企業(yè)行政管理課件

單擊此處編輯母版標題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,*,單擊此處編輯母版標題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,*,企業(yè)行政管理,行政管理學院中國十大職業(yè)資格教育培訓機構,高 燕,gaoyan82086518,行政管理,企業(yè)行政管,理,理,如何做好行,政,政工作,心,明確崗位職,責,責,日常辦公事,務,務管理包括,日,日常事務的,計,計劃安排、,組,組織實施、,信,信息溝通、,協(xié),協(xié)調控制、,檢,檢查總結以,及,及獎勵懲罰,等,等方面的管,理,理工作；,辦公物品管,理,理包括辦公,物,物品的發(fā)放,、,、使用、保,管,管及采購以,及,及相應制度,的,的制定；,文書資料管,理,理包括印信,管,管理、公文,管,管理、檔案,管,管理、書刊,管,管理；,會議管理包,括,括會前準備,、,、會中服務,、,、會后工作,；,；,其他事務視,各,各公司具體,情,情況而定。,加強溝通,溝通包括縱,向,向溝通和橫,向,向溝通。,縱向溝通分,為,為與上級溝,通,通和與下級,部,部門溝通。,與上級溝通,主,主要是要充,分,分領悟上級,領,領導的意思,，,，把握住方,向,向，同時將,自,自己和下級,部,部門的觀點,很,很好的傳達,給,給上級，這,需,需要行政人,員,員有觀察分,析,析能力和表,達,達能力。,與下級溝通,主,主要是執(zhí)行,上,上級的決定,以,以及收集整,理,理下級部門,各,各項信息，,這,這就需要較,強,強的應變能,力,力和組織能,力,力。,橫向溝通包,括,括公司內部,相,相關職能部,，,，與關系企,業(yè),業(yè)窗口部門,和,和外界媒體,政,政府機關等,等,等。,在傳達精神,及,及布置工作,任,任務及協(xié)調,各,各部門工作,時,時，務必真,誠,誠、謙虛。,與外界溝通,需,需要強的適,應,應能力和自,我,我控制能力,。,。,信息的收集,和,和整理,信息包括企,業(yè),業(yè)外部信息,和,和內部信息,。,。,外部信息具,體,體包括：國,家,家政治、法,律,律、經(jīng)濟、,政,政策規(guī)定；,社,社會習慣、,風,風俗、時尚,變,變化；市場,需,需求、消費,結,結構、消費,層,層次的變化,；,；競爭企業(yè),信,信息；科學,技,技術發(fā)展信,息,息；突發(fā)事,件,件等。,內部信息具,體,體包括財務,狀,狀況；生產(chǎn),狀,狀況；產(chǎn)銷,狀,狀況；采購,、,、庫存信息,；,；設備的使,用,用和管理；,人,人才資源等,。,。,作為一名行,政,政管理人員,最,最重要的是,要,要及時了解,企,企業(yè)內部情,況,況發(fā)展變化,和,和國家政府,機,機關相關政,策,策和法律規(guī),定,定的變化。,良好的執(zhí)行,力,力,踏踏實實地,去,去執(zhí)行。,良好執(zhí)行力,表,表現(xiàn)在：,（,1,）什么事情,該,該做，該怎,么,么做。,（,2,）如何更好,更,更快完成該,做,做的事情。,（,3,）清除所有,障,障礙。,（,4,）形成企業(yè),執(zhí),執(zhí)行的制度,和,和文化,讓執(zhí)行影響,到,到每個員工,行政人員應,具,具備素質、,能,能力,職位名稱,行政經(jīng)理,職位代碼,所屬部門,行政部,職 系,職等職級,直屬上級,職位概要,:,規(guī)劃、指導、協(xié)調公司行政服務支持等各項工作，組織管理下屬人員完成本職工作。,工作內容,:,%,組織制定行政部工作發(fā)展規(guī)劃、計劃與預算方案；,%,組織制定行政管理規(guī)章制度及督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行；,%,組織、協(xié)調公司年會、員工活動、市場類活動及各類會議，負責外聯(lián)工作及辦理公司所需各項證照；,%,起草及歸檔公司相關文件；,%,搜集、整理公司內部信息，及時組織編寫公司大事記；,%,管理公司重要資質證件；,%,組織好來客接待和相關的外聯(lián)工作；,%,主持部門內部的建設工作，建設及維護內部網(wǎng)絡；,%,協(xié)調公司內部行政人事等工作；,%,對控制成本的方法提出建議。