哈佛管理技能培訓(xùn)教程之經(jīng)理信息處理能力

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1、 哈佛管理技能培訓(xùn)課程：第3單元哈佛經(jīng)理的能力第6章哈佛經(jīng)理的信息處理能力 第六章哈佛管理者的信息處理能力 1.信息收集 □ 信息收集的基本原則 術(shù)語信息或數(shù)據(jù)根據(jù)應(yīng)用領(lǐng)域具有不同的定義。結(jié)合通用術(shù)語和英文解釋，信息應(yīng)包括以下內(nèi)容： (1) 事實與真相(FACT)：指尚未“處理”的事件的本來面目。 （2）信息、通知（INFORMATION）：指已經(jīng)傳達并在一定程度上進行了整理的事實。 (3)智力、智慧(INTELLIGENCE)：指經(jīng)驗或理性推理所創(chuàng)造的事實或思維方法。

2、 (4)知識(KNOWLEDGE)：指發(fā)現(xiàn)和思考所產(chǎn)生的系統(tǒng)概念。 (5) 報告：指實況調(diào)查后的記錄結(jié)果和結(jié)論。 (6)數(shù)據(jù)、記錄(DATA)：指收集事實后記錄的所有文字。 (7) 報道、謠言（NEWS）：指最新的、有新聞價值的事實，以及對這一事實的傳播。 □ 收藏動機 在管理人員開始收集數(shù)據(jù)之前，請回答以下問題： (1) 你想得到什么具體信息？ (2) 必須提供哪些信息？ (3) 哪些意想不到的地方可能隱藏目標(biāo)數(shù)據(jù)？ 不分青紅皂白和漫無目的始終是數(shù)據(jù)收集者最常犯的錯誤。就像你曾經(jīng)不知道自己需

3、要什么信息，但收集了一個月的結(jié)果，你似乎仍然了解結(jié)果，你總是認為只要不斷收集，就可以區(qū)分目標(biāo)；事實上，這種好運出現(xiàn)的機會非常小。最終的結(jié)果是你面對一堆“所有有用的”材料，卻不知道該用什么。 □ 系統(tǒng)布置 收集動機的例子可能并不適用于每個經(jīng)理，但如果你仔細考慮步驟，可以總結(jié)出五個原則： (1) 發(fā)現(xiàn)不尋常的東西。不注意和不驚訝是許多人失去機會的原因。對于日本人來說，在 1980 年代初期，在傳統(tǒng)的咖啡店里，經(jīng)常有很多情侶面對面坐著。他們既不說話，也不“興奮”，只是無動于衷。為什么深情的人一走進咖啡店就變了？如果有人能學(xué)到更多，很有可能

4、會找到另一個消費市場。 (2)個人經(jīng)歷。 1988年，日本推出高端國產(chǎn)車SIMA，每輛售價高達500萬日元，卻詭異一售而空，成為當(dāng)年最受歡迎的汽車。很多人都在琢磨其中的緣由，但各家媒體的工作人員卻在拼命的圍繞著這輛車的名字、配件、性能轉(zhuǎn)。至少有一半的記者連這輛車長什么樣子都不知道，于是整理了各種這樣的理由來說服讀者。其實這款車最大的優(yōu)勢在于它擁有酷似女性身體輪廓的“性感曲線”，符合強調(diào)Body Concious的時代潮流，證明有市場“女性化”機械產(chǎn)品。自稱“書生不出門，能知天下事”的你，有時應(yīng)該動一下筋骨，出去看看，以免被二手信息所蒙騙。 (3) 回顧性。一切都有它

5、的時間流逝。就像每個孩子都有父母、祖父母和曾祖父母一樣，沒有人會……突然冒出來。經(jīng)理必須調(diào)查他的生活背景和親屬，才能了解孩子的生活。行為模式。其他事情也是如此。 (4)擴大空間。在狹隘的環(huán)境中，許多念頭被擠壓，導(dǎo)致其本質(zhì)逐漸消失，思維的敏捷也隨之消失。與其在自己的部門認真思考，不如看看其他部門的流程？與其卡在這個行業(yè)，不如看看其他行業(yè)？看看其他國家？閉門造車總是會失敗。 (5) 與圖表相關(guān)聯(lián)。當(dāng)管理者感到困惑時，最好拿出筆和紙，寫下關(guān)鍵詞或畫一些圖形，通過有形的圖文思考，用自己的想法來啟發(fā)自己。事實上，從目前個人電腦的普及來看，很有可能將個人的原創(chuàng)想法輸入電腦，積累

6、到一定程度后，再利用電腦的移動功能對這些想法進行回顧和分類。用電腦整理思路時，不妨在每一行的開頭設(shè)置一個代碼，可以使用英文字母和音標(biāo)，方便檢索和分類。 當(dāng)然，如果你覺得用電腦不方便，用卡片也是一種方法，但是每張卡片只能寫一個東西，這樣就不會混淆了。 □ 收集計劃 任何一種工作都有起點和終點，尤其是在專題征集材料的情況下，更重要的是要有“期限”的意識， 為了高效地趕上工作進度。一般來說，在收集數(shù)據(jù)時應(yīng)制定合理的計劃。無論是專題數(shù)據(jù)還是長期收集，都必須分階段進行處理，可以分為三個步驟： 1.設(shè)置“產(chǎn)品”類型

7、 如果是長期的數(shù)據(jù)收集工作，管理者必須確定未來數(shù)據(jù)歸檔的內(nèi)容和形式；如果是專題數(shù)據(jù)采集，則需要考慮未來使用這些數(shù)據(jù)的方法，即確定最終“產(chǎn)品”的外觀： (1) 結(jié)果是口頭報告還是書面報告？（2）報告可以手寫； (3) 報告必須打字嗎？ (4) 你想把報告送到印刷廠打印成冊子嗎？ (5) 是否需要附上照片、幻燈片、錄像帶等圖像資料？ 2、合理分配時間、人才和資金 收集信息最簡單的方法是向相關(guān)人員征求意見，而將信息帶到圖書館或在書店購買書籍是立即采取行動的方法。也有人投入大量金錢和人力在海外搜集大量信息。對于使用何種方法沒有硬性

8、規(guī)定，具體取決于個人或團體的需求和財務(wù)資源。 3、開展“工作流程管理” 一個單位如何制定一個合適的進度管理進度表，對于管理者來說是一個難題。根據(jù)工作經(jīng)驗，設(shè)定截止日期是日程管理的重中之重。 （一）需要判斷所收集的信息是否充分； （二）需要專人負責(zé)，分工明確； （3）要清晰展示每個人的工作進度，評估是否完成。將此表輸入電腦，然后打印出來，用各種符號表示不同的工作進度。有變化時，用電腦修正進度。有了這份清單，每個人的工作量就一目了然，可以作為計算工資的參考。 □ 收集原則 在收集數(shù)據(jù)時，即使是個人的工作，也應(yīng)該有一套

9、工作規(guī)則。一旦開始收集，你會發(fā)現(xiàn)大量復(fù)雜、多樣、不同的規(guī)格如潮水般涌現(xiàn)，尤其是小團體工作時，所獲得的信息更加混亂。在這一點上，工作規(guī)則是唯一可以處理這種混亂的工具。 統(tǒng)一格式是制定工作規(guī)則的主要內(nèi)容。在分工越來越細化的現(xiàn)代工作中，只有統(tǒng)一的格式，才能充分發(fā)揮專業(yè)分工和綜合績效兩大優(yōu)勢。一般來說，統(tǒng)一格式可以從以下四個方面入手： 一、統(tǒng)一規(guī)范 根據(jù)經(jīng)驗，最好用文字描述和記錄內(nèi)容規(guī)范的設(shè)置?？斩吹拿枋鲂Ч麜饾u消失，黑白字可以作為證據(jù)。 2.統(tǒng)一的紙張規(guī)格 在任何數(shù)據(jù)收集工作結(jié)束時，都必須在紙上進行處理。無論處理數(shù)據(jù)

