會議策劃與會議管理

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1、 / 更多資料請訪問 .（ ） / 第六講會議策劃與管理 回顧 ：會議現(xiàn)場管理的主要工作有哪些？ 知識窗 ：會議簡介 1 .會議的英文名稱（附件 1 ） 2 .會議的種類（附件 2 ） 導(dǎo)入新課： 會展包括會議和展覽。通常一個大型會展都存在有會議項目，良好的會議策劃是會議成 功開端， 一個高質(zhì)量的會議也通常能和會展成功相輔相成。 另外， 會議秘書工作是秘書部門 的一項基本職能。秘書要做的工作很多，概括起來就是辦文、辦事。會議秘書工作既辦文， 又辦事，是一項綜合性的工作， 又是經(jīng)常性的工作。這里有大量的文字工作，組織協(xié)調(diào)工作 和事務(wù)性工作要做， 是對秘書人員能力水平的

2、檢驗， 如果能把會議組織好協(xié)調(diào)好， 這說明你 這個秘書是合格的。 -- 綜合 會議策劃者一般可分為協(xié)會會議策劃者、公司會議策劃者兩大類。有些會議策劃者最開 始是從事公司的行政管理工作， 主管會議的策劃。 另一些則是協(xié)會管理公司的雇員， 負(fù)責(zé)某 個協(xié)會的會議策劃工作。 會議策劃者是會議產(chǎn)業(yè)的買家， 他們負(fù)責(zé)租用會議所需的場地和簽 約相關(guān)的服務(wù)。 會展業(yè)是一個年輕的行業(yè)，對會議、活動和展覽會的研究才剛剛起步，前后才不過 50 年，所以會議策劃者的出身也各不相同。 許多會議策劃者的前身是公司或協(xié)會某負(fù)責(zé)人的私人助理或秘書，該負(fù)責(zé)人分管會議和 展覽會方面的工作， 如召集總經(jīng)理年度大會

3、或股東年度大會。 這些負(fù)責(zé)人一般會把這項工作 交由私人助理具體負(fù)責(zé)。 隨著私人助理對會議策劃的了解和熟悉， 他們逐漸開始負(fù)責(zé)策劃更 多的會議，最終，會議策劃就成了他們的全職工作。 還有一些會議策劃者的職業(yè)生涯起始于公司的旅游部門。出于偶然的機會，這個部門的 一名工作人員被要求負(fù)責(zé)策劃某一公司的所有會議， 因為這樣可以使公司降低成本。 目前隨 著會展業(yè)的迅速發(fā)展， 一些專門的會議公司、 會展公司應(yīng)運而生， 他們擁有一批訓(xùn)練有素的 職業(yè)策劃人 ，為會議提供一攬子全程服務(wù)。 會議業(yè)有哪些供應(yīng)商 會展行業(yè)的供應(yīng)商很多。 供應(yīng)商是指能提供場所、 地點、 會展中心、 目的地、 交通工具、 食

4、品及飲料、酒店住宿、娛樂等會議所需服務(wù)的個人或公司。 供應(yīng)商通?？梢苑譃槿箢悾? A、場所 B、目的地 C、其他 場所 場所包括酒店、會展中心、會議中心、學(xué)院、大學(xué)、學(xué)術(shù)中心、市政廳或民政中心，當(dāng) 然還包括一些獨有的場所。其中酒店占絕大部分， 特別是對于公司會議而言。此外，雖然現(xiàn) 在許多酒店內(nèi)部都設(shè)有會議中心， 但有些會議規(guī)模較大， 可能同時需要一個會展中心和數(shù)家 酒店。 目的地 目的地供應(yīng)商的范圍較廣，一級、二級、三級城市都有場所可供會議使用。在美國，很 多目的地設(shè)有會議和旅游者管理局（簡稱 CVB ）幫助會議策劃者選擇合適的開會地點。沒 有會議和旅游者管理局的目的

