公司接待管理辦法

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1、XX公司接待管理辦法 XX辦［2011］ 02號 第一條 目的 為加強(qiáng)公司接待工作的管理，促進(jìn)公司接待工作規(guī)范化，同時，通過接待工作展現(xiàn)和宣傳公司的管理水平和企業(yè)形象，增強(qiáng)公司對外影響力，特制定本辦法。 第二條 適用范圍 本辦法適用于各公司（上海、廣州）的接待管理工作，包括公司經(jīng)營活管理活動所必需的來賓接待、交通/食宿安排、商務(wù)洽談、工作匯報和陪同參觀等方面的工作。 第三條 接待部門及職責(zé) (一）接待部門 1. 各公司行政部門為公司負(fù)責(zé)接待的歸口管理部門。 2. 相關(guān)業(yè)務(wù)主管部門為對口接待部門。 3. 遇重大接待工作和活動，各公司行政部門可協(xié)調(diào)相關(guān)單位與部門共同做好接待工作

2、，相關(guān)單位和部門應(yīng)積極、主動配合。 (二）接待部門職責(zé) 1。 各公司行政部門是公司接待歸口管理部門,凡公司安排的A類接待和高規(guī)格B類接待，均由其統(tǒng)籌安排和管理。 2。 各公司行政部門在接到接待任務(wù)后,需根據(jù)來賓級別和人數(shù)、來訪目的等，確定接待人員、接待規(guī)格，做好接待計(jì)劃與安排，掌控好接待標(biāo)準(zhǔn)和接待費(fèi)用。 3. 各公司行政部門應(yīng)做好接待工作的相關(guān)行政事務(wù)。如：茶水/茶具的準(zhǔn)備、果盤/飲料的準(zhǔn)備與擺放、投影/放映/音響設(shè)備的調(diào)試、接待場所和參訪路線的清潔衛(wèi)生與環(huán)境美化工作、歡迎牌/橫幅的制作等。必要時，還須設(shè)計(jì)好客人參訪的路線,并沿途安排和接應(yīng)和接待人員；安排好客人接送用車；妥善安排來賓的

3、吃、住、行及紀(jì)念品的贈送；做好重要來賓接待過程中的攝影/攝像/錄音工作等。 4. 對口接待部門須準(zhǔn)備好接洽客人所需的各種材料、公司簡介及公司業(yè)務(wù)介紹、工作匯報等,并安排好有關(guān)匯報、講解人員。 第四條 接待原則 公司對外接待遵循“平等、對口、節(jié)約、周到、保密”原則. 1。 平等原則：對來賓無論職務(wù)高低都要平等對待，落落大方，不卑不亢。一般情況下，級別與權(quán)限對等,由同級別人員出面接待,特殊情況可予以高規(guī)格接待。 2. 對口原則：各職能部門對口接待(包括集團(tuán)內(nèi)各公司業(yè)務(wù)部門職員及客戶的接待），一般是誰出面接待誰結(jié)賬。各公司營銷部門接待其它子公司業(yè)務(wù)客戶時所產(chǎn)生的接待費(fèi)用按“業(yè)務(wù)誰主管，費(fèi)用

4、誰負(fù)責(zé)"原則進(jìn)行。 3. 節(jié)約原則:接待來賓應(yīng)充分考慮成本費(fèi)用，堅(jiān)持從簡接待原則。 4. 周到原則：接待程序和方式應(yīng)考慮周到，對客人以禮相待。 5。 保密原則:向來賓介紹情況或帶領(lǐng)客人參觀時,應(yīng)注意保守公司秘密,重要會議要有記錄，對不宜回答的敏感問題，要巧妙回避；對不宜拍照或攝像的場所，應(yīng)婉言解釋、禮貌阻止。 第五條 接待事務(wù)分類及安排 A類:貴賓接待。指公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重要客戶、政府主管部門領(lǐng)導(dǎo)、外賓及特邀參訪團(tuán)的接待。貴賓接待一般實(shí)施高規(guī)格接待，有時也可視情況給予對等接待. B類：業(yè)務(wù)接待，指營銷客戶的接待。一般實(shí)施對等接待，有時可視業(yè)務(wù)需要實(shí)施高規(guī)格接待。 C類：普

5、通接待，指一般來客的接待,適用于普通的、經(jīng)常性的業(yè)務(wù)往來（包括集團(tuán)公司內(nèi)業(yè)務(wù)人員往來）。此類接待一般實(shí)施對等接待或低規(guī)格接待. 第六條 接待方式、接待標(biāo)準(zhǔn)和費(fèi)用控制 1。 A類接待（貴賓接待）: 接到通知后，各公司行政部門須主動請示公司領(lǐng)導(dǎo)，了解清楚接待對象及要求，填寫《接待申請表》(見附件1)，提前做好接待的相關(guān)準(zhǔn)備. A類接待一般由公司領(lǐng)導(dǎo)陪同,以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果等方式招待。如須就餐由公司領(lǐng)導(dǎo)或指定專人陪同，安排于公司領(lǐng)導(dǎo)指定酒店或處所就餐。接待地點(diǎn)可視來賓行程及目的，安排于公司會議室或領(lǐng)導(dǎo)辦公室、酒店等。 A類接待標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用由各公司行政部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示及要求辦