10、的機會有多少，無論它多么先進，如果沒有紙質(zhì)數(shù)據(jù)的幫助，仍然難以處理。當(dāng) 1980 年代辦公自動化熱潮開始時，許多人宣布紙張將在辦公室消失，自動化機器將取代紙張成為辦公室的新寵。事實上，文字處理器和個人電腦確實成為了新寵。但是這些機器可以處理的紙張量像洪水一樣淹沒了辦公室。 A、B紙規(guī)格混用很麻煩。即使放在同樣大小的文件夾或書柜中，也會顯得參差不齊。因此，使用A型紙來保存書面材料比較容易?？傊?，在開始工作之前，首先要確定紙張的統(tǒng)一尺寸。理想的尺寸當(dāng)然是A?4，但還是要看工作的需要。無論如何，紙張規(guī)格的統(tǒng)一必須以提高工作效率為原則，不應(yīng)該與客戶背道而馳。 3、統(tǒng)一機械制造材

11、料的規(guī)格 無論有多少形式的數(shù)據(jù)，在收集時總是有一種媒介可供選擇。 “聽人話”也是一種方法，但“大腦”媒體的準(zhǔn)確性和記錄長度不僅有限而且可疑，因此人們發(fā)明了書寫筆 近年來，打破傳統(tǒng)文本媒體形式的工具是電子信息記錄媒體。最早成為電子信息記錄器的明星是磁帶錄音機、個人電腦、文字處理器和錄像機。雖然功能和型號不同的新刻錄機層出不窮，但這些發(fā)展中的介質(zhì)無法轉(zhuǎn)換和互通，規(guī)格也不統(tǒng)一。因此，我們在收集數(shù)據(jù)時，還必須選擇電子媒體的規(guī)格。另外，由于每種媒介各有優(yōu)劣，各有各的優(yōu)點，所以一旦確定了某種電子媒介，就要有使用到底的決心，而不是隨意切換。中間。比如現(xiàn)在有些人使用VHS大小的磁帶

12、作為素材收集工具，有些人使用8cm錄像帶錄制素材。如果兩者混為一談，整體就會出現(xiàn)很大的混亂。 同樣，如果數(shù)據(jù)收集是由工作組完成的，那么每個人都會使用不同的計算機規(guī)格來處理信息，將其存儲在磁盤上，最終將數(shù)據(jù)傳輸?shù)綌?shù)據(jù)庫中，這將是非常困難的。所以收藏前的規(guī)格是統(tǒng)一的，恐怕要花更多的時間去考慮和設(shè)計。 4. 收集的信息最好是原始文件 像任何謠言、謠言一樣，只要是由人力資源處理的信息，都會在一定程度上變質(zhì)，從而產(chǎn)生“以假亂真”的效果。 即使是處理同一件事的不同報告之間，文章中應(yīng)該相同的重點也會有所不同，這就是為什么管理者每天要閱讀幾份報紙的原因。因此

13、，在收集和引用文獻和參考資料時，一定要調(diào)出原始文獻，千萬不要引用“別人的引證”。雖然這可能很麻煩，但它是收集和使 用數(shù)據(jù)的重要原則。濫用二手數(shù)據(jù)的后果是相當(dāng)嚴(yán)重的。因此，在收集信息時，一定要找到最原始的來源，即使找不到原始的，也必須了解情況，確認事實。 2. 信息收集技術(shù) □ 信息收集的目的 1.排序的目的是為了縮短“搜索時間” 簡單來說，“組織”就是為了縮短“搜索時間”，提高效率。 “檢索時間”是什么意思？實際上，它原本是計算機的專用名詞，指的是從查詢、搜索到獲取信息的整個過程所花費的時間。例如，當(dāng)你在寫稿子時，遇到一個寫不出來的

14、詞，從離開辦公桌拿到字典到打開字典找到你想要的詞所花費的時間可以稱為“檢索時間”。如果只是為了書架的整潔美觀，按照書籍的大小分類，表面上可能看起來很漂亮，但是當(dāng)你想找到你需要的信息時，就很麻煩了。相反，書架不是按大小而是按類型排列的，雖然外表看起來參差不齊，雜亂無章，但從“搜索目的”的角度來看，卻能充分發(fā)揮書架的真實效果，達到事半功倍的效果。效果事半功倍。 . 2.信息組織要關(guān)注“個人需求” 為“個人”整理信息，不需要考慮別人的立場，只要能方便使用，不顧別人的意見，這是最好的整理方式。例如：百科全書的封面，原本是為美容和收藏而設(shè)計的，如果你把它全部拆下來當(dāng)自己的枕頭，把

15、整套書放在一個容易看到的地方，甚至把每本書都標(biāo)記在上面書架 書的固定位置，這是一種很好的做法。當(dāng)然，客廳書架或壁爐上的一套百科全書就是一個完美的裝飾。你真的不應(yīng)該這樣對待百科全書，但如果你站在百科全書的本義上，你的做法真的是“物盡其用”。畢竟，當(dāng)你需要一本百科全書時，你總能在最短的時間內(nèi)得到你想要的資料。 在信息組織方面，一旦顧慮太多，就不會奏效。整理時，一定要考慮到“自需”的原則。 并且為了縮短檢索時間，我們可以設(shè)計一套適合您的排序方式。然而，即便是苦心設(shè)計的排序方式不摻雜其他因素，實施后發(fā)現(xiàn)所需的檢索時間比排序前要長。因此，應(yīng)該重新研究這套整理方法。 3.

16、當(dāng)你開始收集信息時，不要期望一個“完美的產(chǎn)品” 組織信息的最佳方式是力求簡單。剪報時，如果看到自己認為需要的部分，應(yīng)立即撕下，然后將剪報粘貼在活頁紙上。積累到一定程度后，考慮重新排序。一開始，你應(yīng)該先考慮“什么樣的信息更適合你？”等因素，然后設(shè)定收集的標(biāo)準(zhǔn)，同時也騰出寶貴的時間來完成它。但是，如果你最終發(fā)現(xiàn)距離“完美產(chǎn)品”還有很長的路要走，你會很灰心。 我勸各位管理者在整理信息之前先收集一段時間，不要以為“這就是完美的信息”。畢竟，在信息組織中，“完美”是一種無法企及的境界。事實上，如果有“為了獲得 在信息分類上花太多時間的人簡直就是傻瓜。

17、 好用，事半功倍。熟能生巧，逐漸你可以更有效地組織信息。經(jīng)過不斷的改進， 我們必須能夠設(shè)計出最好的整理方法，在不同的情況下應(yīng)用，充分發(fā)揮其效果。比如，為了高效組織復(fù)雜的業(yè)務(wù)，您絞盡腦汁設(shè)計了一個得力助手——“信息檢索秘書”，讓您在工作時能夠快速獲取所需的信息。 4、信息收集的出發(fā)點是“完成目的” “信息檢索秘書”是根據(jù)實際需要設(shè)計的。在收集各種信息時，要有嚴(yán)謹認真的態(tài)度。 信息收集也需要“優(yōu)先”。如果沒有完成目的的意識，所收集的信息將沒有任何意義。 五、信息采集標(biāo)準(zhǔn) “比缺乏更好”的收集方法可以讓您獲得大量信息。然而，這是一種相

