六西格瑪策劃-團(tuán)隊(duì)管理和有效會(huì)議.ppt

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P1,團(tuán)隊(duì)管理和有效會(huì)議,P2,課程目標(biāo),確定正式的項(xiàng)目倡導(dǎo)者、利益相關(guān)方、團(tuán)隊(duì)成員和團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)。 創(chuàng)造融洽的團(tuán)隊(duì)氣氛 建立小組充分準(zhǔn)備好有效開(kāi)展六西格瑪業(yè)務(wù)改進(jìn)活動(dòng)。,主要論題,團(tuán)隊(duì)發(fā)展的五個(gè)階段 有效會(huì)議 有效的頭腦風(fēng)暴法,團(tuán)隊(duì)的種類,一、按性質(zhì)來(lái)分： 1、執(zhí)行任務(wù)式團(tuán)隊(duì)——在這個(gè)團(tuán)隊(duì)里，通常是領(lǐng)導(dǎo)設(shè) 立日程，收集報(bào)告，分配任務(wù)和做重要決策。 2、突破式團(tuán)隊(duì)——那些需要?jiǎng)?chuàng)新，需要解決復(fù)雜問(wèn)題 的任務(wù)。 二、按工作時(shí)間來(lái)分： 1、短期團(tuán)隊(duì)——強(qiáng)調(diào)個(gè)人的專業(yè)技能 2、間歇式團(tuán)隊(duì)——強(qiáng)調(diào)隊(duì)員個(gè)人風(fēng)格的兼容和包含性 3、長(zhǎng)期團(tuán)隊(duì)——個(gè)人適應(yīng)性和開(kāi)放性的培養(yǎng),P4,團(tuán)隊(duì)發(fā)展曲線,,,,組建期,動(dòng)蕩期,規(guī)范期,執(zhí)行期,重整期,,,工作效率,五個(gè)階段,五個(gè)階段特點(diǎn),組建期：成員開(kāi)始檢驗(yàn)他們的價(jià)值觀、目標(biāo)和相互關(guān)系。交流溝通的模式和網(wǎng)絡(luò)開(kāi)始建立。 動(dòng)蕩期：成員開(kāi)始花很多精力在角色和權(quán)利上斗爭(zhēng)，對(duì)權(quán)威和領(lǐng)導(dǎo)能力提出疑問(wèn)和考驗(yàn)，內(nèi)部人事問(wèn)題成為滋生沖突的土壤。 規(guī)范期：團(tuán)隊(duì)形成整體感，開(kāi)始互相信任。團(tuán)隊(duì)建立自己的目標(biāo)，角色關(guān)系和團(tuán)隊(duì)操作程序。這是團(tuán)隊(duì)突破障礙的階段。 執(zhí)行期：團(tuán)隊(duì)一起工作去完成任務(wù)，平穩(wěn)的處理沖突。成就感、歸屬感和目標(biāo)融合在團(tuán)隊(duì)工作過(guò)程。 重整期：重復(fù)前幾個(gè)階段,P6,,團(tuán)隊(duì)章程,有效團(tuán)隊(duì)章程包括： 明確的團(tuán)隊(duì)規(guī)則 明確團(tuán)隊(duì)成員/領(lǐng)導(dǎo)人的職責(zé) 制訂了工作程序和基本規(guī)則 建立關(guān)系,舉例：團(tuán)隊(duì)方針,為了最充分利用的我們的時(shí)間，我們同意按一個(gè)團(tuán) 隊(duì)約束自己的行為。我們承諾遵守以下行為準(zhǔn)則： 1、準(zhǔn)時(shí)召開(kāi)和結(jié)束會(huì)議 2、如果有人無(wú)法出席會(huì)議，應(yīng)提前至少一天通知團(tuán) 隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人。 3、每次會(huì)議的內(nèi)容應(yīng)在會(huì)前事先通過(guò)議程或在前次 會(huì)議上討論的方式予以通報(bào)。 