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《行政管理制度范本》word版.doc

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《行政管理制度范本》word版.doc

第九章行政管理制度范本48XZGL-ZD-01公司會(huì)議管理辦法公司標(biāo)準(zhǔn)文件           公司會(huì)議管理辦法文件編號(hào) 版本A/O 頁(yè)次1. 目的為使公司各類會(huì)議有效召開,節(jié)約會(huì)議成本,特制訂本辦法。2適用范圍適用于公司會(huì)議管理。3會(huì)議管理要求3.1  會(huì)議前的準(zhǔn)備。3.1.1 會(huì)議組織者擬定議題的順序和分配時(shí)間。3.1.2 提前通知與會(huì)者時(shí)間、地點(diǎn)、議題和應(yīng)準(zhǔn)備的材料,對(duì)重大會(huì)議的材料至少提前三天發(fā)放并落實(shí)會(huì)議地點(diǎn)。3.1.3 準(zhǔn)備好要發(fā)放的資料或?qū)⒉牧咸崆鞍l(fā)放與會(huì)者。3.1.4 安排會(huì)務(wù)組織和會(huì)議記錄。3.1.5 需要時(shí)準(zhǔn)備好投影儀、白板及擴(kuò)音設(shè)備等必要的會(huì)議設(shè)施。3.2  對(duì)與會(huì)者的要求。3.2.1 對(duì)會(huì)議議題涉及內(nèi)容有所了解或有相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)并提需提供與議題相關(guān)的數(shù)據(jù)、文字資料。3.2.2 會(huì)議的結(jié)論將對(duì)其所負(fù)責(zé)的工作有所影響。3.2.3 對(duì)會(huì)議涉及保密的事項(xiàng)與會(huì)者必須遵守保密原則。3.2.4 對(duì)會(huì)議議題有充分的準(zhǔn)備,并能提出意見、建議或提供相關(guān)資料。3.3  會(huì)議紀(jì)律。3.3.1 嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)間,并填寫“會(huì)議簽到表”,如遇特殊情況不能參加,應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。3.3.2 會(huì)議組織部門按要求填寫“會(huì)議記錄”,記錄準(zhǔn)確、清晰、完整并統(tǒng)一歸檔備案。3.3.3 會(huì)議期間與會(huì)者應(yīng)將手機(jī)調(diào)到無(wú)聲狀態(tài),會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)不得使用電話。3.3.4 在會(huì)議的開始就議題的要旨做簡(jiǎn)潔說(shuō)明。3.3.5 會(huì)議討論過(guò)程中,每個(gè)與會(huì)者應(yīng)結(jié)合自己的工作提出建設(shè)性的意見。3.3.6發(fā)言內(nèi)容圍繞議題,即抓住重點(diǎn)又盡量具體。3.3.7 會(huì)議中做到專心聆聽每個(gè)發(fā)言人的發(fā)言。3.3.8 會(huì)議結(jié)束時(shí)全體與會(huì)人員應(yīng)對(duì)會(huì)議結(jié)論進(jìn)行確認(rèn)。3.3.9 會(huì)議中不得退場(chǎng),如確需退場(chǎng)應(yīng)向會(huì)議主持人請(qǐng)假。3.3.10 會(huì)議結(jié)束時(shí),總經(jīng)辦或人力資源部抽查會(huì)議效果,與會(huì)人員填寫“會(huì)議評(píng)估表”。3.4  會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)和歸檔。3.4.1 總經(jīng)理辦公會(huì)等公司級(jí)會(huì)議由承辦部門負(fù)責(zé)整理“會(huì)議紀(jì)要”,經(jīng)會(huì)議主持人批準(zhǔn),由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)印發(fā),并在年底歸檔。3.4.2 公司會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)、督辦、反饋工作由董事辦、總經(jīng)辦或人力資源部負(fù)責(zé)。4各項(xiàng)會(huì)議的要求4.1  例行會(huì)議。4.1.1 公司召開下表所列例行會(huì)議。會(huì)議名稱頻次召開時(shí)間會(huì)議時(shí)間主持人與會(huì)人員(部門)總經(jīng)理辦公會(huì)一次/月每月初2小時(shí)總經(jīng)理公司高層、各相關(guān)下屬公司負(fù)責(zé)人月度工作例會(huì)一次/月每月第一個(gè)星期一2小時(shí)總經(jīng)理部門(含)以上管理人員部門內(nèi)部工作例會(huì)一次/周每星期一1小時(shí)部門負(fù)責(zé)人部門全體成員4.1.2 總經(jīng)理辦公會(huì)內(nèi)容:工作協(xié)調(diào)、工作總結(jié)、計(jì)劃安排及公司中大決策。4.1.3 月度工作例會(huì)內(nèi)容:各部門匯報(bào)工作總結(jié),并提出工作中存在的問(wèn)題;由公司領(lǐng)導(dǎo)明確下一步工作重點(diǎn);公司做整天協(xié)調(diào)安排。4.1.4 部門內(nèi)部工作例會(huì)內(nèi)容:工作總結(jié)、提出并解決具體問(wèn)題,計(jì)劃安排下周工作。4.1.5 關(guān)于公司例會(huì)的說(shuō)明。(1)“會(huì)議簽到表”、“會(huì)議記錄”、“會(huì)議紀(jì)要”的填寫由會(huì)議組織者提出?!皶?huì)議評(píng)估表”由總經(jīng)辦或人力資源部以抽查的形式要求與會(huì)人員填寫。(2)例會(huì)的主持人如不能參加會(huì)議,可指派他人代為主持。4.2  集團(tuán)公司經(jīng)營(yíng)分析會(huì)。4.2.1 集團(tuán)公司經(jīng)營(yíng)分析會(huì)與每季度首月的15日召開,如遇節(jié)假日提前兩天召開。特殊情況請(qǐng)示集團(tuán)總經(jīng)理確認(rèn)。4.2.2 參加人員:集團(tuán)公司董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各子公司總經(jīng)理、總會(huì)計(jì)師、總工程師、財(cái)務(wù)總監(jiān)、董事辦主任、總經(jīng)辦主任、自殘管理部負(fù)責(zé)人、投資部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人。4.2.3 會(huì)議議題。(1)由集團(tuán)公司總經(jīng)理制定會(huì)議記錄宣讀上季度會(huì)議紀(jì)要。(2)集團(tuán)財(cái)務(wù)總監(jiān)或財(cái)務(wù)經(jīng)理匯報(bào)集團(tuán)本季度財(cái)務(wù)報(bào)表及財(cái)務(wù)分析報(bào)告。(3)集團(tuán)資產(chǎn)管理部負(fù)責(zé)人匯報(bào)集團(tuán)本季度資產(chǎn)投資于產(chǎn)出等分析。(4)集團(tuán)投資部負(fù)責(zé)人匯報(bào)集團(tuán)本季度投資與產(chǎn)出等分析。(5)集團(tuán)公司總經(jīng)理對(duì)集團(tuán)整體經(jīng)營(yíng)情況及管理狀況進(jìn)行分析并做出決定。(6)集團(tuán)董事長(zhǎng)對(duì)對(duì)集團(tuán)存在的問(wèn)題進(jìn)行分析并對(duì)下季度需要重點(diǎn)完成的工作進(jìn)行安排。4.3  各子公司經(jīng)營(yíng)分析會(huì)。4.3.1 凡盈利性公司每月12日召開月度經(jīng)營(yíng)分析會(huì),如遇節(jié)假日提前兩天召開。特殊情況請(qǐng)示本公司總經(jīng)理確定。4.3.2 會(huì)議參加人員為公司有盈利部門或分公司相關(guān)負(fù)責(zé)人。4.3.3 會(huì)議議題。會(huì)議議題見下表。議題具體內(nèi)容承上啟下由總經(jīng)理制定會(huì)議記錄人宣讀上次會(huì)議決定,并逐一核實(shí)會(huì)議決定的執(zhí)行情況銷售部門做銷售分析表1.按不同商品種類進(jìn)行銷售比較,內(nèi)容包括與上月、歷史同期數(shù)據(jù)相比較,以及計(jì)劃完成情況(市場(chǎng)占有率;銷售收入、毛利、凈利潤(rùn)、費(fèi)用)2.