18、當(dāng)不明智的做法。為什么？像野馬一樣收集信息，光是整理出來就需要很長時間，更別說“利用”了?！罢? 不不停地存儲信息，果斷地決定數(shù)據(jù)的選擇，是一種智慧。 “我相信很多有經(jīng)驗的人都會堅強 調(diào)整這個原則。選擇標(biāo)準(zhǔn)是一個大學(xué)問題。在收集信息時，“選擇標(biāo)準(zhǔn)”是一件非常困難的事情，往往會在收集信息時產(chǎn)生心理障礙。因此，建議管理者不要執(zhí)行“撤除標(biāo)準(zhǔn)”，而應(yīng)執(zhí)行“采用標(biāo)準(zhǔn)”。一般人都有“易得難舍”的心理障礙。落實“領(lǐng)養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)”會更符合一般人的心理狀態(tài)。但是，“采用標(biāo)準(zhǔn)”的重點不是從一開始就使用它們，而是在收集到一定程度的數(shù)據(jù)后，根據(jù)“他們?yōu)槭裁催@樣做”來實施“采用標(biāo)準(zhǔn)”。這時，數(shù)據(jù)收集

19、就變得實用了。 信息的收集和整理是以“自為目的”為前提的。每隔一段時間，你就要做這種“目的意識” 類，然后通過“采用標(biāo)準(zhǔn)”來組織所需的數(shù)據(jù)，這樣就永遠不會出現(xiàn)數(shù)據(jù)選擇的問題。完整的數(shù)據(jù) 采集，由于選擇標(biāo)準(zhǔn)不同，無法及時使用“采用標(biāo)準(zhǔn)”。 有效地組織數(shù)據(jù)。 □ 信息收集的特點 信息就像生物一樣，隨時隨地衍生和擴展；尤其對于現(xiàn)代人來說，浩瀚的信息就像是一片汪洋大海。經(jīng)理們每天收到的早報和晚報加起來就這么多；他們在車?yán)锟吹降氖菑V告；公司的公文、商業(yè)資料如洪水般在他們手中流淌；書籍、雜志、電視節(jié)目、廣播磁帶，甚至一本新的計算機手冊

20、都是信息家族的一部分。這些數(shù)不勝數(shù)的材料，看似足以淹死 人，但實際上，大部分與工作無關(guān)的材料，卻很容易丟失。想要在信息社會過上健康的生活，除了大膽的選擇，別無他法。 無論信息多么重要，如果僅僅以剛剛獲得的形式保存，由于表達方式和媒介的不同，將無法對其進行總結(jié)和應(yīng)用。無組織的數(shù)據(jù)不會提高工作效率。 1、工作效率 當(dāng)很多人第一次嘗到數(shù)據(jù)組織的甜頭時，不由得喜出望外，而這種愉悅感逐漸讓很多人把數(shù)據(jù)放在 整理是一種愛好，永遠不會厭倦。當(dāng)然，每個人都有不同的愛好，但不能把愛好誤認為工作，否則很容易回到原點，浪費精力，毫無意義。

21、 有這么多人無限制地剪輯，發(fā)布和歸檔，這只是一種愛好。就工作而言，數(shù)據(jù)整理是只要你能在需要的時候找到需要的數(shù)據(jù)。也許你認為如果你花時間和金錢剪掉不必要的報紙，你不妨在生活中做一些更有建設(shè)性的事情。數(shù)據(jù)整理不是信息工作的目的。就是把各種規(guī)格的一手資料整理好，然后用在工作中，發(fā)揮整體的作用；數(shù)據(jù)組織的最終目的是“工作”，而不是“組織”。因此，管理者必須在收集到的數(shù)據(jù)中找到一些規(guī)律，將其作為武器，或者創(chuàng)造暢銷的產(chǎn)品，或者尋找更有利的商機。創(chuàng)造效益絕對是信息化工作的終極目標(biāo)。 2. 整理保存 數(shù)據(jù)整理可以分為“組織”和“保管”兩部分。 “數(shù)據(jù)組織”就是通過歸檔、剪輯、索引

22、等方式從事“組織存儲技術(shù)”。然而，這種分揀和存儲技術(shù)大多是善后工作。通過處理，可以在日后需要時，快速、方便地獲得必要的信息。雖然這項技術(shù)很重要，但更重要的是如何利用收集到的數(shù)據(jù)。市場上有很多關(guān)于“數(shù)據(jù)排序”的書籍，但過分強調(diào)排序和存儲的技術(shù)，容易產(chǎn)生偏見。因此，兼顧數(shù)據(jù)的利用率和訪問時數(shù)據(jù)組織的速度和便利性，可以說是數(shù)據(jù)組織和存儲的兩大驅(qū)動力。 □ 信息組織技術(shù) 管理者在追求信息分揀技術(shù)改進的過程中，往往會在腦海中留下不愉快的感覺，從而影響工作的進度。這些感受包括丟失的信息是否真的沒有必要？我清楚地記得一些有用的信息，但是到了使用它的時候，我就記不起來了，也記不起來了。

23、 ......它往往會混 淆思維，使工作出錯，浪費時間，更嚴(yán)重的是，增加工作成本。因此，理想的數(shù)據(jù)整理方法可以讓人保持冷靜和快樂，高效工作，也就是符合“數(shù)據(jù)生理學(xué)”。 1. 數(shù)據(jù)生理學(xué) 任何人在工作的時候，大腦都在工作，大腦的工作狀態(tài)就是它的生理狀態(tài)；數(shù)據(jù)整理的目的是保持大腦的清晰和清晰。為了組織大腦的思維，有必要找出數(shù)據(jù)的生理規(guī)律。然而，人的思想總是隨機的、碎片化的，沒有系統(tǒng)的管理，尤其是新的想法往往在意想不 到的時刻產(chǎn)生，然后又被遺忘。這些新的想法可能不會立即可用，但如果可以用一套方法來利用它們，那么很可能可以組合出一套完整的計劃。

24、 要將這些雜亂無章的思想轉(zhuǎn)化為有意義的、有組織的、層次分明的思想體系，最重要的工具就是語言，最重要的表達手段就是文本。因此，數(shù)據(jù)工作也可以說是使用“語言”道具處理問題的工作。無論是文件、書籍還是報紙，它們都是有關(guān)語言的信息來源。以系統(tǒng)的方式組織數(shù)據(jù)，并嘗試將其轉(zhuǎn)化為社會普遍規(guī)律，這就是“數(shù)據(jù)工作”。數(shù)據(jù)組織的規(guī)則必須按照大腦的思維方式來設(shè)計，即創(chuàng)建數(shù)據(jù)組織的生理系統(tǒng)。這是高效工作成功的關(guān)鍵。人有惰性，不愿意處理麻煩的事情。因此，在設(shè)計數(shù)據(jù)整理方法時必須考慮到這一特性。 2、實現(xiàn)低成本高效率 “低成本”和“高效率”是管理者應(yīng)時刻牢記的兩個基本概念。商業(yè)行為是以最少的投

25、資創(chuàng)造最大的利益為基礎(chǔ)的，信息工作也是如此。以組織文檔為例。一般市面上出售的紙質(zhì)文件夾在10元左右。資料500條的話500元，2000條的話2000元，外加一個文件柜。 僅這些硬件就花費了數(shù)千美元，浪費了個人數(shù)據(jù)組織，效果如何尚不清楚；許多人因為這個因素而放棄了數(shù)據(jù)組織。 至于效率，除了快速檢索和訪問數(shù)據(jù)外，還要考慮整理和保存數(shù)據(jù)的速度。使用從市場上購買的文件夾時，需要用打孔器將文件打孔，然后粘貼目錄并填寫信息內(nèi)容。另外，不同規(guī)格的物料要統(tǒng)一處理，每道工序繁瑣費時，每次分揀物料的不快，讓人覺得浪費生命。一次又一次，很多人長期無法整理自己的數(shù)據(jù)，所以找一個成本低、不浪

