如何高效地開展工作.ppt

如何高效地開展工作,鄭欽敏 20101117,培訓介紹,培訓目標 建立一種良好的習慣，讓工作變得簡單而高效 主要內容 正確領悟高效執(zhí)行力 避開高效執(zhí)行的誤區(qū) 高效工作方法 良好的心態(tài) 目標確定，做正確的事 制定計劃，正確的做事 懂得分享，提升學習 抓住重點，簡化工作 高效時間管理 建立良好的溝通能力 平衡的自我更新 幾點建議,前言,高效能意味著：以良好的習慣為基礎，善于時間管理和溝通，自主經(jīng)營個人工作與生活，最終實現(xiàn)人生平衡，并達到職業(yè)生涯的高效能。,前言 之習慣的重要性,養(yǎng)成良好的行為模式和工作習慣確保采用最佳的工作方法完成各項任務 弗蘭西斯培根在論習慣中寫到：“人的思考取決于動機、語言與學問和知識，而他們的行動，則多半取決于習慣?！?長期按某種習慣行事，久而久之就形成一種固有的行為模式。 行為模式一旦形成，具有非常強的頑固性。江山易改，本性難移。 培養(yǎng)一種好的行為模式是每個人工作高效的根本。 行為模式包括思考問題的思維模式、合理安排時間的方法、安排生活的方式等。,正確領悟高效執(zhí)行力 之執(zhí)行力概念,什么是執(zhí)行力 所謂執(zhí)行力，指的是貫徹戰(zhàn)略意圖，完成預定目標的操作能力。是把企業(yè)戰(zhàn)略、規(guī)劃轉化成為效益、成果的關鍵。執(zhí)行力包含完成任務的意愿，完成任務的能力，完成任務的程度。 執(zhí)行力：對個人而言執(zhí)行力就是辦事能力；對團隊而言執(zhí)行力就是戰(zhàn)斗力；對企業(yè)而言執(zhí)行力就是經(jīng)營能力。 衡量執(zhí)行力的標準，對個人而言是按時按質按量完成自己的工作任務；對企業(yè)而言就是在預定的時間內完成企業(yè)的戰(zhàn)略目標。 小故事:買土豆,正確領悟高效執(zhí)行力 之執(zhí)行力的48字執(zhí)行真經(jīng),認真第一，聰明第二 結果提前，自我退后 鎖定目標，專注重復 決心第一，成敗第二 速度第一，完美第二 結果第一，理由第二,避開高效執(zhí)行的誤區(qū),心態(tài)誤區(qū)： 觀念的誤區(qū)： 重點誤區(qū)： 創(chuàng)新誤區(qū): 能力誤區(qū)： 細節(jié)誤區(qū)： 授權誤區(qū)：,高效工作方法 之建立良好的心態(tài),建立起積極的價值觀，獲得健康的人生，釋放出強勁的影響力。你內心如果是一團火，才能釋放出光和熱，你內心如果是一塊冰，就是化了也還是零度。 好心情才能欣賞好風光，好花要有好心賞。 故事：獨木橋和鱷魚的實驗；囚犯的實驗,高效工作方法 之建立良好的心態(tài),相關工具： 改變態(tài)度：我們改變不了事情就改變對這個事情的態(tài)度，一個人因為發(fā)生的事情所受到的傷害不如他對這個事情的看法更嚴重。事情本身不重要，重要的是人對這個事情的態(tài)度。故事：幸運還是倒霉；生活和死亡的選擇；小孩和水手的對話； 學會享受過程：享受過程，精彩每一天。生命是一個過程不是一個結果，如果你不會享受過程，結果到了是什么大家都知道；故事：看破紅塵的小伙；現(xiàn)在父母的教育； 活在當下：最重要的事情就是現(xiàn)在你做的事情，最重要的人就是現(xiàn)在和你一起做事情的人，最重要的時間就是現(xiàn)在，這種觀點就叫活在當下，它是直接可以操作的；故事：草莓；雅典奧運會上的王浩 ；,高效工作方法 之建立良好的心態(tài),不要把自己幸福的來源建立在別人的行為上面，我們能把握的只有自己：如果你把自己幸福的來源建立在別人的行為上面，你將產(chǎn)生恐懼。我們不能把美好一次享用完畢，留點缺陷、遺憾下次努力。故事：高考清華 學會感恩，感恩獲得好心情： 如果遇到倒霉的事情就想還有人比你更倒霉： 天堂、地獄由心造：幸福由思想、心態(tài)決定，心可以造天堂，也可以造地獄。