,任職資格,:,教育背景,:,秘書、中文、公關、行政管理等相關專業(yè)本科以上學歷。,培訓經(jīng)歷,:,受過管理學、戰(zhàn)略管理、管理技能開發(fā)、公共關系、財務知識等方面的培訓。,經(jīng) 驗,:,5,年以上行政管理工作經(jīng)驗。,技能技巧,:,熟練的中英文寫作、口語、閱讀能力；,優(yōu)秀的外聯(lián)與公關能力，具備解決突發(fā)事件的能力；,較強的分析、解決問題能力，思路清晰，考慮問題細致；,熟練使用辦公軟件、辦公自動化設備。,態(tài) 度,:,做事客觀、嚴謹負責、踏實、敬業(yè)；,具有很強的人際溝通、協(xié)調、組織能力以及高度的團隊精神，責任心強。,職位名稱,行政助理,職位代碼,所屬部門,行政部,職,系,職等職級,直屬上級,行政經(jīng)理,職位概要,:,協(xié)助行政經(jīng)理完成公司行政事務性工作及部門內部日常事務工作。,工作內容,:,%,協(xié)助上級制定行政、總務及安全管理工作發(fā)展規(guī)劃和計劃；,%,協(xié)助審核、修訂行政管理規(guī)章制度，進行日常行政工作的組織與管理；,%,協(xié)助高級管理人員進行財產(chǎn)、內務、安全管理，為其他部門提供及時有效的行政服務；,%,考核和指導行政部工作人員的工作并給予業(yè)務指導；,%,協(xié)助承辦公司相關法律事務；,%,參與公司經(jīng)營事務的管理和執(zhí)行工作；,%,會務安排。,技能技巧,:,具有較強的時間管理能力；,優(yōu)秀的外聯(lián)和公關能力，具備解決突發(fā)事件能力；,良好的中英文寫作、口語、閱讀能力；,熟練使用辦公軟件；,熟練使用操作辦公自動化設備。,態(tài) 度,:,工作細致認真，謹慎細心，責任心強；,具有很強的人際溝通、協(xié)調能力，團隊意識強。,職位名稱,總經(jīng)理秘書,職位代碼,所屬部門,行政部,職,系,職等職級,直屬上級,行政經(jīng)理,職位概要,:,協(xié)助總經(jīng)理完成日常事務性工作。,工作內容,:,%,起草公司年度工作總結及總經(jīng)理講話稿；,%,起草公司股東會和董事會的會議材料；,%,作好公司重要會議的記錄及會議紀要的整理；,%,起草、打印、登記和存檔總經(jīng)理簽發(fā)文件；,%,協(xié)助行政部經(jīng)理做好公司來賓的接待工作；,%,接聽電話、妥當應答，如有必要，做好電話記錄；,%,掌握總經(jīng)理的日程安排，為總經(jīng)理接見訪客做好預約工作；,%,收發(fā)傳真，并及時交給總經(jīng)理處理；,%,完成總經(jīng)理或行政經(jīng)理交辦的其他工作。,技能技巧,:,熟悉公司文檔管理；,良好的中英文寫作、口語、閱讀能力；,熟練使用辦公軟件及辦公自動化設備。,態(tài) 度,:,良好的組織溝通協(xié)調能力；,工作細致認真，謹慎細心，條理性強；,責任心強，勇于承擔挑戰(zhàn)性的工作；,具有開拓精神和團隊精神。,職位名稱,秘書,職位代碼,所屬部門,行政部,職,系,職等職級,直屬上級,行政經(jīng)理,職位概要,:,安排會談、向電話詢問者提供信息、收發(fā)日常郵件，進行文檔管理，對其他行政和業(yè)務方面的工作提供行政支持。,工作內容,:,%,接聽電話，向電話詢問者提供信息，記錄留言，轉接電話；,%,收發(fā)與回復日常郵件；,%,撰寫會議通知、會議記要、日常信件和工作報告；,%,會談、會務安排；,%,將信件及其他記錄歸檔；,%,備份信件及其他文檔；,%,安排商務旅行，做好預訂工作；,%,接待訪客；,%,采購、分發(fā)和控制辦公用品；,%,分發(fā)錢款，進行簡單的賬務管理。,技能技巧,:,熟練使用操作辦公自動化設備，包括計算機、打印機、傳真機、復印機等；,有良好的文字表達能力，有一定英語基礎，具備較強的聽說能力。,態(tài) 度,:,認真負責，責任心強，積極主動執(zhí)行交辦工作；,工作效率高，條理性強，有團隊合作精神；,保密意識強。,職位名稱,前臺,職位代碼,所屬部門,行政部,職,系,職等職級,直屬上級,行政主管,職位概要,:,做好公司日常行政事務工作，保證公司信息通訊順暢，提高公司運作效率。