第七模塊 會計資料整理

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1、第七模塊 會計資料整理技能 會計資料產(chǎn)生于單位的經(jīng)濟活動，尤其是會計核算活動之中.主要包括會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算的專業(yè)材料,是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),因而具有非常重要的保留價值。 各單位的會計資料往往是分散的,數(shù)量也很多，類別也比較繁雜，為了對會計資料進行妥善保管，以發(fā)揮其會計檔案的作用,有必要對會計資料進行挑選、收集、整理，形成會計檔案,集中妥善保管，有序存放，以方便檢查，防止銷毀、散失和泄密。 會計資料的整理就是將已收集的會計資料分門別類地加以系統(tǒng)化，按序存放。其整理的目的是對會計資料實行有序管理。整理工作包括系統(tǒng)化、編目以及必要的加工等。系統(tǒng)化就是區(qū)分

2、全宗、分類組卷、案卷排列三項工作；編目就是指會計資料的目錄編制、備查表的編制等等。會計資料整理是會計檔案管理的重要內(nèi)容，是存放、利用會計檔案的前提。 第一單元 　會計憑證的整理、歸檔 一、會計憑證的整理 會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生和完成情況的書面證明,是記賬的重要依據(jù)。是會計資料的重要組成部分，也是形成其他會計資料的重要來源。會計憑證包括記賬憑證和原始憑證。 原始憑證是在經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項發(fā)生時由經(jīng)辦人員直接取得或填制、用以表明某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項已經(jīng)發(fā)生或其完成情況、明確有關(guān)經(jīng)濟責任的一種原始依據(jù).如發(fā)貨票、進貨單、差旅費報銷單等等。原始憑證一般作為記張憑證的附件附在記賬憑證后面。 記賬憑

3、證是對經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項按其性質(zhì)加以歸類、確定會計分錄，并據(jù)以登記會計賬簿的憑證。記賬憑證是根據(jù)原始憑證編制的。 會計憑證的整理方法是： 1．把所有應(yīng)歸檔的會計憑證收集齊全，并根據(jù)記賬憑證進行分類。記賬憑證一般分為收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種，根據(jù)不同的種類，按順序號或按時間逐張排放好。 2。整理記賬憑證的附件(原始憑證），補充遺漏的必不可少的核算資料,剔除不屬于會計檔案范圍和沒有必要歸檔一些資料。 ３.清除訂書釘、曲別針、大頭針等金屬物。 4。將每一類記張憑證按適當厚度分成若干本。 將會計憑證整理好后，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定的要求,認真作好會計憑證的裝訂工作。 二、會計憑證的裝訂 在裝

4、訂會計憑證前,檢查會計憑證及其附件是否齊全，編號從小號到大號是否連續(xù)，把填制好的記張憑證按順序號排列好，防止編號顛倒;制單、記賬、稽核等責任者沒簽字蓋章的要補齊并加蓋戳印;編制記張憑證匯總表，試算平衡后，與總賬核對，賬表相符后，方可著手進行裝訂。每月裝訂會計憑證的本數(shù)應(yīng)該根據(jù)單位業(yè)務(wù)量大小來確定，避免過厚或過薄，訂本太厚事后翻閱不便，訂本太薄，不好保管，容易散失。不準跨月裝訂. 裝訂會計憑證要加封面、封底,其格式如圖7—1所示 圖７—1　 在裝訂前，要把會計憑證封面疊好,把科目匯總表放在第一頁記賬憑證前邊,按順序號把記賬憑證后邊所附的原始憑證墩齊,不規(guī)格的原始憑證要疊好,使其不超過

5、記賬憑證的長和寬。具體來說:對于紙張面積大于記張憑證的原始憑證，可按略小于記賬憑證面積的尺寸,先自右向左,再自下向上兩次折疊,如果采用“角訂法”進行裝訂，要把折疊起來的左上角反折成一個三角形，如果采用“側(cè)訂法”裝訂，則要把折疊起來的的左邊,留一些空余，另外再用厚紙折成三角或長條,襯在裝訂處，這樣使裝訂處與不裝訂處一樣厚薄，既美觀又便于裝訂和查閱；對于紙張面積很小、無法進行裝訂的原始憑證,可按一定的順序和類別,粘貼在“原始憑證粘貼單"上。“粘貼單”的大小、形狀與記賬憑證相仿、略小為宜。粘貼時對小票分別排列,適當重疊，但要露出數(shù)字和編號，以便于計算和復(fù)核。同類、同金額的單據(jù)應(yīng)粘貼在一起,既方便計算