銷售分析(銷量及金額;顧客反饋,購(gòu)買不購(gòu)買原因、商品質(zhì)量,建議)3.措施及設(shè)想財(cái)務(wù)部門做財(cái)務(wù)分析表1.分析公司的銷售收入、毛利、毛利率、凈利潤(rùn)、成本和費(fèi)用情況,公布計(jì)劃任務(wù)的完成情況2.分析資金周轉(zhuǎn)率,評(píng)價(jià)本公司的財(cái)務(wù)狀況和風(fēng)險(xiǎn)3.分析公司的資產(chǎn)管理水平4.財(cái)務(wù)建議5.措施及攝像生產(chǎn)部做生產(chǎn)分析表1.生產(chǎn)情況分析2.生產(chǎn)進(jìn)度分析3.生產(chǎn)設(shè)備狀況分析4.生產(chǎn)設(shè)備維修分析5.措施及設(shè)想技術(shù)部做本月度技術(shù)分析表1.技術(shù)情況分析2.技術(shù)參數(shù)分析3.措施及設(shè)想行政部對(duì)本部門工作情況進(jìn)行分析1.行政工作(1)公司整體工作計(jì)劃,工作進(jìn)度完成情況(2)公司內(nèi)部和部門協(xié)調(diào)工作情況匯報(bào)(3)本部門日常工作情況匯報(bào)(4)本部門需要協(xié)調(diào)和支持的事項(xiàng)請(qǐng)示2.人事工作(1)員工離職率和新進(jìn)率情況及原因分析(2)人員供求矛盾及原因分析(3)員工培訓(xùn)次數(shù)及效果分析(4)計(jì)劃完成情況及存在問(wèn)題(5)措施及設(shè)想工作安排總經(jīng)理依據(jù)會(huì)議中提供的各類數(shù)據(jù)信息及情況做出具體工作安排,布置月度工作任務(wù),并落實(shí)到人宣讀、記錄由會(huì)議記錄人宣讀本次會(huì)議產(chǎn)生的各項(xiàng)決議和任務(wù),以及執(zhí)行人員,如無(wú)意義可結(jié)束會(huì)議會(huì)議結(jié)束后,由會(huì)議記錄人形稱會(huì)議紀(jì)要,并在當(dāng)日發(fā)至與會(huì)人員,以便參照?qǐng)?zhí)行。4.4 項(xiàng)目會(huì)議。4.4.1 項(xiàng)目會(huì)議時(shí)間:項(xiàng)目會(huì)議時(shí)間由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人組織,每周召開一次,會(huì)議時(shí)間為12小時(shí)。4.4.2 凡項(xiàng)目小組成員均須按時(shí)參加項(xiàng)目會(huì)議,并會(huì)議要求回報(bào)工作進(jìn)展情況,根據(jù)項(xiàng)目會(huì)議需要還可請(qǐng)相關(guān)人員參加,至少應(yīng)提前一天通知與會(huì)人員。4.4.3 項(xiàng)目會(huì)議議題。1.由會(huì)議記錄人宣讀上次會(huì)議決定,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人處以核實(shí)會(huì)議決定的執(zhí)行情況。2.按會(huì)議議程,項(xiàng)目小組成員按序發(fā)言,每人的發(fā)言以10分鐘為宜,發(fā)言內(nèi)容如下。(1)所負(fù)責(zé)工作是否按項(xiàng)目計(jì)劃的進(jìn)度完成,目前項(xiàng)目的推進(jìn)情況,同時(shí)還展開了那些工作。(2)回報(bào)項(xiàng)目費(fèi)用支出情況:成本和費(fèi)用(人、財(cái)、物的投入;廣告投入)等,并與上周作比較(建議以幻燈片形式匯報(bào))。(3)在項(xiàng)目運(yùn)作過(guò)程中部門之間以及與外部接口部門的配合與協(xié)調(diào)情況。(4)在項(xiàng)目運(yùn)作過(guò)程中,有利和不利因素(政策、資源、信息、技術(shù))或趨勢(shì),對(duì)投入、產(chǎn)出及成本費(fèi)用的影響。(5)會(huì)議結(jié)束后,由會(huì)議記錄人形成會(huì)議紀(jì)要,并在當(dāng)日發(fā)至各與會(huì)人員,以便參照?qǐng)?zhí)行。5.違反會(huì)議紀(jì)律的處罰5.1  會(huì)議遲到5分鐘以內(nèi)的,罰款10元;超過(guò)15分鐘的按曠工自理,罰款30元。5.2  參加會(huì)議但未進(jìn)行簽到者,罰款20元。5.3  會(huì)議中違反會(huì)場(chǎng)紀(jì)律(接電話)者,罰款20元。5.4  會(huì)議中未向會(huì)議主持人請(qǐng)假便離開會(huì)議者,罰款40元。5.5  未提前請(qǐng)假且不到者,罰款50元。擬定 審核 審批 XZGL-ZD-02公司文書管理辦法公司標(biāo)準(zhǔn)文件          公司文書管理辦法文件編號(hào) 版本A/O 頁(yè)次1.目的為規(guī)范化文書管理體系,特制定本辦法。2.適用范圍適用于公司文書管理。3.文件流傳細(xì)則3.1分類3.1.1須登記的文書范圍:結(jié)合檔案管理規(guī)定的要求。3.1.2外來(lái)文件:公文(命令、指令、決議、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、涵、會(huì)議紀(jì)要)、電報(bào)、傳真等。3.1.3本部制發(fā)文件:本公司內(nèi)部文件和對(duì)外業(yè)務(wù)文件。3.2收文3.2.1本公司與外界往來(lái)的文件,由辦公室統(tǒng)一登記、收文。3.2.2內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn),由各部門自行登記、收文、立卷、存檔。3.3發(fā)文3.3.1以公司名義撰寫的文件,可由各部門自行擬稿,統(tǒng)一由公司辦公室登記簽發(fā)。3.3.2以各部門名義撰寫的文件,由各部門自行登記、簽發(fā)。3.4分文3.4.1外來(lái)文件由辦公室登記收文后,根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)分送各有關(guān)部門處理。3.4.2內(nèi)部制發(fā)文件流轉(zhuǎn)時(shí),由發(fā)文部門登記簽發(fā)后,直接送收文部門登記簽收。3.5會(huì)簽3.5.1需多部門或多人會(huì)簽處理的文件應(yīng)附上“收文處理單”。3.5.2各部門收到需參與會(huì)簽的文件時(shí),須本著本部門的職責(zé)及時(shí)認(rèn)真處理并簽署意見。3.5.3文件收文后,再依“收文處理單”內(nèi)所指定的會(huì)簽順序,轉(zhuǎn)送其他會(huì)簽部門或某人,若某部門或某人為最后一個(gè)會(huì)簽單位,則處理后將本文件轉(zhuǎn)送辦公室。4.重要文件的審核、執(zhí)行4.1審核、批示涉及公司總體協(xié)調(diào)或應(yīng)由公司總經(jīng)理審核的文件,由辦公室匯總簽辦意見,呈總經(jīng)理或交其他被授權(quán)者做最終的審核、批示。4.2執(zhí)行經(jīng)總經(jīng)理或有關(guān)人員的批示后,正本留辦公室歸檔存查,由辦公室將文件復(fù)印一份送執(zhí)行單位處理并督促執(zhí)行。5.撰寫文書格式5.1本公司公文格式及字體規(guī)則:5.1.1文號(hào):四號(hào) 仿宋GB2312 左齊。5.1.2標(biāo)題:三號(hào) 黑體 居中。5.1.3正文:小三號(hào),仿宋GB2312 ,每行2830字,每頁(yè)2830行。視正文內(nèi)容多少,行間距定義為最小值或單(雙)位行距,盡量避免“此頁(yè)無(wú)正文”和段落最后一個(gè)字另起一行,以保證頁(yè)面充實(shí)、完整、美觀。正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)為,第一層為“一”,第二層為“(一)”,第三層為“1”,第四層為“(1)”。 除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。5.1.4附件:正文之后,成文時(shí)間之前,注明順序和名稱。5.1.5成文時(shí)間:四號(hào),宋GB2312,右齊,以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。5.1.6印章:除會(huì)議紀(jì)要外,應(yīng)加蓋印章(需“騎年壓月”)。5.1.7抄報(bào)、抄送:四號(hào) 宋GB2312 與正文齊5.2公文用紙統(tǒng)一采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長(zhǎng)297厘米、寬210厘米),左側(cè)裝訂。以公司名義發(fā)文,要分別采用相應(yīng)的公司信箋,并加蓋相應(yīng)印章,不得混用。