5、地則會聘請當(dāng)?shù)氐纳虝碜鲞@項工作。 會議競標(biāo)已成為很多目 的地的大宗生意，并受到政府關(guān)注。 其他 會展業(yè)必須依靠很多供應(yīng)商提供不同的服務(wù)來滿足會議策劃者的需要。其他的供應(yīng)商包 括： A、運輸（飛機、出租車、巴士） B、電信公司 C、視聽設(shè)備公司 D 、娛樂機構(gòu) E、發(fā)言人 F、花商 G、目的地管理公司 H 、活動策劃機構(gòu) I、會議承包商 J、貨物運轉(zhuǎn)運商 K、裝飾商等等 會議策劃人應(yīng)達(dá)到哪些要求？ 會議籌劃者的角色是多面的， 他們要負(fù)責(zé)去做各種各樣的工作。 具體來說， 他們應(yīng)具備 以下特點： A、善于與人共事 B、善于解決問題 C、善于注意小節(jié) D 、

6、善于與人協(xié)商 E、能夠管理會議財務(wù)事宜 F、熟悉酒店運作 G、能夠安排恰倒好處的菜單 H 、能夠熟練操作電腦 I、能夠熟練地與視聽服務(wù)公司打交道 J、能妥善接待貴賓和外國客人 K、熟知各種禮儀 L、行事果斷、執(zhí)著 會議策劃人的任務(wù)有哪些？ 一般來說，會議策劃人需要做以下工作： A、制定計劃，確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達(dá)到會議確定的目標(biāo) B、制定會議議程 C、了解可供使用的場所和設(shè)施情況 D 、選擇或提議合適的場所 E、檢查并比較各項設(shè)施 F、安排交通事宜 G、協(xié)調(diào)會務(wù)工作人員的活動 H 、招收、培訓(xùn)會務(wù)人員和廣告人員 I、制定可行預(yù)算或按既定預(yù)算

7、安排有關(guān)工作 J、確定各項工作的時間安排 K、視察選定的場所和設(shè)施 L、與各有關(guān)方面進(jìn)行接洽（運輸公司、旅行社、視聽服務(wù)公司） M 、確定印刷公司 N 、安排食品、飲料有關(guān)事宜 O 、討價還價 P、同會議發(fā)言人和各位貴賓進(jìn)行聯(lián)系 會議工作流程 會前 A、與會議主辦方洽談 B、提供會議所需要的機票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會 議預(yù)案書給會議方 C、派專人協(xié)助客戶實地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情 況。 D 、確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。 會中 A、會議接待：專人負(fù)責(zé)機場，車站的禮儀、接站、攻關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、

8、會議室擺 放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。 B、會前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會議所需要的會議資料，會議用品，會議演講稿等會議相關(guān)物品。 C、會議場所：專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。 D 、會議住宿：房間樓層及房間號確認(rèn)，詢問是否有特殊要求。 E、會議餐飲：用餐時間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn)。 F、會議旅游：旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點等確認(rèn)。 G、會議娛樂：娛樂消費形式、消費標(biāo)準(zhǔn)、娛樂地點的確認(rèn)。 H 、會議服務(wù)：會議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。 會后 A、結(jié)賬：提供會議過程中的詳細(xì)費用發(fā)生明細(xì)及說明，專人與客戶進(jìn)行核對并結(jié)賬

9、 B、資料：會議后的資料收集，根據(jù)客戶要求制作會議通訊錄或花名冊。 第一節(jié)會議策劃 課堂分析： 會議的策劃必須反映出會議目標(biāo)及與會者的特點。雖然這里看似理所當(dāng)然，但是會 議主辦者卻往往從策劃開始入手。 主辦者準(zhǔn)備開某個會議， 覺得該會議很有意義， 于是要求 承辦者策劃出一個方案， 因為策劃會議需要做很多工作， 而一個人是不能獨立完成的。 那么 策劃這個會議的成員一定要求有豐富的經(jīng)驗、策劃能力和清醒的頭腦來完成這個策劃項目。 一、理解會議策劃的要素 會議策劃要明確 5w1h 方法： 5W1H 分析法也叫六何分析法，是一種思考方法，也可以說是一種創(chuàng)造技法。是對選定 的項目、工序

