《《數(shù)據(jù)庫(kù)原理與應(yīng)用(Access)》第6章：創(chuàng)建和使用報(bào)表.ppt》由會(huì)員分享，可在線閱讀，更多相關(guān)《《數(shù)據(jù)庫(kù)原理與應(yīng)用(Access)》第6章：創(chuàng)建和使用報(bào)表.ppt（55頁(yè)珍藏版）》請(qǐng)?jiān)谘b配圖網(wǎng)上搜索。
1、第六章 創(chuàng)建和使用報(bào)表,本章學(xué)習(xí)內(nèi)容,6.1 報(bào)表 6.2 創(chuàng)建報(bào)表,6.1 報(bào)表,報(bào)表是數(shù)據(jù)庫(kù)的對(duì)象，它是專門(mén)為打印而設(shè)計(jì)的特殊窗體。窗體主要用于顯示查詢數(shù)據(jù)的結(jié)果，報(bào)表則著重于數(shù)據(jù)的打印，兩者之間的本質(zhì)區(qū)別在于：前者最終顯示在屏幕上，并且可以與用戶進(jìn)行信息交流，而后者沒(méi)有交互信息功能，可以將結(jié)果打印出來(lái)。 6.1.1 報(bào)表的作用 報(bào)表是Access中專門(mén)為數(shù)據(jù)計(jì)算、歸類、匯總、排序而設(shè)計(jì)的整理打印數(shù)據(jù)的一種工具。在報(bào)表中可以按照一定的要求和格式對(duì)數(shù)據(jù)加以概括和匯總，并將結(jié)果打印出來(lái)或者直接輸出到文件中。如果要打印大量的數(shù)據(jù)或者對(duì)打印的格式要求比較高的時(shí)候，必須使用報(bào)表的形式。 總之
2、，報(bào)表是Access數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象之一，其主要作用是比較和匯總數(shù)據(jù)，顯示經(jīng)過(guò)格式化且分組的信息，并打印出來(lái)。,6.1.2 報(bào)表的類型 數(shù)據(jù)是Access 提供的常見(jiàn)的報(bào)表類型有4種，分別是：縱欄式報(bào)表、表格式報(bào)表、圖表報(bào)表和標(biāo)簽報(bào)表。 1. 縱欄式報(bào)表 也稱之為窗體報(bào)表。在縱欄式報(bào)表中，每個(gè)字段的信息單獨(dú)用一行來(lái)顯示，其中左邊是一個(gè)標(biāo)簽控件（字段名），右邊是字段中的值，如圖6-1所示。其特點(diǎn)是創(chuàng)建方法簡(jiǎn)單，并且可以完整顯示表或查詢對(duì)象中的字段。,圖6-1 縱欄式報(bào)表,2表格式報(bào)表 在表格式報(bào)表中，一行顯示一條記錄，字段的標(biāo)題名顯示在報(bào)表的頂端，如圖6-2所示。其特點(diǎn)是可一次顯示表或查詢對(duì)
3、象的所有字段和記錄,圖6-2 表格式報(bào)表,3圖標(biāo)報(bào)表 圖標(biāo)報(bào)表是將表或查詢中的數(shù)據(jù)變成直觀的圖形表示形式，如圖6-4所示。Access 提供了多種圖表，包括柱形圖、餅形圖、三維圖、環(huán)形圖等。圖標(biāo)報(bào)表是將表或查詢中的數(shù)據(jù)變成直觀的圖形表示形式，如圖6-4所示。Access 提供了多種圖表，包括柱形圖、餅形圖、三維圖、環(huán)形圖等。,圖6-3 圖標(biāo)報(bào)表,4標(biāo)簽報(bào)表 標(biāo)簽報(bào)表是將數(shù)據(jù)表示成郵件標(biāo)簽，如圖6-4所示。標(biāo)簽報(bào)表主要用于一些較特殊的用途，比如商品標(biāo)簽、客戶的郵件標(biāo)簽、學(xué)生的登記卡等。使用一般的文字處理軟件也可以實(shí)現(xiàn)這些功能，但當(dāng)印制的數(shù)量非常大，且從數(shù)據(jù)表中取數(shù)據(jù)時(shí)，使用Access系統(tǒng)
4、提供的標(biāo)簽報(bào)表，要比文字處理軟件方便。,圖6-4 標(biāo)簽報(bào)表,圖6-4 標(biāo)簽報(bào)表,6.1.3 報(bào)表的組成 在Access中，報(bào)表有三種視圖方式，分別是：設(shè)計(jì)視圖、打印預(yù)覽視圖和版面預(yù)覽視圖。設(shè)計(jì)視圖主要用于創(chuàng)建和編輯報(bào)表的結(jié)構(gòu)，打印預(yù)覽視圖用于查看報(bào)表的輸出結(jié)果，版面預(yù)覽視圖用于查看報(bào)表的版面設(shè)置。 在報(bào)表設(shè)計(jì)視圖中其結(jié)構(gòu)與窗體對(duì)象的結(jié)構(gòu)十分相似，也是由5個(gè)節(jié)組成。它們分別是：報(bào)表頁(yè)眉節(jié)、頁(yè)面頁(yè)眉節(jié)、主體節(jié)、頁(yè)面頁(yè)腳節(jié)和報(bào)表頁(yè)腳節(jié)，如圖6-5所示。,圖6-5 報(bào)表設(shè)計(jì)視圖,1報(bào)表頁(yè)眉 報(bào)表頁(yè)眉出現(xiàn)在報(bào)表的頂端，并且只能在報(bào)表的開(kāi)頭出現(xiàn)一次，用來(lái)記錄關(guān)于此報(bào)表的一些主體性信息，即該報(bào)表的標(biāo)題。
