秘書資格考試 秘書四級 工作實務(wù)題主要考點復(fù)習(xí)資料

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1、豆丁網(wǎng) 秘書資格考試 秘書四級 工作實務(wù)題主要考點復(fù)習(xí)資料 一、文書處理與擬寫 1、信息收集工作程序 特征：客觀、時效、可塑、共享、依附、傳遞、開發(fā)、無限 （1）明確信息收集范圍 %考*試大% （2）熟悉信息來源 （3）選擇信息收集方法 （4）查找信息 2、如何篩選信息 對收集到的大量信息進(jìn)行鑒別和選擇，判斷信息的價值，決定信息的取舍，提取真實、有價值、能滿足需求的信息。 （1）看來源 （2）看標(biāo)題 （3）看正文 （4）決定取舍 3、如何校核信息 對經(jīng)過初步甄別的信息作進(jìn)一步的校驗核實，分析信息的可靠性和準(zhǔn)確性，對信息的真實性進(jìn)行認(rèn)定。

2、 （1）確定校核的內(nèi)容 （2）選擇校核的方法 （3）核實、分析信息 （4）做出判斷 4、信息存儲程序 （1）登記：建立信息的完整記錄 （2）編碼：存儲的信息要進(jìn)行科學(xué)的編碼 （3）排列：經(jīng)過編碼的信息要進(jìn)行有序化的存放排列 （4）保存：手工、計算機、電子化、縮微膠片等存儲手段 （5）保管：有序化包尋的信息要進(jìn)行保管 5、文書擬寫 批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)性通知、報告、請示、問答函、簡報、意向書、訂貨單、商品說明書 以上文種重在記住結(jié)構(gòu)、常用語，到時會寫。 二、事務(wù)管理 1、制定接待工作計劃的程序 主要內(nèi)容有：確定接待規(guī)格、日程安排、經(jīng)費預(yù)算、工作人

3、員等 （1）了解掌握來訪者的來訪目的、基本情況 （2）草擬接待計劃 （3）與本單位相關(guān)部門溝通情況 （4）與來訪者溝通情況 （5）報請上司審批 2、安排來訪的工作程序 （1）迎接辦法：主陪人在賓館等候，派下屬去車站或機場迎接；為表示對來訪者的重視，主陪人親自到機場或車站迎接。 （2）送別辦法：來訪者如果上午離開，就在前一天晚上話別；%考*試大%來訪者如果下午或晚上離開，就在當(dāng)天上午話別。時間控制在半小時內(nèi)為好，禮物也在此時送出，并告訴客人送行的人員、車輛及時間方面的安排。 3、安排參觀工作程序 （1）初步確定活動的內(nèi)容 （2）征求對方的意見 （3

4、）修改、確定方案 （4）實施方案：人員安排、參觀地點檢查、提前預(yù)訂門票、人數(shù)若多，可外包給旅行社。 4、辦公室隱患 （1）地、墻、天花板、門、窗中的隱患 （2）室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪音，通道方面的隱患 （3）辦公家具方面的隱患 （4）辦公設(shè)備及操作中的隱患 （5）工作中疏忽大意造成傷害的隱患 （6）工作中疏忽大意造成失密的隱患 （7）火災(zāi)或消防中的隱患 5、健康、安全辦公環(huán)境的要求 （1）辦公區(qū)建筑必須堅固安全，室內(nèi)有基本裝修 （2）光線應(yīng)充足 （3）溫度要適宜 （4）布局應(yīng)注意通風(fēng) （5）辦公室空間及座位空間要適當(dāng) （6）辦公

5、室噪音要低 （7）辦公家具、設(shè)備及用品都要滿足工作需要并符合健康、安全的要求 （8）辦公設(shè)備的安裝、操作要符合要求 （9）辦公區(qū)及辦公室要設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施、設(shè)備及必要的報警裝置 （10）辦公室提供飲水并符合健康、安全的要求 （11）辦公區(qū)或辦公室設(shè)置急救包并定期更換 （12）建立相應(yīng)的規(guī)章和制度 （13）室內(nèi)有符合組織目標(biāo)的裝飾、標(biāo)識和適當(dāng)?shù)木G色植物 6、印章的刻制 印章管理工作的一個首要環(huán)節(jié) （1）得到上一級主管單位的正式公文 （2）由印章制發(fā)單位開具公函，附上章樣到公安部門辦理登記手續(xù) （3）由公安部門指定專門的刻字單位承擔(dān)印章的刻制任務(wù)

