辦公自動化設(shè)備01(概述).ppt

辦公自動化設(shè)備的使用與維護 廣西機電職業(yè)技術(shù)學(xué)院趙英編制 前言 辦公自動化著重解決的是人與辦公設(shè)備的人機接口問題 提高辦公室人員的辦公效率 它是以現(xiàn)代化的辦公設(shè)備為前提的 是一個由硬件和軟件組成的系統(tǒng) 一個較完整的辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)是包括辦公人員 辦公設(shè)備和信息資源三者密切聯(lián)系的整體 本課件共分十一個部分 包括辦公自動化概述 計算機組成 各式打印機 靜電復(fù)印機 掃描儀 傳真機 數(shù)碼攝像頭 刻錄機 多功能一體機等 比較全面地介紹了目前主要使用的辦公自動化設(shè)備的工作原理 功能 軟硬件使用方法 日常維護和維修方法 學(xué)習(xí)時應(yīng)注意理論聯(lián)系實際 注重對設(shè)備的軟硬件安裝 使用及維護等實踐能力的培養(yǎng) 第一章緒論 辦公活動的發(fā)展階段 1 農(nóng)業(yè)時代人類辦公活動的初期 造紙術(shù)和印刷術(shù)的發(fā)明和應(yīng)用 使得人們完全拋棄了原始落后的石制和鐵制的刻寫文字工具 紙 筆 算盤等辦公工具得到普遍的應(yīng)用 2 工業(yè)時代 從18世紀(jì)中期開始 機器逐步代替了人們的體力勞動 自然科學(xué)和技術(shù)不斷進步 社會發(fā)展達到前所未有的程度 各種辦公機構(gòu)需要交換和處理的信息與日俱增 這是促進辦公活動的又一次變革 這一時期的特點 是一些新的辦公設(shè)備進人了辦公室 促進辦公方式的大改變 主要的辦公設(shè)備有打字機 電話機 電傳機和傳真機 復(fù)印機 縮微設(shè)備 這些設(shè)備部分代替了人工勞動 使信息的處理和交換變得更為簡單 快捷 可以說現(xiàn)代辦公工具促成了人類辦公活動的第二次變革 3 信息時代 社會與科技的發(fā)展 已使現(xiàn)代辦公明顯表現(xiàn)出了信息時代的重要特征 大量信息需要在辦公過程中檢索 處理 存儲和發(fā)布發(fā)送 信息的來源已是多渠道全方位 其中又以計算機國際互聯(lián)網(wǎng)為信息的最重要來源 互聯(lián)網(wǎng)使用戶能夠在全球范圍內(nèi)迅速 及時 準(zhǔn)確地查詢到我們所關(guān)心的信息 面對這樣一個節(jié)奏加快的信息時代 傳統(tǒng)的辦公方法 即以人工為主的辦公方法 已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代辦公的需要 因此 急需實現(xiàn)辦公手段現(xiàn)代化 也就是人們通常所說的辦公自動化 1 1辦公自動化概述 一 辦公自動化 OA OfficeAutomation 定義辦公自動化就是利用先進的科學(xué)技術(shù) 使人們的一部分辦公業(yè)務(wù)活動物化于人以外的各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備中 并由辦公人員和這些設(shè)備構(gòu)成服務(wù)于某種目的的人 機信息處理系統(tǒng) 這個定義告訴我們 現(xiàn)代辦公區(qū)別于傳統(tǒng)辦公有兩個明顯的特征 一是 利用先進的科學(xué)技術(shù) 二是 使用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備 這也就意味著 作為現(xiàn)代辦公的從業(yè)人員 必須適應(yīng)辦公技術(shù)和手段的變化 更新傳統(tǒng)的辦公觀念 積極學(xué)習(xí)和使用現(xiàn)代辦公技術(shù)和設(shè)備 從而達到以最快的速度獲取最大量的信息 借以提高工作效率 提高在信息時代和市場經(jīng)濟的環(huán)境中取勝的機率 辦公自動化的技術(shù)基礎(chǔ)和理論基礎(chǔ) 