6、，又不易搞錯,同時還美觀. 記賬憑證所附原始憑證的順序應(yīng)該是:先是單張的面積小于記賬憑證的，后是原始憑證粘貼單,最后是折疊過的、紙張較大的原始憑證. 數(shù)量過多的原始憑證可以單獨裝訂保管（不包括發(fā)票),在封面上注明記賬憑證日期、編號、種類。同時，在記賬憑證上注明原始憑證名稱、編號及“附件另訂"字樣。 各種經(jīng)濟合同、存出保證金收據(jù)、涉外文件和上級批準文件，應(yīng)當另編目錄，單獨登記保管,并在記賬憑證或原始憑證上注明批準機關(guān)名稱、日期和文件字號。 會計憑證的裝訂辦法較多，通常的裝訂辦法有“角訂法”和“側(cè)訂法”等。 (一)角訂法 要先準備一些裝訂工具，如鐵錐或打孔機、剪刀、鐵夾、線繩、獎糊、三

7、角包紙（牛皮紙）等.然后將記賬憑證的左、上、下對齊，接著便是加封面并用鐵夾夾牢。包角：包角紙的大小一般邊長為13厘米的正方形鍘去三分之一(如圖7—2所示）,先將包角紙的角對準左上角,反面向上，然后在虛線處打眼、裝訂、包角。包角的要求是按虛線折疊后，剪去左上角，再在反面涂漿處抹上漿糊，從上方包向背面，再從左方包向背面，然后蓋章.如圖7－2所示。 (二）側(cè)訂法 側(cè)訂法與“角訂法”的不同之處是采用左側(cè)面裝訂.裝訂時在封面之上再加一張紙復(fù)在封面上(此封面長，反面朝上)，以底邊和左側(cè)為準,墩齊、夾緊，在左側(cè)打三個孔，把線繩的中段從孔中引出，留扣,再把線繩從兩端孔引過，并套入中間的留扣中，用力拉緊系好

8、,余繩剪掉.復(fù)底紙上涂上漿糊.翻轉(zhuǎn)后將左側(cè)和底部粘牢,晾干后,寫好封面有關(guān)內(nèi)容即可存查。如圖7-3所示. 不論采取哪種方法裝訂,裝訂線一邊的表、單用剪刀把毛邊剪齊,這樣才能避免訂后脫頁丟失的現(xiàn)象。裝訂好的會計憑證要四邊成線,有角有棱，堅固，規(guī)整。 圖7-2 圖7-３ 三、會計憑證的立卷、歸檔 會計憑證裝訂以后： １．認真填寫好會計憑證封面，封面各記事欄是事后查賬和查證有關(guān)事項的最基礎(chǔ)的索引和憑證.“啟用日期”要把年、月、日寫全;“單位名稱”要寫全稱；“本月共XX冊，本冊是ＸX冊”要寫清楚；“憑證張數(shù)”填本冊共多少張；記賬憑證號數(shù)“自第X號至第X號"一欄要填寫清晰；“保管期

9、限"是按規(guī)定要求本冊憑證應(yīng)保管多少年。還要把原始憑證及記賬憑證總頁數(shù),按照記賬憑證所屬原始憑證張數(shù)加計清點,準確填好數(shù)字。裝訂年、月、日要如實填寫。會計主管人員要蓋章，裝訂線應(yīng)有封口,并加蓋騎縫章. ２。填好卷脊上的項目.卷脊上一般應(yīng)寫上是“某年某月憑證”和案卷號。案卷號主要是為了便于保存和查找,一般由檔案管理部門統(tǒng)一編號,卷脊上的編號應(yīng)與封面案卷號一致。 3.將裝訂好的憑證按年統(tǒng)一編流水號,卷號與記賬憑證冊數(shù)編號應(yīng)當一致,然后入盒，由專人負責保管。 第二單元 　會計賬簿的整理、歸檔 一、會計賬簿的分類 會計賬簿也稱為會計賬冊,是記錄會計核算過程和結(jié)果的載體。會計賬簿的形式和種類很

10、多，按照其外表形式分類主要有“訂本式賬簿”，如總賬、日記賬(現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬）等；“活頁式賬簿”，如材料、往來等明細賬。詳見圖7—４所示。 二、會計賬簿的整理、歸檔 會計賬簿作為全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記載各種經(jīng)濟業(yè)務(wù)的工具,是編制各種財務(wù)報告所需要經(jīng)濟資料的主要來源,也是檢查、分析和監(jiān)督單位經(jīng)濟活動和財務(wù)收支的依據(jù)。因此，會計賬簿是儲存數(shù)據(jù)資料的重要會計檔案，整理時要做到以下幾點: 1．為保證會計賬簿記錄的合法性和賬簿資料的完整性，明確記賬責任,便于查閱,賬簿在啟用時，都要在賬簿的扉頁填寫“經(jīng)管人員一覽表”和“賬戶目錄". 2．對活頁賬簿，如明細分類賬等，在會計年度結(jié)束后,要及時

