申請的先后順序使用。特殊情況下，經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。第6條如部門或個人臨時取消會議室的使用申請，再使用時需重新申請。第7條部門及個人應在所預約的時間到達會議室，如超過分鐘未達到會議室，行政部有權(quán)對會議室的使用另作安排。第8條參會人員應自覺保持會議室的清潔、衛(wèi)生，禁止隨地吐痰和亂扔雜物、廢紙、飲料瓶等。第9條參會人員要愛護會議室內(nèi)的公共設(shè)施，損壞公物由使用單位按價賠償。第10條會議室的所有設(shè)施設(shè)備，未經(jīng)允許，不得帶出會議室。第11條會議結(jié)束后，使用會議室的人員應及時與會議室管理員聯(lián)系，關(guān)好門窗、空調(diào)、投影儀和音響設(shè)備。第12條本制度由行政部負責解釋。第13條本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。修訂記錄修訂標記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字423 會議設(shè)備管理制度制度名稱會議設(shè)備管理制度受控狀態(tài)編 號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條 為加強對會議設(shè)備的管理，確保會議設(shè)備的正常使用，特制定本制度。第2條 公司各項會議設(shè)備管理均應參照本制度執(zhí)行。第3條 會議設(shè)備的使用與管理1公司會議設(shè)備由行政部統(tǒng)一管理，其他任何部門或人員未經(jīng)行政部主管人員同意，不得接觸和使用會議設(shè)備。2相關(guān)部門和人員在會議室召開會議時，應愛護室內(nèi)各項設(shè)備，不得隨意挪動會議室的設(shè)施設(shè)備；如確需挪動位置，應在會議設(shè)備保管人員的技術(shù)指導下進行，否則造成的后果由當事人承擔。3會議服務(wù)人員發(fā)現(xiàn)會議設(shè)備因使用者操作不當及人為造成損壞的，應及時向行政部報告，分析原因，明確責任，并要求責任人作出賠償。第4條 會議設(shè)備的保管與維護1行政部指定專人負責辦公設(shè)備的保管工作，當會議設(shè)備保管人員因離職、調(diào)動等發(fā)生變化時，應及時指派其他人員接管。2會議設(shè)備保管人員應定期開展檢測工作，一般每 周檢查一次，并做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，以確保會議設(shè)備正常運行。3會議設(shè)備保管人員發(fā)現(xiàn)會議設(shè)備出現(xiàn)問題時應及時上報，嚴禁未經(jīng)批準私自修理、拆卸。4會議設(shè)備因老化、損耗及其他原因報廢時，由行政部提出申請，經(jīng)專業(yè)人員檢測后，報單位主管負責人審批，審批通過后方能辦理報廢手續(xù)。第5條 本制度由行政部負責制定。第6條 本制度自公布之日起執(zhí)行。修訂記錄修訂標記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字43 文件收發(fā)管理規(guī)范431 收文操作規(guī)范制度名稱收文操作規(guī)范受控狀態(tài)編 號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條為進一步規(guī)范收文管理工作，提高公文處理的效率，特制定本規(guī)范。第2條收文范圍1.外部單位與公司之間關(guān)于管理、檢查、監(jiān)督、業(yè)務(wù)銜接等事務(wù)的所有往來公函。2.公司內(nèi)部公文。第3條收文承辦、催辦1.承辦人員應按要求辦理。急件應馬上處理，小時內(nèi)予以答復；一般要辦理的文件，天應辦理完畢，最遲不能超過天；承辦人員在規(guī)定期限內(nèi)辦不完的，應說明理由，并告知行政部。2.已辦結(jié)的收文，由承辦單位在“收文閱辦單”上注明處理結(jié)果，并在簽署姓名、日期后及時交回行政部。3.收文的催辦由行政部負責，對送交有關(guān)職能部門辦理的重要文件，要定期進行跟蹤檢查。4.收文的處理、傳閱，最多不能超過一周，閱文者應在當日返還行政部。第4條收文整理歸檔文書人員對來文每月進行一次正常性清理，每季度進行一次系統(tǒng)性清理，并按檔案管理的規(guī)范化要求保存、立卷、歸檔。第5條收文保密工作1.