,工作內容,:,%,轉接總機電話，收發(fā)傳真、信件和報刊；,%,接待來訪客人，并通報相關部門；,%,管理辦公用品，管理維修打印機、傳真機、復印機等辦公器材；,%,打印、復印文件和管理各種表格文件；,%,承辦員工考勤和外出登記；,%,安排約會、會議室及差旅預定；,%,保管各種手續(xù)、手冊；,%,更新和管理員工通訊地址和電話號碼等聯(lián)系方式；,%,協(xié)助組織公司活動。,技能技巧,:,有良好的文字表達能力，有一定的英語基礎；,熟練使用辦公軟件、辦公自動化設備。,態(tài) 度,:,工作細致認真，謹慎細心，熱情，積極主動；,工作效率高，責任心強，具有團隊精神；,保密意識強。,職位名稱,行政事務管理專員,職位代碼,所屬部門,行政部,職,系,職等職級,直屬上級,行政主管,職位概要,:,管理公司的后勤服務工作、提供后勤保障。,工作內容,:,%,安排落實上級要求的各項任務，提供相關服務和后勤保障；,%,參與擬訂和完善公司后勤管理規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行，確保行政后勤管理的順利進行；,%,負責公司辦公家具、設備、用品的選購與使用管理；,%,負責公司各類設備、設施維護，水、電、氣、熱等能源后勤保障工作；,%,進行宣傳與安全檢查，代表公司與物業(yè)部門交涉，管理公司用水、用電情況；,%,辦理公司購車、車輛年檢的相關手續(xù)，安排活動用車，并統(tǒng)計人員用車的費用；,%,對公司人員申領辦公用品進行記錄、發(fā)放、管理及流程優(yōu)化；,%,辦理上級臨時交辦的其他工作。,技能技巧,:,能根據(jù)公司不同時期的發(fā)展需要，提供相應的物資設備配備方案；能根據(jù)辦公需求、市場行情，制定相應的計劃及書面匯報；,有一定的英語水平，能熟練使用各種辦公自動化設備；,良好的溝通協(xié)調能力、組織安排能力、具備靈活有序的物料控制能力。,態(tài) 度,:,人品端正，愛崗敬業(yè)，工作態(tài)度細致、踏實，責任心強，能吃苦耐勞。,-18-,6W2H,PDCA,SWOT,常用工作方,法,法,-19-,2H,6W,1W Why,目的,2WWhat,內容,3WWho,人,4WWhom,對象,5WWhen,何時,6WWhere,地點,1HHow,方法,2HHow much,或,How many,費用,-20-,PDCA,1,、,P,（,Plan,）,-,計劃，確定方針,和,和目標，確,定,定活動計劃,；,；,2,、,D,（,Do,）,-,執(zhí)行，實地去做,，,，實現(xiàn)計劃,中,中的內容；,3,、,C,（,Check,）,-,檢查，總結執(zhí)行,計,計劃的結果,，,，注意效果,，,，找出問題,；,；,4,、,A,（,Action,）,-,行動，對總結檢,查,查的結果進,行,行處理，成,功,功的經(jīng)驗加,以,以肯定并適,當,當推廣、標,準,準化；失敗,的,的教訓加以,總,總結，以免,重,重現(xiàn)，未解,決,決的問題放,到,到下一個,PDCA,循環(huán)。,-21-,1,、,S：Strength,，,，優(yōu)勢、強,項,項,2,、,W：Weakness,，,，弱勢、缺,點,點,3,、,O：Opportunity，機,會,會,4,、,T：Threatness，威脅,SWOT,SWOT,是一種分析,方,方法,關于企業(yè)：,用,用來確定企,業(yè),業(yè)本身的競,爭,爭優(yōu)勢，競,爭,爭劣勢，機,會,會和威脅，,從,從而將公司,的,的戰(zhàn)略與公,司,司內部資源,、,、外部環(huán)境,有,有機結合。,因,因此，清楚,的,的確定公司,的,的資源優(yōu)勢,和,和缺陷，了,解,解公司所面,臨,臨的機會和,挑,挑戰(zhàn)，對于,制,制定公司未,來,來的發(fā)展戰(zhàn),略,略有著至關,重,重要的意義,。,。,關于個人：,職,職業(yè)規(guī)劃,經(jīng)營自己的,長,長處,-22-,行政部,工,作,流,程,辦公用品及,日,日常用品的,采,采購、發(fā)放,管,管理,檢查驗收,部門申請,出入登記,月末盤存,帳物相符,監(jiān)督檢查,物品采購,主管審批,請購計劃單,查看庫存,定,期,詢,價,議,價,第一條 每,月,月,25,日，各部門,負,負責人將該,部,部門所需要,的,的辦公用品,應,應及時上報,行,行政部。