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1、公司采購流程管理制度 為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足工公司 對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制 訂本制度。一、請購及其規(guī)定 1請購單的要素 完整的請購單應(yīng)包括一下要素：（1）請購的部門；（2）請購物品所屬項(xiàng)目；（3）請購的用途；（4）請購的物品名；（5）請購的物品數(shù)量；（6）請購的物品規(guī)格；（7）請購物品的樣品、圖片或詳細(xì)參數(shù)資料等；（8）請購的物品的需求時間；（9）請購如有特殊需要請備注；（10）請購單填寫人；（11）請購部門主管；（12）請購單審核人；（13）財(cái)務(wù)審核人；（14）公司總經(jīng)理。3請購單及其提報(bào)規(guī)定（1）請購單應(yīng)按照
2、要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購 部門；（2）固定資產(chǎn)申購按照附表一（固定資產(chǎn)購置申請表）的格式進(jìn)行填寫提 報(bào)；（3）其他材料設(shè)備及工程項(xiàng)目申購按照附表二（物資采購申請表.）的格式 填寫提報(bào)；（4）日常零星采購按照公司印制的按照附表三（物資采購審批單）的格式 填寫提報(bào)；（5）請購部門在提報(bào)請購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請購部門備份；（6）涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該 清單的電子文檔也需一并提交；（7）遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其 他形式請示，征得同意后提報(bào)采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。（8）如果是單一來源采購或指定采購
3、廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作 出書面說明。（9）請購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購部。4 公司物資請購單的提報(bào)部門（1）公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項(xiàng)目由生產(chǎn)部門 提報(bào)；（2）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項(xiàng)目由辦 公室提報(bào)；（3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報(bào)。二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定 1、請購的接收要點(diǎn)（1）采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；（2）接收請購單時應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖片或詳細(xì)參數(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不
4、采購的原則；（3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；（4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。2、請購單的分發(fā)規(guī)定（1）對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；（2）對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門；（4）重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3、采購周期的規(guī)定（1）常規(guī)商品采購周期在 7 天，（2）遇到緊急采購應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略，緊急采購 商品周期在3 天時間；三、詢價及其規(guī)定 1詢價請應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技 術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通；2屬于相同
5、類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購；3對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；4所有采購項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代 理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價；5對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替 代品；6遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次采購金額大于 10 萬的采購情況，詢 價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請報(bào)價或投標(biāo)單位的基本情況，按照附表四（擬報(bào)價/招標(biāo)單位名單）的格式提報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價或發(fā)放標(biāo)書；7 詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價；8除固定資產(chǎn)外單次采購金額在 1 萬元以下項(xiàng)目可以自行采購；單次采購 金額預(yù)算金額在 1 萬元以上的所有項(xiàng)
6、目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價 或招標(biāo)采購，比價或招標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)至少邀請四家以上單位參與；單次采購金額預(yù) 算價格在 20 萬元以上的項(xiàng)目應(yīng)由采購部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單 次采購金額預(yù)算價格在 100 萬元以上的項(xiàng)目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī) 構(gòu)代理招標(biāo)；9比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供 或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力；10比價采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照附表五（材料或設(shè)備詢價表）的格式或擬 定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價；11在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。三、比價、議價 1 對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；2 對于合格
7、供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報(bào)價格的綜合條件更加突出；3 收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議 價目標(biāo)或理想中標(biāo)價格；4 重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；5參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價格及條件的 進(jìn)一步談判。四、比價、議價結(jié)果匯總 1比價比價、議價匯總前應(yīng)匯報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總；2比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六（比價/招標(biāo)匯總表）的格式完整列 出報(bào)價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照 一定順序逐一審
8、核；3如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。五、合同的簽訂及其規(guī)定。1合同 合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立 的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。（1）合同正文應(yīng)包含的要素 1）2）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點(diǎn)；采購物品/項(xiàng)目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及合同總 額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分；包裝要求；合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價，特殊情況應(yīng)注明；付款方式；工期；質(zhì)量保證期；質(zhì)量要求及規(guī)范；違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；3）4）
