航空工業(yè)檔案管理思考探析

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1、航空工業(yè)檔案管理思考探析 航空工業(yè)檔案管理思考探析 2019/12/18 重點分析行業(yè)檔案工作管理、檔案信息化、檔案館藏資源、檔案專業(yè)技術人才的現(xiàn)狀及存在的現(xiàn)實問題，進而從構建行業(yè)檔案管理體系、加強檔案資源體系建設、深化檔案利用體系建設、提升檔案信息化水平和創(chuàng)新人才隊伍建設等幾方面提出對中國航發(fā)行業(yè)檔案工作的思考。 航空工業(yè)；檔案資源體系；檔案信息化；檔案人才隊伍 時代的快速發(fā)展，使我們的生活工作發(fā)生了巨大的變遷，新形勢下檔案工作如何

2、開展，怎樣適應現(xiàn)階段的發(fā)展趨勢，對檔案工作來說非常重要，航空工業(yè)的檔案工作亦面臨同樣的難題。 一、總體概況 “十二五”期間，航空工業(yè)檔案館在業(yè)務上負責指導、監(jiān)督行業(yè)成員單位檔案工作，管理行業(yè)重要檔案、中航工業(yè)集團總部及中航工業(yè)各板塊檔案。行業(yè)內(nèi)各成員單位具體負責本單位形成文件材料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和利用，定期向航空工業(yè)檔案館移交文書檔案，在航空產(chǎn)品設計、生產(chǎn)定型后向航空工業(yè)檔案館移交相應檔案資源。在“十三五”開局之年——2016年，中國航空發(fā)動機集團有限公司成立，發(fā)展成為十大軍工集團之一。航空發(fā)動機及燃氣輪機“兩機”專項也應聲落地中國航發(fā)，“兩機”專

3、項實施過程中產(chǎn)生的各類文件資料、數(shù)據(jù)、信息等將成為中國航發(fā)的寶貴財富，也是行業(yè)能力儲存、型號研制能力復原的珍貴歷史資料，更是國家戰(zhàn)略資源儲備的重要檔案數(shù)據(jù)來源。如何管理和利用好這些寶貴知識財富，如何從頂層統(tǒng)籌和規(guī)劃新形勢、新要求下的檔案工作，如何讓檔案資源為“兩機”專項更好的服務，如何確?！皟蓹C”專項檔案的完整性、系統(tǒng)性、準確性和成套性，成為檔案工作的重點。 二、行業(yè)檔案工作現(xiàn)狀分析 （一）行業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題行業(yè)檔案管理體系的搭建和建設一直由航空工業(yè)檔案館組織實施。航空工業(yè)檔案館建館歷史較長，通過長期在檔案工作方面的實踐和摸索，在中航工業(yè)系統(tǒng)內(nèi)建立了較

4、為完善的檔案管理體系，編制了較全面、系統(tǒng)的檔案管理制度，對行業(yè)檔案工作具有較強的指導和監(jiān)督作用。但是隨著信息化進程不斷加快，很多制度已不能完全符合當今社會發(fā)展，需要進一步完善，以切合技術發(fā)展的需要，使檔案工作始終保持與時俱進。 （二）檔案信息化現(xiàn)狀及存在的問題航空工業(yè)檔案館于2007年在中航工業(yè)系統(tǒng)內(nèi)開展航空工業(yè)企事業(yè)單位“數(shù)字檔案館”建設實踐，各單位基本建立了檔案管理系統(tǒng)，在檔案管理水平上提升了一個臺階。但各成員單位間的信息化程度參差不齊，各單位在檔案管理系統(tǒng)上的經(jīng)費投入力度差異較大，同時各單位相關業(yè)務系統(tǒng)軟件的信息化程度也不盡相同，導致檔案管理系統(tǒng)的后續(xù)開發(fā)程度差距很大[1

5、]。同時，各單位的檔案管理系統(tǒng)相互獨立，沒有實現(xiàn)互聯(lián)互通，不利于檔案資源共享和開發(fā)利用，不能充分發(fā)揮檔案資源的價值，沒有達到信息化建設杜絕信息孤島的最終目的。因中航工業(yè)時期IT架構中未將檔案工作考慮在內(nèi)，使各單位采購的PDM等數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)不統(tǒng)一，航空工業(yè)檔案館無法配備眾多系統(tǒng)平臺，以致歸檔進館的檔案數(shù)據(jù)難以驗證和讀取利用。同時，許多單位內(nèi)部PDM等數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)未覆蓋檔案部門，檔案數(shù)據(jù)未實行歸檔管理，處于管理失控狀態(tài)。 （三）檔案館藏資源現(xiàn)狀及存在的問題航空工業(yè)檔案館保管中航集團總部及行業(yè)重要檔案，館藏接近40萬卷，聲像、底圖近2萬卷，其中包括機關文書檔案以及飛機、發(fā)動機、導彈和

