Excel在會計中的應用.doc

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1、成都航空職業(yè)技術學院 Excel 在會計中的應用 實 訓 指 導 書 陳其超 朱劼 編寫 2012 年 2 月第 1 版 前 言 前 言 Microsoft Excel 是一個電子表格處理軟件，是 Office 辦公軟件的核心應 用程序之一。它功能強大，操作簡單，使用范圍廣，不僅能夠制作日常工作中 的各種表格，而且還可以普遍運用于報表處理、數學運算、工程計算、財務處 理、統(tǒng)計分析、圖表制作等各個方面，同是，還提供了豐富的財務函數、數據 庫管理函數以及數據分析工具。通過運用這些功能，會計人員可以進行會計處 理、財務分析、統(tǒng)計分析、線性預測，并制作各種數據分析表、編制各種分析 模型。 在會計信息化

2、過程中，Excel 有其獨特的作用。會計信息化是會計發(fā)展史 上的里程碑，它不僅推動了會計工作的現代化進程，而且使得會計工作在社會 經濟發(fā)展中的地位和作用得到極大的提高。同時，會計處理手段及技術的現代 化，極大地提高了會計信息的及時性、準確性、科學性。Excel 作為專業(yè)的數 據處理系統(tǒng)，其功能是無可比擬的，它在實現基本的會計數據處理的基礎上， 進一步對會計信息進行分析，從而為經營管理提供更為有效、準確的決策支持。 比之昂貴的大型財務軟件，Excel 更適合中小企業(yè)處理日常會計業(yè)務的需要。 本指導書采用項目化教學方法，設計了六個項目。分別介紹了 Excel 的基 礎知識和高級應用，Excel 在

3、會計憑證制作、日記賬和分類賬創(chuàng)建及會計報表 編制這三大會計處理流程中的運用，在會計實務方面主要選取薪酬管理、固定 資產管理、往來賬款管理及財務分析等范例介紹 Excel 的應用。本指導書以會 計實務中常見的工作為任務，詳細介紹利用 Excel 解決會計實務中一些實際問 題的方法和步驟，同學們可以按照書中的操作步驟，對照范例文件進行實際操 作，迅速掌握利用 Excel 解決會計實務問題的方法和訣竅，最終開發(fā)、建立自 己的會計管理系統(tǒng)。 由于本人水平有限，講義編寫時間倉促，疏漏或不足之處在所難免，歡迎 廣大讀者同學批評指正。 目錄 目錄 項目一 EXCEL 基礎知識 1 工作任務一 EXCEL基本

4、操作 .1 項目活動一 Excel 基本操作界面及對象2 項目活動二 工作簿和工作表的操作.6 項目活動三 編輯單元格.11 工作任務二 EXCEL高級應用 .14 項目活動一 Excel 公式和函數的使用 .14 項目活動二 管理數據清單.20 項目活動三 Excel 宏及其應用24 項目二 會計憑證的制作.26 工作任務一 頁面的設計 .30 項目活動一 頁面背景的設計.30 項目活動二 頁面標題的設計.31 項目活動三 設置頁面到各個工作表的鏈接33 項目活動四 頁面的美化.36 項目活動五 保護工作表.37 工作任務二 會計科目表的制作 .38 項目活動一 建立總賬科目表.38 項目活

5、動二 修改總賬科目表.40 項目活動四 建立明細科目表.41 工作任務三 會計憑證表的制作 .42 項目活動一 會計憑證表的結構設計42 前 言 項目活動二 自動形成會計憑證編號的設置43 項目活動三 范圍名稱的定義.44 項目活動四 自動顯示會計科目的設置45 項目活動五 單元格輸入信息提示的內容47 項目活動六 會計憑證表實例.48 項目活動七 制作完成的會計憑證表的保護48 項目活動八 會計憑證表的備份 49 工作任務四 記賬憑證的制作 .50 項目活動一 記賬憑證的結構設計50 實操練 習.55 項目三 日記賬管理系統(tǒng)的建立.57 工作任務一 頁面的設計 .59 工作任務二 現金日記賬

6、的創(chuàng)建 .61 項目活動一 現金日記賬的結構設計61 項目活動二 設置數據有效性.63 項目活動三 設置條件格式.64 項目活動四 余額自動計算.65 項目活動五 計算本日合計和本月累計66 工作任務三 現金日報表的編制 .68 項目活動一 現金日報表的格式設計68 項目活動二 現金日報表數據的自動生成69 工作任務四 銀行存款日記賬的創(chuàng)建 .71 項目活動一 銀行存款日記賬的結構設計71 實操練 習.74 項目四 薪酬管理實務.75 III 工作任務一 薪酬管理系統(tǒng)基本表格的建立與數據輸入 .78 項目活動二 職工基本工資表的建立80 項目活動三 職工福利表的建立 81 項目活動四 職工社會

7、保險表的建立81 項目活動五 職工考勤表的建立 82 項目活動六 職工業(yè)績考核表的建立83 工作任務二 職工工資結算單的創(chuàng)建 .83 工作任務三 工資條的生成 .86 工作任務四 工資總額匯總表的創(chuàng)建 .88 工作任務五 工資費用分配表的建立 .91 實操練 習.93 項目五 固定資產管理實務.96 工作任務一 固定資產卡片的建立 .98 工作任務二 固定資產管理 100 項目活動一 固定資產的增加100 項目活動二 固定資產的調撥101 項目活動三 固定資產的減少102 工作任務三 固定資產折舊計算表 102 項目活動一 平均年限法計提折舊102 項目活動二 雙倍余額遞減法計提折舊 .103

8、 項目活動三 年數總和法計提折舊104 工作任務四 固定資產折舊費用分配表的建立 106 項目活動一 按固定資產折舊費用類別分析折舊費用分配情況106 項目活動二 按固定資產使用部門分析折舊費用分配情況109 工作任務五 建立獨立的固定資產卡片 109 實操練 習113 項目六 往來賬款管理實務114 工作任務一 應收款項表的創(chuàng)建 115 前 言 項目活動一 應收款項表的建立115 項目活動二 判斷應收款項是否到期118 工作任務二 應收賬款賬齡分析表 118 項目活動一 應收賬款賬齡設置118 項目活動二 應收賬款賬齡分析表的創(chuàng)建.119 項目活動三 壞賬準備計提121 工作任務三 建立應收

9、票據賬期金額分析圖 122 工作任務四 應付款項表的創(chuàng)建 125 項目活動一 應付款項表的建立125 項目活動二 判斷應付款項是否到期127 工作任務五 應付賬款賬齡分析表 128 項目活動一 應付賬款賬齡設置128 項目活動二 應付款賬齡分析表的創(chuàng)建 .129 工作任務六 建立應付款賬期金額分析圖 130 實操練 習133 項目七 會計報表的編制135 工作任務一 科目匯總表的建立 136 項目活動一 生成科目匯總表數據136 項目活動二 科目匯總表的美化139 項目活動三 科目匯總表數據的自動更新.141 工作任務二 科目余額表的建立 .141 項目活動一 科目余額表的結構設計141 項目

