公司采購流程管理制度

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1、公司采購流程管理制度 為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源 的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。 一、 目的 為保證公司日常辦公事務(wù)及各現(xiàn)場工作的物資需要，提高采購工作的質(zhì)量管理，特制 定本管理規(guī)程。 二、 范圍 各部門工作所需的生產(chǎn)材料和輔料、小型機械和設(shè)備、備品備件、辦公設(shè)備、辦公用 品、清潔用品、工服勞保用品、印制表格標(biāo)牌以及設(shè)備維修所需的配件、材料等 三、 職責(zé) 1. 熱愛本職工作，勤于學(xué)習(xí)新技術(shù)，了解新產(chǎn)品，注意市場信息的積累。 2. 廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀(jì)，勤儉節(jié)約，講究職業(yè)道德。 3

2、. 負責(zé)公司生產(chǎn)所需材料的采購工作。 4. 負責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、管理及維護工作。 5. 堅決執(zhí)行各項采購工作制度及公司各項規(guī)章制度。 6. 大項材料必須做招標(biāo)工作，其他材料詢價必須三家供應(yīng)商以上參與。 7. 積極了解材料的短缺、發(fā)貨、驗收等實際情況，早知道，早處理。 8. 及時協(xié)助財務(wù)部對照欠款數(shù)額或者合同要求安排對供應(yīng)商進行付款。 9. 做到每周一小結(jié)，每月一總結(jié)，每年一審核。 10. 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。 四、 人員配置及崗位分工 1, 人員配置 采購部長一人，采購員二人，內(nèi)勤一人。 2, 分工 計劃分為板材材料采購一人，墊片材料采購一人，零星及設(shè)備、模具采購一人

3、，內(nèi)勤 一人（基礎(chǔ)資料管理、體系、賬務(wù)處理等） 五、程序 采購部在公司生產(chǎn)經(jīng)營中擔(dān)負著不可推卸的重要責(zé)任，采購工作的好壞，直接影響公 司產(chǎn)品的質(zhì)量、交期、成本等。建立高效、實用、完善的采購工作流程是提高采購效率， 降低成本最有效的方法。在整個采購過程中，采購部需要生產(chǎn)、技術(shù)、控制、財務(wù)、質(zhì)檢 等各個部門的大力支持才能順利的完成采購工作，每個部門之間的聯(lián)系需要一個標(biāo)準(zhǔn)來規(guī) 劃，來提升工作效率，減少工作失誤，為公司的整體發(fā)展做出各自的貢獻。 （一）請購及其規(guī)定 1 .請購單要填寫完整，具體應(yīng)包括以下要素： （1） 請購的部門； （2） 請購物品所屬項目； （3） 請購的用途； （4

4、） 請購的物品名； （5） 請購的物品數(shù)量； （6） 請購的物品規(guī)格； （7） 請購物品的樣品、圖片或詳細參數(shù)資料（技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及使用要求）等； （8） 請購的物品的需求時間（使用時間）； （9） 請購如有特殊需要請備注； （10） 請購單填寫人； （11） 請購部門主管； （12） 請購單審核人； （13） 倉庫保管員； （14） 公司總經(jīng)理。 2. 計劃單及其提報規(guī)定 （1） 計劃單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購部； （2） 固定資產(chǎn)申購按照（固定資產(chǎn)購置申請表）的格式進行填寫提報； （3） 日常零星采購按照公司印制的（月份材料使用計劃）的格式

5、填寫提報； （4） 請購部門在提報計劃單時，應(yīng)要求采購部簽字接收人，請購部門備份； （5） 涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔 也需一并提交； （6） 遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請示，征 得同意后提報采購部門，并在計劃單上寫上說明。 （7） 如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。 （8） 計劃單的更改和補充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。 3. 公司物資計劃單的提報部門 （1） 公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資由生產(chǎn)安全部提報材料需求計劃（每月26日），期間如材料需求 有變化

6、，需加報材料使用追加計劃。 （2） 公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、設(shè)備維修等零星材料，需使用部報月材料使用計 劃； （3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。 （二）請購單的接收及分發(fā)規(guī)定 1、 請購的接收要點 （1） 采購部在接收計劃單時應(yīng)檢查計劃單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查計劃 單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批； （2） 接收計劃單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖片或詳細參數(shù) 資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則； （3） 無倉庫保管員核查、簽字的請購物資不采購； （4） 對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。 2、 計劃單