6、 （4）印章刻制完畢，原刻字單位一律不得留存章樣 7、印章的啟用程序 （1）為安全起見，取公章應(yīng)實行雙人同行制。 （2）取回公章后，立即交辦辦公室負(fù)責(zé)人拆封檢驗，指定專人保管。 （3）啟用新刻制的公章時，要將印模和啟用日期報送上級主管部門，并向有關(guān)單位發(fā)啟用印章通知文，以便告知。 8、印章管理的注意事項 （1）經(jīng)理名章具有法定的權(quán)威性和代表性，要控制使用、加強管理 （2）因機構(gòu)變動、名稱改變或公章?lián)p壞需啟用新公章而停止用舊公章時，新公章啟用后舊公章應(yīng)交由制發(fā)機關(guān)封存或銷毀；也可經(jīng)上級部門批準(zhǔn)后自行銷毀 9、介紹信使用的注意事項 （1）嚴(yán)格履行批準(zhǔn)手續(xù)

7、（2）介紹信的內(nèi)容要明確具體 （3）要填寫有效時間 （4）管理人員對開出的介紹信負(fù)責(zé)，檢查無誤后用印，還要蓋騎縫章 （5）一份介紹信只能用于一個單位 （6）持信人不能將介紹信轉(zhuǎn)借他人使用 （7）存根內(nèi)容要同正文內(nèi)容相符 （8）書寫要工整，字跡要清楚，不得隨意涂改 （9）要用藍(lán)色或黑色毛筆、鋼筆填寫 （10）用印要謹(jǐn)慎 10、值班工作規(guī)范 （1）堅守值班崗位 （2）認(rèn)真處理事務(wù) （3）做好值班記錄 （4）熱情接待來訪者 （5）加強安全保衛(wèi) 11、值班實務(wù)處理的方法 （1）對電話或來人商洽的簡單事項直接處理 （2）把應(yīng)由有關(guān)部門處

8、理的事項轉(zhuǎn)有關(guān)部門處理 （3）對電話或來人商洽的重要事項請示上司后處理 12、值班實務(wù)處理的技巧 （1）問明情況，做好記錄 （2）重要情況，及時報告 （3）謹(jǐn)防假冒，避免失誤 13、商務(wù)費用的報銷步驟 （1）申請人填寫費用申請表并簽字 （2）交相關(guān)負(fù)責(zé)人審核并簽字批準(zhǔn) （3）商務(wù)工作中要向?qū)Ψ剿魅“l(fā)票 （4）商務(wù)工作結(jié)束后將發(fā)票附在出差報銷單后并簽字，再提交出納部門 （5）提交財務(wù)部門領(lǐng)取現(xiàn)金或支票借款或先由申請人墊付 14、安排上司差旅事務(wù)的程序 （1）制定商務(wù)旅行計劃 （2）制作旅程表 （3）準(zhǔn)備上司在不同場合的發(fā)言提綱 （4

9、）辦理出國手續(xù) （5）落實上司出行前的工作 15、辦理上司交辦事項應(yīng)注意的問題 （1）要態(tài)度和藹，協(xié)商解決 （2）要堅持原則，按章辦事 （3）要一視同仁，不分親疏 16、秘書應(yīng)怎樣有效利用工作時間 （1）接受工作任務(wù)要弄清“三要素”：內(nèi)容、時限、要求 （2）優(yōu)化辦事成果“三比較”：利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小 （3）把握好辦事“三形式”：單一辦事，交叉辦事，穿插辦事 （4）檢查辦事效率“三標(biāo)準(zhǔn)”：工作質(zhì)量，工作速度，對社會和群眾的影響 （5）向上司復(fù)命“三注意”：不失真，不吹噓，不邀利 （6）精心準(zhǔn)備，提出合理建議；講究方法，選擇