26、費時間的數(shù)據(jù)整理和存儲系統(tǒng)勢在必行。 三、統(tǒng)一規(guī)范的意義 圣經(jīng)說：“為了不讓人們互相交流，把這座塔一起建起來，以免有損神的權(quán)柄，神讓所有人開始說不同的語言，不再互相交流，吵架...”。著名的巴別塔的故事說明，在現(xiàn)代社會，如果信息規(guī)范不統(tǒng)一，人們?nèi)菀壮鲥e，無法溝通。這種愚蠢的例子無處不在。以 VHS 和 VHS 系統(tǒng)為例，直到最近才有統(tǒng)一到 VHS 的趨勢。顯然BETA系統(tǒng)已經(jīng)過時了，但是BETA系統(tǒng)的產(chǎn)品還是可以在市場上買到的。這類廠商缺乏兼容性，幾乎等同于現(xiàn)代的“通天塔”。不過VHS的音質(zhì)確實不如BETA。日本電視公司喜歡使用 BETA 磁帶，但是： 信

27、息規(guī)范的統(tǒng)一不在于比較各種規(guī)范的質(zhì)量，而在于規(guī)范的互換性；缺乏互換性的規(guī)范會阻礙大多數(shù)人對信息的自由使用。 個人電腦的鍵盤設(shè)計也會出現(xiàn)同樣的問題?，F(xiàn)在最常見的JIS鍵盤不符合生理，所以有人發(fā)明了一種經(jīng)常使用拇指的鍵盤。而一旦熟悉了這種設(shè)計，用戶幾乎不會使用國際電腦或打字機?？磥恚还苡⒄Z是不是最好的語言，只要是國際語言，學(xué)習(xí)英語是現(xiàn)代商務(wù)人士的基本要求。選擇電腦鍵盤時也是如此。不管其性能如何，都需要使用通用且兼容大多數(shù)人的模型。 選擇大多數(shù)人使用的規(guī)格是數(shù)據(jù)整理的基本條件。組織工作的第一步是統(tǒng)一規(guī)范。難以處理不同尺寸的紙張和文件；至少公司和部門使用的計算機和文字

28、處理器應(yīng)該統(tǒng)一文件和報告的格式和大小。規(guī)范的統(tǒng)一是信息化工作最重要的原則，但實際采集到的數(shù)據(jù)在大小、長度、半徑上難免存在差異，所以必須提前統(tǒng)一規(guī)范。 3.信息收集技巧 □ 人事資料收集技巧 從一個“人”那里獲取信息，最有效的方式是面對面的交流；通過這種方式，可以聯(lián)系和確認交流對象的言行，“人”成為最有利的信息來源。 與人面對面交流時，需要牢記五項基本技能： 1. 決定與誰見面 找到合適的顧問并不容易。不管是單純的拜訪，還是想請對方配合，都要提前準(zhǔn)備，準(zhǔn)備好相關(guān)材料，制定自己的拜訪目的，寫下一些要點提醒自己。然后分析收集的數(shù)據(jù)以

29、找到合適的候選人。這個準(zhǔn)備關(guān)系到以后面對面交流的成敗，不能掉以輕心。 2. 合同 簽約是面對面交流的最大障礙之一。對對方來說，這是他做不到的工作，是他看不到的約會。無緣無故與某人簽訂合同的成功機會很小。尤其是對于一個素未謀面的人來說，他的復(fù)雜動機真的很難在幾分鐘內(nèi)解釋清楚。許多從事營銷業(yè)務(wù)的人必須有這種經(jīng)驗。打電話給你不認識的人有時會覺得很粗魯，所以你不妨考慮先發(fā)一封信。 三、準(zhǔn)備工作 會前，需要對交流對象的背景和專業(yè)進行清楚的調(diào)查，并收集相關(guān)材料；對方發(fā)表作品的，應(yīng)當(dāng)瀏覽。那本書。 4.準(zhǔn)備問題備忘錄 因為溝通時間不能太

30、長，所以要有計劃在最短的時間內(nèi)完成會議。在你出發(fā)之前，記得在筆記本的第一頁上寫下你最想回答的基本問題作為備忘錄。 5. 真正的面對面交流 如果會議持續(xù)一個小時，在前 30 分鐘內(nèi)，一定要問所有準(zhǔn)備好的問題，并在筆記本上寫下要點。當(dāng)然，在談話過程中，如果對方允許，你也可以使用錄音機，但一定要做好筆記。 □ 雜志數(shù)據(jù)收集技巧 1. 收集信息的程序 對于數(shù)據(jù)工作者來說，當(dāng)媒體報道各種事件時，事件本身已經(jīng)成為過去式；了解過去的細節(jié)是沒有用的，重要的是工人能夠從這些編年史中訓(xùn)練以發(fā)現(xiàn)新事物。敏感性和判斷力。 雜志

31、文章確實具有推動時代潮流的作用，很多報紙或公交車的廣告頭條也包含這樣的信息，尤其是針對年輕人、家庭主婦或職業(yè)女性的廣告。時代的新潮流總是在這些人身上得到精彩的體現(xiàn)。看雜志的時候，如果遇到喜歡的文章，就要把出處和標(biāo)題寫下來，以后想用的時候再找。除了專業(yè)人士，大部分人購買學(xué)術(shù)期刊都需要付出一定的資金和時間成本；最好先閱讀自己喜歡的期刊，然后再徹底搜索其他專業(yè)的專業(yè)資料。應(yīng)對雜志信息膨脹的最好辦法就是快速閱讀。很多人總是買一堆雜志放在辦公桌上。沒有機會”的態(tài)度，抓緊時間處理，不看新雜志不斷涌入，閱讀壓力不斷加大。 2、雜志素材的選擇方法 雜志材料的選擇與報紙的選擇有些相似。否

32、則會收集到一堆整理不出來的數(shù)據(jù)，起不到輔助工作的作用。每個主題對應(yīng)的信息已經(jīng)很全了，每篇相關(guān)的文章不一定都保存下來。我們必須遵守這個原則：只有在必要時，才徹底搜索必要的信息。 收集數(shù)據(jù)時，僅選擇與主題和數(shù)據(jù)主體相關(guān)的文章。只有通過這種方式收集的信息才具有真正的使用價值；只能根據(jù)自己的興趣、專業(yè)和經(jīng)驗來收集信息，不能太籠統(tǒng)。堅持這個選擇原則，專攻自己的專業(yè)，你就能找到無數(shù)的信息。從雜志上撕下的材料應(yīng)立即裝訂，并記下雜志名稱和出版日期，最后裝入袋狀資料袋中。這樣經(jīng)過一段時間的積累，每個信息包都像一本書。在等人或等車的時候，不妨把資料拿出來再看一遍，決定這些物品是否需要保留。

33、 3.收集學(xué)術(shù)期刊資料 除了報紙雜志，還有很多數(shù)據(jù)源可用，比如證券交易所、私人收藏等都是可用的數(shù)據(jù)源。至于最新的學(xué)術(shù)信息，一定要從學(xué)術(shù)期刊入手；特別是最先進的科學(xué)技術(shù)，來自世界各地的研究人員都在爭分奪秒地為之而戰(zhàn)。個人聲譽是相關(guān)的，它與現(xiàn)代科學(xué)和工業(yè)技術(shù)密切相關(guān)。只有獲得優(yōu)先權(quán)，才能獲得發(fā)明權(quán)和財富權(quán)。目前，科學(xué)家根據(jù)在權(quán)威學(xué)術(shù)期刊上發(fā)表論文的時間來爭取優(yōu)先權(quán)；查閱最新科技信息是必經(jīng)之路。此類期刊的代表有：《自然》、《科學(xué)》、《美國國家科學(xué)院院刊》等。訂閱這類雜志需要聯(lián)系代理書商，通常很難買到。否則，您將不得不在大型政府圖書館或特定研究機構(gòu)的圖書館中找到它們。 □ 圖書