各部門文管人員應嚴格遵守保密制度，嚴防文件散失、泄密和失密。2.對發(fā)生文件丟失、被盜、泄密、失密事件者，要嚴肅處理，并追究部門領(lǐng)導的責任。第6條本規(guī)范由行政部負責解釋。第7條本規(guī)范自頒布之日起實行。修訂記錄修訂標記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字432 發(fā)文操作規(guī)范制度名稱發(fā)文操作規(guī)范受控狀態(tài)編 號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條為規(guī)范公司發(fā)文管理，提高發(fā)文效率，確保發(fā)文質(zhì)量、文書安全、傳遞及時，特制定本規(guī)范。第2條行政部統(tǒng)一負責公司文件的審核、發(fā)布工作。第3條文稿起草1.文稿要求言簡意賅、觀點鮮明、主題突出、結(jié)構(gòu)嚴謹，符合發(fā)文格式和行文規(guī)定。2.文稿起草完畢后，需仔細審核，并打印，填寫“發(fā)文簽批單”，經(jīng)相關(guān)部門負責人簽字后送行政部審閱。第4條會簽對于內(nèi)容涉及多個部門的文件，發(fā)文前由擬稿人組織相關(guān)部門會簽。行政部負責對會簽情況進行審核。第5條簽發(fā)文稿核校無誤后，送分管副總和總經(jīng)理簽發(fā)。對于一般性業(yè)務(wù)文件，可由發(fā)文部門分管副總簽發(fā)；涉及公司重要事項的發(fā)文由總經(jīng)理簽發(fā)。第6條裝封、分發(fā)和遞送1.核送裝訂好的文件份額后，分別裝入信封，寫好收文單位，并按需要加蓋密級、急件、掛號等印章。2.發(fā)出文件之前應填寫“發(fā)文登記表”。第7條文件存檔對已印發(fā)的文件，發(fā)文部門應將發(fā)文底稿、文件簽發(fā)單、兩份正式文件及電子文件等資料及時交行政部整理歸檔。第8條本規(guī)范的最終解釋權(quán)歸行政部。第9條本規(guī)范自發(fā)布之日起執(zhí)行。修訂記錄修訂標記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字44 員工出差管理規(guī)定441 員工出差管理制度制度名稱出差管理制度受控狀態(tài)編 號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 目的為了進一步規(guī)范公司員工出差管理工作，強化成本管理意識，合理控制差旅費開支，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部因公出差的各級員工。第2章 出差程序與審核第3條 出差程序1員工出差前應填寫“出差申請單”，出差期限由遣派主管視情況需要限定日期，予以核定。如遇特殊情形事前無法及時辦理，亦應在出差完畢后盡快補辦手續(xù)。2擬出差人員將填寫好的“出差申請表”送行政部留存、記錄考勤。3擬出差人員憑核準的“出差申請表”、“借款單”，可向財務(wù)部暫借相當數(shù)額的差旅費。待出差結(jié)束后 日內(nèi)結(jié)清暫借款項，超過 日，財務(wù)部可將該員工預借差旅費在當月薪金中先予扣回，待其報銷時再行核付。第4條 出差的審核1當日出差：如果出差當日可能往返，一般由部門經(jīng)理核準。2遠途國內(nèi)出差：_日內(nèi)由部門經(jīng)理核準，_日以上由主管副總核準，部門經(jīng)理以上人員一律由總經(jīng)理核準。3國外出差，一律由總經(jīng)理核準。第3章 出差費用報銷規(guī)定第5條 住宿費、午餐費按費用標準報銷，超標自付，欠標不補；由對方接待或公司安排的，午餐費、交通費、交際費不得重復報銷。第6條 差旅費用一律憑證報銷，不得虛報、冒領(lǐng)，否則一經(jīng)查出，除追回報銷款外，并視其情節(jié)輕重給予不同程度的處罰。第7條 不同級別的員工共同出差，住宿、交通工具可按高級別員工的標準執(zhí)行，其他費用標準不變。第8條 國內(nèi)外出差人員在同一城市出差停留_天以上的，自第_天起，住宿費、午餐費按_折給付，特殊情況由總經(jīng)理審批。第9條 若國內(nèi)出差應報銷住宿費而無相關(guān)憑證者，則按相應住宿費標準的一半支付。第10條 出差當日返回的不報銷住宿費。第4章 附則第11條 本制度由行政部負責解釋。第12條 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行。