哈佛管理技能培訓(xùn)教程之經(jīng)理信息處理能力

《哈佛管理技能培訓(xùn)教程之經(jīng)理信息處理能力》由會(huì)員分享，可在線閱讀，更多相關(guān)《哈佛管理技能培訓(xùn)教程之經(jīng)理信息處理能力（25頁珍藏版）》請(qǐng)?jiān)谘b配圖網(wǎng)上搜索。

1、 哈佛管理技能培訓(xùn)課程：第3單元哈佛經(jīng)理的能力第6章哈佛經(jīng)理的信息處理能力 第六章哈佛管理者的信息處理能力 1.信息收集 □ 信息收集的基本原則 術(shù)語信息或數(shù)據(jù)根據(jù)應(yīng)用領(lǐng)域具有不同的定義。結(jié)合通用術(shù)語和英文解釋，信息應(yīng)包括以下內(nèi)容： (1) 事實(shí)與真相(FACT)：指尚未“處理”的事件的本來面目。 （2）信息、通知（INFORMATION）：指已經(jīng)傳達(dá)并在一定程度上進(jìn)行了整理的事實(shí)。 (3)智力、智慧(INTELLIGENCE)：指經(jīng)驗(yàn)或理性推理所創(chuàng)造的事實(shí)或思維方法。

2、 (4)知識(shí)(KNOWLEDGE)：指發(fā)現(xiàn)和思考所產(chǎn)生的系統(tǒng)概念。 (5) 報(bào)告：指實(shí)況調(diào)查后的記錄結(jié)果和結(jié)論。 (6)數(shù)據(jù)、記錄(DATA)：指收集事實(shí)后記錄的所有文字。 (7) 報(bào)道、謠言（NEWS）：指最新的、有新聞價(jià)值的事實(shí)，以及對(duì)這一事實(shí)的傳播。 □ 收藏動(dòng)機(jī) 在管理人員開始收集數(shù)據(jù)之前，請(qǐng)回答以下問題： (1) 你想得到什么具體信息？ (2) 必須提供哪些信息？ (3) 哪些意想不到的地方可能隱藏目標(biāo)數(shù)據(jù)？ 不分青紅皂白和漫無目的始終是數(shù)據(jù)收集者最常犯的錯(cuò)誤。就像你曾經(jīng)不知道自己需

3、要什么信息，但收集了一個(gè)月的結(jié)果，你似乎仍然了解結(jié)果，你總是認(rèn)為只要不斷收集，就可以區(qū)分目標(biāo)；事實(shí)上，這種好運(yùn)出現(xiàn)的機(jī)會(huì)非常小。最終的結(jié)果是你面對(duì)一堆“所有有用的”材料，卻不知道該用什么。 □ 系統(tǒng)布置 收集動(dòng)機(jī)的例子可能并不適用于每個(gè)經(jīng)理，但如果你仔細(xì)考慮步驟，可以總結(jié)出五個(gè)原則： (1) 發(fā)現(xiàn)不尋常的東西。不注意和不驚訝是許多人失去機(jī)會(huì)的原因。對(duì)于日本人來說，在 1980 年代初期，在傳統(tǒng)的咖啡店里，經(jīng)常有很多情侶面對(duì)面坐著。他們既不說話，也不“興奮”，只是無動(dòng)于衷。為什么深情的人一走進(jìn)咖啡店就變了？如果有人能學(xué)到更多，很有可能

4、會(huì)找到另一個(gè)消費(fèi)市場(chǎng)。 (2)個(gè)人經(jīng)歷。 1988年，日本推出高端國產(chǎn)車SIMA，每輛售價(jià)高達(dá)500萬日元，卻詭異一售而空，成為當(dāng)年最受歡迎的汽車。很多人都在琢磨其中的緣由，但各家媒體的工作人員卻在拼命的圍繞著這輛車的名字、配件、性能轉(zhuǎn)。至少有一半的記者連這輛車長什么樣子都不知道，于是整理了各種這樣的理由來說服讀者。其實(shí)這款車最大的優(yōu)勢(shì)在于它擁有酷似女性身體輪廓的“性感曲線”，符合強(qiáng)調(diào)Body Concious的時(shí)代潮流，證明有市場(chǎng)“女性化”機(jī)械產(chǎn)品。自稱“書生不出門，能知天下事”的你，有時(shí)應(yīng)該動(dòng)一下筋骨，出去看看，以免被二手信息所蒙騙。 (3) 回顧性。一切都有它

5、的時(shí)間流逝。就像每個(gè)孩子都有父母、祖父母和曾祖父母一樣，沒有人會(huì)……突然冒出來。經(jīng)理必須調(diào)查他的生活背景和親屬，才能了解孩子的生活。行為模式。其他事情也是如此。 (4)擴(kuò)大空間。在狹隘的環(huán)境中，許多念頭被擠壓，導(dǎo)致其本質(zhì)逐漸消失，思維的敏捷也隨之消失。與其在自己的部門認(rèn)真思考，不如看看其他部門的流程？與其卡在這個(gè)行業(yè)，不如看看其他行業(yè)？看看其他國家？閉門造車總是會(huì)失敗。 (5) 與圖表相關(guān)聯(lián)。當(dāng)管理者感到困惑時(shí)，最好拿出筆和紙，寫下關(guān)鍵詞或畫一些圖形，通過有形的圖文思考，用自己的想法來啟發(fā)自己。事實(shí)上，從目前個(gè)人電腦的普及來看，很有可能將個(gè)人的原創(chuàng)想法輸入電腦，積累

6、到一定程度后，再利用電腦的移動(dòng)功能對(duì)這些想法進(jìn)行回顧和分類。用電腦整理思路時(shí)，不妨在每一行的開頭設(shè)置一個(gè)代碼，可以使用英文字母和音標(biāo)，方便檢索和分類。 當(dāng)然，如果你覺得用電腦不方便，用卡片也是一種方法，但是每張卡片只能寫一個(gè)東西，這樣就不會(huì)混淆了。 □ 收集計(jì)劃 任何一種工作都有起點(diǎn)和終點(diǎn)，尤其是在專題征集材料的情況下，更重要的是要有“期限”的意識(shí)， 為了高效地趕上工作進(jìn)度。一般來說，在收集數(shù)據(jù)時(shí)應(yīng)制定合理的計(jì)劃。無論是專題數(shù)據(jù)還是長期收集，都必須分階段進(jìn)行處理，可以分為三個(gè)步驟： 1.設(shè)置“產(chǎn)品”類型

7、 如果是長期的數(shù)據(jù)收集工作，管理者必須確定未來數(shù)據(jù)歸檔的內(nèi)容和形式；如果是專題數(shù)據(jù)采集，則需要考慮未來使用這些數(shù)據(jù)的方法，即確定最終“產(chǎn)品”的外觀： (1) 結(jié)果是口頭報(bào)告還是書面報(bào)告？（2）報(bào)告可以手寫； (3) 報(bào)告必須打字嗎？ (4) 你想把報(bào)告送到印刷廠打印成冊(cè)子嗎？ (5) 是否需要附上照片、幻燈片、錄像帶等圖像資料？ 2、合理分配時(shí)間、人才和資金 收集信息最簡單的方法是向相關(guān)人員征求意見，而將信息帶到圖書館或在書店購買書籍是立即采取行動(dòng)的方法。也有人投入大量金錢和人力在海外搜集大量信息。對(duì)于使用何種方法沒有硬性

8、規(guī)定，具體取決于個(gè)人或團(tuán)體的需求和財(cái)務(wù)資源。 3、開展“工作流程管理” 一個(gè)單位如何制定一個(gè)合適的進(jìn)度管理進(jìn)度表，對(duì)于管理者來說是一個(gè)難題。根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)，設(shè)定截止日期是日程管理的重中之重。 （一）需要判斷所收集的信息是否充分； （二）需要專人負(fù)責(zé)，分工明確； （3）要清晰展示每個(gè)人的工作進(jìn)度，評(píng)估是否完成。將此表輸入電腦，然后打印出來，用各種符號(hào)表示不同的工作進(jìn)度。有變化時(shí)，用電腦修正進(jìn)度。有了這份清單，每個(gè)人的工作量就一目了然，可以作為計(jì)算工資的參考。 □ 收集原則 在收集數(shù)據(jù)時(shí)，即使是個(gè)人的工作，也應(yīng)該有一套