行,政,政部指定專,人,人制定每月,辦,辦公用品計,劃,劃及預算；,經(jīng),經(jīng)主管副總,審,審批后由行,政,政部統(tǒng)一購,買,買、根據(jù)實,際,際工作需要,有,有計劃的于,次,次月,10,日分發(fā)給各,部,部門,;,第二條 公,司,司新員工的,辦,辦公用品，,行,行政部根據(jù),人,人力資源部,提,提供的名單,和,和用品清單,，,，負責為其,配,配齊，以保,證,證新員工的,正,正常工作。,負,負責購發(fā)辦,公,公用品的人,員,員要做到辦,公,公用品的齊,全,全、品種對,路,路、量足質,優(yōu),優(yōu)、庫存合,理,理、開支適,當,當、用品保,管,管好,;,第三條,負,負責購發(fā),辦,辦公用品,的,的人員要,建,建立帳本,，,，辦好入,庫,庫、出庫,手,手續(xù)。出,庫,庫一定要,由,由領取人,員,員簽字,;,第四條,因,因工作需,要,要，確需,某,某種專用,辦,辦公用品,的,的部門，,須,須由本部,門,門經(jīng)理簽,字,字、報上,級,級領導批,準,準后方可,購,購買。發(fā),票,票除本部,門,門經(jīng)理簽,批,批外，需,由,由上級領,導,導簽批后,，,，方可報,銷,銷,;,第五條,領,領用辦公,用,用品的部,門,門，應將,本,本部門所,需,需的辦公,用,用品匯總,填,填寫辦公,用,用品領用,單,單，經(jīng)部,門,門經(jīng)理簽,字,字后方可,領,領取，如,確,確實急需,用,用品可到,行,行政助理,領,領取，填,寫,寫相應的,部門辦公,用,用品領用,表,表,，流水號,由,由行政部,按,按月份及,順,順序由行,政,政部編寫,，,，如,9,月第一張,流,流水號,0901,、第二張,流,流水號,0902,，以此類,推,推且行政,部,部所有記,錄,錄流水號,均,均按此編,寫,寫；,第六條,日,日常領用,文,文具需填,寫,寫,文具領用,登,登記表,；,第七條,辦,辦公用品,管,管理一定,要,要做到清,潔,潔、注意,安,安全、放,火,火、防盜,、,、嚴格按,照,照規(guī)章制,度,度辦事，,不,不允許非,工,工作人員,進,進入庫房,;,第八條,對,對于離開,公,公司的員,工,工，按照,入,入職時所,領,領的清單,收,收回辦公,用,用品（已,用,用過的筆,、,、本除外,）,）,第九條,每,每月月底,，,，行政助,理,理統(tǒng)計各,部,部門費用,，,，與財務,部,部共同盤,點,點庫存,.,辦公用品,購,購發(fā)管理,辦,辦法,固定資產(chǎn),及,及低值易,耗,耗品的管,理,理,資產(chǎn)分類,建立臺帳,清,清單,每月盤存,核對帳物,各部門基,礎,礎設備、,設,設施維修,管,管理,維修申請,安排維修,維修結束,檢查驗收,記錄備案,文件檔案,的,的歸檔管,理,理,文件、資,料,料收集,分類整理,編,編號,立卷歸檔,裝訂成冊,存,存放,使用、傳,閱,閱控制,文件資料,收,收發(fā)、傳,真,真管理,文件資料,的,的收發(fā),行政審閱,上傳下達,準確記錄,傳真往來,各種費用,的,的支付、,控,控制,統(tǒng)計各項,所,所要交納,費,費用,申請審批,資,資金,部門主管,審,審批,領導審批,簽,簽字,支付各項,費,費用,歸類登記,管,管理,對外關系,建,建立維護,關系建立,溝通協(xié)調,檔案,情況匯報,合理調整,處理突發(fā),事,事件,突發(fā)事件,出,出現(xiàn),主要情況,收,收集,妥善解決,處,處理,及時匯報,領,領導,減少不利,影,影響,處理結果,匯,匯報,后勤服務,保,保障,擬定制度,加強檢查,收集建議,員工滿意,提高質量,安撫員工,反饋,后勤服務,保,保障,熟悉安全,制,制度,明確安全,目,目標,組織實施,檢,檢查,提高防范,意,意識,規(guī)劃教育,培,培訓,確保整體,安,安全,安全,執(zhí)行上級,交,交辦事務,接受上級,交,交辦任務,匯報結果,及時完成,保質保量,確實了解,、,、記錄工,作,作要求,行政經(jīng)理,-35-,行政,助理,行政,內務,行政,接待,行政,總務,行政部崗,位