修訂記錄修訂標記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字442 出差報銷管理制度制度名稱出差報銷管理制度受控狀態(tài)編 號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 目的為規(guī)范員工出差報銷管理工作，合理控制差旅費用開支，參照公司相關(guān)規(guī)定，特制定本制度。第2條 適用范圍公司內(nèi)部所有人員出差費用的報銷管理均參照本制度執(zhí)行。第2章 差旅費報銷管理第3條 交通費報銷1出差人員乘坐汽車、飛機、輪船及火車，原則上應出具運輸部門的車船發(fā)票。2對于出差人員乘坐飛機要從嚴控制，若因任務(wù)緊急需乘坐飛機，事前須經(jīng)公司總經(jīng)理審批，機票由公司直接聯(lián)系訂購。3如出差人員隨車到目的地，未發(fā)生車船票，則不報銷交通費。4出差人員出差期間，城市公共交通費憑票報銷，但須說明事因，注明起點至終點。第4條 住宿費報銷1出差人員的住宿標準依崗位級別確定，高層管理人員_ 元/天，中層管理人員_元/天，基層人員_元/天；如有特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批準，可提高住宿標準；身兼多職的，按職別最高的標準執(zhí)行。2由接待單位免費接待或無住宿費收據(jù)的，一律不予報銷住宿費。第5條 其他費用1出差人員的伙食補助費不分途中和住宿，按不同地區(qū)差異給予補助；一線城市每人每天補助_元，二線城市每人每天補助_元，三線城市每人每天補助_元。2市區(qū)內(nèi)出差不論時間長短，均不發(fā)給出差補助費?？砂l(fā)給午餐補助費，超出市區(qū)范圍的，發(fā)給出差補助費_元/天。第6條 外出參加培訓、重大活動或參加有關(guān)會議的人員，交納的會務(wù)費、培訓費已經(jīng)包含食宿費用或由公司安排食宿的，不得再報銷該期間的食宿費用和獲得出差補助。第3章 差旅費報銷有關(guān)注意事項第7條 凡公司開展業(yè)務(wù)需發(fā)生費用時，均應事先申請，經(jīng)部門經(jīng)理同意，報公司分管副總批準后方可辦理或執(zhí)行。未經(jīng)批準或超過預算范圍內(nèi)的費用、支出，財務(wù)部門有權(quán)拒絕辦理，且費用由個人自理。第8條 車票遺失的須書面說明情況（注明乘坐的交通工具、起迄地點、時間和票價等）并由其部門經(jīng)理簽字證實后予以報銷。第9條 出差人員應在回公司后_天內(nèi)報賬，需延期報銷的應有書面申請并由主管領(lǐng)導審批。第10條 出差人員必須認真執(zhí)行任務(wù)，在指定出差地點、區(qū)域內(nèi)積極主動地完成任務(wù)，凡乘出差之機因私事繞道或往返中增加停留地點所發(fā)生的車票、住宿費一律不予報銷，同時，也不享受辦私事期間的伙食補助費。第4章 附則第11條 本制度的最終解釋權(quán)歸行政部。第12條 本制度自頒布之日起執(zhí)行。修訂記錄修訂標記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字45 印照使用與保管制度451 印章保管使用制度制度名稱印章保管使用制度受控狀態(tài)編 號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章總則第1條目的為保障公司的合法權(quán)益，規(guī)范印章管理，減少因印章使用不當而帶來的損失，依據(jù)國家的相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。第2條適用范圍公司內(nèi)部所有印章的刻制、使用和保管等均應遵循本制度。第3條印章的種類1.正式印章，是指公司章、董事會章、監(jiān)事會章以及公司所屬分支機構(gòu)印章。2.專用印章，是指公司財務(wù)專用章、人事專用章、各職能部門章、董事會辦公室章、總裁辦公室章、監(jiān)事會辦公室章、保衛(wèi)工作專用章以及分支機構(gòu)財務(wù)專用章、分公司人事專用章等用于指定用途的印章。3.人名用章，是指公司法定代表人、分支機構(gòu)負責人以個人名義刻制的用于公務(wù)的簽名章或印鑒章。第2章印章的刻制第4條印章刻制依據(jù)1.公司印章、董事會和監(jiān)事會印章，由公司行政部根據(jù)有關(guān)單位核發(fā)的證、照及有關(guān)批準文件制發(fā)。2.