9、工作規(guī)則。一旦開始收集，你會(huì)發(fā)現(xiàn)大量復(fù)雜、多樣、不同的規(guī)格如潮水般涌現(xiàn)，尤其是小團(tuán)體工作時(shí)，所獲得的信息更加混亂。在這一點(diǎn)上，工作規(guī)則是唯一可以處理這種混亂的工具。 統(tǒng)一格式是制定工作規(guī)則的主要內(nèi)容。在分工越來越細(xì)化的現(xiàn)代工作中，只有統(tǒng)一的格式，才能充分發(fā)揮專業(yè)分工和綜合績效兩大優(yōu)勢(shì)。一般來說，統(tǒng)一格式可以從以下四個(gè)方面入手： 一、統(tǒng)一規(guī)范 根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，最好用文字描述和記錄內(nèi)容規(guī)范的設(shè)置?？斩吹拿枋鲂Ч麜?huì)逐漸消失，黑白字可以作為證據(jù)。 2.統(tǒng)一的紙張規(guī)格 在任何數(shù)據(jù)收集工作結(jié)束時(shí)，都必須在紙上進(jìn)行處理。無論處理數(shù)據(jù)

10、的機(jī)會(huì)有多少，無論它多么先進(jìn)，如果沒有紙質(zhì)數(shù)據(jù)的幫助，仍然難以處理。當(dāng) 1980 年代辦公自動(dòng)化熱潮開始時(shí)，許多人宣布紙張將在辦公室消失，自動(dòng)化機(jī)器將取代紙張成為辦公室的新寵。事實(shí)上，文字處理器和個(gè)人電腦確實(shí)成為了新寵。但是這些機(jī)器可以處理的紙張量像洪水一樣淹沒了辦公室。 A、B紙規(guī)格混用很麻煩。即使放在同樣大小的文件夾或書柜中，也會(huì)顯得參差不齊。因此，使用A型紙來保存書面材料比較容易?？傊?，在開始工作之前，首先要確定紙張的統(tǒng)一尺寸。理想的尺寸當(dāng)然是A?4，但還是要看工作的需要。無論如何，紙張規(guī)格的統(tǒng)一必須以提高工作效率為原則，不應(yīng)該與客戶背道而馳。 3、統(tǒng)一機(jī)械制造材

11、料的規(guī)格 無論有多少形式的數(shù)據(jù)，在收集時(shí)總是有一種媒介可供選擇。 “聽人話”也是一種方法，但“大腦”媒體的準(zhǔn)確性和記錄長度不僅有限而且可疑，因此人們發(fā)明了書寫筆 近年來，打破傳統(tǒng)文本媒體形式的工具是電子信息記錄媒體。最早成為電子信息記錄器的明星是磁帶錄音機(jī)、個(gè)人電腦、文字處理器和錄像機(jī)。雖然功能和型號(hào)不同的新刻錄機(jī)層出不窮，但這些發(fā)展中的介質(zhì)無法轉(zhuǎn)換和互通，規(guī)格也不統(tǒng)一。因此，我們?cè)谑占瘮?shù)據(jù)時(shí)，還必須選擇電子媒體的規(guī)格。另外，由于每種媒介各有優(yōu)劣，各有各的優(yōu)點(diǎn)，所以一旦確定了某種電子媒介，就要有使用到底的決心，而不是隨意切換。中間。比如現(xiàn)在有些人使用VHS大小的磁帶

12、作為素材收集工具，有些人使用8cm錄像帶錄制素材。如果兩者混為一談，整體就會(huì)出現(xiàn)很大的混亂。 同樣，如果數(shù)據(jù)收集是由工作組完成的，那么每個(gè)人都會(huì)使用不同的計(jì)算機(jī)規(guī)格來處理信息，將其存儲(chǔ)在磁盤上，最終將數(shù)據(jù)傳輸?shù)綌?shù)據(jù)庫中，這將是非常困難的。所以收藏前的規(guī)格是統(tǒng)一的，恐怕要花更多的時(shí)間去考慮和設(shè)計(jì)。 4. 收集的信息最好是原始文件 像任何謠言、謠言一樣，只要是由人力資源處理的信息，都會(huì)在一定程度上變質(zhì)，從而產(chǎn)生“以假亂真”的效果。 即使是處理同一件事的不同報(bào)告之間，文章中應(yīng)該相同的重點(diǎn)也會(huì)有所不同，這就是為什么管理者每天要閱讀幾份報(bào)紙的原因。因此

13、，在收集和引用文獻(xiàn)和參考資料時(shí)，一定要調(diào)出原始文獻(xiàn)，千萬不要引用“別人的引證”。雖然這可能很麻煩，但它是收集和使 用數(shù)據(jù)的重要原則。濫用二手?jǐn)?shù)據(jù)的后果是相當(dāng)嚴(yán)重的。因此，在收集信息時(shí)，一定要找到最原始的來源，即使找不到原始的，也必須了解情況，確認(rèn)事實(shí)。 2. 信息收集技術(shù) □ 信息收集的目的 1.排序的目的是為了縮短“搜索時(shí)間” 簡單來說，“組織”就是為了縮短“搜索時(shí)間”，提高效率。 “檢索時(shí)間”是什么意思？實(shí)際上，它原本是計(jì)算機(jī)的專用名詞，指的是從查詢、搜索到獲取信息的整個(gè)過程所花費(fèi)的時(shí)間。例如，當(dāng)你在寫稿子時(shí)，遇到一個(gè)寫不出來的

14、詞，從離開辦公桌拿到字典到打開字典找到你想要的詞所花費(fèi)的時(shí)間可以稱為“檢索時(shí)間”。如果只是為了書架的整潔美觀，按照書籍的大小分類，表面上可能看起來很漂亮，但是當(dāng)你想找到你需要的信息時(shí)，就很麻煩了。相反，書架不是按大小而是按類型排列的，雖然外表看起來參差不齊，雜亂無章，但從“搜索目的”的角度來看，卻能充分發(fā)揮書架的真實(shí)效果，達(dá)到事半功倍的效果。效果事半功倍。 . 2.信息組織要關(guān)注“個(gè)人需求” 為“個(gè)人”整理信息，不需要考慮別人的立場(chǎng)，只要能方便使用，不顧別人的意見，這是最好的整理方式。例如：百科全書的封面，原本是為美容和收藏而設(shè)計(jì)的，如果你把它全部拆下來當(dāng)自己的枕頭，把

15、整套書放在一個(gè)容易看到的地方，甚至把每本書都標(biāo)記在上面書架 書的固定位置，這是一種很好的做法。當(dāng)然，客廳書架或壁爐上的一套百科全書就是一個(gè)完美的裝飾。你真的不應(yīng)該這樣對(duì)待百科全書，但如果你站在百科全書的本義上，你的做法真的是“物盡其用”。畢竟，當(dāng)你需要一本百科全書時(shí)，你總能在最短的時(shí)間內(nèi)得到你想要的資料。 在信息組織方面，一旦顧慮太多，就不會(huì)奏效。整理時(shí)，一定要考慮到“自需”的原則。 并且為了縮短檢索時(shí)間，我們可以設(shè)計(jì)一套適合您的排序方式。然而，即便是苦心設(shè)計(jì)的排序方式不摻雜其他因素，實(shí)施后發(fā)現(xiàn)所需的檢索時(shí)間比排序前要長。因此，應(yīng)該重新研究這套整理方法。 3.

16、當(dāng)你開始收集信息時(shí)，不要期望一個(gè)“完美的產(chǎn)品” 組織信息的最佳方式是力求簡單。剪報(bào)時(shí)，如果看到自己認(rèn)為需要的部分，應(yīng)立即撕下，然后將剪報(bào)粘貼在活頁紙上。積累到一定程度后，考慮重新排序。一開始，你應(yīng)該先考慮“什么樣的信息更適合你？”等因素，然后設(shè)定收集的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)也騰出寶貴的時(shí)間來完成它。但是，如果你最終發(fā)現(xiàn)距離“完美產(chǎn)品”還有很長的路要走，你會(huì)很灰心。 我勸各位管理者在整理信息之前先收集一段時(shí)間，不要以為“這就是完美的信息”。畢竟，在信息組織中，“完美”是一種無法企及的境界。事實(shí)上，如果有“為了獲得 在信息分類上花太多時(shí)間的人簡直就是傻瓜。

17、 好用，事半功倍。熟能生巧，逐漸你可以更有效地組織信息。經(jīng)過不斷的改進(jìn)， 我們必須能夠設(shè)計(jì)出最好的整理方法，在不同的情況下應(yīng)用，充分發(fā)揮其效果。比如，為了高效組織復(fù)雜的業(yè)務(wù)，您絞盡腦汁設(shè)計(jì)了一個(gè)得力助手——“信息檢索秘書”，讓您在工作時(shí)能夠快速獲取所需的信息。 4、信息收集的出發(fā)點(diǎn)是“完成目的” “信息檢索秘書”是根據(jù)實(shí)際需要設(shè)計(jì)的。在收集各種信息時(shí)，要有嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度。 信息收集也需要“優(yōu)先”。如果沒有完成目的的意識(shí)，所收集的信息將沒有任何意義。 五、信息采集標(biāo)準(zhǔn) “比缺乏更好”的收集方法可以讓您獲得大量信息。然而，這是一種相