7、的分發(fā)規(guī)定 （1） 對于計劃單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進行分工處理； （2） 對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理； （3） 無法在請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門； （4） 重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。 3、采購周期的規(guī)定 （1） 常規(guī)商品采購周期在7天時間； （2） 遇到緊急采購，應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略，緊急采購商品周期在3天 時間； （三）詢價及其規(guī)定 1. 詢價應(yīng)認真審閱計劃單的品名、規(guī)格、數(shù)量，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及 時的與請購部門溝通； 2. 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購； 3. 對于緊急請購項目

8、應(yīng)優(yōu)先處理； 4. 所有采購項目必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則不能通過中間商詢價； 5. 對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品； 6. 遇到重要的物資、設(shè)備或預(yù)估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價前應(yīng)先向公司 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并說明基本情況； 7. 詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價； 8. 除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預(yù)算金額 在1萬元以上的所有項目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價或招標(biāo)采購，比價或招標(biāo) 項目應(yīng)至少邀請四家以上單位參與；單次采購金額預(yù)算價格在20萬元以上的項目應(yīng)由采 購部組織

9、招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購金額預(yù)算價格在100萬元以上的項目由 公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機構(gòu)代理招標(biāo)； 9. 比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我公司所 需物資和項目的能力； 10. 在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。 （四） 比價、議價 1. 對供應(yīng)商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認； 2. 對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合 條件更加突出； 3. 收到供應(yīng)單位報價后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定目標(biāo)或理想價格； 4. 重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力，資質(zhì)進行

10、驗證和審查，如通過進 行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等； 5 .參考目標(biāo)或理想價格與合作單位進行價格及條件的進一步談判。 （五） 合同的簽訂及其規(guī)定。 1. 合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同， 受法律保護。 （1） 合同正文應(yīng)包含的要素 （2） 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；采購物品、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合 同總額，清單、技術(shù)文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；包裝要求； 合同總額應(yīng)含 稅，含運達公司的總價，特殊情況應(yīng)注明；付款方式；交貨日期；質(zhì)量保證期；質(zhì)量 要求及規(guī)范；違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；雙方的公司信息；其他約定。 （

11、3） 合同簽訂及其規(guī)定 1）如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責(zé)任； 2） 擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低； 3） 為防止合同數(shù)量追加或追加無依據(jù)，采購時要求供貨方提供報價清單； 4） 質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期； 5） 詳細約定發(fā)票的提供時間及要求； 6） 針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗收款， 調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等； 7） 與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款； 8） 違約責(zé)任一定要詳細、具體； 9） 比價完畢后方可進行合同的簽訂工作

12、； 10） 合同簽定應(yīng)按照統(tǒng)一的格式進行巡簽審查； 11） 合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效； 12） 簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門并歸檔； （七）付款及合同執(zhí)行 1 .付款規(guī)定 (1) 所有已簽訂合同付款時應(yīng)按照合同規(guī)定的付款； (2) 按照進度付款的采購物資必須確保質(zhì)檢合格方可付款； (3) 按照公司規(guī)定和合同約定達到付款條件時，該審批單巡簽完畢后提交財務(wù)部付款； (4) 財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇 特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。 2. 合同執(zhí)行 (1) 已簽訂合同由

13、采購部負責(zé)采購人員負責(zé)跟進，由采購部負責(zé)人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問 題，采購部應(yīng)及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)； (2) 已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握材料情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履 約； (3) 合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補充合 同； (八)驗收與入庫 1. 報驗 (1) 供應(yīng)商已經(jīng)履行完畢的合同，材料進廠時采購部應(yīng)及時的通知保管員進行驗收； (2) 對材料驗收標(biāo)準(zhǔn)參照公司技術(shù)部門的相關(guān)要求執(zhí)行； (3) 達到質(zhì)檢和報驗條件的材料應(yīng)在第一時間報請質(zhì)檢部門進行質(zhì)檢、驗收； (4) 質(zhì)檢部門在接到報驗通知

14、后應(yīng)及時報驗，并出具報驗結(jié)果證明書，對于質(zhì)檢不及時延 誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負主要責(zé)任； (5) 用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。 2. 入庫 (1) 公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗或驗收； (2) 材料在運達公司后采購部應(yīng)及時通知保管員，由保管員及時安排卸貨與搬運； (3) 質(zhì)檢部門未及時驗收的材料，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受； (4) 質(zhì)檢部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時的入庫，并及時出具入庫清單； (5) 外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫； (6) 質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)按照公司財務(wù)規(guī)定不入庫。