10、適當(dāng)形式；注重程序，堅持逐級請辦；提高藝術(shù)，優(yōu)化請辦效果；以緩應(yīng)急，避免緊張出錯 17、如何編制工作日志 至少包括日期、時間、具體工作內(nèi)容、備注等 （1）手工填寫：提前了解上司工作和活動信息并填入日志，%考*試大%也標(biāo)出自己當(dāng)日應(yīng)完成的工作。再逐項落實，協(xié)助或提醒上司執(zhí)行日志計劃 （2）電腦輸入：使用專用軟件MS outlook，方便快捷 18、如何管理上司的工作日志 （1）秘書應(yīng)確保上司日志信息的保密 （2）要保持兩本工作日志信息一致和準(zhǔn)確 （3）應(yīng)熟悉上司工作習(xí)慣和約會時間的長短 （4）熟悉上司用餐和休息的時間，以便安排約會避開上司的休息 19、庫存

11、控制卡的內(nèi)容 （1）項目 （2）單位 （3）庫存參考號 （4）最大庫存量 （5）再訂貨量 （6）最小庫存量 （7）日期 （8）接收 （9）發(fā)放 （10）余額 20、辦理進(jìn)貨的程序 （1）使用訂貨單核對對方交付貨物時出具的交貨單及貨物 （2）將購貨訂單與實物認(rèn)真核對 （3）在辦公用品庫存卡的接收項中填入所接收的每一類貨物的詳情 （4）更新庫存卡中的庫存余額 （5）將接收的貨物按照辦公用品存儲規(guī)定存放好 21、數(shù)碼相機的性能指標(biāo) (1)分辨率。 (2)光學(xué)與數(shù)碼變焦。 (3)鏡頭。 (4)測光系統(tǒng) 。 。 (5)

12、相當(dāng)感光度（等效ISO額定值）。 (6)圖像的存儲格式。 (7)存儲卡。 (8)光學(xué)取景器。 (9)LCD顯示屏。 (10)閃光燈。 (11)電池。 (12)連接方式。 (13)白平衡 。 (14)色彩位數(shù)（色彩深度）。 (15)連續(xù)拍攝。 22、數(shù)碼相機使用的注意事項 （1）不適宜拍攝自然風(fēng)光 （2）拍攝時要盡量靠近被攝體 （3）取景要準(zhǔn)確 （4）在逆光拍攝時要使用閃光燈進(jìn)行補光 23、刻錄機主要性能指標(biāo) 1、數(shù)據(jù)傳輸速度 2、緩存容量 3、兼容性 24、刻錄機使用的注意事項 （1）安裝時注意散熱 （2）保

13、持清潔 （3）避免刻錄機長時間工作 （4）刻錄過程中盡量不要執(zhí)行其他程序，不要對刻錄機面板按鍵進(jìn)行操作，不要隨意關(guān)閉刻錄軟件 （5）及時取出盤片 25、投影儀操作步驟（筆記本電腦+投影儀） 1．安放投影儀 2．連接投影儀與電腦 3．接通電源，設(shè)置好輸出方式 4．對焦 5．設(shè)置分辨率 6．關(guān)閉投影儀 正確的關(guān)機順序是：先按下 Lamp 按鈕，當(dāng)屏幕出現(xiàn)是否真的要關(guān)機的提示時，再按一下 Lamp 按鈕，隨后投影儀控制面板上的綠色指示燈不亮 ，橙色指示燈閃爍 。 過2 ～3min后，等到投影儀內(nèi)部散熱風(fēng)扇完全停止轉(zhuǎn)動，黃色信號燈停止閃爍時，再將投影儀關(guān)閉，

14、切斷電源。 26、投影儀使用的注意事項 （1）保持投影儀鏡頭的清潔 （2）投影過程中不能用鏡頭蓋遮擋畫面 （3）不要關(guān)機后立即斷電 （4）不要帶電插拔電纜 （5）不要頻繁開、關(guān)機 27、掃描儀故障及解決方案 （1）掃描儀發(fā)出的噪音很大：把掃描速度設(shè)置成中速或低速即可 （2）找不到掃描儀：檢查是否開啟掃描儀的電源；如果指示燈不停閃爍則表明狀態(tài)不正常，%考*試大%先檢查與電腦的接口電纜是否有問題，以及是否安裝了驅(qū)動程序，還應(yīng)檢查是否與其他設(shè)備沖突，若有沖突可更改SCSI上的跳線 （3）掃描儀指示燈為橘黃色：關(guān)閉電源檢查電源是否插緊在插座上以及是否接地 （