10、或操作，都要從原因（ why ） 、對象（ what ） 、地點（ where ） 、時間（ when ） 、 人員（ who ） 、方法（ how ）等六個方面提出問題進(jìn)行思考。這種思考辦法，可使思考的內(nèi) 容深化、科學(xué)化。 取消 就是看現(xiàn)場能不能排除某道工序，如果可以就取消這道工序。 合并 就是看能不能把幾道工序合并，尤其在流水線生產(chǎn)上合并的技巧能立竿見影地改善 并提高效率。 改變 如上所述，改變一下順序，改變一下工藝就能提高效率。 簡化 將復(fù)雜的工藝變得簡單一點，也能提高效率。 無論對何種工作、工序、動作、布局、時間、地點等，都可以運用取消、合并、改 變和簡化四種

11、技巧進(jìn)行分析，形成一個新的人、物、場所結(jié)合的新概念和新方法。 情景設(shè)置 :根據(jù)小組展覽主體，策劃一個相關(guān)會議。 二、會議策劃的主要內(nèi)容和要求 --- 分析策劃書（附件 3 ） 策劃書的基本格式 一、策劃書名稱 盡可能具體的寫出策劃名稱，如“X年X月XX活動策劃書”，置于頁面中央，當(dāng)然可以寫出正標(biāo)題后將此作 為副標(biāo)題寫在下面。 二、活動背景： 這部分內(nèi)容應(yīng)根據(jù)策劃書的特點在以下項目中選取內(nèi)容重點闡述；具體項目有：基本情況簡介、主要執(zhí)行 對象、近期狀況、組織部門、活動開展原因、社會影響、以及相關(guān)目的動機。其次應(yīng)說明問題的環(huán)境特征， 主要考慮環(huán)境的內(nèi)在優(yōu)勢、弱點、機會及威脅等因素

12、，對其作好全面的分析 （SWOT 分析 ） ，將內(nèi)容重點放 在環(huán)境分析的各項因素上，對過去現(xiàn)在的情況進(jìn)行詳細(xì)的描述，并通過對情況的預(yù)測制定計劃。如環(huán)境不 明，則應(yīng)該通過調(diào)查研究等方式進(jìn)行分析加以補充。 三、活動目的、意義和目標(biāo)： 活動的目的、意義應(yīng)用簡潔明了的語言將目的要點表述清楚；在陳述目的要點時，該活動的核心構(gòu)成或策 劃的獨到之處及由此產(chǎn)生的意義（經(jīng)濟(jì)效益、社會利益、媒體效應(yīng)等）都應(yīng)該明確寫出?；顒幽繕?biāo)要具體 化，并需要滿足重要性、可行性、時效性 四、資源需要： 列出所需人力資源，物力資源，包括使用的地方，如教室或使用活動中心都詳細(xì)列出?？梢粤袨橐延匈Y源 和需要資源兩部分

13、。 五、活動開展： 作為策劃的正文部分，表現(xiàn)方式要簡潔明了，使人容易理解，但表述方面要力求詳盡，寫出每一點能設(shè)想 到的東西，沒有遺漏。在此部分中，不僅僅局限于用文字表述，也可適當(dāng)加入統(tǒng)計圖表等；對策劃的各工 作項目，應(yīng)按照時間的先后順序排列，繪制實施時間表有助于方案核查。人員的組織配置、活動對象、相 應(yīng)權(quán)責(zé)及時間地點也應(yīng)在這部分加以說明，執(zhí)行的應(yīng)變程序也應(yīng)該在這部分加以考慮。 這里可以提供一些參考方面：會場布置、接待室、嘉賓座次、贊助方式、合同協(xié)議、媒體支持、校園宣傳、 廣告制作、主持、領(lǐng)導(dǎo)講話、司儀、會場服務(wù)、電子背景、燈光、音響、攝像、信息聯(lián)絡(luò)、技術(shù)支持、秩 序維持、衣著、