,位架構,前臺接待,前臺接待,管,管理,一、來客,接,接待,1,、來客接,待,待流程（,預,預約,/,未預約）,2,、接待禮,儀,儀,二、來電,轉,轉接,1,、來電接,入,入,/,轉接流程,2,、電話禮,儀,儀,三、函件收發(fā),1,、信函與快件簽,收,收,/,寄送流程,前臺接待,五、文件收發(fā),1,、傳真發(fā)文,/,收文工作流程,六、涉及表單,1,、來客登記表,2,、接待來訪登記,表,表,3,、信函與快件簽,收,收,/,寄送登記表,4,、傳真記錄清單,內部事務管理,一、辦公用品管,理,理,1,、辦公用品申購,流,流程,2,、辦公用品購買,/,領用流程,3,、使用表單,辦公用品訂購審,批,批單,辦公用品臺賬,報廢物品清單,辦公用品領用表,內部事務管理,二、辦公設備管,理,理,辦公設備購買審,批,批流程,辦公設備詢價流,程,程,辦公設備比價流,程,程,辦公設備采購流,程,程,使用表單：,辦公設備配備登,記,記表,辦公設備更換登,記,記表,辦公設備性能狀,態(tài),態(tài)一覽表,辦公設備維修記,錄,錄表,內部事務管理,三、文書檔案管,理,理,發(fā)文,/,收文管理流程,檔案歸檔流程,檔案借閱,/,歸還流程,檔案銷毀流程,使用表單：,文書檔案借閱審,批,批表,文書檔案借閱登,記,記表,內部事務管理,四、印章管理,制刻申請流程,使用審批流程：,印章使用審批表,印章使用登記表,內部事務管理,五、證照管理,證照年審流程,證照使用審批,/,驗證流程,證照使用審批表,證照使用登記表,內部事務管理,六、會議管理,會議安排流程,會議紀要,會議工作評估表,外部事務管理,值班登記日志表,保安執(zhí)勤日志表,外出員工登記表,來賓出入登記表,安全狀況檢查表,防火設施檢查表,安全事故報告書,突發(fā)事故報告表,事故統(tǒng)計匯總表,電梯設備巡視,/,維修,/,保養(yǎng)記錄表,一、安全保密管,理,理,人員出入管理流,程,程,消防安全管理流,程,程,安全檢查管理流,程,程,突發(fā)事件處理,/,應對流程,使用表單：,外部事務管理,二、車輛管理,車輛使用流程,車輛加油管理流,程,程,車輛安全管理流,程,程,事故處理流程,使用表單：,車輛檢查表,用車申請表,派車記錄單,車輛請修表,保養(yǎng)記錄表,車輛加油申請,/,記錄表,車輛使用日志表,車輛使用狀況月,報,報表,車輛事故現(xiàn)場記,錄,錄單,車輛事故報告單,外部事務管理,三、后勤管理,員工宿舍管理流,程,程,員工食堂管理流,程,程,清潔衛(wèi)生管理流,程,程,企業(yè)綠化管理流,程,程,使用表單：,食堂衛(wèi)生檢查表,住宿申請表,住宿人員登記卡,宿舍分配明細表,宿舍檢查登記表,清潔衛(wèi)生管理表,衛(wèi)生區(qū)域劃計劃,表,表,清潔工作安排表,衛(wèi)生狀況檢查,/,評分表,外部事務管理,四、公關事務管,理,理,重要接待流程,危機處理流程,媒體宣傳流程,使用表單：,商務接待安排表,公務接待審批表,公關活動策劃表,危機預警處理表,危機記錄分析表,危機結果匯總表,例外事項工作安,排,排記錄表,NVQ,企業(yè)行政管理考,試,試概述,考試時間,2010,年,7,月考試,日期,考試時間,NVQ,企業(yè)行政管理資格證書,2010,年,7,月,11,日上午,9:00,11:30,NVQ,企業(yè)行政管理三級,2010,年,12,月考試,日期,考試時間,NVQ,企業(yè)行政管理資格證書,2010,年,12,月,12,日上午,9:00,11:30,企業(yè)行政管理三級,-50-,證據(jù)：證明你勝任此崗位能力的憑證,內容：,工作成果：,類型：文件、報告、計劃、設計方案、研究成果等,形式：文字、圖片、音像資料等,證詞：應試者的上級、同事、客戶等針對應試者工作表現(xiàn)的描述，驗證應試者工作成果信度和效度的憑證。,提問記錄：考評員提問應試者，考察應試者工作能力,可現(xiàn)場提問亦可筆答,證據(jù)的補充形式,現(xiàn)場觀察：情景模擬工作場景，觀察應試者工作行為表現(xiàn)，考察其工作能力。,準備證據(jù),-51-,A4,紙書寫或打印，須標明題目名稱、應試者姓名；,字跡清楚亦辨認；,字數(shù)范圍：,8003000,字；,文件內容邏輯結構清晰，符合文件格式；,提交音像或電子資料，須附帶文字形式闡明此證據(jù)的背景情況。