18、當(dāng)不明智的做法。為什么？像野馬一樣收集信息，光是整理出來就需要很長時(shí)間，更別說“利用”了。“請(qǐng) 不不停地存儲(chǔ)信息，果斷地決定數(shù)據(jù)的選擇，是一種智慧。 “我相信很多有經(jīng)驗(yàn)的人都會(huì)堅(jiān)強(qiáng) 調(diào)整這個(gè)原則。選擇標(biāo)準(zhǔn)是一個(gè)大學(xué)問題。在收集信息時(shí)，“選擇標(biāo)準(zhǔn)”是一件非常困難的事情，往往會(huì)在收集信息時(shí)產(chǎn)生心理障礙。因此，建議管理者不要執(zhí)行“撤除標(biāo)準(zhǔn)”，而應(yīng)執(zhí)行“采用標(biāo)準(zhǔn)”。一般人都有“易得難舍”的心理障礙。落實(shí)“領(lǐng)養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)”會(huì)更符合一般人的心理狀態(tài)。但是，“采用標(biāo)準(zhǔn)”的重點(diǎn)不是從一開始就使用它們，而是在收集到一定程度的數(shù)據(jù)后，根據(jù)“他們?yōu)槭裁催@樣做”來實(shí)施“采用標(biāo)準(zhǔn)”。這時(shí)，數(shù)據(jù)收集

19、就變得實(shí)用了。 信息的收集和整理是以“自為目的”為前提的。每隔一段時(shí)間，你就要做這種“目的意識(shí)” 類，然后通過“采用標(biāo)準(zhǔn)”來組織所需的數(shù)據(jù)，這樣就永遠(yuǎn)不會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)選擇的問題。完整的數(shù)據(jù) 采集，由于選擇標(biāo)準(zhǔn)不同，無法及時(shí)使用“采用標(biāo)準(zhǔn)”。 有效地組織數(shù)據(jù)。 □ 信息收集的特點(diǎn) 信息就像生物一樣，隨時(shí)隨地衍生和擴(kuò)展；尤其對(duì)于現(xiàn)代人來說，浩瀚的信息就像是一片汪洋大海。經(jīng)理們每天收到的早報(bào)和晚報(bào)加起來就這么多；他們?cè)谲嚴(yán)锟吹降氖菑V告；公司的公文、商業(yè)資料如洪水般在他們手中流淌；書籍、雜志、電視節(jié)目、廣播磁帶，甚至一本新的計(jì)算機(jī)手冊(cè)

20、都是信息家族的一部分。這些數(shù)不勝數(shù)的材料，看似足以淹死 人，但實(shí)際上，大部分與工作無關(guān)的材料，卻很容易丟失。想要在信息社會(huì)過上健康的生活，除了大膽的選擇，別無他法。 無論信息多么重要，如果僅僅以剛剛獲得的形式保存，由于表達(dá)方式和媒介的不同，將無法對(duì)其進(jìn)行總結(jié)和應(yīng)用。無組織的數(shù)據(jù)不會(huì)提高工作效率。 1、工作效率 當(dāng)很多人第一次嘗到數(shù)據(jù)組織的甜頭時(shí)，不由得喜出望外，而這種愉悅感逐漸讓很多人把數(shù)據(jù)放在 整理是一種愛好，永遠(yuǎn)不會(huì)厭倦。當(dāng)然，每個(gè)人都有不同的愛好，但不能把愛好誤認(rèn)為工作，否則很容易回到原點(diǎn)，浪費(fèi)精力，毫無意義。

21、 有這么多人無限制地剪輯，發(fā)布和歸檔，這只是一種愛好。就工作而言，數(shù)據(jù)整理是只要你能在需要的時(shí)候找到需要的數(shù)據(jù)。也許你認(rèn)為如果你花時(shí)間和金錢剪掉不必要的報(bào)紙，你不妨在生活中做一些更有建設(shè)性的事情。數(shù)據(jù)整理不是信息工作的目的。就是把各種規(guī)格的一手資料整理好，然后用在工作中，發(fā)揮整體的作用；數(shù)據(jù)組織的最終目的是“工作”，而不是“組織”。因此，管理者必須在收集到的數(shù)據(jù)中找到一些規(guī)律，將其作為武器，或者創(chuàng)造暢銷的產(chǎn)品，或者尋找更有利的商機(jī)。創(chuàng)造效益絕對(duì)是信息化工作的終極目標(biāo)。 2. 整理保存 數(shù)據(jù)整理可以分為“組織”和“保管”兩部分。 “數(shù)據(jù)組織”就是通過歸檔、剪輯、索引

22、等方式從事“組織存儲(chǔ)技術(shù)”。然而，這種分揀和存儲(chǔ)技術(shù)大多是善后工作。通過處理，可以在日后需要時(shí)，快速、方便地獲得必要的信息。雖然這項(xiàng)技術(shù)很重要，但更重要的是如何利用收集到的數(shù)據(jù)。市場(chǎng)上有很多關(guān)于“數(shù)據(jù)排序”的書籍，但過分強(qiáng)調(diào)排序和存儲(chǔ)的技術(shù)，容易產(chǎn)生偏見。因此，兼顧數(shù)據(jù)的利用率和訪問時(shí)數(shù)據(jù)組織的速度和便利性，可以說是數(shù)據(jù)組織和存儲(chǔ)的兩大驅(qū)動(dòng)力。 □ 信息組織技術(shù) 管理者在追求信息分揀技術(shù)改進(jìn)的過程中，往往會(huì)在腦海中留下不愉快的感覺，從而影響工作的進(jìn)度。這些感受包括丟失的信息是否真的沒有必要？我清楚地記得一些有用的信息，但是到了使用它的時(shí)候，我就記不起來了，也記不起來了。

23、 ......它往往會(huì)混 淆思維，使工作出錯(cuò)，浪費(fèi)時(shí)間，更嚴(yán)重的是，增加工作成本。因此，理想的數(shù)據(jù)整理方法可以讓人保持冷靜和快樂，高效工作，也就是符合“數(shù)據(jù)生理學(xué)”。 1. 數(shù)據(jù)生理學(xué) 任何人在工作的時(shí)候，大腦都在工作，大腦的工作狀態(tài)就是它的生理狀態(tài)；數(shù)據(jù)整理的目的是保持大腦的清晰和清晰。為了組織大腦的思維，有必要找出數(shù)據(jù)的生理規(guī)律。然而，人的思想總是隨機(jī)的、碎片化的，沒有系統(tǒng)的管理，尤其是新的想法往往在意想不 到的時(shí)刻產(chǎn)生，然后又被遺忘。這些新的想法可能不會(huì)立即可用，但如果可以用一套方法來利用它們，那么很可能可以組合出一套完整的計(jì)劃。

24、 要將這些雜亂無章的思想轉(zhuǎn)化為有意義的、有組織的、層次分明的思想體系，最重要的工具就是語言，最重要的表達(dá)手段就是文本。因此，數(shù)據(jù)工作也可以說是使用“語言”道具處理問題的工作。無論是文件、書籍還是報(bào)紙，它們都是有關(guān)語言的信息來源。以系統(tǒng)的方式組織數(shù)據(jù)，并嘗試將其轉(zhuǎn)化為社會(huì)普遍規(guī)律，這就是“數(shù)據(jù)工作”。數(shù)據(jù)組織的規(guī)則必須按照大腦的思維方式來設(shè)計(jì)，即創(chuàng)建數(shù)據(jù)組織的生理系統(tǒng)。這是高效工作成功的關(guān)鍵。人有惰性，不愿意處理麻煩的事情。因此，在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)整理方法時(shí)必須考慮到這一特性。 2、實(shí)現(xiàn)低成本高效率 “低成本”和“高效率”是管理者應(yīng)時(shí)刻牢記的兩個(gè)基本概念。商業(yè)行為是以最少的投

25、資創(chuàng)造最大的利益為基礎(chǔ)的，信息工作也是如此。以組織文檔為例。一般市面上出售的紙質(zhì)文件夾在10元左右。資料500條的話500元，2000條的話2000元，外加一個(gè)文件柜。 僅這些硬件就花費(fèi)了數(shù)千美元，浪費(fèi)了個(gè)人數(shù)據(jù)組織，效果如何尚不清楚；許多人因?yàn)檫@個(gè)因素而放棄了數(shù)據(jù)組織。 至于效率，除了快速檢索和訪問數(shù)據(jù)外，還要考慮整理和保存數(shù)據(jù)的速度。使用從市場(chǎng)上購買的文件夾時(shí)，需要用打孔器將文件打孔，然后粘貼目錄并填寫信息內(nèi)容。另外，不同規(guī)格的物料要統(tǒng)一處理，每道工序繁瑣費(fèi)時(shí)，每次分揀物料的不快，讓人覺得浪費(fèi)生命。一次又一次，很多人長期無法整理自己的數(shù)據(jù)，所以找一個(gè)成本低、不浪