4、我們承諾準(zhǔn)時(shí)完成自己的任務(wù) ，無(wú)法做到這一 點(diǎn)時(shí)，應(yīng)至少提前一天通知領(lǐng)導(dǎo)人。 5、我們承諾堅(jiān)持完成任務(wù)。,P8,舉例：團(tuán)隊(duì)方針（續(xù)）,6、會(huì)議參加者僅應(yīng)為需要參加會(huì)議的人。 7、會(huì)議將以公開(kāi)座談的方式進(jìn)行，我們同意在適 當(dāng)?shù)臅r(shí)候彼此之間的挑戰(zhàn)，我們檢討自我。 8、為減少占用人們寶貴的時(shí)間，我們將適度的利 用用餐時(shí)間召開(kāi)部分會(huì)議。,情 緒,當(dāng)團(tuán)隊(duì)失敗或只取得有限的成功，通常并不是因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)成員不知道怎么去工作。團(tuán)隊(duì)失敗的最共同的原因是沒(méi)有處理好成員受挫的情緒，隱藏的觀點(diǎn)或成員之間的沖突。,記住每一個(gè)人需要得到尊重。 在團(tuán)隊(duì)工作中，意見(jiàn)不一是很正常的，但沖突能夠控制。 給出和接受反饋是檢查內(nèi)部成員交互作用質(zhì)量的基本活動(dòng)。 最好的反饋工作是請(qǐng)求的而不是強(qiáng)加的。,,領(lǐng)導(dǎo)能力,一個(gè)好的團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)能幫助團(tuán)隊(duì)成員激發(fā)思想，用新方法去創(chuàng)造性的解決問(wèn)題或抓住改進(jìn)的機(jī)會(huì)。因此，領(lǐng)導(dǎo)不必要是最了解流程的人或技術(shù)專家或在組織中最有權(quán)力的人。團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)需要其他的幾項(xiàng)技能： 1、好奇的探索者－提出好的問(wèn)題然后傾聽(tīng) 2、顧問(wèn)和促進(jìn)者－？ 3、裁判員－ ？ 4、拉拉隊(duì)長(zhǎng) －？,高效團(tuán)隊(duì)特征,信賴：成員間相互信任。 交流：團(tuán)隊(duì)成員公開(kāi)坦誠(chéng)的溝通交流。 參與：每一個(gè)人都參與決策和解決問(wèn)題。 分享領(lǐng)導(dǎo)權(quán)：團(tuán)隊(duì)有一個(gè)指定的或公認(rèn)的領(lǐng)導(dǎo)，在 某項(xiàng)具體工作上，領(lǐng)導(dǎo)權(quán)可以自由轉(zhuǎn)換。 區(qū)別：成員承認(rèn)有時(shí)候單獨(dú)工作或一個(gè)小組工作比 整個(gè)團(tuán)隊(duì)工作更合適。 團(tuán)結(jié)：成員中間存在著一種緊密合作關(guān)系。 承諾：每個(gè)成員都承擔(dān)執(zhí)行團(tuán)隊(duì)計(jì)劃的責(zé)任。,P12,卓有成效的會(huì)議,計(jì)劃充分的團(tuán)隊(duì)會(huì)議推動(dòng)工作的進(jìn)展。,P13,會(huì)議規(guī)劃的方針 制定目標(biāo) 1）待到本會(huì)議結(jié)束時(shí)我們希望完成哪些內(nèi)容 2）擬討論的論題 3）任務(wù)分配 規(guī)定會(huì)議的形式 1）活動(dòng)（與座談/小組研討相結(jié)合的混合式發(fā)言） 2）時(shí)間 3）活動(dòng)主持人 4）為保持團(tuán)隊(duì)精力而預(yù)定的休息,P14,卓有成效的會(huì)議（續(xù)）,為實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)而制定議程 起草會(huì)議議程和相關(guān)資料，向與會(huì)者通報(bào)情 況，規(guī)定期待值。 