5.3文稿由各相關(guān)部門使用統(tǒng)一的擬稿紙草擬并簽名,部門負(fù)責(zé)人核簽,然后交行政部復(fù)核(如與其他部門有業(yè)務(wù)聯(lián)系,還應(yīng)進(jìn)行會(huì)簽),行政部負(fù)責(zé)確定發(fā)文范圍、印發(fā)份數(shù)和緩急程度后,呈公司總經(jīng)理(或受權(quán)副總經(jīng)理)簽發(fā)。5.3經(jīng)總經(jīng)理(或授權(quán)副總經(jīng)理)簽發(fā)的文件底稿退回行政部進(jìn)行登記、編號(hào)、打印和發(fā)送。5.4草擬、修改和簽批公文,不得使用鉛筆或圓珠筆,不得在文章裝訂線以外書寫。擬定 審核 審批 XZGL-ZD-03來(lái)訪接待管理制度公司標(biāo)準(zhǔn)文件             來(lái)訪接待管理制度文件編號(hào) 版本A/O 頁(yè)次1. 目的為規(guī)范接待工作,提高接待水平,本著“熱情周到、規(guī)范、節(jié)約”的原則,特制定本制度。.2. 適用范圍公司本部、各管理處。3.管理規(guī)定3.1來(lái)訪類別3.1.1貴賓:主要指來(lái)公司或分公司進(jìn)行檢查的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及重要業(yè)務(wù)關(guān)系單位負(fù)責(zé)人。3.1.2重要客人:指政府機(jī)關(guān)或外部單位來(lái)公司或分公司進(jìn)行指導(dǎo)、考察、交流、參觀、學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)聯(lián)系(如發(fā)展商、同行單位、新聞媒體等)的客人。3.1.3普通客人:指到公司或分公司辦理公務(wù)的政府機(jī)關(guān)工作人員、辦事人員(包括稅務(wù)稽查機(jī)關(guān)、消防局、公安機(jī)關(guān)等),和進(jìn)行一般業(yè)務(wù)上交流的同行業(yè)人士。3.2接待分類3.2.1對(duì)于貴賓的來(lái)訪,由公司或分公司總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的副總經(jīng)理負(fù)責(zé)接待并陪同,如需食宿,應(yīng)由行政事務(wù)部門填寫接待安排表,經(jīng)總經(jīng)理審批后,行政事務(wù)部門具體安排入住酒店、就餐、接送車輛等事宜。3.2.2對(duì)于重要客人的來(lái)訪,由公司或分公司副總經(jīng)理或副總經(jīng)理委托的部門經(jīng)理接待并陪同,如需食宿,應(yīng)由行政事務(wù)部門或接待人填寫接待安排表,經(jīng)總經(jīng)理審批后,行政事務(wù)部門具體安排入住酒店、就餐、接送車輛等事宜。3.2.3對(duì)于普通客人的來(lái)訪,由相關(guān)部門經(jīng)理接待并陪同,公司或分公司不負(fù)責(zé)食宿。特殊情況的,由總經(jīng)理批準(zhǔn)后可由行政事務(wù)部門具體安排。3.3接待申請(qǐng)3.3.1來(lái)訪接待部門初步審核接待必要性,若屬必要,由行政事務(wù)部門或接待人填制接待安排表。3.3.2接待安排表報(bào)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)的副總經(jīng)理審批。3.3.3接待安排表經(jīng)審批后,由公司或分公司行政事務(wù)部門具體落實(shí)。3.4接待要求3.4.1行政事務(wù)部門負(fù)責(zé)按行程安排接站、食宿、交通工具和活動(dòng),回程票預(yù)訂、禮品的準(zhǔn)備以及最后階段的送站。3.4.2來(lái)訪客人到達(dá)公司或分公司后,接待人應(yīng)將行程安排先征詢客人意見,以便接待工作的開展。3.4.3接待工作中,應(yīng)注意接待人員的行為語(yǔ)言規(guī)范,充分展現(xiàn)公司的良好形象,并嚴(yán)守公司的商業(yè)秘密。3.5接待結(jié)束3.5.1征求賓客意見和建議,并處理對(duì)方委托的事宜。3.5.2結(jié)算接待費(fèi)用,并對(duì)此次接待進(jìn)行記錄和總結(jié)。擬定 審核 審批 XZGL-ZD-04印信管理制度公司標(biāo)準(zhǔn)文件              印信管理制度文件編號(hào) 版本A/O 頁(yè)次1. 目的印信時(shí)公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具,印信的管理,關(guān)系到公司正常的經(jīng)營(yíng)管理管理活動(dòng)的開展,甚至影響到公司的生存和發(fā)展,為防止不必要事件的發(fā)生,維護(hù)公司的利益,特制定本制度。2.適用范圍公司職能部門、分公司職能部門。3.印信管理職責(zé)介紹信、證明、法人授權(quán)委托書、計(jì)劃生育證明由公司行政事務(wù)部負(fù)責(zé)管理。公司章、合同章由行政事務(wù)部負(fù)責(zé)管理。非行政事務(wù)部印章按其文件規(guī)定管理。各部門印章由各部室負(fù)責(zé)人管理。4.管理規(guī)定4.1  介紹信及證明的管理規(guī)定4.1.1 各部室、各區(qū)域分支機(jī)構(gòu)及下屬分公司或職員個(gè)人因業(yè)務(wù)或其他原因需要公司出具介紹信或證明時(shí),應(yīng)到行政事務(wù)部申請(qǐng)。4.1.2 公司介紹信、證明的開具由行政事務(wù)部經(jīng)理負(fù)責(zé)把關(guān),介紹信證明的內(nèi)容必須屬實(shí);并經(jīng)公司總經(jīng)理同意,方可出具。4.1.3 公司介紹信、證明一式兩聯(lián),一聯(lián)交申請(qǐng)部門或職員個(gè)人使用,一聯(lián)由行政事務(wù)部存根備案。4.2  法人授權(quán)委托書的管理4.2.1 需要以法人名義對(duì)外辦理業(yè)務(wù)的,必須到行政事務(wù)部開具法人授權(quán)委托書。4.2.2 法人授權(quán)委托書必須經(jīng)公司法人代表或經(jīng)理同意,必須明確別授權(quán)人的權(quán)限和被授權(quán)的期限。4.2.3 法人授權(quán)委托書一式兩聯(lián),一聯(lián)交申請(qǐng)部門或職員個(gè)人使用,一聯(lián)由行政事務(wù)部存根備案。4.3  印章管理規(guī)定4.3.1 印章的刻制。公司所有印章由行政事務(wù)負(fù)責(zé)統(tǒng)一刻制,大小樣式由行政事務(wù)部規(guī)定,任何人或部門不得自行其是。公司印章的刻制和更換必須以公司有管理機(jī)構(gòu)的文件為依據(jù),并到政府有關(guān)部門指定的單位刻制。新印章在啟用前,必須留印模以備查,行政事務(wù)部根據(jù)印章的使用范圍向有關(guān)單位發(fā)出啟用通知。4.3.2 印章的保管。公章和專用章的保管人統(tǒng)一造冊(cè)登記,于行政事務(wù)部備案,保管人的工作調(diào)動(dòng)或離職,必須先辦理印章交接手續(xù),否則不予辦理。印章保管人員必須嚴(yán)守職責(zé),一絲不茍,印章設(shè)專柜保管,隨用隨取,用后即鎖。任何人不得將印章攜離辦公室,特殊情況,印章攜離辦公室須由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。4.3.3 印章的使用。使用公司印章必須申請(qǐng),填寫印章使用申請(qǐng)單。審批:首先由申請(qǐng)用章人該部門經(jīng)理審批,涉及有關(guān)人事和財(cái)務(wù)有關(guān)事項(xiàng)的由財(cái)務(wù)或人力資源部經(jīng)理審查同意,最后分別由各種印章的最高簽批人進(jìn)行審批。公司印章用于以公司名義對(duì)外的一切文件資料,公司印章的使用必須經(jīng)公司總經(jīng)理簽字同意,總經(jīng)理不在時(shí),可由總經(jīng)理授權(quán)人代簽。公司合同章用于以公司名義對(duì)外簽訂的一切合同,公司合同章的使用必須在合同經(jīng)公司法人代表或經(jīng)法人代表授權(quán)的公司總經(jīng)理簽字后方可加蓋。董事會(huì)章用于以公司董事會(huì)名義對(duì)外的一切文件資料,董事會(huì)章使用必須經(jīng)公司董事長(zhǎng)的同意。各部室、管理處印章用于以各部室、管理處名義對(duì)外的一切文件資料,各部室、管理處的印章的使用必須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人的同意,并建立臺(tái)賬,每次使用后進(jìn)行登記。印章保管人審查批準(zhǔn)程序無(wú)誤后,留下印章使用申請(qǐng)單,加蓋印章。印章使用申請(qǐng)單歸卷存檔。凡加蓋公司公章的發(fā)文,行政事務(wù)部必須留底存檔。4.3.4 印章的廢止。