新版公司采購流程管理制度公司采流程管理制度公司采購流程管理制度公司采購流程管理制度匯編

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1、新版公司采購流程管理制度公司采流程管理制度公司采購流程管理制度公司采購流程管理制度匯編 （1）請購的部門； （2）請購物料所屬項目； （3）請購的用途； （4）請購的物料名； （5）請購的物料數(shù)量； （10）請購單填寫人； （11）請購部門主管； （13）財務審核人； （14）公司總經(jīng)理。 3請購單及其提報規(guī)定 （1）請購單應按照要素填寫完整、清晰 ，由公司領(lǐng)導審核批準后報采購部門； （2）固定資產(chǎn)申購按照附表一（固定資產(chǎn)購置申請表）的格式進行填寫提報； （3）其他材料設備及工程項目申購按照附表二（物料采購申請表.）的格式填寫提報； （4）日常零星采購按照公司印制的按照附表三（物料采購審批單）

2、的格式填寫提報； （5）請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份； （6）涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交； （7）遇公司運行急需的物料，公司領(lǐng)導不在的情況，可以郵件或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)后補。 （8）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。 （9）請購單的更改和補充應以書面形式由公司領(lǐng)導簽字后報采購部。 4公司物料請購單的提報部門 （1）公司經(jīng)營安裝及維修保養(yǎng)業(yè)務所需的物料、勞務、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由所需部門提報； （2）公司生活及辦公的物料、固定資產(chǎn)、服

3、務或其他生活及辦公項目由營管部提報； （3）公司各部門專用的物料由各部門自行提報。 二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定 1、請購的接收要點 （1）采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導審批； （2）接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖片或詳細參數(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物料不采購的原則； （3）通知倉庫管理人員核查請購物料是否有庫存； （4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物料應及時通知請購部門。 2、請購單的分發(fā)規(guī)定 （1）對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理； （2）對于緊急請購項目應優(yōu)先處理； （3

4、）無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門； （4）重要的項目采購前應征求公司相關(guān)領(lǐng)導的建議。 3、采購周期的規(guī)定 （1）常規(guī)商品采購周期在7天， （2）遇到緊急采購應匯報公司領(lǐng)導采取快速優(yōu)先采購的策略，緊急采購商品周期在3天時間； 三、詢價及其規(guī)定 1詢價請應認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通； 2屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應整理、歸類集中打包采購； 3對于緊急請購項目應優(yōu)先處理； 4所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價； 5對于請購部門需求的物料或其他物料，如有成本較低的替代品可以推

5、薦采購替代品； 6遇到重要的物料、項目或預估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價前應先向公司相關(guān)領(lǐng)導匯報擬邀請報價或投標單位的基本情況，按照附表四（擬報價/招標單位名單）的格式提報公司領(lǐng)導批準方可詢價或發(fā)放標書； 7詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應對不同品牌進行詢價； 8除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預算金額在1萬元以上的所有項目都應要求至少三家上的供應商參與比價或招標采購，比價或招標項目應至少邀請四家以上單位參與；單次采購金額預算價格在20萬元以上的項目應由采購部組織招標，公司相關(guān)領(lǐng)導參與監(jiān)督；單次采購金額預算價格在100萬元以上的項目由公司領(lǐng)導決定是否委

6、托第三方機構(gòu)代理招標； 9 比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我公司所需物料和項目的能力； 10比價采購或招標采購應按照附表五（物料詢價表）的格式或擬定完整的招標文件格式進行詢價； 11在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領(lǐng)導批示。 三、比價、議價 1對廠商的供應能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務質(zhì)量進行確認； 2對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出； 3收到供應單位第一次報價或進行開標后應向公司領(lǐng)導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格； 4重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地

7、考察了解供應商的各方面的實力等； 5參考目標或理想中標價格與擬合作單位或擬中標單位進行價格及條件的進一步談判。 四、比價、議價結(jié)果匯總 1比價比價、議價匯總前應匯報公司相關(guān)領(lǐng)導，征得同意后方可匯總； 2比價、議價結(jié)果匯總應按照附表六（比價/招標匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核； 3如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導審核應進行修改或重新處理。 五、合同的簽訂及其規(guī)定。 1合同 合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作

8、主要涉及安裝、維修，保養(yǎng)材料及配件買賣合同。 （1）合同正文應包含的要素 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點； 采購物料/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認圖紙是合同不可分割的部分； 包裝要求； 合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應注明； 付款方式； 工期； 質(zhì)量保證期； 質(zhì)量要求及規(guī)范； 違約責任和解決糾紛的辦法； 雙方的公司信息； 其他約定。 （2）合同簽訂及其規(guī)定 1）如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責任； 2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低； 3）為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；

9、4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協(xié)助清點； 5）質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期； 6）詳細約定發(fā)票的提供時間及要求； 7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設備類的合同一般應分按照預付款、驗收款，調(diào)試服務款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等 8）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款； 9）違約責任一定要詳細、具體； 10）比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作； 11）合同簽定簽應按照附表七（合同審查批準單）的格式對合同初稿進行巡簽審查； 12）合同巡簽審查通過后應由公司領(lǐng)導簽字，加蓋公