,工作成果具體要,求,求,應試者證據(jù)清單,考評中心,應試者姓名,身份證號,考評員,序號,證據(jù)類型,證據(jù)內容,對應單元,/,元素,取證時間,證據(jù)提供人,備注,1,2,3,4,5,應試者證據(jù)清單,元素,1.1,選購辦公設備和耗材,證據(jù)是否符合以下元素范圍：,為以下人員選購,本人工作需要他人工作需要,Yes/NoYes/No,設計單位的,辦公設備辦公耗材,Yes/NoYes/No,應試者是否符合以下能力要求：,1,、確定要購置的設備和耗材的是當前或預期工作所必須的，且考慮與原有設備的匹配關系,Yes/No,2,、確定要購置的設備和耗材所放置的位置，安全可靠且有利于工作流程的進行,Yes/No,3,、對不同供應商貨物的性能、價格、供貨地點、支付方式及售后服務等進行綜合比較及選擇,Yes/No,4,、在自己的職權范圍內，依照單位程序訂貨購置，多征求使用者的反饋意見,Yes/No,5,、按照采購程序與供方仔細確定購貨內容、總費用、交貨和售后服務等事宜，并形成文件,Yes/No,6,、按照進貨、驗貨程序檢查所購設備和耗材的型號、質量、數(shù)量、價格及相應單據(jù),Yes/No,7,、若提供的貨物或單據(jù)不符合要求，要立即與供應商聯(lián)系,Yes/No,8,、按單位規(guī)定辦理或存放購買貨物的相關文件及單據(jù),Yes/No,應試者證據(jù)清單,元素,2.1,建立和維護有效的工作條件,證據(jù)是否符合以下元素范圍：,工作現(xiàn)場,自己職責范圍內的所有工作區(qū)域,Yes/No,緊急情況,1,、生病,2,、意外事件,3,、火災,4,、需要疏散,5,、泄密,Yes/No,應試者是否符合以下能力要求：,1,、確認自己對有關健康、安全等相關規(guī)定以熟知，并遵照執(zhí)行,Yes/No,2,、辦公室的設計和布局要符合健康、安全、保密的需要，達到企業(yè)標準和體現(xiàn)團隊形象,Yes/No,3,、辦公室的布局和位置要有利于單位工作流程，便于自己和他人高效地工作,Yes/No,4,、監(jiān)督工作現(xiàn)場的工作條件符合法律法規(guī)要求，發(fā)現(xiàn)不符，及時、準確地向上級報告,Yes/No,5,、識別、監(jiān)督工作現(xiàn)場的安全隱患，在職權范圍內糾正、處置隱患因素或將危害及時、準確向上級報告,Yes/No,6,、管理督促各種辦公設備的使用符合使用程序和安全操作規(guī)范,Yes/No,7,、出現(xiàn)緊急情況，在自己的職權范圍內根據(jù)單位程序及時、冷靜和有效的采取處理措施,Yes/No,8,、清楚和準確的完成有關健康和安全的記錄,Yes/No,應試者證據(jù)清單,元素,3.1,開發(fā)、執(zhí)行和維護程序,證據(jù)是否符合以下元素范圍：,職責范圍內所包含和如下人員協(xié)商,舊程序（流程）的改造開發(fā)新程序（流程）,Yes/NoYes/No,和如下人員協(xié)商,上級程序（流程）涉及人員單位內專家,Yes/NoYes/NoYes/No,應試者是否符合以下能力要求：,1,、在職權范圍內主動尋找可改進或需要新建立的工作，并鼓勵相關人員共同參與,Yes/No,2,、說明改進或新建工作程序的目的、理由和效益，作出具體建議匯報給上級,Yes/No,3,、在領導同意后，與相關人員詳細商議執(zhí)行該工作程序的具體項目和輔助要求,Yes/No,4,、確保提出的工作程序及其輔助要求滿足單位需要并與已制定的政策、法規(guī)協(xié)調一致,Yes/No,5,、將充分商議后的工作程序編制整理定稿，并作出實施計劃,Yes/No,6,、與相關人員再次討論實施計劃，并修改執(zhí)行,Yes/No,7,、確保該程序所涉及的所有人員都清楚該工作程序及其具體要求，以順利實施,Yes/No,8,、工作程序實施過程中出現(xiàn)的問題應及時向上級報告，并聽從指示,Yes/No,9,、根據(jù)目的定期對該程序的實施情況跟蹤檢查，發(fā)現(xiàn)未正確執(zhí)行應立即糾正，維護程序的效率,Yes/No,應試者證據(jù)清單,元素,3.2,用計算機選擇適合的呈