當(dāng)公司情況發(fā)生變更時(shí),涉及印章變動(dòng),則原有印章不再適用,進(jìn)行作廢處理。作廢的印章要及時(shí)上繳,并通知有關(guān)部門。公章如有遺失,須立即上報(bào)行政事務(wù)部,行政事務(wù)部發(fā)出遺失和作廢申明和辦理其他善后事宜。4.3.5 區(qū)域分公司印章的制作、啟用、注銷等程序由分公司行政部門負(fù)責(zé),但新印章一起用及舊印章的注銷須在公司總部行政事務(wù)部進(jìn)行備案,確保公司總部明確掌握所屬單位印章情況。擬定 審核 審批 】XZGL-ZD-05公司檔案管理規(guī)定 公司標(biāo)準(zhǔn)文件             公司檔案管理辦法文件編號(hào) 版本A/O 頁(yè)次1. 目的加強(qiáng)公司檔案管理,提高檔案利用效率,企業(yè)檔案管理規(guī)定,結(jié)合企業(yè)實(shí)際,特制定本規(guī)定。2. 適用范圍適用于公司各種檔案管理。3. 總要求3.1  公司檔案實(shí)行集中與分級(jí)管理相結(jié)合的原則,檔案室在總經(jīng)理辦公室領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)全公司主體檔案的管理,并對(duì)部門及所屬部門黨委檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3.2  檔案室履行下列職責(zé)。3.2.1 貫徹執(zhí)行檔案法等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)定制度。3.2.2 統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作。3.2.3 指導(dǎo)各部門和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作。3.2.4 監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作。3.3  各部門確定人員負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,按各種檔案歸檔時(shí)間定期交檔案室集中管理。3.4  檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守,遵紀(jì)守法,具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力。4.具體規(guī)定4.1  檔案的歸檔。歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料。本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料。本企業(yè)所屬單位和派出機(jī)構(gòu)(包括境外機(jī)構(gòu))應(yīng)報(bào)本企業(yè)的文件材料。本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等帶來(lái)的文件材料。本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應(yīng)向本公司提交的文件材料。本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目,合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件材料。本單位執(zhí)行、辦理的外來(lái)文件材料。4.2 歸檔的時(shí)間。4.2.1 管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。4.2.2 工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務(wù)項(xiàng)目、科研課題、基建項(xiàng)目文件材料在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔,保管一年后向檔案部門移交。4.2.3 外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接受后即時(shí)登記,安裝調(diào)試后歸檔。4.2.4 企業(yè)職工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。4.2.5 會(huì)計(jì)文件材料在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門整理歸檔,保管一年后像檔案部門移交。4.2.6 電子文件邏輯歸檔實(shí)行進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。4.2.7 磁帶、照片及底片、膠皮、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。4.3  下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔。4.3.1 變更、修改、補(bǔ)充的文件材料。4.3.2 企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料。4.3.3 企業(yè)產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料。4.3.4 其他臨時(shí)活動(dòng)中形成的文件材料。4.4  檔案鑒定。4.4.1 每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行一次清理,從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面鑒定,確定各類檔案的保管期限(文書、財(cái)務(wù)、科技檔案見具體辦法副表)。4.4.2 公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的,保管期限從長(zhǎng)。4.5  檔案的銷毀。4.5.1 檔案銷毀的具體工作由檔案管理室承辦,對(duì)已失效的檔案,認(rèn)證鑒定,編制銷毀清冊(cè),立卷歸檔,永久保存。4.5.2 送交檔案形成部門(分公司)對(duì)擬銷毀案卷的清冊(cè)進(jìn)行初審,經(jīng)處(分公司)級(jí)負(fù)責(zé)人簽字同意后,連同銷毀檔案的書面報(bào)告送總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。4.5.3  銷毀時(shí)要有檔案人員兩人以上,并由主管部門派人監(jiān)銷,共同在銷毀清冊(cè)上簽字。4.6  檔案的保密安全。4.6.1 檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法及公司各項(xiàng)保密制度,認(rèn)真做好保密工作。4.6.2 檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱借閱制度;履行借閱登記手續(xù),認(rèn)真審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求。4.6.3 借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出使用期間,不許轉(zhuǎn)借他人,不許帶入公共場(chǎng)所。 4.6.4 任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員,如有泄露和公布檔案內(nèi)容者,應(yīng)視情節(jié)輕重,按檔案法要求嚴(yán)肅處理。4.6.5 大難管理人員向借閱檔案者提供、出具相關(guān)證明時(shí),一定要以檔案材料原始記載為依據(jù),不得弄虛作假出假證;涉及企業(yè)機(jī)密的檔案文件。必須經(jīng)總經(jīng)理同意后再做決定,嚴(yán)防泄密。4.6.6 檔案室禁止吸煙,嚴(yán)禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫(kù)房,明顯處要有安全防火設(shè)備。4.6.7 非檔案管理人員,未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)進(jìn)入。4.6.8 檔案人員下班后必須對(duì)檔案室進(jìn)行檢查,鎖好門窗、檔案柜,切斷電源后方可離開。4.7  檔案的利用。4.7.1 凡需利用檔案者,均需填寫文件查閱單,依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí),經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能憑單閱檔。