故事：日本武士和老禪師；天堂和地獄的湯； 壓力太大的時候要學會彎曲,高效工作方法 之建立良好的心態(tài),陽光心態(tài)的主要內涵： 第一，不能改變環(huán)境就適應環(huán)境。 第二，不能改變別人就改變自己。 第三，不能改變事情就改變對事情的態(tài)度。 第四，不能向上比較就向下比較。,高效工作方法 之建立良好的心態(tài),把生命看透但不看破，四大步驟： 第一步：養(yǎng)成一種習慣，發(fā)現(xiàn)生活的美好方面。 第二步：寬容過去：要學會忘記、諒解、寬容。不原諒等于給了別人持續(xù)傷害你的機會。 第三步：學會利用現(xiàn)有資源把事情做成而不是消極等待。 第四步：服務他人：金錢的價值在于使用，人的生命價值在于被需要。,高效工作方法 之建立良好的心態(tài),亞里士多德說，生命的本質在于追求快樂，使得生命快樂的途徑有兩條：第一，發(fā)現(xiàn)使你快樂的時光，增加它；第二，發(fā)現(xiàn)使你不快樂的時光，減少它。 不僅止于采取主動，還代表人必須為自己負責。個人行為取決于自身，而非外在環(huán)境；理智可以戰(zhàn)勝感情；人有能力也有責任創(chuàng)造有利的外在環(huán)境。,高效工作方法 之目標明確，做正確的事,故事：摘蘋果；伐木工； 啟示：做正確的事，比什么都重要 始終都應心懷最終目標確保在做正確的事 實現(xiàn)目標是所有工作的價值體現(xiàn)，是工作的核心。 目標是指引我們做正確的事的指南針，沒有目標就會像無頭的蒼蠅,不知道會飛向何方 高效人士有一個共同的特征，那就是在工作之前他就知道應該達到一個什么樣的目的，并在做任何事情時都確保對實現(xiàn)目標有貢獻。,高效工作方法 之目標明確，做正確的事,對企業(yè)來言，不可缺少的是效能，而非效率 彼得德魯克 我們不一定知道正確的道路是什么，但卻不要在錯誤的道路上走得太遠。 奧姆威爾格林紹 德魯克在有效的主管一書中的論述： 效率是以正確的方式做事；效能（有效性）是做正確的事。 效率和有效性不應偏廢。 當兩者不能兼得時，我們首先應著眼于有效性，然后再設法提高效率,高效工作方法 之目標明確，做正確的事,目標的制定要遵守SMART原則 Specific 確定的 Measurable 能夠衡量的 Achievable 可達成的 Realistic 現(xiàn)實的 Time 時間限制,高效工作方法 之制定計劃，正確的做事,“做正確的事”強調的是工作的準確定位和最終效果，其結果是更加確保自己堅實的朝目標邁進。 “正確的做事”強調的是最佳工作方法，其結果是更快的朝目標靠近。 在企業(yè)里員工嚴格按照標準和規(guī)范操作，他是在正確的做事；如果他的產(chǎn)品沒有買主，沒有市場，那么他是在做不正確的事。,高效工作方法 之制定計劃，正確的做事,做正確的事是解決做什么和不做什么的問題。是一個戰(zhàn)略問題。同時也是一個方向問題。 正確的做事是解決工作方法（如何做的問題）。是一個執(zhí)行問題。 正確的做事，更要做正確的事，不僅僅是一個重要的工作方法，更是一種重要的管理思想，同時也是做事的文化。,高效工作方法 之制定計劃，正確的做事,制定計劃要遵循5W2H工作法： What：工作的內容和達成的目標Why：做這項工作的原因Who：參加這項工作的具體人員，以及負責人When：在什么時間、什么時間段進行工作Where：工作發(fā)生的地點How：用什么方法進行Howmuch：需要多少成本 意義：做任何工作都應該從5W2H來思考，這有助于我們的思路的條理化，杜絕盲目性。我們的匯報也應該用5W2H，能節(jié)約寫報告及看報告的時間。,高效工作方法 之制定計劃，正確的做事,計劃的執(zhí)行過程中要遵守PDCA循環(huán)： Plan：制定目標與計劃； Do：任務展開，組織實施；嚴格按文件規(guī)定；Check：對過程中的關鍵點和最終結果進行檢查； Action：糾正偏差，對成果進行標準化，并確定新的目標，制定下一輪計劃。 