11、加工整理。①在裝訂前，撤去賬夾和空白賬頁，填齊賬戶目錄頁號，還要分別會計科目在賬頁 的右上方編上總頁數(shù)和分頁數(shù)；②在前后加裝會計賬簿封面、封底,并在扉頁上 填寫好啟用表；③按封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、賬頁、封底順序排列，裝訂成冊,封口處加蓋裝訂人名單,賬簿脊背注明所屬年度。 ３．對訂本賬簿，如日記賬、總賬等,在會計年度結(jié)束后，也要及時加工整理。為了保證賬簿的原來面貌，不撤去空白頁，但需要在記錄賬頁的最末一行下紅線，以示結(jié)束使用,并在賬戶目錄上，詳細記錄使用賬頁的頁數(shù)和空白賬頁的頁數(shù)。 4．認真填寫會計賬簿案卷的封面。詳細寫明：單位名稱、會計年度、賬簿名稱、賬簿編號、本賬起訖頁次、記賬

12、人員和會計主管簽名蓋章等. 5.會計賬簿一般按年編號，除跨年度使用的賬簿外，應(yīng)按照總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、往來明細賬、存貨明細賬、固定資產(chǎn)明細賬、收入明細賬、成本明細賬、其他明細賬、輔助賬簿的順序,編制年度案卷總序號來立卷歸檔. 訂本式賬簿 ?按外表形分 活頁式賬簿 會? 　 　 卡片式賬簿 現(xiàn)金日記賬 計　　 　 　 　 　　　 　日記賬?銀行存款日記賬 　訂本式 轉(zhuǎn)賬日記賬 ?賬 總分類賬 （訂本式) 　 　 　 分類賬　 　 　 　 　

13、　 　 　 　 三欄式 簿? 按用途 　 　 　 　　　　明細分類賬?　 數(shù)量金額式 （活頁式)?多欄式 　 　 　 　　　　 　　 　 　 　　　 平行式 ?備查賬 圖7-４ 第三單元 財務(wù)報告及其他會計資料的整理、歸檔 一、財務(wù)報告的整理、歸檔 財務(wù)報告是反映企業(yè)財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，它包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等會計報表、會計報表附注和財務(wù)情況說明書等。其中，會計報表是財務(wù)報告的主要組成部分。 財務(wù)報告的整理立卷的方法是: 1．按月份順序整理裝訂成冊并編制年度案卷總序

14、號; 2.月內(nèi)按合并會計報表類、匯總會計報表類、本企業(yè)財務(wù)報告類、個別財務(wù)報告類的順序整理,類內(nèi)按會計報表、財務(wù)情況說明、內(nèi)部及報表、財務(wù)分析的順序整理，會計報表按其編號的順序整理; 3．財務(wù)報告有月報、季報、年報.所以，一般按月報、季報、年報分別整理、裝訂、立卷。年終決算報告要單獨整理立卷，裝訂一冊，季報和月報，可根據(jù)張數(shù)的多少,立成一卷或數(shù)卷。 4。平時,月（季）財務(wù)報告，由會計主管人員負責保存.年終，將全年財務(wù)報告,按月份的時間順序整理裝訂成冊，登記《會計檔案目錄》,逐項寫明財務(wù)報告名稱、頁數(shù)、歸檔日期等。經(jīng)會計機構(gòu)負責人審核蓋章后,由主管財務(wù)報告的人員負責裝盒歸檔。 財務(wù)報告的

15、裝訂應(yīng)以左上角齊。裝訂順序是：①封面；②財務(wù)報告說明書；③會計報表；④封底。 二、其他會計資料的整理、歸檔 其他會計資料包括財務(wù)收支計劃；工資計算表；銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單;經(jīng)濟活動分析報告、審計報告;比較重要的經(jīng)濟合同等。這些資料不需全部移交檔案部門，有的在一個很長的時期內(nèi)由財會部門保存,這就需要認真篩選,把收集起來的這些資料，逐件進行鑒別，將需移交檔案部門保管存放的,另行組卷裝訂,按要求移交。 一般來說,其他會計資料應(yīng)按照銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單類，財務(wù)收支計劃類，重要合同類,會計檔案保管清冊和會計檔案銷毀清冊類,會計檔案移交清冊和查閱登記清冊類，增設(shè)或合并會計科目說明

16、、會計科目名稱對比明細表、會計印章啟用交接封存或銷毀材料類，財產(chǎn)清查類，經(jīng)濟活動分析、審計報告類等其他應(yīng)保存的會計核算專業(yè)資料的順序整理立卷,類內(nèi)按照時間順序，分冊或合并裝訂，并編制年度案卷總序號. 總之，會計資料的收集整理要規(guī)范化。卷脊、封面的內(nèi)容要按統(tǒng)一的項目印制、填寫,封面、盒、袋要按統(tǒng)一的尺寸、規(guī)格制作。做到收集按范圍，整理按規(guī)范,裝訂按標準. 本模塊實訓 ?利用前面所練習開具的各種發(fā)票以及模擬會計憑證、賬簿、報表等進行如下訓練： １。原始憑證整理的訓練； 2.記賬憑證、賬簿以及會計報表整理的訓練; 3．會計憑證裝訂方法的訓練。（包括“角訂法"和“側(cè)訂法”） 主要參考文獻

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