4.7.2 案卷一般僅在檔案室閱看,利用檔案人員必須愛護(hù)檔案,不得涂改、損壞、私自抄錄、復(fù)印、圈點(diǎn)、批注等。4.7.3 查閱文件、人事、財(cái)務(wù)、科技檔案,分別由總經(jīng)理辦公室、人事、黨委、財(cái)務(wù)、技術(shù)、設(shè)計(jì)等主管部門負(fù)責(zé)簽批。抄摘檔案內(nèi)容,須主管部門同意才恩能夠帶出檔案室。如需復(fù)印檔案資料,應(yīng)由主管部門批準(zhǔn)并在查閱單中注明復(fù)印內(nèi)容,由總經(jīng)理辦公室安排。4.7.4 本單位借閱檔案應(yīng)由本部門負(fù)責(zé)人簽字,外單位借閱檔案,應(yīng)持有單位介紹信,主管部門簽署意見后,經(jīng)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理、黨委書記批準(zhǔn)。4.7.5 借閱期限不得超過(guò)15天,到期歸還;如需再借,應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.7.6 借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行手續(xù),辦理借閱等級(jí),當(dāng)面點(diǎn)交清楚。歸還時(shí)嚴(yán)格檢查,并在借用等級(jí)中予以注銷。借閱者要愛護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí),須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或,應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。4.7.7 檔案管理人員對(duì)查閱借閱檔案及時(shí)歸還檔案,均應(yīng)在檔案查閱記錄登記簿上進(jìn)行登記;對(duì)重大或重要項(xiàng)目的查閱。要做好利用效果的反饋工作。擬定 審核 審批 XZGL-ZD-06文件保密管理辦法公司標(biāo)準(zhǔn)文件           文件保密管理辦法文件編號(hào) 版本A/O 頁(yè)次1. 目的為了加強(qiáng)對(duì)企業(yè)文件的管理, 使之既利于提高效率和質(zhì)量,又利于安全和保密,特制定本辦法。2. 適用范圍適用于公司各類文件的保密管理。(含紅頭文件、管理體系文件、內(nèi)部通告等)3. 具體規(guī)定3.1文件發(fā)布時(shí)的保密管理(1)文件密級(jí)的設(shè)定:公司文件密級(jí)分A、B、C、D四級(jí)。(2)文件編制部門編制文件時(shí)在文件上注明密級(jí)和發(fā)布區(qū)域,經(jīng)本部門經(jīng)理審閱后,將文件提交給相應(yīng)審批人審批;(3)公司對(duì)通過(guò)審批的文件按密級(jí)及發(fā)布區(qū)域在OA系統(tǒng)上發(fā)布。(4)各單位按規(guī)定下載發(fā)布相應(yīng)密級(jí)的文件。3.2文件存檔后的保密管理(1)各部門指定專人將本部門文件按規(guī)定整理并入柜上鎖保存,并妥善保管文件柜鑰匙,不得將其外借。(2)職員借閱本人閱讀權(quán)限內(nèi)的文件,須經(jīng)文件管理人核實(shí)登記,借閱期不可超過(guò)3天;職員如借閱非本人閱讀權(quán)限內(nèi)的文件,須向該文件批準(zhǔn)人提出申請(qǐng),批準(zhǔn)后由文件管理人核實(shí)登記,借閱期不可超過(guò)1天。(3)職員借閱文件期間,不得私自將文件帶出工作場(chǎng)所,不允許有逾期不還或遺失之情況發(fā)生。(4)職員不得隨意復(fù)印公司文件,如確因需要,公司職員須向公司管理者代表申請(qǐng),區(qū)域分公司職員須向區(qū)域分公司管理者代表申請(qǐng),經(jīng)批準(zhǔn)后才可復(fù)印。(5)職員未經(jīng)管理者代表批準(zhǔn),不得將公司文件外傳,不得對(duì)文件規(guī)定密級(jí)以外的人散發(fā)。(6)職員須妥善管理好自己的OA系統(tǒng)賬號(hào)、密碼,防止泄露;新職員應(yīng)對(duì)自己OA系統(tǒng)的錄入密碼進(jìn)行重置及嚴(yán)格保密。以上文件所指為紙質(zhì)、電子、拷貝等各種形式的文件3.2違反規(guī)定的處理職員如違反上述規(guī)定,按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。擬定 審核 審批 XZGL-ZD-07出差管理制度公司標(biāo)準(zhǔn)文件  出差管理制度文件編號(hào) 版本A/O 頁(yè)次1. 目的為統(tǒng)一、規(guī)范管理員工因公出差,特制訂此制度,各部門員工因公出差須按照本制度執(zhí)行。2. 適用范圍適用于本公司因公出差的各級(jí)員工。3. 員工市內(nèi)、外出差簽核流程3.1所有因公出差的員工在出差前須填寫“出差申請(qǐng)審核表”,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。3.2出差員工(高級(jí)管理人員除外)在出差前須到人力資源部辦理考勤登記。3.3出差期間因工作需要而延長(zhǎng)出差時(shí)限的,須報(bào)請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn);因病或其他不可抗力因素需要延長(zhǎng)出差時(shí)限的,須及時(shí)通知主管領(lǐng)導(dǎo)并在出差結(jié)束后提供相關(guān)證明。出差員工違反此規(guī)定者,不予報(bào)銷差旅費(fèi),并視其情節(jié)輕重予以不同程度的處罰。3.4因公出差的員工需預(yù)支差旅費(fèi)的,憑核準(zhǔn)的“出差申請(qǐng)審核表”到財(cái)會(huì)部門按規(guī)定辦理差旅費(fèi)預(yù)支,預(yù)支金額為核準(zhǔn)金額的80%。3.5員工出差期間原則上不得報(bào)支加班費(fèi);節(jié)假日出差的,經(jīng)部門批準(zhǔn)人力資源部復(fù)核后,可酌情安排補(bǔ)休。3.6員工出差核準(zhǔn)權(quán)限:3.6.1市內(nèi)出差須經(jīng)直屬領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)。3.6.2市外國(guó)內(nèi)出差須經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)職務(wù)代理人核準(zhǔn)。3.6.3國(guó)外出差須由董事長(zhǎng)或授權(quán)總經(jīng)理核準(zhǔn)。3.7國(guó)內(nèi)出差應(yīng)提前25日辦理出差申請(qǐng),國(guó)外出差應(yīng)提前1020日提出出國(guó)計(jì)劃書及出差申請(qǐng)。3.8國(guó)內(nèi)、國(guó)外出差時(shí)間3.8.1出差當(dāng)日12:00以前出發(fā)按1天計(jì)算。3.8.2出差當(dāng)日12:00以后出發(fā)按半天計(jì)算。3.8.2出差當(dāng)日12:00以前返回按半天計(jì)算。3.8.3出差當(dāng)日12:00以后返回按1天計(jì)算。(此處涉及的時(shí)間以飛機(jī)、車船票等起至?xí)r間提前滯后2小時(shí)為準(zhǔn)。)3.9出差結(jié)束后應(yīng)在7個(gè)工作日之內(nèi)辦理出差費(fèi)用核銷及提交相關(guān)報(bào)告。4. 員工出差費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)規(guī)定4.1市內(nèi)出差費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)4.1.1公司員工在市內(nèi)出差,一般情況下公司不派公務(wù)車且不得乘坐出租車,特殊情況需要公司派公務(wù)車或乘坐出租車的,事前須由分管副總審核批準(zhǔn)。4.1.2市內(nèi)出差,公司按實(shí)報(bào)銷公共交通費(fèi)用;自備車輛可報(bào)銷寄放費(fèi)。4.2出差費(fèi)用管理制度4.2.1住宿費(fèi)、誤餐費(fèi)按費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷,超標(biāo)自付,欠標(biāo)不補(bǔ);由對(duì)方接待或公司安排的,誤餐費(fèi)、交通費(fèi)、交際費(fèi)不得重復(fù)報(bào)支。4.2.2交際費(fèi)用額度由董事長(zhǎng)或總經(jīng)理核準(zhǔn),未經(jīng)核準(zhǔn)費(fèi)用自理。