26、費(fèi)時(shí)間的數(shù)據(jù)整理和存儲(chǔ)系統(tǒng)勢(shì)在必行。 三、統(tǒng)一規(guī)范的意義 圣經(jīng)說：“為了不讓人們互相交流，把這座塔一起建起來，以免有損神的權(quán)柄，神讓所有人開始說不同的語言，不再互相交流，吵架...”。著名的巴別塔的故事說明，在現(xiàn)代社會(huì)，如果信息規(guī)范不統(tǒng)一，人們?nèi)菀壮鲥e(cuò)，無法溝通。這種愚蠢的例子無處不在。以 VHS 和 VHS 系統(tǒng)為例，直到最近才有統(tǒng)一到 VHS 的趨勢(shì)。顯然BETA系統(tǒng)已經(jīng)過時(shí)了，但是BETA系統(tǒng)的產(chǎn)品還是可以在市場(chǎng)上買到的。這類廠商缺乏兼容性，幾乎等同于現(xiàn)代的“通天塔”。不過VHS的音質(zhì)確實(shí)不如BETA。日本電視公司喜歡使用 BETA 磁帶，但是： 信

27、息規(guī)范的統(tǒng)一不在于比較各種規(guī)范的質(zhì)量，而在于規(guī)范的互換性；缺乏互換性的規(guī)范會(huì)阻礙大多數(shù)人對(duì)信息的自由使用。 個(gè)人電腦的鍵盤設(shè)計(jì)也會(huì)出現(xiàn)同樣的問題?，F(xiàn)在最常見的JIS鍵盤不符合生理，所以有人發(fā)明了一種經(jīng)常使用拇指的鍵盤。而一旦熟悉了這種設(shè)計(jì)，用戶幾乎不會(huì)使用國際電腦或打字機(jī)?？磥?，不管英語是不是最好的語言，只要是國際語言，學(xué)習(xí)英語是現(xiàn)代商務(wù)人士的基本要求。選擇電腦鍵盤時(shí)也是如此。不管其性能如何，都需要使用通用且兼容大多數(shù)人的模型。 選擇大多數(shù)人使用的規(guī)格是數(shù)據(jù)整理的基本條件。組織工作的第一步是統(tǒng)一規(guī)范。難以處理不同尺寸的紙張和文件；至少公司和部門使用的計(jì)算機(jī)和文字

28、處理器應(yīng)該統(tǒng)一文件和報(bào)告的格式和大小。規(guī)范的統(tǒng)一是信息化工作最重要的原則，但實(shí)際采集到的數(shù)據(jù)在大小、長度、半徑上難免存在差異，所以必須提前統(tǒng)一規(guī)范。 3.信息收集技巧 □ 人事資料收集技巧 從一個(gè)“人”那里獲取信息，最有效的方式是面對(duì)面的交流；通過這種方式，可以聯(lián)系和確認(rèn)交流對(duì)象的言行，“人”成為最有利的信息來源。 與人面對(duì)面交流時(shí)，需要牢記五項(xiàng)基本技能： 1. 決定與誰見面 找到合適的顧問并不容易。不管是單純的拜訪，還是想請(qǐng)對(duì)方配合，都要提前準(zhǔn)備，準(zhǔn)備好相關(guān)材料，制定自己的拜訪目的，寫下一些要點(diǎn)提醒自己。然后分析收集的數(shù)據(jù)以

29、找到合適的候選人。這個(gè)準(zhǔn)備關(guān)系到以后面對(duì)面交流的成敗，不能掉以輕心。 2. 合同 簽約是面對(duì)面交流的最大障礙之一。對(duì)對(duì)方來說，這是他做不到的工作，是他看不到的約會(huì)。無緣無故與某人簽訂合同的成功機(jī)會(huì)很小。尤其是對(duì)于一個(gè)素未謀面的人來說，他的復(fù)雜動(dòng)機(jī)真的很難在幾分鐘內(nèi)解釋清楚。許多從事營銷業(yè)務(wù)的人必須有這種經(jīng)驗(yàn)。打電話給你不認(rèn)識(shí)的人有時(shí)會(huì)覺得很粗魯，所以你不妨考慮先發(fā)一封信。 三、準(zhǔn)備工作 會(huì)前，需要對(duì)交流對(duì)象的背景和專業(yè)進(jìn)行清楚的調(diào)查，并收集相關(guān)材料；對(duì)方發(fā)表作品的，應(yīng)當(dāng)瀏覽。那本書。 4.準(zhǔn)備問題備忘錄 因?yàn)闇贤〞r(shí)間不能太

30、長，所以要有計(jì)劃在最短的時(shí)間內(nèi)完成會(huì)議。在你出發(fā)之前，記得在筆記本的第一頁上寫下你最想回答的基本問題作為備忘錄。 5. 真正的面對(duì)面交流 如果會(huì)議持續(xù)一個(gè)小時(shí)，在前 30 分鐘內(nèi)，一定要問所有準(zhǔn)備好的問題，并在筆記本上寫下要點(diǎn)。當(dāng)然，在談話過程中，如果對(duì)方允許，你也可以使用錄音機(jī)，但一定要做好筆記。 □ 雜志數(shù)據(jù)收集技巧 1. 收集信息的程序 對(duì)于數(shù)據(jù)工作者來說，當(dāng)媒體報(bào)道各種事件時(shí)，事件本身已經(jīng)成為過去式；了解過去的細(xì)節(jié)是沒有用的，重要的是工人能夠從這些編年史中訓(xùn)練以發(fā)現(xiàn)新事物。敏感性和判斷力。 雜志

31、文章確實(shí)具有推動(dòng)時(shí)代潮流的作用，很多報(bào)紙或公交車的廣告頭條也包含這樣的信息，尤其是針對(duì)年輕人、家庭主婦或職業(yè)女性的廣告。時(shí)代的新潮流總是在這些人身上得到精彩的體現(xiàn)。看雜志的時(shí)候，如果遇到喜歡的文章，就要把出處和標(biāo)題寫下來，以后想用的時(shí)候再找。除了專業(yè)人士，大部分人購買學(xué)術(shù)期刊都需要付出一定的資金和時(shí)間成本；最好先閱讀自己喜歡的期刊，然后再徹底搜索其他專業(yè)的專業(yè)資料。應(yīng)對(duì)雜志信息膨脹的最好辦法就是快速閱讀。很多人總是買一堆雜志放在辦公桌上。沒有機(jī)會(huì)”的態(tài)度，抓緊時(shí)間處理，不看新雜志不斷涌入，閱讀壓力不斷加大。 2、雜志素材的選擇方法 雜志材料的選擇與報(bào)紙的選擇有些相似。否

32、則會(huì)收集到一堆整理不出來的數(shù)據(jù)，起不到輔助工作的作用。每個(gè)主題對(duì)應(yīng)的信息已經(jīng)很全了，每篇相關(guān)的文章不一定都保存下來。我們必須遵守這個(gè)原則：只有在必要時(shí)，才徹底搜索必要的信息。 收集數(shù)據(jù)時(shí)，僅選擇與主題和數(shù)據(jù)主體相關(guān)的文章。只有通過這種方式收集的信息才具有真正的使用價(jià)值；只能根據(jù)自己的興趣、專業(yè)和經(jīng)驗(yàn)來收集信息，不能太籠統(tǒng)。堅(jiān)持這個(gè)選擇原則，專攻自己的專業(yè)，你就能找到無數(shù)的信息。從雜志上撕下的材料應(yīng)立即裝訂，并記下雜志名稱和出版日期，最后裝入袋狀資料袋中。這樣經(jīng)過一段時(shí)間的積累，每個(gè)信息包都像一本書。在等人或等車的時(shí)候，不妨把資料拿出來再看一遍，決定這些物品是否需要保留。

33、 3.收集學(xué)術(shù)期刊資料 除了報(bào)紙雜志，還有很多數(shù)據(jù)源可用，比如證券交易所、私人收藏等都是可用的數(shù)據(jù)源。至于最新的學(xué)術(shù)信息，一定要從學(xué)術(shù)期刊入手；特別是最先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，來自世界各地的研究人員都在爭分奪秒地為之而戰(zhàn)。個(gè)人聲譽(yù)是相關(guān)的，它與現(xiàn)代科學(xué)和工業(yè)技術(shù)密切相關(guān)。只有獲得優(yōu)先權(quán)，才能獲得發(fā)明權(quán)和財(cái)富權(quán)。目前，科學(xué)家根據(jù)在權(quán)威學(xué)術(shù)期刊上發(fā)表論文的時(shí)間來爭取優(yōu)先權(quán)；查閱最新科技信息是必經(jīng)之路。此類期刊的代表有：《自然》、《科學(xué)》、《美國國家科學(xué)院院刊》等。訂閱這類雜志需要聯(lián)系代理書商，通常很難買到。否則，您將不得不在大型政府圖書館或特定研究機(jī)構(gòu)的圖書館中找到它們。 □ 圖書