5、2頁(yè)面頁(yè)眉 顯示報(bào)表中各列數(shù)據(jù)的標(biāo)題，報(bào)表的每一頁(yè)有一個(gè)頁(yè)面頁(yè)眉。 3主體 是報(bào)表顯示數(shù)據(jù)的主要區(qū)域，用來(lái)顯示報(bào)表的基礎(chǔ)表或查詢的每一條記錄的詳細(xì)內(nèi)容。其字段必須通過(guò)文本框或者其它控件綁定顯示。 4頁(yè)面頁(yè)腳 出現(xiàn)在報(bào)表的底部，通過(guò)文本框和其他類型的控件，顯示頁(yè)碼或本頁(yè)的匯總說(shuō)明。報(bào)表的每一頁(yè)有一個(gè)頁(yè)腳。 5報(bào)表頁(yè)腳 顯示整份報(bào)表的匯總說(shuō)明，每個(gè)報(bào)表對(duì)象只有一個(gè)報(bào)表頁(yè)腳。 如果對(duì)報(bào)表的記錄進(jìn)行了分組，報(bào)表還可以包括組頁(yè)眉和組頁(yè)腳。,6.2 創(chuàng)建報(bào)表,創(chuàng)建報(bào)表的一般過(guò)程是：根據(jù)基礎(chǔ)表和查詢，利用自動(dòng)報(bào)表和報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表的基本框架，然后根據(jù)實(shí)際情況在報(bào)表設(shè)計(jì)視圖中進(jìn)行修改。 創(chuàng)建報(bào)表有多種方法：自
6、動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表、使用向?qū)?chuàng)建報(bào)表、使用向?qū)?chuàng)建圖表報(bào)表、使用向?qū)?chuàng)建標(biāo)簽報(bào)表等，同時(shí)還可以在報(bào)表中創(chuàng)建子報(bào)表。 6.2.1 自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表 “自動(dòng)報(bào)表”功能是一種迅速創(chuàng)建報(bào)表的方法。當(dāng)需要打印縱欄式或表格式報(bào)表時(shí)，使用自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表最為簡(jiǎn)單。設(shè)計(jì)時(shí)先選擇表或查詢作為報(bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)源，然后選擇報(bào)表類型為縱欄式或表格式，最后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成報(bào)表，顯示數(shù)據(jù)源的所有字段。,1縱欄式報(bào)表 【例6.1】以“圖書(shū)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)中的“讀者”表為數(shù)據(jù)源，使用自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表的方法創(chuàng)建一個(gè)縱欄式報(bào)表。 方法與步驟： （1）打開(kāi)要?jiǎng)?chuàng)建報(bào)表的“圖書(shū)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)。 （2）在數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中，單擊“對(duì)象”列表中的“報(bào)表”選項(xiàng)，然后單擊工