10、司合同章方可生效； 13）簽訂的所有合同應及時報送財務部門。 六、付款及合同執(zhí)行 1付款規(guī)定 （1）所有已簽訂合同付款時應參照公司的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行； （2）按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款； （3）按照貴司規(guī)定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八（資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財務部付款； （4）財務部門在接到付款審批單后應在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導。 2合同執(zhí)行 已簽訂合同由采購部負責人負責跟進，由采購部負責人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并

11、及時通知請購部門及公司領(lǐng)導； （2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約； （3）合同在履行期間應按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應及時協(xié)商并簽訂補充合同； 七、報驗與入庫 1報驗 （1）供應單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應及時的通知倉儲部門進行驗收； （2）對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司采購部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行； （3）達到質(zhì)檢和報驗條件的合同標的物料，采購部門應在第一時間聯(lián)合其他相關(guān)使用部門進行質(zhì)檢。檢驗合格，出具報驗結(jié)果證明書，對于質(zhì)檢不及時延誤需求使用或不能入庫的情況采購部門應負主要責任； （5）用于公司

12、生活和辦公，以及固定資產(chǎn)的物料同樣均在質(zhì)檢范疇之內(nèi)。 2入庫 （1）公司所有的材料、設備及外協(xié)配件入庫前均應通過采購部門的檢驗或驗收； （2）合同標的物在確定發(fā)往公司庫房后，采購部應及時通知倉儲部門，由倉儲部門及時安排卸貨與搬運； （3）采購部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物料接受； （4）倉儲部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品，應及時的入庫，并及時出具入庫清單； （5）外協(xié)配件應按照原材料入庫； （6）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務按照公司財務規(guī)定不入庫。 附表一 固定資產(chǎn)購置申請表 企業(yè)名稱： 編號： 申請部門 申請時間購置資產(chǎn)名稱購置數(shù)量預算單價預算金額購置原因： 購置后效益分

13、析：部門負責人 分管領(lǐng)導分管財務副總 總經(jīng)理 年 月 日 附表二 采 購 申 請 表 申請部門： 填報日期： 年 月 日采購類別：耗材 材料 配件 辦公用品 低值易耗 其他 購置原因：序號名稱規(guī)格型號數(shù)量估價（總價）交貨期備注12345678備注： 編制人： 部門經(jīng)理： 分管副總： 采購副總： 財務副總： 總經(jīng)理： 附表三 工程物料采購審批單 部門名稱 年月日 序號項目名稱規(guī)格 單位數(shù)量單價金額審批備注總經(jīng)理：分管副總：財務審核：財務副總合計金額大寫：￥： 經(jīng)辦人： 部門負責人： 復核人： 序號投標單位名稱資質(zhì)情況業(yè)績情況聯(lián)系人電話/傳真手機電子郵箱備注123456789附表四 擬報價/招標單

14、位名單 單位名稱： 填報日期： 年 月 日 經(jīng)辦人： 采購部： 分管副總： 采購副總： 財務副總： 總經(jīng)理： 附表五 物料詢價表 日期：年 月 日 需求單位：序號 材料名稱規(guī)格型號單 位數(shù)量單價小 計備 注1234567合計：供方 信息報價單位（蓋章）：供貨 周期 付款方式聯(lián)系人電話 傳真郵箱 公司網(wǎng)址辦公地址：需方 信息公司名稱：聯(lián)系人商務：電話傳真技術(shù)：郵 箱 公司網(wǎng)址辦公地址： 郵 編： 備注：1.本報價含17%的增值稅，含運費； 2.本單只做詢價用，非正式訂單。 附表六 比價/招標匯總表 企業(yè)名稱： 制表時間： 年 月 日 物料 名稱規(guī) 格單位包裝 標準公司名稱一次報價二次報價工期付款

15、 方式聯(lián)系人選定 廠家采購部意見： 經(jīng)辦人： 采購部： 技術(shù)副總： 分管副總： 財務副總： 總經(jīng)理： 備注： 附表七 合同審查批準單 合同編號: 合同名稱： 合同標的物：產(chǎn)品（承攬）單價/合同總額： ￥： 元（人民幣： 元整）。招（評）標情況： 詳見報價及合同。合同洽談人：公司律師意見：品管意見：分管副總意見：分管財務副總意見：公司總經(jīng)理意見： 附表八 資金支出審批單 部門名稱 年 月 日 序號項目名稱支付依據(jù) 合同金額已付金額 申請金額審批備注總經(jīng)理：財務副總分管副總：財務審核：合計金額大寫：￥：經(jīng)辦人： 部門負責人： 復核人： 附表九 付款申請審批單 合同編號: 合同名稱：付款依據(jù)： 合同金額、已付款額：申請付款方式、付款金額： 合同金額：￥ 元； 已付款額：￥ 元； 申請付款金額：￥ 元； 質(zhì)保金: ； 本次申請付款大寫：合同洽談人：分管副總意見：財務副總意見：總經(jīng)理意見： 材料檢驗檢驗管理制度 目 的：對材料特性，質(zhì)量進行檢測和監(jiān)控，驗證材料要求得到滿足，以確保需求部門的要求。 范 圍：適用于對安裝所需的所有的外購配件， 職 責：材料主管，庫管負責材料質(zhì)量檢驗的控制，采購主管領(lǐng)導負責不合格產(chǎn)品的處置和處置的控制 問題件返修流程