34、數(shù)據(jù)收集技巧 1.先想辦法買書 一般來說，買書有八種方式： (1) 選擇特定的書店。在眾多的書店中，選擇幾家比較符合自己需求的，然后定期去“逛逛”?；c(diǎn)時(shí)間熟悉一下書店里書架的擺放方式，以后找書會(huì)容易很多。 (2)選擇專業(yè)的書店。有的書店雖小，但會(huì)賣特殊種類的書，目錄比大書店還要齊全。 如果您能找到與您的研究主題相匹配的書店，您將創(chuàng)造很多好處。 (3)使用確認(rèn)。當(dāng)您從廣告或其他渠道找到您需要的書籍時(shí)，最好先向書店詢問，以免白退。 (4) 查詢。對(duì)于書本訂單，一兩周后收到書的情況并不少見，一個(gè)月后收到書

35、的情況并不少見。如果急需一本書，真的會(huì)讓人焦慮；如果情況特別緊急，不妨直接打電話聯(lián)系，了解行情后再親自去書店購買。 (5) 郵購。如果在書店找不到你需要的書，可以直接購買；您不妨提前約定，郵費(fèi)一并寄快遞或限時(shí)特快，以便您在短時(shí)間內(nèi)拿到書。一般來說，這個(gè)的成功率在70%左右。訂書時(shí)，一定要把自己急需的意向傳達(dá)給對(duì)方，讓你感受到時(shí)間的壓力，迅速為你處理。 (6) 直接購買。如果你想節(jié)省郵購時(shí)間，只要你確定你有一本書，你可以自己跑一趟去買。對(duì)于住在城市的人來說，這是最節(jié)省時(shí)間的。 (7) 查閱圖書目錄。每年，該國都會(huì)發(fā)布一本圖書年表，記錄上一年該國出版的所有

36、圖書的書名、作者和時(shí)間。在尋找書籍時(shí)，您可能希望更多地使用此工具。許多書店也為普通讀者提供這些書籍。 (8) 還可以查詢舊書。在圖書館找資料的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)20到30年前的極其珍貴的舊書。想買這樣的書，看來只能去舊書攤找了。你是否能找到它們?nèi)匀皇俏粗獢?shù)。其實(shí)除此之外，你也可以嘗試詢問是否有庫存。如果有幸找到，往往可以以極低的價(jià)格買到這種來之不易的參考書，而且這些書如果放在二手書架上，很可能價(jià)值不菲。 . 2.選擇使用區(qū)域圖書館 公共圖書館可以幫助收集資料并發(fā)揮重要作用。雖然一線商務(wù)人士很少有機(jī)會(huì)使用圖書館，但如果圖書館僅限于借閱暢銷小說或時(shí)事雜志，那就太

37、可惜了?，F(xiàn)在公共圖書館的閱覽室?guī)缀醭闪恕安蛔x書的學(xué)生”的專屬空間。這些學(xué)生利用這個(gè)公共空間做作業(yè)和背課本，真是浪費(fèi)。無論如何，圖書館的目標(biāo)仍然是為讀者服務(wù)。 . 找到一個(gè)館藏豐富又好用的庫并不容易，真正有用的庫也不多。如何選擇圖書館？應(yīng)考慮七個(gè)條件： (1)歷史悠久。圖書館建立的時(shí)間越長，收藏古籍和絕版書籍的可能性就越大，尤其是不再存貨的書籍，很可能就在老圖書館。 (2) 藏書豐富。如果一個(gè)圖書館沒有 70,000 到 120,000 本書，那么可用率將非常低。 信 信息工作就是在很多好的材料中找到你的目標(biāo)信息。如果原始數(shù)據(jù)

38、量不夠，就談不上篩選。 (3) 書架上的書籍表明有很多有價(jià)值的書籍。圖書館的專用書架一定是珍貴的書籍，在市場(chǎng)上是找不到的。 (4) 環(huán)境良好的資料室。資料室里存放的書籍和資料大多是統(tǒng)計(jì)資料、年鑒、縮版、人物名單、年報(bào)、地圖等。這些都是個(gè)人買不起也買不起的書，所以一個(gè)好的圖書館一定要有一個(gè)良好的參考環(huán)境。特別是，稱職的圖書館員應(yīng)提供建議。 (5) 聘請(qǐng)優(yōu)秀的圖書館員。一個(gè)好的管理者，其實(shí)是在找一個(gè)書專家，對(duì)于讀者不經(jīng)意間、不明確提到的問題，他總是抱著認(rèn)真、認(rèn)真的態(tài)度。一個(gè)好的管理員就像一個(gè)圖書館。他不僅有豐富的書本知識(shí)，還必須有過硬的耐心。 (

39、6) 允許讀者大量借閱圖書的圖書館。一個(gè)好的圖書館至少可以讓讀者一次借五本書。 (7) 營業(yè)時(shí)間。理想的開放時(shí)間至少在晚上8:00之后，而且必須在節(jié)假日開放，這對(duì)上班族或個(gè)人來說是個(gè)好消息。 大學(xué)附屬圖書館也是重要的信息來源。一些圖書館只對(duì)校友和在校學(xué)生開放，而另一些則對(duì)社區(qū)開放；大多數(shù)使用大學(xué)圖書館的人都是善于收集資料的人。如果你想收集特定行業(yè)的信息，不妨到社會(huì)組織的圖書館和信息中心看看；一些公司甚至有自己的小型圖書館，這也是一個(gè)方便的信息來源。專門的博物館還具有圖書館的功能。博物館的工作人員和圖書管理員一樣，具有打消疑慮的能力，是不容忽視的信息來源。

40、3.如何有效利用圖書館 為了在最短的時(shí)間內(nèi)從圖書館獲得最多的信息，管理者應(yīng)該在出行前做好充分的準(zhǔn)備。圖書館現(xiàn)在使用非常傳統(tǒng)的分類方法，不能完全覆蓋新增的圖書類型。很多人在圖書館找不到書。有時(shí)不是個(gè)人的錯(cuò)，而是圖書館分類的問題。 一般的圖書館書卡格式大概是： （一）按書籍分類； （二）作者姓名（筆順）； (3) 書名（筆順）。 4. 數(shù)據(jù)收集注意事項(xiàng) 圖書館里的資料大部分是讀者可以復(fù)制的，但是大量的復(fù)制，尤其是遇到市面上很難買 到的書籍，總是要等很久才能復(fù)制。圖書館通常將復(fù)印機(jī)固定到一定的規(guī)格，以便統(tǒng)一收費(fèi)；如

41、果復(fù)印的規(guī)格和收料的規(guī)格不同，會(huì)增加分揀的難度；如果您需要大量的副本，您還不如借書并在還書之前自行復(fù)印。 ，這為您省去了一些麻煩。同時(shí)，請(qǐng)注意您的副本大小。如果小于指定大小，則更好地組織。如果尺寸太大，就得折疊起來，以后看書很不方便。 四、信息組織能力 袖珍文件組織技巧 數(shù)據(jù)組織系統(tǒng)必須足夠簡單，即使是最麻煩的人也可以繼續(xù)使用它，并且不能是耗時(shí)和復(fù)雜的程序。很多人可能都有過這樣的經(jīng)歷。辦公桌上的資料堆積如山，抽屜沉甸甸的，卻找不到他們要的文件。就這樣，我日復(fù)一日地拿著文件；就算最后買了一個(gè)文件柜，亂七八糟的文件也跟垃圾一樣，不好收納。 大約20年前，在王

42、先生尚未整理的材料中，僅文件和手稿就被堆放在了60米高的建筑物中。 、寬40公分的“紙山” 。2公尺這座“山”有他的采訪筆記、相關(guān)材料、收據(jù)、納稅證明、小冊(cè)子等，一個(gè)也不能丟。結(jié)果，他每次找資料，都會(huì)引發(fā)一場(chǎng)“山崩”，而每一次山體崩塌，崩塌就更加痛苦。日復(fù)一日，終于有一天，王先生下定決心，認(rèn)為一定有辦法有效地處理這些材料。 他首先要考慮的是，制定出整理“紙山”的規(guī)則；即在什么條件下可以輕松處理數(shù)據(jù)。 有五個(gè)主要條件： (1) 存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的空間不大。必須達(dá)到“利用最小空間”的目的； （2）低成本完成整理系統(tǒng)，最好不要超過1000元，以免影響你的“私