7、具欄中的【新建】按鈕，彈出“新建報(bào)表”對(duì)話框。 （3）在“新建報(bào)表”對(duì)話框中，選擇“自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表：縱欄式”選項(xiàng)；在“數(shù)據(jù)來(lái)源表或查詢”列表框中，選擇報(bào)表所需要的數(shù)據(jù)源“讀者”表。如圖6-6所示：,圖6-6 新建報(bào)表對(duì)話框,（4）單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)“縱欄式”報(bào)表，將數(shù)據(jù)源的所有字段顯示在該報(bào)表中。如圖6-1所示： （5）如果要保存該報(bào)表，單擊菜單欄【文件】中的【保存】命令，系統(tǒng)彈出“另存為”對(duì)話框，如圖6-8所示。在該對(duì)話框中輸入報(bào)表名稱，然后單擊【確定】按鈕。,,圖6-7 另存為對(duì)話框,2表格式報(bào)表 使用Access中的自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表還可以創(chuàng)建另一種格式的報(bào)表，就是經(jīng)常使
8、用的表格?！纠?.2】以“圖書(shū)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)中的“班級(jí)”表為數(shù)據(jù)源，使用自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表的方法創(chuàng)建一個(gè)表格式報(bào)表。 方法與步驟： （1）打開(kāi)要?jiǎng)?chuàng)建報(bào)表的“圖書(shū)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)。 （2）在數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中，單擊“對(duì)象”列表中的“報(bào)表”選項(xiàng)，然后單擊工具欄中的【新建】按鈕，彈出“新建報(bào)表”對(duì)話框，如圖6-6所示。 （3）在“新建報(bào)表”對(duì)話框中，選擇“自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表：表格式”選項(xiàng)；在“數(shù)據(jù)來(lái)源表或查詢”列表框中，選擇報(bào)表所需要的數(shù)據(jù)源“班級(jí)”表。 （4）單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)“表格式”報(bào)表，它將每條記錄的所有字段顯示在同一行中，如圖6-8所示。,圖6-8表格式報(bào)表,6.2.2 使用向?qū)?chuàng)建報(bào)
9、表 利用“自動(dòng)報(bào)表”所創(chuàng)建的報(bào)表格式比較單一，僅有“縱欄式”和“表格式”兩種格式，并且沒(méi)有圖形等修飾。它的格式在創(chuàng)建報(bào)表的過(guò)程中是無(wú)法設(shè)定的，而且表或查詢中所有字段內(nèi)容都會(huì)出現(xiàn)的報(bào)表中。想設(shè)計(jì)出符合實(shí)際需要的報(bào)表，可以使用報(bào)表向?qū)?chuàng)建報(bào)表。 使用報(bào)表向?qū)Х绞娇梢曰诙鄠€(gè)表或查詢創(chuàng)建報(bào)表，如果基于多個(gè)表，必須建立對(duì)應(yīng)表的關(guān)聯(lián)。報(bào)表向?qū)峁┝藞?bào)表的基本布局，根據(jù)不同需要可以進(jìn)一步對(duì)報(bào)表進(jìn)行修改。利用“報(bào)表向?qū)А笨梢允箞?bào)表創(chuàng)建變得更加容易。,【例6.3】使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建一個(gè)“學(xué)生信息”報(bào)表 方法與步驟： （1）打開(kāi)“圖書(shū)信息”數(shù)據(jù)庫(kù)，在數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中單擊“報(bào)表”選項(xiàng)，然后在報(bào)表窗口中單擊【新建】
10、按鈕，打開(kāi)“新建報(bào)表”對(duì)話框。在對(duì)話框中選擇“報(bào)表向?qū)А?，并選擇“學(xué)生信息”作為數(shù)據(jù)源，如圖6-9所示。,圖6-9 新建報(bào)表對(duì)話框,（2）單擊【確定】按鈕，打開(kāi)“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框（一）。根據(jù)實(shí)際情況，將“可用字段”中的字段選擇性的添加到“選定的字段中”，如圖6-10所示。,圖6-10 報(bào)表向?qū)?duì)話框（一）,（3）單擊【下一步】按鈕，打開(kāi)“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框（二），用來(lái)添加分組級(jí)別。選擇可以分組的字段，將其添加到右邊的方框中，這里選擇“xb”作為分組字段，如圖6-11所示。 提示：并不是所有的字段都可以作為分組字段，只有當(dāng)該字段的記錄具有重復(fù)取值時(shí)，才能將該字段作為分組字段。同時(shí)，在該對(duì)話框中，
