第5章報表系統(tǒng)

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1、福建財會管理干部學(xué)院,單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,第五章 會計報表管理系統(tǒng),會計報表子系統(tǒng),并非,對經(jīng)營交易或事項的直接處理。會計報表子系統(tǒng),側(cè)重于,系統(tǒng)輸出或信息生成,即加工和報告其他子系統(tǒng)處理產(chǎn)生的資料和信息,在手工操作方式下：,填制憑證、登記賬簿、編制會計報表是一個完整的財務(wù)處理系統(tǒng)，,而在計算機會計信息系統(tǒng)中，,將會計報表獨立出來，目的是要發(fā)揮計算機軟件開發(fā)工具的制表功能，使會計報表的編制和分析更加靈活、方便。,一、報表管理系統(tǒng)概述,會計報表子系統(tǒng)的主要職能是：,定期編制外部會計報表和企業(yè)內(nèi)部管理所需的各種報表，并利用會計報表數(shù)據(jù)

2、，對經(jīng)濟活動與財務(wù)收支情況進(jìn)行全面、系統(tǒng)的分析。,報表管理系統(tǒng)的任務(wù)是：,設(shè)計報表的格式和編制公式，從總賬系統(tǒng)或其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)中取得有關(guān)會計信息自動編制各種會計報表，對該報表進(jìn)行審核、匯總、生成各種分析圖，并按預(yù)定格式輸出各種會計報表。,(,一,),報表管理系統(tǒng)的任務(wù),(,二,),報表管理系統(tǒng)的特點,（,1,）輸入數(shù)據(jù)量少。,會計報表的編制不需要輸入數(shù)據(jù)，使用的是賬務(wù)處理子系統(tǒng)的賬簿文件數(shù)據(jù)。,（,2,）不設(shè)置報表數(shù)據(jù)直接修改功能。,會計核算軟件基本功能規(guī)范,規(guī)定：“對根據(jù)機內(nèi)會計憑證和據(jù)以登賬的相應(yīng)賬簿生成的各種機內(nèi)會計報表數(shù)據(jù)，會計核算軟件不能提供直接修改功能?！?（,3,）輸出信息規(guī)定性強

3、。,會計報表的格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。,（,4,）通用性更強、適用面更廣。,會計報表子系統(tǒng)完全采用自定義的方法編制會計報表和進(jìn)行報表分析。,（,5,）圖、表并用進(jìn)行報表分析。,利用圖形對報表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和控制。,(,三,),數(shù)據(jù)處理流程,1,、手工會計會計報表的數(shù)據(jù)來源,在手工會計中，書面記載的會計賬簿數(shù)據(jù)是編制個別會計報表的依據(jù)。會計賬簿中的余額和發(fā)生額是個別會計報表的直接數(shù)據(jù)來源。,手工系統(tǒng)會計報表子系統(tǒng)數(shù)據(jù)來源。,會計賬簿,會計,憑證,登,記,編,制,利潤表,資產(chǎn)負(fù)債表,編,制,現(xiàn),金,流,量,表,編,制,輔助管理報表,總,分類賬,明細(xì)分類賬,日記賬,(,三,),數(shù)

4、據(jù)處理流程,2,、,報表編制數(shù)據(jù)處理流程圖。,(,三,),數(shù)據(jù)處理流程,綜上所述，可將計算機會計信息系統(tǒng)會計報表的數(shù)據(jù)來源歸納為：,(1),來源于計算機會計信息系統(tǒng)的賬務(wù)處理子系統(tǒng)；,(2),來源干計算機會計信息系統(tǒng)會計報表子系統(tǒng)本身,(,如報表項目間的運算結(jié)果和報表間報表項目的運算結(jié)果,),；,(3),計算機會計信息系統(tǒng)外部數(shù)據(jù)輸入。,(,四,),基本功能結(jié)構(gòu),用友,UFO,報表管理系統(tǒng)具有：文件管理功能、格式管理功能、數(shù)據(jù)處理功能、圖形功能、打印功能和二次開發(fā)功能。,(,五,),基本工作過程,報表管理的工作過程基本可以分為報表的格式和公式設(shè)置，報表的數(shù)據(jù)處理，報表輸出。,(,六,),報表結(jié)