43、錢”； （3）系統(tǒng)應(yīng)能立即統(tǒng)一各種數(shù)據(jù)的大??； （4）系統(tǒng)應(yīng)該讓自己快速找到自己需要的信息； （5）本系統(tǒng)可以容納以后要建立的文件，而且是開放的，不能關(guān)閉的。 考慮到這五個(gè)條件，看著那堆紙，他心想，如果把文件放在信封里，按類別排列，然后把文件扔進(jìn)去，這不是最簡單的方法嗎？ “袋式檔案系統(tǒng)”誕生了。其實(shí)這種方式的思路和其他歸檔方式?jīng)]有太大區(qū)別，但是不需要花很多錢買很多文件夾，可以低成本完成歸檔；是的，無需附加任何額外的紙張。紙袋可以使用最常見的“角型2號(hào)”袋。這種紙袋到處都能買到，甚至A4類型的材料都可以放進(jìn)去。這是一種復(fù)雜而費(fèi)力的處理方式，既方便又省

44、時(shí)又不浪費(fèi)金錢。 使用袋式文件最基本的方法是把信封袋反面的封口剪掉，在信封袋兩公分正面左側(cè)寫上目錄，然后把資料放進(jìn)袋子里。該方法雖然簡單，但袋子系統(tǒng)具有其他系統(tǒng)無法比擬的 優(yōu)勢(shì)。 □ 記錄組織能力 1. 果斷行動(dòng)的勇氣 各種文件、信息、計(jì)劃表、進(jìn)度簿、影印本、備忘錄等，正逐漸充斥著管理者的工作環(huán)境。在信息洪流的時(shí)代，任何文件都必須經(jīng)過兩個(gè)選擇： （一）是否需要保存和整理； (2) 是否應(yīng)丟棄?？紤]到這兩點(diǎn)，就需要立即做出決定。 選擇的及時(shí)性非常重要。很多人覺得沒關(guān)系，以后可以做，但是一旦有了下次

45、、明天、月底的想法，人們就不會(huì)去處理了；心想，如果現(xiàn)在不對(duì)付，以后每天都要加倍努力對(duì)付。 2.“看書”法 “我應(yīng)付不來”有時(shí)就等于“我不知道怎么應(yīng)付”，心里沒有選擇的標(biāo)準(zhǔn)。組織者應(yīng)掌握一項(xiàng)基本原則： 將來可以再次獲得的數(shù)據(jù)現(xiàn)在必須丟棄。 對(duì)于商務(wù)人士來說，已經(jīng)在報(bào)刊雜志上發(fā)表的一般信息的使用率并不高。相反，一些不會(huì)成為文章的圖形和描述是真正有用的信息?，F(xiàn)在計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)的通信功能越來越普遍，可以丟棄單個(gè)連接或計(jì)算機(jī)連接所能獲得的數(shù)據(jù)。或者退一步想一想，只要把非常必要的信息剪掉保存，其他的敘述就不用看了。報(bào)紙和雜志占據(jù)了很大的空間。最好邊看書邊撕、

46、剪、剪?？赐旰?，應(yīng)該留下的已經(jīng)處理掉了，剩下的就扔進(jìn)垃圾桶了。 當(dāng)你得到信息時(shí)，你應(yīng)該有勇氣放棄，并用你的眼睛、大腦和雙手一起使用。只有這樣它才能在“垃圾”中工作。 3.丟棄多余的副本 復(fù)印機(jī)越來越普及，功能也越來越多樣化。后果之一就是“垃圾材料”多了起來。所謂“信息泛濫”，不是多樣化信息的溢出，而是同一信息的重復(fù)。復(fù)印機(jī)的出現(xiàn)加劇了這種“重復(fù)信息”的盛況。 必須復(fù)印時(shí)，盡量使用縮小功能或雙面復(fù)印，盡可能節(jié)省資源。 4.注明來源 任何要保存的數(shù)據(jù)都必須在放入數(shù)據(jù)包之前獲得來源。歸因是在信息上標(biāo)明：誰、何時(shí)、

47、何地。除了記憶性能優(yōu)異的電腦或智能文字處理器的來源外，一般還需要手寫記錄數(shù)據(jù)來源，尤其是在復(fù)制書本的部分?jǐn)?shù)據(jù)時(shí)，這個(gè)程序就更必不可少。復(fù)印某些書籍時(shí)，必須復(fù)印封面和頁碼；報(bào)刊資料必須標(biāo)明報(bào)刊、雜志名稱、日期、作者或發(fā)行單位。其他業(yè)務(wù)文件至少要在保存前注明日期，以后可以通過查看日志找到參與者。 5. 復(fù)印文件原名 一般來說，很多公司在便條紙上印有自己的公司名稱或標(biāo)志，在復(fù)印資料的時(shí)候也可以復(fù)印原主人的名字。你可以用電腦或文字處理機(jī)打印一條1公分寬大的姓名條，然后用透明膠帶粘在復(fù)印機(jī)的頂部或底部，這樣任何復(fù)印的文件都會(huì)印上姓名條，文件就會(huì)被打印出來。自動(dòng)清除。如今，越來越多

48、的人使用計(jì)算機(jī)或文字處理器來編寫信件和文件。相反，它們?nèi)狈δ?。他們還不如使用復(fù)印來打印自己的名字。 6.制作規(guī)范化表 使用規(guī)范化表將使數(shù)據(jù)處理工作更加順暢。在辦公室里，經(jīng)常有旅行申報(bào)表、工資單、考核表等固定表格，但在個(gè)人方面類似的表格很少。一般文具供應(yīng)商或印刷廠難以為不同的個(gè)人設(shè)計(jì)和供應(yīng)各種形式；而一般個(gè)人想要要求印刷廠印出數(shù)量很少但種類繁多的表格時(shí)，他必須付出很高的代價(jià)。事實(shí)上，如果你能靈活使用文字處理器或復(fù)印機(jī)，你也可以為自己設(shè)計(jì)特殊的表格。 7.關(guān)于“文件組織”的注意事項(xiàng)？ 組織文件時(shí)要記住七件事： （1）信息社會(huì)幾乎等同于“文

49、件社會(huì)”，所以進(jìn)入商業(yè)社會(huì)的第一步就是要善于使用文件； （2）文件資料一直處于重復(fù)泛濫的狀態(tài)。為了不讓無用的材料影響工作效率，在獲取材料時(shí)，要立即判斷并決定選擇； （3）統(tǒng)一規(guī)范是數(shù)據(jù)整理的基礎(chǔ)，任何數(shù)據(jù)規(guī)范都必須符合既定格式，不加修改地繼續(xù)使用； （4）為統(tǒng)一不同規(guī)格的數(shù)據(jù)，可借用翻印機(jī)，但節(jié)省紙張資源； （5）在任何文件上都必須注明出處，以便日后引用時(shí)可以查明數(shù)據(jù)的來源和背景； (6) 將同一主題的相關(guān)信息編入卷冊(cè)并編號(hào)以供檢索可能是有用的； (7)復(fù)印機(jī)是個(gè)人工作中最重要的輔助工具，可承受較大的工作量，但謹(jǐn)防濫用。

50、 □ 組織電子數(shù)據(jù)的技能 存儲(chǔ)在文字處理器、錄音機(jī)、錄像機(jī)、計(jì)算機(jī)等介質(zhì)中的電子數(shù)據(jù)與過去的紙質(zhì)數(shù)據(jù)相比，各有優(yōu)缺點(diǎn)。 一、電子材料的特性 電子材料的優(yōu)勢(shì)包括四點(diǎn)： (1) 小型記錄媒體可以收集大量數(shù)據(jù)； (2) 易于處理和重用數(shù)據(jù)； (3) 快速簡單地查詢、分類和組織數(shù)據(jù)內(nèi)容； (4) 使用它可以快速傳輸數(shù)據(jù)。 但是，電子數(shù)據(jù)與紙質(zhì)數(shù)據(jù)相比也有幾個(gè)缺點(diǎn)，包括五點(diǎn)： （1）數(shù)據(jù)的輸入和處理必須經(jīng)過專門的機(jī)器和熟練的操作技能，否則無法讀??； （2）信息內(nèi)容不能從外部查到； （

51、3）數(shù)據(jù)的互換性低于一般文件； （4）保存不穩(wěn)定，存在大量數(shù)據(jù)瞬間丟失的風(fēng)險(xiǎn)； (5) 成本比紙質(zhì)材料貴。 因此，為了采用電子數(shù)據(jù)處理方法，首先必須仔細(xì)考慮每種方法的優(yōu)缺點(diǎn)。 2. 電子數(shù)據(jù)的危險(xiǎn) 大多數(shù)電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在磁帶、磁盤等磁性介質(zhì)中。電子數(shù)據(jù)本身是易失性的，必須將其轉(zhuǎn)換為非易失性磁性數(shù)據(jù)。在磁性介質(zhì)中記錄數(shù)據(jù)的主要目的是為了快速訪問。然而，由于操作失誤，經(jīng)常發(fā)生數(shù)據(jù)被破壞或消除的事故。即使是硬盤也可能由于人為疏忽造成數(shù)據(jù)記錄。揮發(fā)或消失。 其實(shí)我們身邊有很多磁性產(chǎn)品，比如冰箱門、磁性把手、收音機(jī)、電視機(jī)、音響功放、磁性

