秘書新手入門.doc

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文秘知識(shí)/寫作指導(dǎo) 秘書新手入門 　　前不久，公布了本站要整理發(fā)布一套秘書新手入門教程，由于工作時(shí)間的原因。今天暫時(shí)整理發(fā)布第一篇 　　一、秘書助理的感覺(jué) 　　事情太多做不完 　　突發(fā)事件突發(fā) 　　 槍林彈雨壓力大 　　關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜 　　又要能說(shuō)又要會(huì)寫 　　好像我是萬(wàn)能的 　　沒(méi)有角色的角色 　　多頭無(wú)法分身 　　多、煩、雜、亂 　　夾心餅干 　　二、職能角色定位 　　初級(jí)秘書助理——事務(wù)性文秘 　　?wèi)?yīng)包括公司前臺(tái)接待、電話接線生、事務(wù)專員、部門事務(wù)助理、主任助理、工作簡(jiǎn)單的經(jīng)理助理等。主要工作是文案寫作、事務(wù)性工作處理。主要是瑣碎事務(wù)操作、電腦文案。 　　中級(jí)秘書助理——文秘 + 輔助管理 包括部門總監(jiān)秘書助理、經(jīng)理秘書助理等處于中層管理者左右的秘書、中小公司的經(jīng)理秘書。他們的權(quán)力和責(zé)任相對(duì)大一些，處理各種事件的能力要求也高一些，管理水平和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的能力要求更高一些，并要有很好的協(xié)調(diào)能力。 　　高級(jí)秘書助理——文秘 + 獨(dú)立管理 　　包括跨國(guó)公司首腦秘書、董事會(huì)秘書、地區(qū)總裁秘書等。他們屬于管理階層，對(duì)他們的領(lǐng)導(dǎo)能力、協(xié)調(diào)能力、管理能力都需要多年甚至十幾年的培養(yǎng)和修煉。完全能夠獨(dú)立進(jìn)行項(xiàng)目管理、事務(wù)統(tǒng)籌、決策指揮。 　　第一章 秘書必備的素質(zhì) 　　一、職業(yè)化秘書的標(biāo)準(zhǔn): 　　 敬業(yè)精神 正直--公平，堅(jiān)持既定政策和原則 　　 表率作用 誠(chéng)實(shí)--實(shí)事求是 　　 領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)范 敬業(yè)--以工作為榮，設(shè)定高的工作水準(zhǔn) 　　 業(yè)務(wù)能力 守信--不失約、不違約、不食言、不泄密 　　 指揮與控制能力 勤奮--努力工作，不斷學(xué)習(xí)　　 合作精神 有序--利落，有條不齋 　　 學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力 高效--追求效率和效益 　　 知人善任的能力 可靠--按約定完成工作，保質(zhì)、保量、及時(shí)　　 對(duì)待意見(jiàn)與批評(píng)　　 大局觀 　　二、秘書的職業(yè)態(tài)度 　　 主動(dòng)性（initiative) 　　 適應(yīng)性(flexibility) 　　 團(tuán)隊(duì)精神(team work)　　 尊重他人(respect for people) 　　 創(chuàng)新精神(creativity) 　　 堅(jiān)持原則(uncompromising integrity) 　　 服務(wù)與貢獻(xiàn)(service contribution) 　　 認(rèn)同與分享 (sharing) 　　 雙贏與相互依存(win-win interdependence)　　 溫柔的心和自省 　　第二章 秘書的重要職業(yè)技能 　　第一部分：日常事務(wù)處理 　　一、撥打/接聽(tīng)電話的程序和技巧 　　1、 打電話前的準(zhǔn)備 　　 準(zhǔn)備好電話記錄本和筆 　　 把要與對(duì)方說(shuō)明的事情、內(nèi)容的順序簡(jiǎn)單列在記事本上，并逐一核對(duì)無(wú)遺漏。 　　 準(zhǔn)備好通話時(shí)需要的文件資料。 　　 查閱對(duì)方電話號(hào)碼，確認(rèn)無(wú)誤，開(kāi)始撥打。 　　2、 正式撥打電話： 　　 撥通電話后，確認(rèn)對(duì)方公司及姓名，然后熱情而有禮貌的說(shuō)：“你好！我是****公司**部**?！? 　　 如需與有關(guān)人員通話，應(yīng)有禮貌地請(qǐng)對(duì)方傳呼或轉(zhuǎn)達(dá)。 　　 如告知對(duì)方的內(nèi)容較復(fù)雜，應(yīng)主動(dòng)提醒對(duì)方做好記錄