4.2.3差旅費(fèi)用一律憑證報(bào)銷,不得虛報(bào)、冒領(lǐng),上述情形一經(jīng)查出,除追回報(bào)銷款外,并視其情節(jié)輕重給以不同程度的處罰。4.2.4不同級(jí)別的員工共同出差,住宿、交通工具可按高級(jí)別員工標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,其他費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)不變。4.2.5國(guó)內(nèi)、外出差人員在同一城市出差停留30天以上的,自第31天起,住宿費(fèi)、誤餐費(fèi)按7折給付,特殊情況由總經(jīng)理審批。4.2.6報(bào)銷住宿費(fèi)需附清單。4.2.7若國(guó)內(nèi)出差應(yīng)報(bào)銷住宿費(fèi)而無(wú)相關(guān)憑證者,則按相應(yīng)住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)一半支付。出差當(dāng)日返回不報(bào)銷住宿費(fèi)。 擬定 審核 審批 XZGL-ZD-08公司車輛管理辦法 公司標(biāo)準(zhǔn)文件 公司車輛管理辦法文件編號(hào) 版本A/O 頁(yè)次1. 目的為了便于公司內(nèi)部車輛的進(jìn)出、使用、保養(yǎng)、管理,以及公司職員的車輛進(jìn)出、停放、行使和外來(lái)車輛的進(jìn)出、停放、行使等管理的問(wèn)題,特制定本辦法。2. 適用范圍所有進(jìn)出本公司的車輛及相關(guān)人員。3.公司內(nèi)部車輛管理規(guī)定3.1  公司車輛的使用、進(jìn)出。3.1.1 公司員工需要派車,需填寫“公出單”,“公出單”一式兩聯(lián),“公出單”務(wù)必注明是否派車、外出地點(diǎn)、事由、出車日期及具體時(shí)間。經(jīng)主管核準(zhǔn)簽字后,教育公司司機(jī)隊(duì)隊(duì)長(zhǎng)安排司機(jī)人員出車,如“公出單”未注明有對(duì)象要運(yùn)出廠貨沒(méi)有“公出單”警衛(wèi)應(yīng)禁止車輛處公司。3.1.2出公司時(shí),司機(jī)應(yīng)將“公出單”一聯(lián)保留,一聯(lián)交警衛(wèi),經(jīng)警衛(wèi)核實(shí)、登記,方可出廠?!肮鰡巍弊鳛槌鲕噾{證及相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷依據(jù)。車輛中帶有物品,檢查或是否有經(jīng)簽核的物品出廠憑單”。3.1.3 出廠時(shí),凡協(xié)理級(jí)以上干部出車,不需填寫“公出單“,只需在警衛(wèi)室登記“車輛進(jìn)出廠登記表”,警衛(wèi)敬禮目送出廠。3.2  公司車輛的維修、保養(yǎng)及處理。3.2.1 司機(jī)組定期為車輛進(jìn)行維修、保養(yǎng)。司機(jī)可利用在公司空閑時(shí)間維護(hù)、保養(yǎng)車輛,確實(shí)需節(jié)假日保養(yǎng)車輛的,需提前一天填寫好“車輛維修施工單”向上級(jí)報(bào)告(特殊情況除外)。經(jīng)主管批準(zhǔn)后道制定的維修單位修理。車輛修理過(guò)程中需更換零部件等產(chǎn)生的費(fèi)用需及時(shí)匯報(bào)主管,經(jīng)確認(rèn)后方可更換,并且車輛的維修保養(yǎng)建立“車輛維修記錄”,并且車輛休息更換的舊零件必須帶回公司檢查,否則費(fèi)用一律不予報(bào)銷。車輛車輛修理更換的壞/舊零件由行政部檢查,檢查后的壞/舊零件作廢品處理。對(duì)每輛車的維修保養(yǎng)建立“車輛維修記錄”,且對(duì)車輛作綜合的審核考查。司機(jī)每日行車必須填寫相關(guān)記錄,油費(fèi)以IC卡客戶消費(fèi)匯總為依據(jù)(特殊情況除外),由總務(wù)組請(qǐng)款。3.2.2 駕駛車輛的公司人員必須愛護(hù)車輛,保持車輛清潔。出車前一定要堅(jiān)持車況扦插,即做到既有、汽油、剎車、冷卻水、輪胎轉(zhuǎn)向、喇叭、燈光等安全、正常,保證汽車處于良好狀態(tài)。每周至少洗車一次,以保持車輛整潔干凈,若遇下雨天氣,則應(yīng)保持車身外觀清潔。3.2.3 每周五下午,司機(jī)必須向行政部主管匯報(bào)各自負(fù)責(zé)車輛的使用情況及特殊保養(yǎng)情況。3.2.4 車輛出車后有所損害由駕車人員負(fù)責(zé)辦理維修及有關(guān)事故的處理手續(xù)。必須要向總務(wù)報(bào)告并作“車輛違章記錄表”備案。3.3  公司車輛的管理,司機(jī)組組長(zhǎng)分配公司的車輛由指定司機(jī)管理。公司車輛的鑰匙統(tǒng)一由總務(wù)管理,需出車時(shí),由各司機(jī)到總務(wù)拿取車鑰匙。3.4  公司人員使用完公司車輛后必須將車??吭谥贫ǖ能囄簧?,不得隨意在公司里停車。發(fā)現(xiàn)違反以下規(guī)定的,由行政部執(zhí)行獎(jiǎng)罰事宜并予以公告、存檔。3.4.1 憑“公出單”出車,與用車部門作好協(xié)調(diào),未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得用公車辦私事,不得私自改變出車路線。私自決定出車或私自改變出車路線者,若經(jīng)發(fā)現(xiàn),根據(jù)清潔輕重口頭警告、記過(guò)。3.4.2 嚴(yán)禁在公出、行車、修車過(guò)程中弄虛作假、虛開發(fā)票、空車帶貨等,如被查實(shí)應(yīng)嚴(yán)加處罰,除沒(méi)收其所得外,還應(yīng)處以所得36倍的罰款,情節(jié)嚴(yán)重者予以辭退。3.4.3 對(duì)交通違章罰款,按季度核算,第一次出車人(司機(jī)和自駕出車的員工)自己負(fù)擔(dān)25%,第二次負(fù)擔(dān)65%,第三次負(fù)擔(dān)70%,第四次全額負(fù)擔(dān)(在一個(gè)季度內(nèi))。3.4.4 出車人員在外出過(guò)程中,造車車輛損壞者,由所駕人員負(fù)責(zé)辦理維修及有關(guān)事故的處理手續(xù),由于司機(jī)的主管原因造成交通違章和交通事故,致使扣證而在一個(gè)月內(nèi)不能開車的,應(yīng)屬違反公司規(guī)章制度,扣證期間,不發(fā)全額薪水,只發(fā)給最低生活費(fèi)。試用期內(nèi)扣證或扣證兩個(gè)月以上者,予以辭退。3.4.5 公司經(jīng)理級(jí)以上領(lǐng)導(dǎo)自駕出車,發(fā)生責(zé)任事故造成經(jīng)濟(jì)損失的按經(jīng)濟(jì)損失的2.5%處罰,如因酒后駕車發(fā)生責(zé)任事故的,按經(jīng)濟(jì)損失的5%處罰。3.4.6 發(fā)生責(zé)任事故造成經(jīng)濟(jì)損失,且有出車人(司機(jī)和自駕出車的員工)主觀原因的,按事故性質(zhì)風(fēng)別處以扣罰工資和扣款的處罰。一般事故(經(jīng)濟(jì)損失在2000元以下者),按經(jīng)濟(jì)損失的10%處罰,重大事故(經(jīng)濟(jì)損失在5000元以上者),按經(jīng)濟(jì)損失的6%處罰。原則上出車人(司機(jī)和因公自駕出車的員工)負(fù)主要責(zé)任,視情節(jié)罰款2001000元,負(fù)次要責(zé)任的,視情節(jié)每次罰款50500元不等。3.4.7 建立司機(jī)“車輛違章記錄表”,以作年終考核之用。全年安全行車,未出任何交通事故及違章現(xiàn)象,年終一次性給予額外獎(jiǎng)勵(lì)300元。3.4.8 每天下班后車輛一律停放在公司內(nèi),未經(jīng)批準(zhǔn)許可私用開除或停放在公司以外的沒(méi)發(fā)現(xiàn)一次罰款50元。4.公司職員車輛管理規(guī)定4.1  公司職員車輛的進(jìn)出、停放、使用和行駛。4.1.1 公司職員應(yīng)在總務(wù)處房里領(lǐng)取自制的車牌卡,進(jìn)出公司時(shí)應(yīng)將車牌卡交給警衛(wèi)處。因公需要出駛自己的車輛時(shí)也許填寫“公出單”,主管核實(shí)后方可駛出公司,駛出公司應(yīng)將車牌交給警衛(wèi),出車方位職能在區(qū)內(nèi)。4.1.2 公司職員的自行車、機(jī)動(dòng)車(電動(dòng)車、摩托車等)分開停放,并且所有車輛尾部應(yīng)超出紅線(包括后備箱);按要求停放車輛(車棚地面有劃線和標(biāo)識(shí)),分兩排擺放整齊,有推有走的,后來(lái)者插空放入;公司職員應(yīng)當(dāng)遵守秩序依次行駛車輛,減少車輛的碰撞,避免損失。4.1.3 員工不得在公司里不按規(guī)定的路線開車、停車,擾亂公司的公共秩序。應(yīng)尊重管理人員的管理和勞動(dòng),自覺維護(hù)車輛管理。公司行政部和警衛(wèi)人員執(zhí)行監(jiān)督管理。4.2  公司職員車輛的管理。