10、活動二 期初余額的鏈接調用142 項目活動三 本期發(fā)生額的鏈接調用143 項目活動四 期末余額的生成145 工作任務三 資產負債表的編制 146 V 項目活動一 資產負債表的格式設計146 項目活動二 資產負債表的編制步驟148 工作任務四 利潤表的編制 .149 項目活動一 利潤表的結構設計149 項目活動二 利潤表的編制步驟151 工作任務五 現金流量表的編制 151 項目活動一 現金流量表的結構設計152 項目活動二 現金流量表的編制準備153 項目活動三 現金流量表的編制步驟154 實操練 習155 Excel 在會計中的應用實訓指導書 VI Excel 在會計中的應用實訓指導書 一、

11、實訓目的與要求 本實訓的目的是使學生通過工作任務驅動的方式了解 Excel 在會計及財務 處理中的應用，能夠借此對會計日常工作的 Excel 相關應用進行分析和掌握， 并通過實訓鍛煉和提高學生的計算機操作和表格處理能力，為將來的工作奠定 良好的基礎。 在實訓過程中，學生每天在教師的指導下按照實訓指導書完成實訓任務， 具體如下： 1、每天按上課時間進行實訓，不遲到、不早退、不違反各項紀律； 2、每天按要求完成老師布置的實訓計劃，在實訓過程中認真參與，積極主動 思考，有意識地增強自己的動手能力。 3、認真總結實訓中的經驗教訓，由老師點評； 4、按要求完成實訓總結，并按時提交。 二、實訓內容 Exc

12、el 的基礎知識和高級應用、Excel 在會計憑證制作、日記賬和分類賬創(chuàng) 建及會計報表編制這三大會計處理流程中的運用，以及會計實務方面的薪酬管 理、固定資產管理、往來賬款管理及財務分析等。 三、實訓課時 60 課時（兩周） 四、實訓準備 1、分發(fā)實訓資料，進行相關說明； 2、將學生劃分為學習小組，每組由小組長負責管理； 3、向學生強調實訓紀律要求和考核辦法。 五、考核辦法 考核成績分為四個級別：優(yōu)秀、良好、合格、不合格。 優(yōu)秀：能遵守紀律、在規(guī)定時間內完成指定任務并全面參與各個環(huán)節(jié)工作， 總結認真細致； 良好：能遵守紀律、在規(guī)定時間內完成指定任務并參與各個環(huán)節(jié)的大部分 工作，總結認真； 合格：

13、能遵守紀律、在規(guī)定時間內完成指定任務并能參與各個環(huán)節(jié)工作， VII 有總結； 不合格：未能遵守紀律、未在規(guī)定時間內完成指定任務，未參與各個環(huán)節(jié) 工作，無總結。 六、實訓項目 1、模塊化教學：根據會計學習規(guī)律，將 Excel 在會計中的應用分成不同的 工作任務模塊； 2、實操練習：結合教師的講解，進行工作任務實操練習，進一步強化對 Excel 應用的理解和使用； 3、綜合任務：通過一項工作任務學以致用，運用 Excel 對會計日常工作進 行全面的管理。 七、實訓計劃表 時間周一周二周三周四周五 上午 熟悉 Excelr 基本操作 學習會計憑證 的制作 學習日記賬管 理系統(tǒng)的建立 學習薪酬管理 相

14、關表的建立 回顧練本周實 訓內容。 下午 熟悉 Excel 高 級應用 完成會計憑證 制作練習 完成日記賬相 關練習 完成薪酬管理 表格練習 檢查本周各項 目練習作業(yè) 時間周一周二周三周四周五 上午 學習固定資產 管理的建立 學習往來賬款 管理的建立 檢查本實訓練 習作業(yè) 下午 完成固定資產 表格練習 完成往來賬款 表格練習 結合前面幾個 項目內容，學 習會計三大報 表的編制 完成會計三大 報表練習。 完成實訓總結 注：實訓計劃根據實際執(zhí)行情況適度調整。 項目一 Excel 基礎知識 1 項目一 Excel 基礎知識 工作目標 隨著社會經濟的發(fā)展，企業(yè)的經濟環(huán)境也在發(fā)生著根本性變化，因此，各

15、個企業(yè)對會計職能的要求，已從單純的核算型工具發(fā)展成為能夠充分利用會計 信息并準確地分析現狀和預測未來的管理型工具。為了提高企業(yè)的會計工作效 率，每個財務人員都應該掌握計算機軟件工具，以便對會計信息做進一步的分 析。 Excel 作為一款功能強大的電子表格軟件工具，除了具有有強大的表格數據 計算和分析功能外，還可以把表格中的數據用各種統(tǒng)計圖像表示出來。利用 Excel 進行會計信息處理，可使得數據的收集、處理和分析更加科學、便捷，同 時更有利于管理理論和管理實踐的緊密結合，使企業(yè)的管理水平日益提高。 通過完成本項目的工作任務，使學習者能夠掌握 Excel 的一些基本知識， 比如它的工作界面、基本

16、元素、常用工具和常用的公式和函數的使用方法等， 幫助學習者建立對 Excel 的感性認識，為以后的學習打下基礎。 工作思路 本項目的工作思路是首先熟悉 Excel 的基本操作；掌握 Excel 公式和函數的 使用方法；理解 Excel 中圖表的處理和數據管理分析；了解 Excel 宏及其應用方 法。 工作任務一 Excel 基本操作 隨著計算機對人類社會的全方痊滲透，面向各行業(yè)的計算機應用工具應運 而生。電子表格軟件為人們提供了一種高效的數據通信、組織、管理和分析工 具，備受眾人矚目。作為辦公自動化不可缺少的 Excel 正是其中的佼佼者。 Excel 是目前市面上最強大的電子表格制作軟件，它

17、和 Word、PowerPoint、Access 等軟件一起，構成了 Office 辦公軟件的完整體系。 它不僅具有強大的數據組織、計算、分析和統(tǒng)計功能，還可以通過圖表、圖形 等多種形式將處理結果形象地顯示出來，并且能夠方便地與 Office 其他軟件互 相調用數據。 成都航空職業(yè)技術學院 Excel 在會計中的應用 2 項目一 Excel 基礎知識 3 項目活動一 Excel 基本操作界面及對象 一、Excel 操作界面 從啟動的 Excel 窗口可以看到，該窗口主要由標題欄、工具欄、編輯欄、 單元格區(qū)域、狀態(tài)欄和滾動條等部分組成，具體的位置如圖 1-1 所示。 圖 1-1 Excel 初始