現(xiàn)信息方法編制較復雜的文件,證據(jù)是否符合以下元素范圍：,獲取和使用的信息源,文字信息電子信息口頭信息,Yes/NoYes/NoYes/No,按照需求者要求制作的文件包含,帶表格和圖形的報告帶流程圖的報告運用,PPT,制作的幻燈片,Yes/NoYes/NoYes/No,應試者是否符合以下能力要求：,1,、明確需求者編制文件的主要內容、具體要求和使用意圖,Yes/No,2,、準確和有效的通過文件的信息源收集信息，開展調查研究,Yes/No,3,、根據(jù)文件的目的選擇適當?shù)某尸F(xiàn)信息的方法，使信息表達準確、簡明、生動,Yes/No,4,、對已選擇的信息進行全面、綜合處理、確定編制文件的結構和內容,Yes/No,5,、熟練的通過計算機相關功能準確的輸入編輯信息，使編制的文件符合呈現(xiàn)信息的最優(yōu)方法,Yes/No,6,、編制文件要確保信息的安全和保密,Yes/No,7,、檢查作出的文件，更正和修改，并根據(jù)需求者的要求調整,Yes/No,8,、按照需求者意見保存文件、備份文件或打印文件,Yes/No,應試者證據(jù)清單,元素,3.3,選擇恰當?shù)姆椒ㄅc對方有效溝通,證據(jù)是否符合以下元素范圍：,展示自己能有效地與如下人員溝通,同事上級外部與工作關聯(lián)的人員,Yes/NoYes/NoYes/No,展示自己能恰當?shù)剡x擇溝通方法,面對面,電話,Yes/No,Yes/No,書面,電子郵件,Yes/No,Yes/No,溝通內容,正面的,反面的,Yes/NoYes/No,應試者是否符合以下能力要求：,1,、抓住時機采取主動姿態(tài)與對方溝通，努力建立有效地工作關系,Yes/No,2,、針對時間、地點、內容等不同情況選擇最恰當?shù)姆椒ㄅc對方溝通,Yes/No,3,、溝通交流的信息是準確的、有益的、講信用的，展示良好的個人形象和單位形象,Yes/No,4,、溝通交流的信息是清楚的、有條理的，易于對方理解、明晰和回復,Yes/No,5,、溝通時應尊重對方，講究禮貌，用詞文雅，密切雙方關系,Yes/No,6,、在自己職權范圍內，用對方希望的方式及時回答對方對信息的需求,Yes/No,7,、溝通中積極體察。收集對方反應，促進雙方有效交流，達到溝通目的,Yes/No,8,、能積極對待溝通中出現(xiàn)的分歧、保障，主動處理不同意見，消除矛盾,Yes/No,9,、按照單位規(guī)定，溝通中確保信息的安全和保密,Yes/No,10,、溝通中的困難超出自己的職權范圍，應及時向有關人員匯報,Yes/No,應試者證據(jù)清單,元素,4.1,制定工作計劃，監(jiān)控目標完成,證據(jù)是否符合以下元素范圍：,計劃要點,標準數(shù)量完成日期資源,Yes/NoYes/NoYes/NoYes/No,相關聯(lián)的人,上級交辦者團隊內同事團隊外同事外單位人,Yes/NoYes/NoYes/NoYes/NoYes/No,參與完成者,獨自完成帶領他人與他人協(xié)作,Yes/NoYes/NoYes/No,應試者是否符合以下能力要求：,1,、清楚所要開展的每項工作的目標、工作內容和實施方法,Yes/No,2,、按照工作的輕重緩急和緊急程度安排工作的優(yōu)先順序（緊急重要程度）,Yes/No,3,、起草并與相關人員共同制定工作計劃，標明標準、內容、資源、完成日期,Yes/No,4,、為完成計劃，按優(yōu)化組合準備和分配所需的資源，包括人、財、物,Yes/No,5,、確保工作計劃和實施過程符合單位的政策、規(guī)章、程序及本人的權限,Yes/No,6,、將工作計劃清楚地通知相關人員，明確各自的行動和職責,Yes/No,7,、利用有效手段維護和控制各項工作按照制定的計劃有條不紊的實施,Yes/No,8,、根據(jù)既定目標，按階段總結、分析和評估工作成果和計劃執(zhí)行情況,Yes/No,9,、找出與計劃目標偏差的原因，并在自己職權范圍內采取正確的行動，如有必要，向有關人員匯報,Yes/No,10,、根據(jù)情況變化，改變工作計劃或實施方案的優(yōu)先順序，并與相關人員進行溝通,Yes/No,應試者證據(jù)清單,元素,4.2,建立、發(fā)展和維護團隊效率,證據(jù)是否符合以下元