11、單擊【分組選項(xiàng)】按鈕，系統(tǒng)會(huì)彈出“分組間隔”對(duì)話框，如圖6-12所示。在“分組間隔”對(duì)話框中，可以為“組級(jí)字段”選擇“分組間隔”。設(shè)置完成后，單擊【確定】按鈕，即可返回。,圖6-11 報(bào)表向?qū)?duì)話框（二）,圖6-12 分組間隔對(duì)話框,（4）單擊【下一步】按鈕，打開(kāi)“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框（三）。在該對(duì)話框中，可以設(shè)置明細(xì)記錄使用的排序次序，如圖6-13所示。在列表一中選擇“xh”字段按升序排序，此時(shí)下一個(gè)列表框被激活。,圖6-13 報(bào)表向?qū)?duì)話框（三）,（5）單擊【下一步】按鈕，彈出“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框（四），如圖6-14所示。在這個(gè)對(duì)話框中可以設(shè)置報(bào)表的“布局”和“方向”。在“布局”中選擇“階梯”選
12、項(xiàng)，在“方向”選項(xiàng)中選擇“縱向”。,圖6-14 報(bào)表向?qū)?duì)話框（四）,（6）單擊【下一步】按鈕，打開(kāi)“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框（五），如圖6-15所示。在這個(gè)對(duì)話框中可以設(shè)置報(bào)表所用樣式，這里選擇“大膽”。,圖6-15 報(bào)表向?qū)?duì)話框（五）,（7）單擊【下一步】按鈕，打開(kāi)“報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框（六），通過(guò)該對(duì)話框?yàn)樾陆▓?bào)表指定一個(gè)標(biāo)題“學(xué)生信息”，如圖6-16所示。,圖6-16 報(bào)表向?qū)?duì)話框（六）,（8）單擊【完成】按鈕，打開(kāi)預(yù)覽報(bào)表的界面，即完成報(bào)表的創(chuàng)建工作，如圖6-17所示。,圖6-17 學(xué)生信息報(bào)表,,6.2.3 創(chuàng)建圖報(bào)表 圖報(bào)表有多種樣式，包括柱形圖、線條圖、餅圖、面積圖以及三維圖形等。圖
13、報(bào)表可以將數(shù)據(jù)以圖表的方式顯現(xiàn)出來(lái)，在報(bào)表中利用圖表來(lái)表示數(shù)據(jù)，能更直觀地表示出數(shù)據(jù)之間的關(guān)系。 【例6.4】利用圖表向?qū)?，以“圖書(shū)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)中“班級(jí)”表為數(shù)據(jù)源，創(chuàng)建一個(gè)圖報(bào)表。 方法與步驟： （1）打開(kāi)“圖書(shū)管理”數(shù)據(jù)庫(kù)，單擊“報(bào)表”選項(xiàng)。然后單擊工具欄上的【新建】按鈕，彈出如圖6-18所示的“新建報(bào)表”對(duì)話框。選擇“報(bào)表向?qū)А?，并在?shù)據(jù)來(lái)源表下拉框中選擇“班級(jí)”作為數(shù)據(jù)源。,圖6-18 新建對(duì)話框,（2）單擊【確定】按鈕，打開(kāi)“圖表向?qū)А睂?duì)話框（一），如圖6-19所示。在“可用字段”列表框中選擇字段，將其添加到“用于圖表的字段”列表框中?？梢詮牟煌谋碇羞x擇圖表所需要的字段。,圖6-1
14、9 圖表向?qū)?duì)話框（一）,（3）單擊【下一步】按鈕，彈出“圖表向?qū)А睂?duì)話框（二），如圖6-20所示。在對(duì)話框的左半部分選擇圖表的類型，在對(duì)話框的右半部分就會(huì)顯示相應(yīng)圖形的類型說(shuō)明。,圖6-20 圖表向?qū)Вǘ?（4）單擊“下一步”按鈕，打開(kāi)“圖表向?qū)А睂?duì)話框（三），如圖6-21所示。選擇數(shù)據(jù)在圖表中的布局方式。,圖6-21 圖表向?qū)Вㄈ?,（5）單擊【下一步】按鈕，打開(kāi)“圖表向?qū)А睂?duì)話框（四），如圖6-22所示。在文本框中輸入圖表的標(biāo)題，單擊【完成】按鈕，創(chuàng)建的圖報(bào)表如圖6-23所示,圖6-23 圖表向?qū)?duì)話框（四）,圖6-24 圖表報(bào)表,,,,6.2.4 創(chuàng)建標(biāo)簽報(bào)表 【例6.5】以“學(xué)