分公司印章，由分公司根據(jù)有關(guān)批準單位核發(fā)的證、照及有關(guān)批準文件制發(fā)。3.公司內(nèi)部各部門之間的信函往來，以部門負責人簽字或內(nèi)部網(wǎng)上部門信箱為準。若部門因工作需要而要求刻制印章，應另行申請，限定使用范圍，經(jīng)公司領(lǐng)導批準后方可刻制。4.印章不能繼續(xù)使用的，使用單位應向上級主管部門提出書面申報。第5條印章的規(guī)格和材質(zhì)1.公司印章、董事會印章、監(jiān)事會印章，外直徑為毫米，圓形，帶五角星，塑質(zhì)。2.公司專用章(除財務(wù)專用章外)和分公司印章，外直徑為毫米，圓形，帶五角星，塑質(zhì)。3.分公司人事專用章印章，外直徑毫米，圓形，帶五角星，塑質(zhì)。4.財務(wù)專用章、人名章的規(guī)格、材質(zhì)根據(jù)有關(guān)主管機關(guān)的規(guī)定執(zhí)行。第3章印章的使用管理第6條印章使用范圍1.公章的使用范圍如下。(1)發(fā)送正式公文、電函、傳真件等。(2)報送或下達各類業(yè)務(wù)計劃、業(yè)務(wù)報表、財務(wù)報表等。(3)用于授權(quán)委托書、人事任免、勞動合同和對外介紹等。(4)簽訂重要業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等。(5)頒發(fā)上崗證、先進集體和個人榮譽證書等。(6)需要代表本單位加蓋行政公章的其他批件、文本、憑證和材料等。2.董事會、監(jiān)事會印章的使用根據(jù)公司章程規(guī)定的范圍及職權(quán)行使。3.分公司和職能部門印章的使用范圍是根據(jù)公司、分公司的授權(quán)用于公章使用范圍的部分或全部。4.各職能部門印章使用范圍如下。(1)在其職權(quán)范圍內(nèi)，與公司內(nèi)部對口業(yè)務(wù)部門的電文、通知和函件等工作聯(lián)系。(2)用于對外開展工作的介紹信和授權(quán)范圍內(nèi)的工作函件等。第7條印章使用申請1.使用公司或高級職員名章時應當填寫“公司印章使用申請單”，詳細寫明申請事項，征得部門領(lǐng)導簽字同意后，連同需蓋章文件一并交給印章管理人。2.使用部門印章和分公司印章時，需在“申請單”上填寫用章理由，然后送交所屬部門經(jīng)理，獲認可后，連同需要用印文件一并交給印章管理人。第8條公司印章原則上由印章管理人掌握。印章管理人必須嚴格控制用印范圍和仔細檢查“用印申請單”上是否有批準人的印章。第9條代理實施用印的人要在事后將用印依據(jù)和“用印申請單”交印章管理人審查。同時用印依據(jù)及“用印申請單”上應有代理人印章。第10條公司印章原則上不準帶出公司，如確因工作需要，需經(jīng)總經(jīng)理批準，并由申請用印人寫出借據(jù)并標明借用時間。第11條常規(guī)用印或需要再次用印的文件，如事先與印章主管人取得聯(lián)系或有文字證明者，可省去填寫“申請單”的手續(xù)。印章主管人應將文件名稱及制發(fā)文件人姓名記入一覽表以備查考。第4章印章的停用第12條印章內(nèi)容需要變更或機構(gòu)終止時，應停止使用有關(guān)印章并交由行政部予以封存或銷毀。第13條因印章內(nèi)容變更或機構(gòu)終止而停止使用印章時，印章管理部門在印章停用日內(nèi)，由保管人寫出印章停用說明，經(jīng)部門領(lǐng)導簽字后上報行政部。第14條印章散失、損毀、被盜時，印章管理者應及時向公司遞交說明原因的報告書，在公開聲明作廢后，按規(guī)定程序申請重新刻制。第15條除特別需要外，由行政部經(jīng)理將廢止印章保存年。第5章印章的保管第16條公司印章的保管，應實行印章專人保管、負責人印章與財務(wù)專用章分管的制度，并嚴格執(zhí)行保管人交接制度。第17條啟用正式印章、人事專用章前，有關(guān)部門應將印章保管人員的名單報公司主管部門備案。在印章使用過程中，保管人員如有變動，應在變動當日內(nèi)通知公司主管部門。第18條印章保管人因故臨時請假時須更換印章保管人。單位領(lǐng)導應指定臨時保管人，并做好交接記錄。第19條印章頒發(fā)單位和使用單位均須把已啟用的各類印章印模，以及批準啟用的有關(guān)文件立卷歸檔，永久保存。第20條印章保管人員必須認真負責，遵守紀律，秉公辦事。印章保管人員如果出現(xiàn)以下行為，將視情節(jié)嚴重程度給予處分，觸犯法律的將移交司法機關(guān)處理：1.因保管不善造成印章丟失的；2.把關(guān)不嚴，用印后造成重大錯誤和損失等不良后果的；3.