52、項(xiàng)鏈等等，這些磁性產(chǎn)品遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出人們的想象，有時(shí)甚至?xí)茐拇疟P上的數(shù)據(jù)間接殺手再加上地球本身就是一個(gè)巨大的磁場(chǎng)，磁數(shù)據(jù)長時(shí)間暴露在這樣的空間里，最終難免會(huì)變質(zhì)，這也是為什么磁帶妥善存放后數(shù)據(jù)會(huì)消失的原因。永遠(yuǎn)記?。河肋h(yuǎn)不要依賴電子數(shù)據(jù)的安全性。 以便攜式文字處理器為例。它使用 IC 卡作為存儲(chǔ)介質(zhì)。一旦電池電量不足或操作出現(xiàn)輕微錯(cuò)誤，數(shù)據(jù)記錄會(huì)瞬間消失。 三、電子數(shù)據(jù)整理的要點(diǎn) 從電子資料的特點(diǎn)，我們可以清楚地了解整理電子資料的兩個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)： (1) 數(shù)據(jù)可視化。記錄電子數(shù)據(jù)的處理方式與普通文件不同。所有記錄的文件一目了然。因此，

53、必須進(jìn)行可視化組織，以使必要的數(shù)據(jù)在必要的時(shí)間快速出現(xiàn)。如果忽略這一點(diǎn)，磁介質(zhì)就像數(shù)據(jù)一樣。垃圾桶，徹底失去了保存的意義。 (2)預(yù)防事故。為避免因操作不當(dāng)、機(jī)器故障、斷電等突發(fā)事件導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，提前制定完善的方法非常重要。無論您是使用便攜式文字處理器還是高效的數(shù)據(jù)處理機(jī)器，您都必須有這樣的認(rèn)識(shí)。 4. 以適當(dāng)?shù)乃饕M織電子數(shù)據(jù) (1) 磁帶的排列。工作中的錄音主要是用來記錄人們的談話，大部分錄音帶在筆錄完成后似乎就不再起作用了。這并不意味著磁帶缺乏保存功能，但當(dāng)內(nèi)容轉(zhuǎn)換為報(bào)告時(shí)，磁帶很少有機(jī)會(huì)被重復(fù)使用。相反，商業(yè)談話錄音可以用書面筆記或其他輔助工具代替

54、。 “聲音”不是它追求的主要目的。因此，一旦記錄內(nèi)容被寫入，磁帶就不再有用了。為了避免磁帶泛濫，不需要“保留聲音”的磁帶不需要保存。 (2) 有效使用磁帶。工作中如何靈活使用膠帶？有六個(gè)主要過程： 首先準(zhǔn)備10到20盤磁帶，一一標(biāo)注NO.1……，然后放入特制的“Standing Cassette Bo x”。 準(zhǔn)備出國錄音時(shí)，按順序取出所需數(shù)量的磁帶，完成錄音，并用鉛筆標(biāo)出日期和內(nèi)容。 最好每盤磁帶只錄制一個(gè)主題。 回到工作崗位后，在錄音上做筆記，然后將磁帶放回普通磁帶盒中。 下次工作需要使用膠帶時(shí)，從上次未使用的膠帶開始

55、依次使用，這樣每條膠帶至少可以使用20卷。當(dāng)你想再聽一遍時(shí)，磁帶可以在很短的時(shí)間內(nèi)使用。保留它，即使這20個(gè)磁帶被重復(fù)使用，您也可以保留磁帶的“有效期”。 當(dāng)磁帶要重復(fù)使用時(shí)，不要忘記取消舊索引并重新標(biāo)記新索引。 如需長期保存錄音帶，可將其外殼丟棄，保留錄音帶及相關(guān)文件，放入標(biāo)有索引的文件袋中。最后，將新磁帶放入庫存磁帶盒中。 磁帶匯編是指將分散在幾盤磁帶上的錄音內(nèi)容匯集到一盤磁帶中。這種類型的工作通常由廣播電臺(tái)進(jìn)行。除了音樂和歌曲，大多數(shù)人都不愿意代表客戶進(jìn)行這種繁瑣的服務(wù)。因此，為了避免麻煩，在錄音工作中，盡量實(shí)行一盤一題的做法。 (

56、3) 錄像帶的安排。如果您需要在工作中錄制電視，最好選擇三倍速 VHS 磁帶。因?yàn)橐槐P兩小時(shí)的T-120錄像帶可以錄制6小時(shí)的節(jié)目，符合一盤一主題的原則。如果一盤錄像帶必須錄制多個(gè)節(jié)目，則必須在錄像帶上標(biāo)出所錄制的小時(shí)數(shù)，然后根據(jù)錄像帶上的時(shí)間表找到每個(gè)錄制的節(jié)目，計(jì)算出剩余的空白磁帶量。 一個(gè)簡單的方法是直接在錄像帶的側(cè)面標(biāo)出每個(gè)節(jié)目的時(shí)間和內(nèi)容名稱。只需查看上面的索引，您就可以立即找到您想要的節(jié)目內(nèi)容和時(shí)長。 (4) 8厘米錄像帶的剪輯。攜帶8cm錄像機(jī)進(jìn)行采訪調(diào)查，然后錄制成錄像簡報(bào)，早已成為越來越普遍的工作方式。只有剪輯錄像帶必須要有專門的技能，而且過程也相

57、當(dāng)繁瑣和困難。目前，索尼推出了一款專業(yè)的便攜式8cm錄像帶編輯機(jī)。由于雙卡錄音功能，為了避免未經(jīng)授權(quán)的錄音和侵犯版權(quán)法，不得不在不公開的情況下出售。這臺(tái)編輯機(jī)的操作相當(dāng)簡單，只要先將時(shí)間標(biāo)記插入到完成的母帶中，就可以按照計(jì)時(shí)碼表進(jìn)行畫面編輯。每張圖片的長度相當(dāng)于1/30秒。左卡座用于母帶，右卡座用于空白磁帶。根據(jù)您選擇的母帶，按下編輯按鈕后，右側(cè)的空白磁帶會(huì)自動(dòng)記錄所有圖像、文本和聲音。 8 厘米錄像機(jī)使用的金屬錄像帶，錄像機(jī)本身對(duì)色度信號(hào)和亮度信號(hào)分別進(jìn)行處理，所以不知道轉(zhuǎn)錄圖像的質(zhì)量是否會(huì)受到影響，但高達(dá)超過10萬元。 , 應(yīng)用于商業(yè)用途。不過也有人建議，如果要剪輯VHS錄像帶，可以考慮使

58、用這臺(tái)8cm的機(jī)器，因?yàn)樗鼈冃再|(zhì)相似，畫質(zhì)更好。 (5) 磁盤排列。隨著計(jì)算機(jī)的普及，磁盤和文件一樣，已經(jīng)成為工作中不可或缺的重要數(shù)據(jù)。然而，它的數(shù)據(jù)容量卻是紙上數(shù)據(jù)的數(shù)百倍。它可以容納相當(dāng)于100-200A4紙的數(shù)據(jù)量。由于數(shù)據(jù)容量的增加，磁盤變成了數(shù)據(jù)垃圾箱，尤其是當(dāng)磁盤堆積越來越多時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)找不到數(shù)據(jù)的窘境。磁盤的作用是重復(fù)記錄和使用數(shù)據(jù)。例如，當(dāng)你準(zhǔn)備將雜志中的連載編成單行版時(shí)，你經(jīng)常會(huì)使用存儲(chǔ)在磁盤上的原件進(jìn)行再次修正和補(bǔ)充。為了重用磁盤上的數(shù)據(jù)，您必須設(shè)計(jì)一種方法來立即找到您需要的數(shù)據(jù)。 原則上，最好在一張磁盤上只記錄一個(gè)主題。由于一個(gè)磁盤可以容納多個(gè)

59、數(shù)據(jù)，為了避免浪費(fèi)，盡量讓一個(gè)磁盤記錄相同主題的數(shù)據(jù)，然后再放入主題相似的磁盤。將它們?nèi)糠旁谝粋€(gè)專用的文件袋中。磁盤上的數(shù)據(jù)打印出來后，如果不確定數(shù)據(jù)是否會(huì)再次使用，可以準(zhǔn)備另一個(gè)磁盤保存，稱為“垃圾桶磁盤”。在處理數(shù)據(jù)時(shí)，預(yù)先規(guī)劃這個(gè)“備用空間”很重要。當(dāng)垃圾桶磁盤容量飽和時(shí)，會(huì)重新檢查并淘汰，將值得保存的內(nèi)容按主題分類存放在其他磁盤中。 3.5寸的軟盤放入盒子時(shí)，其開口與一般軟盤的開口正好相反，導(dǎo)致索引上的文字倒置，查找起來相當(dāng)不便。由于各種光盤標(biāo)簽的設(shè)計(jì)不同，因此在選擇購買光盤時(shí)最好使用某個(gè)品牌。至于哪種磁盤設(shè)計(jì)最有利于存檔，不妨在市場(chǎng)上查詢和比較。 (6)