15、生信息”表作為數(shù)據(jù)源，使用標(biāo)簽向?qū)?chuàng)建一個(gè)標(biāo)簽式報(bào)表 方法與步驟： （1）打開(kāi)“圖書(shū)信息”數(shù)據(jù)庫(kù)，單擊“報(bào)表”選項(xiàng)。然后單擊工具欄上的【新建】按鈕，彈出“新建報(bào)表”對(duì)話框，如圖6-24所示。選擇“標(biāo)簽向?qū)А?，并在?shù)據(jù)來(lái)源表下拉框中選擇“學(xué)生信息”作為數(shù)據(jù)源。,圖6-24 新建報(bào)表對(duì)話框,（2）單擊【確定】按鈕，打開(kāi)“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框（一），如圖6-25所示。指定標(biāo)簽尺寸及其相應(yīng)設(shè)置完成后，單擊【下一步】按鈕，打開(kāi)“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框（二），然后設(shè)置文本的字體和顏色，如圖6-26所示。,,圖6-25 標(biāo)簽向?qū)?duì)話框(一),圖6-26 標(biāo)簽向?qū)?duì)話框（二）,（3）單擊【下一步】按鈕，打開(kāi)“標(biāo)簽向?qū)А?/p>
16、對(duì)話框（三），如圖6-27所示，該對(duì)話框用來(lái)確定標(biāo)簽顯示的內(nèi)容。在“可選字段”中選擇要在標(biāo)簽上顯示的內(nèi)容，然后將其添加到右邊的“原型標(biāo)簽”中。如果要添加多個(gè)字段到“原型標(biāo)簽”中，可以在添加完一個(gè)字段之后，按回車(chē)鍵再繼續(xù)添加下一個(gè)字段，這樣在預(yù)覽報(bào)表時(shí)，系統(tǒng)會(huì)分行顯示各個(gè)字段的值。這里直接從可用字段中選擇：xm、xb、xh，作為標(biāo)簽顯示的內(nèi)容。 添加到“原型標(biāo)簽”中的字段會(huì)用大括號(hào)將其括起來(lái)。在預(yù)覽報(bào)表時(shí)，大括號(hào)和里面的字符不會(huì)顯示在報(bào)表中，在報(bào)表中顯示的是字段名中的值?？梢灾苯釉凇霸蜆?biāo)簽”中輸入需要顯示在標(biāo)簽報(bào)表上的內(nèi)容。例如，可以在xm、xb、xh的前面分別輸入姓名、性別、學(xué)號(hào)等相關(guān)字符，
17、在預(yù)覽報(bào)表時(shí)，這些字符會(huì)顯示在標(biāo)簽報(bào)表中。,圖6-27 標(biāo)簽向?qū)?duì)話框（三）,（4）單擊【下一步】按鈕，打開(kāi)“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框（四）。將“xh”字段添加到“排序依據(jù)”列表框中，如圖6-28所示。,圖6-28 標(biāo)簽向?qū)?duì)話框（四）,（5）單擊【下一步】按鈕，打開(kāi)“標(biāo)簽向?qū)А睂?duì)話框（五），如圖6-29所示。,圖6-29 標(biāo)簽向?qū)?duì)話框（五）,（6）指定報(bào)表的名稱為“學(xué)生信息”，單擊【完成】按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)生成一個(gè)標(biāo)簽報(bào)表，如圖6-30所示。,圖6-30 學(xué)生信息標(biāo)簽報(bào)表,,,,,6.2.5 創(chuàng)建子報(bào)表 子報(bào)表是插在其他報(bào)表中的報(bào)表。在合并報(bào)表時(shí)，兩個(gè)報(bào)表中的一個(gè)必須是主報(bào)表。主報(bào)表可以包含子報(bào)表