4.2.1 公司職員不得在公司里不按規(guī)定的路線開車、停車,擾亂公司的公共秩序。應(yīng)尊重管理人員的管理和勞動(dòng),自覺維護(hù)車輛管理。公司行政部和警衛(wèi)人員執(zhí)行監(jiān)督管理。4.2.2 行政部執(zhí)行如下罰款事宜予以公告、存檔。如法相亂停亂放者,由警衛(wèi)人員負(fù)責(zé)扣留,領(lǐng)取車輛的人須交代管理費(fèi)10元;如逾期3天無(wú)人領(lǐng)取者,由行政部做無(wú)車主處理。所得資金直接交財(cái)務(wù)出納,作員工福利基金(下同)。車棚里面有空地,把車停放在路口,致使別人無(wú)法按規(guī)定停車者,一次罰款20元。無(wú)理取鬧者,加倍罰款,并報(bào)當(dāng)事部門的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)處理。員工車輛禁止騎入廠區(qū)及宿舍區(qū),違者給予20元的罰款。5.外來(lái)車輛管理規(guī)定5.1  總要求。5.1.1 外來(lái)機(jī)動(dòng)車、自行車,一律停放于車棚規(guī)定的停車位。無(wú)論日夜間,一律禁止機(jī)動(dòng)車、自行車騎入廠區(qū)(送水車除外)。5.1.2 外來(lái)車輛(機(jī)動(dòng)車、自行車除外)進(jìn)出均應(yīng)填寫(外來(lái)車輛登記薄)。5.2  外來(lái)車輛進(jìn)入公司。5.2.1 如公司車輛內(nèi)坐高級(jí)主管、國(guó)際友人、警衛(wèi)人員應(yīng)提前站至外崗前并敬禮。5.2.2 如一般車輛進(jìn)入公司行政區(qū)域時(shí),警衛(wèi)人員應(yīng)電話聯(lián)系被訪人員,待確認(rèn)后,由來(lái)訪人員填寫“工作(業(yè)務(wù))聯(lián)系單”并領(lǐng)取“來(lái)賓證”,警衛(wèi)人員放行外來(lái)車輛進(jìn)入公司工廠區(qū)域。5.3  外來(lái)車輛竟如公司工廠區(qū)域。5.3.1 若為裝有物品的貨車(卡車、集裝箱等)。因采購(gòu)物品到公司,警衛(wèi)人員電話通知采購(gòu)人員,核實(shí)后,要求貨運(yùn)司機(jī)將其“駕駛證”或“行駛證”暫放于警衛(wèi)室,換取“車輛臨時(shí)出入證”進(jìn)入才可進(jìn)出廠區(qū)。通知其部門人員負(fù)責(zé)將車輛帶到卸貨地點(diǎn),(如需磅重由司磅人員過(guò)磅)。5.3.2 若為裝貨出廠的貨車。警衛(wèi)人員通知出貨聯(lián)系人,核實(shí)后,要求貨運(yùn)司機(jī)將其“駕駛證”或“行駛證”暫放于警衛(wèi)室,換取“車輛臨時(shí)出入證”,由出貨聯(lián)系人通知車輛到達(dá)送貨地點(diǎn)。并由相關(guān)部門的出貨聯(lián)系人開“出貨通知單”通知相關(guān)部門。裝貨出廠時(shí)。還需廠部最高主管簽核后的“物品出廠憑單”,駛出公司時(shí),警衛(wèi)應(yīng)核對(duì)車上物品是否與“物品出廠憑單”所述物品相同,確認(rèn)無(wú)誤后方可放行;若有不符,不得出廠,并應(yīng)與“物品出廠憑單”簽核者聯(lián)系。5.3.3 車輛(施工單位車輛)若是裝運(yùn)一般的泥、沙等,進(jìn)入廠區(qū)時(shí)在警衛(wèi)處登記即可,如時(shí)工具工具、大型器械等警衛(wèi)需查看并記錄。    5.3.4 若成品出廠,還需憑“成品交運(yùn)單”,并經(jīng)主管簽核后才可出廠。5.3.5 來(lái)本公司進(jìn)行維修或辦理其他事物的車輛,警衛(wèi)人員與相關(guān)部門人員電話確認(rèn)后,由警衛(wèi)人員填寫“外來(lái)車輛出入登記表”,將其“駕駛證”或“行駛證”暫放于警衛(wèi)室,換取“車輛臨時(shí)出入證”、“工廠參訪證”及“工作(業(yè)務(wù))聯(lián)系單”讓其進(jìn)入。5.3.6 非上述情況的車輛直接與被訪者主管聯(lián)系,由有關(guān)人員陪同下方可進(jìn)入公司廠區(qū)內(nèi)。5.4  外來(lái)車輛離開公司。5.4.1 外來(lái)車輛自行政樓離開公司,警衛(wèi)人員應(yīng)回收“工作(業(yè)務(wù))聯(lián)系單”并查看是否有被訪人員簽名,同事檢查其是否攜帶物品出公司,如有物品,檢查是否有“物品出廠憑單”且有公司相關(guān)部門人員的簽名確認(rèn),如相關(guān)手續(xù)不全,警衛(wèi)人員有權(quán)阻止其離開。5.4.2 貨運(yùn)車輛以及食物性車輛自工廠離開公司,警衛(wèi)人員應(yīng)嚴(yán)格查核車輛后備箱、駕駛室等處,車上所裝有物品是否有“物品出廠憑單”且有公司相關(guān)部門人員的簽名確認(rèn),如相關(guān)手續(xù)不全,警衛(wèi)人員有權(quán)阻止其離開。5.4.3 警衛(wèi)人員應(yīng)嚴(yán)格依公司規(guī)定執(zhí)行,如無(wú)異常,警衛(wèi)人員在相關(guān)單據(jù)上簽名,收回“車輛臨時(shí)出入證”、“來(lái)賓證”、“工廠參訪證”、“工作(業(yè)務(wù))聯(lián)系單”后,退回其“駕駛證”、“行駛證”確認(rèn)放行,如發(fā)現(xiàn)異常,應(yīng)立即向部門主管報(bào)告請(qǐng)示,并暫緩車輛放行。5.5  外來(lái)車輛的管理。5.5.1 外來(lái)車輛應(yīng)當(dāng)自覺遵守本公司規(guī)章制度,由行政部與警衛(wèi)室共同監(jiān)督、管理執(zhí)行如下罰款事宜并予以公告、存檔。5.5.2 罰款事宜。廠區(qū)限速30公里每小時(shí),嚴(yán)禁超速行使,禁止鳴笛,違者罰款50元。若當(dāng)班警衛(wèi)人員因故意或工作的懈怠疏忽,未做好車輛進(jìn)出檢查或有竄通內(nèi)外人員進(jìn)行作弊的嫌疑,公司將依員工手冊(cè)的相關(guān)規(guī)定對(duì)相關(guān)責(zé)任人予以處罰并保留追究法律責(zé)任的權(quán)利。各類車輛臨時(shí)出入證不得混用、遺失或故意損害,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)行政部依據(jù)情節(jié)輕重做出50100元不等的罰款,并靜止其出入廠區(qū)。各類廠牌不得轉(zhuǎn)借與其他車輛人員或故意損壞或遺失,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)行政部依據(jù)情節(jié)的輕重作出50100元不等的罰款,并禁止其進(jìn)入廠區(qū)。6相關(guān)表單6.1  “車輛維修施工單”6.2  “車輛維修記錄”6.3  “車輛違章記錄”6.4  “外來(lái)車輛登記薄”6.5  “車輛進(jìn)出廠登記表”6.6  “公出單”6.7  “物品出廠憑單”6.8  “工作(業(yè)務(wù))聯(lián)系單”6.9  “出貨通知單”6.10 “成品交運(yùn)單”擬定 審核 審批 XZGL-ZD-09辦公用品管理辦法 公司標(biāo)準(zhǔn)文件               辦公用品管理辦法文件編號(hào) 版本A/O  頁(yè)次1. 目的根據(jù)公司方針目標(biāo)“強(qiáng)抓管理”的總體要求,控制成本、節(jié)約開支,進(jìn)一步加強(qiáng)辦公用品管理。公司對(duì)辦公用品、文銷、耗材、辦公機(jī)具維修等實(shí)施嚴(yán)格管理,特制定本辦法。2. 管理范圍2.1  管理對(duì)象為公司所有管理人員。2.2  凡公司所屬各部室、分廠配備的辦公機(jī)具、辦公設(shè)備和辦公用品。3. 采購(gòu)管理規(guī)定3.1  辦工機(jī)具設(shè)備,由設(shè)備管理部門按規(guī)定統(tǒng)一采購(gòu),金額在800元以上的應(yīng)辦理資產(chǎn)登記。3.2  辦公用品、辦公文銷由綜合辦定點(diǎn)、定批量統(tǒng)一采購(gòu),嚴(yán)格采購(gòu)審批程序,并登記入庫(kù)(品名、品牌、型號(hào)、單價(jià)、數(shù)量)。3.3  采購(gòu)工作要增強(qiáng)透明度,按需采購(gòu)。采購(gòu)過(guò)程中,應(yīng)做好市場(chǎng)調(diào)查,對(duì)其質(zhì)量、性能、價(jià)格及附加優(yōu)惠條件進(jìn)行比較,盡量以最低的價(jià)格購(gòu)買到最好的產(chǎn)品。采購(gòu)特殊辦公用品,必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.4  常用、易耗、便于保管和適于批量采購(gòu)的辦公用品可適量庫(kù)存,保障供給,避免不必要的積壓。4.