5、構(gòu)與基本術(shù)語,1.,報表結(jié)構(gòu),簡單表的格式一般由四個基本要素組成：標(biāo)題、表頭、表體和表尾。,2.,基本概念,(1),格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài),格式狀態(tài),:,在格式狀態(tài)下設(shè)計報表的格式，如表尺寸、行高列寬、單元屬性、單元風(fēng)格、組合單元、關(guān)鍵字、可變區(qū)等。報表的三類公式：單元公式（計算公式）、審核公式、舍位平衡公式也在格式狀態(tài)下定義。在格式狀態(tài)下所做的操作對本報表所有的表頁都發(fā)生作用,但不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、計算等操作。,數(shù)據(jù)狀態(tài),:,在數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、做圖形、匯總、合并報表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報表的格式。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下時，看到的是報表的全部內(nèi)容，包

6、括格式和數(shù)據(jù)。,2.,基本概念,(2),單元及單元屬性。,報表中由表行和表列確定的方格稱為單元。單元是組成報表的最小單位，單元名稱由所在行、列標(biāo)識。行號用數(shù)字,1-9999,表示，列標(biāo)用字母,A-IU,表示。,單元屬性包括：單元類型、對齊方式、字體顏色等。,單元類型有數(shù)值型、字符型和表樣型。,2.,基本概念,(2),單元及單元屬性。,數(shù)值單元：是報表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。數(shù)字可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運算生成。建立一個新表時，所有單元的類型缺省為數(shù)值。,字符單元：是報表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。字符單元的內(nèi)容可以是漢字、字母、數(shù)字及各種鍵盤可輸入的符號組成的一串字符，一個單元中最

7、多可輸入,63,個字符或,31,個漢字。字符單元的內(nèi)容也可由單元公式生成。,表樣單元：是報表的格式，是定義一個沒有數(shù)據(jù)的空表所需的所有文字、符號或數(shù)字。一旦單元被定義為表樣，那么在其中輸入的內(nèi)容對所有表頁都有效。表樣在格式狀態(tài)下輸入和修改，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不允許修改。,2.,基本概念,(3),區(qū)域與組合單元。,區(qū)域也叫塊，由一組相鄰的單元組成的矩形塊。在,UFO,中，區(qū)域是二維的，最大的區(qū)域是一個二維表的所有單元,(,整個表頁,),，最小的區(qū)域是一個單元。,組合單元由同行（或同列）相鄰的兩個或兩個以上的單元組成的區(qū)域。這些單元必須是同一種單元類型（表樣、數(shù)值、字符），,UFO,在處理報表時將組合單

8、元視為一個單元。組合單元的名稱可以用區(qū)域的名稱或區(qū)域中的單元的名稱來表示。,例如把,B2,到,B3,定義為一個組合單元，這個組合單元可以用“,B2”,、“,B3”,、,或“,B2:B3”,表示。,2.,基本概念,(4),關(guān)鍵字。,關(guān)鍵字是游離于單元之外的特殊數(shù)據(jù)單元，可以唯一標(biāo)識一個表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁。,UFO,共提供了以下六種關(guān)鍵字，關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每個報表可以定義多個關(guān)鍵字。,單位名稱：字符（最大,30,個字符），為該報表表頁編制單位的名稱,單位編號：字符型（最大,10,個字符），為該報表表頁編制單位的編號,年：數(shù)字型（,19

