2014年 辦公室管理形成性考核冊

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1、 辦公室管理形成性考核冊<<一>> 一、將辦公室實務工作的簡要內容填入下列表格，內容基本相同的填在一行中。本題主要考核本課程的第一章第2點的“辦公室實務的范圍和內容”這一知識點。 辦公室實務工作一覽表 序號 國內一般性 國外一般性 國內企業(yè)（含外企）、 1 文書撰寫 按上司的口頭或書面指示完成信函。 記錄上司指令及會談、會議內容 2 文書制作 復印資料。 打印文稿及表格 3 文書處理 在權限內按自己的意思發(fā)出信函。 信函和郵件的處理。 4 檔案管理 檔案管理。 5 會議組織 安排會議事務，并做會議記錄或綱要。 記錄上司指令

2、及會談、會議內容。 6 調查研究 協助上司準備書面的財務報告、研究報告。 7 信息資料 準備好公司要公開的資料； 收集及整理各種信息 8 信訪工作 替上司接洽外界人士。例如記者、工會職員等。 接待賓客和員工的來訪。 9 接待工作 接待來訪賓客； 10 協調工作 以電話往來維持和外界的良好公共關系。 11 督查工作 督導一般職員或速記員。 12 日程安排 替上司定約會并做好記錄； 13 日常事務 閱讀并分類信件 通訊事務、電話； 14 辦公室管理 辦公室環(huán)境的布置和整理 保管辦公室設備及用品 15 其他臨時交辦的事

3、項- 以速記記下上司交待的事項； 執(zhí)行上司交辦事項 16 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。 17 外出辦事，如銀行、郵局等。 二、辦公用易耗品主要包括哪些？ 辦公用易耗品主要有： 1.信封、紙張； 2．軟盤、光盤等； 3．鉛筆 4．圓珠筆； 5簽字筆或鋼筆； 6．修正液或修正帶； 7．印盒； 8．各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等； 9．小刀； 10．日歷等； 11．其他，如標簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。 國內

4、電視大學學生交流社區(qū)，提供學習資料下載，交流，電大就業(yè)指導等。本題在書上有明確答案，得分率很高。主要認真閱讀教材，就能答對 三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何？ 本題主要考核本課程的第二章第1點的“文員工作指導思想”這一知識點。文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。 1．計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，并思考以什么方法進行效率會最佳。 2．實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。 3．檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相

5、同性質的工作加以比較分析。 三者的關系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯系形成一個循環(huán)。 文員首先要仔細制定計劃，然后根據這個計劃去實施，并嚴格檢查其結果，使得這個結果對下一次的計劃有所幫助和啟示。 同學們在回答這道題時，需要注意本題一共有兩個問題。不僅要求你闡述三個步驟是什么，而且還要說明三者之間的關系如何。 四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。本題主要考核本課程的第二章第1點的“按照‘優(yōu)先順序’處理工作”這一知識點。按照“優(yōu)先順序”制定計劃書時，要按以下三個步驟進行：

6、1．將自己要做的事情分為：A.是否應該做的事？B.是否做或不做都無所謂的事？C.是否不可以做的事？對于A要集中精力做，對于B和C可以從計劃中刪掉。 對于A類事情再進行分類，分為： 2、 重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不緊急的事（第三做）；雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事（可以請他人代勞）。 3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。 本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書，不要抄襲。 五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方法的認識。 1．請示方法和報告方法

7、； 2．計劃方法和總結方法； 3．受意方法； 4．傳達方法； 5．進言方法； 6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。 答： 1、受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分為直接受意（即領會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。 受意方法要注意： （1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要

8、打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；(6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。 2．結合實際談體會。 我曾經經歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。 才開始工作時，我到一家房地產公司當文員。有一天，總經理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當時，我沒有經驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，

9、根據總經理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。 從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。 辦公室管理形成性考核冊<二> 一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。 同： 1．都應先問好，再傳達自己的信息； 2．都應保持耐性、熱情的態(tài)度； 3．通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情； 4．都應簡明扼要表達自己的意思。 異： 1．打電話應首先查清楚對方的電話號碼；接電話應等電話鈴響2—4聲就接聽。 2．打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。 二、怎樣做好為領導篩選電話的工作，主要做法有哪些？ 1、詢問對

10、方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。 2、平常做好來電目錄，對特殊的人，特殊的號碼進行登記。 3、最好有一本各單位的，和其它單位領導人的電話號碼本。 4、如果領導不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。 三、簡要回答郵件分揀的一般標準。 （1）按照收件人的姓名分揀； （2）按照郵件的重要性分揀； （3）按照收件部門的名稱分揀。 四、怎樣處理上司不在時的郵件？ 1、如果上司習慣于每天給辦公室打電話，就應該把內部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的內容大致記錄，這樣就可以隨時向上司匯報； 2、如果上司沒有每天給辦公室打電話的習慣，應該主動打電話把