在會(huì)議召開(kāi)前一至五天分發(fā)會(huì)議議程和目標(biāo),卓有成效的團(tuán)隊(duì)會(huì)議提供一種成就感！,P15,召開(kāi)會(huì)議的指導(dǎo)原則 規(guī)定由誰(shuí)負(fù)責(zé)主持，記錄，簽到和觀察（即監(jiān) 督所有人都到會(huì)） 準(zhǔn)時(shí) 概括會(huì)議的結(jié)果 1）回顧會(huì)議目標(biāo)和項(xiàng)目完成情況，使本團(tuán)隊(duì) 有一種成就感。 2）征求團(tuán)隊(duì)成員的意見(jiàn) 3）評(píng)審行動(dòng)內(nèi)容和責(zé)任,卓有成效的團(tuán)隊(duì)會(huì)議提供一種成就感！,P16,卓有成效的頭腦風(fēng)暴法,頭腦風(fēng)暴法的力量在于所謂集思廣益的能力——即團(tuán)隊(duì)集體的力量要遠(yuǎn)大于每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員各行其是所能達(dá)到的個(gè)人努力總和。 例如：一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員可能提出一個(gè)含糊或行不通的設(shè)想，然而這一設(shè)想可能會(huì)引發(fā)另一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的思考，該成員對(duì)這個(gè)設(shè)想進(jìn)行修改，其他成員在此基礎(chǔ)上進(jìn)行進(jìn)一步的補(bǔ)充，最后形成的是一個(gè)個(gè)人無(wú)法單獨(dú)提出的全新設(shè)想。,有效進(jìn)行頭腦風(fēng)暴法的規(guī)則,應(yīng)該： 1）理解準(zhǔn)確的內(nèi)容、主題或重點(diǎn)業(yè)務(wù)領(lǐng)域。 2）允許個(gè)人完成自己的思維。 3）闡述設(shè)想時(shí)應(yīng)簡(jiǎn)明。 4）集思廣益。盡可能多提設(shè)想，設(shè)想提得越多越好， 出現(xiàn)好主意的機(jī)會(huì)就越多。 5）對(duì)提出的設(shè)想進(jìn)行補(bǔ)充。不要因?yàn)槭莿e人提出的 設(shè)想就將其束之高閣。拋磚引玉，綜合和改進(jìn)所 提出的設(shè)想。 6）采取自由發(fā)表意見(jiàn)的方法，歡迎甚至鼓勵(lì)大膽的 設(shè)想—越大膽越好。鼓勵(lì)大膽地設(shè)想要比約束設(shè) 想困難得多。 7）本階段結(jié)束之后進(jìn)行整理、分類和評(píng)估。,P18,不應(yīng)該： 1）扼殺設(shè)想。 2）在發(fā)表設(shè)想的過(guò)程中通過(guò)口頭或表情進(jìn)行評(píng)判。 3）在構(gòu)思階段對(duì)設(shè)想進(jìn)行評(píng)估。 4）在成文階段對(duì)個(gè)人的設(shè)想進(jìn)行釋譯。 5）喧賓奪主。,有效進(jìn)行頭腦風(fēng)暴法的規(guī)則,P19,有效進(jìn)行頭腦風(fēng)暴的指導(dǎo)原則,1. 確定問(wèn)題陳述。業(yè)務(wù)描述一般過(guò)于寬泛。我們需要對(duì)其進(jìn)行修訂。要保證大家就問(wèn)題陳述達(dá)成共識(shí)。對(duì)問(wèn)題的泛泛而談得出的只能是寬泛而錯(cuò)誤的解決方案。其結(jié)果是團(tuán)隊(duì)的努力散而不攏。具有諷刺意味的是，最大膽的設(shè)想常常來(lái)自于提出詳盡而具體的問(wèn)題。 