私自留存、使用應予銷毀或上交的印章的；4.非法使用印章的。第6章附則第21條本制度由行政部負責最終解釋。第22條本制度自公布之日起執(zhí)行。修訂記錄修訂標記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字452 證照保管使用規(guī)定制度名稱證照保管使用規(guī)定受控狀態(tài)編 號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條 為加強對公司和分公司證照的管理，確保證照的安全和正常使用，特制定本規(guī)定。第2條 公司所有的證照管理工作均須參照本規(guī)定執(zhí)行。第3條 證照管理部門行政部辦公室是公司證照管理的職能部門，負責各種證照的申報、登記、變更、年檢、注銷，以及證照的保管、登記、備案等工作。第4條 證照的使用1使用證照的正、副本原件或復印件時，必須填寫“用證、照審批單”，經(jīng)部門負責人簽字后、交由行政部相關(guān)負責人、公司主管領(lǐng)導審批，審批通過后方可借用。2借用證照的原件時必須保證證照的安全與完整，使用完畢后要及時送還。3使用、借用復印件時，無需留存的須將復印件歸還行政部。4各類證照未經(jīng)主管領(lǐng)導批準，任何人不得隨意復印、外借，更不許擅自使用公司的證照進行擔保。第5條 證照的保管1證照保管人需提醒主管領(lǐng)導安排相關(guān)人員及時驗證。不及時驗證者，造成的各類損失由相關(guān)責任人承擔。2證照保管人必須妥善保管各類證照，如出現(xiàn)損壞或丟失，除應立即向主管領(lǐng)導報告外，還應與發(fā)證機關(guān)聯(lián)系，及時辦理證照的掛失和補辦手續(xù)。 3證照保管人因工作需要而調(diào)動崗位時，應填制“證件移交清冊”，移交人和接交人在與證件清單核對數(shù)目后在“證件移交清冊”上簽字確認。 第6條 本規(guī)定由行政部負責解釋。第7條 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。修訂記錄修訂標記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字46 車輛管理制度461 車輛使用管理制度制度名稱車輛使用管理制度受控狀態(tài)編 號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 目的為合理、有效地對公司車輛進行安排，提高車輛使用率，節(jié)約車輛使用的費用，使之規(guī)范化、秩序化，最大限度地滿足公司業(yè)務(wù)用車的要求，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度所指車輛為公司的行政辦公車輛。第2章 車輛使用管理第3條 車輛使用范圍1公司員工在本地或短途外出開會、聯(lián)系業(yè)務(wù)、接送客戶。2接送公司賓客和來公司辦事人員。3其他緊急和特殊情況用車。第4條 車輛使用程序1車輛使用實行派車制度。用車需填寫“用車記錄單”，經(jīng)本部門經(jīng)理、行政部經(jīng)理或主管副總批準后，由車輛主管統(tǒng)一安排。2司機按“派車單”上批準的行車路線和目的地行車。3用車完畢后，司機按實際用車情況進行記錄。第5條 對同一方向、同一時間段的派車要求應盡量合用，減少派車次數(shù)和車輛使用成本。第6條 車輛駕駛?cè)藛T必須具有駕照，熟悉并嚴格遵守交通法規(guī)。第7條 駕駛?cè)藛T在駕駛車輛前，應對車輛作基本檢查。如發(fā)現(xiàn)故障、配件失竊或損壞等現(xiàn)象，應立即報告，因隱瞞不報而引發(fā)的后果由當期使用人負責。第8條 駕駛?cè)藛T不得擅自將辦公車輛開回家，或作私用，違者將受處罰。經(jīng)公司特許或返回公司，已逾晚上_點的例外。第9條 車輛應停放在指定位置。任意放置車輛導致違規(guī)、損毀、失竊的，由駕駛?cè)藛T賠償損失，公司也將給予其相應處分。第10條 駕駛?cè)藛T應愛護車輛，保證機件、外觀良好，并于使用后將車輛清洗干凈。第11條 在不影響公務(wù)的情況下，主管副總可酌情滿足員工因私用車的要求，但對隱私用車應嚴格審批。第12條 為私人目的借用公車時，員工應先填寫“車輛使用申請單”，并注明“私用”字樣，并經(jīng)相關(guān)主管核準后轉(zhuǎn)財物部稽核相關(guān)費用。第13條 為私人目的借用公車時，若發(fā)生事故，導致違規(guī)、損毀、失竊等，在扣除保險理賠金額后的全部費用由個人承擔。