素范圍：,證據(jù)關聯(lián)的團隊人員,同等職位較低職位較高職位,Yes/NoYes/NoYes/No,提供或接受與證據(jù)關聯(lián)的反饋信息,正面的反面的,Yes/NoYes/No,應試者是否符合以下能力要求：,1,、建立和維護與同事的良好關系，有效地與他人協(xié)作完成團隊工作,Yes/No,2,、遵守對同事的許諾，執(zhí)行對同事的委托，否則要在恰當時機向其解釋原因,Yes/No,3,、為團隊效率和整體工作的完成，向同事提供所需的信息和其他支持,Yes/No,4,、制定計劃和分配工作時，考慮團隊成員的能力，并符合他們的發(fā)展需要,Yes/No,5,、當同事不能按時完成工作時，應在自己的職權范圍內提供多方幫助，并征得對方同意,Yes/No,6,、發(fā)現(xiàn)與工作質量有關問題，應及時提出并與相關人員討論，維護團隊信譽和效益,Yes/No,7,、向團隊成員提供反饋信息和建議應該是清晰的、建設性的和不公開的,Yes/No,8,、交流、反饋和實施幫助的時間、地點和方法應適應不同同事的情況，以促進團隊的凝聚和發(fā)展,Yes/No,9,、識別工作關系中出現(xiàn)的一些問題和分歧，從大局出發(fā)主動與對方溝通以解決,Yes/No,10,、當與同事的關系出現(xiàn)矛盾并超出自己解決的范圍時，應按照單位的程序給予解決,Yes/No,應試者證據(jù)清單,元素,5.1,會中記錄和會后整理,證據(jù)是否符合以下元素范圍：,會議目的,決定性會議交流性會議,Yes/NoYes/No,參會人員范圍,單位內部單位外部,Yes/NoYes/No,應試者是否符合以下能力要求：,1,、根據(jù)會議要求充分準備進行會議記錄的用品和必要的設備,Yes/No,2,、閱讀會議議程和相關文件，力求對會議內容和有關術語有一定了解,Yes/No,3,、按照規(guī)范的會議記錄格式和會議的要求記錄齊全議程開始前的基本信息,Yes/No,4,、根據(jù)會議要求，真實記錄會議所執(zhí)行的各項議程和內容,Yes/No,5,、準確、清楚、完整的記錄會議結論、決定、決議及其他重要問題,Yes/No,6,、會議結束要看記錄和簽字，并及時請會議主持人審閱簽名,Yes/No,7,、按照會議要求在規(guī)定的時間內整理會議記錄及其他會議文件，并歸檔備存,Yes/No,8,、按照會議要求和會議紀要格式在規(guī)定的時間內編制會議紀要,Yes/No,9,、會議提出的要點和要求能準確地在會議紀要中得到確認，便于指導和推進,Yes/No,10,、會議紀要經(jīng)過會議領導審閱批準后在規(guī)定的時間印發(fā)給指定的范圍,Yes/No,11,、按照會議要求或單位規(guī)定確保會議記錄和會議紀要的安全和保密,Yes/No,應試者證據(jù)清單,元素,5.2,安排旅行和住宿,證據(jù)是否符合以下元素范圍：,安排,本人旅行機構,Yes/NoYes/No,地點,本地國內境外,Yes/NoYes/NoYes/No,交通工具,火車飛機長途汽車,Yes/NoYes/NoYes/No,應試者是否符合以下能力要求：,1,、準確獲取旅行者目的、旅行時間、所到地點、期限等和對旅行及住宿的具體要求,Yes/No,2,、收集所去地必要的資料，并根據(jù)單位規(guī)定選擇旅行的最佳路線和交通工具,Yes/No,3,、根據(jù)單位規(guī)定選擇相應的住宿規(guī)格，并制定出整體旅行方案和經(jīng)費預算,Yes/No,4,、按照旅行機構的要求準備齊全旅行者的證件、旅行文件和費用,Yes/No,5,、在商定的時間內協(xié)助旅行者辦理好旅行所需的各種證件、旅行資料和國際貨幣,Yes/No,6,、在商定的時間內為旅行者購買旅行計劃中的差旅票，解決和落實交通工具,Yes/No,7,、在商定時間內為旅行者預定旅行計劃中所到地的住房，并獲取確認,Yes/No,8,、向旅行者提供詳細的旅行計劃，標明時間、交通、地點、住宿、聯(lián)系方法等細節(jié),Yes/No,9,、當計劃安排未落實或出現(xiàn)變更時，應查明原因，及時采取補救措施,Yes/No,10,、根據(jù)預算和實際變化，監(jiān)督、核查以確定旅行和住宿經(jīng)費的支出,Yes/No,