34、數(shù)據(jù)收集技巧 1.先想辦法買書 一般來說，買書有八種方式： (1) 選擇特定的書店。在眾多的書店中，選擇幾家比較符合自己需求的，然后定期去“逛逛”。花點時間熟悉一下書店里書架的擺放方式，以后找書會容易很多。 (2)選擇專業(yè)的書店。有的書店雖小，但會賣特殊種類的書，目錄比大書店還要齊全。 如果您能找到與您的研究主題相匹配的書店，您將創(chuàng)造很多好處。 (3)使用確認。當(dāng)您從廣告或其他渠道找到您需要的書籍時，最好先向書店詢問，以免白退。 (4) 查詢。對于書本訂單，一兩周后收到書的情況并不少見，一個月后收到書

35、的情況并不少見。如果急需一本書，真的會讓人焦慮；如果情況特別緊急，不妨直接打電話聯(lián)系，了解行情后再親自去書店購買。 (5) 郵購。如果在書店找不到你需要的書，可以直接購買；您不妨提前約定，郵費一并寄快遞或限時特快，以便您在短時間內(nèi)拿到書。一般來說，這個的成功率在70%左右。訂書時，一定要把自己急需的意向傳達給對方，讓你感受到時間的壓力，迅速為你處理。 (6) 直接購買。如果你想節(jié)省郵購時間，只要你確定你有一本書，你可以自己跑一趟去買。對于住在城市的人來說，這是最節(jié)省時間的。 (7) 查閱圖書目錄。每年，該國都會發(fā)布一本圖書年表，記錄上一年該國出版的所有

36、圖書的書名、作者和時間。在尋找書籍時，您可能希望更多地使用此工具。許多書店也為普通讀者提供這些書籍。 (8) 還可以查詢舊書。在圖書館找資料的時候，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)20到30年前的極其珍貴的舊書。想買這樣的書，看來只能去舊書攤找了。你是否能找到它們?nèi)匀皇俏粗獢?shù)。其實除此之外，你也可以嘗試詢問是否有庫存。如果有幸找到，往往可以以極低的價格買到這種來之不易的參考書，而且這些書如果放在二手書架上，很可能價值不菲。 . 2.選擇使用區(qū)域圖書館 公共圖書館可以幫助收集資料并發(fā)揮重要作用。雖然一線商務(wù)人士很少有機會使用圖書館，但如果圖書館僅限于借閱暢銷小說或時事雜志，那就太

37、可惜了?，F(xiàn)在公共圖書館的閱覽室?guī)缀醭闪恕安蛔x書的學(xué)生”的專屬空間。這些學(xué)生利用這個公共空間做作業(yè)和背課本，真是浪費。無論如何，圖書館的目標(biāo)仍然是為讀者服務(wù)。 . 找到一個館藏豐富又好用的庫并不容易，真正有用的庫也不多。如何選擇圖書館？應(yīng)考慮七個條件： (1)歷史悠久。圖書館建立的時間越長，收藏古籍和絕版書籍的可能性就越大，尤其是不再存貨的書籍，很可能就在老圖書館。 (2) 藏書豐富。如果一個圖書館沒有 70,000 到 120,000 本書，那么可用率將非常低。 信 信息工作就是在很多好的材料中找到你的目標(biāo)信息。如果原始數(shù)據(jù)

38、量不夠，就談不上篩選。 (3) 書架上的書籍表明有很多有價值的書籍。圖書館的專用書架一定是珍貴的書籍，在市場上是找不到的。 (4) 環(huán)境良好的資料室。資料室里存放的書籍和資料大多是統(tǒng)計資料、年鑒、縮版、人物名單、年報、地圖等。這些都是個人買不起也買不起的書，所以一個好的圖書館一定要有一個良好的參考環(huán)境。特別是，稱職的圖書館員應(yīng)提供建議。 (5) 聘請優(yōu)秀的圖書館員。一個好的管理者，其實是在找一個書專家，對于讀者不經(jīng)意間、不明確提到的問題，他總是抱著認真、認真的態(tài)度。一個好的管理員就像一個圖書館。他不僅有豐富的書本知識，還必須有過硬的耐心。 (

39、6) 允許讀者大量借閱圖書的圖書館。一個好的圖書館至少可以讓讀者一次借五本書。 (7) 營業(yè)時間。理想的開放時間至少在晚上8:00之后，而且必須在節(jié)假日開放，這對上班族或個人來說是個好消息。 大學(xué)附屬圖書館也是重要的信息來源。一些圖書館只對校友和在校學(xué)生開放，而另一些則對社區(qū)開放；大多數(shù)使用大學(xué)圖書館的人都是善于收集資料的人。如果你想收集特定行業(yè)的信息，不妨到社會組織的圖書館和信息中心看看；一些公司甚至有自己的小型圖書館，這也是一個方便的信息來源。專門的博物館還具有圖書館的功能。博物館的工作人員和圖書管理員一樣，具有打消疑慮的能力，是不容忽視的信息來源。

40、3.如何有效利用圖書館 為了在最短的時間內(nèi)從圖書館獲得最多的信息，管理者應(yīng)該在出行前做好充分的準(zhǔn)備。圖書館現(xiàn)在使用非常傳統(tǒng)的分類方法，不能完全覆蓋新增的圖書類型。很多人在圖書館找不到書。有時不是個人的錯，而是圖書館分類的問題。 一般的圖書館書卡格式大概是： （一）按書籍分類； （二）作者姓名（筆順）； (3) 書名（筆順）。 4. 數(shù)據(jù)收集注意事項 圖書館里的資料大部分是讀者可以復(fù)制的，但是大量的復(fù)制，尤其是遇到市面上很難買 到的書籍，總是要等很久才能復(fù)制。圖書館通常將復(fù)印機固定到一定的規(guī)格，以便統(tǒng)一收費；如

41、果復(fù)印的規(guī)格和收料的規(guī)格不同，會增加分揀的難度；如果您需要大量的副本，您還不如借書并在還書之前自行復(fù)印。 ，這為您省去了一些麻煩。同時，請注意您的副本大小。如果小于指定大小，則更好地組織。如果尺寸太大，就得折疊起來，以后看書很不方便。 四、信息組織能力 袖珍文件組織技巧 數(shù)據(jù)組織系統(tǒng)必須足夠簡單，即使是最麻煩的人也可以繼續(xù)使用它，并且不能是耗時和復(fù)雜的程序。很多人可能都有過這樣的經(jīng)歷。辦公桌上的資料堆積如山，抽屜沉甸甸的，卻找不到他們要的文件。就這樣，我日復(fù)一日地拿著文件；就算最后買了一個文件柜，亂七八糟的文件也跟垃圾一樣，不好收納。 大約20年前，在王

42、先生尚未整理的材料中，僅文件和手稿就被堆放在了60米高的建筑物中。 、寬40公分的“紙山” 。2公尺這座“山”有他的采訪筆記、相關(guān)材料、收據(jù)、納稅證明、小冊子等，一個也不能丟。結(jié)果，他每次找資料，都會引發(fā)一場“山崩”，而每一次山體崩塌，崩塌就更加痛苦。日復(fù)一日，終于有一天，王先生下定決心，認為一定有辦法有效地處理這些材料。 他首先要考慮的是，制定出整理“紙山”的規(guī)則；即在什么條件下可以輕松處理數(shù)據(jù)。 有五個主要條件： (1) 存儲數(shù)據(jù)的空間不大。必須達到“利用最小空間”的目的； （2）低成本完成整理系統(tǒng)，最好不要超過1000元，以免影響你的“私

