公司辦公室管理制度 (2)

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1、管 理 制 度標(biāo)題：辦公管理制度 編 號(hào)：BG001版 次：A/0發(fā)布日期： 制 定： 審 核： 顧 問：林 染 批 準(zhǔn)： XXXX有限公司管理部制 XX年X月 標(biāo)題：公司辦公管理制度編 號(hào)制 定審 核顧 問批 準(zhǔn)生效日期版 次頁(yè) 碼BG001林染A/01/5公司辦公室管理制度1、目的：為了做好公司辦公管理工作，規(guī)范公司工作場(chǎng)所，達(dá)到提高公司經(jīng)營(yíng)管理水平的目的。2、范圍：本制度規(guī)范了公司辦公的基本功能、內(nèi)容及要求等，適用于公司辦公管理規(guī)定。3、職責(zé)：3.1公司管理部負(fù)責(zé)公司辦公日常管理工作，負(fù)責(zé)制定辦公行政事務(wù)及辦公場(chǎng)所的日常管理工作，同時(shí)制定公司辦公的管理制度，對(duì)違反辦公管理制度的人和事進(jìn)行

2、處罰。3.2其他部門及人員應(yīng)積極配合綜合管理部做好公司辦公事務(wù)的日常管理工作，并遵守公司制定的相關(guān)辦公管理的規(guī)定。4、管理辦法4.1公司辦公場(chǎng)所管理4.1.1公司辦公場(chǎng)所是公司經(jīng)營(yíng)使用的場(chǎng)所，每位員工應(yīng)愛惜公司的財(cái)產(chǎn)，若有損壞照價(jià)賠償。4.1.2辦公場(chǎng)所應(yīng)保持安靜、清潔衛(wèi)生（衛(wèi)生管理參照公司衛(wèi)生管理制度）。4.1.3公司辦公場(chǎng)所分為總經(jīng)理室、副總經(jīng)理室、行政室、會(huì)議室、綜合辦公區(qū)、倉(cāng)庫(kù)等，每位員工應(yīng)自覺遵守公司各項(xiàng)規(guī)定。4.1.4公司因經(jīng)營(yíng)所需配置的辦公用品應(yīng)合理使用及妥善保護(hù)，不得損壞，否則予以相應(yīng)處罰或依損失大小處以一定賠償。4.2公司人員文明守則4.2.1公司人員要文明禮貌，不得說(shuō)臟話、

3、粗話。4.2.2同事之間要以禮相待，團(tuán)結(jié)互助。4.2.3與主管要以職務(wù)相稱，不得直呼其名。4.2.4不得隨意翻動(dòng)別人的東西及查看別人的資料。4.2.5熱情接待來(lái)訪客人，當(dāng)客人與主管談話要懂得回避。4.2.6上班時(shí)要全心投入，沒事要懂得找事做。4.2.7要做好工作計(jì)劃，事情做完要及時(shí)回報(bào)。4.2.8遵守公司各項(xiàng)規(guī)章制度。4.3印鑒管理4.3.1公司印鑒由管理部專人負(fù)責(zé)保管。標(biāo)題：公司辦公管理制度編 號(hào)制 定審 核顧 問批 準(zhǔn)生效日期版 次頁(yè) 碼BG001林染A/02/54.3.2公司印鑒的使用，必須由總經(jīng)理簽字許可后，管理印鑒人方可蓋章，如違反此項(xiàng)規(guī)定造成的后果，由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。4.3.3公

4、司所有需要蓋印鑒的介紹信說(shuō)明及對(duì)外開出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)登記，以備查詢存檔。4.3.4公司一般不允許開具空白介紹信，如因工作需要或其他特殊情況確需開具時(shí)，必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批條，方可開出持空白介紹信，外出工作回來(lái)必須向公司匯報(bào)其介紹信的使用情況，未使用的空白信條必須交回公司管理部予以銷毀。4.3.5 蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。4.4檔案管理4.4.1歸檔范圍4.4.1.1公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議合同、項(xiàng)目方案、通告通知、客戶檔案、購(gòu)銷合同等具有參考價(jià)值的文件材料等。4.4.1.2公司根據(jù)經(jīng)營(yíng)檔案資料將分為三類：A類為合同資

5、料；B類為內(nèi)部管理資料；C類為技術(shù)、業(yè)務(wù)、客戶等資料。各檔案資料定期由各部門將檔案資料歸集到管理部，管理部要建立檔案柜，將公司各類檔案進(jìn)行整理、分類、建立目錄，以便查閱。4.4.1.3檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級(jí)檔案必須設(shè)定保密登記，并采取相應(yīng)的保密措施。4.4.2檔案的借閱與索取4.4.2.1總經(jīng)理借閱檔案，可通過檔案管理人員，辦理借閱手續(xù)直接提檔。4.4.2.2公司其他人員需借閱檔案時(shí)，要經(jīng)上級(jí)主管批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。4.4.2.3借閱檔案必須愛護(hù)、保持整潔、嚴(yán)禁涂改、注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要必須摘錄和復(fù)制，凡屬密

