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會(huì)議管理制度
制
版本
制定時(shí)間
擬訂部門(mén)
執(zhí)行部門(mén)
審批簽字 / 日期
度
《會(huì)議管理制度》
制
2011 年 03 月
行政人事部
訂
201103-V1
版
修
修訂標(biāo)記
修訂處數(shù)
修訂日期
修訂
2、執(zhí)行人
審批簽字
訂
記
錄
說(shuō)明：
1、行政部負(fù)責(zé)本制度的起草工作。
2、 總經(jīng)理負(fù)責(zé)本制度的核準(zhǔn)工作。
3、本規(guī)范自 _______年 _______月_______日起實(shí)施。
一、 會(huì)議管理制度
1、目的：為規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)會(huì)議管理的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。
2、適用范圍：公司召開(kāi)的各種會(huì)議均應(yīng)參照本制度進(jìn)行管理。
（一） 會(huì)議組織
1、公司級(jí)會(huì)議，應(yīng)由總經(jīng)理批準(zhǔn)，
3、各相關(guān)部門(mén)組織召開(kāi)，公司領(lǐng)導(dǎo)參加。
2、部門(mén)會(huì)議，由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，主管部門(mén)負(fù)責(zé)組織召開(kāi)。
3、與外單位有關(guān)的， 在公司召開(kāi)的會(huì)議 (如現(xiàn)場(chǎng)會(huì)、 報(bào)告會(huì)、辦公會(huì)等 )或公司之間的業(yè)務(wù)會(huì) (如聯(lián)營(yíng)洽談會(huì)、
用戶座談會(huì)等 )一律由公司組織安排，相關(guān)部門(mén)協(xié)助做好會(huì)務(wù)工作。
（二）會(huì)議安排
1、 為避免會(huì)議過(guò)多或重復(fù)，公司一律將正常性的會(huì)議納入例會(huì)制，原則上要按照例行規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)
和內(nèi)容組織召開(kāi)。
2、 對(duì)于已列入會(huì)議計(jì)劃的會(huì)議，如需改期或遇特殊情況需安排其他會(huì)議時(shí)，召集部門(mén)應(yīng)提前天報(bào)請(qǐng)公司
行政部，以便提前做好協(xié)調(diào)。
4、
3、對(duì)于參加人員相同、內(nèi)容接近、時(shí)間相適的幾個(gè)會(huì)議，公司有權(quán)安排合并召開(kāi)。
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4、 各部門(mén)會(huì)期必須服從公司統(tǒng)一安排，各部門(mén)會(huì)議不應(yīng)安排在與公司例會(huì)同期召開(kāi) (與會(huì)人員不發(fā)生時(shí)間
沖突的除外 )，應(yīng)堅(jiān)持小會(huì)服從大會(huì)、局部服從整體的原則。
（三）會(huì)場(chǎng)紀(jì)律
1、與會(huì)人員須遵守會(huì)議時(shí)間，會(huì)議開(kāi)始前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，同時(shí)將手機(jī)調(diào)到振動(dòng)狀態(tài)或關(guān)閉。
2、保持會(huì)場(chǎng)環(huán)境，嚴(yán)禁吸煙。
3、遵守會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得在會(huì)議期間進(jìn)行私自討論。
4、與會(huì)人員因?yàn)樘厥庠虿?/p>
6、能按時(shí)出席會(huì)議的， 須在會(huì)前向會(huì)議組織部門(mén)請(qǐng)假， 并以書(shū)面形式說(shuō)明不
能按時(shí)出席會(huì)議的原因 (特殊情況可以采取口頭形式請(qǐng)假 )，得到組織部門(mén)批準(zhǔn)后才能請(qǐng)假。
5、會(huì)議中途與會(huì)人員如有急事需離開(kāi)，要向會(huì)議主持人提出申請(qǐng)，離場(chǎng)時(shí)須保持輕動(dòng)作，不影響會(huì)場(chǎng)
秩序。
（四） 會(huì)議室管理
1、 會(huì)議室由行政部指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理， 各部門(mén)如因會(huì)議需要使用會(huì)議室， 須事先向行政部提出申請(qǐng)，
由行政部統(tǒng)籌安排。
2、會(huì)議室的衛(wèi)生由行政部安排人員維護(hù)，在每次會(huì)議召開(kāi)前后均要進(jìn)行打掃，并做好日常保潔工作。
3、會(huì)議室電子設(shè)備的管理、使用和
7、維護(hù)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)，其他人不得隨意操作，否則如造成設(shè)備損壞應(yīng)按