18、工作窗口 1標題欄 標題欄位于工作簿的最上面，顯示的是一個 Excel 工作簿文件的名稱，如 圖 1-2。新建一個文件時，系統(tǒng)自動以 Book1、Book2 等名稱依此類推為工作簿 命名，如需重合名，在保存時進行文件的命名即可。 圖 1-2 Excel 標題欄 在標題欄的最左端是一個控制菜單圖標，稱之為 Office 圖標，單擊此圖 標彈出控制菜單，可實現以下命令： 【新建】命令：新建一個工作簿。 【打開】命令：打開一個已經保存的工作簿。 快速訪問工具欄 標題欄 Excel 程序窗 口控制按鈕 工作薄窗口控 制按鈕 Office 按鈕 功能區(qū) 名稱框 狀態(tài)欄 編輯欄 滾動條 顯示比例 顯示模式

19、 編輯欄 滾動條 成都航空職業(yè)技術學院 Excel 在會計中的應用 4 【保存】命令：保存對該工作簿的修改。 【另存為】命令：保存工作簿按指定的格式到文件夾。 【打印】命令：打印預覽和打印工作表。 【準備】命令：查看文檔屬性、檢查文檔、對文檔進行加密、限制權 限、添加數字簽名、標記為最終狀態(tài)、運行、兼容檢查器。 【發(fā)送】命令：將文檔副本發(fā)送給其他人。 【發(fā)布】命令：將文檔發(fā)布給其他人員。 【關閉】命令：關閉工作簿。 在標題的最右端有 3 個按鈕，分別是【最小化】按鈕、 【還原】按 鈕（或【最大化】 ）按鈕和【關閉】按鈕。單【最小化】按鈕可以將 Excel 應用 程序窗口縮小成一個圖標并隱藏在任

20、務欄中，再次單擊可以恢復原來的界面； 當窗口最大化時，單擊【還原】按鈕可以還原到以前大小的界面，當窗口沒有 鋪滿整個屏幕時，單擊此按鈕可以實現窗口的最大化；單擊【關閉】按鈕可以 實現窗口的關閉。 2菜單欄 菜單欄采用下拉、分級的方式分門別類地放置了 Excel 的各種命令和功能 （例如【開始】 、 【插入】 、 【頁面布局】 、 【公式】 、 【視圖】等） ，如單擊【開始】 工具選項卡，將彈出所有與文件操作相關的菜單列表，每一個菜單項對應一個 具體的功能，在工具欄菜單的右下端有一個下拉按鈕，單擊這些按鈕，可以顯 示工具欄菜單中沒有的菜單命令。 選擇菜單命時，用戶除了可以利用鼠標實現外，還可以用

21、鍵盤操作的方式 來實現。用戶可以首先按下 Alt 鍵激活菜單欄，再輸入相應菜單名稱后面的字 母，就可以激活此菜單，輸入相應菜單命令后的字母就可以執(zhí)行該命令。如按 下 Alt 鍵后，按下字母 I 可激活【插入】菜單，然后按下 P 鍵可執(zhí)行【插入圖 片】命令。 3工具欄 工具欄位于菜單欄下方，由一系列的工具按鈕組成，這些工具按鈕有的是 文字，有的是圖標。工具欄的每個按鈕都對應菜單欄中相關的命令，單擊此按 鈕就可以執(zhí)行該命令，因此使用工具欄可使操作更加簡單快捷，而且工具欄的 圖標也便于記憶，節(jié)省了許多工作時間。在工具欄中標記為黑色字體的工具按 鈕處于激活狀態(tài)可以使用，而灰色字體的工具按鈕是暫時不能使

22、用的。 如果用戶使用的工具在工具欄中沒有，則單擊工具欄右邊的擴展箭頭就會 彈出剩余的命令菜單。如果用戶不再需要某個工具欄，可以將其隱藏起來，只 要單擊【工具】菜單，把相應的工具欄名稱左側的“”取消就行。 項目一 Excel 基礎知識 5 4編輯欄 編輯欄由名稱框和編輯框組成。名稱框顯示當前活動的單元格的名稱，用 來定義當前單元格或單元格區(qū)域的地址，或者根據地址查找單元格。如圖 1-3 中，當在單元格 A1 中輸入“歡迎！”文本時，則在名稱框中顯示出活動單元 格 A1。 編輯框是輸入數據和編輯單元格數據的地方。用戶在單元格中輸入或者編 輯數據時，可首先單擊該單元格，然后輸入或編輯數據，此時在編輯

23、框中也會 顯示輸入和編輯的數據，單擊編輯框旁邊的【輸入】按鈕，或者按 Enter 鍵就 可以實現對單元格的編輯。 圖 1-3 編輯欄中同時顯示輸入的內容 5狀態(tài)欄 狀態(tài)欄位于工作窗口的最下端，用來顯示 Excel 當前的工作狀態(tài)，起著對 當前操作狀態(tài)的一個提示作用。如有關命令、工具欄、按鈕、正在進行的操作 或光標所在的位置等信息。當用戶在單元格內進行編輯時，狀態(tài)欄就顯示“輸 入”字樣，輸入完畢后將顯示“就緒”字樣。在狀態(tài)欄空白處，右擊可以自定 義狀態(tài)欄顯示的內容。在狀態(tài)欄的右下角，可以對工作簿視圖進行調整，分別 提供了普通視圖、頁面布局和分頁預覽 3 種模式供使用者選擇。除此之外，使 用者還能

24、對單元格的顯示比例進行調整。 【提示】 （1）對話框是計算機與用戶進行交流的窗口，在對話框中包括各種各樣的 選項，如選項卡、復選框、文本框、列表框、命令按鈕等，如選擇【頁面布局】 |【頁面設置】命令時就會彈出相應的對話框，各種元素的位置及作用如下。 選項卡：代表操作對象的不同屬性。 文本框：用于直接輸入或編輯文本。 列表框：用于顯示數據或其他信息。 單選按鈕：單選按鈕為圓形，每一組單選按鈕中只能選擇其中一個。 復選框：復選框為方形，每一組復選框中可以選擇其中的多個選項。 （2）快捷菜單是用戶在使用時，能夠快速顯示的一種菜單，在 Excel 窗口 的不同位置右擊，可彈出不同的快捷菜單。在快捷菜單

25、中包含了與用戶指定區(qū) 成都航空職業(yè)技術學院 Excel 在會計中的應用 6 域最相關的一些命令。不同的命令有不同的快捷菜單，用戶可以根據需要選擇 快捷菜單中不同的命令進行操作。 二、Excel 操作對象 Excel 的操作對象主要是工作簿、工作表和單元格。 1工作簿 工作簿實質上是 Excel 環(huán)境中用來存儲和處理數據的文件，也叫 Excel 文檔。 其文件類型為.xls，一個工作簿可以包含最多 255 張工作表，在黙認情況下，當 打開一個工作簿時，每個工作簿就包含三個工作表，分別命名為“Sheet1” 、 “Sheet2” 、 “Sheet3” ，這些工作表標簽位于工作簿窗口的底部，用來表示