領(lǐng)用管理規(guī)定4.1  在工作任務(wù)清楚,使用目的明確的原則下,由部門填寫辦公用品申請(qǐng)表,部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后,派專人領(lǐng)取。4.2  辦公用品管理人員應(yīng)堅(jiān)持原則,照章辦事,嚴(yán)格臺(tái)賬登記,控制辦公用品的領(lǐng)取數(shù)量和次數(shù),根據(jù)歷史記錄,對(duì)超出常規(guī)的申領(lǐng),辦公用品管理人員有權(quán)拒付。4.3  領(lǐng)用的非易耗性辦公用品(如訂書機(jī)、計(jì)算機(jī)、剪刀等)應(yīng)列入移交品。如重復(fù)申領(lǐng),應(yīng)說(shuō)明原因并憑損毀原物(帶有辦公用品發(fā)放標(biāo)簽的)以舊換新。4.4  凡大件物品(單件金額在80元以上)領(lǐng)取后,應(yīng)列入辦公用品資產(chǎn)管理序列,明確責(zé)任人。4.5  屬借用的辦公設(shè)備,需填寫借用單,用完后及時(shí)歸還。歸還時(shí)應(yīng)保持完好無(wú)損,如出現(xiàn)損壞,應(yīng)給予經(jīng)濟(jì)賠償。4.6  辦公設(shè)備出現(xiàn)丟失,直接責(zé)任人按價(jià)賠償,5.使用管理規(guī)定5.1  在日常工作中,提倡節(jié)省每一張紙,每一顆釘、每一滴墨、每一分錢,努力降低辦公成本。5.2  辦公用品應(yīng)為辦公所有,不得據(jù)為己有;不得用辦公設(shè)備干私活,謀私利;不允許將辦公用品隨意丟棄。對(duì)列入臺(tái)賬閑置的辦公用品及時(shí)上交辦公用品管理部門妥善保管,隨時(shí)待用。5.3  精心使用辦公設(shè)備,認(rèn)證遵守才做規(guī)程,及時(shí)關(guān)閉電源,定期維護(hù)保養(yǎng),最大限度地延長(zhǎng)辦公設(shè)備、用品使用壽命,充分發(fā)揮各種辦公用品的最大使用效率。5.4  復(fù)印紙應(yīng)用于復(fù)印,不得作草紙、包裝紙等,紙張雙面利用;應(yīng)刷品要有計(jì)劃性、合理性,印刷前經(jīng)相關(guān)部門和主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后買房可印刷,避免比必要的浪費(fèi)。5.5  對(duì)于高檔耐用辦公品,部門間應(yīng)盡量協(xié)調(diào)相互借用,一般不得重復(fù)購(gòu)置。6維修管理規(guī)定6.1  辦公設(shè)備、用品在使用中出現(xiàn)故障時(shí),由綜合辦公專人負(fù)責(zé)進(jìn)行檢查及排除,故障解決不了的,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)后,聯(lián)系退換、保修、維修。6.2  由于認(rèn)為造成設(shè)備損壞的(如電器進(jìn)水、碰撞、擅自拆裝修理等),應(yīng)由直接責(zé)任人按維修費(fèi)用的50%賠償。6.3  辦公設(shè)備老化,無(wú)維修價(jià)值,需要淘汰更換時(shí),必須由部門申請(qǐng),報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,給予更換。7.領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)7.1  辦公用品實(shí)行限額管理辦法,各分廠部室的管理人員按人均每月3元,由綜合辦統(tǒng)一下達(dá)計(jì)劃,各分廠、部室專人申領(lǐng)。7.2  特殊情況超出限額的,須寫出書面報(bào)告說(shuō)明情況,報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。7.3  綜合辦辦公用品管理人員應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)供給,做好臺(tái)賬及統(tǒng)計(jì)管理工作。擬定 審核 審批 XZGL-ZD-10員工制服管理規(guī)定公司標(biāo)準(zhǔn)文件               員工制服管理規(guī)定文件編號(hào) 版本A/O  頁(yè)次1. 目的樹立和保持公司良好的社會(huì)形象,展現(xiàn)員工精神風(fēng)貌,確保工服的規(guī)范使用和管理,特制定本辦法。2. 適用范圍適用于公司所有員工。3. 職責(zé)分工3.1 人力資源部:負(fù)責(zé)工服的統(tǒng)一制作、采購(gòu)、發(fā)放、回收,建立工作服管理臺(tái)帳,認(rèn)真做好工作服發(fā)放相關(guān)資料的存檔備案工作,并按員工實(shí)有人數(shù)加制20%至25%以備新進(jìn)人員之用;負(fù)責(zé)對(duì)員工著裝的監(jiān)督檢查。3.2  各部門:負(fù)責(zé)本部門員工工服的統(tǒng)計(jì)、穿著等日常管理工作。4.具體規(guī)定4.1品類數(shù)量4.1.1工作服分為春秋裝、夏裝、冬裝三種,春秋裝和夏裝各為兩件以便換洗,換裝時(shí)間由公司根據(jù)季節(jié)統(tǒng)一穿著。4.1.2工服發(fā)放數(shù)量及更換時(shí)間:夏季工作服:每人2件,一年一換。春秋工作服:每人2件,兩年一換。冬季工作服:每人1件,兩年一換。4.2使用管理4.2.1員工到崗?fù)瓿扇肼毷掷m(xù)后7個(gè)工作日即可按規(guī)定領(lǐng)取工服。4.2.2換領(lǐng)工作服人員需書面申請(qǐng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意,方可到總務(wù)科領(lǐng)取,并認(rèn)真填寫”工作服發(fā)放登記表”,不得冒領(lǐng)、代領(lǐng)。4.2.3員工離職時(shí)工作服不收回,按以下公式扣除成本費(fèi):?jiǎn)T工離職以12個(gè)月為折舊期,應(yīng)交納工服成本費(fèi)為:夏裝:工服成本費(fèi)=(12個(gè)月實(shí)際工作月數(shù))40元/12個(gè)月春秋裝:工服成本費(fèi)=(24個(gè)月實(shí)際工作月數(shù))60元/24個(gè)月冬裝:工服成本費(fèi)=(24個(gè)月實(shí)際工作月數(shù))35元/24個(gè)月4.3費(fèi)用說(shuō)明(此費(fèi)用變化時(shí)以新的成本費(fèi)用為準(zhǔn))夏季工作服成本費(fèi):20元/件秋季工作服成本費(fèi):30元/件冬季工作服成本費(fèi):35元/件4.4著裝要求4.4.1工作時(shí)間必須按規(guī)定統(tǒng)一著裝,穿著工服即代表公司的精神,必須保持整潔,并做到及時(shí)清洗、熨燙平整,不允許私自改動(dòng),不得出現(xiàn)臟、破等現(xiàn)象。4.4.2員工違反本規(guī)定的,通報(bào)批評(píng)并處以當(dāng)事人10元的罰款。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真配合、督促部門員工遵守本規(guī)定,當(dāng)月累計(jì)員工違反本規(guī)定超過(guò)三人次的,處以該部門負(fù)責(zé)人10元/人次的罰款。擬定 審核 審批 XZGL-ZD-11員工宿舍管理規(guī)定公司標(biāo)準(zhǔn)文件               員工宿舍管理規(guī)定文件編號(hào) 版本A/O  頁(yè)次1. 目的為了加強(qiáng)員工宿舍管理,維護(hù)員工正常生活秩序,本著有章可循、違章必究、對(duì)員工負(fù)責(zé)的原則,特制定本規(guī)定。2. 適用范圍適用于公司員工宿舍、職員宿舍。3定義3.1  員工宿舍:指助理工程師級(jí)(含)以下的人員入住的宿舍。3.2  職員宿舍:指主管、工程師(含)級(jí)以上,經(jīng)理(不含)級(jí)以下的人員入住的單間宿舍。4職責(zé)4.1  宿舍管理員:?jiǎn)T工入住、離職安排、日常維護(hù)管理、宿舍物品的請(qǐng)購(gòu)及監(jiān)督執(zhí)行相關(guān)管理制度。4.2  宿舍保安:負(fù)責(zé)宿舍消費(fèi)安全,衛(wèi)生監(jiān)督,協(xié)助宿舍管理員處理相關(guān)事項(xiàng)。4.3  清潔工:負(fù)責(zé)宿舍公共區(qū)域清潔衛(wèi)生。4.4  員工宿舍長(zhǎng):負(fù)責(zé)安排監(jiān)督本宿舍衛(wèi)生,協(xié)助宿舍管理員處理相關(guān)工作。4.5  行政主管/文員:宿舍固定資產(chǎn)管理、不定時(shí)巡查及宿舍人員名單整理。4.6  財(cái)務(wù)中心:入住公司宿舍人員相關(guān)費(fèi)用結(jié)算。5. 工作內(nèi)容

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