18、，而且能夠包含多個(gè)子報(bào)表。子報(bào)表中還可以包含子報(bào)表，但一個(gè)主報(bào)表最多只能包含兩級(jí)子報(bào)表。 在創(chuàng)建子報(bào)表之前，要確保主報(bào)表和子報(bào)表之間建立了正確的聯(lián)系，這樣才能保證主報(bào)表中數(shù)據(jù)和子報(bào)表中的數(shù)據(jù)有正確的聯(lián)系。 【例6.6】 在 “學(xué)生信息”報(bào)表中建立一個(gè)“班級(jí)”子報(bào)表。 方法與步驟： （1）建立一個(gè)如圖6-31所示的“學(xué)生信息”報(bào)表。。,圖6-31 學(xué)生信息報(bào)表,（2）單擊“工具箱”中的【子窗體/子報(bào)表】按鈕，將光標(biāo)移動(dòng)到“主體”區(qū)域，按住鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)鼠標(biāo)，然后釋放鼠標(biāo)，系統(tǒng)會(huì)彈出“子報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框（一）。選擇該對(duì)話框中的“使用現(xiàn)有的表和查詢”單選按鈕，如圖6-32所示。,圖6-33 子報(bào)表向
19、導(dǎo)對(duì)話框（一）,（3）單擊【下一步】按鈕，系統(tǒng)彈出“子報(bào)表向?qū)А睂?duì)話框（二），從“表/查詢”下拉列表框中選擇“班級(jí)”，將“bjmc”字段添加到“選定字段”列表中，如圖6-33所示,圖6-33 子報(bào)表向?qū)?duì)話框（二）,（4）單擊【下一步】按鈕，選中“從列表中選擇”單選按鈕，如圖6-34所示。,圖6-34 子報(bào)表向?qū)?duì)話框（三）,（5）單擊【下一步】按鈕，將子報(bào)表命名為“班級(jí) 子報(bào)表”，如圖6-35所示。單擊【完成】按鈕。,圖6-35 子報(bào)表向?qū)?duì)話框（四）,（6）打開(kāi)報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖，系統(tǒng)在主報(bào)表“學(xué)生信息”中生成 “班級(jí)”子報(bào)表，如圖6-36所示。,,,圖6-36 子報(bào)表設(shè)計(jì)視圖,（7）單擊工具
20、欄中的“預(yù)覽視圖”按鈕，切換到報(bào)表的打印預(yù)覽視圖，如圖6-37所示。,,,圖6-37 子報(bào)表預(yù)覽視圖,,,,6.3 報(bào)表的計(jì)算,在實(shí)際應(yīng)用中，報(bào)表不僅僅是顯示和打印數(shù)據(jù)的工具，報(bào)表還可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和計(jì)算，計(jì)算結(jié)果可以通過(guò)標(biāo)簽和文本框添加在報(bào)表對(duì)象中，以提供更多的數(shù)據(jù)信息。例如，可以在報(bào)表中計(jì)算記錄的總計(jì)和平均數(shù)以及記錄數(shù)據(jù)占總數(shù)的百分比等。 6.3.1 在報(bào)表中添加計(jì)算字段 要想在報(bào)表中進(jìn)行數(shù)值計(jì)算，必須先在報(bào)表中創(chuàng)建用于計(jì)算數(shù)據(jù)并顯示計(jì)算結(jié)果的控件，該類控件稱為計(jì)算控件。常用的控件有文本框和標(biāo)簽。 在報(bào)表中添加計(jì)算字段的具體方法與步驟是： （1）打開(kāi)報(bào)表的“設(shè)計(jì)”視圖。 （2）單擊工具箱
21、中要作為計(jì)算字段的控件按鈕，單擊設(shè)計(jì)視圖中要放置控件的位置。 （3）如果計(jì)算控件是文本框，直接輸入以“=”開(kāi)始的表達(dá)式。,（4）如果計(jì)算控件不是文本框，打開(kāi)該控件的“屬性”對(duì)話框，單擊【數(shù)據(jù)】選項(xiàng)卡，在“控件來(lái)源”文本框中輸入表達(dá)式。如圖6-38所示,,圖6-38 文本框?qū)傩詫?duì)話框,（5）修改新控件的標(biāo)簽名稱，然后單擊【保存】按鈕，將報(bào)表保存。,6.3.2 計(jì)算報(bào)表中記錄的平均值 【例6.7】根據(jù)“學(xué)生成績(jī)”表創(chuàng)建一個(gè)“成績(jī)單”報(bào)表，并在報(bào)表中計(jì)算數(shù)學(xué)成績(jī)的平均值。 方法與步驟： （1）建立“學(xué)生成績(jī)”表，以“學(xué)生成績(jī)”表為數(shù)據(jù)源創(chuàng)建“成績(jī)單”報(bào)表。在報(bào)表頁(yè)腳中添加一個(gè)“文本框”控件，也可以將