價(jià)賠償。
二、 會(huì)議室的使用制度
目的：為加強(qiáng)會(huì)議室的規(guī)范化管理，確保會(huì)議室合理有效使用，特制定本制度。
適用范圍：公司會(huì)議室的使用與管理均應(yīng)參照本制度執(zhí)行。
1、 會(huì)議室使用應(yīng)遵循先全局后部門(mén)、先緊急后一般的原則。如遇會(huì)議室被占用，行政部將負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)。
2、 會(huì)議室由行政部派專(zhuān)人管理。各部門(mén)若需使用，需提前向行政部提交申請(qǐng)，由行政部統(tǒng)一安排。
3、一般情況下，會(huì)議室按照申請(qǐng)的先后順序使用。特殊情況下，經(jīng)相互之間協(xié)商后可以調(diào)整使用順序。
4、如部門(mén)或
8、個(gè)人臨時(shí)取消會(huì)議室的使用申請(qǐng)，再使用時(shí)需重新申請(qǐng)。
5、 部門(mén)及個(gè)人應(yīng)在所預(yù)約的時(shí)間到達(dá)會(huì)議室，如超過(guò)分鐘未達(dá)到會(huì)議室，行政部有權(quán)對(duì)會(huì)議室的使用另
作安排。
6、 參會(huì)人員應(yīng)自覺(jué)保持會(huì)議室的清潔、衛(wèi)生，禁止隨地吐痰和亂扔雜物、廢紙、飲料瓶等。
7、 參會(huì)人員要愛(ài)護(hù)會(huì)議室內(nèi)的公共設(shè)施，損壞公物由使用單位按價(jià)賠償。
8、 會(huì)議室的所有設(shè)施設(shè)備，未經(jīng)允許，不得帶出會(huì)議室。
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9、 會(huì)議結(jié)束后，使用會(huì)議室的人員應(yīng)及時(shí)與會(huì)議室管理員聯(lián)系，關(guān)好門(mén)窗、空調(diào)、投影儀和音響設(shè)備
10、。
三、 會(huì)議設(shè)備管理制度
1、 目的： 為加強(qiáng)對(duì)會(huì)議設(shè)備的管理，確保會(huì)議設(shè)備的正常使用，特制定本制度。
2、 適用范圍： 公司各項(xiàng)會(huì)議設(shè)備管理均應(yīng)參照本制度執(zhí)行。
（一） 會(huì)議設(shè)備的使用與管理
1、 公司會(huì)議設(shè)備由行政部統(tǒng)一管理，其他任何部門(mén)或人員未經(jīng)行政部主管人員同意，不得接觸和使用會(huì)
議設(shè)備。
2、相關(guān)部門(mén)和人員在會(huì)議室召開(kāi)會(huì)議時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)室內(nèi)各項(xiàng)設(shè)備，不得隨意挪動(dòng)會(huì)議室的設(shè)施設(shè)備；如確需
挪動(dòng)位置，應(yīng)在會(huì)議設(shè)備保管人員的技術(shù)指導(dǎo)下進(jìn)行，否則造成的后果由當(dāng)事人承擔(dān)。
3、 會(huì)議服務(wù)人員發(fā)現(xiàn)會(huì)議
11、設(shè)備因使用者操作不當(dāng)及人為造成損壞的，應(yīng)及時(shí)向行政部報(bào)告，分析原因，
明確責(zé)任，并要求責(zé)任人作出賠償。
（二） 會(huì)議設(shè)備的保管與維護(hù)
1、行政部指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的保管工作，當(dāng)會(huì)議設(shè)備保管人員因離職、調(diào)動(dòng)等發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)指
派其他人員接管。
2、會(huì)議設(shè)備保管人員應(yīng)定期開(kāi)展檢測(cè)工作， 一般每 周檢查一次， 并做好檢查記錄， 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，
以確保會(huì)議設(shè)備正常運(yùn)行。
3、會(huì)議設(shè)備保管人員發(fā)現(xiàn)會(huì)議設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)應(yīng)及時(shí)上報(bào)，嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)私自修理、拆卸。
4、會(huì)議設(shè)備因老化、損耗及其他原因報(bào)廢時(shí)，由行政部提出申請(qǐng)，
12、經(jīng)專(zhuān)業(yè)人員檢測(cè)后，報(bào)總經(jīng)理審批，審
批通過(guò)后方能辦理報(bào)廢手續(xù)。
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《會(huì)議管理制度》201103-V1版