43、錢”； （3）系統(tǒng)應(yīng)能立即統(tǒng)一各種數(shù)據(jù)的大??； （4）系統(tǒng)應(yīng)該讓自己快速找到自己需要的信息； （5）本系統(tǒng)可以容納以后要建立的文件，而且是開放的，不能關(guān)閉的。 考慮到這五個條件，看著那堆紙，他心想，如果把文件放在信封里，按類別排列，然后把文件扔進去，這不是最簡單的方法嗎？ “袋式檔案系統(tǒng)”誕生了。其實這種方式的思路和其他歸檔方式?jīng)]有太大區(qū)別，但是不需要花很多錢買很多文件夾，可以低成本完成歸檔；是的，無需附加任何額外的紙張。紙袋可以使用最常見的“角型2號”袋。這種紙袋到處都能買到，甚至A4類型的材料都可以放進去。這是一種復(fù)雜而費力的處理方式，既方便又省

44、時又不浪費金錢。 使用袋式文件最基本的方法是把信封袋反面的封口剪掉，在信封袋兩公分正面左側(cè)寫上目錄，然后把資料放進袋子里。該方法雖然簡單，但袋子系統(tǒng)具有其他系統(tǒng)無法比擬的 優(yōu)勢。 □ 記錄組織能力 1. 果斷行動的勇氣 各種文件、信息、計劃表、進度簿、影印本、備忘錄等，正逐漸充斥著管理者的工作環(huán)境。在信息洪流的時代，任何文件都必須經(jīng)過兩個選擇： （一）是否需要保存和整理； (2) 是否應(yīng)丟棄。考慮到這兩點，就需要立即做出決定。 選擇的及時性非常重要。很多人覺得沒關(guān)系，以后可以做，但是一旦有了下次

45、、明天、月底的想法，人們就不會去處理了；心想，如果現(xiàn)在不對付，以后每天都要加倍努力對付。 2.“看書”法 “我應(yīng)付不來”有時就等于“我不知道怎么應(yīng)付”，心里沒有選擇的標(biāo)準(zhǔn)。組織者應(yīng)掌握一項基本原則： 將來可以再次獲得的數(shù)據(jù)現(xiàn)在必須丟棄。 對于商務(wù)人士來說，已經(jīng)在報刊雜志上發(fā)表的一般信息的使用率并不高。相反，一些不會成為文章的圖形和描述是真正有用的信息?，F(xiàn)在計算機和計算機的通信功能越來越普遍，可以丟棄單個連接或計算機連接所能獲得的數(shù)據(jù)?；蛘咄艘徊较胍幌?，只要把非常必要的信息剪掉保存，其他的敘述就不用看了。報紙和雜志占據(jù)了很大的空間。最好邊看書邊撕、

46、剪、剪?？赐旰螅瑧?yīng)該留下的已經(jīng)處理掉了，剩下的就扔進垃圾桶了。 當(dāng)你得到信息時，你應(yīng)該有勇氣放棄，并用你的眼睛、大腦和雙手一起使用。只有這樣它才能在“垃圾”中工作。 3.丟棄多余的副本 復(fù)印機越來越普及，功能也越來越多樣化。后果之一就是“垃圾材料”多了起來。所謂“信息泛濫”，不是多樣化信息的溢出，而是同一信息的重復(fù)。復(fù)印機的出現(xiàn)加劇了這種“重復(fù)信息”的盛況。 必須復(fù)印時，盡量使用縮小功能或雙面復(fù)印，盡可能節(jié)省資源。 4.注明來源 任何要保存的數(shù)據(jù)都必須在放入數(shù)據(jù)包之前獲得來源。歸因是在信息上標(biāo)明：誰、何時、

47、何地。除了記憶性能優(yōu)異的電腦或智能文字處理器的來源外，一般還需要手寫記錄數(shù)據(jù)來源，尤其是在復(fù)制書本的部分數(shù)據(jù)時，這個程序就更必不可少。復(fù)印某些書籍時，必須復(fù)印封面和頁碼；報刊資料必須標(biāo)明報刊、雜志名稱、日期、作者或發(fā)行單位。其他業(yè)務(wù)文件至少要在保存前注明日期，以后可以通過查看日志找到參與者。 5. 復(fù)印文件原名 一般來說，很多公司在便條紙上印有自己的公司名稱或標(biāo)志，在復(fù)印資料的時候也可以復(fù)印原主人的名字。你可以用電腦或文字處理機打印一條1公分寬大的姓名條，然后用透明膠帶粘在復(fù)印機的頂部或底部，這樣任何復(fù)印的文件都會印上姓名條，文件就會被打印出來。自動清除。如今，越來越多

48、的人使用計算機或文字處理器來編寫信件和文件。相反，它們?nèi)狈δ堋Ｋ麄冞€不如使用復(fù)印來打印自己的名字。 6.制作規(guī)范化表 使用規(guī)范化表將使數(shù)據(jù)處理工作更加順暢。在辦公室里，經(jīng)常有旅行申報表、工資單、考核表等固定表格，但在個人方面類似的表格很少。一般文具供應(yīng)商或印刷廠難以為不同的個人設(shè)計和供應(yīng)各種形式；而一般個人想要要求印刷廠印出數(shù)量很少但種類繁多的表格時，他必須付出很高的代價。事實上，如果你能靈活使用文字處理器或復(fù)印機，你也可以為自己設(shè)計特殊的表格。 7.關(guān)于“文件組織”的注意事項？ 組織文件時要記住七件事： （1）信息社會幾乎等同于“文

49、件社會”，所以進入商業(yè)社會的第一步就是要善于使用文件； （2）文件資料一直處于重復(fù)泛濫的狀態(tài)。為了不讓無用的材料影響工作效率，在獲取材料時，要立即判斷并決定選擇； （3）統(tǒng)一規(guī)范是數(shù)據(jù)整理的基礎(chǔ)，任何數(shù)據(jù)規(guī)范都必須符合既定格式，不加修改地繼續(xù)使用； （4）為統(tǒng)一不同規(guī)格的數(shù)據(jù)，可借用翻印機，但節(jié)省紙張資源； （5）在任何文件上都必須注明出處，以便日后引用時可以查明數(shù)據(jù)的來源和背景； (6) 將同一主題的相關(guān)信息編入卷冊并編號以供檢索可能是有用的； (7)復(fù)印機是個人工作中最重要的輔助工具，可承受較大的工作量，但謹防濫用。

50、 □ 組織電子數(shù)據(jù)的技能 存儲在文字處理器、錄音機、錄像機、計算機等介質(zhì)中的電子數(shù)據(jù)與過去的紙質(zhì)數(shù)據(jù)相比，各有優(yōu)缺點。 一、電子材料的特性 電子材料的優(yōu)勢包括四點： (1) 小型記錄媒體可以收集大量數(shù)據(jù)； (2) 易于處理和重用數(shù)據(jù)； (3) 快速簡單地查詢、分類和組織數(shù)據(jù)內(nèi)容； (4) 使用它可以快速傳輸數(shù)據(jù)。 但是，電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)數(shù)據(jù)相比也有幾個缺點，包括五點： （1）數(shù)據(jù)的輸入和處理必須經(jīng)過專門的機器和熟練的操作技能，否則無法讀??； （2）信息內(nèi)容不能從外部查到； （

51、3）數(shù)據(jù)的互換性低于一般文件； （4）保存不穩(wěn)定，存在大量數(shù)據(jù)瞬間丟失的風(fēng)險； (5) 成本比紙質(zhì)材料貴。 因此，為了采用電子數(shù)據(jù)處理方法，首先必須仔細考慮每種方法的優(yōu)缺點。 2. 電子數(shù)據(jù)的危險 大多數(shù)電子數(shù)據(jù)存儲在磁帶、磁盤等磁性介質(zhì)中。電子數(shù)據(jù)本身是易失性的，必須將其轉(zhuǎn)換為非易失性磁性數(shù)據(jù)。在磁性介質(zhì)中記錄數(shù)據(jù)的主要目的是為了快速訪問。然而，由于操作失誤，經(jīng)常發(fā)生數(shù)據(jù)被破壞或消除的事故。即使是硬盤也可能由于人為疏忽造成數(shù)據(jù)記錄。揮發(fā)或消失。 其實我們身邊有很多磁性產(chǎn)品，比如冰箱門、磁性把手、收音機、電視機、音響功放、磁性