2. 做好計(jì)劃工作，為參與者留出領(lǐng)會(huì)問(wèn)題的時(shí)間。在會(huì)議結(jié)束時(shí)計(jì)劃出思考階段，并為其在下次會(huì)議上留出時(shí)間。,P20,3. 人員選擇要正確。不要總是將思考僅僅局限在團(tuán)隊(duì)成員，參加者不應(yīng)超過(guò)12人。邀請(qǐng)熟悉本問(wèn)題和根本原因的人參加。人員選擇要考慮到專業(yè)分工，背景和態(tài)度的綜合。思考階段涉及的人越多，需要的時(shí)間也就越長(zhǎng)。但是應(yīng)該掌握好一個(gè)平衡。人數(shù)少的思考團(tuán)隊(duì)所得到設(shè)想數(shù)據(jù)少，人多得出的設(shè)想數(shù)量多，平衡是關(guān)鍵。 4. 向外來(lái)的參加者發(fā)出書(shū)面邀請(qǐng)。保證向他們提供須思考的提問(wèn)/問(wèn)題。向他們事先通知時(shí)間應(yīng)該充分。,有效進(jìn)行頭腦風(fēng)暴的指導(dǎo)原則,P21,5. 制定基本原則。在思考過(guò)程中參加者不進(jìn)行評(píng)判這一點(diǎn)非常重要。強(qiáng)調(diào)禁止否定性思維。 6. 捕捉每一個(gè)設(shè)想。你用不著逐字記錄，但你需要捕捉每一個(gè)設(shè)想的精髓。你未記錄下來(lái)的設(shè)想可能會(huì)被遺忘。聘請(qǐng)一到兩位全職記錄員，以便自己可以在不打斷會(huì)議流程的情況下捕捉到每一個(gè)設(shè)想。,有效進(jìn)行頭腦風(fēng)暴的指導(dǎo)原則,P22,7. 規(guī)定時(shí)限。最好的辦法常常是事先讓大家知道思考過(guò)程的時(shí)間長(zhǎng)度，每一次思考過(guò)程限制在一小時(shí)之內(nèi)。 8. 間歇進(jìn)行。人的思緒常常走一段停一段。如果你能推動(dòng)這些不可避免的停頓，那么你將獲益匪淺。有時(shí)，最好的設(shè)想產(chǎn)生思考階段的后半段。 9. 整理、分類和評(píng)估。本階段結(jié)束后，對(duì)收集到所有設(shè)想進(jìn)行整理。剔除重復(fù)的設(shè)想。將類似的調(diào)查歸類并分別命名。,有效進(jìn)行頭腦風(fēng)暴的指導(dǎo)原則,,,實(shí)踐一：囚徒困境——群體內(nèi)競(jìng)爭(zhēng),P24,,,實(shí)踐二：旅行者支票群體實(shí)驗(yàn)—米奇? 迪普案例 米奇是一位職業(yè)小偷和偽造者，喜歡旺季在洛杉嘰國(guó)際機(jī)場(chǎng)工作。他的技術(shù)是在那些闊綽的可憐蟲(chóng)登上去東海岸的飛機(jī)之前偷來(lái)的信用卡。 一天早上，米奇從一個(gè)旅游者那兒偷來(lái)了一個(gè)大錢包，他離開(kāi)機(jī)場(chǎng)查看其收獲。令他奇怪的是，他發(fā)現(xiàn)偷到的不是信用卡而是500元的旅行者支票。經(jīng)過(guò)20分鐘的練習(xí)，米奇可以很好地模仿失主的筆跡了，然后他進(jìn)入了一家大型百貨店，那兒所有的西裝7.5折銷售，米奇花225元買了一套服裝，用偷來(lái)的支票支付了300元，當(dāng)服務(wù)他的店員去吃中午飯時(shí)，他花150元買了另一件，用剩下的200元支持，最后，米奇交換了兩件衣服上的標(biāo)簽，用225元衣服上的收據(jù)推掉了150元的衣服。收款員收了衣服，給了米奇11個(gè)20元的票子，他放到兜里走掉了。 當(dāng)商店處理旅行者支票時(shí)，他們被答復(fù)是偽造的。假定商場(chǎng)兩倍于批發(fā)價(jià)賣出服裝，10％銷售額為管理成本，因米奇而給商場(chǎng)造成的損失（現(xiàn)金）有多大？不考慮稅的計(jì)算。,