26、工作 簿中不同的工作表，單擊不同的工作簿標簽，就可以進入相應的工作表；如果 用戶需要對這些工作表進行重命名，只要雙擊需要命名的工作表標簽，當該名 稱變成黑色的時候，直接輸入新的名稱，即可完成對工作表的重命名。 2工作表 工作表是指由行和列組成的一個表格。Excel 中每張工作表最多可由 1000000 行和 16000 列構成，其中行號是由上自下從 1 開始進行編號，列號則 由左到右用字母 A 到 XFD 進行編號。每一個新建的 Excel 工作簿，軟件會自動 建立若干個工作表，用戶可以將相關內容的表存放在同一個工作簿中，為相關 的工作表之間數據的交換與格式的一致性提供了方便。 3單元格 工作

27、表中行與列的交叉的小方格就是 Excel 的單元格，每張工作表中包括 了 104857616384 個單元格，單元格的列寬可容納 255 個字符，行高可達到 409 磅。每個單元格都有對應的地址，例如 E13 表示第 E 列第 13 行的單元格。 用戶如果要對某個單元格中的內容進行操作，可以單擊工作表中相應的單元格， 發(fā)現些單元格變成一個黑色的小方框，此時所有的操作就只針對這個單元格了。 如圖 1-4 所示。 圖 1-4 活動單元格 【提示】 由于一個工作簿中有多個工作表，為了區(qū)分不同的工作表中的單元格，要 在單元格地址前加上相應工作表的名稱，并且工作表名稱與單元格之間必須用 “！”號隔開，如

28、“Sheet3！B4”表示在 Sheet3 工作表中的 B4 單元格。 項目一 Excel 基礎知識 7 項目活動二 工作簿和工作表的操作 工作簿是 Excel 的門戶，要想運用 Excel 進行操作，首先需要創(chuàng)建一個新的 工作簿。而一個工作簿中含有多張工作表，這樣用戶就可以將相關的表存在于 同一個工作簿中，以避免多次存取的麻煩，并為相關的工作表之間數據的交換 和格式的一致性提供了方便。 1新建工作簿 如何啟動 Excel 應用程序呢？在新建 Excel 工作簿的方法上，大家可能都有 自己習慣的方法，下面我們介紹新建 Excel 工作簿的方法。 雙擊桌面上的快捷方式（如果桌面上沒有快捷方式，可

29、以使用下面的方法 來添加快捷方式：【開始】|【程序】|Microsoft Office | Microsoft Office Excel（右擊）|【發(fā)送】|【桌面快捷方式】 ，如圖 1-5 所示。 圖 1-5 添加 Excel 桌面快捷方式 右擊桌面空白處，彈出桌面快捷菜單，選擇【新建】|【Microsoft Office Excel 工作表】命令，如圖 1-6 所示。 圖 1-6 使用快捷方式新建工作簿 在桌面上依次選擇【開媽】|【程序】| Microsoft Office | Microsoft Office Excel 命令。 成都航空職業(yè)技術學院 Excel 在會計中的應用 8 選擇【

30、開始】|【運行】命令，或者使用快捷鍵（Win+r） ，彈出如圖 1-7 所 示的對話框，在【打開】文本框中輸入“Excel” ，然后單擊【確定】按鈕，同 樣可以打開一個新建的 Excel 工作簿。 圖 1-7 【運行】對話框 如果你已打開一個 Excel 工作表，單擊 Office 按鈕，在彈出的下拉菜單 中選擇【新建】工具按鈕，或者按 Ctrl+N 組合鍵也可以創(chuàng)建一個新的 Excel 工 作簿。 2保存工作簿 單擊 Office 按鈕，從彈出的下拉菜單中選擇【保存】選項，即可保存 工作簿；也可以直接使用快捷鍵 Ctrl+S 組合鍵直接保存正在編輯的工作簿。 3保護工作簿 如果要對該工作簿賦

31、予一定的權限，即對工作簿進行保護，則單擊 Office 按鈕，選擇【另存為】命令，在彈出的對話框左下方選擇【工具】命令，如 圖 1-8 所示。在下接菜單中選擇【常規(guī)選項】命令，彈出如圖 1-9 所示的對話 框，對話框中“打開權限密碼”是指用戶下次打開時需要輸入的密碼，“修改 權限密碼”是指打開工作簿后，在對工作簿進行修改時需要輸入的密碼。用戶 根據自己的需要設定密碼，設置好之后單擊【確定】按鈕，就完成相應的權限 設定了。當下次再打開這個工作簿時，就會提示你輸入打開或者權限密碼，如 果不知道該農密碼的人就打不開這個工作簿，或者無法對其中的數據進行修改。 圖 1-8 【另存為】對話框 項目一 Ex

32、cel 基礎知識 9 圖 1-9 【常規(guī)選項】對話框 4增加工作表 在黙認的情況下，一個工作簿有 3 個工作表，分別命名為“Sheet1”、 “Sheet2”和“Sheet3”。在工作中，有時候需要建立更多的工作表，此時， 只要單擊工作表標簽旁邊的【插入】按鈕，即可插入一張新的工作表；或者 右擊工作表標簽，在彈出的快捷菜單中選擇【插入】命令，如圖 1-10 所示，從 彈出的對話框中選擇工作表圖標，單擊【確定】按鈕就可以增加工作表了。 還有一種方法就是在菜單中選擇【開始】|【插入】|【插入工作表】命令。 圖 1-10 【插入】對話框 5移動工作表 在工作中，為了滿足使用的需要，有時候需要調整工作

33、表的次序，此時只 要單擊需要調整的工作標簽，并按住鼠標左鍵，使其出現一個向下的箭頭，如 圖 1-11 所示，然后將其移動到需要的位置即可。 圖 1-11 移動工作表 6復制工作表 工作表的復制與工作表的移動操作相像，單擊需要復制的工作簿標簽之后， 再同時按住鼠標左鍵和 Ctrl 鍵，在工作表標簽的前面即可出一個向下的箭頭， 拖動鼠標至適當的位置后松開鼠標和 Ctrl 鍵，完成對工作表的復制，新的工作 表會被自動命名為以前工作表的名稱后面加上字（2），例如“Sheet1”工作表 被復制以后會被命名為“Sheet1（2）”。 還有一種方法，在工作簿中右擊要復制的工作表標簽，在彈出的快捷菜單 中選擇