意義：每一項工作，都是一個PDCA循環(huán)，都需要計劃、實施、檢查結果，并進一步進行改進，同時進入下一個循環(huán)，只有在日積月累的漸進改善中，才可能會有質的飛躍，才可能取得完善每一項工作，完善自己的人生。,高效工作方法 之制定計劃，正確的做事,解決正確的問題: 一個好的醫(yī)生不會完全根據(jù)一個病人對自己病癥的描述而作出醫(yī)療方案，他還要做一些深入檢查和研究 一個優(yōu)秀主管也不會馬上對交給自己的問題制定解決方案，最好的工作方法應首先確保自己在解決的是正確的問題，以確保自己不會走錯方向。 搞清楚交給自己的問題是不是真正的問題，唯一的方法是更深入地挖掘和收集事實，再加上結構化的分析和論證。應像醫(yī)生一樣“望、聞、問、切”后再下結論。,高效工作方法 之制定計劃，正確的做事,解決問題規(guī)則讓事實說話: 故事：流程改造； 啟示： 最初的對問題的任何假設都不是成功解決問題的先決條件。 任何問題都無法躲過以事實為基礎進行分析的威力。 只要把足夠的事實放在一起，把它們與某些創(chuàng)造性的思維結合起來，你自然就會得出解決問題的方法。 回到事實上去！讓事實說話！,高效工作方法 之學習分享，快速提升,如果停止學習，任何一個人的知識都不會確保他永遠適應社會的發(fā)展。,知識更新周期,人類壽命周期,時代發(fā)展,知識更新速度的加快與人類壽命的延長的矛盾，導致不會再有“一技在身，走遍天下”的現(xiàn)象發(fā)生，唯有不斷的學習和提高才是永不變的真理,高效工作方法 之學習分享，快速提升,提高很重要，快速提高更重要。,時代發(fā)展,知識和能力水平,社會平均水平,A企業(yè)或人員,B企業(yè)或人員,高效工作方法 之學習分享，快速提升,總結過去并形成文件，是學習的基礎,眼睫毛型學習曲線,高效能學習曲線,能力水平,能力水平,學習周期,高效工作方法 之抓住重點，簡化工作,巴列特定律：“總結果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的?！?按事情的“重要程度”編排事務優(yōu)先次序的準則是建立在“重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)”的原理的基礎上。舉例說明： 80%的銷售額是源自20%的顧客； 80%的電話是來自20%的朋友； 80%的總產(chǎn)量來自20%的產(chǎn)品； 80%的財富集中在20%的人手中； 這啟示我們在工作中要善于抓主要矛盾和重點，善于從紛繁復雜的工作中理出頭緒，把資源用在最重要、最緊迫的事情上。,高效工作方法 之抓住重點，簡化工作,工作內容簡明化 最容易不過的是忙碌，最難的是有成效的工作。而將繁雜的工作間明化是防止忙亂，事半功倍的法寶。 三思而后行 為了是工作內容簡明化，在開始每項工作之前應針對工作提出以下6六方面的問題對工作進行分析和檢查，以尋找簡明化的工作方法。 為什么做這項工作？這項工作對公司總體目標的實現(xiàn)有什么重要意義？是根據(jù)習慣去做的嗎？是否可以不做？ 這件工作的關鍵點在什么地方？做了之后，將出現(xiàn)什么過去沒有的新效果？ 如果必須要做這項工作，那么應在那里完成這項工作？既然可以邊聽音樂就可輕松完成，還有必要坐在辦公室冥思苦想嗎？ 什么時候做這件事情呢？是在一天中精力最好的時間來做呢？還是在路途中就可完成？,高效工作方法 之抓住重點，簡化工作,工作內容簡明化 誰干這件事情好呢？是自己干，還是安排別人去干？還需要哪些人的支持和配合 這件事情的最好做法是什么？是抓住主要矛盾而迎刃而解，收到事半功倍的效果？還是應采取最佳方法而提高效率？ 流程圖是分析工作環(huán)節(jié)安排科學性的有效工具 通過以上問題對工作進行分析和檢查后，再采取如下步驟： 刪減：省去不必要的工作 優(yōu)化工作順序：使工作順序合理，干起來得心應手 合并：兩件或兩件以上的事情能夠合起來做的時候就合起來做 標準化：預先頂好一項工作的程序，增強工作預見性。