52、項鏈等等，這些磁性產(chǎn)品遠遠超出人們的想象，有時甚至?xí)茐拇疟P上的數(shù)據(jù)間接殺手再加上地球本身就是一個巨大的磁場，磁數(shù)據(jù)長時間暴露在這樣的空間里，最終難免會變質(zhì)，這也是為什么磁帶妥善存放后數(shù)據(jù)會消失的原因。永遠記?。河肋h不要依賴電子數(shù)據(jù)的安全性。 以便攜式文字處理器為例。它使用 IC 卡作為存儲介質(zhì)。一旦電池電量不足或操作出現(xiàn)輕微錯誤，數(shù)據(jù)記錄會瞬間消失。 三、電子數(shù)據(jù)整理的要點 從電子資料的特點，我們可以清楚地了解整理電子資料的兩個關(guān)鍵點： (1) 數(shù)據(jù)可視化。記錄電子數(shù)據(jù)的處理方式與普通文件不同。所有記錄的文件一目了然。因此，

53、必須進行可視化組織，以使必要的數(shù)據(jù)在必要的時間快速出現(xiàn)。如果忽略這一點，磁介質(zhì)就像數(shù)據(jù)一樣。垃圾桶，徹底失去了保存的意義。 (2)預(yù)防事故。為避免因操作不當(dāng)、機器故障、斷電等突發(fā)事件導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，提前制定完善的方法非常重要。無論您是使用便攜式文字處理器還是高效的數(shù)據(jù)處理機器，您都必須有這樣的認識。 4. 以適當(dāng)?shù)乃饕M織電子數(shù)據(jù) (1) 磁帶的排列。工作中的錄音主要是用來記錄人們的談話，大部分錄音帶在筆錄完成后似乎就不再起作用了。這并不意味著磁帶缺乏保存功能，但當(dāng)內(nèi)容轉(zhuǎn)換為報告時，磁帶很少有機會被重復(fù)使用。相反，商業(yè)談話錄音可以用書面筆記或其他輔助工具代替

54、。 “聲音”不是它追求的主要目的。因此，一旦記錄內(nèi)容被寫入，磁帶就不再有用了。為了避免磁帶泛濫，不需要“保留聲音”的磁帶不需要保存。 (2) 有效使用磁帶。工作中如何靈活使用膠帶？有六個主要過程： 首先準(zhǔn)備10到20盤磁帶，一一標(biāo)注NO.1……，然后放入特制的“Standing Cassette Bo x”。 準(zhǔn)備出國錄音時，按順序取出所需數(shù)量的磁帶，完成錄音，并用鉛筆標(biāo)出日期和內(nèi)容。 最好每盤磁帶只錄制一個主題。 回到工作崗位后，在錄音上做筆記，然后將磁帶放回普通磁帶盒中。 下次工作需要使用膠帶時，從上次未使用的膠帶開始

55、依次使用，這樣每條膠帶至少可以使用20卷。當(dāng)你想再聽一遍時，磁帶可以在很短的時間內(nèi)使用。保留它，即使這20個磁帶被重復(fù)使用，您也可以保留磁帶的“有效期”。 當(dāng)磁帶要重復(fù)使用時，不要忘記取消舊索引并重新標(biāo)記新索引。 如需長期保存錄音帶，可將其外殼丟棄，保留錄音帶及相關(guān)文件，放入標(biāo)有索引的文件袋中。最后，將新磁帶放入庫存磁帶盒中。 磁帶匯編是指將分散在幾盤磁帶上的錄音內(nèi)容匯集到一盤磁帶中。這種類型的工作通常由廣播電臺進行。除了音樂和歌曲，大多數(shù)人都不愿意代表客戶進行這種繁瑣的服務(wù)。因此，為了避免麻煩，在錄音工作中，盡量實行一盤一題的做法。 (

56、3) 錄像帶的安排。如果您需要在工作中錄制電視，最好選擇三倍速 VHS 磁帶。因為一盤兩小時的T-120錄像帶可以錄制6小時的節(jié)目，符合一盤一主題的原則。如果一盤錄像帶必須錄制多個節(jié)目，則必須在錄像帶上標(biāo)出所錄制的小時數(shù)，然后根據(jù)錄像帶上的時間表找到每個錄制的節(jié)目，計算出剩余的空白磁帶量。 一個簡單的方法是直接在錄像帶的側(cè)面標(biāo)出每個節(jié)目的時間和內(nèi)容名稱。只需查看上面的索引，您就可以立即找到您想要的節(jié)目內(nèi)容和時長。 (4) 8厘米錄像帶的剪輯。攜帶8cm錄像機進行采訪調(diào)查，然后錄制成錄像簡報，早已成為越來越普遍的工作方式。只有剪輯錄像帶必須要有專門的技能，而且過程也相

57、當(dāng)繁瑣和困難。目前，索尼推出了一款專業(yè)的便攜式8cm錄像帶編輯機。由于雙卡錄音功能，為了避免未經(jīng)授權(quán)的錄音和侵犯版權(quán)法，不得不在不公開的情況下出售。這臺編輯機的操作相當(dāng)簡單，只要先將時間標(biāo)記插入到完成的母帶中，就可以按照計時碼表進行畫面編輯。每張圖片的長度相當(dāng)于1/30秒。左卡座用于母帶，右卡座用于空白磁帶。根據(jù)您選擇的母帶，按下編輯按鈕后，右側(cè)的空白磁帶會自動記錄所有圖像、文本和聲音。 8 厘米錄像機使用的金屬錄像帶，錄像機本身對色度信號和亮度信號分別進行處理，所以不知道轉(zhuǎn)錄圖像的質(zhì)量是否會受到影響，但高達超過10萬元。 , 應(yīng)用于商業(yè)用途。不過也有人建議，如果要剪輯VHS錄像帶，可以考慮使

58、用這臺8cm的機器，因為它們性質(zhì)相似，畫質(zhì)更好。 (5) 磁盤排列。隨著計算機的普及，磁盤和文件一樣，已經(jīng)成為工作中不可或缺的重要數(shù)據(jù)。然而，它的數(shù)據(jù)容量卻是紙上數(shù)據(jù)的數(shù)百倍。它可以容納相當(dāng)于100-200A4紙的數(shù)據(jù)量。由于數(shù)據(jù)容量的增加，磁盤變成了數(shù)據(jù)垃圾箱，尤其是當(dāng)磁盤堆積越來越多時，就會出現(xiàn)找不到數(shù)據(jù)的窘境。磁盤的作用是重復(fù)記錄和使用數(shù)據(jù)。例如，當(dāng)你準(zhǔn)備將雜志中的連載編成單行版時，你經(jīng)常會使用存儲在磁盤上的原件進行再次修正和補充。為了重用磁盤上的數(shù)據(jù)，您必須設(shè)計一種方法來立即找到您需要的數(shù)據(jù)。 原則上，最好在一張磁盤上只記錄一個主題。由于一個磁盤可以容納多個

59、數(shù)據(jù)，為了避免浪費，盡量讓一個磁盤記錄相同主題的數(shù)據(jù)，然后再放入主題相似的磁盤。將它們?nèi)糠旁谝粋€專用的文件袋中。磁盤上的數(shù)據(jù)打印出來后，如果不確定數(shù)據(jù)是否會再次使用，可以準(zhǔn)備另一個磁盤保存，稱為“垃圾桶磁盤”。在處理數(shù)據(jù)時，預(yù)先規(guī)劃這個“備用空間”很重要。當(dāng)垃圾桶磁盤容量飽和時，會重新檢查并淘汰，將值得保存的內(nèi)容按主題分類存放在其他磁盤中。 3.5寸的軟盤放入盒子時，其開口與一般軟盤的開口正好相反，導(dǎo)致索引上的文字倒置，查找起來相當(dāng)不便。由于各種光盤標(biāo)簽的設(shè)計不同，因此在選擇購買光盤時最好使用某個品牌。至于哪種磁盤設(shè)計最有利于存檔，不妨在市場上查詢和比較。 (6)