9、5）6）7）8）9）10）雙方的公司信息；11）其他約定。（2）合同簽訂及其規(guī)定 1）如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；2）擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低；3）為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項(xiàng) 報(bào)價清單；4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點(diǎn)的情況時務(wù)必請廠商派代表來 場協(xié)助清點(diǎn)；5）質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求；7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù) 付款、驗(yàn)收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付 款條件等 8）與初次合作的單
10、位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；10）比價/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；11）合同簽定簽應(yīng)按照附表七（合同審查批準(zhǔn)單）的格式對合同初稿進(jìn)行巡簽 審查；12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；13）簽訂的所有合同應(yīng)及時報(bào)送財(cái)務(wù)部門。六、付款及合同執(zhí)行 1付款規(guī)定（1）所有已簽訂合同付款時應(yīng)參照公司修造船公司材料采購付款及報(bào)銷 流程 V1.修改版及修造船公司資金支出審批及報(bào)銷簽字權(quán)限及管理制中的 相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（2）按照進(jìn)度付款的采購項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；（3）按照貴司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時應(yīng)填寫
11、附表八（資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財(cái)務(wù) 部付款；（4）財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在 3 天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行 和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。2合同執(zhí)行(1)已簽訂合同由采購部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān) 督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時提出建議或補(bǔ)救措施，并及時通知請購部門及 公司領(lǐng)導(dǎo)；（2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任 的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約；（3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié) 商并簽訂補(bǔ)充合同；七、報(bào)驗(yàn)與入庫 1 報(bào)
12、驗(yàn)（1）供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗(yàn) 收；（2）對于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī) 定執(zhí)行；（3）達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時間報(bào)請質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì) 檢、驗(yàn)收；（4）質(zhì)檢部門在接到采購部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時報(bào)驗(yàn)，并出具報(bào)驗(yàn)結(jié)果證明 書，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé) 任；（5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。2入庫（1）公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的 檢驗(yàn)或驗(yàn)收；（2）合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購部應(yīng)及時通知請購部門，由請購部門及 時安排卸貨與搬運(yùn)；
13、（3）質(zhì)檢部門未及時驗(yàn)收的合同標(biāo)的物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作 為暫存物資接受；（4）質(zhì)檢部門已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時的入庫，并及時出具入庫清單；（5）外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫；（6）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定不入庫。附表一 固定資產(chǎn)購置申請表企業(yè)名稱：申請部門 購置資產(chǎn)名稱 預(yù)算單價 編號：申請時間 購置數(shù)量 預(yù)算金額 購置原因：購置后效益分析：部門負(fù)責(zé)人 分管領(lǐng)導(dǎo) 分管財(cái)務(wù)副總 總經(jīng)理 年 月 日 附表二 附表 二 采 購 申 請 表申請部門：填報(bào)日期：服務(wù) 年 月 日 采購類別：設(shè)備 材料 工程 購置原因：序 號 名稱 規(guī)格型號/工程概況 數(shù)量/工程量 低值易耗 其
14、他 估價（總價）交貨期/工期 備注 1 2 3 4 5 6 7 8備注：編制人：部門經(jīng)理：分管副總：采購副總：財(cái)務(wù)副總：總經(jīng)理：附表三 附表 三 物資采購審批單部門名稱序號項(xiàng)目名稱 規(guī)格 單位 年月日數(shù)量 單價 金額 審批 備注 總經(jīng)理：財(cái)務(wù)副總 分管副總：財(cái)務(wù)審核：合計(jì)金額大寫：經(jīng)辦人：部門負(fù)責(zé)人：￥：復(fù)核人：附表四 擬報(bào)價/擬報(bào)價/招 標(biāo)單位名單單位名稱：填報(bào)日期：年 月 日 序號 1 2 3 4 5 投標(biāo)單位名稱 資質(zhì)情況 業(yè)績情況 聯(lián)系人 電話/電話/傳真 手機(jī) 電子郵箱 備注 經(jīng)辦人：采購部：技術(shù)副總：采購副總：財(cái)務(wù)副總：總經(jīng)理：附表五 附表 五材料（設(shè)備）材料（設(shè)備）詢價表日期：年
15、 月 日序號1 需求單位：規(guī)格型號 單 位 數(shù)量 單價 小 計(jì) 備 注 材料名稱 2 3 4 5 6 7 合計(jì)：報(bào)價單位（蓋章）：供貨 周期 供方 信息 聯(lián)系人 郵箱 辦公地址：公司名稱：商務(wù)：聯(lián)系人 需方 信息 郵 箱 辦公地址：郵 技術(shù)：電話 電話 付款方式 傳真 公司網(wǎng)址 傳真 公司網(wǎng)址 編：備注：1.本報(bào)價含 17%的增值稅，含運(yùn)費(fèi)；2.本單只做詢價用，非正式訂單。附表六 附表 六比價/招標(biāo)匯總表企業(yè)名稱：物料 名稱 規(guī) 格 單 位 包裝 標(biāo)準(zhǔn) 公司名稱 制表時間：一次報(bào)價二次報(bào)價 年 月工期 日付款 方式 聯(lián)系人 選定 廠家 采購部意見：采購部意見：經(jīng)辦人：采購部：技術(shù)副總：分管副總
16、：財(cái)務(wù)副總：總經(jīng)理：備注：附表七 附表 七 合同審查批準(zhǔn)單合同編號:合同名稱：合同標(biāo)的物：產(chǎn)品（承攬）單價/合同總額：￥：元（人民幣：元整）。招（評）標(biāo)情況：詳見報(bào)價及合同。合同洽談人：公司律師意見：技術(shù)副總意見：分管副總意見：分管財(cái)務(wù)副總意見：公司總經(jīng)理意見：附表八 附表 八 資金支出審批單部門名稱序號 項(xiàng)目名稱 支付依據(jù) 合同金額 已付金額 申請金 額 年 月審批 日備注 總經(jīng)理：財(cái)務(wù)副總 分管副總：財(cái)務(wù)審核：合計(jì)金額大寫：經(jīng)辦人：部門負(fù)責(zé)人：￥：復(fù)核人：附表九 附表 九 付款申請審批單合同編號:合同名稱：付款依據(jù)：合同金額、已付款額：申請付款方式、付款金額：合同金額：￥已付款額：￥申請付款金額：￥本次申請付款大寫：元；元；元；質(zhì)保金:；合同洽談人：分管副總意見：財(cái)務(wù)副總意見：總經(jīng)理意見：
公司采購流程管理制度 為了提高公司采購效率