6、級(jí)檔案必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔案經(jīng)檔案管理員批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。4.4.3檔案的銷毀4.4.3.1任何人非經(jīng)總經(jīng)理允許無(wú)權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。4.4.3.2若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案文件須經(jīng)檔案管理員批準(zhǔn)后方可銷毀。4.4.3.3經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案文件，檔案人員要認(rèn)真填寫編制銷毀清單由專人監(jiān)督銷毀。4.5公文打印管理標(biāo)題：公司辦公管理制度編 號(hào)制 定審 核顧 問批 準(zhǔn)生效日期版 次頁(yè) 碼BG001林染A/03/54.5.1公司公文的打印工作由管理部負(fù)責(zé)。4.5.2各部門打印的公文或其他資料須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字交管理部打印。4.5

7、.3 公司的資料整理、制度編寫要做到起草、修改、打印、校對(duì)、批準(zhǔn)、發(fā)放。4.5.4公司的制度統(tǒng)一由管理部打印、發(fā)放、管理、其他部門要制定制度應(yīng)報(bào)管理部審核或備案。4.5.5所有公司的制度由管理部統(tǒng)一發(fā)放。4.6辦公用品的管理4.6.1辦公用品的分類4.6.1.1固定資產(chǎn)：是指價(jià)值在100元以上的辦公用品，如：電話、手機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、電腦、計(jì)算器、辦公桌、辦公椅、沙發(fā)、空調(diào)、冰箱、柜子、電風(fēng)扇、車輛等耐用品。4.6.1.2低值易耗品：是指100元以下的辦公用品，如：便簽、鉛筆、圓珠筆、鋼筆、筆筒、電池、辦公夾子、檔案袋、回型針、墨水、筆記本等低值易耗辦公用品.4.6.2辦公用品的管理4.6.

8、2.1管理部負(fù)責(zé)公司辦公用品的管理工作，對(duì)辦公設(shè)備、低值易耗品、通訊設(shè)備的采購(gòu)、保管、維護(hù)與發(fā)放。 4.6.2.2公司各部門將所需辦公用品于每月25日?qǐng)?bào)至管理部。管理部根據(jù)實(shí)際用量和庫(kù)存情況制定采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后購(gòu)置。 4.6.2.3每天要及時(shí)做好辦公用品入庫(kù)和領(lǐng)出登記，在日清月結(jié)的條件下，月末對(duì)所有單據(jù)按部門統(tǒng)計(jì)，及時(shí)轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部結(jié)算。 4.6.2.4管理部建立公司固定資產(chǎn)總賬，對(duì)每件物品需進(jìn)行編號(hào)，每半年進(jìn)行一次普查，如發(fā)現(xiàn)非正常損壞或丟失，由當(dāng)事人賠償。4.6.2.5管理部負(fù)責(zé)收回公司離職人員的辦公用品和物品。4.6.3辦公用品的采購(gòu)4.6.3.1各部門所需特殊辦公用品的采購(gòu),應(yīng)先填

9、寫辦公用品申請(qǐng)單 (見附表一)，經(jīng)主管審核、總經(jīng)理審批后,由管理部進(jìn)行采購(gòu)。4.6.3.2管理部根據(jù)所需部門提出的辦公用品采購(gòu)計(jì)劃單進(jìn)行采購(gòu),由專人進(jìn)行采購(gòu), 采購(gòu)前由采購(gòu)人員填寫請(qǐng)款單,經(jīng)財(cái)務(wù)審核,報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，到市場(chǎng)進(jìn)行采購(gòu).4.6.3.3采購(gòu)人員將采購(gòu)的辦公用品進(jìn)行入庫(kù),入庫(kù)前由管理部專管人員進(jìn)行核對(duì)品種、數(shù)量,質(zhì)量、規(guī)格等，并將所采購(gòu)的辦公用品進(jìn)行入庫(kù)登記.4.6.4辦公用品的發(fā)放4.6.4.1辦公用品發(fā)放時(shí)間為每周星期二、五下午，其它時(shí)間不予發(fā)放。特殊情況如新進(jìn)人員領(lǐng)用辦公用品,或其它臨時(shí)性辦公用品領(lǐng)用經(jīng)總經(jīng)理特批的，則不在此列。標(biāo)題：公司辦公管理制度編 號(hào)制 定審 核顧 問批 準(zhǔn)