9、04,2100,），該報表表頁反映的年度,季：數(shù)字型（,1,4,），該報表表頁反映的季度,月：數(shù)字型（,1,12,），該報表表頁反映的月份,日：數(shù)字型（,1,31,），該報表表頁反映的日期,二、會計報表系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)置,(,一,),創(chuàng)建新表,啟動報表管理系統(tǒng)，創(chuàng)建一個新的會計報表文件。有些軟件建立的是一個報表簿，可容納多張報表；也有些軟件只建立一張報表，甚至還需要規(guī)定其屬性。,(,二,),報表格式設(shè)計,1.,設(shè)置表尺寸,2.,定義行高和列寬,3.,畫表格線,4.,定義組合單元,5.,輸入項目內(nèi)容,6.,設(shè)置單元屬性,7.,定義關(guān)鍵字,(,二,),報表格式設(shè)計,1.,單元公式,單元公式是指為報表數(shù)據(jù)

10、單元進(jìn)行賦值的公式,.,。,單元公式一般由目標(biāo)單元、運算符、函數(shù)和運算符序列組成。,(,三,),報表公式設(shè)計,算術(shù)運算符：,平方；*、,/,乘、除；,+,、,-,加、減,比較運算符：,=,等于；,大于；,=,大于或等于,邏輯運算連接符：,AND,與（并且）；,OR,或（或者）；,NOT,非；,=,小于或等于,1.,單元公式,運算符,(1),賬務(wù)取數(shù)公式（即業(yè)務(wù)函數(shù)公式）,函數(shù)名,(“,科目編碼”,會計期間,”,方向”,賬套號,會計年度,編碼,1,，,編碼,2),業(yè)務(wù)函數(shù)是依附于一定子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)語義的，離開了該業(yè)務(wù)語義，業(yè)務(wù)函數(shù)就變得沒有意義。但這并不等于說，能使用某業(yè)務(wù)函數(shù)的前提是要安裝某子系

11、統(tǒng)，因為業(yè)務(wù)函數(shù)是在“應(yīng)用服務(wù)”而不是在子系統(tǒng)當(dāng)中實現(xiàn)的。,(2),本表頁內(nèi)部統(tǒng)計公式。,表頁內(nèi)部的計算公式，是指數(shù)據(jù)存放位置和數(shù)據(jù)來源位置，都沒有超出本表本頁范圍的計算公式。,(3),表頁與表頁間的計算公式,有些報表數(shù)據(jù)是從以前的歷史記錄中取得的，如：本表其他表頁。當(dāng)然，這類數(shù)據(jù)可以通過查詢歷史資料而取得，然而，類似數(shù)據(jù)可能會繁多而復(fù)雜，查詢起來既不方便，又會由于抄寫錯誤而引起數(shù)據(jù)的失真。而如果在計算公式中進(jìn)行取數(shù)設(shè)定，既減少工作量，又節(jié)約時間，同時數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也得到了保障。這就需要用到表頁與表頁間的計算公式,當(dāng)所取數(shù)據(jù)所在的表頁頁號已知時，用以下格式可以方便的取得本表他頁的數(shù)據(jù)：,=,如：

12、下面單元公式令各頁,B2,單元均取當(dāng)前表第一頁,C5,單元的值。,B2=C51,下面單元公式令“年”關(guān)鍵字為“,1992”,的各頁,C,列取第,1,頁,D,列值與第,5,頁,E,列值的商乘以,169.4,。,C=(D1/E5)*169.4 FOR,年,=1992,(3),表頁與表頁間的計算公式,表,頁已知,函數(shù)說明,本表他頁取數(shù)函數(shù),函數(shù)格式,SELECT(,),參數(shù)說明,區(qū)域：絕對地址表示的數(shù)據(jù)來源區(qū)域，不含頁號和表名。,范例,若當(dāng)前表頁中關(guān)鍵字“年”為,1994,，如下命令表示本頁,B,列取本表關(guān)鍵字“年”為,1993,的表頁中,B,列的數(shù)值。,B=SELECT(B,年,=,年,+1),如