6、機載設備等重點產(chǎn)品檔案，科研檔案、航空引進技術檔案、設備檔案、音像檔案等。但科技檔案的成套性有所欠缺，特別是航空發(fā)動機的全套資料欠缺。目前僅某型機具備從原始資料、翻譯資料、設計定型到生產(chǎn)定型的成套資料。但全套資料也僅局限于主機，其配套的發(fā)動機、機載系統(tǒng)、航電系統(tǒng)等的相關技術資料并沒有進館，作為戰(zhàn)略性資料儲備的作用有限。 （四）檔案專業(yè)技術人才現(xiàn)狀及存在的問題檔案管理工作一直被外界誤以為只是保管文件資料而已，是一項簡單、沒有技術含量的工種。事實上，外界一直有這樣的誤解也是因在實際的檔案工作中，我們的關注點主要還是在檔案的接收、整理和保管上，檔案資源的開發(fā)還停留在資料匯編層面，沒有

7、把如何收集齊全檔案、如何科學管理檔案、如何基于信息化環(huán)境充分共享及利用檔案資源等作為檔案工作的價值體現(xiàn)。缺乏對檔案工作專業(yè)性的認識，更缺乏對檔案專業(yè)技術人員的培養(yǎng)。 三、對航空工業(yè)檔案管理的思考與建議 （一）立足現(xiàn)實，分析不足，推進管理集團公司各下屬單位檔案管理工作根據(jù)各自實際情況各有不同，可分別選擇2-3家具有代表性的研究所開展深入調(diào)研，全面了解單位在檔案管理中存在的問題，主要從組織體系建設、資源體系建設（檔案門類、檔案完整性、檔案正確性等）、利用體系建設（檔案利用率、檔案服務科研生產(chǎn)力度、檔案編研產(chǎn)品利用率等）、安全體系建設四個方面開展系統(tǒng)的調(diào)研和分析。通過

8、深入剖析，研究如何在新的檔案管理體系中避免類似的問題，為建設行業(yè)檔案管理體系奠定堅實的理論和現(xiàn)實基礎[2]。 （二）創(chuàng)新管理體制，建設特色管理體系1.整體規(guī)劃，構建行業(yè)檔案管理體系因中國航發(fā)的建立，航發(fā)集團及其下屬單位作為獨立行業(yè)，檔案工作的整體規(guī)劃、建設尚為空白。因此，應針對中國航發(fā)行業(yè)特點，明確檔案工作戰(zhàn)略目標，建立、健全航發(fā)檔案工作組織體系、制度體系，組織和帶領航發(fā)行業(yè)下屬企事業(yè)單位規(guī)范開展檔案工作、不斷提升檔案工作管理水平。應通過對行業(yè)現(xiàn)行檔案管理體系的認真研究和分析，科學規(guī)劃和推進行業(yè)檔案事業(yè)發(fā)展，結合航發(fā)實際，研究制定一套行之有效的檔案系列制度，注重重點型號、科研檔

9、案的成套性管理和檔案專業(yè)技術人才的培養(yǎng)，制定相關規(guī)范和標準，從源頭做到有法可依，切實指導和監(jiān)督行業(yè)檔案工作。2.創(chuàng)新管理機制建設以科技檔案的成套性管理為原則，加強產(chǎn)品檔案，特別是航空發(fā)動機二級及以上配套附件產(chǎn)品檔案的管理。前期主要對航空發(fā)動機主機的產(chǎn)品檔案在設計、生產(chǎn)定型前組織檔案驗收，但其配套的二級及以上成附件產(chǎn)品相關檔案并沒有引起足夠的重視。將產(chǎn)品檔案工作納入項目實施計劃，與項目實施同步管理，同時應有行業(yè)檔案主管單位的監(jiān)督。如加強檔案驗收的計劃管理，各下屬單位于每年年初上報檔案驗收計劃，由行業(yè)檔案主管單位組織實施重點型號及其配套產(chǎn)品的檔案驗收工作，監(jiān)督非重點型號的檔案驗收。3.創(chuàng)新激勵評價

10、體系建設建立健全檔案工作評價體系，多方位開展檔案工作考評，將評價結果納入單位負責人業(yè)績考核。“十三五”期間將分階段、分重點對檔案科學研究、檔案信息化建設、檔案驗收工作、檔案管理水平提升、檔案人才隊伍建設、檔案工作經(jīng)費及條件保障、合理化建議等方面進行全方位評價。根據(jù)不同時期的行業(yè)檔案工作重點，對不同工作內(nèi)容開展考評工作。 （三）開展重要檔案資源整合近年來，集團重要檔案資源沒有開展進館工作，仍然在各單位保管留存。而一型航空發(fā)動機的研制成功，需要研究所與研究所之間、研究所與工廠之間、工廠與工廠間的齊心協(xié)力、共同配合才能最終完成。從檔案資源的角度來看，一型航空發(fā)動機主機及其成附件的檔案