10、生效日期版 次頁(yè) 碼BG001林染A/04/54.6.4.2管理部要根據(jù)正常用量準(zhǔn)備適量庫(kù)存低值易耗品以備日常領(lǐng)用，對(duì)特殊的固定資產(chǎn)及批量較大的低值易耗品，遵循誰(shuí)申請(qǐng)誰(shuí)領(lǐng)用的原則。采購(gòu)人員在采購(gòu)時(shí)應(yīng)貨比三家,選擇價(jià)廉物美的商品.4.6.4.3辦公用品的領(lǐng)用要進(jìn)行登記（低值易耗品），并將領(lǐng)用的物品填寫在辦公用品領(lǐng)料登記表 (見附表二). 4.6.4.4在領(lǐng)取固定資產(chǎn)時(shí)，要填寫領(lǐng)料單(見附表三), 領(lǐng)料單要經(jīng)部門主管和總經(jīng)理批準(zhǔn).4.6.4.5管理部對(duì)有關(guān)固定資產(chǎn)要編號(hào)造冊(cè),如辦公桌椅及柜類等。4.6.5辦公用品的使用標(biāo)準(zhǔn)職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)備注總經(jīng)理級(jí)大班桌、電腦、茶井等2000元以上經(jīng)理級(jí)辦公桌、電腦等5

11、00元以下主管辦公桌、電腦等200元以下職員辦公桌等50元以下臨時(shí)人員配制相關(guān)物品20元以下注:具體辦公用品的申請(qǐng)按標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)申請(qǐng),但要進(jìn)行批準(zhǔn).特殊人員及辦公要求由管理部申請(qǐng)配制,由總經(jīng)理批準(zhǔn)實(shí)行.4.6報(bào)刊及郵件管理4.6.1 報(bào)刊管理人員每半年按照公司要求及各部門需求，做出訂閱報(bào)刊計(jì)劃及預(yù)算，負(fù)責(zé)辦理有關(guān)訂閱手續(xù)。4.6.2報(bào)刊管理人員每日負(fù)責(zé)將報(bào)刊取回，并進(jìn)行處理、分類、登記并分別送到有關(guān)部門，有關(guān)部門處理后一周內(nèi)，交回管理部，由報(bào)刊管理人員統(tǒng)一保管存檔備查。4.7.3任何人不得隨意將報(bào)刊挪作他用，若需處理，需經(jīng)管理部批準(zhǔn)。4.7.4公司郵件的收發(fā)必須有專人負(fù)責(zé)。4.7.5負(fù)責(zé)收發(fā)人必

12、須每天查收郵件，及時(shí)反饋信息。4.7.6未經(jīng)總經(jīng)理同意，其他人員不得隨便查收、查看公司郵件。4.8電腦及傳真管理4.8.1電腦是公司的辦公設(shè)備，由管理部統(tǒng)一管理。4.8.2未經(jīng)同意任何人都不能隨意動(dòng)用公司電腦里的資料。標(biāo)題：公司辦公管理制度編 號(hào)制 定審 核顧 問批 準(zhǔn)生效日期版 次頁(yè) 碼BG001林染A/01/54.8.3公司電腦的密碼不能隨意改動(dòng)，以免造成其他使用電腦人員的不便。4.8.4電腦里的所有文件、檔案資料，未經(jīng)總經(jīng)理同意不得拷貝、打印等。4.8.5公司的傳真必須由專人負(fù)責(zé)。4.9電話的管理4.9.1公司的電話是對(duì)外聯(lián)系的窗口。4.9.2 接打電話時(shí)，要文明禮貌。4.9.3上班時(shí)不

13、能打私人電話。如需要打私人電話，也要長(zhǎng)話短說(shuō)。5、其他5.1本規(guī)定如有未盡事宜或隨著公司的發(fā)展有些條款不適應(yīng)工作需要的，各部門可提出修改意見，提交管理部研究，并提請(qǐng)總經(jīng)理批復(fù)。5.2本規(guī)定經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效。6、附件表一：辦公用品申請(qǐng)單表二：辦公用品領(lǐng)料登記表 表三：領(lǐng)料單(購(gòu)買)表四：入庫(kù)單(購(gòu)買)表一： 辦公用品申請(qǐng)單部門: 年 月 日名稱數(shù)量用途需求時(shí)間備注 批準(zhǔn)： 審核: 制定: 辦公用品申請(qǐng)單部門: 年 月 日名稱數(shù)量用途需求時(shí)間備注 批準(zhǔn)： 審核: 制定: 辦公用品申請(qǐng)單部門: 年 月 日名稱數(shù)量用途需求時(shí)間備注 批準(zhǔn)： 審核: 制定: 表二：辦公用品領(lǐng)用登記表序號(hào)物品名稱數(shù)量領(lǐng)料人領(lǐng)料人部門領(lǐng)料日期批準(zhǔn)人1234567891011121314151617181920附表一入庫(kù)登記表序號(hào)入庫(kù)日期名稱規(guī)格單價(jià)原庫(kù)存量入庫(kù)量現(xiàn)庫(kù)存量經(jīng)手人1234567891011121314151617181920附表二出庫(kù)登記表序號(hào)出庫(kù)日期名稱規(guī)格單價(jià)原庫(kù)存量出庫(kù)量現(xiàn)庫(kù)存量經(jīng)手人123456789101112131415161718192010