13、下命令表示本頁,B1:C4,取關(guān)鍵字“單位編號”為,1011,的表頁中,B1:C4,的數(shù)值。,B1:C4=SELECT(B1:C4,單位編號,=“1011”),(3),表頁與表頁間的計算公式,表,頁未知,演示材料：損益表（部分）,項 目,行次,本 月 數(shù),本 年 累 計,一、產(chǎn)品銷售收入,1,fs(501,月,貸,年,),?C6+select(?D6,年,=,年,and,月,=,月,+1),減：產(chǎn)品銷售成本,2,fs(502,月,借,年,),?C7+select(?D7,年,=,年,and,月,=,月,+1),產(chǎn)品銷售費用,3,fs(503,月,借,年,),?C8+select(?D8,年,=

14、,年,and,月,=,月,+1),產(chǎn)品銷售稅金及附加,4,fs(504,月,借,年,),?C9+select(?D9,年,=,年,and,月,=,月,+1),二、產(chǎn)品銷售利潤,5,?C6-ptotal(?C7:?C9),?C10+select(?D10,年,=,年,and,月,=,月,+1),加：其他業(yè)務(wù)利潤,6,fs(511,月,貸,年,)-fs(512,月,借,年,),?C11+select(?D11,年,=,年,and,月,=,月,+1),減：管理費用,7,fs(521,月,借,年,),?C12+select(?D12,年,=,年,and,月,=,月,+1),財務(wù)費用,8,fs(522,

15、月,借,年,),?C13+select(?D13,年,=,年,and,月,=,月,+1),三、營業(yè)利潤,9,?C10+?C11-?C12-?C13,?C14+select(?D14,年,=,年,and,月,=,月,+1),(4),取他表確定頁號表頁的數(shù)據(jù),報表間的計算公式與同一報表內(nèi)各表頁間的計算公式很相近，主要區(qū)別就是把本表表名換為他表表名。,用以下格式可以方便地取得已知頁號的他表表頁數(shù)據(jù)：,=“”-,當(dāng),缺省時為本表各頁分別取他表各頁數(shù)據(jù)。,下面就該格式舉一些例子。,取他表數(shù)據(jù)：令當(dāng)前表頁,D5,的值等于表“,Y”,第,4,頁,D5,的值：,D5=“Y.rep”-D54,(5),用關(guān)聯(lián)條件

16、從他表取數(shù),當(dāng)我們從他表取數(shù)時，已知條件并不是頁號，而是希望按照年、月、日等關(guān)鍵字的對應(yīng)關(guān)系來取他表數(shù)據(jù)，就必須用到關(guān)聯(lián)條件,表頁關(guān)聯(lián)條件的意義是建立本表與他表之間以關(guān)鍵字或某個單元為聯(lián)系的默契關(guān)系。,從他表取數(shù)的關(guān)聯(lián)條件的格式為：,RELATION WITH“”-,具體用法我們以例子說明。,A1=“FYB”-A1 FOR ALL RELATION,月,WITH“FYB”-,月,取,FYB,表的，與當(dāng)前表頁月相同的月的,A1,單元的值。,如果當(dāng)前表頁為,9,月，則取,FYB,表,9,月表頁,A1,的值。,2.,審核公式,在經(jīng)常使用的各類財經(jīng)報表中的每個數(shù)據(jù)都有明確的經(jīng)濟含義，并且各個數(shù)據(jù)之間一般地都有一定的勾稽關(guān)系。如在一個報表中，小計等于各分項之和；而合計又等于各個小計之和等等。在實際工作中，為了確保報表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，我們經(jīng)常用這種報表之間或報表之內(nèi)的勾稽關(guān)系對報表進(jìn)行勾稽關(guān)系檢查。一般地來講，我們稱這種檢查為數(shù)據(jù)的審核。由驗證關(guān)系公式和提示信息組成。,審核公式格式：,MESS,“,說明信息,”,如：,C9=C5+C6+C7+C8,MESSAGE,“,一季度小計不等！,”,C5=,“