22、“文本框”控件添加到報(bào)表頁(yè)眉中。 （2）打開(kāi)文本框“屬性”對(duì)話框，選擇“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，然后單擊“控件來(lái)源”文本框右邊的 命令按鈕，系統(tǒng)彈出“表達(dá)式生成”對(duì)話框，如圖6-39所示。從左下角的文本框中選擇“內(nèi)置函數(shù)”，在中間的文本框中選擇“SQL 聚類函數(shù)”，然后選中右邊文本框中的Avg函數(shù)，最后單擊【粘貼】按鈕，將函數(shù)粘貼到表達(dá)式生成器中。,,圖6-39 表達(dá)式生成器對(duì)話框,（3）輸入Avg（）函數(shù)的自變量參數(shù)，這里輸入sx，然后單擊【確定】按鈕，返回到報(bào)表“設(shè)計(jì)”視圖中。 （4）在報(bào)表“設(shè)計(jì)”視圖中，修改新文本框控件的標(biāo)簽名稱為“數(shù)學(xué)平均成績(jī)”，單擊【保存】，其結(jié)果如圖6-40所示。,,圖6-
23、40 成績(jī)表預(yù)覽視圖,6.3.3 計(jì)算報(bào)表中記錄的個(gè)數(shù) 【例6.8】在【例6.7】建立的“成績(jī)單”報(bào)表中計(jì)算記錄的總個(gè)數(shù)。 方法與步驟： （1）打開(kāi)“成績(jī)”報(bào)表的“設(shè)計(jì)”視圖。 （2）在報(bào)表頁(yè)腳中添加“文本框”控件，文本框中直接輸入函數(shù)“=count(xh)”，其中xh為函數(shù)的自變量。因?yàn)樽侄巍皩W(xué)號(hào)”是主索引，所以有多少個(gè)學(xué)號(hào)，就代表有多少個(gè)記錄。修改文本框的標(biāo)簽名稱為“記錄總數(shù)：”，如圖6-41所示。,,圖6-41 成績(jī)表設(shè)計(jì)視圖,（3）單擊數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中“預(yù)覽”按鈕，結(jié)果如圖6-42所示。,,圖6-42 成績(jī)表預(yù)覽視圖,6.3.4 在報(bào)表中計(jì)算百分比 在報(bào)表中計(jì)算百分比，也就是計(jì)算滿足條件的
24、記錄數(shù)占總記錄數(shù)的百分比。 【例6.9】在【例6.7】建立的“成績(jī)單”報(bào)表中計(jì)算“數(shù)學(xué)”成績(jī)不及格人數(shù)占總?cè)藬?shù)的百分比。 方法與步驟： （1）打開(kāi)“成績(jī)”報(bào)表的“設(shè)計(jì)”視圖。 （2）將在文本框中的函數(shù)表達(dá)式改為“=DCount(”xh“，”成績(jī)表“，”sx <60“)/Count(xh)*100”，修改本框的標(biāo)簽名稱為“數(shù)學(xué)成績(jī)不及格人數(shù)占總?cè)藬?shù)的百分比：”，如圖6-43所示。 提示：使用 DCount(expr, domain, criteria) 函數(shù)可以確定特定記錄集中的記錄數(shù)。expr表達(dá)式代表要統(tǒng)計(jì)其記錄數(shù)的字段；domain字符串表達(dá)式，代表組成域的記錄集，可以是表名稱或不需要參
25、數(shù)的查詢名稱；criteria字符串表達(dá)式，用于限制 DCount 函數(shù)執(zhí)行的數(shù)據(jù)范圍。,（3）單擊數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中【預(yù)覽】按鈕，結(jié)果如圖6-44所示。,圖6-43 成績(jī)表設(shè)計(jì)視圖,圖6-44 成績(jī)表預(yù)覽視圖,6.4 報(bào)表的打印 在報(bào)表打印之前，還可以對(duì)報(bào)表使用“自動(dòng)套用格式”，以及對(duì)報(bào)表的頁(yè)面格式進(jìn)行設(shè)置等工作。頁(yè)面設(shè)置完成后，并在打印預(yù)覽視圖中，沒(méi)有發(fā)現(xiàn)報(bào)表有什么問(wèn)題，就可以進(jìn)行報(bào)表打印了。 6.4.1 設(shè)計(jì)報(bào)表格式 報(bào)表設(shè)計(jì)好之后，可以使用系統(tǒng)預(yù)定義的格式進(jìn)行格式設(shè)置，方法如下： （1）打開(kāi)某個(gè)報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖。如果要設(shè)置整個(gè)報(bào)表的格式，可以單擊相應(yīng)的報(bào)表選定按鈕；如果要設(shè)置某個(gè)節(jié)的格式，可