15、4）掃描儀的READY燈不亮：檢查內(nèi)部燈管或是與室溫有關(guān) （5）掃描儀掃出來的畫面顏色模糊：擦拭平板玻璃；檢查分辨率；檢查顯示器設(shè)置 28、攝像機的主要操作步驟有： 開機→裝錄像帶→拍攝→回放檢查→關(guān)機。 29、數(shù)碼攝像機攝像基本技巧 （1）開始拍攝第一個鏡頭時應(yīng)使用廣角的方式 （2）保持?jǐn)?shù)碼攝像機處于水平狀態(tài) （3）不要過多地使用變焦 （4）拍攝同一主體的時間要適當(dāng) 三、會議管理 1、會議議程的制定程序 為完成議題而做出的順序計劃 （1）明確目標(biāo)和參加者 （2）安排各議程事項的時間 （3）確定每一項議程 （4）決定會議討論形式 （

16、5）決定會議決策的方式 2、布置會場的程序 包括主席臺設(shè)置、座位排列、會場內(nèi)花卉陳設(shè)等許多方面 （1）確定會場形式 （2）合理擺放桌椅 （3）布置附屬性設(shè)備 （4）布置裝飾 3、會場座次的安排程序 （1）安排主席臺的座次。職位高者居中，然后先左后右、由前至后。 （2）安排場內(nèi)其他人員的座次。常見的安排方法有橫排法、豎排法、左后排列法。 4、發(fā)布會議信息的程序 內(nèi)容包括：會議的報名時間、地點、費用及方法；會務(wù)聯(lián)系電話與聯(lián)系人；會議報到及會議議程、日程；與會者信息；會議報送的交流信息；會議的記錄和紀(jì)要內(nèi)容；會議的宣傳報道內(nèi)容；會議的決議內(nèi)容。 （1）

17、會議信息的收集 （2）會議信息的篩選 （3）會議信息的加工 （4）會議信息的報送和審核 （5）信息的發(fā)布 5、發(fā)布會議信息的注意事項 （1）發(fā)布會議信息前要進(jìn)行報審，審核會議新聞稿以及提供給新聞單位的圖片、表格和音像資料。 （2）要對媒體進(jìn)行選擇。發(fā)布會議信息方首先要發(fā)掘有新聞價值的信息，還要了解各種媒體需求的重點和偏好。 6、會議禮儀服務(wù)的程序 （1）選擇會議禮儀服務(wù)人員 （2）分解工作程序 （3）培訓(xùn)會議禮儀服務(wù)人員 （4）準(zhǔn)備服裝用具 （5）禮儀執(zhí)行 7、會議禮儀服務(wù)的要求 （1）突出重點 （2）盡量滿足合理要求 （3）

18、從小處入手，注重細(xì)節(jié) 8、會議信息的分類 （1）按會議信息的作用劃分：與會者信息、會議指導(dǎo)性和宣傳性信息、會議議題性信息、會議主題內(nèi)容信息、記錄性和結(jié)果性文件信息、會議的程序性文件信息、會議交流性文件信息、會議參考性信息、會議管理性信息 （2）按會議信息的保密性劃分：保密性會議信息、內(nèi)部性會議信息、公開性會議信息 （3）按會議信息傳遞方式劃分：會議講話信息、會議書面信息、會議聲像信息 9、收集會議信息的程序 （1）確定會議信息的搜集范圍 （2）選擇會議信息的搜集渠道 （3）確定搜集會議信息的方法 10、會議紀(jì)要工作程序 是記載和傳達(dá)會議情況及其議定事項的書面材料，是在會議記錄的基礎(chǔ)上，分析、綜合、提煉而成，用來概括反映會議精神和會議成果的文件。 （1）完善會議記錄 （2）起草、編寫會議紀(jì)要 （3）確定引發(fā)范圍 （4）接受者確認(rèn) （5）領(lǐng)導(dǎo)簽字 （6）打印成文 （7）印制、分發(fā)或歸檔保存 11、會議經(jīng)費結(jié)算程序 （1）通知與會人員結(jié)算時間地點 （2）清點費用支出發(fā)票 （3）核實發(fā)票 （4）填寫報銷單、將發(fā)票貼于報銷單背面 （5）請領(lǐng)導(dǎo)簽字 （6）到財務(wù)部門報銷 （7）與相關(guān)部門及人員結(jié)清費用 若有疑問，請聯(lián)系QQ：910681770