34、【移動或選擇工作表】命令，彈出如圖 1-12 所示的對話框：選中【建立 副本】復選框，再確定需要把工作表復制的位置，比如要把工作表移動到 Sheet2 和 Sheet3 之間，就需要選擇把工作表放在 Sheet3 之前，然后單擊【確 成都航空職業(yè)技術學院 Excel 在會計中的應用 10 定】按鈕就完成了對工作表的復制。 圖 1-12 【移動或復制工作表】對話框 7隱藏和顯示工作表 隱藏工作表，打開需要隱藏的工作表，右擊工作表標簽，在彈出的快捷菜 單中選擇【隱藏】命令，即可完成對目標工作表的隱藏；或者選擇工具欄的 【單元格】|【格式】命令，再在彈出的菜單中選擇【隱藏和取消隱藏】|【隱 藏工作表

35、】命令即可，如圖 1-12 所示。 顯示隱藏的工作表。同樣是右擊工作表標簽，在彈出的快捷菜單中選擇 【取消隱藏】命令，在彈出的【取消隱藏】對話框中選擇需要重新顯示的工作 表；或者選擇【格式】|【隱藏和取消隱藏】|【取消隱藏工作表】命令來完成。 隱藏/顯示工作表的行或列。選定需要隱藏的行或列，即將光標移至需要選 定的行號或列號上，待光標變成指向該行的箭頭時，單擊鼠標左鍵即可選擇該 行或列，在工具欄中選擇【格式】命令，在彈出的菜單中選擇【隱藏行/列】或 【取消隱藏行/列】命令，即可完成對工作表中行（列）的隱藏或打開。在圖 1-13 中，該工作表的第 3 至 7 行就被隱藏了。 圖 1-13 隱藏行

36、 8工作表的格式化 工作表的格式化是指對工作表進行排版，經過格式化操作后使工作表更加 美觀、實用、符合要求或是突出一些重點項目，使用戶對工作表一目然。 （1）自動套用格式化 在黙認條件下，Excel 為用戶提供了若干種格式，用戶在編輯完成一張工 作表后，可以套用 Excel 提供的格式，實現工作表的自動格式化。具體操作如 項目一 Excel 基礎知識 11 下： 首先，按住鼠標左鍵拖動選擇需要格式化的區(qū)域，再選擇工具欄中的【樣 式】|【套用表格格式】選項，彈出選項菜單，當選中所需要的格式后，單擊 【確定】按鈕就行了。 （2）條件格式化 有時候為了突出顯示工作表中某一部分單元格的值，可以用條件格

37、式化標 記單元格。例如對現金收付大于 10000 的單元格用紅色標記。具體操作如下： 首先選擇要格式化的單元格，在工具欄中選擇【樣式】|【格式】|【條件格式】 |【突出單元格規(guī)則】|【大于】命令，彈出如圖 1-14 所示的對話框：在文本框 中輸入 10000，設置為淺紅色填充，單擊【確定】按鈕即可。 圖 1-14 【大于】條件格式對話框 9保護工作表 對于一些不需要公開的工作表，可以對其設置和相應的密碼，進行相應的 保護，使其的閱讀權限受到限制。具體操作步驟如下： （1）單擊需要保護的工作表，選擇【審閱】|【保護工作表】命令，打開 【保護工作表】對話框。如圖 1-15 所示： 圖 1-15 【

38、保護工作表】窗口 （2）在【取消工作表保護時使用的密碼】文本框中輸入密碼，并在【允許 此工作表的所有用戶進行】復選框中選擇相應選項，然后單擊【確定】按鈕， 打開【確認密碼】對話框，再次輸入密碼，單擊【確定】按鈕就完成了對工作 表的保護。 （3）如果需要撤銷工作表的保護，先單擊受保護的工作表，選擇【審閱】 成都航空職業(yè)技術學院 Excel 在會計中的應用 12 |【撤銷工作表的保護】命令，打開【撤銷工作表的保護】對話框，輸入密碼， 單擊【確定】按鈕就行了。 項目一 Excel 基礎知識 13 項目活動三 編輯單元格 工作表是工作簿的基礎，而單元格又是工作表的基礎，對工作表的操作都 是通過單元格的

39、操作來完成的。 1輸入文本 這里的文本可以是漢字、英文字母，也可以是文本性質的數字。每個單元 格最多可包含 32000 個字符。輸入基本的漢字和英文字母，只要雙擊目標單元 格即可輸入；或者是在編輯欄中輸入相應的內容，再單擊左邊的按鈕就可以 輸入了。一個單元格中，最大可存放 21 頁的文檔。Excel 在黙認的情況下，文 本會與單元格左側對齊。例如，在單元格中輸入文本“個人筆記本電腦”，輸 入結果如圖 1-16 所示。 圖 1-16 輸入文本 【提示】 （1）如果要在單元格中輸入文本型數據，只需要在輸入的數字之前先輸入 一個單引號，這樣 Excel 就會把該數字作為文本處理。 （2）如果要在兩行

40、文字之間提行（單元格內換行），只要在兩個字之間使 用 Alt+Enter 組合鍵。 （3）如果要將左邊單元格的內容填充至指定的單元格，可按 Ctrl+R 組合 鍵，如果需要將上方單元格的內容填充至指單元格，可按 Ctrl+D 組合鍵。 2數據的輸入 Excel 中的數值是指可用于計算的數據，常見的有整數、小數、分數和邏 輯值等。數值中可以含有“+”、“-”、“%”和“￥”等符號。在單元格中輸 入數值后，數值將自動靠右對齊。如果輸入的數字超過 11 位，將自動變成類似 于“1.23E+11”的科學計數法形式；如果輸入的數字小于 11 位但單元格的寬度 不夠容納其中的數字時，將以“#”的形式表示。

41、通常情況下，我們將這些 數值統(tǒng)稱為數據，后面擔到的數據都是指這類除文本類以外的數值。 在 Excel 的單元格中，可以輸入兩種數據，即常量和公式。輸入常量的方 法與輸入文本的方法相同，即選中要輸入數值的單元格后，直接輸入數值或在 編輯中輸入數值，完成輸入后，再按 Enter 鍵即可。如果在單元格中直接輸入 公式，需要以先輸入“=”開始，然后再輸入公式內容，最后按 Enter 鍵結束公 成都航空職業(yè)技術學院 Excel 在會計中的應用 14 式的輸入，此時在單元格里就會看見公式的計算結果。 對于數據的輸入需要注意以下 3 種情況： 在輸入分數時，為了避免輸入的分數視為日期，需要在輸入分數之前先輸

42、 入“0”，再輸入一個空格，然后輸入分數。例如要在單元格 A4 中輸入分數 “1/10”，先輸入“0”，再輸入一個空格，然后輸入“1/10”，最后按 Enter 鍵，其對比結果如圖 1-17 所示。 圖 1-17 分數的輸入 【提示】 在黙認情況下，Excel 會自動將數據沿單元格右側對齊，文本自動左對齊。 輸入分數還有另外一種方法，即選中需要輸入分數的單元格并右擊，在彈 出的快捷菜單中選擇【設置單元格格式】命令，彈出【設置單元格格式】對話 框；選中【數字】選項卡，在【分類】列表框中選擇【分數】選項。 對于負數的輸入，一般可以在數字前直接加“-”號，但是如果這個附屬是 分數，則需要將這個分數先