,高效工作方法 之高效時間管理,我們工作的一天 早晨9點，你以高速的頭腦風暴開始了一天的工作 10點是會議 然后是無休止的電話 然后是無數(shù)的文件等著去處理 然后此伏彼起的問題的這去處理 還有重要的客戶要去會見 當你終于忙完了一天的工作時，你是否會猛然發(fā)現(xiàn)，還有幾件重要的事沒有去做，時間過得真快。,高效工作方法 之高效時間管理,你的時間用完了，你的使命也就到頭了。 富蘭克林 有人問撒切爾夫人，你每天日理萬機又是怎樣將所有的工作處理得井井有條的，撒切爾夫人說，“其實沒什么訣竅，我只是將每天應做的工作列出來，然后一條條劃去而已”,高效工作方法 之高效時間管理,時間管理的工具： 工作秩序條理化（辦公現(xiàn)場6S） 整理（SEIRI）：將工作場所的任何物品區(qū)分為有必要和沒有必要的，除了有必要的留下來，其他的都消除掉。 目的：騰出空間，空間活用，防止誤用，塑造清爽的工作場所。 整頓（SEITON）：把留下來的必要用的物品依規(guī)定位置擺放，并放置整齊加以標識。 目的：工作場所一目了然，消除尋找物品的時間，整整齊齊的工作環(huán)境，消除過多的積壓物品。 清掃（SEISO）：將工作場所內看得見與看不見的地方清掃干凈，保持工作場所干凈、亮麗的環(huán)境。 目的：穩(wěn)定品質，減少工業(yè)傷害。,高效工作方法 之高效時間管理,時間管理的工具： 工作秩序條理化（辦公現(xiàn)場6S） 清潔（SEIKETSU）：經(jīng)常保持環(huán)境外在美觀的狀態(tài)。 目的：創(chuàng)造明朗現(xiàn)場，維持上面3S成果。 素養(yǎng)（SHITSUKE）：每位成員養(yǎng)成良好的習慣，并遵守規(guī)則做事，培養(yǎng)積極主動的精神（也稱習慣性）。 目的：培養(yǎng)有好習慣、遵守規(guī)則的員工，營造團隊精神。 安全（SECURITY）：重視成員安全教育，每時每刻都有安全第一觀念，防范于未然。 目的：建立起安全生產(chǎn)的環(huán)境，所有的工作應建立在安全的前提下。,高效工作方法 之高效時間管理,時間管理的工具： 精心策劃工作方法，使工作方法多樣化 同時并行； 結合； 重新排列； 穿插； 代替； 創(chuàng)新； 標準化,高效工作方法 之高效時間管理,時間管理的工具：時間矩陣,高效工作方法 之高效時間管理,時間管理的工具：時間矩陣 等待時間優(yōu)先順序=重要性*緊迫性 在進行時間安排時，應權衡各種事情的優(yōu)先順序，要學會“彈鋼琴”。 對工作要有前瞻能力，防患于未然，如果總是在忙于救火，那將使我們的工作永遠處理被動之中。,高效工作方法 之高效時間管理,時間管理的工具：反思和分析 每天根據(jù)工作的輕重緩急（以對公司利益的影響作為判定標準），列出一天應開展的工作內容和先后順序 每天總結一天的工作，看一看工作成效和時間浪費在那里，然后列出第二天的工作清單。 每天的8:00_9：30是效率最高的時間，最重要的事情安排；,高效工作方法 之高效時間管理,時間管理的工具： 幾種重要而有效的圖表 建議：請準備一個隨身攜帶的筆記本，以記錄下列內容 作息時間表 根據(jù)公司作息時間并結合自己的特點列出自己的作息時間表，將每天的24小時進行合理的安排 安排時間之原則:吃飯的時間吃飯; 睡覺的時間睡覺; 休閑的時間休閑；工作的時間工作 科學利用時間之原則：合理利用自己的生物鐘 工作計劃表：每天晚上總結一天的工作，并根據(jù)輕重緩急按順序列出明天的主要工作任務備忘 社交活動表：提前安排好重要的社交活動備忘，防止與工作任務的沖突 創(chuàng)新想法表：隨時記下自己靈光一現(xiàn)的好想法和號創(chuàng)意，并定期總結。