60、 磁盤崩潰避免方法。與錄音機(jī)或錄像機(jī)的磁帶相比，磁盤顯然更能在很短的時(shí)間內(nèi)保存或擦除數(shù)據(jù)，這意味著磁盤是相當(dāng)危險(xiǎn)的。很多人都有過這樣的經(jīng)歷：難于錄入的信息往往會(huì)因?yàn)橐粫r(shí)的操作失誤而瞬間消失！既然把電腦當(dāng)成數(shù)據(jù)機(jī)器，就不可能擺脫風(fēng)險(xiǎn)，何不讓機(jī)器隨時(shí)有一套補(bǔ)救措施。系統(tǒng)存在嗎？ 1987年推出的美國蘋果電腦上新增了具有自動(dòng)保存功能的軟件程序Hipa.card。這樣的 機(jī)器雖然方便了打包軟件的添加，但并不一定能解決所有可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤。只要計(jì)算機(jī)或文字處理器的硬盤繼續(xù)普及，數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)繼續(xù)增加。以 mackintosh 為例， 1984 年推出的第一代 3.5 磁盤盤

61、片容量只有 400KB，但在 1987 年，其硬盤容量高達(dá)20MB，比三年前提升了 50 倍。隨著硬盤種類的增加，1987年底20MB的價(jià)格下降到幾萬元左右。即使是個(gè)人購買100MB的硬盤也不再新鮮，但這些容量與250塊硬盤的容量相當(dāng)。超強(qiáng)內(nèi)存，一旦出現(xiàn)輕微錯(cuò)誤，所帶來的損失可能難以想象。 雖然市面上有很多防止數(shù)據(jù)消失的機(jī)器，或者可以讓消失的數(shù)據(jù)起死回生的軟件，但硬盤畢竟也是一種磁記錄介質(zhì)，還是會(huì)遇到一些無法抗拒的意外。軟件。例如，在運(yùn)輸過程中發(fā)生地震或交通事故可能會(huì)導(dǎo)致硬盤發(fā)生故障或損壞。必須注意：信息技術(shù)公司應(yīng)該明白，大型系統(tǒng)所承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)也會(huì)發(fā)生在小型系統(tǒng)中。

62、因此，儲(chǔ)蓄成為最重要的概念。即使數(shù)據(jù)已經(jīng)發(fā)展到電子時(shí)代，保存的行為仍然被普通人所忽視。實(shí)際上，保存就是復(fù)制，復(fù)制就是為大多數(shù)人提供信息，例如為大多數(shù)人打印，為少數(shù)人提供信息。對(duì)象的副本。人們習(xí)慣了這種復(fù)制文化，但不習(xí)慣危機(jī)管理的復(fù)制——保存文化，導(dǎo)致數(shù)據(jù)頻繁丟失。所以，所有的數(shù)據(jù)機(jī)從一開始就應(yīng)該有一個(gè)大規(guī)模的自動(dòng)存儲(chǔ)系統(tǒng)，每個(gè)人都應(yīng)該有適合自己工作系統(tǒng)的存儲(chǔ)的概念和技術(shù)。 (7)異形模型之間的數(shù)據(jù)交換 使用電子數(shù)據(jù)最麻煩的是不同模型之間的數(shù)據(jù)交換。以軟盤為例，其規(guī)格有8英寸、 5 英寸、3.5英寸等2英寸幾種，其數(shù)據(jù)密度也從IS（單面單密度）到2HD（雙面高密度）等，記

63、錄方式不同，很難實(shí)現(xiàn)相互之間的完全互換。 但就個(gè)人工作而言，可以通過以下三種方式來彌補(bǔ)數(shù)據(jù)互換性的不足： (1) 購買新機(jī)型時(shí)，請(qǐng)選擇可以與舊機(jī)型進(jìn)行數(shù)據(jù)交換的設(shè)備。 (2) 將異形模型的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成自己的模型可以讀取的方式。 (3) 選擇標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格系統(tǒng)中保存數(shù)據(jù)的模型。關(guān)于第一點(diǎn)，需要注意的是，即使是同一家廠商，有時(shí)剛出廠的新機(jī)型也無法讀取舊機(jī)型的數(shù)據(jù)。例如，第一代文字處理器保證 當(dāng)前型號(hào)無法讀取存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)。關(guān)于第二點(diǎn)，有以下三種方法： 首先，使用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換服務(wù)中心進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。目前有一家服務(wù)公司，將不可互換的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成你想要的模

64、型或磁盤類型。 二、購買數(shù)據(jù)交換電腦或交換軟件，自行更換。但是，這種方法需要數(shù)萬到數(shù)十萬元的投資。 第三，使用計(jì)算機(jī)或文字處理器中的通訊功能進(jìn)行轉(zhuǎn)換。對(duì)于文本數(shù)據(jù)，這是最簡單的方法，但必須在計(jì)算機(jī)或文字處理器具有通信功能的前提下進(jìn)行。 基本上，計(jì)算機(jī)或文字處理器的通信功能可以讀取相同規(guī)格的文本數(shù)據(jù)，即使型號(hào)不同，也可以自由地相互交換數(shù)據(jù)。通信功能有兩種方式來交換數(shù)據(jù)。一種是采用電子傳輸方式將A機(jī)的文件輸入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，再通過電子傳輸方式傳輸?shù)紹機(jī)；另一種方法是轉(zhuǎn)移A機(jī)。直接連接交叉通訊線與B機(jī)通訊，使用兩種機(jī)型的通訊軟件處理文件。通訊功能可以交換的數(shù)

65、據(jù)不僅限于簡單的文本數(shù)據(jù)，因此它對(duì)異形飛行器數(shù)據(jù)交換的貢獻(xiàn)，使其成為流行的劃時(shí)代產(chǎn)品。至于通訊功能的安裝方法，可咨詢廠家或代理商。 至于標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格系統(tǒng)的選擇，只是因?yàn)樗耐ㄓ眯裕奖懔烁鞣N機(jī)器的數(shù)據(jù)交換工作。以后想買文字處理機(jī)，別忘了選擇能讀取標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格系統(tǒng)數(shù)據(jù)的機(jī)型。雖然文字處理器的運(yùn)行性能較差，但由于它可以在新舊機(jī)型之間交換數(shù)據(jù)，您不妨考慮購買價(jià)格最便宜且具有通訊功能的便攜式文字處理器作為您的個(gè)人資料。開關(guān)機(jī)。 五、“電子數(shù)據(jù)整理”注意事項(xiàng) 整理電子數(shù)據(jù)應(yīng)注意八點(diǎn)： （一）電子數(shù)據(jù)的整理是對(duì)存儲(chǔ)的不可見的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，使其一目了然； （2）

66、注意數(shù)據(jù)規(guī)范的統(tǒng)一，提前整理保存，以便隨時(shí)調(diào)取必要的數(shù)據(jù)； (3)錄音帶的使用應(yīng)盡量保持“一盤一題”的理想狀態(tài)； （4）當(dāng)磁帶重復(fù)使用的機(jī)會(huì)不多時(shí)，應(yīng)在短期存放后重新使用，以免磁帶泛濫； （五）需要保存的磁帶，應(yīng)粘貼與對(duì)象相同的索引，放入文件袋中； (6)在錄像帶上添加時(shí)間數(shù)據(jù)，以便清楚地了解每張圖片的位置； (7) 最好為一個(gè)主題的磁盤維護(hù)一個(gè)文件包； (8) 必須保留磁盤或硬盤上的數(shù)據(jù)。 □ 照片數(shù)據(jù)組織能力 沒有什么比整理照片更麻煩的了。在照片流行的時(shí)代，大家都在相冊(cè)里仔細(xì)貼照片；當(dāng)傻瓜相機(jī)時(shí)代來臨，印刷開始流行，膠卷和相冊(cè)的堆積成為人們最頭疼的問題。幸運(yùn)的是，照片具有其他媒體無法替代的功能，因此沒有被淘汰。 照片有五個(gè)主要功能： (1) 捕捉瞬間之美； （2）彌補(bǔ)記憶模糊； （3）一張照片足以傳達(dá)超過一百句話的信息； (4) 記錄清晰的圖像； (5) 可用于印刷媒體。在數(shù)據(jù)工作中，照片是非常重要的，尤其是