43、加上括號，再在前面加上“-”號。 若需要輸入小數，并設置其顯示方式和小數位數等特殊數據時，具體操作 如下：選中要輸入特殊數據的單元格并右擊，在彈出的快捷菜單中選擇【設置 單元格格式】命令，打開【設置單元格格式】對話框，如圖 1-18 所示；單擊 【數字】選項卡，在【分類】列表框中選擇所需的類型，如選擇【數值】選項， 并在【小數位數】數值框中輸入“3”，單擊【確定】按鈕即可出現相應的小數。 項目一 Excel 基礎知識 15 圖 1-18 設置單元格格式 在 Excel 中，對于一般的數據只能一個一個地輸入；但是對于那些有序的、 相似的或相同的數據的輸入，就可以利用數據的填充來實現快速輸入。數據

44、的 填充操作是指在工作表中快速生成一定關系的數據。 （1）填充相同數據的操作 在 Excel 工作表中，選定輸入起始數據的單元格，輸入其數據，再把光標 放在該單元格的右下角，這時光標會變成“+”標記。然后向右或向下拖動鼠標， 這樣所經過的單元格就會顯示出該單元格中被填充的內容。單擊最后一個單元 格右下角的【自動填充選項】圖標，出現一個快捷菜單，提示選擇填充方式， 選擇“復制單元格”方式填充（系統(tǒng)黙認的是“以序列方式填充”）。例如從 A1 到 A7 都填充數學 3，先在 A1 單元格中輸入“3”，等到鼠標光標變成“+” 標記，按住鼠標左鍵并向下拖動至 A7 單元格，填充結果如圖 1-19 所示。

45、 圖 1-19 自動填充 （2）等差數列的填充 Excel 的自動填充能對于呈等差數列的序列數同樣適用，只是需要在輸入 起始數據時，至少要畋前兩個數據。例如：在起始單元格輸入“1”和“3”， 然后選中這兩個單元格，并把光標移到單元格的右下角，當光標變成“+”標記 時，按住鼠標左鍵向下拖動，填充了所選區(qū)域后松開鼠標即可。填充結果如圖 成都航空職業(yè)技術學院 Excel 在會計中的應用 16 1-19 所示。 （3）使用【填充】命令填充復雜的數據 選定起始單元格，選擇菜單欄中的【開始】|【填充】|【系列】命令，彈 出系列對話框。在【序列】對話框中，如選中【行】和【等比數列】單選按鈕， 輸入“步長值”

46、和“終止值”分別為“3”和“27”，單擊【確定】按鈕；再選 中【列】和【等差數列】單選按鈕，輸入“步長值”和“終止值”分別為“5” 和“36”，單擊【確定】按鈕，填充結果就會自動顯示在相應的單元格內。 3調整行高和列寬 在單元格中輸入數據時，有時會有一些較長的字符在輸入后因為列寬或行 高的原因被隱去一部分，所以用戶在操作時可以適當地對單元格的行高和列寬 進行調整。將光標移到將要調整的列的頂端，使光標變成雙向箭頭，按住鼠標 左鍵拖動，調整列寬。還可以把光標移動到該列的最右端，使之變成一個雙向 的箭頭，如圖 1-20 所示，然后左右拖動鼠標即可調整該列單元格的寬度。當然， 調整行高跟調整列寬的方法

47、一樣。 圖 1-20 調整列寬前后 同樣地，用戶還可以通過菜單欄來調整行高或列寬。選中需要調整的單元 格，選擇【開始】|【格式】|【行高】/【列寬】命令。例如，需要將單元格的 行高調整為 25.5 厘米，則選【行高】命令，在彈出的【行高】對話框中的【行 高】文本框中輸入“25.5”，如圖 1-21 所示，單擊【確定】按鈕。 圖 1-21 【行高】對話框 4增加行、列和單元格 在工作表的編輯過程中，有時需要添加行、列或單 元格，只需要選中需要添加行或列的單元格，再在菜單 欄中選擇【開始】|【插入】|【插入單元格】/【插入 工作表行】/【插入工作表列】命令即可。如圖 1-22 所示。 圖 1-22

48、 插入單元格、行或列 項目一 Excel 基礎知識 17 工作任務二 Excel 高級應用 項目活動一 Excel 公式和函數的使用 Excel 是一款非常強大的數據處理軟件。其在數據處理、計算機功能方面能 力不凡，從簡單的四則運算到復雜的財務運算、統(tǒng)計分析，這一系列都可以通 過相應的函數來完成。所以在 Excel 中，公式和函數是比較重要的知識，了解 并掌握它們對以后的學習有很大的幫助。 1公式的使用 公式中元素的結構或次序決定了最終的計算結果。在 Excel 中，運用公式 一般都遵循特定的語法或次序，在輸入過程中，通常以“=”開始，再輸入公式 中的各個運算元素，每個元素可以是改變或不改變的

49、數值、單元格或引用單元 格區(qū)域、名稱或工作函數，這些參與運算的元素都是通過運算符隔開的。 （1）公式中常用的運算符 公式中常用的運算符主要包括加、減、乘、除、大于、小于、等于、百分 號等。具體如表 1-1 所示。 表 1-1 運算符 運算符名稱用途 +加號加 -減號減，也可表示負 *星號乘 /斜杠除 大于號大于 0,I12-G361,I12-G3121,I12-G3366,I12-G30,J12-I330,J12-I360,J12-I390,F3,“-“)” 。 IF 函數的含義在于，若滿足賬齡判斷條件，則返回值為該筆應付款的未付 款金額，若不滿足條件則返回值為“-” 。 (8)合并 A11:

50、J11 單元格，填入“應付賬款合計：” 。 單擊 K11 單元格，在公式編輯欄輸入公式“=SUM(K3:K10)”后按回車 成都航空職業(yè)技術學院 Excel 在會計中的應用 138 鍵在 K11 單元格即顯示為未到期的應付款金額相加。 (9)利用自動填充功能將公式復制到 L11、M11、N11、O11，將各個不同賬 齡區(qū)間的應付款相加填入這幾個單元格，如圖所示。 項目活動二 應付款賬齡分析表的創(chuàng)建 應付款賬齡分析主要是分析不同賬齡的應付款未付金額在總應付款未付金 額中所占的比例。因此，應付款賬齡分析表內的百分比一欄為不同賬齡區(qū)內的 應付款未付金額占應付款未付金額合計的比例。創(chuàng)建應付款賬齡分析表