第3章 附則第14條 本制度由行政部負責解釋。第15條 本制度自_年_月_日起執(zhí)行。修訂記錄修訂標記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字462 車輛維修保養(yǎng)制度制度名稱車輛維修保養(yǎng)制度受控狀態(tài)編 號執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章總則第1條目的為了加強公司車輛的維修保養(yǎng)管理和費用控制，提高車輛完好率，以確保車輛安全、良好的運行狀況，特制定本制度。第2條適用范圍公司全部車輛的維修保養(yǎng)工作均應參照本制度執(zhí)行。第3條職責1.行政部經(jīng)理負責對車輛維修保養(yǎng)服務(wù)提供方進行評定和選擇，對維修項目進行審核。2.車輛主管負責對維修質(zhì)量進行驗證，并保存相關(guān)的評定、維修質(zhì)量和維修記錄等資料。3.駕駛?cè)藛T負責及時發(fā)現(xiàn)、檢查故障，并實施車輛維修保養(yǎng)工作。第2章車輛維修第4條車輛維修程序1.駕駛?cè)藛T發(fā)現(xiàn)車輛存在故障需要進行維修時，應先填寫“車輛維修保養(yǎng)單”，經(jīng)部門領(lǐng)導簽字后，向車輛主管提交車輛維修保養(yǎng)申請，申報維修保養(yǎng)的費用預算。2.車輛主管接到“車輛維修保養(yǎng)單”后，對車輛進行故障分析，確定是否需要維修及維修項目，并確定維修費用的限額。3.由車輛主管根據(jù)車型、維修項目確定車輛送修的維修廠家。4.車輛主管確定維修廠家后，應請行政部經(jīng)理在“送修單”上簽字。5.維修結(jié)束后，駕駛?cè)藛T及行政部相關(guān)人員應對維修車輛進行技術(shù)鑒定，檢驗合格，收回更換的舊部件，并核定維修費用的合理性、準確性后，方可在維修廠家的單據(jù)上簽字。駕駛?cè)藛T對維修費用的真實性負責。6.將送修車輛開回公司后，由車輛主管進行驗收，駕駛?cè)藛T應將“車輛維修保養(yǎng)單”及“維修清單”及時呈交車輛主管。7.車輛在維修過程中，若發(fā)現(xiàn)由于其他問題需要增加維修項目或維修費用時，應按照上述程序重新申請。8.車輛主管對維修費用實行統(tǒng)一的月度或季度結(jié)算，結(jié)算前，車輛送修人員須檢查送修車輛審批手續(xù)的規(guī)范性，并再次核定費用的合理性。第5條公司車輛的維修，須在指定的修理廠進行。定點修理廠應該是修理質(zhì)量好、價格合理、方便快捷、服務(wù)意識強、有一定規(guī)模和較高檔的正規(guī)修理廠。第6條車輛行駛在外發(fā)生故障時，駕駛?cè)藛T應及時向主管部門和車管部門匯報，車管部門或主管部門領(lǐng)導將根據(jù)其故障維修的難易程度和費用多少決定修理地點。第7條駕駛?cè)藛T在修理過程中不得故意多報修車項目，或弄虛作假，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將嚴肅處理。第8條車輛于行駛途中發(fā)生故障或其他耗損急需修理或更換零件時，可根據(jù)實際情況進行修理，但非迫切需要或修理費超過元時，應與車輛主管聯(lián)系，請求批示。第3章車輛保養(yǎng)第9條實行定人、定車、定保養(yǎng)制度，對車輛做到勤檢查、勤調(diào)整、勤保養(yǎng)，力爭做到每天“三段查”，隨時保持車輛具有良好的技術(shù)性能。第10條車輛必須保持清潔，平時視車輛情況自行清洗，每周二為車輛保養(yǎng)日，在不耽誤工作的情況下，必須做到整車全面清洗，并進行例保。 第11條做到不超保、不脫保，車輛每行駛公里進行一次保養(yǎng)，行駛公里進行二級保養(yǎng)。第12條辦公車輛由辦公室指定機動司機負責保養(yǎng)、維修和清洗。第13條車輛保養(yǎng)內(nèi)容請見機動車輛保養(yǎng)規(guī)定。第14條因未按照機動車輛保養(yǎng)規(guī)定 認真執(zhí)行，而造成車輛損壞、報廢，乃至發(fā)生交通事故的，辦公車輛由辦公室主任承擔領(lǐng)導責任，同時相應負責保養(yǎng)人員承擔直接責任。第4章附則第15條本制度由行政部負責解釋。第16條本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。修訂記錄修訂標記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字