14、指揮中心、現(xiàn)場氣氛調(diào)節(jié)、接送車輛、活動后清理人員、合影、餐飲招待、后續(xù)聯(lián)絡(luò)等。 請根據(jù)實情自行調(diào)節(jié)。 六、經(jīng)費預(yù)算： 活動的各項費用在根據(jù)實際情況進(jìn)行具體、周密的計算后，用清晰明了的形式列出。 七、活動中應(yīng)注意的問題及細(xì)節(jié)： 內(nèi)外環(huán)境的變化，不可避免的會給方案的執(zhí)行帶來一些不確定性因素，因此，當(dāng)環(huán)境變化時是否有應(yīng)變措 施，損失的概率是多少，造成的損失多大，應(yīng)急措施等也應(yīng)在策劃中加以說明。 八、活動負(fù)責(zé)人及主要參與者： 注明組織者、參與者姓名、嘉賓、單位（如果是小組策劃應(yīng)注明小組名稱、負(fù)責(zé)人） 。 注意： 1 、本策劃書提供基本參考方面，小型策劃書可以直接填充；大型策劃書可以

15、不拘泥于表格，自行設(shè)計，力 求內(nèi)容詳盡、頁面美觀； 2、可以專門給策劃書制作封頁，力求簡單，凝重；策劃書可以進(jìn)行包裝，如用設(shè)計的徽標(biāo)做頁眉，圖文并 茂等； 3、如有附件可以附于策劃書后面，也可單獨裝訂； 4、策劃書需從紙張的長邊裝訂； 5、一個大策劃書，可以有若干子策劃書。 注： 1 、該策劃書格式由我和我的學(xué)生助手張志永共同完成，感謝他的辛勤勞動； 2、本格式主要參閱書目類別為：營銷策劃、項目管理和創(chuàng)業(yè)計劃指導(dǎo)書； 3 、 SWOT 分析是現(xiàn)代管理一種分析技術(shù)，我們認(rèn)為它的應(yīng)用領(lǐng)域廣泛，特將其引入大學(xué)活動策劃； 4、項目尚不夠齊全，歡迎網(wǎng)友指出其中不足并做以補充，讓它的實

16、用性和易用性更強一些； （一）確定會議目標(biāo) 1. 明確切實 2. 時機條件成熟 3. 明確余個項目之間的關(guān)系，不能相互矛盾。 （二）確定會議議題 議題是會議所要討論的題目， 所要研究的課題， 或是所要解決的問題。 議題必須具有必要性 和重要性， 又必須具有明確性和可行性。 會議圍繞這樣的議題展開討論、進(jìn)行研究，才容易 取得共識或最后表決通過。 每次會議的議題應(yīng)該盡可能集中、單一，不宜過多，不宜太分散。尤其是不宜把許多互 不相干的問題放在同一會議上討論，使與會者的注意力分散，不利于解決問題。 有些重大的代表會議，先由代表提出“提案” ，由秘書或秘書處匯總。再提交主席團(tuán)或

17、專門的“提案審查委員會”審議通過，才能成為列入會議議程的正式議題。 1 . 服從目標(biāo) 2 .立意要高 3 .處理好主題和議題關(guān)系 4 .高效 5 .表述準(zhǔn)確 6 .符合會議權(quán)限 （三）確定會議參加對象 與會者就是參加會議的正式成員， 包括主持人， 也包括秘書， 但不包括在會場上的其他服務(wù) 人員。不同的會議，確定對象的內(nèi)容不同。 （四）會議發(fā)言 1 . 發(fā)言類型 2 .注意事項 （五）會議規(guī)模 1. 效果 2 .效率 3 .場地 4 .成本 （六）會議地點 會議地點，又稱“會址” 。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。 為了使會議取得預(yù)期

18、效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。 國際性或全國性會議，要考慮政治、經(jīng)濟(jì)、文化等大因素；專業(yè)性會議，應(yīng)選擇富有專業(yè)特 征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開， 以便結(jié)合現(xiàn)場考察。 小型的、 經(jīng)常性的會議就安排在單位的會議室。選 擇會址，還要考慮會場設(shè)施、交通條件、安全保衛(wèi)、氣候與環(huán)境條件等因素。 1. 交通便利 2. 會議的設(shè)施和服務(wù) 3. 會議地點色彩 4. 營造良好氣氛 （七）會議時間 會議時間有三種含義： A 一是指會議召開的時間； B 二是指整個會議所需要的時間、天數(shù)； C 三是指每次會議的時間限度。 會議召開時間 某個會議什么時間召開最合適 ?要考慮多種因素。 首先是