51、的具體 操作步驟如下： (1)單擊菜單欄的【插入】-【工作表】 ，插入一張新的工作表，將其調整到 合適的位置并重命名為“應付款賬齡分析表” ，并輸入賬齡分析表有關內容，如 圖所示。 其中 A4:A8，B4:B8 的內容可以用前面介紹過的“選擇性粘貼”方法來填 寫。 (2)單擊 B9 單元格，在公式編輯欄輸入公式“=SUM(B4:B8)” ，按回車鍵。 項目六 往來賬款管理實務 139 (3)單擊 C4 單元格，在公式編輯欄輸入公式“=B4/B9” ，按回車鍵后顯示結 果。此時顯示結果為小數，設置單元格格式讓其顯示為百分比數。利用自動填 充功能計算 C 列其他的百分比。 工作任務六 建立應付款賬

52、期金額分析圖 在對應付款進行了詳細的分析之后，為了能夠更直觀、清楚地了解應付款 賬期金額的分析情況，還需要創(chuàng)建一個應付款賬期金額分析圖，以圖表的形式 展現賬期金額情況。具體建立步驟如下： (1)選擇“應付款項表”中需要分析的單元格區(qū)域 K2；02 和 K11：O11（可 按住 Ctrl 鍵進行不連續(xù)區(qū)域的選擇） ，單擊菜單欄中的【插入】-【圖表】命令， 在彈出的【圖表向導】對話框中選擇“圖表類型”-“柱形圖” 。 (2)單擊【下一步】 ，顯示“數據區(qū)域” 。由于數據區(qū)域已經選好，不用再做 修改。 (3)單擊【下一步】 ，選擇【標題】選項卡，在“圖表標題”輸入“應付款 賬齡分析圖” ，在“分類(

53、X)軸”輸入“應付款未付金額” ，在“數值(y)軸”輸入 “賬齡期間” ，如圖所示。 成都航空職業(yè)技術學院 Excel 在會計中的應用 140 (4)單擊【下一步】 ，將該圖表作為新工作表插入。 (5)單擊【完成】 ，將新工作表 chartl 調整到合適的位置，并將該工作表改名 為“應付款賬齡分析圖” ，如圖所示。 (6)單擊圖標外圍任意白色區(qū)域，單擊鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇【圖 表選項】 。 (7)在彈出的【圖表選項】對話框中選擇【數據標志】選項卡，勾選“值” 前面的復選框，單擊【確定】按鈕。 項目六 往來賬款管理實務 141 (8)單擊【確定】按鈕后，圖表的柱形上顯示出數據。 (9)用

54、上述同樣的方法彈出【圖表選項】對話框，選擇【數據表】選項卡， 勾選“顯示數據表”前方的復選框。 (10)單擊【確定】按鈕后的結果如圖。 成都航空職業(yè)技術學院 Excel 在會計中的應用 142 實 操 練習 【資料 1】 和天利公司有關的業(yè)務單位的基本信息如下所示： （1） 客戶名稱華茂公司，地址為華山街 1526 號，聯(lián)系電話為：028- 23447961，法人代表是張深。 （2） 客戶名稱嘉惠超市，地址為南平街 2616 號，聯(lián)系電話為：021- 28997856，法人代表是張嘉惠。 （3） 客戶名稱利群商場，地址為新興路 315 號，聯(lián)系電話為：025- 25778952，法人代表是林渡

55、。 （4） 客戶名稱紅星商場，地址為紅星廣場，聯(lián)系電話為：025- 58995688，法人代表是趙梓。 在 2010 年 1 到 3 月間，發(fā)生了具體業(yè)務數據如下所示： （1） 與華茂公司在 1 月 2 日發(fā)生一筆業(yè)務，業(yè)務內容為出售電腦，金額 為 35,000 元，信用期為 90 天，該筆業(yè)務的對沖號為 2010-1-2-2。 （2） 與嘉惠超市在 1 月 3 日發(fā)生一筆業(yè)務，業(yè)務內容為出售主機，金額 為 70,000 元，信用期為 60 天，該筆業(yè)務的對沖號為 2010-1-10-1。 （3） 與嘉惠超市在 1 月 13 日發(fā)生一筆業(yè)務，業(yè)務內容為出售主機，金額 為 68,000 元，信用

56、期為 60 天，該筆業(yè)務的對沖號為 2010-1-31-1。 （4） 與嘉惠超市在 2 月 20 日發(fā)生一筆業(yè)務，業(yè)務內容為出售鍵盤，金額 為 65,000 元，信用期為 60 天，該筆業(yè)務的對沖號為 2010-2-14-1。 （5） 與嘉惠超市在 2 月 20 日發(fā)生一筆業(yè)務，業(yè)務內容為出售顯示器，金 額為 43,000 元，信用期為 60 天，該筆業(yè)務的對沖號為 2010-2-16-1。 （6） 與利群商場在 2 月 25 日發(fā)生一筆業(yè)務，業(yè)務內容為出售電腦，金額 為 22,000 元，信用期為 90 天，該筆業(yè)務的對沖號為 2010-2-20-1。 （7） 與利群商場在 3 月 15 日

57、發(fā)生一筆業(yè)務，業(yè)務內容為出售電腦，金額 為 99,000 元，信用期為 90 天，該筆業(yè)務的對沖號為 2010-3-8-1。 （8） 與華茂公司在 3 月 17 日發(fā)生一筆業(yè)務，業(yè)務內容為出售機箱，金額 為 30,000 元，信用期為 60 天，該筆業(yè)務的對沖號為 2010-3-12-1。 （9） 與華茂公司在 3 月 17 日發(fā)生一筆業(yè)務，業(yè)務內容為出售鍵盤，金額 為 10,000 元，信用期為 60 天，該筆業(yè)務的對沖號為 2010-3-13-1。 項目六 往來賬款管理實務 143 （10）與利群商場在 3 月 26 日發(fā)生一筆業(yè)務，業(yè)務內容為出售顯示器，金 額為 40,000 元，信用期

58、為 90 元，該筆業(yè)務的對沖號為 2010-3-21-1。 （11）與紅星商場在 3 月 28 日發(fā)生一筆業(yè)務，業(yè)務內容為出售主機，金額 為 52,000 元，信用期為 90 天，該筆業(yè)務的對沖號為 2010-3-22-1。 要求根據上述內容創(chuàng)建應收款清單。天利公司 13 月產生的應收款記當收 回情況如下所示，如果客戶在信用期內付款，可以享受 1%的折扣，要求將下述 內容填列在收款記錄表中： （1） 在 2 月 2 日收回對沖號為 2010-1-2-2 的應收款，金額為 25,000 元， 記賬憑證為 2010-2-9-1。 （2） 在 2 月 23 日收回對沖號為 2010-1-10-1 的