11、需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他； 3、如果上司離開時間較長，應把所有郵件——無論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他； 4、盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理； 5、把寄給上司的郵包連續(xù)編號(如3—1、3—2、3—3、3—4)，這樣就會知道所寄的郵件上司是否全部收到了。如果上司外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了； 6、如果上司正在度假，并且不讓秘書轉交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，并在對發(fā)件人回復的信中告訴對方何時可以得到回復； 7、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標上

12、“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。 五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？ 答： 1．上司正在開會時； 2．上司繁忙時； 3．上司即將外出時； 4．遠道來訪或有重要事情的來訪時。 辦公室管理形成性考核冊<<三>> 一、提高會議效率，文秘人員應注意哪些方面，請列出相關要點。 1、遵循法律法規(guī)、 2、合理確定會議目標、 3、確定必要的與會者、 4、減少會議數量、 5、縮小會議規(guī)模、 6、簡化會議程序、 7、縮短會議時間、 8、控制會議經費、 9、分析會議成本。

13、 二、日程安排計劃表的種類大致有幾種？ 試以其中一種為例，編制一份××預定表。本題主要考核本課程的第八章第4點的“日程安排計劃表的種類和管理”這一知識點。以下為參考答案： 1．日程安排計劃表的種類：` （1）年預定表。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。一般于年初將整個年度的活動事項整理成表，再通知各部門。 （2）月預定表、周預定表、日預定表。 月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預定計劃 周預定表是一個月預定計劃中的一周計劃，此

14、預定計劃比月預定表更詳細。 日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從早到晚的業(yè)務活動。 2．各種預定表的編制請同學們參照教材P.166—P.170上的例子，編寫。 年預定表： 一月 5 日(星期一) 開工典禮 8 日(星期四) 董事長視察 二月 2 日(星期二) 常務董事會 9 日(星期一) 公司紀念日 25日(星期三) 成本會議三月 2日(星期一) 常務董事會 3日(星期二) 分行經理會 25日(星期三) 成本會議 三、文秘人員應為上司商務旅行做哪些準備工作，請列出工作要點。 答： 準備

15、旅行計劃和旅館信息 制定約會計劃 為商務洽談收集資料 決定旅行用品 四、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？ 1．提神醒腦的服務。 上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。 2．私事方面的協助。 協助的方法應視實際情況，其一是與業(yè)務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事： 1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。 （2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文

16、秘人員是下屬同事的關系來協助他解決私人的事務。 3．財物管理。包括： （1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。 4．其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。) 五、舉辦一般規(guī)模的宴會，需要做哪些工作，請列舉相關要點，并選擇其中某一項工作，做出較為具體的說明。

17、 答： 1、.根據參加宴會的人選地點，定檔次 2.發(fā)請?zhí)? 3.確定參加人員，訂餐 4.到舉辦宴會時間的前一天在進行一次人員核實。不能到到的人員再次邀請。 5.到時間正式進行。 文秘人員應在宴請開始的前一天通過電話了解情況，一切是否按照計劃執(zhí)行，可以采用倒計時的方法，將以上內容再細化成更詳細的表格，逐項確定時限，要求負責人完成進度，在宴請的當天，文秘人員必須親自檢查每一項工作是否妥善安排，有否臨時發(fā)生的問題，如有應盡快給予解決，文秘人員在宴會當日應負責招待的工作，迎客、帶路，宴會結束分送紀念品禮物，以及送客，要提醒客人帶回代辦保管的物品，會后協助收拾會場。 辦公室管理形成性考核冊

18、<<4>> 1、簡要闡述社交話題的選擇原則。 合適的話題包括： （1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等； （2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等； （3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人情等； （4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等； （5）積極、健康的生活體驗的話題； （6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。 不合適的話題包括： （1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。 （2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。 （3）

19、過于敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。 （4）自己不甚熟悉的話題。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。 （5）夸耀自己的話題。 （6）庸俗的、色情的話題。 （7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業(yè)機密的話題。 二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？ 1．印章的使用的主要形式為： （1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。 2．落款章、騎縫章、更正章的使用范圍： （1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。 （2）騎縫章用于帶

20、有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。 （3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自行更正的憑信。 三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。 1．收文處理的程序： 簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。) 2．分送的基本原則： （1）屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理； （2）屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；)

21、（3）分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批； （4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理； （5）在文件份數少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱 四、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。 1．類型： （1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。 2．按問題特征立卷的含義： 將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯系和處理情況，運用最廣泛。 同學們回答第一個問題時，應在以上要點的基礎上進行一定的說明和闡述?；卮鸬诙€問題時，應舉例說明。 五、簡要說明電子文件歸檔的基本方法。 1、將應歸檔的最終版本的電子文件存入磁光介質上，脫機后可以存放于別處。 2、采用數據壓縮工具對網絡上應歸檔的電子文件進行壓縮，然后刻錄入磁光介質上，但采用的壓縮工具的過必須統(tǒng)一規(guī)范。 3、將確定要歸檔的電子文件在網絡環(huán)境下進行一次備份操作，然后將其存放在磁光介質上 4、采用雙套制歸檔。 8