19、需要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午， 一周即將結(jié)束，下一周就要開 始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結(jié)上年的工作、生 產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)計劃，通過各種預(yù)算等。有些會議如農(nóng)業(yè)生 產(chǎn)、學(xué)校教育等本身就有很強的季節(jié)性或季度性。 其次是可能， 即最好是每位與會者都能參加的時間。 如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報 會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。 再次是適宜，即要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會因素。 會議需要時間 會議需要時間可長可短，盡量緊縮。少則幾分鐘、幾十分鐘；多則幾天、十幾天。會議組織 者應(yīng)盡可能準(zhǔn)

20、確地預(yù)計需要時間，在會議通知中寫明，便于與會者有計劃地安排。 會議時間限度 每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應(yīng)該安排中間休息。 1 . 時機是否成熟、議題是否能完成、盡量壓縮成本 2 .準(zhǔn)備工作是否能完成，是否有時間提交相關(guān)材料 3 .符合當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗和宗教習(xí)慣 （八）策劃會議的日程、議程和程序 分析案例 --- 會議議程、日程、程序范例 （九）會議公關(guān)與宣傳 1 . 公關(guān)和宣傳時間 2 .方法 課后小結(jié)： 總結(jié)和梳理所學(xué)的內(nèi)容 課堂練習(xí)： 會議策劃 附件 3 ：北戴河旅游會議策劃書 一、會議名稱： 二、會議時間： 2008 年 8 月 25 日至

21、 30 日 三、會議地點：北戴河酒店 四、會議人數(shù)： 100 人 五、會議行程安排 第一天：X X月X X日會議組代表報到入住酒店 本日服務(wù)項目 A、我公司將派人協(xié)助會務(wù)組人員一同在接待與會務(wù)人員回酒店； B、提供會議報到臺，并有專人協(xié)助會務(wù)組分發(fā)資料，辦理相關(guān)入住手續(xù)； C、相對集中的房間安排，提早領(lǐng)出房卡； 第二天：XX月XX日全體正式會議 07 ： 30 叫醒 08 ： 00— 08 ： 30 自助早餐 08 ： 30— 09 ： 40 會議 09 ： 40— 09 ： 55 會間茶點 09 ： 55— 12 ： 00 會議 12 ： 00— 13 ： 30

22、 午餐 14 ： 00— 15 ： 45 會議 15 ： 45 — 15 ： 55 會議茶點 15 ： 55— 18 ： 00 會議 18 ： 00— 20 ： 00 酒店晚餐 第三天旅游考察（具體行程、天數(shù)請參考本網(wǎng)站的旅游線路，價格另議） 六、酒店費用報價： A、海灘大酒店海景房：200元/間/晚（凈價） B、餐費：480元/人X80人=38400 元（餐費含酒水，10人/席菜單另附） 第二天：午餐費 80 元/ 人會議晚餐 80 元/人 第三天：會議午餐 80 元 /人會議晚餐 80 元/人 第四天：旅游午餐 40 元/人海鮮晚宴 120 元/ 人 C、會議室費用

23、：4340元/天 100 人會議室租金： 3000 元/天（場租含屏幕、白板、紙筆、礦泉水、指示牌） 橫幅： 300 元/ 幅（歡迎橫幅、會議室橫幅） 參考：茶點 35 元/人、集體合影 5 元/人電腦投影儀 1000 元/天 七、旅游費用（按具體行程另計） 費用含景點第一門票、旅游空調(diào)車、導(dǎo)游服務(wù)費、旅行社責(zé)任險等。 八、車站、機場接送機費（按實際趟數(shù)結(jié)算） ： 45 座空調(diào)大巴車 500 元/趟 30 — 33 座空調(diào)大巴車 300 — 400 元/趟 22 座空調(diào)中巴車 250 元/趟 12 座空調(diào)面包車 150 元/趟 九、本公司票務(wù)中心代訂機、車、船票業(yè)務(wù)。 十、我公司可根據(jù)客人的要求可安排各種娛樂活動。 備注：以上行程為例子，可根據(jù)貴公司要求進(jìn)行調(diào)整！按實際發(fā)生費用結(jié)算。 第二節(jié)會議現(xiàn)場管理