,高效工作方法 之高效時間管理,典型的浪費時間案例 在網(wǎng)絡上漫無目的的漫游或聊天 沒事在辦公室閑聊 在飲水機前逗留，聊些七姑八婆的事情 打電話就可解決的事情，卻以冗長的信代之，或非要親自跑一趟 閱讀那些和工作沒有關系的報刊雜志 吃飯時間過長 講話沒有重點 會議開的沒完沒了 事情一拖再拖 決策優(yōu)柔寡斷 總是在尋找東西,高效工作法則 之高效管理時間,管理時間的注意事項 集中精力做最重要的事 做正確的事最重要 任何時候都不要忘記所做工作的目標 不切實際的時間預算 安排時間要有機動性 果斷決策 大膽、完整的授權,高效工作方法 之建立良好的溝通能力,故事：找扳手； 啟示：傳達和接受正確的任務 在軍隊里，下級接受任務時，要求大聲重復上級下達任務的內容，以防止對任務理解錯誤。 很多時候我們做了不正確的事是因為未能準確理解或全面掌握上級的任務要求。 在下達和接受任務時，上級和下級應進行有效的溝通，上級的安排應詳盡，下級應澄清自己所有的疑惑，并向上級重復任務的內容和要求，同時做好記錄。,高效工作方法 之建立良好的溝通能力,溝通的方向： 往上溝通沒有膽識： 任何時間盡量不要給上司出問答題，要出選擇題； 任何地點；準備對策（答案）要兩個以上； 優(yōu)劣對比+可能后果； 開誠布公與員工溝通； 往下溝通沒有心情： 了解狀況（瓶頸），多學習、多了解、多做功課，要求反思； 提供方法+緊盯過程； 接受別人的意見+共謀對策+給予嘗試機會； 水平溝通沒有肺腑： 主動+體諒（對對方了解，替對方想）+謙讓； 自己先提供協(xié)助+再要求對方配合； 分析利弊+雙贏結果；,高效工作方法 之建立良好的溝通能力,溝通技巧： 三思而后言 失言時立刻致歉 和別人溝通，不要和別人比賽 挑對說話的時機 對事不對人 了解別人的感覺 聆聽他人的回饋,高效工作方法 之建立良好的溝通能力,增進傾聽中溝通的技巧： 消除外在與內在的干擾 鼓勵對方先開口 使用并觀察肢體語言 非必要時，避免打斷他人的談話 聽取關鍵詞 反應式傾聽 弄清楚各種暗示 暗中回顧，整理出重點，并提出自己的結論 接受說話者的觀點,高效工作方法 之平衡的自我更新,人生最值得投資的就是磨練自己，因為生活與服務人群都得靠自己，這是最珍貴的工具。工作本身并不能帶來經(jīng)濟上的安全感，具備良好的思考、學習、創(chuàng)造與適應能力，才能立于不敗之地。擁有財富，并不代表經(jīng)濟獨立，擁有創(chuàng)造財富的能力才真正可靠。 不斷的更新是，如何在四個基本的生活方面（身體、精神、心智、社會情感）中不斷的更新自己。,建議,建議一：發(fā)現(xiàn)工作中的關鍵驅動因素 任何一項工作效果均受很多環(huán)節(jié)影響，但工作效果是由其中20%的環(huán)節(jié)決定的。（80/20原則） 在處理問題時，天才和蠢才的區(qū)別就在于能否準確地把握其中的關鍵環(huán)節(jié)，即找到工作的重點。 在完成任務時，人們總是想窮盡一切，反而使一切都沒有做好。要想高效地完成任務，就要找出問題的關鍵所在，而找出問題的關鍵所在，關鍵又在于掌握大量的事實，并進行科學的統(tǒng)計和分析。,建議,建議二：甭想把整個海洋煮沸 請記住：你沒有能力把整個海洋煮沸！個人的知識、能力、精力是有限的，依靠和利用團隊成員的知識、經(jīng)驗和能力共同完成項目是明智的選擇，不要擔心功勞被別人搶走。 合作、合作、再合作，永遠都是合作！ 保持對工作的熱情，并將這種熱情注入別人體內，就必然出現(xiàn)合作的結果。,建議,建議三：路要一步一步地走 成功不是一夜之功 你不可能把一切都做完 先做好最基本的工作,建議,建議四：不要去重新發(fā)明輪子 多總結過去的經(jīng)驗 學會檢索資料 善于利用已經(jīng)取得 的成果,建議,建議五：找到你自己的師傅 三人行必有我?guī)?多向別人學習 多向前輩學習 在單位里找一個你尊敬的人拜為師傅，多和他交流，聽取他的建議,建議,建議六：保持自信很重要,你每天都有這樣的感覺嗎！,謝謝大家！,