59、應收款，金額為 69,300 元， 記賬憑證為 2010-2-61-2。 （3） 在 3 月 1 日收回對沖號為 2010-1-2-2 的應收款，金額為 9,650 元， 記賬憑證為 2010-3-4-1。 （4） 在 3 月 13 日收回對沖號為 2010-1-31-1 的應收款，金額為 67,320 元， 記賬憑證為 2010-3-25-1。 （5） 在 4 月 16 日收回對沖號為 2010-2-14-1 的應收款，金額為 64,350 元， 記賬憑證為 2010-4-36-2。 （6） 在 6 月 16 日收回對沖號為 2010-2-16-1 的應收款，金額為 20,000 元， 記賬

60、憑證為 2010-6-52-1。 【資料 2】 天利公司壞賬準備的計提標準是：超齡時間在 30 內的按照應收款余額的 1%計 提壞賬準備，超齡時間在 30 日以上 60 日以內的按照應收款余額的 3%計提壞賬 準備，超齡時間在 60 日以上 90 日以內的按照應收款余額的 5%計提壞賬準備， 超齡時間在 90 日以上的按照應收款余額的 10%計提壞賬準備。 根據上面實驗的內容，計算各客戶在 6 月 30 日應當計提的壞賬準備金額， 并繪制圖表分析不同超齡時間段下所計提壞賬準備的比例。 項目七 會計報表的編制 144 項目七 會計報表的編制 工作目標 會計報表是綜合反映企業(yè)經營成果、財務狀況及現

61、金流量信息的書面文件， 它是會計核算的最終結果，也是會計核算工作的總結。主要的會計報表按照反 映內容的不同，可以分為資產負債表、利潤表和現金流量表。本項目的主要內 容就是分紹資產負債表、利潤表和現金流量表的編制方法和步驟。 工作思路 本項目的工作思路是首先建立會計報表系統(tǒng)工作簿，完成該系統(tǒng)的首頁設 計；然后制作或引用賬務處理系統(tǒng)的數據，編制資產負債表、利潤表和現金流 量表。項目七工作思路如下： 創(chuàng)建科目匯總表 創(chuàng)建利潤表 會計憑證表 創(chuàng)建現金流量表 創(chuàng)建科目余額表 創(chuàng)建資產負債表 補充數據 背景資料 在項目二中，凌嘉公司的會計憑證表已經輸入生成，在本項目中仍沿用該 企業(yè)的數據資料進行處理。輸入

62、的憑證數據參見本項目后附表。 工作準備 首先建立一個名為“姓名 學號 項目七.xls”工作簿，在此工作簿中建立 “首頁” 、 “科目匯總表” 、 “科目余額表” 、 “資產負債表” 、 “利潤表” 、 “現金流 量表”等工作表，各工作表分別完成相應的工作任務。 “首頁”工作表的建立方 水運在前面項目二中已作介紹，這里不做贅述，下面分別介紹其他各工作表的 設計方法和步驟。 項目七 會計報表的編制 145 工作任務一 科目匯總表的建立 科目匯總表是將一定期間內的所有經濟業(yè)務，根據相同的會計科目進行歸 類，定期匯總出每一個會計科目的本期借方發(fā)生額合計數和貸方發(fā)生額合計數 的一種表格?？颇繀R總表在會計

63、賬務核算過程中起著承上啟下的作用。一方面， 將一定期間發(fā)生的經濟業(yè)務分門別類地進行匯總；另一方面，為編制會計報表 提供數據?？颇繀R總表的格式如圖 7-4 所示： 圖 7-3 科目余額表 項目活動一 生成科目匯總表數據 科目匯總表是建立在會計憑證表基礎之上的，其數據來源于會計憑證表。 我們可以利用 Excel 中的數據透視表功能將已形成的會計憑證表生成科目匯總 表數據。按照慣例，已將所需要的范圍名稱定義完成。具體的操作步驟如下： （1） 打開“會計憑證表”工作表。 （2） 單擊菜單【數據】|【數據透視表和圖表報告】命令，在彈出的【數 據透視表和數據透視圖向導】對話框中選擇“Microsoft E

64、xcel 數據列表或數據 庫”和“數據透視表” （如圖 7-4 所示） 。然后單擊【下一步】按鈕 成都航空職業(yè)技術學院 Excel 在會計中的應用 146 圖 7-4 建立“數據透視表”步驟 1 （3） 單擊菜單【插入】|【名稱】|【粘貼】命令（如圖 7-5 所示） 圖 7-5 選擇數據透視表的數據來源 （4） 選擇“會計憑證表”范圍名稱粘貼在“選定區(qū)域” ，如圖 7-6 所示， 然后單擊【下一步】按鈕。 圖 7-6 粘貼范圍名稱后的對話框 項目七 會計報表的編制 147 （5） 在【數據透視表和數據透視圖向導】對話框中選擇【新建工作表】 按鈕，并單擊【布局】按鈕。 （6） 在【數據透視表和數

65、據數據透視圖向導】對話框中將“年” 、 “月” 拖動到“頁”區(qū)域（如圖 7-7 所示） 。 圖 7-7 設置“數據透視表”數據布局 （7） 在【數據透視表和數據透視圖向導】對話框中將“科目代號” 、 “總 賬科目”拖動到“行”區(qū)域（如圖 7-7 所示） 。 （8） 在【數據透視表和數據透視圖向導】對話框中將“借方” 、 “貸方” 拖動到“數據”區(qū)域（如圖 7-7 所示） 。 （9） 雙擊“計數項：借方” ，在彈出的【數據據透視表字段】對話框中將 “匯總方式”選為“求和” ，在【數字】按鈕中選擇“會計專用” ，將“小數點 位數”選為“2” ， “貨幣符號”選為“無” 。按同樣步驟操作“計數項：貨

66、方” ， 然后單擊【確定】按鈕，如圖 7-8 所示。 圖 7-8 設置“數據透視表”字段 成都航空職業(yè)技術學院 Excel 在會計中的應用 148 （10） 返回【數據透視表和數據透視圖向導】對話框（如圖 7-9 所示） 。 圖 7-9 完成“數據透視表”布局 （11） 單擊【完成】按鈕。并將新生成的工作表 Sheet1 重命名為“科目匯 總表” 。 （如圖 7-10 所示） 。 圖 7-10 完成后的“數據透視表” 項目活動二 科目匯總表的美化 用“數據透視表”生成的科目匯總表在格式上與會計上熟悉的科目匯總表 還有一定的差距，現在將在已生成的“數據透視表”基礎上進行美化和調整， 具體操作步驟如下： （1） 選擇第一行并單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“插入”命 項目七 會計報表的編制 149 令，在表格頂頭插入一行。 （2） 選擇 A1：E1 單元格，單擊【全并及居中】按鈕，輸入“科目匯總表” ，并單擊