60、 磁盤崩潰避免方法。與錄音機或錄像機的磁帶相比，磁盤顯然更能在很短的時間內(nèi)保存或擦除數(shù)據(jù)，這意味著磁盤是相當(dāng)危險的。很多人都有過這樣的經(jīng)歷：難于錄入的信息往往會因為一時的操作失誤而瞬間消失！既然把電腦當(dāng)成數(shù)據(jù)機器，就不可能擺脫風(fēng)險，何不讓機器隨時有一套補救措施。系統(tǒng)存在嗎？ 1987年推出的美國蘋果電腦上新增了具有自動保存功能的軟件程序Hipa.card。這樣的 機器雖然方便了打包軟件的添加，但并不一定能解決所有可能出現(xiàn)的錯誤。只要計算機或文字處理器的硬盤繼續(xù)普及，數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險就會繼續(xù)增加。以 mackintosh 為例， 1984 年推出的第一代 3.5 磁盤盤

61、片容量只有 400KB，但在 1987 年，其硬盤容量高達20MB，比三年前提升了 50 倍。隨著硬盤種類的增加，1987年底20MB的價格下降到幾萬元左右。即使是個人購買100MB的硬盤也不再新鮮，但這些容量與250塊硬盤的容量相當(dāng)。超強內(nèi)存，一旦出現(xiàn)輕微錯誤，所帶來的損失可能難以想象。 雖然市面上有很多防止數(shù)據(jù)消失的機器，或者可以讓消失的數(shù)據(jù)起死回生的軟件，但硬盤畢竟也是一種磁記錄介質(zhì)，還是會遇到一些無法抗拒的意外。軟件。例如，在運輸過程中發(fā)生地震或交通事故可能會導(dǎo)致硬盤發(fā)生故障或損壞。必須注意：信息技術(shù)公司應(yīng)該明白，大型系統(tǒng)所承擔(dān)的風(fēng)險也會發(fā)生在小型系統(tǒng)中。

62、因此，儲蓄成為最重要的概念。即使數(shù)據(jù)已經(jīng)發(fā)展到電子時代，保存的行為仍然被普通人所忽視。實際上，保存就是復(fù)制，復(fù)制就是為大多數(shù)人提供信息，例如為大多數(shù)人打印，為少數(shù)人提供信息。對象的副本。人們習(xí)慣了這種復(fù)制文化，但不習(xí)慣危機管理的復(fù)制——保存文化，導(dǎo)致數(shù)據(jù)頻繁丟失。所以，所有的數(shù)據(jù)機從一開始就應(yīng)該有一個大規(guī)模的自動存儲系統(tǒng)，每個人都應(yīng)該有適合自己工作系統(tǒng)的存儲的概念和技術(shù)。 (7)異形模型之間的數(shù)據(jù)交換 使用電子數(shù)據(jù)最麻煩的是不同模型之間的數(shù)據(jù)交換。以軟盤為例，其規(guī)格有8英寸、 5 英寸、3.5英寸等2英寸幾種，其數(shù)據(jù)密度也從IS（單面單密度）到2HD（雙面高密度）等，記

63、錄方式不同，很難實現(xiàn)相互之間的完全互換。 但就個人工作而言，可以通過以下三種方式來彌補數(shù)據(jù)互換性的不足： (1) 購買新機型時，請選擇可以與舊機型進行數(shù)據(jù)交換的設(shè)備。 (2) 將異形模型的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成自己的模型可以讀取的方式。 (3) 選擇標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格系統(tǒng)中保存數(shù)據(jù)的模型。關(guān)于第一點，需要注意的是，即使是同一家廠商，有時剛出廠的新機型也無法讀取舊機型的數(shù)據(jù)。例如，第一代文字處理器保證 當(dāng)前型號無法讀取存儲的數(shù)據(jù)。關(guān)于第二點，有以下三種方法： 首先，使用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換服務(wù)中心進行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。目前有一家服務(wù)公司，將不可互換的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成你想要的模

64、型或磁盤類型。 二、購買數(shù)據(jù)交換電腦或交換軟件，自行更換。但是，這種方法需要數(shù)萬到數(shù)十萬元的投資。 第三，使用計算機或文字處理器中的通訊功能進行轉(zhuǎn)換。對于文本數(shù)據(jù)，這是最簡單的方法，但必須在計算機或文字處理器具有通信功能的前提下進行。 基本上，計算機或文字處理器的通信功能可以讀取相同規(guī)格的文本數(shù)據(jù)，即使型號不同，也可以自由地相互交換數(shù)據(jù)。通信功能有兩種方式來交換數(shù)據(jù)。一種是采用電子傳輸方式將A機的文件輸入計算機網(wǎng)絡(luò)，再通過電子傳輸方式傳輸?shù)紹機；另一種方法是轉(zhuǎn)移A機。直接連接交叉通訊線與B機通訊，使用兩種機型的通訊軟件處理文件。通訊功能可以交換的數(shù)

65、據(jù)不僅限于簡單的文本數(shù)據(jù)，因此它對異形飛行器數(shù)據(jù)交換的貢獻，使其成為流行的劃時代產(chǎn)品。至于通訊功能的安裝方法，可咨詢廠家或代理商。 至于標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格系統(tǒng)的選擇，只是因為它的通用性，方便了各種機器的數(shù)據(jù)交換工作。以后想買文字處理機，別忘了選擇能讀取標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格系統(tǒng)數(shù)據(jù)的機型。雖然文字處理器的運行性能較差，但由于它可以在新舊機型之間交換數(shù)據(jù)，您不妨考慮購買價格最便宜且具有通訊功能的便攜式文字處理器作為您的個人資料。開關(guān)機。 五、“電子數(shù)據(jù)整理”注意事項 整理電子數(shù)據(jù)應(yīng)注意八點： （一）電子數(shù)據(jù)的整理是對存儲的不可見的數(shù)據(jù)進行整理，使其一目了然； （2）

66、注意數(shù)據(jù)規(guī)范的統(tǒng)一，提前整理保存，以便隨時調(diào)取必要的數(shù)據(jù)； (3)錄音帶的使用應(yīng)盡量保持“一盤一題”的理想狀態(tài)； （4）當(dāng)磁帶重復(fù)使用的機會不多時，應(yīng)在短期存放后重新使用，以免磁帶泛濫； （五）需要保存的磁帶，應(yīng)粘貼與對象相同的索引，放入文件袋中； (6)在錄像帶上添加時間數(shù)據(jù)，以便清楚地了解每張圖片的位置； (7) 最好為一個主題的磁盤維護一個文件包； (8) 必須保留磁盤或硬盤上的數(shù)據(jù)。 □ 照片數(shù)據(jù)組織能力 沒有什么比整理照片更麻煩的了。在照片流行的時代，大家都在相冊里仔細貼照片；當(dāng)傻瓜相機時代來臨，印刷開始流行，膠卷和相冊的堆積成為人們最頭疼的問題。幸運的是，照片具有其他媒體無法替代的功能，因此沒有被淘汰。 照片有五個主要功能： (1) 捕捉瞬間之美； （2）彌補記憶模糊； （3）一張照片足以傳達超過一百句話的信息； (4) 記錄清晰的圖像； (5) 可用于印刷媒體。在數(shù)據(jù)工作中，照片是非常重要的，尤其是