四大支持技術(shù)指計算機技術(shù) 現(xiàn)代通信技術(shù) 信息處理技術(shù)和自動化技術(shù) 科學(xué)理論基礎(chǔ) 行為科學(xué) 管理科學(xué) 系統(tǒng)工程學(xué) 社會學(xué) 人機工程學(xué) 二 辦公自動化的基本功能 1 事務(wù)處理功能 EDP ElectronicDataProcessing 由單臺計算機和通用辦公設(shè)備構(gòu)成 包括設(shè)計處理 表格處理 資料再現(xiàn)等工作 2 信息管理功能 MIS ManagementInformationSystem 由計算機網(wǎng)絡(luò)和通信設(shè)備呈分布式組成 包括數(shù)據(jù)處理 查詢管理 電子郵件等工作 3 輔助決策功能 DSS DecisionSupportSystem 有輔助決策的智能型軟件的支持 辦公自動化系統(tǒng)硬件軟件組成圖 三 辦公信息的處理方法 1 信息的生成與輸入 錄音 鍵盤 掃描 網(wǎng)絡(luò) 光盤 2 信息的處理 加工 包括數(shù)據(jù)處理和文字處理 3 信息的輸出與復(fù)制 顯示 打印 音箱 通信 復(fù)印 4 文件的存儲 歸檔及銷毀 四 辦公自動化設(shè)備 1 計算機類 大 中 小型計算機等 2 通信設(shè)備類 電話 傳真機 局域網(wǎng) 3 辦公機械類 復(fù)印機 打印機 1 2辦公室用電常識 1 基本要求 電壓波動范圍為正負5 連續(xù)不間斷電源UPS 包括電池 充電器 逆變器 轉(zhuǎn)換開關(guān) 避免與過大的感性負載連接 避免雜波干擾 嚴格接地 2 電源安裝要求 專用地線 平衡分配三相用電 嚴格按照 左零右火 檢查漏電和對地電壓 峰 峰值應(yīng)小于5伏 3 插座要求 單相三芯電源插座4 靜電與消除 靜電是經(jīng)過物體的接觸 電荷移動 形成二重電荷和電荷分離的過程之后產(chǎn)生的 靜電對計算機的影響 容易損壞計算機中的半導(dǎo)體器件 可能使邏輯器件送入錯誤信號 引起計算機運算出錯 甚至計算程序紊亂 靜電的消除 接地 控制濕度在55 左右 1 3辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)與管理 辦公自動化是一項有重大現(xiàn)實意義和歷史意義的系統(tǒng)工程 其意義在于它是信息社會的需要 是社會經(jīng)濟發(fā)展的需要 是提高辦公效率和管理水平的有效途徑 辦公自動化的推廣應(yīng)用 不僅能取得巨大的經(jīng)濟效益 而且對社會生活和各個方面都將產(chǎn)生深遠的影響 辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)原則 積極穩(wěn)妥 統(tǒng)籌規(guī)劃 量力而行 應(yīng)用 先上 配套升級 建設(shè)步驟 1 抓住本部門急需解決的問題 2 建立專業(yè)數(shù)據(jù)庫 3 建立中小型數(shù)據(jù)庫 4 配置小型機或超級微機 5 建立OA決策型辦公系統(tǒng) 專業(yè)數(shù)據(jù)庫辦公系統(tǒng)的應(yīng)用模型 中小型數(shù)據(jù)庫辦公系統(tǒng)應(yīng)用模型 配備小型機或超級微機的辦公系統(tǒng)的應(yīng)用模型 OA決策型辦公系統(tǒng)層次圖 決策型辦公系統(tǒng)的應(yīng)用模型 辦公設(shè)備的環(huán)境 1 環(huán)境 1 溫度的影響 影響器件的可靠性 影響電阻的功率和阻值 影響電容器的使用時間 影響記錄介質(zhì)的磁導(dǎo)率 2 濕度的影響 高濕度會造成導(dǎo)電小路和飛弧 低濕度容易在機殼積累靜電 控制濕度在55 左右 3 灰塵的影響 使接插件觸點接觸不良 絕緣性能降低 甚至短路 2 安全防護 防火 電擊 蟲3 設(shè)備管理 建立設(shè)備檔案 維護制度 專人管理