6、理。事后列出費(fèi)用明細(xì),連同相關(guān)票據(jù)如實(shí)報銷. 2。 B類接待（業(yè)務(wù)接待）： B類接待一般由相關(guān)業(yè)務(wù)部門對口接待，各公司行政部門給予必要的協(xié)調(diào)配合.如有業(yè)務(wù)需要，可安排公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與來賓會見。 B類接待一般不安排客人用餐和住宿，如因業(yè)務(wù)需要，需安排外出就餐的，對口接待部門負(fù)責(zé)人須填寫《工作用餐申請》（見附件2），經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按指定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格予以安排（如時間緊急來不及書面申請,可先口頭請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，獲準(zhǔn)后可事后補(bǔ)單）. B類接待如需給予高規(guī)格接待的，對口接待部門負(fù)責(zé)人填寫《接待申請表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，交行政部門安排和接待，如須安排外出就餐的，由對口接待部門領(lǐng)導(dǎo)或公司指派人員陪

7、同. B類接待經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，同意給予高規(guī)格接待的,其標(biāo)準(zhǔn)如下： 贈送客人的紀(jì)念品（確屬需要的）一般控制在200元/人以內(nèi)，外出就餐標(biāo)準(zhǔn)控制在80元/人以內(nèi)，陪餐人數(shù)不得多于宴請人數(shù)，特殊情況下,經(jīng)批準(zhǔn)可適當(dāng)增加金額和數(shù)量. 如需安排住宿的，一般費(fèi)用由客人自理,公司可幫忙代訂酒店，特殊情況需報領(lǐng)導(dǎo)審批。 如客人有需求，可安排公司車輛接送客人去市內(nèi)汽車站、火車站、機(jī)場、碼頭等。接待用車一般不許出市外。 B類接待費(fèi)用預(yù)算總額在1000元以內(nèi)的，本公司領(lǐng)導(dǎo)審批即可；超過1000元的，需報總經(jīng)理審批（費(fèi)用由各公司自行承擔(dān)）. 3.C類接待（普通接待） 對一般來客（含公司內(nèi)各單位之間工作人

8、員往來）的接待，以白開水或普通茶水方式招待。如需安排用餐的，一般安排在食堂或叫工作餐（工作餐標(biāo)準(zhǔn)為每人每餐不超過30元）。公司系統(tǒng)內(nèi)員工出差的,出差員工根據(jù)審批的差旅報銷標(biāo)準(zhǔn),自行安排住宿. C類接待一般不予報銷其他費(fèi)用,特殊情況需領(lǐng)導(dǎo)審批. 4. 接待費(fèi)用管理： 4.1 接待費(fèi)用必須從嚴(yán)控制,從嚴(yán)審批。嚴(yán)格按照審批程序和接待標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。未按程序和費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)報批的,一律不予報銷。 4.2 報銷接待費(fèi)用時，需把經(jīng)審批的《接待申請表》、《工作用餐申請表》連同相關(guān)票據(jù)一起附上. 第七條 附則 以上辦法由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)制定、修改和解釋,自公司正式發(fā)布之日起實(shí)施. 附件：1、接待申請表

9、 2、工作用餐申請表 總經(jīng)辦 二〇一一年八月二十四日 附件1： 接待申請表 申請部門 申請人 接待日期 接待事由 客戶單位 客戶姓名 職務(wù) 來訪總?cè)藬?shù) 其中： 男 女 陪同人員 關(guān) 系 來訪目的 □考察 □參觀 □簽合同 □合作 □順訪 □游玩 □其他 到達(dá)方式 及日期 交通工具： ;航班號/車次: ； 到達(dá)時間: ；到達(dá)地點(diǎn)： . 擬接待安排 1、接待標(biāo)準(zhǔn):□A類 □B類 □C類 2、接待安排： 預(yù)計(jì)接待費(fèi)用 費(fèi)用承擔(dān)說明 部門經(jīng)理審核 公司經(jīng)理審批 總經(jīng)理審批 附件2： 工作用餐申請表 申請部門 申請人 用餐時間 客戶單位 接待事由 客戶姓名 職務(wù) 接待總?cè)藬?shù) 陪同人員 陪同人數(shù) 接待規(guī)格 部門經(jīng)理審核 公司經(jīng)理審批 總經(jīng)理審批