11、資料會有很多不同的形成單位，而各單位獨立保存各自所形成的檔案資料，并沒有形成完整的、系統(tǒng)的、成套的一型航空發(fā)動機檔案資源，檔案資源分散嚴重。因此，需要從集團層面，從戰(zhàn)略角度出發(fā)，將集團檔案信息資源進行有效整合，使檔案資源為科研和生產(chǎn)提供有效服務和保障。而從當前來看，在實現(xiàn)資源整合前必須規(guī)劃型號檔案成套保存，從源頭杜絕各單位各自為政。作為行業(yè)檔案的管理，應該從行業(yè)能力儲存、型號研制能力復原的高度，從保護國有資產(chǎn)的角度，自上而下研究發(fā)動機全套資料長久保存規(guī)則，認識到檔案成套保存的必要性和緊迫性，從根本上解決檔案資料的分散狀態(tài)，從而實現(xiàn)重要檔案資源的整合，全面建立自己的檔案資源體系，更好地為集團科研

12、、生產(chǎn)服務。 （四）深化檔案利用體系建設1.開展檔案科學技術研究統(tǒng)計、分析各下屬單位檔案工作、檔案信息化建設中的實際問題，引導各單位有針對性地開展檔案科學技術研究，以切實解決檔案工作中的實際困惑。2.試點檔案數(shù)據(jù)挖掘以科技成果、知識產(chǎn)權為基礎數(shù)據(jù)，研究研發(fā)過程的通用化數(shù)據(jù)管理模式、歸集方式、分析處理方法，基于航空發(fā)動機和燃氣輪機的產(chǎn)業(yè)特點，提出研發(fā)項目數(shù)據(jù)共享模式，搭建面向全產(chǎn)業(yè)鏈的知識管理系統(tǒng)，使得研發(fā)方案、成果、經(jīng)驗、數(shù)據(jù)等知識實現(xiàn)分類存儲和管理，提升航空發(fā)動機和燃氣輪機的研發(fā)效率與質(zhì)量，從而充分發(fā)揮檔案資源的價值。 （五）頂層規(guī)劃，提升檔案信息化建設水平1

13、.制定檔案信息化業(yè)務標準和技術標準規(guī)范規(guī)范文件格式，統(tǒng)一著錄標引標準、數(shù)據(jù)描述標準、元數(shù)據(jù)標準、全文數(shù)據(jù)庫標準、檔案數(shù)字化處理標準等，由下所屬單位貫徹執(zhí)行，為實現(xiàn)各單位檔案系統(tǒng)互連互通、行業(yè)檔案資源共享奠定技術基礎。2.推進檔案管理系統(tǒng)頂層規(guī)劃統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)架構，系統(tǒng)規(guī)劃檔案管理主要功能模塊，解決現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)存在的重大問題。各所屬單位可根據(jù)自身業(yè)務實際情況進行系統(tǒng)改造。檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一規(guī)范，將為實現(xiàn)檔案信息資源的在線歸檔、廠所間檔案數(shù)據(jù)交互奠定基礎。3.開展UG三維模型歸檔技術研究目前各單位三維數(shù)模歸檔存在諸多問題，例如各單位基本通過PDM系統(tǒng)，利用UG軟件進行三維建模，各單位間進行數(shù)

14、據(jù)交換時會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、損壞等情況；現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)無法讀取三維數(shù)模；零組件間裝配關系不能歸檔；大部分單位還是采取將三維模型存儲在PDM系統(tǒng)中。一旦PDM系統(tǒng)升級或出現(xiàn)崩潰，可能會導致檔案數(shù)據(jù)缺失或丟失。現(xiàn)階段，為保證檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性，開展三維模型歸檔技術研究是當務之急。 （六）分門別類，創(chuàng)新檔案人才隊伍建設1.重視產(chǎn)品和科研檔案專家人才隊伍建設將檔案工作專家人才隊伍建設納入集團公司人才管理體系。在對當前行業(yè)檔案管理和研究現(xiàn)狀進行調(diào)研分析的基礎上，針對目前檔案工作中存在的問題，分檔案門類、分領域進行專項研究，專門制定檔案工作人才隊伍發(fā)展戰(zhàn)略。例如，近年來，軍工固定資產(chǎn)

15、投資項目較多，檔案作為項目驗收之前的專項驗收，在固定資產(chǎn)投資項目檔案方面的行業(yè)專家較多，水平較高。但在我們的主業(yè)——航空產(chǎn)品檔案、科研檔案方面的經(jīng)驗相對欠缺，這將是今后一段時間我們重點發(fā)展的方向之一。2.加強產(chǎn)品培訓，促進檔案工作水平提升一支高素質(zhì)、高水平的檔案工作隊伍，不僅僅需要精通檔案業(yè)務知識，更需要對行業(yè)重要型號產(chǎn)品、本單位主營業(yè)務工作內(nèi)容和流程有相當程度的了解。今后的檔案科學研究方向應該是讓沉睡的檔案資料活起來，讓科技人員的勞動成果得到更普遍的應用，以更好地為行業(yè)科學技術研究提供支撐，引領行業(yè)科學技術研究，這樣才能真正充分發(fā)揮檔案資源的價值。 [參考文獻] [1]李維艷,關嫚.關于做好新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的思考[J].蘭臺內(nèi)外,2018(12):26-27. [2]劉明陽.新形勢下如何做好檔案規(guī)范化管理工作[J].黑龍江檔案,2019(04):69.