26、以單擊相應(yīng)的節(jié)選定按鈕；如果需要設(shè)置控件的格式，可以選定相應(yīng)的控件。 （2）單擊工具欄中的【自動(dòng)套用格式】按鈕 ，打開(kāi)“自動(dòng)套用格式”對(duì)話框（一），如圖6-45所示。在“報(bào)表自動(dòng)套用格式”列表中選擇所需要的風(fēng)格選項(xiàng)。,（3）如果需要指定字體、顏色和邊框等屬性，則單擊【選項(xiàng)】按鈕，對(duì)話框底部將顯示“應(yīng)用屬性”選項(xiàng)組，如圖6-46所示。 （4）設(shè)置完畢后，單擊【確定】按鈕即可。,,圖6-45 自動(dòng)套用格式對(duì)話框（一）,圖6-46 自動(dòng)套用格式對(duì)話框（二）,6.4.2 報(bào)表分頁(yè) 在報(bào)表中可以在某一節(jié)中使用分頁(yè)控制符來(lái)標(biāo)志要另起一頁(yè)的位置，方法如下： 打開(kāi)報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖，單擊“工具箱”中的“分頁(yè)符”控
27、件按鈕，將光標(biāo)移動(dòng)到需要插入“分頁(yè)符”位置，按下鼠標(biāo)左鍵并拖動(dòng)鼠標(biāo)，創(chuàng)建一個(gè)“分頁(yè)符”控件，分頁(yè)符將以短虛線為標(biāo)記放在報(bào)表的左邊界上，“分頁(yè)符”下方的內(nèi)容將會(huì)另起一頁(yè)。如果要將報(bào)表中的每條記錄或者記錄組都另起一行進(jìn)行顯示，可以通過(guò)設(shè)置組表頭、組注腳或主體的“強(qiáng)制分頁(yè)”屬性來(lái)實(shí)現(xiàn)。 6.4.3 設(shè)置頁(yè)面 打印的頁(yè)面設(shè)置會(huì)影響報(bào)表的格式，在打印報(bào)表之前要進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置。頁(yè)面設(shè)置的步驟如下： （1）打開(kāi)要打印的報(bào)表，在菜單欄【文件】中單擊【頁(yè)面設(shè)置】命令，系統(tǒng)彈出“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框，如圖6-47所示。在“邊距”選項(xiàng)卡中進(jìn)行頁(yè)的邊距設(shè)置，在選項(xiàng)卡的右邊會(huì)顯示當(dāng)前設(shè)置的示例圖。,（2）選擇【頁(yè)】選項(xiàng)卡，在
28、【頁(yè)】選項(xiàng)卡中進(jìn)行打印方向、紙張大小和打印機(jī)的設(shè)置等，如圖6-48所示。,,圖6-47 頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框（邊距選項(xiàng)卡）,,圖6-48頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框（頁(yè)選項(xiàng)卡）,（3）選擇【列】選項(xiàng)卡，如圖6-49所示。在【列】選項(xiàng)卡中，設(shè)置報(bào)表的列數(shù)、列寬和列高，以及行間距。如果列數(shù)大于1，還需要進(jìn)行列布局設(shè)置。設(shè)置完畢后，單擊【確定】按鈕。,,圖6-59 頁(yè)面設(shè)置對(duì)話框（列選項(xiàng)卡）,6.4.4預(yù)覽報(bào)表 打印報(bào)表之前，應(yīng)該先進(jìn)行預(yù)覽。預(yù)覽報(bào)表有兩種：版面預(yù)覽和打印預(yù)覽。 1版面預(yù)覽 2打印預(yù)覽 6.4.5 打印報(bào)表 頁(yè)面設(shè)置完成后，通過(guò)打印預(yù)覽視，沒(méi)有發(fā)現(xiàn)報(bào)表有什么問(wèn)題，就可以將報(bào)表內(nèi)容打印出來(lái)，方法有以下兩種： （1）選擇工具欄中的【打印】按鈕，可立即打印當(dāng)前報(bào)表內(nèi)容。 （2）選擇菜單欄【文件】中的【打印】命令，打開(kāi)“打印”對(duì)話框，完成相應(yīng)設(shè)置后，單擊【確定】按鈕，可打印指定范圍內(nèi)的報(bào)表內(nèi)容。,本章小結(jié) Access 2003 中，報(bào)表是一種數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象，它能以打印方式展示數(shù)據(jù)。通過(guò)本章學(xué)習(xí)可以掌握以下內(nèi)容：報(bào)表的作用，類型及組成，報(bào)表的創(chuàng)建方法、報(bào)表中的計(jì)算以及報(bào)表的打印等。,
《數(shù)據(jù)庫(kù)原理與應(yīng)用(Access)》第6章：創(chuàng)建和使用報(bào)表.ppt
